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Unidad 2

Planificación y Preparación de Auditorías

Actividad: Planificación y preparación de auditorías

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y
desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa. Para ello, revise el material de estudio de la unidad
y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe


contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

c. Criterios de auditoría.

d. Auditores seleccionados por procesos.

e. Recursos necesarios.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

OBJETIVO

Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de
gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se
mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el
control del cumplimiento de las actividades de la alcaldía de Sahagún Córdoba, realizando
recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la
operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el


seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del
cumplimiento de la gestión y Sistema de gestión de la calidad en la alcaldía de Sahagún Córdoba en
el periodo fiscal vigente.
b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

Descripción de las actividades


ACTIVIDADES FECHA
Programa de auditoria (aprobado por el 09/03/2018
representante legal con previa presentación
por parte del jefe de control interno).
Elaborar planes de auditoria 19/03/2018
Auditoria 26/03/2018
Reunión de apertura 02/04/2018
Recolección de información 09/04/2018
Conclusiones de la auditoria 17/04/2018
Reunión de cierre 24/04/2018
Informe de auditoria 31/04/2018
El informe 07/05/2018
Realizar seguimiento 14/05/2018
C. criterios de auditoria

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES RESPONSA


BLE
Programa de Elaborar el
auditoria programa de
auditoria
Plan de Elaborar planes
auditoria de auditoria Evidencias
Preparar la de auditoria
Procesos de la auditoria
entidad Hallazgos
Realizar Alta
reunión de dirección
Alta dirección Planes de Acciones
apertura
mejoramiento correctivas Jefe de
Recolección de Dependencia
Dependencia vigentes y control
la información s y/o
de la entidad preventivas interno
Preparar procesos de
Auditorias Líder grupo
Organismos conclusiones de la entidad
anteriores Informes de auditor
de control auditoria
auditoria
Ejecutar Organismos
reunión de de control
Planes de
cierre
mejoramien
Informe de to
auditoria
Distribuir el
informe
Realizar
seguimiento
D. auditores seleccionados por procesos

NOMBRE CARGO
ELABORÓ Luis Gabriel Gonzalez L Profesional universitario
REVISÓ José Gregorio Lozano Jefe de oficina control interno
APROBÓ José Gregorio Lozano Jefe de oficina control interno

E. recursos necesarios

 RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores


de calidad de la entidad FINANCIEROS Viáticos Papelería y útiles.

 TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cómputo e impresoras


SOFTWARE: internet, aplicativos, office.

 INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el


trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

F. identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoria

RIESGOS ASOCIADOS
IMPAC PROBA VALORACION DEL
TO BILIDA RIESGO (I+P)
D
NOMBRE DEL DESCRPCION POSIBLES
RIESGO DEL RIESGO CONSECUEN

6.INACEPTABLE
5.IMPORTANTE
CIAS MANEJO Medidas
4.MODERADO
2. ACEPTABLE
3.TOLERABLE
DEL
1 2 3 1 2 3 RIESGO

MO
INCUMPLIMIENTO Que el Deficiencia TOLERABLE

Capacitación a
programa de en el

los auditores
auditoria no se seguimiento X X
cumpla en su a la gestión Asumir,
totalidad de calidad reducir
el riesgo
INEXACTITUD Informes no Decisiones
Capacitación a los

basados en las equivocadas TOLERABLE


evidencias basadas en X X
reales informes no Asumir,
auditores

ajustados a reducir
la realidad el riesgo
de la entidad
2. Diseño del plan de auditoría:
El plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance de la auditoría.
Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la
Procuraduría Regional de Santander.
ALCANCE: Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2018 por el concepto de
gastos generales, del nivel central.
b. procesos a ser auditados.
Procesos estratégicos:
 Planeación estratégica
 Desarrollo del plan estratégico
 Desarrollo de planes operativos anuales
Procesos Misionales
 Proceso preventivos
 Proceso de intervención
 Proceso disciplinario
Proceso de apoyos conexos
 Proceso de relatoría
 Proceso centro de atención al público
 Proceso registro de sanciones e inhabilidades
 Tramites de acciones jurídicas
Procesos de apoyo
 Proceso estratégico
 Proceso de contratación
 Proceso financiero
 Proceso de gestión humana
 Proceso de selección y carrera
 Proceso administrativo
 Procesos tecnológicos
 Sistema de gestión de calidad

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.


a) Elaborar el plan de visita de auditoria
1. Precisar los detalles de la auditoria tales como:
 Determinación del tipo de auditoria
 Determinación de equipos y medio de almacenamiento electrónico a utilizar.
 Asignación de tareas al equipo auditor
 Determinación de recursos necesarios.
2. Definir.
 Objetivos
 Alcance
 Antecedentes.
b. Someter el plan de visitas de auditoria a aprobacion del jefe de la oficina de control
interno.
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la
auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para
la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas
institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:
 Preparación del Plan de Auditoría
 Asignación de las tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información, Generación de hallazgos dela
auditoria
 Preparación de las conclusiones de la auditoría
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoria
 Aprobación y distribución del informe de auditoría
e. Métodos de auditoría a utilizar.
Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
 Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de
contabilidad de general aceptación.
 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado,
en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando
en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas,
conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como
el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por
equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del
trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación
específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.
 En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una
excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima
cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
 Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos
de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la
organización, tales como normas ambientales,
regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no
tener estos requisitosactualizados dentro de la empresa puede llevarla
a perder lo ganado o notener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditorí
a sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.
 El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una
imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación.