Trucos Excel

62 trucos para usuarios de Excel
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e-Book y contenidos diseñados y desarrollados por José Manuel Pomares Medrano

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Índice temático
Apariencia y vistas Gráficos
#03 Aumentar zoom rápidamente #02 Agregar o eliminar series a un gráfico
#04 Imagen de fondo para una hoja #10 Hacer un gráfico en 2 segundos
#06 Ocultar cuadrícula de una hoja #29 Minigráficos dentro de celdas
#15 Ver dos libros en paralelo y sincronizados #40 Ficha Presentación en en versiones de Excel
#23 Ocultar barra de fórmulas #55 Línea de tendencia en un gráfico
#26 Personalizar barra de inicio rápido #56 Cambiar tipo de gráfico
#28 Cambiar paleta de colores
Impresión
#47 Cambiar aspecto de Excel a fondo negro
#48 Ocultar las pestañas de las hojas #12 Imprimir títulos de tabla en todas las páginas
#49 Ocultar los encabezdaos de filas y columnas #15 Cambiar márgenes al imprimir
#54 Personalizar la cinta de opciones #50 Ocultar líneas de salto de pagina
Formato y diseño de página Seleccionar

#16 Sangría en celdas #13 Selección y acciones en varias hojas a la vez
#27 Texto dentro de una celda girado 90º #30 Selección rápida de una tabla entera
#31 Formato condicional según valor de celda #42 Selección rápida de una columna de Excel
#32 Autoajuste del texto al largo de la celda #43 Selección rápida de una fila de Excel
#57 Texto dentro de una celda en diagonal #44 Seleccionar siguiente o anterior celda
#60 Formato para el cero inicial en códigos postales Tablas
Fórmulas y edición de celdas #07 Autorrellenado de fórmulas hacia abajo
#22 Filtrar por color una columna o tabla
#05 Inserción rápida de cursor dentro de una celda #33 Quitar filas repetidas en una tabla
#11 Auditoría de formulas para seguir rastro
#14 Forzar formato de texto con apóstrofo Otras herramientas
#41 Escribir en varias líneas dentro de una celda #08 Supervisar cambio en valores de otras celdas
#19 Insertar ecuaciones con aspecto profesional
fx Funciones #20 Insertar símbolos en celdas
#09 REDONDEAR #35 Previsiones estadísticas con % de confianza
#17 SLN (amortización contable) #38 Buscar letras o palabras en todo Excel
#18 TASA.NOMINAL e INT.EFECTIVO #39 Buscar y reemplazar letras o palabras
#21 REDONDEAR.MAS #51 Cuadros de texto
#24 PAGO (cuota total a pagar en un préstamo) #58 Links a otras partes de Excel o a la web
#36 DIAS.LAB (días laborales entre dos fechas) #62 Inserción de formas (flechas, rectángulos, etc.)
#37 SIFECHA (nº meses entre dos fechas)
#52 CONTAR (recuento de números)
#53 CONTARA (recuento de números o textos)
Gestión de archivos
#01 Eliminar información de autor
#34 Exportar a PDF
#45 Cambiar tipo de fuente por defecto en Excel
#46 Cambiar ruta de guardado por defecto
#59 Recuperar archivos cerrados por accidente
#61 Proteger archivos con contraseña
José Manuel Pomares Medrano Clara Vega Caballero

MADRID – ALICANTE – ALBACETE
josempomares@temporaconsultores.com claravega@temporaconsultores.com
TOLEDO – MURCIA - VALENCIA
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01 #SabíasQueEnExcel
… puedes eliminar la información de autor que automáticamente
incluye Excel en cualquier archivo. Haz clic en la “Ficha Archivo /
Información / Clic botón derecho sobre el autor / Quitar persona”
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… puedes agregar, eliminar o modificar series de datos a un gráfico
haciendo clic con el botón derecho y eligiendo "Seleccionar
datos…"
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… puedes aumentar ZOOM rápidamente si presionas “CTRL +
ruleta del ratón hacia adelante” (atrás para disminuir zoom)
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… puedes poner una imagen de fondo a toda una hoja. Hazlo desde
la “Ficha Diseño de página / Fondo / eliges la imagen”
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… no es necesario utilizar el ratón para insertar el cursor en una
celda. Si te gusta más el teclado, presiona F2 cuando esté
seleccionada esa celda
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… puedes quitar la cuadrícula para lograr un aspecto más limpio y
profesional de tus informes en Excel. Hazlo desde la “Ficha Vista /
desactivar casilla Líneas de cuadrícula”
Esta característica se
aplica solo a la hoja que
tenemos activa. No se
memoriza para otras
sesiones de Excel
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… puedes hacer que se autorrellenen las fórmulas hacia abajo si a
una tabla le das formato de “Tabla de Excel”. Selecciona la tabla y
después haz clic en la “Ficha Inicio / Dar formato como tabla”
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… puedes supervisar cómo cambian los valores de determinadas
celdas (aunque estén en otras hojas) mientras se cambian los
valores en celdas de la hoja actual. Hazlo desde la “Ficha Fórmulas
/ Ventana inspección”
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… debes utilizar la función REDONDEAR (=REDONDEAR (celda; nº
decimales) para que el redondeo sea real. Aunque el resultado
parezca el mismo, los botones de “Disminuir” y “Aumentar”
decimales solo cambian el formato, NO el valor real
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… puedes hacer un gráfico en dos segundos: 1) Selecciona una
celda que esté dentro del rango de datos; 2) Presiona ALT+F1
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… puedes saber qué formulas afectan a otras. Clic en “Ficha
Fórmulas / Rastrear precedentes (o dependientes)”
Si hacemos clic
repetidamente en el botón
aparecen más niveles de
relación (precedentes o
dependientes)
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… puedes imprimir los títulos de una tabla en todas las págs. Haz
clic en “Ficha Diseño de página / Imprimir títulos / Repetir filas
extremo superior / Poner nº fila” (p. e. así: $2:$2)
En vez de escribir la
referencia, también
podemos hacer clic sobre el
número de la fila de
Excel
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… si seleccionas varias hojas a la vez (la selección se puede hacer
manteniendo presionada tecla CTRL), las acciones que hagas en la
primera hoja se transmiten a todas las demás también a la vez
También podemos
comrpobar que hay varias
hojas seleccionadas si en
la barra superior de Excel
aparece [Grupo]
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… si pones un apóstrofo al empezar a escribir en una celda, obligas
a Excel a considerarlo como texto (aunque sea un signo + - =
seguido de una fórmula)
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… si tienes más de un libro abierto a la vez, puedes verlos en
paralelo simultáneamente. Haz clic en “Ficha Vista/Ver en
paralelo”. Si, además, haces clic en “Desplazamiento síncrono”, al
desplazarte con la ruleta del ratón, las hojas suben o bajan a la vez
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… puedes poner sangría a los datos de una celda. Presiona “CTRL+1
/ Pestaña alineación / elegir sangría”
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… puedes calcular la cuota de amortización contable de un bien
(cuánto valor pierde en cada período). Se hace con la función
=SLN(costo; valor_residual; vida). Recordad que “vida” son los
períodos en los que dividimos la pérdida de valor (años, meses,
etc.) y “valor residual” el que cobraríamos si vendiéramos el bien
al final de su vida útil
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… puedes convertir fácilmente el tipo de interés entre TIN (interés
nominal) a TAE (interés efectivo). Se hace con las funciones
TASA.NOMINAL e INT.EFECTIVO
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Página 21 de 65
… puedes insertar ecuaciones desde la “Ficha Insertar / Ecuación”.
¡Tus ecuaciones tendrán un aspecto profesional!
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Página 22 de 65
… puedes insertar símbolos en celdas desde la “Ficha Insertar /
Símbolo / Después elige Wingdings, Wingdings2 o Wingdings3 o
Webdings”
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… puedes obtener el trimestre de una fecha con la fórmula
=REDONDEAR.MAS(MES(A1)/3;0)&" T" (en A1 estaría la fecha)
La función
REDONDEAR.MAS
redondea un número hacia
arriba, en dirección
contraria a cero
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Página 24 de 65
… puedes filtrar una tabla por color de celda. Hazlo en la “Ficha
Datos / Clic en el botón grande “Filtro" / Despliega autofiltro y
‘Filtrar por color’”
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Página 25 de 65
… puedes ocultar la barra donde se escriben las fórmulas. Hazlo
desde la “Ficha Vista / descativa la casilla "Barra de fórmulas"
¡Atención!
Excel memoriza esta
opción para todas las
hojas y para posteriores
sesiones de Excel
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Página 26 de 65
… la función PAGO(tasa; nºmeses; capital) te dice la cuota total
mensual que se debería pagar de un préstamo sabiendo interés,
meses y capital
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Página 27 de 65
… en las versiones 2010-13-16 puedes controlar los márgenes de
página visualmente mediante el ratón. Haz clic en la ficha “Archivo
/ Imprimir / botón pequeño de la parte inferior derecha”
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Página 28 de 65
… puedes agregar botones a la pequeña barra de botones llamada
"Barra de inicio rápido" (la que hay sobre la cinta de opciones)
desde el pequeño botón que tiene a la derecha
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Página 29 de 65
… puedes escribir texto girado 90º hacia arriba en una celda. Hazlo
desde la “Ficha Inicio / Grupo Alineación / botón Orientación"
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Página 30 de 65
… se puede cambiar la paleta de colores utilizada. Hazlo desde la
“Ficha Diseño de página / Temas / Colores”
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Página 31 de 65
… en las versiones 2010-13-16 se pueden insertar minigráficos
dentro de una celda. Selecciona los datos y haz clic en la “Ficha
Insertar / Minigráficos” … después selecciona dónde estarán los
minigráficos
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Página 32 de 65
… puedes seleccionar toda una tabla situándote en cualquier celda
y presionando CTRL + *
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Página 33 de 65
… puedes aplicar fomato a una celda para que se éste se adapte
según el valor que tenga en cada momento. Hazlo desde la “Ficha
Inicio / Formato condicional / Reglas para resaltar celdas /
seleccionar opción deseada”
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Página 34 de 65
… se puede ajustar el texto de una celda automaticamente si es
más largo que ella. Hazlo desde la “Ficha Inicio / Ajustar texto”
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Página 35 de 65
… puedes quitar automáticamente las filas repetidas de una tabla
desde la “Ficha Datos / Quitar duplicados” (debes tener
seleccionada previamente una celda de la tabla)
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Página 36 de 65
… podemos exportar a PDF una hoja. En la versión 2010 hazlo
desde la “Ficha Archivo / Guardar y enviar / Crear documento
PDF”. En versiones 2013-16 hazlo desde la ficha “Archivo /
Exportar”
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Página 37 de 65
… en las versiones 2016 y Office 365 es posible crear previsiones /
tendencias con límites de confianza y estacionalidad. Hazlo desde
la “Ficha Datos / botón Previsión”
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Página 38 de 65
… puedes saber la cantidad de días laborales que hay entre dos
fechas con la función
=DIAS.LAB(fecha_inicial; fecha_final; festivos)
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Página 39 de 65
… puedes saber los meses completos entre dos fechas con la
función =SIFECHA(fecha_inicial; fecha_final; "m")
Si en el 3er argumento
ponemos “y” (year) la
función devuelve el nº de
años completos entre las
fechas
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Página 40 de 65
… puedes buscar, en toda una hoja o en todo el libro, cualquier
palabra o texto que esté dentro del valor o de la fórmula de una
celda mediante la “Ficha Inicio / Buscar y seleccionar / Opciones”
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Página 41 de 65
… puedes reemplazar, en toda una hoja o en todo el libro, cualquier
palabra o texto que esté dentro del valor o de la fórmula de una
celda mediante la “Ficha Inicio / Buscar y seleccionar /
Reemplazar”
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Página 42 de 65
… en las versiones 2013-16, la “Ficha Presentación (Herramientas
de gráficos)” no existe. Ahora, usa el botón + que hay flotando en
la parte superior derecha del gráfico
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Página 43 de 65
… puedes escribir en varias líneas dentro de una misma celda si
presionas ALT+ENTER al final de cada línea
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Página 44 de 65
… puedes seleccionar la columna completa de la celda activa
mediante el atajo CTR L+ BARRA ESPACIADORA
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Página 45 de 65
… puedes seleccionar la fila completa de la celda activa mediante
el atajo MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
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Página 46 de 65
… puedes moverte a la celda de la izquierda con el atajo de teclado
MAYÚS+TAB. Para ir a la celda de la derecha podemos presionar
TAB simplemente
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Página 47 de 65
… puedes cambiar el tipo de fuente que se utiliza por defecto cada
vez que se crea un libro de Excel nuevo. Hazlo desde la “Ficha
Archivo / Opciones de Excel / General”
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Página 48 de 65
… puedes cambiar la ruta por defecto para guardar archivos desde
la “Ficha Archivo / Opciones de Excel / Guardar / Guardar libros”
Podemos copiar en el
explorador de archivos la
ruta deseada y después
pegarla en el campo de
configuración de Excel
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Página 49 de 65
… puedes cambiar toda la aplicación (y a la vez, a todo Office) a
modo oscuro (fondo negro). Puedes hacerlo desde la “Ficha
Archivo / Cuenta / Tema de Office: Negro
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Página 50 de 65
… puedes ocultar / mostrar las pestañas de las hojas desde la
“Ficha Archivo / Opciones / Avanzadas / Mostrar opciones para
este libro”
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Página 51 de 65
… puedes ocultar los encabezados (también llamados "Títulos" en
algunas versiones de Excel) de columnas y filas (letras y números
respectivamente). Hazlo desde la “Ficha Vista / grupo Mostrar /
desactivar "Encabezados"
Esta característica queda

memorizada en el libro y
en la hoja concreta donde
la hemos aplicado
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Página 52 de 65
… puedes ocultar o mostrar las líneas de salto de página desde la
“Ficha Archivo / Opciones / Avanzadas / Mostrar opciones para
esta hoja”
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Página 53 de 65
… puedes insertar un texto en un cuadro que podrás mover
libremente. Hazlo desde la “Ficha Insertar / Cuadro de texto”.
Posteriormente es posible proporcionarle formato si lo
selecionamos de un borde previamente
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Página 54 de 65
… la función CONTAR cuenta las celdas que contienen algún valor
numérico. Si en el rango de celdas hay una vacía no la cuenta. Si en
el rango de celdas hay un error, la función no devuelve error y
tampoco lo incluye en el recuento
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Página 55 de 65
… la función CONTARA cuenta las celdas que contienen algún
número o texto. A diferencia de la función CONTAR, CONTARA sí
contabiliza una celda que contenga un error
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Página 56 de 65
… puedes personalizar la cinta de opciones (la cinta de botones)
desde la “Ficha Archivo / Opciones / Personalizar cinta de
opciones”
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Página 57 de 65
… puedes realizar una previsión estadística fácilmente. Hazlo
mediante un gráfico y su línea de tendencia (ver imagen)
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Página 58 de 65
… puedes cambiar un gráfico de columnas a líneas. Para ello, haz
“Clic con el botón derecho del ratón en una columna del gráfico
después y elige ‘Cambiar tipo de gráfico de series…’"
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Página 59 de 65
… puedes escribir un texto en diagonal. Para ello debes:
“Seleccionar la celda / CTRL+1 /pestaña ‘Alineación’ / poner los
grados adecuados”
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Página 60 de 65
… puedes poner un link para ir a otra parte de Excel o a una web.
Para ello, debes: “Seleccionar celda / CTRL + ALT + K / seleccionar
destino”
Si lo que necesitamos es ir a otro

lugar del libro (otra celda u otra
hoja), podemos hacer clic aquí
Subir al índice

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Página 61 de 65
… puedes recuperar archivos cerrados accidentalmente. Hazlo
desde la “Ficha Archivo / Información / Administrar libro”
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Página 62 de 65
… hay un formato personalizado específico para códigos postales
(que hcae posible que comiencen por cero). Se puede aplicar
“Seleccionando la celda / presionando CTRL+1 / elige Categoría
Especial / Código postal”
Subir al índice

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Página 63 de 65
… la forma más segura de proteger un archivo es desde la “Ficha
Archivo / Información / Proteger libro / Cifrar con contraseña”
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Página 64 de 65
… puedes insertar una forma (círculo, cuadrado, flecha, etc.) desde
la “Ficha Insertar / desplegable Formas”
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José Manuel Pomares Medrano

• Diplomado en Ciencias Empresariales
• Formador de LinkedIn Learning en:
o Excel avanzado y VBA
o PowerPoint
o Word
o Outlook
• Formador en MBA Escuela de negocios FEDA. Asignatura: Excel para finanzas
• Consultor especialista en control de gestión para PYMES
• Desarrollador de cuadros de mando económico – financieros y aplicaciones a
medida para PYMES.
• Blogger en
o www.temporaexcel.blogspot.com
o www.temporacm.blogspot.com
o www.temporapresentaciones.blogspot.com
• Administrador del foro: www.temporaexcel.forogratis.es
• Perfil en facebook: José Manuel Pomares Medrano
• Perfil en Twitter: @josempomares
• Perfil en LiinkedIn: José Manuel Pomares Medrano
eBook diseñado y producido por José Manuel Pomares Medrano. © 2018.

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José Manuel Pomares Medrano Clara Vega Caballero

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Esta característica queda

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Si lo que necesitamos es ir a otro

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