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ORGANIGRAMAS.
CONCEPTO.
El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha
adoptado una organización.
Es por lo tanto, la representación de las formas en que están dispuestas y relacionadas sus
partes.
Es un elemento constitutivo del manual de organización ( Este último incluye, además, entre
otras, la descripción detallada de las funciones, tareas responsabilidades y nivel de autoridad
de cada puesto representado en el diagrama)
VENTAJAS Y LIMITACIONES.
Ventajas
Como herramienta de comunicación, puede ser ventajosamente utilizada para:
- Informar a los miembros de la organización la posición relativa que ocupan y la
relación que tienen con el resto de la estructura
- Proveer un cuadro global de la estructura
- Facilitar a las personas que se incorporan a la organización la toma de contacto con
la estructura de la misma
- Facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tiene cada persona de
ascender a otras posiciones de la estructura organizativa
- Informar a terceros interesados en la organización cómo se encuentra estructurada la
misma ( Bancos, proveedores, accionistas, deudores, consultores, etc.)
Como herramienta de análisis, permite detectar fallas de estructuración, ya sea a través de su
observación como así también de las dificultades de diseño que se presenten. Así, se pueden
detectar:
- Fallas de control interno: cuando un cargo tiene asignadas funciones incompatibles
desde el punto de vista del control interno: caja y cuentas corrientes asignadas a un
mismo cargo
- Departamentalización inadecuada: cuando a un cargo le han sido asignadas
funciones heterogéneas: funciones de contaduría y ventas asignadas a un mismo
cargo.
- Falta de unidad de mando: cuando dos o más personas supervisan un mismo cargo.
- Superposición de funciones: Cuando dos o más cargos tienen asignada
responsabilidad por el cumplimiento de igual o similar función
- Relación de dependencia confusa: cuando no esta claramente determinada la relacion
de autoridad con que un cargo o persona esta vinculada a los otros cargos o personas
de la organización.
- Situaciones de subordinación unitaria: cuando de un cargo depende un único
subordinado del cual a su vez dependen uno varios cargos
- Indefinición de los niveles a los cuales pertenece el cargo: cuando no esta clara la
posición que el cargo tiene en jerarquía, remuneración, etc.
- Confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora,
funcional.
- Estructura desequilibrada: situación que se presenta cuando un área tiene exceso de
niveles o personas con respecto a otra área.
- Alcance de control excesivamente amplio: cuando a un cargo se le asigna un mayor
número de subordinados de los que puede supervisar eficazmente
- Inadecuada asignación de niveles: cuando una posición tiene asignado un nivel no
acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la organización
- Designación confusa de las funciones, categorías o nombre de los cargos.
Limitaciones
La principal limitación de los organigramas esta contenida en su definición cuando se
expresa que es una representación grafica simplificada. La simplicidad es un requisito
fundamental para que los propósitos de los organigramas puedan ser cumplidos, pero es la
primer limitación que es preciso asumir, aun con el riesgo de que la información acerca de la
estructura sea incompleta.
El diagrama representa parcialmente la estructura formal de la organización, ya que por
razones de conveniencia gráfica o por imposibilidad de su representación no se incluye cierto
tipo de información (Ej. : secretaria, grado de descentralización, etc.)
La segunda limitación se origina en la necesidad de que el organigrama debe estar
permanentemente actualizado. Si así no hiciera se corre el riesgo de convertirlo en
herramienta de resultados negativos. Entonces, cualquier cambio en la estructura transforma
en obsoleto el diagrama vigente
TÉCNICAS DE DIAGRAMACION
Simbología
Se utilizan dos elementos básicos: rectángulos y líneas
Rectángulos: Los rectángulos se utilizan para representar cargos y funciones, categorías o
personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar. Se dibujan en posición
horizontal con trazo fino y su tamaño esta en relación directa con la importancia relativa de
la posición que representan.
En cuanto al contenido de los rectángulos: los diagramas de estructura pueden ser
clasificados tipos principales:
a) diagramas que indican en sus rectángulos el nombre de los cargos
o funciones y/o personas
b) diagramas que además del contenido señalado en a) presentan en
los rectángulos información sobre: código del cargo, número de la
cuenta presupuestaria o centro de costos que se maneja desde el
cargo y número de personas que del mismo dependen
Distancia ente los rectángulos: la separación vertical que debe existir entre los rectángulos de
niveles inmediatos esta dada por el alto del rectángulo superior
Respecto de la separación horizontal, no puede determinarse con precisión la distancia a ser
representada. Ella esta en función de la cantidad de rectángulos que deban diagramarse a una
misma altura y del espacio disponible. En términos generales se sugiere que la separación no
sea menor a la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes a ese nivel.
Líneas: Las líneas indican la relación de autoridad existentes entre ellos, siendo de trazo
completo aquellas que reflejan relaciones de autoridad lineal o jerárquica. Las relaciones de
staff o de tipo funcional se reflejarán mediante una línea de trazo partido.
Las líneas se dibujan en sentido horizontal o vertical exclusivamente. Deben partir del punto
medio del lado inferior del rectángulo de mayor nivel y arribar al punto medio del lado
izquierdo, superior o derecho del rectángulo de menor nivel.
Las líneas de conexión son de mayor grosor que las líneas del rectángulo. Cuando sea
posible la representación de líneas de autoridad funcional, estas se dibujan con líneas de
trazo partido originado en el punto medio del rectángulo de mayor nivel para arribar al
rectángulo de menor nivel. En consecuencia la línea puede ser oblicua.
Tamaño de la hoja
Se utiliza una hoja uniforme de diagramación: 420 x 297 mm (Formato A3)
Recuadro exterior realizado a las siguientes distancias de la hoja:
- marco superior: 9 mm
- marco derecho 10 mm
- marco inferior 8 mm
- marco izquierdo 30 mm
Recuadro de identificación: ubicado en el vértice superior derecho, de 10 x 3 cm
DISTINTOS PROCESOS
Producción continua: Los diferentes procesos técnicos y las instalaciones se adaptan a
ciertos itinerarios y flujos de operaciones, que se suceden sin interrupciones, en forma
continua.
Este sistema se utiliza cuando la demanda es sostenida y previsible en el corto plazo. La
producción no puede interrumpirse porque la gestión comercial y de ventas “ya ha vendido”
en el mercado, los productos o servicios.
Ante cambios en los volúmenes demandados se modifica la velocidad de producción.
Se requiere, para este sistema de producción MO especializada y no especializada, ya que
muchas tareas están constituidas por rutinas sencillas.
Debido a la composición de la MO, el costo de producción es relativamente bajo. Ej.:
fabricación de leche pasteurizada, producción de galletitas, etc.
Producción por lotes o intermitente: En este caso, se produce o elabora un lote de productos
que tiene un nivel predeterminado de producción; a continuación se produce, utilizando total
o parcialmente las mismas instalaciones, y con el mismo personal, otro lote de otro producto,
que tiene otro nivel predeterminado de producción.
Se utiliza este sistema cuando la demanda de un producto no es lo bastante grande como para
ocupar todo el tiempo disponible de la línea de producción.
En éste sistema, la empresa tiene adaptada su capacidad instalada, para fabricar varios
productos diferentes. Los volúmenes de producción de cada producto son relativamente
pequeños, con relación a la producción total.
La MO es más especializada, y r lo tanto, su costo es mayor que en el sistema de producción
continua.
Ej. : Fabricación de partes para electrodomésticos.
Producción por proyectos: En éste sistema, la producción se inicia con una idea de producto
para hacer una sola vez, bien sea como producto único o como piloto, para luego fabricarlo
masivamente según uno de los dos sistemas anteriores.
Este sistema involucra a toda la organización empresarial.
Puede dividirse en fases o etapas, con la característica que no se inicia una etapa nueva, si no
se terminó la anterior.
Muchas de las personas que participan lo hacen asesorando o diseñando, otras supervisando
y otras ejecutando.
Este sistema es mas costoso, ya que los costos de diseño no se absorben en un gran volumen.
Ej. : Grandes obras de infraestructura (puentes, represas, autopistas,), construcciones
habitacionales, software a medida, etc.
FASES DE LA PRODUCCIÓN
1.Planificación: Es tomar decisiones en forma anticipada respecto a qué producir, dónde,
cómo, cuánto, a que costo y en que tiempo.
Tiene íntima relación con las metas a corto y largo plazo. Cuando la planificación se
cuantifica, estamos frente a los presupuestos.
Elaborar un plan de producción es una tarea compleja que implica:
- Estudio del mercado y productos sustitutos
- Descripción del producto con detalles. Diseño.
- Elaboración de un pronostico de ventas
- Relevamiento de la capacidad productiva instalada
- Detalle de inversión en los equipamientos necesarios
- Elaboración de un plan de gastos en MP, materiales, energía, MO, mantenimiento,
seguros, etc.
- Determinación del número de trabajadores necesarios, y descripción de cada tarea o
función a cubrir.
- Elaboración de un programa de inventarios que de respuestas a preguntas tales como
¿qué cantidades almacenar?¿cuántos pedidos efectuar por año?¿Cuál es el stock
mínimo de seguridad?
- Cálculo de costos
- Cálculo de volumen mínimo de producción que cubra los costos.
2.Programación: Implica la distribución en el tiempo de la planificación.
La programación correcta de las operaciones permite el aprovechamiento racional de la
capacidad productiva de la planta. Si no se procede de este modo, es posible que exista
maquinaria ociosa, mientras otras soportan exceso de trabajo. Además, con la programación,
la producción puede realizarse en el tiempo previsto, con lo cual, los costos no sufrirán
recargos y se atenderán oportunamente las necesidades del departamento de ventas.
La fijación de los programas de trabajo de nada vales si no se controla el cumplimiento
estricto de estos planes.
Si se establecen programas y nadie verifica si se cumplen, es evidente que no se alcanzarán
los objetivos que se persiguen con la programación.
El mismo departamento que programa los programas de trabajo es el que se ocupa de
controlar su ejecución regular. Para ello debe disponer de los elementos de información
necesarios, a fin de conocer el desarrollo de las tareas que se realizan en los distintos
departamentos de la fábrica y verificar si se ajustan a los previsto.
3.Ingeniería: Cumple la tarea de desarrollar los modelos del producto. Define el modelo, los
moldes, hace ensayos de producción. Normalmente esta a cargo de un ingeniero industrial
capaz de interpretar la información que le da marketing. Normalmente suele trabajar con la
oficina de métodos.
De la oficina de ingeniería van a surgir los estudios de costos, pliego de condiciones de las
características del producto, manuales de procedimiento de producción.
4.Fabricación: Se refiere estrictamente a la tarea de transformar la MP con valor agregado
de MO y tecnología, en PT.
5.Control de calidad: Está presente durante TODO el proceso productivo y abarca TODAS
las fases.
Es un proceso que persigue que el producto terminado se acerque lo mas posible a lo que se
había planificado. Lo que se busca es que el PT cumpla con las especificaciones.
Requiere:
a. Que se haya planificado
b. Que se haya contrastado lo planificado con lo ejecutado
c. Que la ejecución del producto permita la presencia del control a través de
inspecciones.
d. Se puede dar en la MP, MO, energía que se incorporan al proceso; en el proceso
productivo; en los PT
Tiene que estudiar las razones de la devolución del producto, tiene que examinar el por que
de los reclamos; tiene que mirar que es lo que está pasando con la competencia (para
capturar la demanda).
6.Servicios de fábrica: (auxiliares) Corresponde a los servicios de mantenimiento y de
higiene y seguridad industrial.
Es necesario ejecutar una serie de servicios auxiliares para mantener a la planta en el mas
alto nivel de eficacia y lograr las condiciones de salubridad, higiene y seguridad
indispensables para la mejor defensa del personal.
La planta y el equipo requieren una continua labor de conservación y mantenimiento, para
que la capacidad productiva de la empresa no experimente disminución alguna.
En cuanto a higiene y seguridad del personal es preciso disponer de un servicio médico,
vigilar la limpieza de los locales y su estado atmosférico; instalar toda clase de dispositivos
para evitar o disminuir accidentes; instruir a los operarios a fin de que conozcan y sepan
eludir los riesgos que atentan contra su integridad, y adoptar las medidas que se consideren
mas apropiadas con relación a l higiene y seguridad del personal.
Por último, es necesario un servicio de protección contra incendios, con sus elementos en
perfectas condiciones de uso.
NORMALIZACION DE LA PRODUCCIÓN
“Es la fijación de especificaciones que deben definir, sin posibilidad de error ni confusión,
las características del bien de que se trate” ( Beas )
“La normalización reduce la producción a tipos, tamaños y características fijos. Con ello se
eliminan desperdicios, disminuyen los costos, se simplifica el trabajo y aumenta su
eficiencia” ( Cholvis ).
Respecto al contenido de las normas, se clasifican en :
-Generales: se refieren a conceptos básicos y fundamentales. Ej.: medidas, simbologías, etc.
-Particulares: se refieren a temas concretos: manejo de maquinarias, protección de maquinas
e instalaciones, etc.
-Voluntarias o recomendaciones: Se refieren a actuaciones que se encuentran fuera del
ámbito de control de quien las establece. Ej. : mantenimiento de vehículos particulares.
-Para situaciones de emergencia: para atender una situación de crisis, accidente o
excepcional.
La implantación de una norma exige:
A.- Fase de iniciación: se establece en un ámbito reducido su aplicación con el fin de estudiar
los diversos aspectos de su establecimiento
B.- Fase de desarrollo: Permitirá definir las modificaciones a introducir en la misma entes de
su publicación y uso general.
C.- Fase de implantación: en la que, por encontrarse la norma suficientemente estudiada en
sus aplicaciones y efectos, sólo se precisará introducir variaciones derivadas como mejoras
de su propia aplicación, revisiones.
Ventajas de la normalización: Simplificación, tanto del producto a fabricar, como de sus
componentes; reducción en los distintos modelos fabricados, con el fin de rebajar el número
de componentes y de actividades diferentes y la unificación de la mayor cantidad de piezas
posibles.
Implantar una norma en una empresa, requiere un período de información con el fin de que
todo el personal afectado por la misma conozca la propia norma y las ventajas que su
aplicación va a representar tanto para la propia empresa como para los afectados.
La normalización permite:
-Aumentar el volumen y homogeneizar la producción.
-Mejora el diseño y calidad de la producción
-Facilita y abarata el control de calidad (se efectúan los controles en puntos determinados y
concretos)
-Facilita el acceso a los mercados (permite conocimiento tanto del producto como de los
componentes)
-Permite la especialización de la empresa.
-Disminuye los costos de adquisición, administración y los niveles de error.
FORMULARIOS Y REGISTROS
Para los estudios que se realicen previamente: cuestionarios. Ej. : relativos a operaciones,
sobre herramientas, etc.
En el desarrollo del trabajo: Registros de tiempos, hojas de ruta, ordenes de producción,
hojas de costos, planillas d ocupación de máquinas (para las horas de trabajo), gráfico de
Gantt para control del progreso, órdenes para el departamento de herramientas, órdenes de
trabajo, informes de maquinaria ociosa, parte de producción (sobre el avance del trabajo),
registros de verificación y control de calidad, etc.
En cuanto a la contabilidad de PT: Deberá determinar los costos de los productos. Para ello
deberá registrar entradas, salidas y demás movimientos de MP, los tiempos de MO, los
gastos de fabricación, la liquidación de salarios, asientos de los jornales, el cargo a las
distintas órdenes de producción.