‘TODOSPORUN
NUEVO PAIS
as re, Escuela Superior de Administracion Piblica
Replica de Coles
150.180.20.153
Bogota D.C., 30 de septiembre de 2015
Doctor
ALEJANDRO LARREAMENDY JOERNS
Director Nacional
Escuela Superior de Administracién Publica - ESAP
Asunto: informe Final de Auditoria de Evaluacién y Seguimiento al Grupo de Gestién de
Tesoreria
Respetado doctor:
La Oficina de Control interno dando cumplimiento integral a las funciones encomendadas por
la Ley 87 de 1993 y las normas que la desarrollan, remite para su conocimiento y analisis el
“Informe Final de la Auditoria de Evaluacién y Seguimiento realizada al Grupo de Gestion de
Tesoreria’, cuyo objetivo fue hacerle evaluacién y seguimiento a los Procesos en que
interviene este Grupo
Es de aclarar que dicho informe fue dado a conocer previamente, el 18 de septiembre de
2015, a la Coordinadora del Grupo, Dra. Ruth Yolanda Alvarez, para las observaciones
pertinentes, las cuales allegé a este despacho mediante Correo Outlook del 29 de septiembre
de 2015 (comunicacién No, 190.5.240.486) y que fueron tenidas en cuenta para concluir este
informe.
Producto de esta Auditoria el Grupo de Gestion de Tesoreria debera diligenciar el formato RE-
E-GE-19 Plan de Mejoramiento Auditoria Control Interno, donde se deben plasmar las
acciones dé nigjora y actividades a realizar con el fin de subsanar los hallazgos en pro de la
mejora de les procesos. Para esto se cuenta con el término de cinco (5) dias.
Cordialmenta\
‘Anexos: Informe de AudtoriaInerna de Evaluacion y Seguimiento, 18 paginas.
Copia: Coordinador Grupo de Gestion de Tesoreria
‘Subdireccién Adminsiratva y Financiers
Sede Nacional - Bogota - Calle 44 N° 53 - 37 CAN, PBX: 220 27 90
butp:twww.esap.edu.co Site
Aor. Version: 0.1 | Fecha: Pagina 1 de 1
i _ 2910712010
OFICINA DE CONTROL INTERNO
PROCESO A AUDITAR: ACTIVIDADES GRUPO DE GESTION DE TESORERIA _ -
RESPONSABLE PROCESO: COORDINADOR DEL GRUPO DE GESTION DE TESORERIA
OBJETO: Realizar la evaluacién y seguimiento a las actividades que realiza el Grupo de Gestién de
Tesoreria con el fin de determinar el grado de cumplimiento de las mismas y brindar recomendaciones
que permitan a la ESAP implementar las oportunidades de mejora en los procesos en donde este grupo
interviene como responsable.
ALCANCE: Durante el desarrollo de la auditoria se verificara el cumplimiento de las actividades
realizados por el Grupo de Gestién de Tesoreria que forman parte de los procedimientos de la Cadena
| Presupuestal de Ingresos, Cadena Presupuestal de Egresos y en el Procedimiento de Control Interno
Contable para la vigencia 2015, todo ello de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas.
PERIODO A AUDITAR: 01 de enero a
LUGAR Y FECHA DE REALIZACIOI
Sede Central, 11 de agosto a 04 septiembre de 2015.
Auditor(es):
Cargo [ Nombre
“na Cristina Contreras Delgado [Profesional { Blas Francisco Coordinador del Grupo de —
Especializado | Guerrero Gomez Gestion de Tesoreria
NORMAS GENERALES. ‘Ley 87 de 1993 y sus Decretos
Reglamentarios (Decreto 1826 de 1994 y Decreto 1537 de 2001), por la cual se establecen normas para el ejercicio
del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. *Ley 489 de 1998, Por
la cual se dictan normas sobre la organizacién y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y regias generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16
del articulo 189 de la Constitucién Politica y se dictan otras disposiciones. *Decreto 2145 de 19989, por el cual se
dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Intemno de las Entidades y Organismos de la Administracién
Publica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. *Decreto 2539 de 2000, Por el cual se
modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999, *Resolucién 364 de 05 septiembre 2007, por
la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Publica, se establece su conformacién y se define el Ambito de
aplicacion. *Resolucién 355 de 2007, por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Publica
*Resolucién 356 de 2007, por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad
Publica. *Y La Doctrina Contable Publica. * Resolucién 367 de 23 julio 2008, "Por la cual se adopta el
procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacién a la Contaduria General de la
Nacion”. "Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestion de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
| Publico y en otras entidades prestadoras de servicios, y sus Decrotos Reglamentarios “Decreto 943 de mayo 21
(He Eee de 2014, Por el cual se actualiza el Modelo Esténdar de Control interno, MECI, “Ley 734 de 2002, por la cual se {
expide el Codigo Disciplinario. Ley §94 de 14 julio de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de |
Archivos", *Decreto 219 de 2004, por el cual se modifica la estructura de la Escuela Superior de Administracién
Publica ESAP y se dictan otras disposiciones. *Ley 21 de 22 de enero de 1982 "por la cual se modifica el Régimen
del Subsidio Familiar’. “Decreto 624 de 30 marzo de 1989 “por el cual se expide el Estaluto Tributario de los
Impuestos Administrados por la Direccién General de Impuestos Nacionales’. *Decreto 111 de 15 Enero de 1996,
“por la cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto
organico del presupuesto’. *Decreto 2674 de 21 diciembre 2012, “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado
de Informacién Financiera ~ SIIF Nacion"
NORMAS ESPECIFICAS: *Resolucién 0737 de 12 marzo 2004, por la cual se Crean Grupos Internos de
Trabajo Permanentes en la Esap y las Resoluciones modificatorias. “Resolucién No. 0072 de 25 enero 2006
por el cual se crea un grupo de trabajo al interior de la Escuela Superior de Administracién Publica ESAP*
“Resolucién 461 de 12 mayo del 2009, por la cual se reorganizan y se crean dos grupos internos de trabajo de la
Subdireccién Administrativa y Financiera de la ESAP. *Resolucién 1424 de 01 de septiembre de 2009, por la cual
se modifica los articulos primero y segundo de la Res.0461 de 12 mayo de 2009 de la ESAP. *Decreto 1525 de
Mayo 9 del 2008 “Por el cual se dictan normas relacionadas de las Inversiones de los Recursos de las Entidades
del Orden Nacional y Territorial’. *Resolucién No.0661 del 18 de Agosto del 2008 en la cual se crea el Comité de
Inversiones de la Escuela Superior de Administracién Publica. *Resolucién 0232 de 27 de Marzo de 2006, Por la
cual se adopta el Modelo Estandar de Control Interno MECI-1000:2005 en la Escuela Superior de Administracién
Publica. *Resolucién No 0442 de 23 de Junio de 2006, Por Medio de la cual se Adopta el Manual de
Implementacién del Modelo Estandar de Control Interno MECI 1000:2005. *Resolucién 1438 de 22 de octubre de
2008, Por la cual se adopta e! Manual de Calidad Versién 01 para la ESAP. Formatos y documentos de! Sistema de
Gestion de Calidad. Igualmente todas aquellas normas que se encuentren vigentes y que hagan parte de las
ormas que regulan la Administracién de la ESAP.
La metodologia utilizada se soporta en la verificacién y anélisis de documentos a través de pruebas |
selectivas y entrevistas con servidores piiblicos del Grupo de Gestion auditado. Incluye la comprobacién :
de operaciones financieras, administrativas, econémicas y sociales registradas en el programa SIIF
Nacién Il, y en el programa de apoyo GESTASOFT. i
SR SRE » REANIM TEMAS ARR 2 RE RN RN |
Sid
Teniendo en cuenta las normas de auditoria generalmente aceptadas se realizo el seguimiento y |
evaluacién a los procedimientos, previa descripcion de los recursos y sistemas de informacién utiizados. |
para el desarrollo de las actividades {
GESTION DE LA COORDINACION DEL GRUPO
El Grupo de Gestion de Tesoreria de la Sede Central, desarrolla sus funciones segun lo establecido en la
Resolucién SC No. 0451 de 12 mayo 2009, igualmente desarrolla las actividades concemientes al -
Procedimiento Cadena Presupuestal de Ingresos (PT-A-GF-02, de fecha 01/08/2010), Procedimiento
Cadena Presupuestal de Egresos (PT-A-GF-03, de fecha 01/08/2010), y al Procedimiento Control Interno |
Contable (PT-A-GF-04 de fecha 01/08/2010).
1. DESCRIPCION DE RECURSOS DEL GRUPO DE GESTION DE TESORERIA
RECURSO HUMANO: El Grupo de Gestion de Tesoreria esta conformado por ocho (08) servidores |
2 piiblicos, a saber:
* Cuatro (4) funcionarios de planta: un (1) Coordinador del Grupo, un (1) profesional universitario, un
(1) profesional especializado y un (1) mensajero.
+ Cuatro (04) contratistas de apoyo.
Hasta el 31 de agosto de 2015 y mediante Res. 1218 (31agosto2015), se acepté la renuncia a la
Coordinacién del Grupo de Gestion de Tesoreria del dr. Blas Francisco Guerrero y se encargé al dr. José
Henry Pinzén Torres, actual Coordinador del Grupo de Gestién Contable; para desarrollar las funciones
de coordinacién y supervision del grupo de gestion de Tesoreria. Se aclara que en la segunda semana de
septiembre designaron a la dra. Ruth Yolanda Alvarez Vargas, como Coordinadora del Grupo de Gestion
de Tesoreria
OBSERVACION: Se estaria frente al incumplimiento de una de las restricciones contempladas en el
proceso de administracion de Usuarios del Sistema establecido en el Reglamento de uso del SIIF Nacién;
Por cuanto tendriamos un usuario que tiene asignado mas de un perfil de usuario y uno o varios de los
Perfiles contemplados en la lista de perfiles incompatibles (Perfil no compatible) definidos por la
Administracion SIF Nacin. Presentandose también una inadecuada Segregacién de Funciones en la
definicién clara de los roles, seguin lo contempla las politicas de Seguridad de la informacion del SIF
Nacién.
Se recuerda que para la utilizacién del Programa SIIF Nacién Il, no es permitido tener ninguna
combinacién que involucre para el mismo usuario los perfiles: Entidad-Gestion Presupuesto Gastos,
Entidad-Gestion Contable, Entidad-Pagador Central, Entidad-Pagador Regional
RECURSOS TECNOLOGICOS
SIIF NACION II: Los registros de la Informacién financiera se efecttian en el Sistema Integrado de
Informacién Financiera SIIF Nacién I, en cumplimiento del Art. 5, Decreto 2674 de 21 diciembre de 2012,
emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. En el SIIF atin no se ha implementado el libro
auxiliar de bancos (indispensable para la elaboracion de las conciliaciones bancarias).
Por Ia falta de implementacién del médulo de "Recaudo y Cartera’, en las funcionalidades del SIIF Nacién
Il, se utiliza el programa Gestasoft para el control y registro de las operaciones correspondientes a
Ingresos por Ley 21 y financiaciones a estudiantes por parte del Grupo de Gestién de Tesoreria, para
posterior reclasificacién del ingreso por parte del Grupo de Recaudo y Cartera.
Se debe aclarar que el programa Seven ya no es utilizado para promedios bancarios por parte de
Tesoreria.
2. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN LA
CADENA PRESUPUESTAL DE INGRESOS, PARA EL GRUPO DE GESTION DE TESORERIA.
CUENTAS BANCARIAS
La ESAP, para la actual vigencia tiene siete (7) cuentas bancarias en las siguientes instituciones
bancarias:
BANCO. No. CUENTA, SALDO 31-11-2015 %
A[OCCIDENTE __ [AHORROS No.268812047, 5.972,897.558,66 | 20,66%
2|POPULAR | AHORROS No.080720139 15.223,045.482,33, 52,66%
[3sox|
, 3[BBVA____ | AHORROS No.310003454 2.858.510.235,88 _
3
|
| 4 ou soca, oso 24000114950 | 183380276796 | 634%
5] eAIASOCIAL | AHORROS No24020465707 | 2.161.134.536,14 | 7.48%
6 [casa soCiaL | CORRENTE No 71000008268 o9.201808 12 | 030%
7[oavivienoa —[AHORROS No 009600135397 | 3.168 002.951,26 | — a03x
wenn Grip de Gas 28.907.578.340,35,
OBSERVACION:
4. Alentrar la ESAP a hacer parte del Sistema de Cuenta Unica Nacional -SCUN- los saldos de las,
cuentas bancarias de la Escuela seran trasiadados periédicamente (cada semana) a una libreta abierta a
nombre de la entidad dentro de la cuenta cajero de la CUN. Las actuales cuentas bancarias quedarian
casi exclusivamente al recaudo de recursos ya sea por concepto de Aportes de Ley 21 / 1982 0 por
Servicios Educativos
2. Alrealizarse el trasiado al Tesoro de la Nacién de los recursos representados en TES y en saldos |
bancarios, ya no se recibiran mensualmente los rendimientos financieros que generaban dichos |
titulos y cuentas, sino que de conformidad con el art. 2, Decreto 1780 de 2014, “se abonaran a la entidad
una vez al afio los rendimientos generados por los recursos administrados en la Cuenta Unica Nacional”;
‘esto generara impacto en los ingresos de la ESAP, teniendo en cuenta que a 31 de agosto, dichos
rendimientos representan un 39,51% del total de ingresos percibidos por la ESAP
3. La cuenta corriente que la ESAP informe a la Subdireccién de Operaciones del Ministerio de
Hacienda como uso “pagadora’ y donde le seran trasladados los recursos que solicite, no sera exenta
del Gravamen al Movimiento Financiero-GMF.
4. La ESAP debe informar a la Subdi
las cuentas recaudadoras para la exencién del Gravamen al Movi
.ccién de Operaciones del Ministerio de Hacienda cudles seran
iento Financiero-GMF.
VERIFICACION DE LAS ACTAS DEL COMITE DE INVERSIONES:
Se realiza revision de las Actas del Comité de Inversiones, suscritas por el Comité de Inversiones durante
la vigencia 2015, encontrandose: j
RETR “AGENDA
FECHA | “No. PROPUESTA OBSERVACIONES O.C,
‘Alejanaro Larreamendy,
encuentra que se puede deliberary decd" No exist,
| Presidente del Comite Le a
‘quorum para celberary decal
HALLAZGO No. 1 Incumpimiento ala Res.0661 de
T Eh desarrollo reunion punto t.."Vetiicado el qubram se
Sandra Marcela Rojas Macias, | inversin Forzosa en | 1849020015, Art, Segundo, Ileal EI Subdrector i
zoene-t5 | 22 |Detegadsde la Oveccon |e! Titulo 52059 por | Admintrativo y Financieo, in delegacion, con voz y i
Nacional 52.500.000.000.00 | votoy quien actuara a su vez como, i
| | Comité. Art Tercoro: El comté de Inversiones poora
oe eee Gelberar con la asistencia de todos sus miembros, sin j
Becretana ‘embargo s6lo tendrd.quérum decisorio con ta i
{asistoncia del Prosidonte dal Comite,
Claudia Wares France
Dominguez, Presidente del
Comte
‘ners CaeaTeny onvarsoncupones
Ped eae ‘Se cambia ls numeracin de as Actas, nando
otmayts] 1 [LurSelaHieinndez Ruz, | ene! to de a Ce
Deiegada de a Drecaén | emision $1927 por
Nacional ‘57-440 286 000,00
Blas Francisco Guerrero
Gomez, Secretar I ] Clausia Marcela Franco
Dominguez, Presidente del
Comte
Femando Puerto Chavez,
Asistente (Director Nacional) | version Forzosa en
el Tule 51927 por
{Luz Stela Hemandez Ru, | §15.094.823.000.00
Deiegada de ts Direccén
Nacional
osmayts| 2
Blas Francisco Guewero
‘Gomez, Secretario
‘Claudia Marcela Franco ~
Dominguez, Presidente del
Comte Reinversién cupones.
‘Agjandro Larveamendy, eas emisiones
Asiotonte ‘Acta que estaba on proceso
reiuas | 3
‘ie Stella Hemndnder Rui Gurante el proceso de audtora,
Delegada de la Drecen
Nacional
Blas Francisco Guerero
Gomez, Secretario
54542 por
$10.878.474.000,00
HALLAZGO No. 4 : Incumplimiento a la Res.0661 de 18a9020015, Art. Segunds, literal b. El Subdirector
Administrativo y Financiero, sin delegacién, con voz y voto y quien actuara a su vez como Presidente
del Comité. Art. Tercero: El comité de Inversiones podra deliberar con la asistencia de todos sus
miembros, sin embargo sélo tendré quérum decisorio con la asistencia del Presidente del Comité,
RESPUESTA GRUPO DE GESTION DE TESORERIA HALLAZGO No. 1
“El comité de inversiones de la ESAP se reuniré el dia 30 de septiembre donde determinara mediante acta, la entrada de la ESAP
al Sistema de Cuenta Unica Nacional SCUN, informando los recursos trasladados en titulos y las inversiones que quedaron
pendientes. Respecto a la inversion forzosa efectuada mediante acta N° 22 del 29 de enero de 2015 se aclara que dicha decision
'e fom teniendo en cuenta las facultades otorgadas al director mediante resolucién 0042 de 19 de enero de 2015."
CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO: Evaluada la respuesta y verificados los soportes allegados por el Grupo de
Gestion de Tesoreria, se retira el Hallazgo.
RECOMENDACION: Teniendo en cuenta que por directriz del Ministerio de Hacienda, la ESAP entrard a
ser parte del Sistema de Cuenta Unica Nacional (SCUN), a partir del mes de agosto, se recomienda dejar
plasmado en un acta de! Comité de Inversiones los antecedentes de esta accién, la cual pondria fin a
dicho Comité; por cuanto ya no se realizaran inversiones en TES (administracién de portafolios), aun
cuando la totalidad de los titulos no fueron trastadados al Tesoro de la Nacién pot cuanto algunos de ellos,
estaban generando pérdidas
VERIFICACION ENVIO DE INFORMES DE PROMEDIOS E INVERSIONES A MINHACIENDA.
Se verifico que mensualmente la Tesoreria informo el promedio mensual de depésitos, inversiones y
saldos a la Direccién General de Crédito Publico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda, asi como
el informe trimestral de inversiones de liquidez renta fija de titulos de Tesoreria TES,
a COMUNICACIONES INFORMES PROMEDIOS MENSUALES A MINHACIENDA
HES COMUNICACION ESAP | RADICACION MH. ‘OBSERVACION
ENERS, “Piso. s 6s '06/0272075]
FEBRERO 1906 14a) 06/03/2035] —
MARZO. 190-6 236 09/04/2015]
ABRIL '190-5-300 (08/05/2015 |Nid DISPOMBEOAD DE RECURSO
MAYS. i '09/06/2015|no DISPONBL DAD DE RECURSOS.
URIS. 190-5. 372-75, ‘06/07/2015 |nio DisPONIELOAD DE RECURSOS.
[SULIS, = 90-6 399-15, 11/08/2015] io SISPONDEDAD DE RECURSOS
COMUNICACIONES INFORMES TRIMESTRAL TES A MINHACIENDA
MUNICACION € SAP | RADICACION MH
5284 3070472035
ILTRIMESTRE (ABR JUN) [190.6 377-15 '15/07/2035)
REDENCION DE TITULOS - TES
Se evidencia cartas dirigidas a instituciones financieras para la redencién de Titulos Valores (TES), como
se detalla’
raaeeisoases
gayasrec00e:
Ess das ro seo.
TRASLADO DE TITULOS VALORES A SCUN
A continuacién se relacionan el Numero de Emisién y el Valor Nominal de los titulos valores (TES) que
fueron “trasladados" a la Direccién General de Crédito Publico y Tesoro Nacional, a la Cuenta Unica
Nacional -ESAP.
TITULOS DE TESORERIA TES El valor total nominal de los TES “trasladados” asciende a $581.973.800.000,00; por cuanto no se pudo
incluir_ en la operacién de traslado unos titulos (BBVA, Occidente) cuyo valor nominal es de
'$1.925.800.000,09; teniendo en cuenta que las condiciones de mercado no eran favorables.
ENTIDAD FORA VR NOMINAL ‘VR NO TRASLADADO] TOTAL TRASLADO
BBVA 148.152 900,000,00 385.100.000,00__| _147-767.800.000,00
POPULAR 278.774.200.000,00 278.774200.000,00
focciDENTE 156.972.500.000.00 | 1540.700.000,00 | 155 431.800.000,00
HTOTALES ‘583,899 600.000,00 581.973,800.000,00
Fume: Ge oe Gratin oe Taser Caco OC
Los TES ($581.973.800.000,00) fueron “transferidos” y liquidados (redimidos) a los precios y tasas
certificadas por la Subdireccién de Riesgo de la DGCPTN con fecha valor del 14 de agosto de 2015, por
la suma de $668.690.695.607,00. Dicho valor queda en estado de “disponible” en la libreta (cuenta)
que en el Sistema de Cuenta Unica Nacional le fue designada a la ESAP y se refieja en los Estados
Financieros de la ESAP en la cuenta contable 1424 Recursos entregados en Administracién, subcuenta
142402 En Administracion
3. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN LA
CADENA PRESUPUESTAL DE EGRESOS, PARA EL GRUPO DE GESTION DE TESORERIA
BOLETIN DIARIO DE TESORERIA
Dentro de las actividades contempladas en el procedimiento Cadena Presupuestal de Egresos (PT-A-GF-
03), figura como responsabilidad del Grupo de Tesoreria (22-23) Verificar y organizar el Boletin Diario de
Tesoreria (Salida: Boletines diarios de Tesoreria Organizados y revisados), se solicita copia de la
radicacién del ultimo boletin diario del mes realizado por Tesoreria a Contabilidad encontrando que los
mismos han sido radicados oportunamente.
MES FECHA ENTREGA
Enero 02 febrero 2015
Febrero | 02 marzo 2015
Marzo. (06 abril 2015
Abril (04 mayo 2015
May (04 junio 2015
Junio. (01 julio 2015,
lio (03 agosto 2015
OBSERVACION: Mediante circular No.11 del 06 de julio de 2015 (100.280.11), emanada de la Direccion
Nacional se implementa a partir del mes de julio el trémite digital de las cuentas de cobro de Contratos de
Prestacion de Servicios para personas naturales a través del programa Gestasoft. A partir de dicho mes
todos los documentos que soportaban el pago a los contratista (como copia de contrato, acta de
inicio, designacion de supervisor, CDP, Registro Presupuestal, informe de actividades ylo entrega de
productos) y que formaban parte de los soportes de los boletines diarios ya no estaran adjunto a
Jos mismos; por cuanto la actividad de revision, aprobacién y verificacion se realiza de forma digital.
(Subrayado y resaltado nuestro)
rs eee PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC —
Mediante Res. 015 de 06 enero 2015, la ESAP aprobé el Programa Anual Mensualizado de Caja— PAC -
para la vigencia fiscal de 2015, por un total de $184.383.115.000,00, conforme al siguiente detalle: i
RES. 015 (08ENE2015)
PAC VIGENCIA 2015 ESAP (pesos)
|
(ENERO “Tso0 a8 355 | — 260 07 36] —— Tesoses i0i|—Fosceesoea| —sesoeear| | t
[reenen | tezv ase oe | 77 a7 996| oo oo0o00| —proaari soa] —soar27a7s5|~—seoveorscs| |
farwe- Paerenriri| —grrasresr| —sieoososs|—seanenoar| —aauiseaz|—osameerr] |
[ULI 2.090.328 125] 1.000 168.532 ‘ez 100000] ssezcesses | sraracsrs7| sozsoszers| |
[Acosta —[—vsse resbe| e237 ssa nr [coasevearsas| sa zenaeaoie| —sereosozra2] |
[SePTIE GRE | —Tevs soo ees| Tova ssz 010 Bene se soi] s004309607[ 6750486200} |
NoviewaRE | 1936 208 974] 803 364.317, —[ozaro 613201] sas 0e7203/ eiescoosa] |
[Fre rat —["s11a.236.000 | va.a89.000.000] —2aa02 70.000) —sa.3e3.618-000 t
Caan aa t
Mediante Res. 642 de 18 junio 2015, se modificé el Programa Anual de Caja — PAC - de la vigencia fiscal |
de 2015, aprobado mediante Res. 015 de 2015; por cuanto se hizo necesario un ajuste a la distribucién
del saldo correspondiente al presupuesto de funcionamiento, especificamente en lo relacionado con los |
gastos generales(2) aprobados para el mes de junio por $977.863.951,00 incrementando dicha suma en
'$300.000.000,00 para atender los compromisos adquiridos por la ESAP y disminuyendo también en dicha ,
suma el valor programado para el mes de diciembre. Ello, no afecto, ni modificd el saldo total aprobado
para atender el componente de gastos generales el cual continua igual en la suma de $12.453.000.000,00
RES. 0642 (18JUN2015)
PAC VIGENCIA 2015 ESAP (pesos)
ee
SS
RECOMENDACION:
Teniendo en cuenta que mediante Res. No.0951 (31 julio 2015) se implementan para el mes de diciembre |
las vacaciones colectivas para algunos de los grupos de la ESAP y que esto no fue contemplado en la }
proyeccién del PAC de la presente vigencia se recomienda hacer una proyeccién de cuanto serian ?
realmente los valores que se desembolsaran en dicho mes para que se programe con antelacién los |
ajustes requeridos j | CONSULTA PAC EJECUTADO SEGUN SIIF NACION
Se realiza a través del SIIF Nacién, la Consulta al PAC Vigente (Consulta PAC Vigente ESAP General
2015) y se realiza un comparativo con el PAC propuesto en la Res. 642 (2015), encontrandose:
eopmacnes
COvpRATC PIC ESB 8. CASTANOS
CO I ee
abe ate 7 [asc ToL)
ra |__| AE osc SEO | rcrne | MEM | wee | mK | TL
(ed nau) kaa ‘a ‘sania uct zseemez] 2mm suena] ti)
eed_| tense] evra] eres] cruen | wean] ean] Dawes] sass) ona] eT] sana] isis
iw PCC CC CS ee eT Oe
ax) eso] roeMME] xwmIS| se]
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DFENOA PIES. 8208 PAC MCN CORES ALA AIPA BENT
HALLAZGO No. 2 : No se encuentra registrado en el SIIF Nacién en los meses de octubre, noviembre y
diciembre los valores correspondientes al PAC para Gastos de Personal, que segiin la Res. 642 de 2015,
suman $6.964.606.912,00.
RESPUESTA GRUPO DE GESTION DE TESORERIA HALLAZGO No. 2:
“Para | mes de Noviembre del ario 2014 de la presente vigencia (si), se determind mediante comité directv que la
Reestructuracion de la ESAP se levaria @ cabo en el mes de marzo, raz6n por la cual se trasladaron los recursos de los meses
de octubre, noviembre y diciembre para que existera saldo disponible en el caso en que se ejecutara dicha operacian. Pese a la
existencia de recursos para la Reestructuracién, dichas apropiaciones estan bloqueadas y por fo tanto no estan disponibles para
ingresar al PAC. Actualmente ya se encuentran registrados los valores correspondientes para los meses de octubre noviembre y
diciembre conforme se refeia en el reporte anexo.”
CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO: Evaluada la respuesta y verificados los soportes allegados por el Grupo de
Gestion de Tesoreria, se retira el Hallazgo.
Se presenta una diferencia en el total del PAC programado segin Res. 642/2015, respecto el PAC
registrado en el SIIF Nacidn, la cual asciende a $29.577.490.000,00 y que corresponderia a la
Apropiacién Bloqueada.
eo — —— RES. 64272015 SIF NACION j
concertos 'APROPIACION 'APROPIACION EJEC _ APROP BLOQUEADA
[GASTOS DE PERSONAL PROPOS CSF 3112623600000] 25.038 7$6.000,00 6.088.490 000,00
[GASTOS GENERALES PROPOS CSF 12.453,000.000,00 | 12.452000.000.00 :
[TRANSFERENCIAS CTES V CAPITAL FROPOS CSF 24.802.279000,00 1.313.279900,00| 23,489,000 00,00
INVERSION PROPOS CSF 115.998600.00000 | 115.999600.000,00
104,383.116,00000] _ 154:805.625.000,00 29.577 490.000,00,
184.383.115,000,00 i
Se verifica esta informacion respecto al Presupuesto para la vigencia 2015, encontrando que el
mismo muestra una apropiacion bloqueada previo concepto DGPPN, por valor de
$30.507.490.000,00 y que corresponde a los siguientes rublos presupuestales: }
0300 AAO410 Propios 27 OTROS GASTOS PERSONALES - PREVIO $7.018480.000,00, i
CONCEPTO OGPPN,
05-03-00 -A363.20 Propios 27 (OTRAS TRANSFERENGIAS - PREVIOCONCEPTO —_§ 23 488.000.000,00
DGPPN
La diferencia en el PAC de $930.000.000,00 (Gastos de Personal Propios CSF) respecto a lo informado {|
inicialmente en Presupuesto, corresponde a la suma trasladada al rubro de Servicios Personales /
Indirectos,
PRESENTACION Y PAGO DE IMPUESTOS,
Corresponde al Grupo de Tesoreria la cancelacién y/o dispersién de fos valores reportados por concepto |
de impuestos, iguaimente establecer os valores recibidos de la DIAN por concepto de Devolucién y/o
compensacién de! IVA. En el desarrollo de la auditoria se establecié el pago de los siguientes impuestos
yel ingreso por concepto de devolucion de IVA\
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO |
Se verificé que las deciaraciones de Impuesto de Industria y Comercio de la ESAP Sede Central fueron
presentadas y pagadas dentro de las fechas establecidas en el calendario tributario Distrital de acuerdo al
numero del NIT (No. 899.999.054-7).
ESAP_- PRESENTACION DE RETENCIONES DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AVISOS Y TABLEROS - VIGENCIA
045 |
PERIOBS Ne, FORMULARIO ‘TOTAL OECLARADO_| FECHA PAGO! BANCO. |
feNERO-FeBRFAO Gy Soissa101010907S539] —__19.181.000,00] .mariS BBVA
iaanzo-ABRiL (2) 3935591010335748237 x assay. 15 BBVA |
ot 3015331010120990924 39.355.000.00 $5:jul5 | BBVA, |
froraues, 34.992.000,00) |
{
RETENCION EN LA FUENTE, TIMBRE E IVA
Las declaraciones de retencién en la fuente fueron presentadas y pagadas dentro de los plazos
establecidos por la DIAN de acuerdo al NIT.
go : co aes [— se ronan. ‘TOTAL DECLARADO | FECHA PAGO. BANCO
[ENERO [3509600788893] 130.476,000,06 22:teb T5|86VA
FEBRERO. 3509603160446] 75.955.000,00 i3-mer-a5|BBVA
fanzo 3509605480806] '35.720.000,00 6-36-15] 90VA,
3509607617483] '23:345.000.00, Samay i5|38VA
‘s500610246463] 2. 785.000,00 16-jun-25[ BBVA.
3509611970883] $54683.000,00 30Jul-15]6BVA
'3509614165726] 111.855.000.009 T3-ago-15]88VA
IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO
Se realiz6 los pagos de impuesto predial de las sedes Los Rosales, CAN y Teusaquillo dentro de las
fechas establecidas y logrando descuento por pronto pago por valor total de $2.304,000,o0.
IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO - 2015
PRESENTACION y PAGO RETENCION EN LA PUENTE, TIMBRE E IVA 2013
i
[pREDIO No, FORMULARIO [DSCTO PRONTO PAGO TOTALPAGADO | FECHA PAGO | BANCO)
[ei.35 No 1430) 15013732714] 480,000.00 '4316.00000|_O8.abr-15|BBVA
[eta No. 53-37 | 15012732715] 219,000.00 1.975.000.00 ‘08-abr-15|86VA
i 4 No. 75:55 15012732716] 71605,000,00 74:445.000.00, (08:abr-15 [BBVA
[TOTALES 32,304,000,00] 20.786.000,00
75-55, por valor de $171,500.00; segun Cuenta de cobro No. 010950523,
IMPUESTO SOBRE VEHICULOS AUTOMOTORES ~ DERECHOS DE SEMAFORIZACION
Se cancelé los Derechos de Semaforizacién correspondiente a los siguientes vehiculos de la ESAP,
haciendo claridad que fos mismos no cancelan valor alguno por concepto de Impuesto sobre Vehiculos
Automotores.
DERECHOS DE SEMAFORIZACION (IMPUESTO SOBRE VEHICULOS AUTOMOTORES)
[BRF-093, 150308585 12| '43,000,00 | 11/03/2015[ BBVA | CHEVROLET RODEO
fOBH-549 150308585 19] '43.000,00.| 11/03/2015| BBVA |FORD ECOSPORT
OCK167 15030333265 43.000,00 | _11/03/2015| BBVA | CHEVROLET CAPTVA,
fock-168 "750303341471 ‘43 000,00 | 11/03/2015] BBVA | CHEVROLET CAPTIVA,
fock-169 15030334227) '43.000,00 | _11703/2015[ BBVA | CHEVROLET GAPTIVA,
focK-208 715030334282) '43.000,00| 11/03/2015| BBVA | CHEVROLET CAPTIVA
fOBE-721 15030858521 43,000.00 | 11/03/2018|BBVA__[HYUNDAI
lOCK-168 715030331376) 43,000.00 | _11/03/2015| BBVA |CHEVROLET CAPTIVA,
[OBH.343 15030858 171 '43.000,00 | 11/03/2015 | BBVA [CHEVROLET OPTRA.
TOTALES B7.000,00 JFoene:Ceoireoenes nmwierederGncne
DEVOLUCIONES Y/O COMPENSACION DE IVA REALIZADOS POR LA DIAN
Se observa pago en el BBVA, del 25 de mayo de 2015, del impuesto de Valorizacién del predio Kr.4 No.
Durante Io transcurrido de la vigencia 2015, se ha recibido en la cuenta Banco Caja Social (4950) las
devoluciones 0 reintegros autorizados por la DIAN por concepto de IVA, asi
Re- ~
u INGRESOS POR DEVOLUCION ¥/0 COMPENSACION IVA 2015
SiNMESTRE coy ree cONSENACION VALOR hs. iat
NOVIEMBRE. DICIEMBRE 2014 (6) GAJA SOCIAL (4950), 16ABRIL2OTS | $23.320.804,00 [Res 178. 13abni2015,
FENERO-FEBRERO 2015 (1) | GAJA SOCIAL (4950). 16JUNO201S | _247.983.989,00 [Res 2073. 1002015 |
IMARZO.ABRIL 2015 2) [GAIA SOCIAL (4950), 14AGOSTOZOTS| —~162.419.448,00 |No se endenci
HOTAL DEVOLUCION v/@ COMPENSACION IVA 2015 1083.724,241,00
4. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL _
PROCEDIMIENTO CONTROL INTERNO CONTABLE CORRESPONDIENTES AL GRUPO DE |
TESORERIA
ANALISIS DE CIFRAS REFLEJADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS PCI- ESAP CENTRAL
PROGRAMA SIIF NACION
Se verifican las cifras refiejadas a 31 de julio y 31 de agosto en el SIIF Nacién Il, PCI ESAP CENTRAL, en
los negocios de Tesoreria (Movimientos Cuentas Bancarias) y Contable (Consulta de Saldos y
Movimientos PCI), encontrando:
SF TESORERIA [SUF CONTABILIOAD]
Banco we cuenta BALDO 334-2035
Sccipenre |ANORRGS wo seams 7007 373:861,606,66
POPULAR AMORROS No.080720339 — 15.334.480.915,39
essa SOCIAL ——|anousos wo-a000334950 $3Sssisze0so] °°075-729-2987
EAA social |anonRos No.24020463207 Zise ssaoza.se
DAVIVIENDA|ANOnnOs No. 009800139397 | 3.266.069.577.07 on
Ema SOCIAL [CORRIENTE No. 23000008265 Ssis7.aseoa| i468 38783404)
DIFERENGA ENTRE RAGDULOS StF 7.054 368 200,87)
Secioente AHORROS No.268812087 14.045.783.267,16
POPULAR [anORROS NWo.080720339 16.$14.337.310.69
EAI SOCIAL |AHORROS No.24000114950 2.773.160.371.23 :
EAIA SOCIAL |CORRIENTE No.21000008265 *359.420.914,96 | 399,083.819.79|
rorates '3.a30.770.427,12 | 453.201.235.970;
Se pudo evidenciar diferencia entre los valores registrados en el SIIF Nacién en los “negocios” 0
“modulos” de Tesoreria y Contabilidad.
HALLAZGO No. 3 : Incumplimiento en el desarrollo de la Actividad contemplada en el Procedimiento de
la Cadena Presupuestal de Ingresos (PT-A-GF-02) correspondiente al Flujo: 14. Verificar y Validar
Informacién, el cual es concordante con la la Res. 0461 de 12 mayo de 2009, Art. 3. “Grupo de Gestién de
Tesoreria,...10. Colaborar en la realizacién de as conciliaciones, verificaciones y ajustes, que garanticen
Ia confiabilidad y consistencia de la informacion financiera de la Entidad’ y la Resolucion 357 del 23 de
julio de 2008, “Numeral 3.8. Conciliaciones de informacién. Deben realizarse conciliaciones permanentes
para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la informacion registrada en la contabilidad de la entidad
Qo piiblica y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la
12 administracién de un proceso especifico’.
RESPUESTA GRUPO DE GESTION DE TESORERIA HALLAZGO No. 3:
“Las operaciones que se registran en tesoreria no siempre son autométicas, por lo que se roquieren realizar ajustes manuales.
Las diferencias presentadas entre los meses enunciados actuaimente se estan trabajando y depurando @ través de las
conetiaciones bancarias de la mano del grupo de gestion contable. En promedio se realizan 20 oficios donde se detallan fos
ajustes a realizar, los cuales reposan en soporte fisicos y en archivo digital en el grupo de gestion de tesoreria y pueden ser
Consultados en cualquier momento
CONCEPTO OFICINA DE CONTROL INTERNO: Evaluada la respuesta dada por el Grupo de Gestion de Tesoreria, se ratifica
el Hallazgo, por cuanto la diferencia por justficar no fue justiicada, No se evidencié la respectiva coneiliacién de cifras entre el
Grupo de Tesoreria y Contabildad. No se esta dando cumplimiento a los Procedimientos de Control Intermo Contable (Res. 357
de 2008) y a las medidas procedimentales y administrativas contempiadas dentro de los procedimientos de la ESAP para el
Proceso de Gestion Financiera
CHEQUES NO COBRADOS 0 POR RECLAMAR
Se evidencia al consultar los Saldos y Movimientos por PCI ESAP Central (SIIF Nacién II) que la cuenta
242529 Cheques no cobrados o por reclamar presenta un saldo a 31 de agosto de $ 83.133.956,17 y
no se ha realizado proceso de depuracién de esta cifra.
HALLAZGO No. 4 : Independientemente de la extincién de la accién cambiaria que se pueda presentar
por la antigtiedad de los cheques, se esta frente al incumplimiento de lo establecido en la Res. 357 de
2008 (Contaduria General de la Nacién), respecto a los Procedimientos de Control interno Contable, Num.
3.1. Depuracién contable permanente y sostenibilidad; por cuanto estos valores (cheques no cobrados)
afectan las caracteristicas de la Informacion contable (consolidada) de la ESAP, en consecuencia ello
contribuye a que la informacion que se revela en los estados financieros de la entidad no reflejan la
situacién real de los derechos, bienes y obligaciones.
“En reunién efectuada en fa subdlrecci6n administratva y financiera el dia 28 de septiembre de 2015, por parte del comité de
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