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GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Comunicación Empresarial
y Atención al Cliente
Tarea del Tema 4:
La Comunicación Empresarial

cC
Christopher Michael Kelly
ÍNDICE

Ejercicio 1 ------------------------------------------------------------------------------------------ pág. 3

Ejercicio 2 ------------------------------------------------------------------------------------------ pág. 5

Ejercicio 3 ------------------------------------------------------------------------------------------ pág. 6

Ejercicio 4 ------------------------------------------------------------------------------------------ pág. 8

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Y ATENCIÓN AL CLIENTE

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ACTIVIDAD 1
La empresa de electrodomésticos ETC. S.L está organizada en cuatro departamentos:
Recursos Humanos, Financiero-contable, Administración y Comercial (compras y ventas).
Cada departamento tiene su propio archivo que contiene los documentos relacionados con
las tareas que efectúan, y además, está el archivo con la documentación general que afecta
a varios o a todos los departamentos.
a. ¿Qué documentos crees que se generan en esta empresa?
En esta empresa se generaran tanto documentos internos como externos y pueden estar en
soporte papel o electrónico.
Como documentos internos pueden tener los siguientes: convocatorias, actas,
autorizaciones, avisos y anuncios, boletines y revistas, memorias, notas interiores,
solicitudes, informes, registros de pedidos, órdenes de envío, fichas de control de
existencias, inventarios, registro de incidencias,..
Entre los documentos externos con particulares u otras empresas que pueden generar
tenemos: pedidos, albaranes o notas de entrega, facturas, seguros, anuncios, cartas
circulares, certificados, saludas, cartas comerciales, invitaciones, tarjetas de visita, cartas de
reclamación, recibos,..
b. Razona las funciones del archivo en esta empresa.
Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los
departamentos de la empresa es una obligación que puede exigir, la Administración, un
cliente o un trabajador.
Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos en el desarrollo de la actividad
empresarial.
Constituir un centro activo de información, como el medio más importante de consulta de la
actividad empresarial.
Cumplir con las disposiciones legales, y que sus documentos sirvan como elemento
probatorio.
A parte de todo esto, cada departamento generará unos documentos que les pueden ser
útiles en un futuro, por ejemplo el departamento financiero contable deberá tener todas las
facturas archivadas para luego poder hacer la declaración del IVA. El departamento de
RRHH, deberá tener la información de sus empleados clasificada para así ser más fácil
acceder a la documentación, por ejemplo la nómina de cualquier empleado, los días que le
quedan de vacaciones, etc.… En cuanto al departamento de Administración y Comercial,
será de mucha utilidad guardar las notas de entrega, facturas, etc. bien clasificadas por si
surge alguna incidencia con alguna de ellas saber bien donde están y no perder el tiempo
buscando.
c. Si tenemos en cuenta la titularidad del archivo ¿Qué clase de archivo tiene la empresa

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ETC.S.L?
Se trata de un archivo privado de empresa.
d. Explica cómo estará organizado el archivo según su ubicación, es decir donde se
guardan y localizan los documentos.
Se tratará de un archivo mixto, utilizando el archivo centralizado para la documentación de
carácter general y para la documentación que ya no sea útil en cada departamento y el
descentralizado por departamentos donde cada departamento guarda la documentación
que va generando y que aún está activa. Cuando deje de ser útil en el departamento se
archivará en el archivo general.
e. Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del archivo en esta empresa, para
su buen funcionamiento.
Tiene que precisar el método correcto para que la clasificación sea sencilla, fácil de manejar
y de comprender para las personas que lo utilizan.
Determinar criterios de selección de los documentos que se deben archivar.
Establecer unas normas internas de consulta.
Disponer de sistemas de seguridad adecuados.
Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente rentable.
En general, hay que realizar un análisis previo de las actividades y funciones de la empresa.
f. ¿Qué pasos hay que dar para archivar una factura de un cliente?
1º. INSPECCIONAR: consiste en ver si la documentación está lista para ir al archivo o tiene
otra indicación.
2º. CLASIFICAR: determinar bajo qué título va a ser archivada la factura, es decir, por
empresa, persona, asunto, número de factura, si se colocan primero las más recientes o al
contrario,..
3º. CODIFICAR: ponerle una marca o código al nombre que se eligió en el paso anterior.
4º. DISTRIBUIR: realizar un arreglo alfabético preliminar en una bandeja distribuidora para,
de este modo, no abrir varias veces el mismo cajón.
5º. ARCHIVAR: colocar las facturas en las respectivas carpetas o archivadores.
Por otro lado, esta factura primero pasará de estar en el archivo activo o de gestión, éste se
utiliza para conservar los documentos de consulta frecuente, luego pasaría al archivo
semiactivo o intermedio, contiene los documentos que ya se han retirado del archivo activo
y que se consultan de forma esporádica y por último pasaría al archivo definitivo o inactivo,
son documentos que ya han perdido su utilidad operativa, pero siguen teniendo valor
histórico o documental.
g. ¿Qué medidas de seguridad crees que se utilizan para los archivos convencionales?
Dependerá de la confidencialidad de la información. Existen tres niveles:
Nivel de protección básico

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Nivel de protección medio
Nivel de protección alto.
En función del nivel de protección los documentos estarán en estanterías abiertas o en
armarios metálicos con llave o claves de acceso.

ACTIVIDAD 2
Laura trabaja en el Departamento de Ventas de ETC. S.L. El día 31/12 le encargan que
archive los expedientes siguientes:
Clientes de Aragón.

CÓDIGO.

NOMBRE.

POBLACIÓN.
540003.
Hijos de Fernando Alba.
Barbastro (Huesca).
540001.
Supermercado Electro S.L.
Albarracín (Teruel).
540015.
Jorge Santos Sierra.
Belchite (Zaragoza).
540007.
Navasola.
Belchite (Zaragoza).
540013.
Iván Santos Carrillo.
Alquezar (Huesca).
540009.
Hogar2000.
Monzón (Huesca).
540011.
Electrodomésticos Navarro S.L.
Calatayud (Zaragoza).

5
Productos.

REFERENCIA.

DESCRIPCIÓN.

PRECIO.

2505.
Frigorífico de 3 puertas.
950.

2516.
Lavadora de alta capacidad.
580.

2515.
Microondas de 800 vatios.
250.

2508.
Frigorífico de 2 puertas.
750.

Facturas.

Nº FRA.
CÓD. CLIENTE.
REFERENCIA.
UNIDADES.
FECHA.

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1020/XX.
54009.
2516.
2508.
55.
100.
01/05/XX.
01/05/XX.
1021/XX.
54003.
2516.
30.
18/05/XX.
1022/XX.
54011.
2515.
80.
20/05/XX.
1023/XX.
54013.
2515.
50.
30/05/XX.

a. Clasifica los clientes siguiendo el sistema alfabético y geográfico.


Sistema alfabético
CÓDIGO
NOMBRE
POBLACIÓN
540003
Alba Fernando hijos de
Barbastro (Huesca).
540001
Electro S.L. Supermercado
Albarracín (Teruel).
540009

7
Hogar2000
Monzón (Huesca).
540011
Navarro S.L. Electrodomésticos
Calatayud (Zaragoza)
540007
Navasola
Belchite (Zaragoza).
540013
Santos Carrillo Iván
Alquezar (Huesca)
540015
Santos Sierra Jorge
Belchite (Zaragoza)

Sistema geográfico
CÓDIGO
NOMBRE
POBLACIÓN
540013
Santos Carrillo Iván
Alquezar (Huesca)
540003
Alba Fernando hijos de
Barbastro (Huesca).
540009
Hogar2000
Monzón (Huesca).
540007
Navasola
Belchite (Zaragoza).
540015
Santos Sierra Jorge
Belchite (Zaragoza)
540011
Navarro S.L. Electrodomésticos

8
Calatayud (Zaragoza)
540001
Electro S.L. Supermercado
Albarracín (Teruel).

Sistema alfabético - geográfico


Huesca:
Alquezar:
Santos Corrillo Iván
Monzón:
Hogar 2000
Teruel:
Albarracín
Electro Supermercado S.L
Zaragoza:
Belchite:
Navasola
Santos Sierra Jorge
Calatayud:
Navarro Electrodomésticos S.L.
b. Indica en qué archivo debe estar la documentación según su grado de utilización.
Las fichas de los clientes con un nivel de seguridad bajo en archivadores metálicos con
cajones que contengan unas guías para suspender las carpetas colgantes. Archivo activo
Los productos estarán en una estantería de fácil acceso. Archivo activo
Las facturas si son recientes estarán en el archivo activo y si son más antiguas en el archivo
semiactivo o intermedio.

ACTIVIDAD 3
La empresa Guara S.L. , tiene que ordenar los siguientes nombres de empresas con las que
se relaciona:
Hermanos Argensola.
Luisa de la Vega Sanz.

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RTVE (Radio Televisión Española).
Farmacia Marró.
Manuel del Valle Romero.
Carolina García Sobrino.
Motor 2002.
Academia ABC.
British Food.
Juan García Sobrino.
Susana García Arias.
IBERIA.
Cafetería Boston.
BBVA, Madrid.
BBVA, Barcelona.
BBVA, Zaragoza.

La palabra ordenatriz está en azul


Identifica la palabra ordenatriz en cada uno de estos nombres y ordénalos alfabéticamente.
ABC Academia
Argensola Hermanos
BBVA, Barcelona.
BBVA, Madrid.
BBVA, Zaragoza.
Boston Cafetería
British Food.
García Arias Susana
García Sobrino Carolina
García Sobrino Juan
IBERIA.
Marró Farmacia
Motor 2002.
RTVE (Radio Televisión Española).
Valle Romero Manuel del
Vega Sanz Luisa de la

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ACTIVIDAD 4
Estás trabajando en una Biblioteca y necesitas tener organizada la gestión de los libros y los
préstamos que realizas. En total cuentas con 5876 libros, y 450 socios por lo que
consideras conveniente crear una base de datos con toda la información que dispones.
Antes de ponerte a trabajar deberás responder a las siguientes cuestiones:
a. ¿Cuántas tablas crearás en tu base de datos?
Crearé tres tablas, una con los títulos de los libros, el autor y la editorial; otra con los datos
de los socios, número de socios, nombre y apellidos, teléfono y otra con los datos del
préstamo.

b. ¿Qué tipo de Base de Datos elegirás?


Base de datos relacional

c. ¿Qué tipo de campo será el dato teléfono?


Será un campo Numérico.

d. ¿Cuántos objetos elaborarás en la base de datos?


Tablas, consultas, formularios, e informes.

2. A continuación tienes que diseñar las tablas de la base de datos para gestionar los libros
y préstamos de la Biblioteca tomando como ejemplo los libros y los datos de los socios que
aparecen a continuación, así como los préstamos que se han hecho.

Datos de los libros.

Título libro.

Autor libro.

Editorial libro.

11
Diario.
Ana Frank.
Aguilar Taurus.

Venganza en Sevilla.
Matilde Asensi.
Planeta.

El juego del ángel.


Carlos Ruiz Zafón.
Planeta

Un lugar incierto.
Fred Vargas.
Ediciones Siruela.

Carrie.
Stephen King.
Debolsillo

Crepúsculo (I).
Stephenie Meyer.
Aguilar Taurus.

La tierra pura.
Alan Spence.
Alfaguara.

El sueño del celta.

12
Mario Vargas Llosa.
Alfaguara.

Datos de los socios y del préstamo.


Nombre y apellidos
Teléfono
Localidad
Fecha del préstamo
Fecha de devolución
Libro prestado
Autor libro
Editorial
libro.

Ángel Samperio Gil.


686456387
Huesca
20/01/2011
10-02-2011
Diario
Ana Frank
Aguilar
Taurus
Antonio Gutiérrez Casas.
678341254
Teruel
22-01-2011
14-02-2011
El juego del ángel
Matilde Asensi
Planeta

13
Carmen Latorre Pérez.
689123456
Huesca
10-01-2011
20-01-2011
Carrie
Carlos Ruiz Zafón
Planeta
Miriam Sarasa Beltrán.
623456688
Huesca
02-02-2011
28-02-2011
Un lugar incierto
Fred Vargas
Ediciones
Siruela
Miguel Ángel Santos Luis.

Huesca
08-02-2011

El sueño del celta


Stephen King
Debolsillo
Lorenzo Gabasa Mor.
656008976
Huesca
12-02-2011
20-02-2011
Diario
Stephenie Meyer
Aguilar
Taurus
Martín Sebas López.
676455666
Zaragoza

14
14-02-2011

Crepúsculo (I)
Alan Spence
Alfaguara
1. TABLA DE LIBROS
CÓDIGO
Título libro
Autor libro
Editorial libro
1
Diario
Ana Frank
Aguilar Taurus
2
Venganza en Sevilla
Matilde Asensi
Planeta
3
El juego del ángel
Carlos Ruiz Zafón
Planeta
4
Un lugar incierto
Fred Vargas
Ediciones Siruela
5
Carrie
Stephen King
Debolsillo
6
Crepúsculo (I)
Stephenie Meyer
Aguilar Taurus
7
La tierra pura.
Alan Spence

15
Alfaguara
8
El sueño del celta
Mario Vargas Llosa
Alfaguara

2. TABLA DE USUARIOS

Código
Nombre y apellidos
Teléfono
Localidad
1
Ángel Samperio Gil.
686456387
Huesca
2
Antonio Gutiérrez Casas.
678341254
Teruel
3
Carmen Latorre Pérez.
689123456
Huesca
4
Miriam Sarasa Beltrán.
623456688
Huesca
5
Miguel Ángel Santos Luis.

Huesca
6
Lorenzo Gabasa Mor.
656008976
Huesca
7

16
Martín Sebas López.
676455666
Zaragoza

3. tabla de prestamos

Número de pedido
Código del libro
Código de usuario
Fecha del préstamo
Fecha de devolución
1
5
3
10-01-2011
20-01-2011
2
1
1
20-01-2011
10-02-2011
3
3
2
22-01-2011
14-02-2011
4
4
4
02-02-2011
28-02-2011
5
8
5
08-02-2011

17
6
1
6
12-02-2011
20-02-2011
7
6
7
14-02-2011

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