ACTA COMPROMISOS

Nómina y Seguridad Social

10 DE OCTUBRE DE 2017
CONSORCIO VIAS LA EQUIDAD
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Acta
De acuerdo con la reunión que se realizó en la ciudad de Bogotá los días 9 y 10 de octubre
de 2017 para los temas de nómina y seguridad social se llegaron a los siguientes temas:

1. Reclutamiento-Selección: Tener el formato de requisición del personal

especificado con las condiciones de la vacante (Cargo, salario, Estudios,
Experiencia etc.) este formato debe tener las firmas del coordinador de
proyecto o en su defecto del Ingeniero Calle. Una vez de tener soporte de
la requisición dar continuidad con el proceso.

2. Contratación: Para un adecuado proceso de ingreso es necesario se debe

tener en cuenta las siguientes determinaciones;
- Solicitud de documentación al candidato próximo a vincularse con la
compañía. (Toda certificación de las entidades de seguridad social no
deben ser mayor a (30) días), En caso de que la persona no cuente con
soporte de certificación de AFP se debe dejar evidencia por escrito de la
aprobación del candidato de la elección del fondo.
- Entrega por parte de Gestión Humana al candidato autorización de
exámenes médicos.
- El candidato debe presentarse con los documentos y exámenes médicos el
día de la firma del contrato.
- El examen de ingreso debe tener un OK / Aprobado por el profesional SISO,
para continuar con el proceso de contratación, si se presentan
recomendaciones se debe dejar evidencia física en el archivo del
trabajador.
- El representante de Gestión Humana debe consultar los antecedentes
disciplinarios del candidato (Policía judicial, Procuraduría, Controlaría).

3. Ingreso: En este proceso el empleado debe contar con unos requisitos antes
de empezar su función por la cual fue contratado.
- En el archivo del empleado y en registro informático se debe anexar los
soportes de las vacunas que debe cumplir para el cargo en obra, según
estipulación del profesional SISO.

4. Afiliaciones de Seguridad Social: El día en que firme el contrato de trabajo

el empleado se deben realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social
y estas deben reposar en el archivo del empleado. ARL, EPS, AFP, Caja de
compensación del cotizante.

Observación: Para afiliación de Caja de Compensación y Eps de los beneficiarios,

solo se reciben los documentos cuando estos sean entregados completos, (De pasar
por alto esta recomendación la persona encargada de Gestión Humana asumirá
en caso de reclamo las consecuencias económicas que se presenten). En caso en
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que el empleado no entregue la documentación correspondiente, pero desee

afiliarlos en un tiempo mayor se debe realizar un compromiso indicando fecha de
entrega de los documentos, si no los entrega en la fecha acordada se exonera al
personal de Gestión Humana de cualquier falta. En caso de que el empleado
indique no requerir afiliar a sus beneficiarios esto debe quedar registrado en el
archivo del empleado.

5. Exámenes médicos periódicos y de retiro:

- El profesional SISO es el encargado de llevar y controlar las fechas de
vencimiento de los exámenes periódicos de los empleados, Una vez se
reciba notificación la persona encargada de Gestión Humana debe
programar dicho examen.
- En caso de que haya una sustitución patronal y el empleado quede
desvinculado sin continuidad laboral desde un día, se debe remitir al
empleado a realizar exámenes médicos de ingreso para la compañía que
vaya a incorporarse, a su vez el anterior empleador debe entregar orden al
empleado para realizar exámenes médicos de retiro.

6. Reporte de accidentes de trabajo (Furat):

- El profesional SISO es la persona encargado de reportar los
accidentes de trabajo ante la ARL en que se encuentre afiliado el
empleado y llevar seguimiento de los mismos, con informes detallado
de los hechos ocurridos en el accidente.
- El encargado de Gestión Humana debe llevar un reporte de los
accidentes laborales que se presenten.

7. Soportes de novedades que deben reposar en el archivo de empleado: Los

documentos mencionados a continuación en caso de que se dé el caso
deben reposar obligatoriamente en archivo del empleado.
- Ascensos: El formato de novedades de ascensos debe presentarse
totalmente diligenciado de lo contrario no será aceptado. Para
ascenso sin aumento salarial este documento debe contener la
autorización del director de obra y del encargado de Gestión
Humana, de esta manera se realizará el cambio. En caso de ascenso
con aumento salarial, debe contener las dos firmas antes
mencionadas y remitir lo antes posible al área de Gestión Humana
principal Bogotá, para finalizar con la firma del Gerente General.
- Permisos: El formato de permisos debe diligenciarse totalmente y
contener la firma del jefe inmediato y proceder archivar.
- Carta de renuncia: En el momento que la persona indique su deseo
de renunciar, este debe realizar por medio físico una carta dando a
conocer su decisión; a su vez la persona de Gestión Humana escribe
en el documento el último día laborado y procede a archivar, con la
liquidación de prestaciones sociales.
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- Sanciones: Deben contener días a descontar, el valor a que

corresponde el descuento del salario, y los dominicales que no se
tendrán en cuenta.

8. Incapacidades: Se debe llevar un control por parte de cada responsable de

Gestión Humana, en el que lleve la trazabilidad y gestión de todas las
incapacidades. Se remitirá un informe trimestral con el estatus para
consolidación a la Coordinadora de Nómina. Esto adicional al reporte o
registro de la novedad de incapacidad cada mes, y el trámite y gestión para
radicar y poder llegar a cabo el recobro de las mismas. El empleado debe
presentar por inasistencia de enfermedad o accidente laboral, la
incapacidad original, historia clínica, copia del documento de identidad.

9. Terminación de contrato
- Sin justa causa: En el momento que se requiera desvincular de la
compañía a un empleado sin justa causa es de obligatoriedad informar
a la Jefe Corporativa de Gestión Humana, para brindar la asesoría
pertinente al caso y el acompañamiento respectivo.
- Termino de obra o labor: La persona encargada de Gestión Humana
debe reportar al director de obra la fecha estipulada de terminación de
contratos bajo este tipo de modalidad y así realizar bajo el nuevo
porcentaje la gestión de los empleados que continúan y quienes no.
- Preavisos y terminación de contrato a término fijo: La persona encargada
de Gestión Humana debe llevar el registro de todos los contratos,
cuando estos sean a término fijo un mes antes del vencimiento se deben
reportar al jefe inmediato, en el caso que la decisión sea no continuar
con el contrato se debe realizar el respectivo preaviso notificando la
intención de no continuar con el contrato y el día de terminación de
contrato legalizar con la carta de terminación de contrato.

10. Administración de creación accesos virtuales: Para la creación de todas las

cuentas en portales web como son las de entidades de salud, etc, se deben
realizar con la cuenta de correo del área de licitaciones
licitaciones@hehcolombia.com, la persona encargada de la recepción de
este correo será quien divulgue la información al usuario correspondiente.

11. Generalidades:
 Se implementan (3) Formatos para trabajar los procedimientos de
nómina:
- Formato de Nómina
- Formato- Novedades Seguridad Social
- Formato- Novedades Horas extras y recargos.
- Relación y Seguimiento de Incapacidades.
 Los cuatro Formatos llevan incorporados las instrucciones para
diligenciamiento.
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 Las personas de Gestión Humana de los consorcios deben reportar a

Gestión Humana Bogotá, en el primer día hábil de la semana siguiente
por correo electrónico, las novedades de ingreso y retiro de la semana
anterior.
 A los 20 días de cada mes el personal de Gestión Humana de los
consorcios deberá remitir un consolidado con todas las novedades de
nómina, a Gestión Humana Bogotá.
 A cierre de mes, es decir, 30 o 31, se debe remitir el consolidado de
ingresos, retiros y novedades del mes para cierre de nómina y seguridad
social por parte de cada responsable de Gestión Humana.
 La revisión de seguridad social y nomina la realizará el personal de
Gestión Humana correspondiente a cada consorcio.

Es importante que se cumpla con la totalidad de los compromisos adquiridos conforme a

los procesos establecidos para el adecuado funcionamiento del área.

Agradezco contar con su compromiso.