MANUAL DEL SISTEMA

PARA LA PREVENCION
Y CONTROL DEL
RIESGO DE LAVADO DE
ACTIVOS Y
FINANCIACION DEL
TERRORISMO
 MANUAL SIPLAFT
SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
PETROGUAMAL S.A.S.

1. PRESENTACION

El presente manual recopila las políticas, procedimientos y controles establecidos por

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. para prevenir y
controlar el lavado de activos y la Financiación del Terrorismo en las actividades propias
del negocio.

El contenido de este documento debe ser conocido por todos los funcionarios de la
entidad y de obligatorio cumplimiento y debe convertirse en un medio de consulta y de
permanente capacitación para todos los directivos y empleados de SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S..

La Gerencia será responsable de adelantar todas las actividades que sean necesarias para
asegurar y garantizar que el contenido de este manual LA/FT se cumpla. Entre otras
actividades se adelantara las respectivas capacitaciones y se dejara constancia del
conocimiento impartido y de los compromisos que cada funcionario asume esta cultura de
prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Cordialmente,

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

GERENTE

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2. INTRODUCCION

Lavado de activos L/A.

El lavado de activos es el proceso mediante el cual organizaciones criminales buscan dar

apariencia de legalidad a los recursos generados de sus actividades ilícitas. En términos
prácticos, es el proceso de hacer que dinero sucio parezca limpio, haciendo que las
organizaciones criminales o delincuentes puedan hacer uso de dichos recursos y en
algunos casos obtener ganancias sobre los mismos.

Cuando una actividad criminal genera importantes ganancias, el individuo o grupo

involucrado busca una forma de controlar los recursos sin llamar la atención sobre la
actividad real o las personas involucradas. Los delincuentes hacen esto para ocultar las
fuentes, cambiando la forma, o movilizando el dinero hacia un lugar donde es
menos posible que llame la atención.

Una persona que comete un delito, inicialmente intentará evitar que sus actividades sean
detectadas por las autoridades judiciales, evitar los controles establecidos por las
entidades que gestionan el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo o ser
reportado a la UIAF. Si la persona es detenida o incluida en un proceso penal, ésta tratará
de evitar que se demuestre el origen de los recursos producto del delito cometido y así
evitar la extinción de dominio.

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3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Implementar las normas que permitan a SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES

PETROGUAMAL S.A.S. Minimizar la exposición al riesgo de LA/FT.

Establecer las medidas y procedimientos que deben ser observados y aplicados por todos
los empleados, con el propósito de prevenir y evitar que en los servicios que presta pueda
ser utilizada para actividades delictivas.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evitar que SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. sea

un medio utilizado para el lavado de activos y/o para la financiación del terrorismo.

 Dar a conocer las directrices, realizar oportunamente los reportes externos que den
a lugar a las autoridades competentes.

 Reconocer los riesgos a las actividades delictivas del lavado de activos y

financiación del terrorismo, que van desde los riesgos de reputación hasta los
riesgos asociados a la estabilidad jurídica, operativa y de contagio a los que se
expone la entidad de forma directa o indirecta.

 Crear una cultura de prevención al interior de la compañía y desarrollar el espíritu

de colaboración con las autoridades competentes que investigan los delitos de
lavado de activos y financiación del terrorismo.

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4. ALCANCE

El presente manual tiene mecanismos y controles, que deben ser establecidos en función
de los riesgos a los que puede estar expuesto SERVICIOS, SUMINISTROS Y
TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. Dada la naturaleza de su contenido, los
procedimientos y sistemas que se diseñaron deben ser objeto de permanente
seguimiento, evaluación y actualización de acuerdo con la evolución del mercado y las
prácticas internacionales.

El manual de Prevención y control de Lavado de Activos, es de obligatorio cumplimiento

para:

Miembros de la Junta Directiva, Representantes Legales, Administradores, Empleados,

Proveedores y Clientes de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL
S.A.S. y será parte integrante de los contratos respectivos.

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5. DEFINICIONES

 Administradores: Son administradores, el representante legal, los miembros de

juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o
detenten esas funciones.

 Activo Ilícito: Es aquel que proviene de cualquier actividad delictiva, como:

actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento
ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema
financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos
objeto de un concierto para delinquir, relacionada con el tráfico de drogas tóxicas,
estupefacientes o sustancias psicotrópicas.

 Actividad Ilícita: Inobservancia de un mandato de Estado que lesiona los

intereses tutelados en el ordenamiento jurídico.

 Actividad Ilegal: Consiste en encubrir la verdadera naturaleza, origen, ubicación,

destino, movimiento o derecho sobre tales bienes ilícitos.

 Aceptación de Riesgo: Una decisión informada de aceptar las consecuencias y

probabilidad de un riesgo en particular.

 Administración del riesgo: La cultura, procesos y estructuras que están

dirigidas hacia la administración efectiva de oportunidades potenciales y efectos
adversos.

 Agentes Económicos: Son todas las personas que realizan operaciones

económicas dentro de un sistema.

 Análisis de riesgo: Un uso sistemático de la información disponible para

determinar la frecuencia con que pueden ocurrir eventos especificados y la
magnitud de sus consecuencias.

 Asociados: Son aquellas personas que en asociación con otra u otras, constituyen
una sociedad mercantil con fines de lucro, participando en las pérdidas y
beneficios. Cuando dicha persona es socio de una Empresa donde el capital está
representado en acciones se usa el término accionista.

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 Blanqueo: Proceso consistente en ocultar o dar apariencia de legalidad a dineros

o bienes cuyo origen se derivan de una actividad ilícita como el narcotráfico, el
secuestro, el terrorismo, la trata de tráfico de personas, entre otros.

 Capital Ilícito: Son bienes, riqueza y medios de producción que provienen de

actividades o medios contra la ley empleado.

 Compartir el riesgo: Compartir con otra de las partes el peso de la pérdida o del
beneficio de la ganancia proveniente de un riesgo particular.

 Contraparte: (Interna o Externa): Cualquier persona o entidad con quien

exista una relación profesional o de negocios, directa o indirecta.

 Control de riesgos: La parte de administración de riesgo que involucra la

implementación de políticas, estándares, procedimientos para eliminar o minimizar
los riesgos adversos.

 Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas,

procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo
LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la Cooperativa.

 Consecuencia: El producto de un evento expresado cualitativa o

cuantitativamente, sea éste una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia. Podría
haber un rango de productos posibles asociados a un evento.

 Criterios de Riesgo: Términos de referencia mediante los cuales se evalúa la

importancia del riesgo.

 Declaración de Operación en Efectivo: Es el registro de información que

permite verificar la identidad del cliente/usuario y la naturaleza de las
transacciones en efectivo, que superen los montos establecidos.

 Debida Diligencia: Política propia del Manual de Prevención del Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo (MSIPLAFT), que permite establecer
procedimientos de control para prevenir y controlar al interior de la cooperativa el
riesgo de LA/FT.

 Enriquecimiento Ilícito: Delito que consiste en el incremento patrimonial no

justificado; relaciona delitos del narcotráfico y delitos contra el tesoro público.

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 Enriquecimiento Ilícito de particulares: El que de manera directa o por

interpuesta persona obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial no
justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas.

 Manual del Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo (MSIPLATFT): Conjunto de elementos
tales como políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional,
órganos de control, plataforma tecnológica, divulgación de información y
capacitación, mediante los cuales el Consejo de Administración, la gerencia, el
oficial de cumplimiento y todos los funcionarios responsables de las transacciones
identifican, miden, controlan y monitorean el riesgo del lavado de activos y
financiación del terrorismo en su operación.

 Evaluación del control: Revisión sistemática de los procesos para garantizar que
los controles establecidos continúan siendo eficaces y adecuados.

 Evaluación de Riesgos: El proceso global de análisis de riesgo y evaluación. El

proceso utilizado para determinar las prioridades de administración de riesgos,
comparando el nivel de riesgos, respecto de estándares predeterminados, niveles
de riesgos objetivos u otro criterio.

 Evento: Un incidente o situación que ocurre en un lugar particular durante un

intervalo de tiempo particular.

 Evitar un riesgo: Una decisión informada de no verse involucrado en una

situación de riesgo.

 Factores de riesgo: Es toda característica o condición presente en el contexto del

escenario motivo de análisis cuya presencia o comportamiento incide en una mayor
o menor consecuencia o en la probabilidad de ocurrencia de una causa asociada a
un riesgo o conjunto de riesgos. Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT.

 Situaciones de riesgo: Son las consecuencias ocurridas por los efectos de los
generadores de riesgo.

 Financiación del Terrorismo: Conseguir recursos y medios de pago para

destinarlos a la adquisición de bienes y servicios, necesarios para el desarrollo de
los actos de terrorismo, de los terroristas y de organizaciones terroristas.

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 Financiamiento de riesgos: Los métodos aplicados para fondear el tratamiento

de riesgos y las consecuencias financieras de los mismos.

 Frecuencia: Una medida del coeficiente de ocurrencia de un evento, expresada

como la cantidad de ocurrencia de un evento en un tiempo dado.

 GAFI: Grupo de Acción Financiera: Organismo intergubernamental constituido

en 1989, que tiene como propósito desarrollar y promover políticas y medidas para
combatir el lavado de activos y financiación del terrorismo.

 Gestión de Riesgo: Cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener

oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos.

 Herramientas: Son los medios que utiliza la Cooperativa para prevenir que se
presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales o
sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las
señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para
administración de riesgos Empresariales y hojas electrónicas de control.

 Identificación de Riesgos: El proceso de determinar que puede suceder, cómo

y por qué.

 Ingeniería de riesgo: La aplicación de principios y métodos de ingeniería a la

administración de riesgos.

 Interesados (partes interesadas): Son aquellas personas y organizaciones que

pueden afectar, ser afectados por una decisión o actividad.

 Lavado de Dinero: Conversión o transferencia de dinero efectuada por una

entidad o un individuo, sabiendo que estas provienen de una actividad delictiva o
de un acto de participación en una actividad de este tipo, con el objetivo de
disimular o de encubrir el origen ilícito de estos dineros, o de ayudar a cualquier
persona que hubiere participado en la realización de esta actividad ilícita.

 Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y Empresas que de

acuerdo con el organismo que la pública, puedan estar vinculadas con actividades
de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del
Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia.
Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet las listas OFAC, INTERPOL,
Policía Nacional, entre otras.

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 Monitoreo: Comprobar, supervisar, observar críticamente, o registrar el progreso

de una actividad, acción o sistema en forma sistemática para identificar cambios.

 Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la

comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no
denunciarlos ante las autoridades competentes.

 Operación en Efectivo: Es aquella operación en la cual se realiza el pago de un

producto y/o servicio en efectivo, operación que quedará sujeta a un registro y
reporte de acuerdo a los topes preestablecidos por la ley o por las políticas de la
Empresa.

 Operación Inusual: Son inusuales aquellas operaciones que realizan las personas
naturales o jurídicas cuyas características no guardan relación con su actividad
económica, es decir, que se salen de los parámetros de normalidad establecidos
para las diferentes actividades que los propietarios de vehículos, clientes en el
almacén, y de proveedores y/o grupo de trabajo.

 Operación sospechosa: Son sospechosas aquellas operaciones inusuales hechas

o intentadas que realizan las personas naturales o jurídicas, que confrontadas con
la información del cliente, del mercado y que por sus características ofrece dudas
sobre su razonabilidad y su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen
ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito o
aquellas transacciones o situaciones irregulares o extrañas que no tienen soporte
de la operación; es decir, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad
que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas.

 Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención

de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se
perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque
los controles establecidos o definidos por la Cooperativa no permitieron realizarla.

 Peligro: Es una fuente de daño potencial.

 Perdida: Cualquier consecuencia negativa financiera o de otro tipo.

 Personas expuestas públicamente (PEP´S): Son personas nacionales o

extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tiene poder de
disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público.

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 Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la

prevención y el control del riesgo de LA/FT en la Empresa. Deben hacer parte del
proceso de gestión del riesgo de LA/FT.

 Posibilidad: Descripción general de la probabilidad o de la frecuencia.

 Probabilidad: La probabilidad de un evento específico o resultado, medido por el

coeficiente de eventos o resultados específicos en relación con la cantidad total de
posibles eventos o resultados. Utilizado como una descripción cualitativa de
probabilidad o frecuencia.

 Proceso de Administración del Riesgo: Es la aplicación sistemática de

políticas, procedimientos y prácticas de administración a las tareas de establecer el
contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar riesgos.

 Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la Empresa, están

dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier
empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible
operación intentada, inusual o sospechosa.

 Riesgo: Es la posibilidad de “pérdida o daño” por la “propensión” a que la

Empresa pueda ser utilizada como instrumento para el Lavado de activos y
financiación de terrorismo o para dar apariencia de legalidad a las actividades
delictivas y puede impedirle a la Cooperativa la consecución de sus objetivos. La
posibilidad de que suceda algo, que tendrá un impacto sobre los objetivos. Se lo
mide en términos de consecuencia y probabilidades.

 Riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo: Se

entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la
Cooperativa por la propensión a ser utilizado para dar apariencia de legalidad a
activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos
hacia la realización de actividades terroristas.

 Riesgos asociados con LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se
materializa el riesgo de LA/FT. Estos son: Reputaciones, legal, operativo y de
contagio, entre otros.

 Riesgo Reputaciones: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad

por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la

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institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución

de ingresos o procesos judiciales.

 Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser

sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del
incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo
legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones,
derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que
afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

 Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas

o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la
infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición
incluye el riesgo legal y Reputacional, asociados a tales factores.

 Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir,

directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El
vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que
tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la Empresa.

 Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta

el efecto de los controles.

 Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los
controles.

 Reducción de riesgo: Una aplicación selectiva de técnicas apropiadas y principios

de administración para reducir las probabilidades de una ocurrencia, o sus
consecuencias, o ambas, en la actividad de los servicios en el gremio urbano o en
de ventas de productos en el almacén.

 Reporte de Operaciones Inusuales (ROI): Reporte que se efectúa al Gestor

del Riesgo de una operación Inusual.

 Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Reporte de una operación

sospechosa que el operador efectúa a la Unidad de Información y Análisis
Financiero. El concepto de operación sospechosa incluye no solo las que se hayan
realizado, sino también aquellas que se intentaron realizar pero que no fueron
efectivamente concluidas.

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 Testa ferrato: Quien oculte bajo su nombre el real dominio sobre bienes
adquiridos con recursos provenientes de actividades penalmente previstas en el
estatuto nacional de estupefacientes y conexas, conociendo el origen de tales
causales, para de esta manera soterrar o encubrir al verdadero titular de aquellos.

 Tratamiento del riesgo: Procesos de selección e implementación de medidas

para modificar el riesgo.

 Unidad de información y análisis Financiero – UIAF: Es una Unidad

Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de
2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que
puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo.

 Lavado de Activos (L/A): Proceso en virtud del cual los bienes de origen
delictivo se integran en el sistema económico legal con apariencia de haber sido
obtenidos de forma lícita. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo
323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la Ley 747 de 2002 y
modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.

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6. LAVADO DE ACTIVOS L/A.

El lavado de activos es el proceso mediante el cual organizaciones criminales buscan dar

apariencia de legalidad a los recursos generados de sus actividades ilícitas. En términos
prácticos, es el proceso de hacer que dinero sucio parezca limpio, haciendo que las
organizaciones criminales o delincuentes puedan hacer uso de dichos recursos y en
algunos casos obtener ganancias sobre los mismos.

Cuando una actividad criminal genera importantes ganancias, el individuo o grupo

involucrado busca una forma de controlar los recursos sin llamar la atención sobre la
actividad real o las personas involucradas. Los delincuentes hacen esto para ocultar las
fuentes, cambiando la forma, o movilizando el dinero hacia un lugar donde es
menos posible que llame la atención.

Una persona que comete un delito, inicialmente intentará evitar que sus actividades sean
detectadas por las autoridades judiciales, evitar los controles establecidos por las
entidades que gestionan el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo o ser
reportado a la UIAF. Si la persona es detenida o incluida en un proceso penal, ésta tratará
de evitar que se demuestre el origen de los recursos producto del delito cometido y así
evitar la extinción de dominio.

6.1. Características del lavado de Activos L/A.

El lavado de activos es realizado por delincuentes altamente especializados.

La especialización de las actividades de lavado de activos recae principalmente en los

niveles jerárquicos más elevados de la organización criminal. Con excepciones, los actos
propios del blanqueo son realizados por terceras personas que son “utilizadas” y no
siempre están conscientes de su participación en la red criminal, los encargos conferidos
son concebidos como una oportunidad de ingresos y suelen ser personas que con mayor
facilidad son involucradas en investigaciones por la comisión del delito de lavado de
activos y delitos precedentes.

La especialización permite a la organización criminal diseñar complejas estructuras

financieras y esquemas de inversiones con el propósito de ocultar el dinero de origen ilícito
y reunir una serie de documentos justificativos de su origen a fin de utilizarlos
posteriormente como soporte probatorio en una eventual pesquisa de las autoridades o en
un proceso judicial. También es utilizado para justificar el origen del dinero o de los fondos
en transacciones realizadas ante otros agentes económicos.

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Las organizaciones criminales han profesionalizado al blanqueador, quien suele ser un

experto en materias financieras cuyo cometido es camuflar el verdadero origen de los
bienes objeto de blanqueo. Su objetivo es reducir la posibilidad de que se puedan vincular
los activos con su procedencia ilícita. Para ello utilizan métodos variados como crear
empresas ficticias, adquirir empresas lícitas con dificultades financieras, manejar múltiples
cuentas en diversas oficinas o entidades bancarias, mezclar el dinero sucio con el de una
actividad aparentemente lícita, etc. Bancarias, mezclar el dinero sucio con el de una
actividad aparentemente lícita, etc.

6.2. Etapas del lavado de Activos LA

Las operaciones con recursos de procedencia ilícita (lavado de dinero) constituyen un

delito que por su propia naturaleza contempla diversas conductas; un ejemplo lo tenemos
en el Código Penal Federal de México, que prevé la imposición de 5 a 15 años de prisión,
así como multa, al que por sí o por interpósita persona realice, entre otras, las siguientes
conductas: adquiera, enajene, administre, custodie, posea, cambie, convierta, deposite,
retire, dé o reciba por cualquier motivo, invierta, traspase, transporte o transfiera, dentro
del territorio nacional, de éste hacia el extranjero o a la inversa, recursos, derechos o
bienes de cualquier naturaleza, cuando tenga conocimiento de que proceden o
representan el producto de una actividad ilícita.

a) Colocación: Es la disposición física del dinero en efectivo proveniente de

actividades delictivas. Durante esta fase inicial, el lavador de dinero introduce sus
fondos ilegales en el sistema financiero y otros negocios, tanto nacionales como
internacionales.
b) Estratificación: Es la separación de fondos ilícitos de su fuente mediante una
serie de transacciones financieras sofisticadas, cuyo fin es desdibujar la
transacción original. Esta etapa supone la conversión de los fondos procedentes de
actividades ilícitas a otra forma y crear esquemas complejos de transacciones
financieras para disimular el rastro documentado, la fuente y la propiedad de los
fondos.
c) Integración: Es dar apariencia legítima a riqueza ilícita mediante el reingreso en
la economía con transacciones comerciales o personales que aparentan ser
normales. Esta fase conlleva la colocación de los fondos lavados de vuelta en la
economía para crear una percepción de legitimidad. El lavador podría optar por
invertir los fondos en bienes raíces, artículos de lujo o proyectos comerciales, entre
otros.

6.3. Métodos utilizados para el Lavado de Activos.

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Pitufeo o Restructuración: Consiste en estructurar muchas operaciones en montos

pequeños con el ánimo de evadir los controles de transacciones individuales y
consolidadas. Esto dificulta la posibilidad de establecer alguna relación entre los ejecutores
de las transacciones y su verdadero beneficiario.

Testaferro: Prestar el nombre para el ocultamiento de la propiedad de un tercero, o

prestar el nombre para adquirir bienes con dineros provenientes de actividades ilícitas.
Consiste básicamente en que mediante el uso del nombre de una o varias personas se
constituyen diferentes tipos de depósitos en una o varias entidades, tales como
certificados de depósito a término, otros.

Créditos Ficticios: Puede considerarse como una modalidad de testa ferrato. Consiste en
que utilizando un procedimiento conocido como la triangulación se obtienen créditos en
beneficio del propietario del dinero que debe ser lavado.

7. FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO FT.

Es el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquéllos que lo fomentan,

planifican o están implicados en el mismo. No obstante, es más complicado definir al
terrorismo en sí mismo, porque el término puede tener connotaciones políticas, religiosas
y nacionales, dependiendo de cada país.

El lavado de activos LA y la financiación del terrorismo FT, por lo general, presentan

características de operaciones similares, sobre todo en relación con el ocultamiento, pero
aquéllos que financian el terrorismo transfieren fondos que pueden tener un origen legal o
ilícito, de manera tal que encubren su fuente y destino final, que es el apoyo a las
actividades terroristas.

Así mismo, aquéllos que financian el terrorismo son retribuidos al ocultar la procedencia de
sus fondos y al encubrir el apoyo financiero para llevar a cabo estratagemas y ataques
terroristas actos terroristas. Estos recursos a su vez son usados para comprar armas y
equipos, pagar “la nómina” o sostenimiento de sus células, costear la logística de sus
acciones terroristas, invertir en adiestramiento y tecnología, pagar sobornos y mantener
complicidades, entre otras.

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8. POLITICAS

Para la adopción de las políticas, es necesario establecer los procedimientos que

garanticen el cumplimiento de las mismas: estas deben ser verificadas por el Oficial de
Cumplimiento.

8.1. POLITICA PARA LA PREVENCION Y CONTRO LA/FT

Es política y compromiso establecer, implementar y mantener un sistema de prevención y

control del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) para la
prestación a nivel nacional de sus servicios logísticos de transporte y demás actividades
ejecutadas por SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.., con
el propósito de dar cabal cumplimiento, permitir un eficiente, efectivo y oportuno
funcionamiento del sistema y las normas que rigen (LA/FT) y a la vez para reducir la
posibilidad de que las operaciones, negocios y contratos suscritos se han utilizados para
dar la apariencia de legalidad a LA/FT, ha establecido unos lineamientos fundamentados
en los siguientes principios:

a) Establecer las actividades y herramientas efectivas que permitan identificar,

minimizar y eliminar prácticas relacionadas con desarrollo de actividades ilícitas,
dentro de la empresa.

b) Establecer normas conductuales que permitan orientar la actuación de la empresa,

empleados y socios, generando de esta forma una cultura de transparencia en las
operaciones y actividades que adelanta la organización en el desarrollo de la
actividad económica.

c) Identificar y reportar las actividades inusuales, sospechosas y/o intentadas a

través de los medios disponibles por parte de la autoridad competente para tal fin.

d) Conservar y mantener disponible la información que sea requerida por la

Superintendencia de Puertos y Transporte o la autoridad designada referente, a la
Prevención de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

e) Divulgar a todas las partes interesadas la presente política, los procedimientos y

demás documentos que se implementen en el sistema SIPLAFT.

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f) Establecer dentro del programa de formación, entrenamiento y capacitación las

actividades que propendan por el buen desempeño del sistema y la competencia
del personal.

g) Aplicar las herramientas que permitan acreditar los procesos de debida diligencia a
las partes interesadas.

h) Establecer y delimitar las responsabilidades que deberán tener dentro del

desarrollo del SIPLAFT los órganos de administración, el oficial de cumplimiento y
el revisor fiscal.

i) Designar y nombrar un oficial de cumplimiento para el SIPLAFT.

8.1.1. POLITICA PARA LA PREVENCION DEL LA/FT.

EL SIPLAFT implementado atiende a la naturaleza, objeto social y demás características de

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. y abarca todas las
actividades que en ella se realizan.

Es deber de los siguientes:

1. Órganos administrativos.
2. Órgano de control.
3. Dirección.
4. Funcionarios.
5. Asociados.

Verificar el cumplimiento de todas las disposiciones relacionadas con el MSIPLAFT.

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. cuenta con el órgano

de control que involucra la revisoría fiscal y contador, quien evalúa el cumplimiento de las
normas e instructivos sobre el MSIPLAFT, y pone en conocimiento de la junta Directiva las
inconsistencias, fallas e incumplimientos detectados sobre las disposiciones que regula el
MSIPLAFT.

A través de sus administradores y funcionarios, no podrá dar a conocer a las personas que
hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha remitido a la
UIAF información sobre las mismas y deberán guardar reserva sobre dicha información.

Si algún empleado no informa acerca de la existencia de una sospecha de dinero, de

conformidad con el Manual procedimiento para el MSIPLAFT; o el hecho de quien sin

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seguir los procedimientos establecidos un empleado le revele al cliente involucrado o

cualquier otra persona no autorizada, que se conoce o sospecha la realización de
actividades de LA/FT y que se ha informado al respecto a las autoridades correspondientes
o que estas han hecho alguna investigación sobre el asunto se considera como una falta
grave al incumplimiento del contrato de trabajo.

8.1.2. POLITICA PARA EL CONTROL LA/FT.

Las políticas que establece SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL

S.A.S. buscan estandarizar los lineamientos para obtener el efectivo y oportuno
funcionamiento, los cuales se reflejan en conductas y procedimientos que regulan a la
entidad en el fortalecimiento del MSIPLAFT

Se establece como política, el control de los canales de comunicación entre oficial de

cumplimiento y todas las áreas de la entidad.

Se asume como política conservar documentos por un periodo no menor de cinco años
(05), vencido este lapso de tiempo podrán ser destruidos siempre que, por cualquier
motivo medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

Todos los funcionarios tendrán el deber de comunicar al oficial de cumplimiento, los

hechos o circunstancias que estén catalogadas como señales de alerta y operaciones
inusuales, así como lo hechos o circunstancias que consideren que puedan dar lugar a
actividades delictivas por parte de algún empleado o de un proveedor de SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S..

CONTROL: El seguimiento de las actividades del “Representante legal” que es una

personas jurídica con actividades comerciales, las cuales serán evaluadas mediante
controles de análisis.

El oficial de Cumplimiento y demás funcionarios de SERVICIOS, SUMINISTROS Y

TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. vigilarán que los directivos desarrollen las
actividades dentro de sus objetos sociales, al momento de hacer algún negocio, o solicitud
asimismo vigilarán los proveedores, Y clientes en el almacén.

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SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
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8.2. POLITICA PARA VINCULACION DE LOS EMPLEADOS

El proceso de vinculación estar a cargo de la empresa, cualquier persona que aspire a

vincularse como empleado de la entidad, no podrá haber sido sancionado por ninguna
entidad por ningún tipo de delito, incluido lavado de activos y financiación del terrorismo.

Cualquier funcionario que ingrese a SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES

PETROGUAMAL S.A.S., antes de iniciar sus labores deberá:

a) Recibirá adecuada capacitación en el sistema integral para la prevención y el

lavado de activos.
b) Cuando promueve la participación de unos empleados en actividades internas y
externas relacionadas con LA/FT será desvinculado inmediatamente.
c) El presente manual estará expuesto en la cartelera de información para el
conocimiento de todos los empleados.

8.3. POLITICA PARA VINCULACION DE PROVEEDORES

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. ha definido las

siguientes políticas de vinculación para proveedores y contratistas:

a) La junta directiva debe prestar especial atención a conocer a proveedores, exigir,

verificar y mantener copia de los documentos establecidos por la ley y las normas
internas de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.
b) Todo proveedor debe tramitar la solicitud de creación como proveedor de la
empresa, con toda la información exigible en el CP-F-004 REGISTRO DE
PROVEEDOR DE SERVICIOS. e incluir los soportes.
c) SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S., dará por
terminada las relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas vinculadas
por las autoridades delictivas o LA/FT que se encuentren reportadas en las listas
restrictivas.

8.4. POLITICA PARA ATENCION DE REQUERIMIENTOS

Los requerimientos de las autoridades competentes, de control y de Administración de

justicia, recibirán por parte de los Directivos y demás funcionarios de SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.. toda la debida diligencia, la
colaboración inmediata y oportuna que dichos requerimientos así lo ameriten. Igualmente

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se les brindará respuesta precisa y real de los temas abordados con reserva y
confidencialidad.

8.5. POLITICA PARA LA RESERVA DE INFORMACION.

Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre

prevención y control del Lavado De Activos Y Financiación Del Terrorismo se
conservarán dentro del archivo de gestión del Oficial de Cumplimiento durante un año,
luego del cual se conservarán en el archivo general durante 5 años, pasado este tiempo y
si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente, podrá
ser microfilmado para su respectivo proceso de archivo.

La conservación de los documentos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo de Proveedores será responsabilidad de las áreas operacionales respectivas, en
las cuales se encontrar en custodia del OFICIAL DE CUMPLIMIENTO y lo concerniente a
los clientes y funcionarios.

9. PROCEDIMIENTOS

 Recibir el requerimiento de cualquier autoridad competente.

 Registrar el recibido de la comunicación, señalando la fecha de recepción.

 La Gerencia, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción
evaluará la solicitud y procederá a dar instrucciones al Oficial de Cumplimiento.

 El Oficial de cumplimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes desarrollará
la respuesta o en su defecto le informará a la autoridad competente que se están
adelantando las actividades requeridas para consolidar la información y solicita
plazo adicional.

 Si el contenido de la respuesta al requerimiento lo amerita la Gerencia lo discutirá

con otros funcionarios de alto rango.

 Si el contenido de la respuesta al requerimiento lo amerita la Gerencia lo discutirá

con otros funcionarios de alto rango.

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 Una vez revisada la información si no existe corrección alguna, el Oficial de

Cumplimiento entrega la información a la Gerencia.

 La Gerencia procederá a su envío por e-mail si así lo requieren o en medio físico a

las direcciones correspondientes según la Urgencia de la necesidad de la
Información.

 Se dejará trazabilidad del documento elaborado y sus fuentes de consulta.

 Dejar copia en el sistema de documentación del MSIPLAFT.

 Este proceso no deberá tardar más de 10 días hábiles o en el plazo determinado

por la autoridad competentes.

9.1. PROCEDIMIENTO PARA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES

Identificación y análisis de Operaciones Inusuales:

 Una operación se considera inusual, entendida esta como aquella transacción que
no guarda relación con la actividad económica y no se le encuentra una explicación
o justificación razonable.

 Los funcionarios que detecten este tipo de operación, deberán informar al Oficial
de Cumplimiento a través de los canales establecidos, este a su vez las evaluara al
respecto, con el fin de determinar si se califica como sospechosa, solicitando los
soportes respectivos.

 En caso de no tener respuesta a la solicitud de soportes, la gerencia

conjuntamente con el Oficial De Cumplimiento tomara la decisión de realizar el
respectivo reporte a la UIAF.

9.2. RESPONSABLES DE LA DETENCION Y REPORTE DE OPERACIONES

INUSUALES

 La detención de las operaciones inusuales deberá ser analizada y reportada de

inmediato al Oficial de Cumplimiento, por parte de cualquier funcionario
SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. que tenga
conocimiento de la ocurrencia de la transacción inusual.

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 El responsable del envió de las operaciones sospechosas detectadas es el oficial de

cumplimiento a través de la página de la UIAF.

9.3. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR Y REPORTAR OPERACIONES

SOSPECHOSAS

Diseñar las actividades que adelanta SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES

PETROGUAMAL S.A.S. para detectar operaciones sospechosas partiendo de la base de
informes internos de operaciones inusuales del comportamiento de sus asociados, clientes
y proveedores o su mismo grupo de trabajo o por detección directa del entorno, de tal
manera que permitan determinar que dichas actividades POSIBLEMENTE están
relacionadas con LA y FT.

 Capacitar a todos los funcionarios de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES

PETROGUAMAL S.A.S. en todos los conceptos de Lavados de Activos y Financiación
del Terrorismo LA/FT.

 Enseñar a todos los funcionarios para que aprendan a manejar los formatos de
reporte de señales de alerta.

 Revisar permanentemente las siguientes señales de alerta que hacen parte de las
recomendaciones internacionales y de la experiencia de la UIAF.

 Creación de organizaciones solidarias o comerciales por personas que no justifican

su actividad económica.

 Crecimiento inusitado de las actividades y/o ventas de una organización solidaria.

 Utilización de terceros como socios para justificar un gran número aportes o

volumen de operaciones que son realizadas por otras personas.

 Socios o clientes cuya actividad económica no guarda relación con sus ingresos.

 Toda la información de una actividad inusual que por características y frecuencia

tiene perfil de ser catalogada como SOSPECHOSA o SEÑAL DE ALERTA debe ser
entregada al Oficial de Cumplimiento.

 Cada vez que haya un funcionario o proveedor nuevo, se le debe notificar al Oficial
de Cumplimiento, para que el suscrito le haga su respectiva vinculación.

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 Esta información debe ser consignada en los formatos previstos para tal fin.

 El Oficial de Cumplimiento deberá actuar con la debida prudencia y diligencia a fin

que todo su cotejo de información sea muy objetivo.

 El Oficial de cumplimiento, a su vez tendrá que analizar, revisar y documentarse

suficientemente sobre la operación, identificando los aspectos a mejorar para
evaluar el ROS.

 La responsabilidad de determinar que los informes presentados por los

funcionarios, respecto de una operación inusual o señal de alerta que puede ser
catalogada como sospechosa se encuentra facultada únicamente para el oficial de
Cumplimiento.

 Una vez esté plenamente ubicada la situación como de carácter sospechosa el

oficial de Cumplimiento así lo registrará en los documentos Reporte de Operación
Sospechosa y Acta de determinación sospechosa.

 El Oficial de Cumplimiento le informa de manera oficial al Gerente para que

conozca de la situación y Avale el concepto.

 El Oficial de cumplimiento deberá aplicar el procedimiento para reporte de ROS

positivo.

 El Gerente informará a la junta Directiva sobre el reporte de la operación

sospechosa, mas no se podrá informar quien es el reportado, eso es reserva del
oficial de Cumplimiento según artículo 105 de la ley 1121 del 2006.

 El Oficial de Cumplimiento no puede dejar de reportar un hallazgo a la UIAF, so

pena de incurrir en el incumplimiento de las normas laborales, administrativas y
penales.

 Capacitar y evaluar a todos los funcionario del área operativa y elaborarle su

formulario como funcionario de la SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
PETROGUAMAL S.A.S..

 Capacitar e inscribir a la plataforma de la UIAF al oficial de cumplimiento para que

presenten una evaluación virtual por medio de un curso e-arling y tenga su
respectivo certificado generado por esta misma plataforma, el cual será anexado

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al formulario que vinculación como funcionario de la SERVICIOS,

SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.. y a su hoja de vida.

 Dicho certificado es generado por la misma plataforma, el cual, el funcionario

nuevo tendrá 10 días corridos para hacerlo llegar a la dependencia de
cumplimiento, si el funcionario nuevo no entrega el certificado en la tiempo
establecido, será causal de llamado de atención y el oficial de Cumplimiento lo
deberá volver a escribir en el curso, si vuelve y se presente al el mismo
inconveniente la Gerencia Tomara su respectivas sanciones hacia el funcionario.

 El Oficial de cumplimiento será el encargado de solicitar y de guardar toda la

documentación necesaria, e igualmente los funcionarios de las oficinas estarán en
la obligación de facilitar este proceso.

 El Oficial de cumplimiento estará en la obligación de asesorar a los asociados con

el diligenciamiento de los formularios.

 El Oficial de cumplimiento estará en la obligación de capacitar, evaluar y elaborar

un formulario de vinculación a los despachadores que se encuentran fijos, y que
por motivo desconocido no se encuentran por nómina.

 El Oficial de cumplimiento deberá elaborar un formulario de vinculación con cada

uno de los proveedores los cuales nos prestan un servicio o nos facilita la
mercancía para desarrollar a cabalidad la actividad económica de la SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

9.4. PROCEDIMIENTO PARA REPORTAR OPERACIONES SOSPECHOSAS ANTE

LAS AUTORIDADES COMPETENTES.

 El Oficial de cumplimiento deberá aplicar el procedimiento para reporte de ROS

positivo, iniciando por registrar todos los elementos constitutivos de soportes en
los formatos disponibles para tal fin.

 Convencido de que los resultados analizados tienen todos los elementos de una
operación sospechosa debe efectuar el reporte ROS positivo.

 Inicia el procedimiento respectivo, el cual opera así: Diligencia el formato de

Operaciones Sospechosas, para determinar que posee la información requerida en
el formato.

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 Desde la página de la UIAF selecciona Registrar ROS en línea: seleccione ROS

POSITIVO.

Antes de enviar un ROS positivo el Oficial de cumplimiento deberá obtener y presentar la

siguiente información antes de enviar el ROS a la UIAF:

 Presentar los hechos en orden cronológico.

 Enunciar la importancia y urgencia del reporte.
 Enunciar la señal de alerta.
 Mencionar si se trata de un socio, un proveedor, grupo de trabajo del proveedor,
cliente o un funcionario.
 Señalar las CIRCUNSTANCIAS especiales involucradas.
 Especificar los tipos de transacciones detectadas.
 En lo posible especificar los montos de cada tipo de transacción.
 Motivar la inusualidad y las razones por las cuales se catalogó como sospechosa.
 Precisar si al involucrado se le realizó la consulta a las listas restrictivas.
 Sugerir la importancia del reporte: Alta, media o baja.
 Identificar al reporte que se considera urgente sugiriendo así la prontitud con la
cual se debería actuar al respecto del mismo.
 Describir el perfil financiero del cliente o el proveedor, grupo de trabajo según el
formulario elaborado por el Oficial de cumplimiento.

ROS positivo: Si selecciona la opción de reporte positivo, se mostrará el formulario para

diligenciar la información del ROS:

 En la primera pestaña podrá diligenciar la información básica del ROS.

 En la segunda pestaña podrá diligenciar la información de las personas naturales
involucradas, ingresada la información esta puede guardarse.
 En la tercera pestaña de igual forma podrá ingresar la información de las empresas
o personas jurídicas o naturales involucradas.
 Luego podrá realizar el envío del informe. La información o reporté Positivo debe
hacerse inmediatamente que se tenga fundamentos claros que es una operación
sospechosa.
 Posteriormente el sistema mostrará en pantalla el recibido de la información que
fue enviada, la cual podrá imprimirse o guardarse en su PC.

ROS negativo:

 Trimestralmente deberá realizar el reporte de ROS NEGATIVO.

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 Si selecciona la opción ROS NEGATIVO, del menú ROS en línea.

 El sistema le mostrara 2 combos en los cuales puede seleccionar el mes y año de
la fecha de corte para el ROS negativo.
 Una vez seleccionada la fecha de corte, al dar clic en el botón “enviar” el sistema
enviará automáticamente el reporte y mostrará el certificado de recibo del reporte
negativo.

10. INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto fundamental en el

diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan
los hechos asociados a dicha operación por parte de las autoridades competentes.

Por lo anterior, es deber de la entidad efectuar una descripción clara y precisa de la

operación que está reportando, de forma que su contenido favorezca la comprensión y
evaluación que efectúa la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis
Financiero -UIAF- y, de esta manera, su divulgación a las autoridades encargadas de
iniciar las actuaciones judiciales correspondientes.

En tal sentido, la descripción de la operación sospechosa y en ésta la calificación de su

importancia y urgencia, la explicación de la metodología empleada para su detección y de
los soportes con que cuenta la entidad, constituyen aspectos esenciales en el
diligenciamiento del reporte, ya que inciden directamente en la forma como se entienden
los hechos asociados a la respectiva operación.

Para tal efecto, las entidades deben atender como mínimo los siguientes aspectos al
momento de describir la operación:

 Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los
hechos y su similitud con tipologías conocidas de Lavado de Activos y Financiación
del Terrorismo.

 Para determinar la importancia de la operación reportada, resulta útil considerar

entre otras, la presencia de los siguientes elementos:

1. Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de

los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con
el MANUAL IMPLEMENTADO POR SERVICIOS, SUMINISTROS Y
TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

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PETROGUAMAL S.A.S.

2. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de

identificación inexistentes, números de identificación de personas
fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.
3. Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.
4. Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a
actividades delictivas.
5. Relación con bienes de presunto origen ilícito.
6. Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.

 Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así la prontitud

con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal sentido, por ejemplo, un
reporte será urgente cuando:

1. Sea inminente la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a

una presunta actividad De Lavado De Activos y/o Financiación Del
Terrorismo.
2. Sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades
terroristas u otras delictivas.
3. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervención de las
autoridades para evitar la disposición, transferencia o circulación de
recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de
lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

 Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa,

indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos
financieros, transacciones, entidades y demás agentes de la operación sospechosa.
Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los
eventos y la participación de cada persona o agente, esto ayuda al entendimiento
de los mismos.

 Mencione las características de la operación por las cuales se considera como

sospechosa. Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado
con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa. No omita
ningún dato conocido de la operación e indique cualquier hecho adicional que
contribuya al análisis de la misma.

 Se debe precisar si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte

realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.

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 Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar además los

siguientes datos:

1. Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información

patrimonial, en caso de poseerse.
2. Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en
el manual de prevención de lavado de activos y/o financiamiento del
terrorismo de la entidad.
3. Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de
acuerdo con la segmentación contemplada en el MANUAL de la entidad.
4. Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa,
los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos
y otros.

 Se debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación

reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como
inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el
procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de
alerta activada en el manual de prevención y control de lavados de activos y
financiación del terrorismo de la entidad.

 Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen

la operación reportada. Esta información puede consistir en extractos bancarios,
comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos,
documentos de vinculación a la entidad reportan te (formularios y anexos),
declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de
exportaciones, contratos del cliente, entre otros.

 Toda la descripción de la operación debe estar contenida en el espacio

correspondiente. En caso de requerir más espacio del disponible en el campo de
descripción, se puede continuar en el espacio para observaciones o adjuntar un
archivo en medio electrónico. Igualmente se puede remitir la información que se
posea como un archivo adjunto del reporte, mencionando en éste el nombre y el
formato del archivo que lo complementa.

 El presente reporte atiende a las normas legales establecidas referentes a la

prevención, detección y lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo en Colombia, a saber: Ley 1121 de 2006, Ley 526 del 12 de Agosto de
1999, Decreto 663 de 1993 Artículos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 “Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero”.

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 El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado conforme a

la Ley. Quien lo realice se encuentra amparado por la exoneración de
responsabilidad consagrada por la Ley.

 Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra
completamente ajustada a las especificaciones exigidas, así mismo, deberán
verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

11. REPORTES DE DEBIDA DILIGENCIA

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. suministrará a la

Superintendencia de economía Solidaria y a la UIAF con la periodicidad requerida o
cuando así lo soliciten, cualquier información relevante, obtenida mediante la aplicación de
los mecanismos de control previstos, y que por las características particulares de las
actuaciones de los Asociados, Clientes, y Proveedores puedan conducir
razonablemente a sospechar que los mismos están usando a SERVICIOS, SUMINISTROS Y
TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. para transferir, manejar, aprovechar o invertir
dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.

Las copias de los informes remitidos a la UIAF y organismos que cumplen funciones de
policía Judicial, deben ser debidamente custodiados existiendo la reserva sobre su
contenido.

11.1. REPORTES INTERNOS:

Los reportes internos son de uso exclusivo de SERVICIOS, SUMINISTROS Y

TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. y se desarrollan para informarle al oficial De
Cumplimiento sobre alguna inusualidad que presenten el comportamiento de los
Asociados, los Proveedores, los Funcionarios y los Clientes.

11.2. REPORTES EXTERNOS:

Los reportes externos corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF o a las
autoridades competentes, según lo previsto en las normas:

11.2.1. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS)

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. reportará a la UIAF en

forma inmediata (Inmediata: Lapso que transcurre entre el momento en que el sujeto

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PETROGUAMAL S.A.S.

obligado advierte la operación y aquel en el que toma la decisión de catalogar la operación

como sospechosa y documentarla, plazo que en ningún caso puede ser superior a 15 días
calendario) las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el
instructivo INST 02 instructivo formato ROS.

Así mismo, SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. reportará

las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que le otorguen el
carácter de sospechosas.

Los reportes sobre operaciones sospechosas estarán basados en los criterios objetivos y
reglamentados de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S..

El Oficial de Cumplimiento transmitirá este reporte de manera inmediata, a partir del

momento en que se determina que se trata de una operación sospechosa, y que haya
determinado las pruebas necesarias, en un tiempo razonable. Lo anterior, con el propósito
de documentarse al máximo para tomar las decisiones acertadas y precisas.

En estos casos no se requiere que la cooperativa tenga certeza de que se trata de una
actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de
tales actividades.

El reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad

para la entidad reportan te, ni para los directivos o empleados que hayan participado en
su detección y/o reporte, de acuerdo con lo señalado en el artículo 42 de la Ley 190 de
1995.

11.2.2. REPORTE DE AUSENCIA DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Las entidades que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones

sospechosas en el respectivo mes, deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de
los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en la
CIRCULAR EXTERNA No.006 del 25 DE MARZO del 2014 emitida por la Superintendencia
de Economía Solidaría & la CIRCULAR EXTERNA No.000011 del 25 DE NOVIEMBRE del
2011 emitida por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

12. PROCEDIMIENTO PARA CONOCIMIENTO, SELECCIÓN Y VINCULACION DE

PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS.

12.1. Objetivo de procedimiento para el conocimiento y selección:

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 Definir e implementar los procesos que se realizaran para el conocimiento de los

proveedores y funcionarios actuales y futuros, así como para la verificación y
actualización de la información suministrada por estas. Estos procedimientos
deben permitirle a la entidad tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno
de todos sus proveedores y funcionarios.

 Conocer, identificar y monitorear la transparencia de la totalidad a los socios,

evitando que SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.
sea utilizada para el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

12.2. Desarrollo del proceso para la vinculación de nuevos proveedores:

 Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del proveedor, SERVICIOS,

SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. debe verificar la identidad
del proveedor, su dirección y teléfono, CAMARA DE COMERCIO y cualquier otra
información adicional que se considere pertinente.

 Comunicación con el proveedor: El prospecto de proveedor y grupo de trabajo

cuando hace contacto con SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
PETROGUAMAL S.A.S. y allí se inicia el proceso de concomimiento de éste.

 El Oficial de cumplimiento verifica que el proveedor o grupo de trabajo de este, no

esté involucrado dentro de las listas restrictivas y vinculantes, o estén involucrado
en procesos legales que afecten la imagen de la SERVICIOS, SUMINISTROS Y
TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S., o incurra en un riesgo de Contagio, dicha
información que deberá consultarse por medio de la plataforma de
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION.

 Si el resultado es positivo, no se prosigue con el proceso y se detendrá su

vinculación.

 Si el proveedor no es aprobado después de desarrollar el análisis del mismo, el

Gerente o el Oficial de cumplimiento se reservan el derecho de hacer cualquier
comentario al interesado y dejar constancia de la actividad realizada.

 Solicitud y análisis de documentación.

 Diligenciar y firmar formato de Inscripción de proveedores.

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PETROGUAMAL S.A.S.

 Fotocopia actualizada del RUT.

 Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía representante legal (PJ).

 Certificado de cámara de comercio con vigencia de mínimo 30 días o documento

que el Oficial de cumplimiento considere pertinente, para hacer la vinculación.

 Mínimo una vez al año solicitar la actualización de la información del proveedor o

cuando el Oficial de cumplimiento lo considere pertinente y consultar al
representante legal y el NIT del proveedor en las listas restrictivas vinculantes para
Colombia.

12.3. DESARROLLO DEL PROCESO PARA VINCULACIÓN DE NUEVOS

FUNCIONARIOS

 La Empresa solo contratará con personas honestas e íntegras como oficial

cumplimiento, administradores. El área de Recursos Humanos & Director operativo
de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. será la
encargada de consultar los antecedentes judiciales y disciplinarios de todos los
aspirantes. Asimismo deberá verificar la veracidad de toda la información
suministrada por los aspirantes.

 No podrá contratarse con personas que se encuentren reportados en las listas

previamente mencionadas. Se debe incluir en los contratos que se suscriban la
posibilidad de terminación unilateral del mismo por parte de SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.. en caso de que el
funcionario y/o administrador se encuentre reportado en una lista restrictiva, se
dará por terminado la vinculación.

 Adicionalmente, debe adicionarse a los contratos que el empleado se compromete

a dar estricto cumplimiento a las políticas y procedimientos del Manual del sistema
Integral para la prevención y control del Riesgo para el Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo, Manual de Convivencia definidos por SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S., de no ser así, se
contemplarán las sanciones que se derivan por el incumplimiento en la aplicación
del MSIPLAFT. El incumplimiento a dicha obligación constituye una falta grave y
está sujeto a sanciones para empleados directos como indirectos y se aplicará el
procedimiento SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LA/FT.

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 SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S., velará por que

todos los funcionarios, en particular los responsables de las operaciones de
nuestra empresa, tengan conocimiento y acceso permanente al manual de
procedimientos, mediante comunicación escrita y aceptada por cada funcionario la
cual reposará (LA INDUCCION Y RE- INDUCCION DE PERSONAL) en la hoja de
vida o en el archivo de capacitaciones. Asimismo, los funcionarios, en especial los
responsables de las actividades principales de la razón de ser de SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. tendrán acceso al formato
para informar sobre señales de alerta y operaciones inusuales y es de su
responsabilidad aplicar las políticas relacionadas con LA/FT.

 SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. realizará

capacitaciones al personal una vez se vincule a la Empresa para mantenerlos
informados frente al MSIPLAFT. Se incluirá, dentro de las políticas que orienten la
actuación de los funcionarios de la Empresa para el adecuado funcionamiento del
MSIPLAFT, estableciendo procedimientos sancionatorios frente a su contravención
y las consecuencias de su incumplimiento SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE
LAS NORMAS. Al momento de la vinculación de algún FUNCIONARIO a la Empresa
se le deberá hacer entrega de la siguiente documentación y recibir la debida
capacitación sobre la misma:

a) Reglamento Interno de Trabajo.

b) El Manual MSIPLAFT
c) Manual de funciones.
 El empleado deberá dejar constancia escrita de que ha recibido la documentación
previamente mencionada, que se compromete a leerla integralmente, que ha
recibido la capacitación sobre los temas que ésta trata y que entiende el alcance y
sus responsabilidades frente al MSIPLAFT. Dentro de sus funciones de los
empleados deberá informar oportunamente al Oficial de Cumplimiento las
operaciones inusuales o sospechosas, de acuerdo a sus funciones y
responsabilidades. El área de Recursos Humanos en conjunto con el (la) Director
(a) con el Oficial de Cumplimiento, definirá cuales son los cargos más susceptibles
al riesgo de LA/FT. Para la contratación de estos cargos se deberá realizar una
visita domiciliaria a los aspirantes, cuando el Oficial de cumplimiento lo considere
pertinente; de igual manera se encargarán de dar la oportuna y debida
capacitación de las políticas y procedimientos relacionados con la prevención y
control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.

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12.4. PROCEDIMIENTO SOBRE APLICACIÓN DE SANCIONES POR

INCUMPLIMIENTO DE LA/FT

12.4.1. Objetivo de procedimientos sobre sanciones

 Fijar las actividades principales para definir el procedimiento para aplicar las
sanciones laborales y administrativas sin menoscabo de las sanciones penales por
incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT.

 Definir e implementar los procesos que se realizaran para asegurar que todos los
funcionarios apliquen las normas, políticas, procesos y procedimientos para la
efectiva prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

13. PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Definir el cargo y el procedimiento para el nombramiento del OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

quien será la persona responsable entre otros del tema de prevención de LA/FT al interior
de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

13.1. DESARROLLO DEL PROCESO PARA LA DEFINICIÓN DEL CARGO DE

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

13.1.1. Perfil del cargo.

 El oficial de cumplimiento debe ser un funcionario con vinculación directa de alta

jerarquía y confianza de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
PETROGUAMAL S.A.S.

 Debe tener conocimientos básicos en prevención de lavado de activos y

financiación del terrorismo debidamente certificados.

 El oficial de cumplimiento no podrá pertenecer a la unidad de Auditoría Interna.

(No puede ser el Revisor Fiscal).

 El oficial de cumplimiento no podrá pertenecer al área de control contable. (No

puede ser el Contador).

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 El oficial de cumplimiento no podrá ser el tesorero de SERVICIOS, SUMINISTROS Y

TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

 El oficial de cumplimiento será nombrado por junta directiva y por nadie más.

13.1.2. Funciones del Oficial de Cumplimiento:

 Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones
que realiza SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

 Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar

riesgo de LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se realizan ante
SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

 Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos

establecidos para el buen de desarrollo del MSIPLAFT.

 Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes documentales,

actualización de listas vinculantes y demás, información relativa al riesgo de LA/FT
SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

 Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el

riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

 Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o

sospechosas y realizar el reporte de las operaciones sospechosas y transacciones
en efectivo a la UIAF, por medio de la plataforma.

 Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y

procedimientos del MSIPLAFT y todos los relacionados con LA UIAF.

 Brindarle la asesoría y las capacitaciones a los asociados, funcionarios, proveedores

y clientes de los temas pertinentes y ayudarle a resolver cualquier duda o
inquietud acerca de los filtros establecidos para la prevención y control de LA/FT.

 Elaboración, implementación y cumplimiento de un manual de prevención y control

de LA/FT dentro de la SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL
S.A.S.

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13.1.3. Otras funciones:

 Los procesos establecidos para llevar a la práctica las políticas aprobadas, sus
acciones o modificaciones.

 Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y eficacia

de las políticas, procedimientos, y controles establecidos.

 Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el

monitoreo de los controles establecidos.

 El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso

en que éstos se hubieran presentado.

 Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y

control de riesgo de LA/FT que considere pertinentes adentro de la SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

 El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de

control de riesgo de LA/FT aprobados por el Consejo de Administración. Con el
nuevo sistema de adopción llamado MSIPLAFT.

 Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre prevención y control de

riesgo LA/FT y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.

 Realizar los siguientes reportes tanto internos como externos a la UIAF (Unidad de
Información y análisis financiero), que garanticen el funcionamiento de sus propios
procedimientos de control de riesgos, así como el cumplimiento del deber legal de
colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de LA/FT. Los
fundamentales para el sistema son:

a) Reporte Interno Sobre Operaciones inusuales y Sospechosas.

b) Reporte Externo de Operaciones Sospechosas -ROS.
c) Reporte de Transacciones en Efectivo.
d) Reporte trimestral de operaciones múltiples en efectivo.

 Solicitar a la UIAF el usuario, la clave y la matriz de autenticación, información

básica y necesaria para el reporte a través del SIREL, a través de la página web
en la siguiente ubicación: Reportante-Nuevos usuarios-Solicitud de acceso a SIREL.

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 Revisar periódicamente como fuente de consulta la página web de la UIAF, donde

se publicarán los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las
entidades del sector.

NOTA ACLARATORIA: En este punto se hace la salvedad que no podrá contratarse con
terceros las funciones asignadas a este cargo, ni aquellas relacionadas con la
identificación, así como, las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones
sospechosas. Así mismo, para efectos de reporte de operaciones a través del sistema
SIREL, para lo cual, el oficial de cumplimiento debe ser registrado ante la UIAF (Unidad de
Información y análisis financiero).

13.2. PROCEDIMIENTO PARA EL NOMBRAMIENTO PARA EL OFICIAL DE

CUMPLIMIENTO:

a) La Gerencia junto con la junta Directiva revisan hojas de vida y perfil de

funcionarios actuales.

b) Se realiza una preselección y de este ranking se define el Oficial de Cumplimiento.

c) Este acto administrativo se deja constar en el acta de la Junta Directiva.

d) Se elabora comunicación para el funcionario seleccionado firmada por el Gerente y

la Junta Directiva.

e) Si el funcionario seleccionado no tiene los conocimientos básicos para el

desempeño de sus nuevas funciones, se le debe enviar a un proceso de
entrenamiento en una Corporación que lo pueda certificar.

f) Si dentro de la organización no se encuentra el funcionario indicado, SERVICIOS,

SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. deberá decidir si crea el
cargo y contrata un funcionario nuevo.

g) De igual manera se deberá nombrar un suplente que cumpla con las mismas
características y perfil del Oficial de Cumplimiento.

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14. SEÑALES DE ALERTA

Las señales de alerta son los indicadores cualitativos y/o cuantitativos que le permiten a la
entidad inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos
previamente como normales: A continuación relacionamos algunas alertas para que sean
cotejadas con las transacciones inusuales de los Asociados con el fin de tipificarlas.

14.1. SEÑALES DE ALERTA CON CLIENTES

 Efectuar operaciones en efectivo de manera permanente.

 Clientes que suministran identidades falsas o vencidas.
 Información Insuficiente o falsa entregada por los clientes.
 Al confirmar los datos, estos cambian con respecto a los informados por los
clientes.
 Clientes que cambian frecuentemente sus datos, tales como dirección, teléfono,
ocupación, sin justificación aparente.
 Clientes que no tienen relación entre si y presenten el mismo número telefónico y
la misma dirección.
 Clientes que se muestran nerviosos al preguntársele la información requerida y
dudan en las respuestas o traen por escrito la información solicitada.
 Clientes que dicen tener una actividad económica que no se pueden verificar o que
no corresponden con las operaciones que realizan.
 Cambios inesperados en el comportamiento de la manera como realizan sus
actividades comerciales.
 Clientes que por tratarse de Personas Expuestas Públicamente tratan de evitar el
diligenciamiento de los controles establecidos por SERVICIOS, SUMINISTROS Y
TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.
 Clientes renuentes a suministrar la información solicitada y/o actualizarla.
 Clientes que no definen una actividad económica específica o la define como
“independiente” y el volumen de TRANSACCIONES Y/O OPERACIONES es alto.

14.2. SEÑALES DE ALERTA EN PROCESO CON PROVEEDORES

 Descuentos anormales o fuera de lo común.

 Infraestructura desmedida.
 Cambio frecuente de razón social.
 Carga administrativa muy alta para el nivel de ingresos.
 Ausencia de historial con entidades financieras.

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 Precio por debajo a los ofrecidos por importadores directos (talleres y repuestos,
etc.).
 Objeto Social diferente al servicio prestado.
 Argumento de importador directo de una marca y no guarda relación con la
realidad empresarial.
 Proveedor y/o grupo de trabajo que demuestra descontento con la visita
empresarial o consulta en CIFIN y las Listas restrictivas vinculantes para Colombia.

14.3. SEÑALES DE ALERTA ANTE EMPLEADOS Y ADMINISTRADORES.

 Empleados que tienen un nivel de vida que no es acorde a su nivel de ingresos.

 Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo inicien relación comercial
con determinados clientes
 Empleados renuentes a disfrutar vacaciones y/o cambiar de actividad o ascensos
que impliquen no continuar ejecutando las mismas las actividades.
 Empleados que con frecuencia se ausentan de su lugar de trabajo, y que su cargo
no lo justifica.
 Empleados que permanecen frecuentemente en la oficina más tiempo de la hora
de cierre o están en ella fuera del horario habitual, sin conocimiento de su jefe
inmediato.
 Empleados que frecuentemente incurren en errores y descuadres y sus
explicaciones son insuficiente o inadecuadas.
 Empleados que frecuentemente reciben regalos, invitaciones, dádivas u otros
presentes de ciertos clientes.
 Empleados que violen las políticas de confidencialidad.
 Empleados que modifiquen, alteren o destruyan correspondencias, documentos,
comprobantes de los controles de un determinado cliente.
 Funcionarios que demuestra descontento con la visita domiciliaria o consulta en
CIFIN y en las Listas restrictivas vinculantes para Colombia.

15. CAPACITACIONES

El Oficial de Cumplimiento será el responsable de programar y realizar la capacitación de

los funcionarios, y Asociados de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
PETROGUAMAL S.A.S. sobre el MSIPLAFT y mantenerlos actualizados sobre la
normatividad que lo regule o modifique, tanto externa como internamente.

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15.1. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN.

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. definirá los programas

de capacitación para el adecuado conocimiento e implementación del Manual del sistema
para la Prevención y Control de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo MSIPLAFT para todos los Funcionarios Directos e Indirectos de la Empresa.

15.2. GENERALIDADES:

Los programas de capacitación deben contar con las siguientes condiciones:

 Periodicidad anual como mínimo.

 Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los
empleados de servicios temporales.
 Deben ser constantemente revisados y actualizados.
 Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de
determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos
propuestos.

15.3. CAPACITACIÓN CON LOS FUNCIONARIOS.

Una vez capacitados todos los funcionarios tienen la obligación de aplicar el conocimiento,
y esta acción por parte de la Empresa debe constituirse como una obligación derivada de
su contrato de trabajo, cuyo incumplimiento legitima la terminación por justa causa del
mismo.

El esquema de capacitación tratará los siguientes temas:

 Presentación y sensibilización sobre el fenómeno de lavado de activos y

financiamiento del terrorismo.
 Lectura del Manual MSIPLAFT.
 Normas legales, estándares nacionales e internacionales en el tratamiento del
riesgo de LA/FT.
 Consecuencias.
 Etapas del lavado de activos.
 Casos y tipologías de LA/FT.
 Estructura organizacional de MSIPLAFT en SERVICIOS, SUMINISTROS Y
TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.
 Entorno normativo.
 Mecanismos e instrumentos de control.

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 Señales de alerta o alertas tempranas.

 Definición de operación inusual y de operaciones sospechosas.
 Análisis de operaciones inusuales.
 Régimen sancionatorio.
 Encuesta de conocimientos aprendidos.

15.4. SUGERENCIAS
Todas las capacitaciones deberán contar el siguiente material:

a) Documentos físicos o electrónicos utilizados para el desarrollo de las

capacitaciones.
b) Registro de la asistencia.
c) Evaluación de la capacitación o de los talleres realizados.

15.5. PLAN DE FORMACIÓN.

El Oficial de Cumplimiento diseñará el Plan de Formación en el cual definirá el alcance y la

programación de la capacitación sobre el sistema de prevención y administración del
riesgo de LA/FT. Esta capacitación deberá ser tomada por todos los funcionarios de
SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. que estén vinculados,
deben tener relación con la actividad económica incluyendo el personal de apoyo, como
mínimo una vez al año.

15.6. AUTO CAPACITACIÓN

Todos los funcionarios de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL

S.A.S. que estén vinculados directa o indirectamente con la prestación de servicio de
transporte, , incluyendo el personal administrativo, como mínimo una vez al año, tienen la
responsabilidad de auto capacitarse en relación con el MSIPLAFT de la Empresa mediante
la lectura del presente Manual, instructivos o procedimientos contemplados en este
manual y la consulta al Oficial de Cumplimiento de las preguntas o inquietudes surgidas
con ocasión de dicho ejercicio.

 CAPACITACIÓN EXTERNA

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. podrá disponer que

algunos de sus empleados, especialmente el Oficial de Cumplimiento y demás funcionarios
que cumplen la misión, reciban capacitación externa en prevención, control y
administración del riesgo de LA/FT o que asistan a seminarios nacionales o internacionales
sobre la materia que sea beneficioso para la cooperativa de Transportadores del Meta.

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15.7. ÓRGANOS CON FUNCIONES DE CONTROL

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. designa y define

instancias responsables de efectuar supervisión y seguimiento a los procedimientos
establecidos en el Manual MSIPLAFT. Lo anterior con el fin de establecer las fallas o
debilidades, para adoptar los ajustes pertinentes para garantizar el adecuado
funcionamiento.

Como se puede evidenciar todos los funcionarios de la cooperativa son responsables de

evitar el ingreso de dineros ilícitos mediante la aplicabilidad de los procedimientos,
mecanismos e instrumentos establecidos en la implementación del esquema de
prevención y control del Lavado de Activos y de la Financiación del terrorismo.

16. FUNCIONES DE LOS DIFERENTES ORGANOS FUNCIONALES DE

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.

A la Junta Directiva, como órgano permanente de administración de SERVICIOS,

SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S.., le corresponde entre otras, las
siguientes funciones:

 Deberá diseñar políticas, mecanismos, e instrumentos junto con el Oficial de

cumplimiento para los procedimientos que se aplicarán a SERVICIOS,
SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. y los demás elementos que
integran el MSIPLAFT.

 Deberá aprobar el código de ética en relación con el MSIPLAF y sus

actualizaciones.

 Es responsable de nombrar al oficial de cumplimiento.

 Deberán pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de

cumplimiento, la revisoría fiscal y/o contador y realizar el seguimiento a las
observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

 Aprobar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y

mantener en funcionamiento el MSIPLAFT, teniendo en cuenta las características y
el tamaño de la entidad.

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16.1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE

El representante legal, como ejecutor de las decisiones con la Junta directiva de tiene a su
cargo, las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT:

 Deberá Someter a aprobación de la Junta Directiva, en coordinación con el Oficial

de cumplimiento, el manual de procedimientos del MSIPLAFT y sus
actualizaciones.

 Verificar que los procedimientos, mecanismos e instrumentos establecidos,

desarrollen las políticas aprobadas por el Consejo de Administración.

 Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en

funcionamiento el MSIPLAFT, según la aprobación impartida por la Junta directiva.

 Deberá brindar el apoyo que requiera el oficial de cumplimiento.

 Será responsable de coordinar y programar los planes de capacitación sobre el

MSIPLAFT dirigido a todas las áreas y funcionarios de SERVICIOS, SUMINISTROS
Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S., incluyendo la junta directiva.

 Deberá verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos

para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes
relacionados con el MSIPLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha
información.

17. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA REVISORÍA FISCAL

 De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de

Comercio, a la Revisoría Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el
cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades.

 Velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades de conformidad

con lo señalado en el numeral 3 del artículo 207 de Código del Comercio.

 Presentar un informe trimestral a la junta directiva, sobre el resultado de su

evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contempladas en el
Manual de MSIPLAFT DE SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES
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 Debe cumplir y hacer cumplir los parámetros establecidos en el presente manual.

 Cerciorarse que las operaciones y actividades que se celebren con socios y

terceros, se ajustan a las prescripciones de los estatutos Resolución 074854 del 21
de diciembre de 2016 de la Superintendencia de Puertos y Transporte, y dar
cuenta de ello a la junta directiva.

 Instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimiento de

las instrucciones que para la prevención del lavado de activos y financiación del
terrorismo se consagran en la Resolución 074854 del 21 de diciembre de 2016 de
la Superintendencia de puertos y transportes.

 Efectuar el examen de las funciones que cumplen la Gerencia y el Oficial de

Cumplimiento en relación con el Manual MSIPLAFT.

 Poner en conocimiento del Oficial de cumplimiento, las inconsistencias y falencias

que detecte respecto a la implementación del MSIPLAFT o de los controles
establecidos.

 Rendir los informes que la Superintendencia de puertos y transportes le solicite

sobre la Resolución 074854 del 21 de diciembre de 2016.

18. RÉGIMEN SANCIONATORIO

SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES PETROGUAMAL S.A.S. aplicando las

normatividades vigentes, establece un régimen sancionatorio acorde con las normas
laborales vigentes y el reglamento interno de la empresa con el fin de garantizar el
cumplimiento de las políticas del SIPLAFT.

Todo empleado, cliente y proveedor de SERVICIOS, SUMINISTROS Y TRANSPORTES

PETROGUAMAL S.A.S. que viole o contribuya, permita que violen las disposiciones
establecidas en el presente manual y demás normas que expida el gobierno nacional o la
empresa, así sea por desconocimiento, hace a la persona responsable por la violación de
los reglamentos. Por lo tanto, la negligencia u omisión en el procedimiento del
conocimiento del usuario y clientes en el sistema de carga, no puede justificar ni mucho
menos permitir la vinculación a la empresa de personas que no reúnan los requisitos

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requeridos para la prestación de este servicio y/o la infiltración de dineros de personas

relacionadas con actividades ilícitas.

El incumplimiento de cualquiera de las políticas del SIPLAFT será considerado como falta
grave y dará lugar a la terminación del contrato de trabajo por parte de la compañía.

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