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Proyectos de T.I.
GESTIÓN DE PROYECTOS DE T.I. 2
Índice
Presentación 6
Red de contenidos 8
Unidad de Aprendizaje 1
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE T.I. 10
1.1 Tema 1 : Introducción al PMBOK , RUP y SBOK 12
1.1.1 : Marco Conceptual a la Gestión de Proyectos. 12
1.1.2 : Ciclos de Vida de proyectos Predictivos y Adaptativos. 15
1.1.3 : Áreas del Conocimiento y procesos de la Gestión de 22
Proyectos según PMBOK.
1.1.4 : La metodología RUP en proyectos de software. 28
1.1.5 : El SBOK de la metodología SCRUM 28
1.1.6 : SCRUM en proyectos, programas, y carteras. 29
1.1.7 : PMBOK y SBOK complementados para la gestión de 33
proyectos de software
1.1.8 Introducción al MS. Project 37
:
1.2 Tema 2 : Gestión de la Integración 37
1.2.1 : Marco Conceptual de la Gestión de la Integración 40
1.2.2 : Procesos de la Gestión de la Integración 41
1.2.3 : Principios del SCRUM 42
1.2.4 : Justificación del Negocio según SCRUM 43
1.2.5 : Acta de Constitución del Proyecto según PMBOK y según 44
SCRUM. 45
1.2.6 : Integración de PMBOK, SCRUM y RUP en proyectos de 46
software 47
1.2.7 : Configuración del MS. Project. 48
Unidad de Aprendizaje 2
GESTIÓN DEL ALCANCE DE LOS PROYECTOS DE T.I. 57
2.1 Tema 4 : Gestión del Alcance 58
2.1.1 : Marco conceptual de la gestión del alcance 59
2.1.2 : Herramientas y técnicas de la gestión del alcance 60
2.1.3 : El EDT y el Diccionario del EDT 61
2.1.4 : El Product Backlog y el Sprint Backlog 62
2.1.5 : Elaboración de EDT en MS. Project y con WBSTool. ScrumDo 63
para el Backlog
Unidad de Aprendizaje 3
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS, COMUNICACIONES Y CALIDAD DE
PROYECTOS DE T.I. 89
3.1 Tema 7 : Gestión de los Recursos Humanos 91
3.1.1 : Marco Conceptual de la Gestión de los Recursos Humanos 92
3.1.2 : Herramientas y Técnicas de la Gestión de los Recursos 93
Humanos
3.1.3 : Matriz RACI 94
3.1.4 : Nivelación de Recursos en Ms. Project 95
3.1.5 : Roles de un Proyecto SCRUM 96
3.1.6 : Propietarios del Producto 97
3.1.7 : SCRUM Master y Equipo SCRUM 98
3.1.8 : SCRUM en proyectos, programas y carteras 99
Unidad de Aprendizaje 4
GESTIÓN DE RIESGOS Y ADQUISICIONES EN UN PROYECTO DE T.I. 117
4.1 Tema 10 : Gestión del Riesgo 118
4.1.1 : Marco Conceptual de la Gestión del Riesgo 119
4.1.2 : Herramientas y Técnicas de la Gestión del Riesgo 120
4.1.3 : Gestión del Valor Esperado 121
4.1.4 : Estrategias de Riesgos Negativos y Positivos 122
4.1.5 : Gestión del Riesgo según SCRUM 123
Presentación
La Gestión de Proyectos de T.I. es una especialidad muy importante, las grandes
empresas a la hora de contratar a sus empleados requieren que sus empleados
conozcan una metodología probada de gestión de proyectos. Para ello, solicita que sus
postulantes sepan de la Guía del PMBOK 5ta. Edición y/o SCRUM para que aseguren
sus procesos de gestión de proyectos, y puedan cumplir con los costos, tiempos y
alcance de los proyectos que la empresa tendrá que desarrollar para atender los
requerimiento de sus clientes.
SCRUM es una de las más conocidas y utilizadas metodologías ágiles para la gestión
de proyectos, que está tomando un protagonismo cada vez más importante. Las
metodologías ágiles se centran es aspectos como la flexibilidad en la introducción de
cambios y nuevos requisitos durante el proyecto, el factor humano, el producto final, la
colaboración con el cliente y el desarrollo incremental como formas de asegurar los
buenos resultados en proyectos con requisitos muy cambiantes o cuando se exige,
como es habitual, reducir los tiempos de desarrollo manteniendo una alta calidad.
El curso tiene un formato teórico práctico. Los conceptos desarrollados son aplicados a
un proyecto modelo que acompaña el curso y otro que es desarrollado por el alumno de
manera grupal. El curso se inicia con la exposición de los principales conceptos de
dirección de proyectos basados en estándares del PMBOK y SBOK.
Red de contenidos
Marco Teórico
Gestión de la Integración
Unidad 2
Unidad 3 Unidad 4
Gestión del
Tiempo Gestión de Gestión del
Recursos Riesgo
Gestión de Humanos
Costos
Gestión de
Comunicaciones Gestión de las
Adquisiciones
Gestión de la
Calidad
UNIDAD
1
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN
DE PROYECTOS DE T.I.
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al término de la unidad, el alumno enumera los conceptos básicos de la gestión
de proyectos basados en PMBOK, RUP y SBOK.
TEMARIO
1.1 Tema 1 : Introducción al PMBOK , RUP y SBOK
1.1.1 : Marco Conceptual a la Gestión de Proyectos.
1.1.2 : Ciclos de Vida de proyectos Predictivos y Adaptativos.
1.1.3 : Áreas del Conocimiento y procesos de la Gestión de Proyectos
según PMBOK.
1.1.4 : La metodología RUP en proyectos de software.
1.1.5 : El SBOK de la metodología SCRUM
1.1.6 : SCRUM en proyectos, programas, y carteras.
1.1.7 : PMBOK y SBOK complementados para la gestión de proyectos de
software
1.1.8 : Introducción al MS. Project
1.2 Tema 2 :
Gestión de la Integración
1.2.1 :
Marco Conceptual de la Gestión de la Integración
1.2.2 :
Procesos de la Gestión de la Integración
1.2.3 :
Principios del SCRUM
1.2.4 :
Justificación del Negocio según SCRUM
1.2.5 :
Acta de Constitución del Proyecto según PMBOK y según
SCRUM.
1.2.6 : Integración de PMBOK, SCRUM y RUP en proyectos de software
1.2.7 : Configuración del MS. Project.
ACTIVIDADES PROPUESTAS
La Guía del PMBOK® sirve como marco de referencia para el desarrollo del presente
manual. Este documento proporciona un vocabulario común para el uso y la aplicación
de los conceptos de la dirección de proyectos dentro del desarrollo del curso.
Además de los estándares que la Guía del PMBOK, existe el Código de Ética y Conducta
Profesional del Project Management Institute que sirve de guía para los profesionales
de la dirección de proyectos y describe las expectativas que deberían tener respecto a
sí mismos y a los demás. Dado que los profesionales provienen de culturas y orígenes
diversos. Así mismo, existen habilidades blandas que deben ser consideradas para la
aplicación exitosa de la Gestión de Proyectos. Estas habilidades blandas son
herramientas para gestionar al equipo del proyecto y sirve como marco para que el
equipo pueda resolver rápidamente conflictos y problemas originados en el quehacer
diario de los proyectos.
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio
o resultado único. Por naturaleza temporal de los proyectos, se entiende que un
proyecto tiene un inicio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los
objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto, porque sus objetivos no se
cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen
al proyecto.
Ejemplo:
Ejemplo:
Procesos son: (a) Inicio, (b) Planificación, (c) Ejecución, (d) Seguimiento y Control, (e)
Cierre
Los portafolios: son una colección de programas y proyectos que pueden estar o no
interrelacionados.
Proceso Proyecto
Cíclico, rutinario Único
Desarrollado por recursos humanos o Desarrollado por recursos humanos
máquinas.
Ejemplos Ejemplos
La atención al cliente por una cadena El desarrollo del proceso de atención al
de supermercados cliente
El dictado de clases La planificación de la clase
La ejecución de una obra maestra La composición de una obra musical
El ingreso y manipulación de un La implementación de un sistema
sistema de información informático
En todo proyecto, se dice que existe una triple restricción, que es el tiempo el coste y el
alcance. Digámoslo de otra forma, la modificación de cada una de ellas tiene un claro
impacto en las otras dos. Esto es algo que todos podemos experimentar incluso en
pequeños ámbitos de nuestra vida cotidiana cuando nos afrontamos a realizar un
cambio, estamos condicionados por estos tres factores: Tiempo, Costo y Alcance.
Alcance
Figura 2: Triple Restricción
Fuente.- Guía PMBOK 5ta Edición
Tiempo
Satisfacción Costo
del Cliente
Riesgo
Calidad
Alcance
Figura 3: Restricción Ampliada
Fuente.- Guía PMBOK 5ta Edición
Consiste en una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido.
En el nivel superior, los miembros de la plantilla se agrupan por gerencias,
administración, finanzas, logística, operaciones, etc. A su vez, las gerencias pueden
subdividirse en unidades funcionales específicas como Jefatura de Tecnología y la
Jefatura de Organización y métodos, Jefatura de Administración, Jefatura de
Contabilidad.
Organizaciones matriciales
Organizaciones Compuestas
Los activos de los procesos de la organización son los planes, los procesos, las políticas,
los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora
y utilizados por la misma.
El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto
desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres
y números se determinan en función de las necesidades de gestión y control de la
organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del
proyecto y su área de aplicación.
Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases. Una fase del proyecto es un
conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lógica, que culmina con
la finalización de uno o más entregables.
Cuando los proyectos constan de más de una fase, las fases son parte de un proceso
generalmente secuencial, diseñado para asegurar el control adecuado del proyecto y
para obtener el producto, servicio o resultado deseado. Sin embargo, en determinadas
Relación secuencial. En una relación secuencial, una fase solo se inicia cuando se
completa la fase anterior. Como se muestra el ejemplo, un proyecto está compuesto por
tres fases estrictamente secuenciales. La naturaleza, paso a paso, de este enfoque
reduce la incertidumbre, pero puede eliminar opciones para acortar el cronograma
general.
Por otro lado tenemos los proyectos adaptativos o ágiles, donde el esfuerzo en
planificación es ligero y se va “descubriendo” el proyecto conforme avanza. Estos
proyectos están preparados para entornos altamente cambiantes y con alto grado de
innovación.
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debería hacer lo siguiente:
• Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto.
• Utilizar un enfoque definido que pueda adaptarse para cumplir con los requisitos.
• Establecer y mantener una comunicación, y un compromiso adecuado con los
interesados.
• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de
los interesados.
• Por último, equilibrar las restricciones contrapuestas relativas al alcance,
cronograma, presupuesto, calidad, recursos y riesgo para producir el producto,
servicio o resultado especificado.
proyectos, durante la mayor parte del tiempo. Los equipos de proyecto deben utilizar
estas diez Áreas de Conocimiento, así como otras áreas de conocimiento, de la manera
más adecuada en su proyecto específico.
Las Áreas de Conocimiento son los siguientes: Gestión de la Integración del Proyecto,
Gestión del Alcance del Proyecto, Gestión del Tiempo del Proyecto, Gestión de los
Costos del Proyecto, Gestión de la Calidad del Proyecto, Gestión de los Recursos
Humanos del Proyecto, Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Gestión de los
Riesgos del Proyecto, Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y Gestión de los
Interesados del Proyecto. Cada una de las Áreas de Conocimiento, se trata en una
sección específica de la Guía del PMBOK®.
1. Fase de Inicio: Esta fase tiene como propósito definir y acordar el alcance del
proyecto con los patrocinadores, identificar los riesgos asociados al proyecto, proponer
una visión muy general de la arquitectura de software y producir el plan de las fases y
el de iteraciones posteriores.
4. Fase de Cierre: El propósito de esta fase es asegurar que el software esté disponible
para los usuarios finales, ajustar los errores y defectos encontrados en las pruebas de
aceptación, capacitar a los usuarios y proveer el soporte técnico necesario. Se debe
verificar que el producto cumpla con las especificaciones entregadas por las personas
involucradas en el proyecto.
El libro Scrum Body of Knowledge (SBOK Guide) ha sido desarrollado como una guía
necesaria para las organizaciones y profesionales de gestión de Proyectos que desean
implementar Scrum y mejorar sus procesos de Dirección de Proyectos con un enfoque
ágil.
Es especialmente valioso:
Para miembros del equipo Scrum: Dueños del producto, Scrum Masters, Miembros
del equipo Scrum.
Como una guía completa para todos los practicantes de Scrum.
Como una fuente de referencia para cualquier persona que interactúe con un equipo
Scrum, como son: Directores de Portafolios de productos y Proyectos, Directores de
programas, patrocinadores de Proyectos, clientes, y usuarios.
Proyecto:
Un proyecto es una empresa de colaboración para crear nuevos productos o servicios,
o para obtener resultados como los que se definen en la declaración de la visión del
proyecto. Los proyectos son por lo general afectados por limitaciones de tiempo, costo,
alcance, calidad, el personal y la capacidad de la organización. El objetivo del equipo de
proyecto es crear entregables, como se define en la lista priorizada de pendientes del
producto.
Programa:
Un programa es un grupo de proyectos relacionados con el objetivo de entregar
resultados de negocio definidos en la declaración de la visión del programa. La lista
priorizada de pendientes del programa incorpora la lista priorizada de pendientes del
producto de todos los proyectos del programa.
Cartera:
Una cartera es un grupo de programas relacionados, con el objetivo de entregar
resultados de negocio como se define en la declaración de la visión de la cartera. La
lista priorizada de pendientes de la cartera incorpora la lista priorizada de pendientes
del programa de todos los programas en la cartera.
Debido a que Scrum favorece a equipos pequeños, se pudiera pensar que este método
sólo puede utilizarse en proyectos pequeños, pero ese no es el caso. Scrum también
puede utilizarse con eficacia en proyectos de escala grande. Cuando se requieren más
de diez personas para llevar a cabo el trabajo, se pueden formar múltiples equipos
Scrum. El equipo del proyecto está formado por múltiples equipos Scrum que trabajan
juntos para crear entregables y lanzamientos de productos, con el fin de lograr los
resultados deseados para el proyecto en general. Dado que un proyecto puede tener
múltiples equipos Scrum trabajando en paralelo, la coordinación entre los diferentes
equipos se convierte en algo sumamente importante. Por lo general, los equipos Scrum
se comunican y coordinan entre sí en una variedad de maneras, pero el enfoque más
común se conoce como reunión de Scrum de Scrums. Los miembros que representan
a cada equipo Scrum se reúnen para discutir el progreso, los problemas y para coordinar
las actividades entre los equipos. Estas reuniones son similares en formato a las
reuniones diarias; sin embargo, la frecuencia del Scrum de Scrums podría ser en
intervalos predeterminados o coordinada tal como es requerido por los diferentes
equipos Scrum.
En la figura anterior, hay seis equipos Scrum que trabajan simultáneamente. Los
equipos A, B y C están trabajando en las partes de un proyecto relacionado, mientras
que los equipos D, E y F están trabajando en porciones de otro proyecto relacionado.
Una reunión de Scrum de Scrum se lleva a cabo para coordinar las interdependencias
entre los proyectos relacionados. Una reunión de Scrum de Scrum de Scrums se llevará
a cabo para coordinar y gestionar las dependencias en todos los proyectos.
1.1.6.2.1 Carteras
En las carteras, unos roles importantes para la gestión de la cartera del Scrum son:
1. Propietario del producto de la cartera: Define los objetivos estratégicos y las
prioridades de la cartera.
2. Scrum Master de la cartera: Resuelve problemas, elimina Impedimentos, facilita, y
lleva a cabo las reuniones para la cartera.
Estas funciones son similares a las del propietario del producto y el Scrum Master, con
la diferencia que satisfacen las necesidades de su cartera o de la empresa en lugar de
simplemente las de un equipo Scrum.
1.1.6.2.2 Programas
En los programas, los roles importantes para la gestión de programas de Scrum son:
1. Propietario del producto del programa: Define los objetivos y las prioridades
estratégicas para el programa.
2. Scrum Master del programa: Resuelve problemas, remueve impedimentos, facilita,
y lleva a cabo reuniones para el programa.
Estas funciones son similares a las del propietario del producto y el Scrum Master, con
la diferencia que satisfacen las necesidades de su programa o unidad de negocio en
lugar de las de sólo un equipo Scrum.
Los problemas y los asuntos que se enfrentan al utilizar Scrum dentro de un programa
o cartera implican principalmente la coordinación entre los numerosos equipos. Esto
puede conducir al fracaso si no se maneja con cuidado. Las herramientas que se utilizan
para la comunicación deben ampliarse para que coincidan con los requisitos de los
varios equipos que participan en un programa o una cartera. Cada equipo Scrum debe
atender no sólo la comunicación interna, sino también la comunicación externa con otros
equipos y los socios relevantes del programa o cartera.
Comenzaremos con esta pregunta ¿Es mejor SCRUM que PMBOK® ?... Para ello
vamos a responder a estas preguntas:
SCRUM es una metodología específica, definida paso por paso, para desarrollo de
productos, sobre todo en el mundo de software. Define desarrollo de producto, pero no
incluye procesos clave de gestión como adquisiciones, gestión del equipo humano,
relación con programas y portafolios, etc.
En general, la mayor utilidad de cada metodología puede variar dependiendo del entorno
y tipo de proyectos, somos nosotros como project managers (o nuestra organización
mediante establecimiento de políticas) que debemos elegir qué métodos de gestión
utilizamos, en concreto. Además, como acabamos de argumentar, no podemos
comparar una metodología tan concreta como SCRUM con un marco de referencia
como PMBOK®: no son excluyentes, sino todo lo contrario, son complementarios.
1.1.8.1 Generalidades.
Microsoft Project Professional 2010 ofrece una forma potente y visualmente mejorada
de administrar una amplia gama de proyectos y de programas eficazmente. Mediante
una experiencia novedosa e intuitiva, esta solución proporciona las herramientas de
planificación, administración y colaboración empresarial, de personas y de equipos
necesarias para cumplir con los plazos de entrega cruciales o elegir los recursos
adecuados para un equipo, entre otros objetivos.
Permite:
Vista Calendario
Carga de trabajo:
o Uso de tareas.
o Uso de recursos
Resumen
1. Un Proyecto es único, y tiene una fecha de inicio y fin.
Pueden revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en los temas
tratados:
o https://www.youtube.com/watch?v=kWSo_4q1ydM
o https://www.youtube.com/watch?v=HMD-En9YZ3U
o https://www.youtube.com/watch?v=1FBGknGf7kI
o https://www.youtube.com/watch?v=g9jFgoNkN_s
o https://www.youtube.com/watch?v=Yhtno-u1T_Y
o https://www.youtube.com/watch?v=AZpqufRbf1c
o https://www.youtube.com/watch?v=NNy7NSBxv5c
o https://www.youtube.com/watch?v=IGhxA_ZF2Ww
o https://www.youtube.com/watch?v=JhMdOO8Ha78
o https://www.youtube.com/watch?v=ZqUmCucUq-o
3.- Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. Es el proceso de liderar y llevar a cabo
el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, así como de implementar los
cambios aprobados, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
6.- Cerrar el Proyecto o Fase. Es el proceso que consiste en finalizar todas las
actividades en todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para
completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
Los siguientes son algunos ejemplos de las actividades llevadas a cabo por el equipo
de dirección del proyecto:
Enunciado del trabajo del proyecto: El Enunciado del Trabajo del Proyecto
(SOW) es una descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que
debe entregar el proyecto.
El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se
monitorea, se controla y se cierra.
Acta de constitución del proyecto, este debería como mínimo definir los
límites de alto nivel del proyecto.
Este es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección
del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del
proyecto.
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
Plan de Dirección del Juicio de Expertos Entregables
proyecto
Solicitudes de cambio Sistema de Información para Datos de Desempeño del
aprobadas la dirección de proyectos trabajo
Factores Ambientales Reuniones Solicitudes de cambio
de la Empresa
Activos de los Actualización al plan de
procesos de la dirección de proyectos
Organización
Actualización a los
documentos del proyecto
Figura 31: Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Fuente.- Tomado de la Guía del PMBOK 5ta. Edición
El proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto también requiere la revisión del
impacto de todos los cambios del proyecto y la implementación de los cambios
aprobados, que abarcan:
Acción correctiva. Una actividad intencionada que procura realinear el
desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto;
Acción preventiva. Una actividad intencionada que asegura que el desempeño
futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del
proyecto; y/o
Reparación de defectos. Una actividad intencionada para modificar un
producto o componente de producto no conforme.
Es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los
mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la
organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así
como comunicar las decisiones correspondientes.
Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos
de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una
fase del mismo.
Plan para la Dirección del Proyecto. Formaliza el acuerdo entre el director del
proyecto y el patrocinador al definir en qué consiste la culminación del proyecto.
Caso de negocio
ANIME LIMA. SRL, es una empresa que se dedica a la venta de animes, vídeos,
mangas, posters y muñecos de acción del mundo japonés. Para ello, cuenta con 3
tiendas en Lima y una página web simple. Mediante estas tiendas, la empresa vende
aproximadamente S/. 400,000 mensualmente y espera vender por medio de una nueva
página web S/. 150,000 anualmente más durante el primer año. ANIME LIMA deberá
contratar a una empresa de tecnología. En este caso PC - Entregables S.A.C., para
implementar una moderna página web que contará con carrito de compras para que el
cliente elija revistas, vídeos, posters, etc. Pudiendo descargar o de ser el caso, pedir
que le envíen a su casa del cliente el o los productos comprados. Para esto, deberán
rediseñar los procesos de negocio de la empresa principalmente los procesos de (1)
Marketing y Ventas; (2) Distribución y Logística; (3) Administración y Cobranzas.
La empresa cuenta con dos áreas bien definidas Administración y Tiendas. Las tiendas
se encuentran ubicadas en Lima Norte, Lima Sur, y en Miraflores, en las tiendas se
cuenta con una administradora de tienda y un asistente de tienda. En administración, se
Gerente General
Juan Valdez
Asistenta
Administrativa
Coordinador de Coordinador de
Asistente de tienda Asistente de Tienda Asistente de Tienda
Logistica Contabilidad
Nota: El presente caso de negocio es para ser utilizado en clases para su discusión, la información fue resumida y
cambiada para ser presentada.
Fecha: versión:
Los principios de Scrum son las pautas básicas para aplicar el marco de Scrum, y deben
utilizarse obligatoriamente en todos los proyectos Scrum. Los principios de Scrum son
los siguientes:
Es importante para una organización llevar a cabo una evaluación adecuada del negocio
antes de comenzar un proyecto. Esto ayuda a aquellas personas claves que son
responsables de tomar decisiones a entender la necesidad de cambio en la empresa, o
de un nuevo producto o servicio, al igual que a comprender la justificación para seguir
adelante con un proyecto y su viabilidad.
La adaptabilidad de Scrum permite que los objetivos y procesos del proyecto cambien
si cambia su justificación del negocio. Es importante señalar que, si bien el propietario
del producto es el responsable principal del Justificación del negocio, otros miembros
del equipo también contribuyen considerablemente.
Existen numerosos factores que un propietario del producto debe tomar en cuenta para
determinar la justificación del negocio de un proyecto. Los siguientes son algunos de los
factores más importantes:
4. Costo de oportunidad
El costo de oportunidad es el valor de la siguiente mejor opción de negocio o proyecto
que fue descartada en favor del proyecto seleccionado.
5. Riesgos mayores
Los riesgos incluyen eventos inciertos o no planeados que pudieran afectar la viabilidad
y el posible éxito del proyecto.
Para desarrollar el acta de constitución del proyecto según PMBOK se debería tener
una plantilla con mínimo los siguientes campos:
Los proyectos ágiles valoran las personas por encima de los procesos y se decantan
por la comunicación verbal en vez de la comunicación en papel. En el lado contrario,
muchas metodologías tradicionales requieren detallados documentos al inicio del
proyecto, necesarios para obtener financiación, dotando de autoridad al jefe de proyecto
para comenzar con los trabajos.
Un acta de constitución de proyecto ágil no debe tener más de una o dos carillas de
largo y cuyo propósito es solamente proporcionar una definición clara y concisa de lo
que consideramos el éxito para ese proyecto. Se trata del documento más importante
que se va a crear durante el proyecto y es esencial que todos los interesados participen
en su creación. Equilibra intenciones, alinea las partes interesadas y proporciona una
definición consensuada de lo que parece el éxito.
Aunque se trate de un documento de tan solo un par de carillas, puede ser todo un reto
de trabajo para elaborar un documento eficaz. Debemos dedicarle, al menos, un par de
horas, e incluso para un proyecto pequeño, podría llevarnos incluso un día completo.
Su contenido debe ser acordado y consensuado entre las partes interesadas, pero todo
Elementos Clave
Visión: La visión define el “por qué” del proyecto. Este es el propósito más elevado, o
la razón de la existencia del proyecto.
Misión: Este es el “qué” del proyecto y se declara lo que se hará en el proyecto para
lograr su propósito más elevado.
Criterios de éxito: Los criterios de éxito son las pruebas que nos permiten chequear un
producto/servicio fuera de la solución en sí misma.
John Shook habla en un artículo en MIT – Sloan Management Review del valor del
informe de una página A3. El A3 (llamado así por el tamaño de la hoja de papel tamaño
A3, aproximadamente lo mismo que dos hojas de un A4) es una técnica utilizada en
Toyota para reducir la esencia de un problema a lo que puede caber en una sola hoja
A3.
Si bien el informe A3 descrito por Shook no contiene todos los elementos de un acta de
proyecto, la técnica proporciona una herramienta sencilla para concentrar el foco de
todo el equipo en una clara declaración de cuál es el problema que hay que resolver y
lo que la solución tiene que entregar.
PMBOK RUP
Se puede usar para gestionar cualquier Es específico para ´proyectos de
tipo de proyecto Desarrollo de Software
Cubre todos los aspectos de la Gestión Cubre algunos aspectos de la Gestión de
de Proyectos Proyectos
Es Descriptivo Es Prescriptivo
Sólo para prácticas de Gestión de Prácticas para desarrollo de software que
Proyectos incluye gestión de proyectos
Fases dependientes del dominio Fases e iteraciones especificas para
desarrollo de software
Horarios de trabajo
Tipo de Moneda
Calendarios (considerar feriados o fechas no laborables)
Formatos de fecha
Idioma
Dígitos decimales
Las tareas pueden tener sus propios calendarios. De forma predeterminada, las tareas
se programan según el calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o
específicas, como por ejemplo maquinaria que se ejecuta durante los períodos no
laborables, o un traslado de oficina que puede producirse solo en un fin de semana,
puede crear un calendario de tareas para tareas individuales. Un calendario de tareas
asociado con una tarea invalida el calendario del proyecto.
Allí nos aparecerá la siguiente pantalla, desde donde podemos gestionar no sólo los
calendarios, sino multitud de opciones que hayamos creado en nuestro proyecto y que
bien queramos eliminar o tener disponibles cada vez que hagamos un nuevo proyecto.
Resumen
1. Los procesos para la gestión de la Integración son 6: (1) Desarrollo del Acta de
Constitución del Proyecto; (2) Desarrollar el plan de dirección de proyecto; (3) Dirigir
y gestionar el proyecto; (4) Monitorear y controlar el trabajo del proyecto; (5) Realizar
el control de cambios integrados; (6) Cerrar el Proyecto o fase.
5. Se puede cerrar una fase del proyecto o cerrar el proyecto, según en que etapa del
ciclo de vida del proyecto.
Figura 51: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a Gestión de la Integración
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Pueden revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta unidad:
o https://www.youtube.com/watch?v=_rWkUGB8p6o
La Gestión de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para
identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados
por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el
proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la
participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.
Registro de interesados. Contiene todos los detalles relacionados con los interesados
identificados, incluyendo entre otros: (a) Información de identificación. Nombre,
puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto; (b)
Información de evaluación. Requisitos principales, expectativas principales, influencia
potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor interés; y (c) Clasificación
de los interesados. Interno/externo, partidario/neutral/reticente, etc.
El plan de gestión de los interesados es parte del plan para la dirección del proyecto e
identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de
manera eficaz. Este plan puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de
manera general.
INTERESADOS
Fecha de Preparación:
Concienciación—Las personas que trabajan juntas deben estar al tanto del trabajo de
los demás.
Articulación—Los colaboradores deben repartir el trabajo en unidades, dividir las
unidades entre los miembros del equipo, y después que el trabajo esté hecho,
reintegrarlo.
Apropiación—La adaptación de tecnología a propia situación individual; la tecnología
puede utilizarse de una manera completamente diferente de lo esperado por los
diseñadores.
El Manifiesto Ágil (Fowler y Highsmith, 2001) hace hincapié en ―la colaboración del
cliente en lugar de la negociación del contrato. Por lo tanto, el marco de Scrum adopta
un enfoque en el que los miembros del equipo principal de Scrum (el propietario del
producto, el Scrum Master y el equipo Scrum) colaboran entre sí y con los socios para
crear los entregables que proporcionan el mayor valor posible para el cliente. Esta
colaboración se produce durante todo el proyecto.
2. Los riesgos se identifican y se tratan de manera eficiente. Por ejemplo, los riesgos del
proyecto se identifican y evalúan en los procesos del desarrollo de épica(s), creación
de entregables, y la realización de la reunión diaria por parte de los miembros del
equipo principal de Scrum. Las herramientas de la reunión de revisión de Scrum como
la reunión diaria, la planificación de la reunión del sprint, la reunión de revisión de la
lista priorizada de pendientes del producto, proporcionan oportunidades para el
GESTIÓN DE PROYECTOS DE T.I. 68
equipo, no sólo para identificar y evaluar los riesgos, sino también para implementar
respuestas a los riesgos que se identifican como riesgos de alta prioridad.
3. En la matriz Poder vs. Interés, existen cuatro situaciones que debemos tener
encuenta. Primero: Cuando el interesado tiene mucho poder y alto interés, se debe
Gestionar atentamente. Segundo: Cuando tiene poco poder y poco interés, solo se
debe monitorear. Tercero: Si tiene alto poder y poco interés, se debe monitorear.
Cuarto: Si tiene poco poder y mucho interés, solo se le mantiene interesado.
Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta unidad:
https://www.youtube.com/watch?v=nsVUaNFqfe8
https://www.youtube.com/watch?v=KaIoUAdBeqM
GESTIÓN DE PROYECTOS DE T.I. 70
UNIDAD
2
GESTIÓN DEL ALCANCE DE LOS
PROYECTOS DE T.I.
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al término de la unidad, el alumno elabora la documentación de definición
de alcance del proyecto utilizando la Línea Base del Alcance como
herramienta de planificación del proyecto según PMBOK y además el
Product Backlog y el Sprint Backlog según el SBOK de la metodología
SCRUM.
TEMARIO
2.1 Tema 4 : Gestión del Alcance
2.1.1 : Marco Conceptual de la Gestión del Alcance
2.1.2 : Herramientas y Técnicas de la Gestión del Alcance
2.1.3 : El EDT y el Diccionario del EDT
2.1.4 : El Product Backlog y el Sprint Backlog
2.1.5 : Elaboración de EDT en Microsoft Project y con WBSTool,
ScrumDO para el Backlog
ACTIVIDADES PROPUESTAS
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar
el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en
definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
Una descripción general de los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto, que
incluye lo siguiente:
1.- Planificar la Gestión del Alcance. Es el proceso de crear un plan de gestión del
alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
• La línea base del alcance del proyecto. Es la versión aprobada del enunciado
del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) y su
diccionario de la EDT/WBS asociado.
Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto necesitan integrarse adecuadamente
con los procesos de las otras Áreas de Conocimiento, de modo que el trabajo del
proyecto resulte en la entrega del alcance del producto especificado.
Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan de gestión del alcance
que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos es un componente del plan para la dirección del
proyecto que describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos.
Requisitos de transición.
Supuestos, dependencias y restricciones de los requisitos.
• Línea Base del Alcance, La línea base del alcance es la versión aprobada de
un enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) y su
diccionario de la EDT/WBS asociado, que solo se puede modificar a través de
procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de
comparación.
Enunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto
incluye la descripción del alcance, los entregables principales, los supuestos
y las restricciones del proyecto.
Fecha de Elaboración:
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD:
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN:
INFORMACIÓN TÉCNICA:
INFORMACIÓN DE CONTACTO:
Figura 71: Diccionario de Estructura de Descomposición del Trabajo
Fuente: Tomado del Libro: A Project manager’s book of forms
2.1.4 El Product Backlog y el Sprint Backlog
Product Backlog
Sprint Backlog
El Sprint Backlog es la lista de ítems del Product Backlog refinados que han sido
elegidos para ser desarrollados en el Sprint actual, junto al plan del equipo para poder
realizar el trabajo. Refleja el pronóstico de qué trabajo puede ser completado. Generado
el Sprint Backlog, comienza el Sprint y el Equipo de Desarrollo desarrolla el nuevo
Incremento de Producto definido por el Sprint Backlog.
Microsoft Project
El código E.D.T. o código del Esquema de Desagregación del Trabajo es un valor que
genera automáticamente Microsoft Project en función de la posición jerárquica de la
tarea en el árbol del proyecto. Esta máscara o formato puede personalizarse incluyendo
caracteres y símbolos fijos intermedios a través de la opción ficha Proyecto > grupo
Propiedades > opción EDT > Definir código
WBSTool
Un WBS mediante WBSTool comienza con el elemento raíz (una caja) que representa
el proyecto en su conjunto.
Una vez que se define el elemento raíz, podemos pensar en lo delivereables importante
debe ser producido para el éxito del proyecto y crear un elemento (o caja) para cada
uno de estos grandes prestaciones como un hijo del elemento raíz. Esto representa que
el proyecto (el elemento raíz) está compuesto por las prestaciones que dependen de
ella.
A continuación, definimos las prestaciones menores que deben ser producidos con el
fin de producir cada entregable importante y así sucesivamente. Las entregas de menor
importancia (o los más detallados) deben ser hijos de los principales productos
entregables que representan los principales productos entregables que están
compuestos por las entregas de menor importancia. La EDT se considera acabado
cuando miramos y vemos que todos los resultados de los proyectos están ahí, lo que
significa, no le falta nada.
ScrumDO
Resumen
1. Los procesos de la gestión del alcance son los siguientes: (a) Planificar la gestión
del alcance; (b) Recopilar Requisitos; (c) Definir el alcance; (d) Crear la EDT/WBS;
Validar el Alcance; (e) Validar el Alcance; (f) Controlar el Alcance.
5. La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS) tiene por finalidad definir que es
lo que entra y lo que no entra en la gestión del proyecto.
Figura 78: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a Gestión del Alcance
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la
terminación en plazo del proyecto.
1.- Planificar la Gestión del Cronograma. Proceso por medio del cual se establecen
las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar,
gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
4.- Estimar los Recursos de las Actividades. Proceso de estimar el tipo y las
cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para
ejecutar cada una de las actividades.
Los gabinetes son armarios cerrados que tienen la misma función que los cuartos, es
decir, proteger a los equipos que están dentro de ellos.También, vienen con llave y
algunas características especiales como escobillas en la base para evitar el ingreso de
polvo, cubiertas de vidrio donde se puede apreciar el cableado y los equipos de
comunicación. Están hechos de material antiestático y se usan cuando no existe un
cuarto de comunicaciones especifico en el edificio, es decir, no se construyó.
Nodo:
ES ID EF
SL Descripción
LS Duración LF
Leyenda:
El pase hacia delante se inicia con la primera actividad y rastrea cada ruta (cadena de
actividades secuenciales) a lo largo de la red hasta la última(s) actividad(es) del
proyecto. A medida que se avanza en las actividades sucesivas en la ruta, se añaden
los tiempos de cada una. La ruta más larga denota el tiempo de terminación del proyecto.
El pase hacia atrás se inicia con la(s) última(s) actividad(es) del proyecto en la red. Se
traza hacia atrás cada una de las rutas, restando los tiempos de la actividad para
encontrar el comienzo tardío (LS) y los tiempos de terminación (LF) de cada una.
Una vez que se han calculado los pases hacia delante y hacia atrás es posible
determinar qué actividades pueden retrasarse al usar el “tiempo de holgura”. El tiempo
de holgura indica el periodo que una actividad puede retrasarse sin demorar el proyecto.
Si se utiliza el tiempo de holgura, se retrasará el inicio temprano (ES) para todas las
actividades que siguen en la cadena.
Ruta Crítica
La ruta crítica es la ruta o las rutas de la red que tienen en común el menor tiempo de
holgura. En la figura 5, la ruta crítica se indica con flechas en líneas punteadas y nodos
(actividades A, B, F, G, H). El retraso, en cualquiera de esas actividades, demorará todo el
proyecto la misma cantidad de días. Las actividades críticas suelen representar, por lo
general, alrededor del 10% de las del proyecto.
Controlar el cronograma
Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance
del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. Controlar el Cronograma
consiste
Los resultados positivos del Planning Poker se derivan de la combinación del uso de
opinión experta (quien normalmente realiza la tarea estimada), analogía (puesto que un
gran número de historias tienen similitud con el trabajo desarrollado previamente por el
equipo) y división del esfuerzo de estimación (en historias de un tamaño adecuado para
evitar que la desviación sea elevada).
En las sesiones de Planning Poker debe jugar todo el equipo de desarrollo y aunque
determinadas historias no afecten por igual a todos los integrantes del equipo será
necesaria la participación activa de todos. El otro rol necesario es el moderador que será
el encargado de que los participantes lleguen al consenso (en equipos ágiles el
moderador suele ser el Product Owner, aunque si no disponemos de esta figura bastará
con que el moderador conozca suficientemente las historias que deben estimarse).
El juego es fácil:
Los integrantes del equipo hacen las preguntas necesarias para aclarar los aspectos
que no entendieron de la historia.
Cuando todo el equipo parece entender la historia se inicia la primera ronda, cada
integrante estima el esfuerzo y simultáneamente sueltan una tarjeta sobre la mesa. En
el hecho de hacerlo simultáneamente es probablemente donde reside la potencia de
este método, evitando que la opinión de la persona que pueda tener más experiencia
con la tecnología o sistema que estamos tratando “contamine” la decisión del resto.
Si existe una diferencia significativa entre la estimación mayor y menor, las personas
que realizaran estas estimaciones iniciarán el debate explicando por qué han dado esa
estimación. Ante diferencias muy grandes nos solemos encontrar con funcionalidad
“escondida” que determinadas personas han incluido en su estimación (de ahí que se
eleve) o una sobre-estimación del esfuerzo de la persona que estimó por debajo. Si es
necesario, el moderador (y el resto del equipo) participarán activamente para aclarar la
situación.
De nuevo se vuelve a estimar y todo el equipo vuelve a sacar una carta. Generalmente
se suele llegar a un consenso en la segunda ronda, si no es así, se volverá a intentar
(rara vez supera la tercera ronda). El objetivo es alcanzar un mínimo de consenso, no
que todos saquen la misma carta.
Un equipo de desarrollo.
Un moderador (puede ser un miembro más del equipo, aunque al ejercer de moderador
no podrá jugar).
Tantas barajas de Planning Poker como miembros del equipo.
Varias historias de usuario para estimar.
En cuanto a las barajas difieren un poco de las tradicionales y suelen tener esta pinta
(la del ejemplo está obtenida de la Web de la Consultora sueca Crisp)
Obviamente no tiene nada que ver con una baraja de Poker normal. El número de cartas
se reduce para acelerar la estimación y la distribución particular de los números (serie
de Fibonacci alterada) intenta provocar una mayor sensación de incertidumbre al
estimar historias grandes… de 20 pasa a 40 y de ahí a 100... Lo que se pretende con
esto es dejar patente que en estimaciones de historias de esos tamaños la incertidumbre
y por tanto la probabilidad de error es muy alta, por lo que si no te sirve una estimación
a dedo alzado será preferible dividir la historia y estimarla por separado.
Si algún miembro del equipo saca la taza del café es para pedir un descanso, la ? se
utiliza para indicar que con la información disponible no se tienen ni idea del esfuerzo a
realizar y el 0 indica que el esfuerzo es mínimo…prácticamente despreciable. En la
baraja estándar también está el símbolo de infinito, para reflejar una historia de
extensión fuera de alcance (con los recursos actuales).
Existen aplicaciones móviles que te permiten jugar a Planning Poker, pero me temo que
la potencia está en el método, en este caso la tecnología no nos ayudará a realizar
mejores estimaciones.
Resumen
1. La gestión del tiempo cuenta con 7 procesos, los cuales son los siguientes: (a)
Planificar la gestión del cronograma; (b) Definir las actividades; (c) Secuenciar las
actividades; (d) Estimar los recursos de las actividades; (e) Estimar la duración de
las actividades; (f) Desarrollar el cronograma; (g) Controlar el cronograma.
5. El método de la ruta crítica consiste en identificar las actividades que son necesarias
terminar para poder pasar a la siguiente fase o para terminar el proyecto.
Figura 89: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a Gestión del Tiempo
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar,
estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos
de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
1.- Planificar la Gestión de los Costos. Es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el
gasto y controlar los costos del proyecto.
2.- Estimar los Costos. Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de
los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
4.- Controlar los Costos. Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para
actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.
1.- Planificar la gestión de los Costos. Es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el
gasto y controlar los costos del proyecto.
Plan de Gestión de los Costos. Es un componente del plan para la dirección del
proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los
costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y
técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos.
Línea Base de Costos. Es la versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto,
excluida cualquier reserva de gestión, que solo se puede cambiar a través de
procedimientos formales de control de cambios, y se utiliza como base de comparación
con los resultados reales. Se desarrolla como la suma de los presupuestos aprobados
para las diferentes actividades del cronograma.
Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar
cambios de la línea base de costo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona
los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar
acciones correctivas y minimizar el riesgo.
Gestión del Valor Ganado. (EVM) Es una metodología que combina medidas
de alcance, cronograma y recursos para evaluar el desempeño y el avance del
proyecto. Es un método muy utilizado para la medida del desempeño de los
proyectos. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución
de una línea base integrada con respecto a la cual se pueda medir el desempeño
a lo largo del proyecto.
Costo real. El costo real (AC) es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo
en una actividad durante un periodo de tiempo específico. Es el costo total en el
que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el EV.
Variación del costo. La variación del costo (CV) es el monto del déficit o
superávit presupuestario en un momento dado, expresado como la diferencia
entre el valor ganado y el costo real. Es una medida del desempeño del costo en
un proyecto. Es igual al valor ganado (EV) menos el costo real (AC). Fórmula:
CV= EV − AC
Índice de desempeño del costo (CPI). Es una medida de eficiencia del costo
de los recursos presupuestados, expresado como la razón entre el valor ganado
y el costo real. Se considera la métrica más crítica del EVM y mide la eficiencia
del costo para el trabajo completado. Un valor de CPI inferior a 1,0 indica un
costo superior al planificado con respecto al trabajo completado. Un valor de CPI
superior a 1,0 indica un costo inferior con respecto al desempeño hasta la fecha.
El CPI es igual a la razón entre el EV y el AC. Los índices son útiles para
determinar el estado de un proyecto y proporcionar una base para la estimación
del costo y del cronograma al final del proyecto.
Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC con el CPI actual. Este método
asume que lo que el proyecto ha experimentado hasta la fecha puede seguir
siendo esperado en el futuro. Se asume que el trabajo correspondiente a la ETC
se realizará según el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo
en el que el proyecto ha incurrido hasta la fecha.
Fórmula: EAC = BAC / CPI
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI). Es una medida del
desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos restantes a fin de
cumplir con un determinado objetivo de gestión; se expresa como la tasa entre
el costo para culminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante. El TCPI es
la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el
trabajo restante con el propósito de cumplir con una meta de gestión
especificada, tal y como sucede con el BAC o la EAC. Si se torna evidente que
el BAC deja de ser viable, el director del proyecto debería tener en cuenta la EAC
pronosticada. Una vez aprobada, la EAC puede sustituir al BAC en el cálculo del
TCPI. La fórmula para el TCPI basada en el BAC es la siguiente:
Formula: TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC).
Hasta el mes seis los costos reales devengados fueron los siguientes:
a. Analiza los desvíos de costo total del proyecto al final del mes seis.
b. Analiza los desvíos del cronograma total del proyecto al final el mes seis.
Te han enconmendado plantar cuatro pinos. La duración estimada para financiar cada
pino es de 1 días, con un costo estimado de S/. 100 por pino. No podrás implementar
la ejecución rápida de actividades, por lo que podrás plantar un pino, solo si ya fue
plantado se pino predecesor. El informe del proyecto al finalizar el tercer día es el
siguiente:
PLAN
Dia 1 Dia 2 Dia 3 Dia 4
Costo S/. Plan S/. 100.00 S/. 100.00 S/. 100.00 S/. 100.00
REAL
Avance 100% 100% 40% 0%
Costo Real 100 120 30
Como se puede observar, el pino 2 finalizó más tarde de lo previsto, lo que postergó el
inicio del tercer pino. Al finalizar el tercer día, el pino 3 tiene solamente un 40% de
avance.
PV
EV
AC
BAC
CV
CPI
SV
SPI
TCPI
EAC
ETC
VAC
PV
EV
AC
BAC
CV
CPI
SV
SPI
El CPI de un proyecto agrícola es de 1.4 y el SPI es de 0.8. Esto significa que estamos
produciendo S/. 1.4 por cada sol invertido. Sin embargo, solo estamos a un 80% de
donde deberíamos estar según el plan. ¿Qué es lo mejor que deberían hacer?
Solucionario 1
Solucionario 2:
Indicador Cálculo Respuesta Significado
PV PV1 + PV2 + PV3 300 Deberíamos trabajar por un valor de S/. 300
CPI EV / AC 0.96 Solo obtenemos S/. 0.96 por cada S/. Invertido
ETC EAC - AC 166.67 Falta gastar S/. 166.67 para finalizar el proyecto
VAC BAC - EAC -16.67 Se estima gastar S/. 16.67 más de lo presupuestado
Material de Referencia
> 0 Eficiente
Variación del costo (CV) EV - AC
< 0 Ineficiente
> 0 Acelerado
Variación del cronograma (SV) EV - PV
< 0 Lento
Indice de desempeño del Cuánto debo disminuir los fondos restantes para cumplir con
(BAC - EV) / (BAC - AC)
trabajo por completar (TCPI) el BAC
Variación a la Conclusión (VAC) BAC - EAC Diferencia entre presupuesto y lo que espero gastar
Solución 3:
Solución 4:
Solución 5:
Alternativa Explicación
A Falso. Al ser el CPI mayor que 1, no hay un problema de costos
B Podría ser verdadero si no existieran la opción C y D
Verdadero. Como el CPI es positivo, se podrían incrementar los costos para una
C
comprensión y así acelerar el proyecto
Podría ser si no existiera la opción C, ya que con la ejecución rápida se agregan
D
riesgos al proyecto.
Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project
proporciona varios tipos de costos. En Microsoft Project, se puede especificar y controlar
los siguientes tipos de costos:
Costo fijo:
Costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian,
independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un
recurso.
Los costos materiales basados en tasas son los costos de los recursos materiales
consumibles, como los materiales de construcción o los suministros, a los que se les ha
asignado tasas estándar. Para asignar costos de recursos materiales, puede establecer
una tasa por unidad de material, como la tasa por metro o la tasa por tonelada. Al asignar
un recurso material a una tarea, Project calcula el costo del material utilizando la tasa
de recursos materiales indicada y la cantidad de material utilizada para completar la
tarea.
Para indicar el tipo de costo hay que seleccionar, como lo muestra la figura:
Es una colección de tasas y costos por uso de recursos materiales y de trabajo. Existen
cinco tablas de tasas de costo (de la A a la E), así que puede asignar cinco conjuntos
de tasas diferentes si un recurso cobra una tasa distinta por cada tipo de trabajo. Por
ejemplo, podría pagarle al carpintero una tasa más alta por los acabados que por la
elaboración de un armazón, así que puede aplicar una tabla de tasas de costo a la
primera de estas tareas y otra a la segunda.
En cada tabla de tasas hay un máximo de 25 filas que se pueden utilizar para introducir
futuros cambios en las tasas, como aumentos de la tasa de pago o actualizaciones de
material. Para cada cambio de tasa, se especifica la fecha en la que se aplicará. Por
ejemplo, si sabe que un recurso va a recibir un aumento de sueldo dentro de seis meses,
puede hacer que Microsoft Project se inicie utilizando automáticamente la nueva tasa a
partir de ese momento.
Para crear una lista de recursos en Microsoft Project se debe de seleccionar la opción
Recursos, donde se ingresaran los principales datos de cada uno de los recursos:
Cada fila de la tabla representa un recurso, para cada recurso de los que disponemos
se ingresa su nombre y capacidad máxima. También es posible asignar unas iniciales
que identifican al recurso.
Las tasas de los recursos pueden ser el coste horario de los trabajadores o del equipo
necesario para completar una tarea, o el costo fijo por contratación de personal o uso
de equipos para el desarrollo de determinada tarea. Evidentemente también puede ser
una combinación de un coste fijo y coste horario.
Para asignar las tasa tenemos la opción información la cual se muestra haciendo clic
derecho sobre el recurso en Hoja de Recursos, como se muestra en la imagen.
Se mostrará la siguiente pantalla en la cual se pueden ingresar los montos de las tasas
así como las tasas en hora extras y las fechas en las cuales aplica dicha tasa.
El Método del Valor Acumulado también es conocido en español como: Método del Valor
Realizado, Método del Valor Ganado o Método del Valor Devengado. Todos estos
nombres son traducciones del nombre original en inglés: Earned Value Method.
El nombre Método del Valor Acumulado porque es el que utiliza Microsoft en el Project
en español. Aunque vale la pena mencionar que el Project Management Institute (PMI)
le llama Gestión del Valor Ganado en su traducción al español del PMBOK.
Definir la fecha de estado, que representa la fecha a la que se tienen datos del
avance real del proyecto.
Registrar los avances de las tareas que ya comenzaron o que ya terminaron,
registrando la duración real y la duración restante.
Vigilar que la parte de las tareas que ya se realizó quede antes de la fecha de
estado y la parte que falta por realizar esté siempre después de la fecha de estado.
Revisar la planeación de las tareas que aún no se realizan (el plan debe
actualizarse permanentemente)
Los indicadores de valor acumulado, que son variaciones o relaciones, pueden ayudarle
a determinar si queda suficiente dinero en el presupuesto y si el proyecto finalizará
dentro de plazo.
Una variación positiva indica que el proyecto está adelantado respecto a lo programado
o está costando menos de lo presupuestado, lo cual podría permitirle reasignar dinero y
recursos de tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con
variaciones negativas.
Una variación negativa indica que un proyecto está retrasado respecto a lo programado
o está costando más de lo presupuestado y es necesario tomar medidas. Si una tarea
o proyecto tiene una VC negativa, puede que tenga que aumentar el presupuesto o
aceptar una reducción de los márgenes de beneficios.
Resumen
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
Se pueden aplicar las siguientes herramientas:
Juicio de experto
Estimación ascendente
Estimación 3 valores
Costos de la calidad
Análisis de reserva
Estimación análoga
Tener el presupuesto del proyecto es tener un monto total, necesario para lograr el
objetivo del proyecto, en Microsoft Project cuenta con diferentes informes y tablas en las
cuales su puede visualizar y hacer seguimiento de los costos según lo planificado y lo
gastado. El Método del Valor Acumulado también es conocido en español como: Método
del Valor Realizado, Método del Valor Ganado o Método del Valor Devengado.
Figura 110: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a la Gestión del Costo
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Revisar los siguientes enlaces: https://www.youtube.com/watch?v=BOFizaAFB0k
UNIDAD
3
GESTIÓN DE RECURSOS
HUMANOS, COMUNICACIONES Y
CALIDAD DE PROYECTOS DE T.I.
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al término de la unidad, el alumno identifica los Recursos Humanos necesarios para su
proyecto seleccionado utilizando herramientas y técnicas para la Gestión de Recursos
Humanos. Además el alumno identifica los Canales de Comunicación y finalmente
determina la calidad del proyecto utilizando herramientas.
TEMARIO
ACTIVIDADES PROPUESTAS
La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen al equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto
por las personas a las que se han asignado roles y responsabilidades para completar el
proyecto. Los procesos de la gestión de los recursos humanos son los siguientes:
4.- Dirigir el Equipo del Proyecto. El proceso de realizar el seguimiento del desempeño
de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y
gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
Gestionar y liderar el equipo del proyecto también implica, entre otros aspectos:
Formatos tipo texto. Las responsabilidades de los miembros del equipo que
requieran descripciones detalladas se pueden especificar mediante formatos de
texto. Generalmente, en forma de resumen, los documentos suministran
información sobre aspectos tales como responsabilidades, autoridad,
competencias y cualificaciones.
Figura 114: Adquirir el equipo del proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
Fuente.- Tomado de la Guía del PMBOK 5ta. Edición
Asignación Previa. Cuando los miembros del equipo del proyecto se seleccionan con
antelación, se considera que se ha realizado una asignación previa. Esta situación se
puede dar si el proyecto resulta de la identificación de personas específicas en el marco
de una propuesta competitiva.
Equipos Virtuales. Los equipos virtuales se pueden definir como grupos de personas
con un objetivo común, que cumplen con sus respectivos roles y que comparten poco o
ningún tiempo en reuniones presenciales. La disponibilidad de tecnologías de
comunicación tales como el correo electrónico, las teleconferencias, medios sociales de
comunicación, reuniones basadas en plataformas web y las videoconferencias, ha
hecho posible la existencia de los equipos virtuales.
Es el proceso que produce como resultado una mejora del trabajo en equipo, mejoras
de las habilidades y competencias personales, empleados motivados, reducción de las
tasas de rotación de personal y un desempeño general del proyecto mejorado.
Capacitación. Todas las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los
miembros del equipo del proyecto. La capacitación puede ser formal o informal.
Rol Descripción
Lo primero que tenemos que hacer es verificar las sobre asignaciones o sub-
asignaciones de recursos contra los supuestos y restricciones del proyecto. Eso lo
puede visualizar en la vista Uso de recursos, mediante los siguientes pasos:
Se mostrará la siguiente pantalla, los recursos sobre cargados se muestran de color rojo
Gráfico de recursos
La opción más recomendada para solucionar la sobre asignación es dividir la tarea entre
dos o más recursos y asignarles tiempos proporcionales a cada uno de ellos
proyecto, y por último son los responsables del éxito de cada sprint del proyecto
y del proyecto en su totalidad.
Roles no centrales: Los roles centrales son aquellos que no son
obligatoriamente necesarios para el proyecto Scrum, y pueden incluir miembros
de los equipos que tengan interés en el proyecto, pero que no tienen ninguna
función formal en el equipo del proyecto. Ellos pueden interactuar con el equipo,
pero no son responsables del éxito del proyecto. Los roles no centrales también
deben tenerse en cuenta en cualquier proyecto de Scrum.
Hay tres roles centrales en Scrum que en última instancia llevan la responsabilidad de
cumplir con los objetivos del proyecto. Los roles centrales son el propietario del
producto, el Scrum Master y el equipo Scrum. En conjunto se les conoce como el equipo
principal de Scrum. Es importante tener en cuenta que, de estos tres roles, ningún rol
tiene autoridad sobre los otros.
El Scrum Master es un facilitador que asegura que el equipo Scrum esté dotado de un
ambiente propicio para completar con éxito el desarrollo del producto. El Scrum Master
guía, facilita e imparte prácticas de Scrum a todos los participantes en el proyecto,
elimina los impedimentos que enfrenta el equipo, y asegura que se estén siguiendo los
procesos de Scrum.
Debe tenerse en cuenta que el rol de Scrum Master es muy diferente a la función que
desempeña el director de un proyecto en un modelo de Cascada tradicional de gestión
de proyectos, en el que el director del proyecto trabaja como gerente o líder del proyecto.
El Scrum Master sólo funge como un facilitador y está en el mismo nivel jerárquico que
cualquier otra persona en el equipo Scrum. Cualquier persona del equipo Scrum que
aprenda a facilitar proyectos Scrum puede convertirse en el Scrum Master de un
proyecto o sprint.
Los roles no centrales son aquellos roles que no son obligatoriamente necesarios para
el proyecto Scrum y pueden no participar en el proceso de Scrum. Sin embargo, es
importante tener conocimiento sobre estos roles no centrales, ya que podrían
desempeñar un rol importante en algunos proyectos de Scrum.
1.- Socio(s)
Cliente
El cliente es la persona o la organización que adquiere el producto, servicio o
cualquier otro resultado del proyecto. Para cualquier organización, dependiendo del
proyecto, puede haber tanto clientes internos (es decir, dentro de la misma
organización), como clientes externos (es decir, fuera de la organización).
Usuarios
El usuario es el individuo o la organización que utiliza directamente el producto,
servicio ocualquier otro resultado del proyecto. Al igual que los clientes, para
cualquier organización, puede haber tanto usuarios internos ni externos. En algunas
industrias los clientes y los usuarios también pueden ser los mismos.
Patrocinador
El patrocinador es la persona o la organización que provee recursos y apoyo para el
proyecto.
El patrocinador es también el socio a quien todos le deben rendir cuentas al final.
2.- Vendedores
Determinar los requisitos generales iniciales del proyecto y dar inicio a las
actividades del mismo; esto puede implicar una interacción con el propietario del
producto del programa y el propietario del producto de la cartera, a fin de asegurar
que el proyecto se alinee con la dirección que proporciona la alta gerencia.
Como representante del cliente, se dice que el propietario del producto es la voz del
cliente, ya que es quien asegura que las necesidades explícitas e implícitas del cliente
se reflejen en las historias de usuario en la lista priorizada de pendientes del producto,
y que más adelante se utilicen para crear los entregables del proyecto para el cliente.
En los grandes proyectos, con numerosos equipos Scrum, el contar con un jefe
propietario del producto puede ser algo necesario. Este rol se encarga de coordinar el
trabajo de múltiples propietarios del producto.
Es el jefe propietario del producto quien prepara y mantiene la lista priorizada de
pendientes del producto en su totalidad para los proyectos grandes, usándolo para así
coordinar el trabajo a través de los propietarios del producto de los equipos Scrum.
Estos, a su vez, se encargan de administrar sus respectivas partes en la lista priorizada
de pendientes del producto.
El jefe propietario del producto también se comunica con el propietario del producto del
programa para asegurar la alineación del proyecto con las metas y objetivos del
programa.
El Scrum Master es el líder servicial del equipo Scrum, y es quien modera y facilita las
interacciones del equipo como entrenador y motivador del mismo. Este rol es
responsable de asegurarse que el equipo tenga un ambiente de trabajo productivo
mediante al protegerlo de influencias externas, eliminando todos los obstáculos, y
confirmando que se cumplan los principios, aspectos y procesos de Scrum.
Los grandes proyectos requieren que varios equipos Scrum trabajen en paralelo. Es
muy posible que la información que obtiene un equipo se tenga que comunicar
adecuadamente a otros equipos. El jefe Scrum Master es el responsable de esta
actividad.
La coordinación entre los distintos equipos Scrum que trabajan en un proyecto Scrum
se realiza normalmente a través de la reunión de Scrum de Scrums. Esta es análoga a
la reunión diaria de pie y es facilitada por el jefe Scrum Master. Este rol suele ser
generalmente responsable de resolver los impedimentos que afectan a más de un
equipo Scrum.
Figura 127: proporciona las preguntas que se hacen durante una reunión de Scrum de Scrums.
Fuente.- Tomado de SBOK
Por lo general, cualesquier problemas que se susciten entre varios equipos se discuten
y resuelven por las propias partes interesadas. Esto se hace en una sesión,
inmediatamente después de la reunión de Scrum de Scrums, la cual es facilitada por el
jefe Scrum Master.
Selección de personal
Es importante que el equipo Scrum posea todas las habilidades esenciales necesarias
para llevar a cabo el trabajo del proyecto. También es necesario contar con un alto nivel
de colaboración para maximizar la productividad, de modo que se requiera una mínima
coordinación para llevar a cabo el trabajo.
Debido a que Scrum favorece a equipos pequeños, se pudiera pensar que este método
sólo puede utilizarse en proyectos pequeños, pero ese no es el caso. Scrum también
puede utilizarse con eficacia en proyectos de escala grande. Cuando se requieren más
de diez personas para llevar a cabo el trabajo, se pueden formar múltiples equipos
Scrum. El equipo del proyecto está formado por múltiples equipos Scrum que trabajan
juntos para crear entregables y lanzamientos de productos, con el fin de lograr los
resultados deseados para el proyecto en general.
Dado que un proyecto puede tener múltiples equipos Scrum trabajando en paralelo, la
coordinación entre los diferentes equipos se convierte en algo sumamente importante.
Por lo general, los equipos Scrum se comunican y coordinan entre sí en una variedad
de maneras, pero el enfoque más común se conoce como reunión de Scrum de Scrums.
Los miembros que representan a cada equipo Scrum se reúnen para discutir el
progreso, los problemas y para coordinar las actividades entre los equipos. Estas
reuniones son similares en formato a las reuniones diarias; sin embargo, la frecuencia
del Scrum de Scrums podría ser en intervalos predeterminados o coordinada tal como
es requerido por los diferentes equipos Scrum.
En este ejemplo, hay seis equipos Scrum que trabajan simultáneamente. Los equipos
A, B y C están trabajando en las partes de un proyecto relacionado, mientras que los
equipos D, E y F están trabajando en porciones de otro proyecto relacionado. Una
reunión de Scrum de Scrum se lleva a cabo para coordinar las interdependencias entre
los proyectos relacionados. Una reunión de Scrum de Scrum de Scrums se llevará a
cabo para coordinar y gestionar las dependencias en todos los proyectos.
3.1.8.3.1 Carteras
En las carteras, unos roles importantes para la gestión de la cartera del Scrum son:
3.1.8.3.2 Programas
En los programas, los roles importantes para la gestión de programas de Scrum son:
Propietario del producto del programa: Define los objetivos y las prioridades
estratégicas para el programa.
Las carteras y programas cuentan con equipos separados y con diferentes conjuntos de
objetivos. Los equipos de gestión de programas tienen por objetivo ofrecer capacidades
y llevar a cabo ciertas metas que contribuyan a objetivos específicos del programa. Por
el contrario, el equipo de la cartera tiene que equilibrar los objetivos de los distintos
programas para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización en su totalidad.
Los problemas y los asuntos que se enfrentan al utilizar Scrum dentro de un programa
o cartera implican principalmente la coordinación entre los numerosos equipos. Esto
puede conducir al fracaso si no se maneja con cuidado. Las herramientas que se utilizan
para la comunicación deben ampliarse para que coincidan con los requisitos de los
varios equipos que participan en un programa o una cartera. Cada equipo Scrum debe
atender no sólo la comunicación interna, sino también la comunicación externa con otros
equipos y los socios relevantes del programa o cartera.
Resumen
1. La gestión de recursos humanos, tiene 4 procesos claves: (a) planificar la gestión
de los recursos humanos; (b) Adquirir el equipo del proyecto; (c) Desarrollar el
equipo del proyecto; (d) Dirigir el equipo del proyecto.
Figura 131: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a la Gestión de Recursos Humanos
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta
unidad:
https://www.youtube.com/watch?v=wubizo8T6u0
https://www.youtube.com/watch?v=oQoiLoMwnqE
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del
proyecto sean oportunos y adecuados.
Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el éxito final de
cualquier proyecto. Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar
a problemas, tales como, demoras en la entrega de mensajes, comunicación de
información a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente con los interesados
y mala interpretación o comprensión del mensaje transmitido.
Las fuentes de información normalmente utilizadas para identificar y definir los requisitos
de comunicación del proyecto incluyen, entre otras:
• Organigramas
• Relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de los
interesados
Fecha de Elaboración:
Términos Definiciones
Microsoft Project permite generar informes de estado del proyecto de manera resumida,
informando a los interesados el estado del proyecto a una fecha determinada.
Resumen
1. La gestión de las comunicaciones describe tres procesos, los cuales son:
(a) Planificar la gestión de las comunicaciones
(b) Gestionar las comunicaciones
(c) Controlar las comunicaciones.
Figura 141: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a Gestión de las Comunicaciones
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta
unidad:
https://www.youtube.com/watch?v=mXcRhYp3mcQ
Costo de la Calidad (COQ). Se refiere al costo total del trabajo conforme y del
trabajo no conforme que se deberá realizar como esfuerzo compensatorio debido
a que existe la probabilidad de que en el primer intento de realizar dicho trabajo
una parte del esfuerzo para el trabajo a realizar se haga o se haya hecho de
manera incorrecta.
Costo de la Calidad (COQ). incluye todos los costos en los que se ha incurrido
durante la vida del producto a través de inversiones para prevenir el
incumplimiento de los requisitos, de la evaluación de la conformidad del producto
o servicio con los requisitos, y del no cumplimiento de los requisitos (retrabajo).
Los costos por fallas se clasifican a menudo en internos (constatados por el
equipo del proyecto) y externos (constatados por el cliente). Los costos por fallas
también se denominan costos por calidad deficiente.
Técnicas de grupo nominal. El objetivo de esta técnica es permitir que las ideas
se analicen en tormentas de ideas en grupos pequeños para posteriormente ser
revisadas por un grupo más amplio.
Herramientas de Gestión y Control de Calidad. Estas herramientas se utilizan
para vincular y secuenciar las actividades identificadas.
Figura 146: Guion gráfico que ilustra las siete herramientas de gestión y control de la calidad.
Fuente: Tomado de la Guía del PMBOK 5ta. Edición
En Scrum, la calidad se define como la capacidad que tiene un producto terminado o los
entregables de cumplir con los criterios de aceptación y lograr el valor del negocio que
espera el cliente.
Para asegurar que un proyecto cumpla con los requisitos de calidad, Scrum adopta un
enfoque de mejora continua donde el equipo aprende de sus experiencias y de la
participación de los socios para mantener constantemente actualizada la lista priorizada
de pendientes del producto con cualquier cambio en los requerimientos. Dicha lista
nunca está completa hasta el cierre o conclusión del proyecto. Cualquier cambio en los
requisitos refleja los cambios en el entorno empresarial interno y externo y permite que
el equipo funcione continuamente y se adapte para alcanzar esos requisitos. Scrum
requiere que el trabajo se realice en incrementos durante los sprints, lo cual significa
que los errores o defectos se detectan durante las pruebas de calidad repetitivas y no
cuando el producto final o servicio está casi terminado. Asimismo, las tareas importantes
relacionadas a la calidad (por ejemplo: el desarrollo, pruebas y documentación) se
completan como parte del mismo sprint por el mismo equipo; esto asegura que la calidad
sea inherente a cualquier entregable terminado creado como parte de un sprint. Por lo
tanto, la mejora continua con sus repetitivas pruebas optimiza la probabilidad de
alcanzar los niveles esperados de calidad en un proyecto Scrum. Las discusiones
constantes entre el equipo principal de Scrum y lo socios (incluyendo los clientes y
usuarios) con incrementos reales del producto que se entregan al final de cada sprint,
aseguran que se reduzca constantemente la brecha entre las expectativas de los
clientes sobre el proyecto y los entregables producidos.
El alcance de un proyecto es la suma total de todos los incrementos del producto, así
como el trabajo necesario para el desarrollo del producto final. La calidad es la
capacidad que tienen los entregables para cumplir con los requisitos de calidad del
producto y satisfacer las necesidades del cliente. En Scrum, el alcance y la calidad del
proyecto se capturados en la lista priorizada de pendientes del producto, mientras que
el alcance de cada sprint se determina por la refinación de los amplios elementos de la
lista priorizada de pendientes del producto (PBIs, por sus siglas en inglés) en un
conjunto de pequeñas, pero detalladas historias de usuario que pueden ser planeadas,
desarrolladas y verificadas en un sprint.
características del producto para cumplir con las necesidades cambiantes de los
clientes.
Una unidad empresarial de más alto nivel puede anunciar un criterio de aceptación
mínimo y obligatorio, lo cual después forma parte de los criterios de aceptación para
cualquier historia de usuario en esta unidad empresarial. Cualquier funcionalidad
definida por la unidad empresarial debe satisfacer dichos criterios mínimos de
aceptación si es que se busca la aceptación del respectivo propietario del producto. La
introducción a estos criterios de aceptación puede llevar a una serie en cascada de
criterios de aceptación para la cartera, el programa y el proyecto. Los estándares
generales de calidad, las directrices y las plantillas para toda la cartera, los establece el
propietario del producto de la cartera, mientras que los criterios mínimos de aceptación
los establece el propietario del producto del programa. De tal forma, los criterios de
aceptación de una historia de usuario en un proyecto habrán de incluir implícitamente
todos los criterios mínimos de aceptación de los niveles más elevados, según
corresponda.
Una vez que se definen los criterios de aceptación, estos se pueden incluirse en la documentación del
cuerpo de asesoramiento de Scrum y enviarse a los equipos Scrum según sea necesario.
Cabe señalar que los socios externos no participan directamente al nivel del equipo
Scrum y, en cambio, interactúan principalmente con el propietario del producto. Para
cualquier proyecto Scrum, el cliente puede ser cualquiera de los siguientes:
En Scrum, el control de calidad les permite a los clientes conocer cualquier problema en
el proyecto en forma anticipada, ayudándoles a reconocer si el proyecto habrá o no de
funcionarles. En Scrum, la calidad gira en torno a la satisfacción del cliente y de un
producto funcional y no necesariamente en cumplir con parámetros arbitrarios. Dicha
distinción resulta muy importante desde el punto de vista del cliente, ya que son quienes
invierten tiempo y dinero en el proyecto.
1. Planificación de calidad
2. Control de calidad
3. Garantía de calidad
En los proyectos Scrum, cualquier deuda técnica no debe llevarse más allá de un sprint,
ya que debe de haber criterios de aceptación y determinado debidamente definidos. La
funcionalidad debe satisfacer dichos criterios para considerarlos terminados. Conforme
Para conservar una cantidad mínima de deuda técnica, es importante definir el producto
requerido en un Sprint y del proyecto, así como los criterios de terminado, cualquier
método de desarrollo a seguir y las responsabilidades clave de los miembros del equipo
Scrum respecto a la calidad. Definir los criterios de calidad es una parte importante de
la planificación de calidad y permite que se lleve a cabo un control eficaz de la misma
durante el proyecto.
Durante la reunión de retrospectiva del sprint, los miembros del equipo analizan las
lecciones aprendidas.
Resumen
1. La gestión de la Calidad, contiene 3 procesos los cuales son los siguientes:
(a) Planificar la gestión de la calidad
(b) Realizar el aseguramiento de calidad
(c) Controlar la calidad.
3. Otras herramientas disponibles para la gestión de la calidad son las siguientes: (a)
Diagrama de afinidad
(b) Gráficas de programación de decisiones de proceso (PDPC)
(c) Digrafos de Interrelaciones
(d) Diagramas de Arbol
(e) Matrices de Priorización
(f) Diagrama de Red de la Actividad
(g) Diagramas Matriciales.
Figura 148: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a la Gestión de la Calidad
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta
unidad:
UNIDAD
4
GESTIÓN DE RIESGOS Y
ADQUISICIONES EN UN
PROYECTO DE T.I.
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al término de la unidad, el alumno identifica riesgos potenciales de su proyecto
y elabora un plan de respuesta a estos.
TEMARIO
ACTIVIDADES PROPUESTAS
Incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como
la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un
proyecto. Los objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto consisten en aumentar
la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el
impacto de los eventos negativos en el proyecto.
1.- Planificar la Gestión de los Riesgos. El proceso de definir cómo realizar las
actividades de gestión de riesgos de un proyecto.
2.- Identificar los Riesgos. El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al
proyecto y documentar sus características.
6.- Controlar los Riesgos: El proceso de implementar los planes de respuesta a los
riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales,
identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos
a través del proyecto.
Planificar la Gestión de los Riesgos es el proceso de definir cómo realizar las actividades
de gestión de riesgos de un proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura
que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos son acordes tanto con los
riesgos como con la importancia del proyecto para la organización.
Juicio de Expertos. Para asegurar una definición exhaustiva del plan de gestión
de los riesgos, se debe recabar el juicio y la experiencia de grupos o individuos
con capacitación o conocimientos especializados en el tema en cuestión.
• Análisis de causa raíz. El análisis de causa raíz es una técnica específica para
identificar un problema, determinar las causas subyacentes que lo ocasionan y
desarrollar acciones preventivas.
En algunos casos, puede que no sea posible llevar a cabo el proceso Realizar el Análisis
Cuantitativo de Riesgos debido a la falta de datos suficientes para desarrollar los
modelos adecuados. El director del proyecto debe utilizar el juicio de expertos para
determinar la necesidad y la viabilidad del análisis cuantitativo de riesgos.
Las técnicas comúnmente utilizadas recurren tanto a los análisis orientados a eventos
como a los orientados a proyectos, e incluyen:
En una fábrica, que se dedica a la producción de telas, se han analizado los principales
problemas que han ocurrido en los últimos 5 años:
En una fábrica que se dedica a la producción de telas se han analizado los principales
problemas que han ocurrido en los últimos 10 años:
Matriz de probabilidad
Matriz de probabilidad
En una fábrica, que se dedica a la producción de telas, se han analizado los principales
problemas que han ocurrido en los últimos 5 años:
Supongamos que nos encontramos frente a un proyecto con cuatro posibles resultados,
en lo referente a los beneficios que producirá. El primer escenario al que podemos definir
como optimista nos indica que obtendremos un beneficio de 200 unidades monetarias,
el segundo escenario moderado un beneficio de 100 unidades monetarias, el tercer
escenario de equilibrio un beneficio de cero y el cuarto escenario pesimista una pérdida
de 100 unidades monetarias.
Una vez realizado el cálculo podemos concluir que en promedio el beneficio del proyecto
será positivo lo que nos ayudaría a mitigar la incertidumbre sobre los valores que podría
estar tomando esta variable en el futuro y facilitarnos, junto con otras herramientas de
evaluación, el proceso de decisión sobre si ejecutar o no esta iniciativa. Debemos tener
en cuenta que la esperanza matemática es un valor promedio de la variable en cuestión
cuya probabilidad de ocurrencia es igual o muy cercana a cero, por lo que sería un error
creer que el beneficio del proyecto será igual a 70 unidades monetarias.
El cálculo del valor esperado tiene una limitación y es que nos obliga a conocer de
antemano las probabilidades, en caso de que no contemos con esta información
tendremos que recurrir al uso de otros criterios que son:
El criterio maximax que consiste en elegir aquella alternativa que nos proporcione el
mayor beneficio o ganancia posible, según este criterio el decisor considera que la
naturaleza siempre estará a su favor y se materializará el mejor escenario posible, en el
caso del primer ejemplo esperaríamos obtener las 200 unidades monetarias de
beneficio.
El criterio maximin en este caso se elige la alternativa menos mala, entre aquellos
estados de naturaleza poco favorables que se nos pueden presentar para la toma de
decisiones.
Existen varias estrategias de respuesta a los riesgos. Para cada riesgo, se debe
seleccionar la estrategia o la combinación de estrategias con mayor probabilidad de
eficacia.
Las tres estrategias que normalmente abordan las amenazas o los riesgos que pueden
tener impactos negativos sobre los objetivos del proyecto en caso de materializarse,
son: evitar, transferir y mitigar. La cuarta estrategia, aceptar, puede utilizarse para
riesgos negativos o amenazas así como para riesgos positivos u oportunidades. Cada
una de estas estrategias de respuesta a los riesgos, tiene una influencia variada y única
sobre la condición del riesgo.
Evitar. Evitar el riesgo es una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el
equipo del proyecto actúa para eliminar la amenaza o para proteger al proyecto de
su impacto. Por lo general, implica cambiar el plan para la dirección del proyecto, a
fin de eliminar por completo la amenaza.
Mitigar. Mitigar el riesgo es una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual
el equipo del proyecto actúa para reducir la probabilidad de ocurrencia o impacto de
un riesgo. Implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de un
riesgo adverso.
Tres de las cuatro respuestas se sugieren para tratar riesgos con impactos
potencialmente positivos sobre los objetivos del proyecto. La cuarta estrategia, aceptar,
puede utilizarse para riesgos negativos o amenazas así como para riesgos positivos u
oportunidades. Las estrategias descritas a continuación, son explotar, compartir,
mejorar o aceptar.
El riesgo, tal como se define en la Guía para el conocimiento de Scrum (Guía SBOK™),
es aplicable a los siguientes:
El riesgo se define como un evento incierto o un conjunto de eventos que pueden afectar
los objetivos de un proyecto y pudieran contribuir a su éxito o fracaso. Los riesgos con
un potencial de impacto positivo en el proyecto se denominan ―oportunidades‖;
mientras que las amenazas son riesgos que pudieran afectar negativamente a un
proyecto. La gestión de riesgos debe hacerse con proactividad, y es un proceso iterativo
que debería empezar al inicio del proyecto y continuar durante toda la vida del mismo.
Los riesgos son las incertidumbres relacionadas con un proyecto que podrían alterar
considerablemente elresultado del proyecto de manera positiva o negativa. Debido a
que los riesgos son incertidumbres a futuro, no tienen ningún impacto actual en el
proyecto, pero podrían tener un impacto potencial en el futuro. Los siguientes son
algunos ejemplos de riesgos:
representantes de
servicio al
cliente no estén listos para tomar pedidos el día oficial del lanzamiento.
Es posible que una cuadrilla de pintores se retrase debido a las fuertes lluvias,
lo cual pudiera influir negativamente en el cronograma del proyecto.
Los problemas generalmente son certezas que se están suscitando en el
proyecto, por lo que no hay necesidad de realizar una evaluación de la
probabilidad como lo haríamos con un riesgo. Los problemas deben atenderse.
1. Identificación de riesgos: Utilizar diversas técnicas para identificar todos los riesgos
potenciales.
2. Evaluación de riesgos: Evaluar y estimar los riesgos identificados.
3. Priorización de riesgos: Dar prioridad al riesgo que habrá de incluirse en la lista
priorizada de pendientes del producto.
4. Mitigación de riesgos: Desarrollar de una estrategia adecuada para hacer frente a
un riesgo.
5. Comunicación de riesgos: Comunicar a los socios apropiados los resultados de los
primeros cuatros pasos de la gestión de riesgos y determinar su percepción respecto a
eventos inciertos.
Identificación de riesgos
Los miembros del equipo Scrum deben hacer un intento por identificar todos los riesgos
que pudieran afectar el proyecto. Con tal solo observar el proyecto desde una
perspectiva diferente y con el uso de una variedad de técnicas, pueden lograrlo a fondo.
La identificación de riesgos se lleva a cabo a lo largo del proyecto y los riesgos
identificados se convierten en entradas en varios procesos de Scrum, incluyendo la
Creación de la lista priorizada de pendientes del producto, el proceso de Dar
mantenimiento a la lista priorizada de pendientes del producto y la Demostración y
validación del sprint.
1.- Revisar las lecciones aprendidas de los procesos de retrospectiva del sprint o
retrospectiva del proyecto.
Aprender de proyectos similares y de sprints anteriores en el mismo proyecto, al igual
que explorar las incertidumbres que afectan a dichos proyectos y sprints, puede ser una
forma útil de identificar riesgos.
Evaluación de riesgos
Priorización de riesgos
Pasos para actualizar la lista priorizada de pendientes del producto con riesgos
identificados:
1. Crear una lista de riesgos priorizados (por ejemplo: los riesgos se pueden priorizar
por valor utilizando la técnica de valor monetario esperado).
2. Seleccionar aquellos riesgos identificados que pudieran mitigarse; y para cuáles el
equipo decide tomar acción específica de riesgos durante el sprint a fin de mitigar tales
riesgos.
Mitigación de riesgos
Una vez que los riesgos identificados se incluyen como parte de la lista priorizada de
pendientes del producto, varios riesgos se mitigan durante el proceso de creación de
entregables donde se completan las tareas relacionadas a las historias de usuario
definidas en el proceso de la lista priorizada de pendientes del producto.
En Scrum, la responsabilidad del riesgo es claramente del propietario del producto para
la gestión de los riesgos relacionados a los aspectos empresariales; la responsabilidad
es también del equipo Scrum para la implementación de respuestas al riesgo durante el
curso de un sprint. El cuerpo de asesoramiento de Scrum puede consultarse para pedir
orientación sobre la forma de implementar la respuesta a los riesgos y ver si las acciones
se alinean con las directrices de la organización en su conjunto. El Scrum Master
mantiene una estrecha vigilancia sobre los riesgos potenciales que pudieran afectar el
proyecto y mantiene informado al propietario del producto y al equipo Scrum.
Comunicación de riesgo
Debido a que los socios tienen un interés en el proyecto, es importante comunicarse con
ellos sobre asuntos relacionados a los riesgos. La información proporcionada a los
socios relacionada con el riesgo debe incluir el impacto potencial, así como los planes
para hacerle frente a cada riesgo. Esta comunicación siempre está en curso y debe
ocurrir a la par de los cuatro pasos secuenciales discutidos hasta ahora:
Resumen
La Gestión de los Riesgos del Proyecto según el PMBOK incluye los procesos
relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis,
la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un
proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la
probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto
de eventos negativos para el proyecto.
En Scrum la gestión del riesgo está implícita en la propia metodología no como una
actividad paralela sino como una disciplina articulada de manera natural en todas
las actividades que se llevan a cabo en el proyecto. Scrum se sustituye la gestión
del riesgo explicita por la gestión del riesgo continua. Una de las principales razones
de ser del Daily Scrum, es la gestión del riesgo. Una de las preguntas que se
responden en el Daily Scrum es: ¿Qué impedimentos has encontrado?. Responder
esta pregunta día a día es sin duda una manera implícita de gestionar los riesgos
del proyecto. Otro excelente momento para detectar riesgos es el Sprint
Retrospective, que permite atajar todos los riesgos relacionados con la
comunicación con el cliente y los requisitos. Para que esta manera de gestionar el
riesgo sea efectiva el Scrum Master debe hacer hincapié en que no solo se hable
de impedimentos actuales sino de también de aquellos impedimentos que se
vislumbran en el futuro del proyecto.
Figura 165: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a Gestión de Riesgos
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta
unidad:
o Introducción a Riesgos
https://www.youtube.com/watch?v=hxiwGkhhPlc
https://www.youtube.com/watch?v=MXgkACA7_tY
Esta área incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios
o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. La organización
puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un
proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión
del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos
u órdenes de compra emitidos por miembros autorizados del equipo del proyecto.
4.- Cerrar las Adquisiciones: El proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.
Todas las relaciones legales contractuales se encuadran en una de las siguientes dos
grandes categorías:
Contratos de precio fijo. Esta categoría de contrato implica establecer un precio total
fijo para un producto, servicio o resultado definido que se va a suministrar. Los contratos
de precio fijo, también pueden incluir incentivos financieros para quienes alcancen o
superen determinados objetivos del proyecto, tales como, las fechas de entrega
programadas, el desempeño del costo y técnico, o cualquier concepto que pueda ser
cuantificado y posteriormente medido.
Contratos de Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF). Este acuerdo de
precio fijo confiere cierta flexibilidad al comprador y al vendedor, ya que permite
desviaciones en el desempeño, con incentivos financieros ligados al
cumplimiento de las métricas acordadas.
Contratos de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA). Este tipo de
contrato se utiliza cuando el período de desempeño del vendedor abarca un
periodo considerable de años, tal como, se desea en muchas relaciones a largo
plazo.
Contrato por Tiempo y Materiales (T&M). Los contratos por tiempo y materiales son
un tipo híbrido de acuerdo contractual que recoge aspectos tanto de los contratos de
costos reembolsables como de los contratos de precio fijo. A menudo, se utilizan para
el aumento de personal, la adquisición de expertos y cualquier tipo de apoyo externo
cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del trabajo.
Juicio de Expertos. Puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. La evaluación de las propuestas puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario de revisión con experiencia en cada una de las áreas cubiertas
por los documentos de las adquisiciones y el contrato propuesto.
Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la adquisición
puede ser modificada. Incluye los formularios, los sistemas de rastreo, los
procedimientos de resolución de disputas y los niveles de aprobación necesarios para
autorizar los cambios.
Este informe debe de mostrar los indicadores del Valor Acumulado en Microsoft Project
Resumen
1. La gestión de adquisiciones contiene cuatro procesos los cuales son:
(a) Planificar la gestión de las adquisiciones
(b) Efecutar las adquisiciones
(c) Controlar las Adquisiciones
(d) Cerrar las adquisiciones.
Figura 173: Comparación entre PMI (PMBOK) y SCRUM (SBOK) respecto a Gestión de las Adquisiciones
Fuente: http://www.gestiondeproyectosit.es/
Se puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en esta
unidad:
https://www.youtube.com/watch?v=Rk8xvOFKT94