Código: P-05

PROCEDIMIENTO PARA EL Edición: 01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Copia Controlada Nº:
REGISTROS Original
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1 OBJETIVO

1.1 Asegurar que todos los que realizan tareas conocen la existencia y disponibilidad de
los documentos que regulan dichas tareas.

1.2 Asegurar que todos los documentos y datos están siempre disponibles en todos los
puntos en que sean requeridos.

1.3 Garantizar que la versión en uso es la vigente.

1.1 Establecer la manera de gestionar los registros de la calidad.

2 ALCANCE

2.1 La identificación, revisión, aprobación, puesta a disposición del usuario, retiro y

eliminación de documentos no vigentes es aplicable a todos los documentos y datos
que son necesarios para el funcionamiento eficaz del sistema de la calidad.

2.2 Comprende los siguientes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad:

Manual de Calidad (MC)

Política de la Calidad (PC)
Procedimientos Generales (P)
Instructivos (I)
Documentos de Calidad (DC)
Mapa de Proceso (MP)
Documentos externos (normas, documentos del cliente, tablas, bibliografía,
manuales de instrumentos, etc.)
Datos del sistema de la calidad

2.3 El presente procedimiento se aplica a los registros incluidos en la planilla “Matriz

Control de Registros Internos”, formulario F-GENE-06 y a las copias que se
mantengan de los registros originales.

3 RESPONSABILIDADES

3.1 El Responsable de Calidad es el responsable del cumplimiento de lo dispuesto en

este procedimiento respecto de los documentos y registros.

3.2 Cada Responsable de Área se encarga del control de los datos generados en su
área.

3.3 El responsable de Calidad mantiene actualizada la Lista de Registros.

3.4 La responsabilidad por el archivo y custodia de los registros está definida en cada
procedimiento. Asimismo en la planilla Lista de Registros se indican estas
responsabilidades.

4 DEFINICIONES

4.1 Copia controlada: copia a la cual se aplica el presente procedimiento.

4.2 Copia No Controlada: copia no sujeta a actualización, ni de distribución controlada.

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4.3 Back-up: copia en soporte electrónico de la información contenida en una unidad de

disco, directorio o subdirectorio que se realiza con el fin de protegerla ante una falla
del sistema informático.

4.4 Datos: Información inherente al Sistema de Gestión de la Calidad que permite

conocer ciertos aspectos del mismo. Generalmente están ordenados en forma de
bases de datos para obtener una mejor eficiencia en su utilización (por ej.:
catálogos, propagandas, lista de registros, índices, etc). A diferencia de los
registros, se modifican constantemente para actualizarlos.

4.5 Registro: documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas
o de los resultados obtenidos.

NOTAS:

1 Un registro de la calidad provee evidencias objetivas del grado de cumplimiento con los
requisitos para la calidad (por ejemplo, registro de la calidad de un producto) o de la
eficacia del funcionamiento de un elemento del sistema de la calidad (por ejemplo,
registro relativo al sistema de la calidad).

2 Entre los propósitos de los registros de la calidad figuran la demostración, la trazabilidad

y las acciones preventivas y correctivas.

3 Un registro puede ser escrito o almacenado en un soporte de datos cualquiera.

5 DESCRIPCIÓN

5.1 Elaboración de un Documento

5.1.1 El responsable del área que necesita un nuevo documento o la modificación

de uno existente designa un responsable para la elaboración del mismo.

5.1.2 Contenido

5.1.2.1 Contenido de las secciones del Manual de Calidad

El Manual de Calidad contiene páginas introductoras en las que consta:

Carátula, Presentación de la empresa, Alcance de la certificación, Lista de
distribución e Índice.

Las secciones siguientes describen el Sistema de Calidad implementado en

SELSA

5.1.2.2 Contenido de los Procedimientos Generales y otros Documentos

Excepto en los casos en que sea difícil separar dos o más temas relacionados,
cada Documento debe ocuparse de un solo tema, función o tarea.

Los Procedimientos Generales, los Instructivos y el Plan de Calidad respetan

un formato estándar comprendiendo las siguientes secciones:

Objetivo: responde a la pregunta “¿Para qué se genera el documento?”

Alcance: ámbito de aplicación del Documento.

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Responsabilidades: identifica quién realiza cada tarea, sin que pueda existir duda
acerca del puesto de trabajo que deba realizarla.

Definiciones: se utiliza esta sección para aclarar el significado de algunos términos

utilizados en el Documento.

Descripción: responde a la pregunta “¿Cómo debe realizarse la tarea?”

Documentos de Referencia: cumplimiento con normas y códigos de referencia y

otros procedimientos documentados que deben tenerse en cuenta
durante la aplicación del Documento y aquellos que fueron consultados para
su preparación.

Anexos: se coloca aquí la información complementaria (modelos de registros, tablas,

diagramas de flujo, etc.) a escala reducida si es necesario, cuidando que no
se pierda la legibilidad.

Registro de Revisiones: datos correspondientes al Control de la Documentación.

5.1.3 Elaboración de un Documento

5.1.3.1 Cada Documento, durante el proceso de elaboración, llevará la

inscripción “Documento en Proceso de Elaboración. No vigente”. en la
parte inferior del encabezado. Esta leyenda la retira el Responsable de
Control de la Documentación cuando se imprime el Documento revisado y
aprobado, antes de la distribución para su aplicación.

5.1.3.2 La preparación de Documentos puede ser llevada a cabo

individualmente o en equipo. Cuando sea realizado en equipo el
responsable del área emisora nombra un Encargado de la preparación.

5.1.3.3 Cuando no son los usuarios directos quienes redactan los Documentos,
se consulta a los usuarios durante la preparación.

5.1.4 Formato

5.1.4.1 Formato de las secciones del Manual de Calidad y de los

Procedimientos Generales:

La disposición formal del texto escrito debe regirse por las siguientes normas:

- Sólo en casos de absoluta necesidad se utilizarán formatos de página

diferentes al IRAM A4 en los Documentos.

- Si se da el caso de que no exista información para una parte básica del

Procedimiento no debe omitirse esa sección, sino que deben añadirse las
palabras “No aplicable”.

Ej.: 4 DEFINICIONES
No Aplicable
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- Cuando la realización de una tarea descripta en un Procedimiento implica

que el registro de alguna información en un formulario, en éste se
identifican claramente:

- Título
- La información que se requiere
- El modo y la ubicación de la información
- El código del formulario
- El número de la última edición

5.1.5 Código

5.1.5.1 El código de las secciones de los documentos consta de un campo

alfabético (M, P, etc.) según pertenezca al Manual de Calidad, a un
Procedimiento General, etc., acompañada de un número correlativo.
Ej.
M-05 : es el código de la sección 5 del Manual de Calidad
P-06: es el código del Procedimiento General Nº 06

5.1.5.2 El código de cada documento es otorgado por el responsable de

Control de Documentos.

5.2 Revisión, aprobación y emisión

5.2.1 Todo documento debe ser revisado antes de someterlo a la aprobación. En la

tabla Nº 1 se detallan los responsables de firmar la revisión y la aprobación.
La revisión comprende verificar que el contenido sea acorde a los requisitos
del sistema de gestión de la calidad establecidos en la norma y la
concordancia con los demás documentos del Sistema.

5.2.2 Antes de poner en uso un documento se consulta a los usuarios y se recogen

sus observaciones, incorporándose las modificaciones necesarias, para
asegurar que se comprende el contenido y que se han contemplado todas las
actividades que permitan cumplir el objetivo del mismo. Los documentos
borradores y los formularios con los comentarios se destruyen una vez que se
pone en uso el documento aprobado.

5.2.3 Matriz de responsabilidades en la revisión, aprobación y emisión de los

documentos del Sistema de Gestión de la Calidad:

Documento Revisa Aprueba Emite

Manual de la Calidad Resp. de Calidad Director Resp. de Calidad

Política de la Calidad Resp. de Calidad Director Resp. de Calidad

Procedimiento general Resp. de Calidad Director Resp. de Calidad

Lista de Documentos
Resp. Área usuaria Director Resp. de Calidad
Externos
Dato del Sistema de la Resp. Área Personal del Área
Resp. de Calidad
Calidad y Registros generatriz usuaria
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Documento Revisa Aprueba Emite

Resp. Área
Instructivo Director Resp. de Calidad
generatriz

5.2.4 El responsable del Área usuaria de un documento es quien asegura que el

personal está capacitado para el correcto uso de mismo. Por lo tanto realiza
reuniones periódicas de capacitación y/o análisis de la documentación
disponible.

5.3 Archivo

5.3.1 Una vez aprobado el documento, en la computadora el Responsable del

Sistema de la Calidad elimina el archivo de la carpeta “En Revisión” y lo
guarda en el directorio definitivo, con protección contra modificaciones no
autorizadas, para lo cual él tiene una clave de acceso.

5.3.2 El Director entrega el original aprobado al Responsable de Calidad, para que

éste actualice los datos (índices de los Manuales y Lista de documentos
externos) y el archivo de los originales.

5.3.3 El responsable de Calidad mantiene actualizado:

• La Matriz de Documentos Internos DC-03.
• Los índices de los manuales (de Calidad, de Procedimientos Generales e
Instructivos DC-02, de Formularios DC-01).
• El archivo de los originales de los manuales.
• El registro Matriz Control de Documentos Externos (F-GENE-02).
• El registro Matriz Distribución de Documentos Externos (F-GENE-03).
• El registro Matriz Distribución de Documentos Internos (F-GENE-04).

5.3.4 Los Manuales originales (de la Calidad, de Procedimientos Generales, de

Formularios) se encuentran en la Oficina de Ventas, bajo la custodia del
Responsable del Sistema de la Calidad.
Los manuales en uso están en administración, dirección y fábrica.

5.3.5 Los documentos son archivados en carpetas identificadas con el nombre o tipo
del / de los documento / s que contienen.

5.4 Documentos externos

5.4.1 Los documentos originados fuera de la empresa son mantenidos a cargo del
responsable del Área de Calidad. En el caso de las normas con los requisitos
del sistema de la calidad, el Responsable de Calidad es quien asegura la
vigencia con respecto al uso propuesto.

5.4.2 Los Documentos Externos que se encuentran fuera del registro y alcance de la
CADEFIP, son sellados en color verde, indicando su condición de Aprobado
con la fecha de aprobación y firma del responsable. Ver Anexo II, y
adjuntados en la Matriz Control de Documentos Externos (F-GENE-02).

5.4.3 El responsable del área usuaria de un documento externo debe comunicar la

posesión de dicho documento al Responsable de Calidad con el fin de
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mantener actualizada la Matriz Control de Documentos Externos (F-GENE-02).

5.5 Distribución de documentos

5.5.1 La identificación del Número de copia en los documentos figura en el

encabezado o pie de página del mismo (según el documento).

5.5.2 El Responsable del Sistema de la Calidad tiene a su cargo mantener los

manuales con la última versión vigente de cada documento. En el momento
de colocar un nuevo documento en un manual o de retirar uno obsoleto
(cambio por nueva edición o anulación), deja constancia de esto mediante la
emisión de una nueva edición del Índice de dicho Manual.

5.5.3 Cuando se entrega una Copia Controlada de un documento, se asienta éste

hecho en el Matriz Distribución de Documentos Externos (F-GENE-03) o en el
registro Matriz Distribución de Documentos Internos (F-GENE-04), no así
cuando se entrega una Copia No Controlada de las cuales no se llevan
registros. En cada documento se colocan los sellos que lo identifican como
Copia Controlada o No Controlada. Ver Anexo II.

5.5.4 Copias No Controladas Virtuales. Estas copias son publicadas por el

Responsable de Calidad en formato pdf bajo la leyenda de “Copias No
Controladas”, con la finalidad que las mismas estén a disposición de los
empleados, para su consulta e impresión.

5.6 Modificación de documentos

5.6.1 Cuando los usuarios detectan la necesidad de modificar un documento, esto

se comunica al responsable del área de aplicación del mismo. Para la nueva
redacción se opera de la misma manera que para la elaboración de un
documento nuevo.

5.6.2 Se observan las interacciones con otros documentos con el fin de efectuar
también en ellos los cambios correspondientes.

5.6.3 Cuando se modifica un documento se lo reemplaza totalmente.

5.6.4 Cada modificación aprobada implica un aumento en el número de edición.

5.6.5 La revisión, aprobación y emisión de un documento modificado son realizadas

por las mismas funciones que lo hicieron con el documento original.

5.6.6 Cuando se modifica un formato de formulario o su contenido se aumenta el

número de edición del mismo. El Responsable de Calidad reemplaza la
muestra en el manual de formularios y actualiza el índice. Debe revisarse
también el Procedimiento que lo genera y actualizarlo. Los usuarios de los
formularios son responsables de utilizar la última versión vigente de los
mismos.

5.6.7 Un resumen de las modificaciones de los procedimientos generales e

instructivos se asienta en la tabla “Resumen de modificaciones” que se
encuentra al final de cada uno de ellos.

5.6.8 La actualización de datos es revisada y aprobada por las mismas funciones

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que lo hicieron con los originales y lo mismo se cumple para la actualización

de la “Lista de documentos vigentes”.

5.6.9 Cada cinco (5) años se revisa toda la documentación perteneciente al Sistema
de Gestión de la Calidad.

5.7 Obsoletos

5.7.1 El mantenimiento de la documentación obsoleta está a cargo del Responsable

del Sistema de la Calidad.

5.7.2 En el sector Calidad se archivan los originales de cada documento obsoleto,

durante el tiempo que esté en vigencia la edición inmediata siguiente, y luego
se eliminan. Los archivos que se tienen en soporte electrónico se guardan en
copias de seguridad que se conservan durante el mismo período.

5.7.3 Los ejemplares de Documentos Obsoletos, que se conservan en papel son

sellados en color rojo, indicando su condición de Obsoleto con la fecha y firma
del responsable, en cada página. Ver Anexo II.

5.8 Identificación de Registros

5.8.1 Los registros se identifican mediante un título, que describe qué clase de
información contienen, y un código alfanumérico, conformado por:

2 números indica edición

F - _ _ _ _ - _ _ - _ _ - TITULO
Indica Registro 2 Números de Registro
4 Letras indican el nombre del Proceso ó el tipo de registro
REMI ( REMITO)
REPO ( REPORTE)
RRHH (RECURSOS HUMANOS)
PLAN (PLANILLA)
DEPO (DEPOSITO)
CALI (CALIDAD)
ADMN (ADMINISTRACION)
DIRE (DIRECCION)
COMP (COMPRAS)
GENE (GENERAL)
TALL (TALLY)

5.8.2 Para asegurar que, en el momento de evaluar el contenido de los registros, se

cuente con todos ellos, se les da un número correlativo a medida que se
confeccionan (ej. Nº de Informe de Hallazgo) o se indica la fecha de su
confección (ej. Informe de Auditoría).
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5.9 Recolección de registros

5.9.1 Cada procedimiento indica de quién, cuándo, dónde y de qué modo se

obtienen los datos que deben asentarse en los formularios definidos.

5.9.2 En ningún caso se borran datos registrados, en caso de cometerse un error al

asentar un dato, se tacha y se escribe sin encimar el dato correcto, con la
firma del responsable de la salvedad.

5.10 Accesibilidad

5.10.1 No se tienen registros clasificados como “Confidenciales” ni restricciones de

accesibilidad por áreas, para los registros de la calidad para el personal de
SELSA

5.10.2 Los clientes pueden evaluarlos en visitas o auditorías a SELSA, autorizadas

por el Director.

5.10.3 Los clientes pueden acceder a lo referente a sus propios registros y no a los
de la competencia.

5.10.4 La salida de cualquier registro de las instalaciones de SELSA es autorizada por

el Director.

5.11 Archivo

5.11.1 Para garantizar que todos los registros son archivados en el lugar asignado,
cada responsable de registrar datos, una vez completada la tarea, guarda el
registro en el lugar especificado en el procedimiento pertinente.

5.11.2 Los registros se ordenan según el tipo por fecha o por orden alfabético.

5.11.3 En la planilla “Matriz Control de los Registros Internos” se indica al lugar de

archivo, quién es el responsable de la custodia de cada tipo de registro y el
plazo de conservación de cada registro.

5.12 Mantenimiento

5.12.1 Los registros se mantienen de manera que se asegure su conservación en

condiciones que permita su legibilidad durante el tiempo que se establece en
la Lista de Registros.

5.12.2 Los registros que se tienen en papel se guardan en carpetas y éstas a su vez
en armarios destinados a tal fin.

5.12.3 En el caso de tener, además del papel, el archivo informático, se realizan

copias de seguridad semanales por medio del uso de dispositivo PEN DRIVE,
el que se archiva en las Oficinas Administrativas (MORENO), registrando tal
Backup en el “Registros de Backup” F-GENE-05.

5.13 Disposición final

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5.13.1 Una vez que ha terminado el tiempo de archivo en lugar accesible, estos son
dispuestos según autorice el Director (eliminación o archivo en lugar especial
por un plazo adicional). En la planilla “Matriz Control de los Registros
Internos”, formulario F-GENE-06, se indica esta disposición.

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 Manual de Calidad

7 ANEXOS

7.1 Anexo I: Modelo de sellos para control de documentos

8 REGISTRO DE REVISIÓN

Revisó Aprobó Emitió

Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma
01/13 - 01/13 - 01/13 -
Leandro Nicenboim Enrique Chirom Leandro Nicenboim
Aclaración Aclaración Aclaración

RESUMEN DE MODIFICACIONES

Puntos modificados / nuevos Fecha Edición

Nuevo Procedimiento por adecuación del SGC a la nomenclatura y 01-2013 01
definiciones de los SGC de las empresas del Grupo SELSA.
El presente procedimiento reemplaza al procedimiento D-PROGE-01 y 01-2013 01
D-PROGE-02.
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ANEXO I
SELLO DE DOCUMENTO APROBADO

APROBADO
fecha …../ …../ …..

firma ......................

SELLO DE DOCUMENTO OBSOLETO

OBSOLETO
a partir de../……/…..

firma ..............................

SELLO DE COPIA CONTROLADA

COPIA
CONTROLADA

Nº .....................

SELLO DE COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO
CONTROLADA