CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCION DE AUDITORIAS INTERNAS

D A I-A I-0310-2016
J
CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL MANTENIMIENTO, USO Y CONSERVACION DE VEHICULOS DEL CBDMQ,

EN CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, UBICADO EN LA
CIUDAD DE QUITO DM„ CANTON QUITO Y PROVINCIA DE PICHINCHA.

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2010/07/01 H A STA : 2012/12/31

 N° C.C..
N° NIS 13788

PERIODO : 2016

N° INGRESO DPECC :

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCION DE AUDITORIAS INTERNAS

D A I-A I-0310-2016

CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL MANTENIMIENTO, USO Y CONSERVACION DE VEHICULOS DEL

CBDMQ, EN CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, UBICADO
EN LA CIUDAD DE QUITO DM., CANTON QUITO Y PROVINCIA DE PICHINCHA.

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2010/07/01 HASTA: 2012/12/31

Orden de Trabajo : 04 87 1 - 04-2013

Fecha O /T : 08 / 10/2013
 CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

DAI-CBDMQ-04871 -04-2013

INFORME GENERAL

Examen Especial al mantenimiento, uso y conservación de vehículos

del CBDMQ, en el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de
Quito, por el período comprendido entre el 01 de julio de 2010 y el 31
de diciembre de 2012,
 0000 01

«amen Especia, a, mantenimiento use, y « £ £ * ; " T Sor “ ““ iodo

L C= d o ^ ^ u ¿ e¿eD
2oTo*°v -* K ¿ diciemPte de 2012.

n iR E CCIÓN DE AUDtTORiA.N T g R N A D g L C U g g P O O E
 0 00 0
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

CB-DMQ Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito

CBDMQ Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito

EEMV UAÍ Examen Especia! Mantenimiento Vehicular, Unidad de Auditoría

Interna

ROA Plan Operativo Anual

LOCGE Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

 0000 0 "

INDICE

C ontenido Página
Carta de Presentación 1
C apítulo I
Inform ación Introductoria
Motivo del examen 2
Objetivos del examen 2
Alcance del examen 2
Base Legal 2-3
Estructura Orgánica 3-5
Objetivos de ia Entidad 5
Monto de los recursos examinados 5
Servidores Relacionados 6

Capítulo II

Resultados del examen

Seguimiento de Recomendaciones 7
Ausencia de actas de entrega recepción de bienes, *
Documentos y archivos. 7-9
Orden de trabajo no fue preinpresa, prenumerada, no identifico el motivo
del envió al taller particular y la hoja de vida de los vehículos fue incompleta 9-12
No se generó informes que contempla en el Reglamento Interno 13-19

Anexo 1 Nómina de servidores relacionados con el examen

 0 0 0 0 04

’T'~L n -'iv

Quito,

Señor
COMANDANTE GENERAL
CUERPO DE BOMBEROS DEL DMO
Presente

De mi consideración:

La Contralona General del Estado por intermedio de la Dirección de Auditoría Interna

del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito; en uso de sus
atribuciones constitucionales y legales, efectuó e¡ examen especial al mantenimiento,
uso y conservación de vehículos del CBDMQ, en el Cuerpo de Bomberos del Distrito
Metropolitano de Quito, por el período comprendido entre el primero de julio de dos
mil diez y el treinta y uno de diciembre del dos mil doce.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de

Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable de que la información y la documentación examinada no contienen
exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a ¡as
cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones
legales y reglamentarías vigentes, políticas y demás normas aplicables; lo que ha sido
verificado por quienes suscribimos.

Debido a ¡a naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se

encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que
constan en el informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.

Atentamente,
Dios, ? s-~ie y Libertad

MS.c. Dr. Luis Mantilla Cortez

DIRECTO?: CE AUDITORIA
it-.Tt" A P IR .O * .
 0 0 0 0 05

CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

M otivo del examen

El examen especial al mantenimiento, uso y conservación de los vehículos del Cuerpo

de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito, se realizó en cumplimiento a la
Orden de Trabajo 04871-4-2013, constante en el oficio 126 CBDMQ UAI 2013, de 8 de
octubre de 2013, suscrito por el Director de Auditoría Interna con cargo al Plan
Operativo de Control del año 2013, de la Unidad de Auditoría Interna del CBDMQ,
aprobado por el Contralor General del Estado con Acuerdo 004CG-2013 de 12 de
enero de 2013.

O bjetivos del examen

© Determinar si los vehículos recibieron mantenimiento y fueron utilizados

exclusivamente para el cumplimiento de labores oficiales y atención de
emergencias.

• Verificar el cumplimiento de disposiciones legales y normativas.

Alcance del examen

Se analizó el proceso de mantenimiento, uso y conservación de los vehículos del

Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito, por el período comprendido
entre el 1 de julio de 2010 y el 31 de diciembre de 2012.

Base legal

El 1 de abril de 1944 se fundó el Cuerpo de Bomberos de Quito bajo la dependencia

del Ministerio de Bienestar Social y Trabajo.

Mediante Decreto Ejecutivo 1560 de 1 de diciembre de 1999, publicado en Registro

Oficial 336 de 10 del mismo mes y año, se transfiere al Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito el Cuerpo de Bomberos y las atribuciones que en relación con

2
 0000 0t>

la materia y conforme a la Ley de Defensa Contra Incendios, venía ejerciendo el

Ministerio de Bienestar Social.

A través de la Ordenanza de Insíitucionalización 039, publicada en Registro Oficial

175 de 2 de Octubre del 2000 el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de
Quito se constituye como una entidad de derecho público, descentralizada, con
autonomía administrativa, operativa, financiera y personería jurídica propia conforme a
la Ley, adscrito al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

Mediante la Ordenanza Metropolitana 114 sancionada por el señor Alcalde el 2 de

febrero del 2004 y publicada en el Registro Oficial 295 de 18 de marzo de 2004, se
reformó la Ordenanza de Institucionalización y se modifica la estructura
organizacional.
-s

El artículo 140 inciso segundo del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, publicado en el suplemento del Registro Oficial 303 de
19 de octubre de 2010, señala:
"...Ejercicio de competencia de gestión de riesgos.- La gestión de los servicios de
prevención, protección, socorro y extinción de incendios, que de acuerdo con la
Constitución corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales,
se ejercerá con sujeción a la ley de que regule la materia. Para tal efecto, los
-rs cuerpos de bomberos del país serán considerados como entidades adscritas a los
gobiernos autónomos descentralizados municipales, quienes funcionarán con
autonomía administrativa y financiera, presupuestaria y operativa, observando la
ley especial y normativas vigentes a las que estarán sujetos..."

La ley especial que señala el COOTAD es la Ley de Defensa Contra Incendios,

publicada en el registro oficial 815 de abril 19 de 1979, según el criterio emitido por el
Procurador General del Estado con oficio 3806 de 20 de septiembre de 2011.

E structura orgánica

De conformidad con lo resuelto por el Directorio, el 24 de febrero del 2011; y,

Resolución del Directorio, en sesión del 12 de diciembre de 2012, se expide el
Reglamento Orgánico Estructural por Procesos del Cuerpo de Bomberos del Distrito
Metropolitano de Quito, estableciéndose los siguientes procesos;

3
 0 0 0 0 07

PROCESO GOBERNANTE

Direccionamiento Estratégico institucional

Directorio y Comandancia General

PROCESOS AGREGADQRES DE VALOR

Gestión de Prevención

Coordinación de Prevención

Gestión de Siniestros:

Coordinación de Respuesta a Siniestros

Coordinación de Monitoreo y Control de Respuestas a Siniestros

Gestión de Emergencias Médicas y Atención Pre hospitalaria

Coordinación de Emergencias Médicas

Monitoreo y Control de Emergencias Médicas

G estión de Central de Emergencias

Coordinación de Emergencias Médicas

Coordinación de Siniestros (Incendios, inundaciones, manejo de materiales

peligrosos, rescate)

PROCESO DESCONCENTRADO

Jefaturas Zonales
v
Estaciones

^ PROCESO HABILITANTES

De Asesoría:
A
Asesoría Jurídica

Auditoría Interna

Comunicación Social

Planificación

Formación y Especialización Bomberil

Relaciones Públicas y Protocolo

De Apoyo:

GESTIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCÍERA

4
 0 0 0 0 08

Financiera:

Contabilidad, Presupuesto, Tesorería.

Talento Humano:

Sistema de Administración del Talento Humano, Sistema Técnico y Desarrollo

Institucional; Seguridad Socio Laboral y Salud Ocupacional

A d m in istra tivo Logísíico:

Bienes

Compras Públicas
•s
■V Servicios Corporativos Complementarios
"V Mantenimiento y Construcciones

Parque Automotor

Documentación y Archivo

Teenofogía y Com unicaciones

Desarrollo y Administración de Sistema Informáticos

Comunicaciones

O bjetivo de Ea entidad

El Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito es una Institución

eminentemente técnica, destinada específicamente a la prevención de incendios, a
defender a las personas y a las propiedades contra el fuego, al rescate y salvamento,
a la atención pre-hospitalaria en caso de emergencia, al socorro en catástrofes o
siniestros, así como a capacitar a la ciudadanía para prevenir los flagelos.

Monto de recursos exam inados

El Jefe de Presupuesto del CB-DMQ con memorando 348-DF-CBDMQ-2013 de 21 de

octubre de 2013, remitió las cédulas presupuestarias del período de análisis, que
contienen los valores devengados por mantenimiento:

5
 0 0 0 0 0Ü
•N

Partida presupuestaria Valor devengado

Período
Número Nombre USD
73040500000000 Vehículos Del 1 de julio al 31 de 72 353,22
diciembre de 2010
73040500000000 Vehículos Del 1 de enero al 31 de 264 988,22
diciembre de 2011
53040500000000 Vehículos Del 1 de enero al 31 de 251 893,06
diciembre de 2012

.
Total USD. 589 234,50

Servidores relacionados
Anexo 1

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6
 0 0 0 0 Í0

CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

La Dirección de Auditoría Interna del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano

de Quito, efectuó el examen especial de seguimiento de recomendaciones, por el
período comprendido entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de mayo de 2008, aprobado
por el Señor Contralor el 31 de marzo de 2010, se verificó que dos recomendaciones
relacionadas con el examen se encuentran cumplidas, ya que se aplica un software de
“ Movimiento kárdex valorado de la mecánica”, para control de lubricantes y accesorios
de vehículos del CB-DMQ.

Ausencia de actas de entrega recepción de documentos, archivos y los bienes

no fueron entregados al custodio directo

Los Jefes de la Unidad de Gestión del Parque Automotor, que actuaron desde el 1 de
junio y el 31 de diciembre de 2010 y desde el 1 de enero hasta el 16 de junio de 2011,
no efectuaron actas de entrega recepción de los documentos y archivos a la salida y
entrada de sus funciones, incumpliendo el literal a) del numeral 2, del artículo 77 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de! Estado y el artículo 76 y 78 del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público.

Por otra parte, respecto a los bienes que se encontraban en uso del personal de la
Unidad de Gestión del Parque Automotor, no fueron objeto de entrega formal a los
custodios directos a través de un acta de entrega recepción por parte del Jefe de la
Unidad de Bienes en la que se evidencie que la Técnica de Mantenimiento Automotriz,
tuvo a su cargo la estación de trabajo, sillas, computador, handy y teléfono; y el
Técnico en Mantenimiento Automotriz 1, que utilizaba un computador, sillón y estación
de trabajo; y, estantería metálica, lámpara de emergencia, equipo de oxicorte y
soldadora sino se procedió a la entrega de los mismos ; a los Jefes de la Unidad del
Parque Automotor, quienes firmaban como custodios de los bienes, sin observar los
artículos 3 y 64, Del procedimiento y cuidado; y, Entrega - recepción y examen

7
 OOOCl 11

especial del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes

del sector público.

Lo comentado se originó en parte porque los servidores entrante y saliente no

generaron las actas de entrega recepción de documentos y archivos, permitiendo que
el servidor entrante no tenga conocimiento de los aspectos pendientes o importantes
de la gestión del Parque Automotor, tales como: listado de vehículos del parque
automotor, el reporte del estado mecánico de los automotores y listado de los talleres
particulares y vigencias de garantía técnica de los vehículos, proveedores de
repuestos que respaldarían sus decisiones en aspectos pendientes e importantes y
capacidad de respuesta y en lo relacionado a las actas entrega recepción de bienes
tanto en las oficinas administrativas de la Unidad de Parque Automotor como en la
mecánica, ocasionó que se entreguen los bienes a los servidores que no son los
usuarios y custodios directos y que se asigne ai Jefe de la Unidad de Gestión del
Parque Automotor; y, que estas actas no se encuentren actualizadas por la no
participación del Jefe de Bienes cuando existe cambios de custodio permanente.

Auditoría Interna mediante oficios 75, 74, 73, 72, 71, 70, 69, 68, 67, 66 EEMV UAI
2014 de 28 de enero de 2014, comunicó los resultados provisionales a los Jefes del
Parque Automotor, que actuaron del 1 de junio y el 31 de diciembre de 2010 y desde
el 1 de enero hasta el 16 de junio de 2011; Directores Generales Administrativos,
cuyos período de gestión estuvieron desde el 3 de enero de 2011 al 31 de diciembre
de 2012 y Directores Administrativos y Logísticos del período de análisis, del 1 de julio
de 2010 a! 29 de junio de 2012, sin obtener sus respuestas.

Conclusión

La falta de elaboración de actas de entrega recepción de documentos y archivos entre

los Jefes del Parque Automotor, que actuaron en los períodos del 1 de junio al 31 de
diciembre de 2010; y, desde el 1 de enero al 16 de junio de 2011, ocasionó que el
servidor entrante desconozca aspectos pendientes e importantes del Parque
Automotor; así también la no asignación y elaboración de actas entrega recepción por
parte del Jede de la Unidad de Gestión de Bienes entregando los bienes a los usuarios
directos, generó que éstos se encuentren a cargo del Jefe del Parque Automotor

8
 0 0 0 0 12

Hecho subsecuente

El Jefe de la Unidad de Bienes del CBDMQ, el 12 de febrero de 2014, elaboró las

actas 1 y 2 “Constatación de bienes mecánica CB DMQ”, con los que entregó los
bienes a los custodios directos.

Recomendaciones

ÁI Director Genera! Administrativo Financiero de! CBDÍiQ.

1. Generará una política institucional para que en todos los casos de entrada y salida
de los servidores, elaboren actas entrega recepción de documentos y archivos,
con la participación de un representante del Jefe de la Unidad de Documentación y
Archivo, lo que permitirá conservar el archivo institucional como respaldo de la
gestión realizada.

2. Dispondrá al Jefe de la Unidad de Gestión de Bienes, que asesore, participe y

legalice la suscripción de actas entrega recepción de bienes, entre los servidores
entrantes y salientes, verificando sean entregados a los custodios directos.

Orden de trabajo no fue preimpresa, prenumerada, no identificó el motivo del

envió ai taller particular y la hoja de vida de Sos vehículos fue incompleta

Los Jefes de la Unidad del Parque Automotor, que actuaron desde el 1 de enero de
2011 hasta el 31 de diciembre de 2012, no requirieron a ia Directora Administrativa y
Logística, la elaboración órdenes de trabajo preimpresas y prenumeradas, por lo que
utilizó formatos en hojas electrónicas, en las que no se identificó el motivo de! envió a
talleres particulares, tales como uso de la garantía técnica o falta de equipo para
efectuar el trabajo mecánico.

La información de trabajos mecánicos por mantenimiento, fue registrada en hojas de

cálculo electrónicas por cada vehículo, por la asistente del taller automotriz, a partir de
enero de! 2009; en las que se consignó: trabajos internos y externos; fechas de
recepción y entrega; tipo de mantenimiento; kilometraje; taller interno o externo;
repuestos y lubricantes utilizados; técnico responsable del mantenimiento; y, para
taller particular, se registró el costo de mano de obra y repuestos. Sin embargo, no
t í shutr*

S
 0 0 0 0 13

contienen toda la información como: identificación del tipo de vehículo; números de

chasis y motor; vigencia de la garantía; año de fabricación; y, placa, aspectos
indispensables para tener conocimiento del automotor que recibe el mantenimiento.
De estos registros no se generó el respaldo magnético.

Lo comentado ocasionó que la información de las órdenes de trabajos mecánicos no

sea integra por desconocer las razones técnicas o administrativas para el envió de los
automotores a un taller particular, su control secuencial y cumplimiento de la norma
relacionada con formularios; y, que información histórica del mantenimiento vehicular
no sea respaldada.
p»
^ Sin embargo de tener conocimiento como se mantenía la información relacionada al
mantenimiento, el Jefe de la Unidad de Gestión del Parque A utom otor, no solicitó el
diseñó de un sistema informático para administrar a más de 100 automotores del
CBDMQ, que permita obtener la emisión de órdenes de trabajo y que la información
que se registra este enlazada a las hojas de vida, el programa de mantenimiento, las
de adquisiciones, la utilización de lubricantes, las estadísticas de ios daños con su
periodicidad, alertas de cumplimiento del plan de mantenimiento y plan de
adquisiciones, seguridad de la información e informes por marca, año y costo de
~ reparaciones mecánica por automotor.

El Jefe de la Unidad de Gestión del Parque Automotor, inobservó las Normas de

Control Interno, 100-02 Objetivos del control interno, 405-07 Formularios y
documentos y el literal e, Parque Automotor del artículo 67 del Reglamento Orgánico
por Proceso del año 2011.

Auditoría Interna mediante oficios 75, 74, 73, 72, 71, 70, 69, 68, 67, 66 EEMV UAI
2014 de 28 de enero de 2014, comunicó los resultados provisionales a los Jefes del
Parque Automotor, que actuaron del 1 de junio y el 31 de diciembre de 2010 y desde
el 1 de enero hasta el 16 de junio de 2011; Directores Generales Administrativos,
cuyos período de gestión estuvieron desde el 3 de enero de 2011 al 31 de diciembre
de 2012 y Directores Administrativos y Logísíicos del período de análisis, del 1 de julio
de 2010 al 29 de junio de 2012, sin obtener sus respuestas.

10
 0000 i 4

El Jefe de la Unidad de Gestión del Parque Automotor, que actuó del 3 de septiembre
al 31 de diciembre de 2012, posteriora la lectura del informe con memorando 018-XM-
14-CBDMQ recibido eMO de febrero de 2014, manifestó:
“...Ordenes de trabajo interna...cuentan con las firmas del técnico que realizo (sic)
el trabajo, la fírma del jefe de taller, pero sobre todo existe el nombre y firma de
quien recibe el vehículo...Ordenes de trabajo a taller particular:...existe la firma del
responsable de mantenimiento, documento que es enviado a cada taller particular
para que se pueda efectuar los trabajos, y posterior la misma sirve para realizar el
pago y llenar la hoja de vida...(Para que se verifique lo expuesto se adjunta la
orden de trabajo preimpresa y prenumerada, y las órdenes de trabajo impresas
desde el hoja de cálculo electrónico)”

El Jefe del Parque Automotor que actuó en el período de gestión desde el 1 de junio
hasta el 31 de diciembre de 2010, en comunicación de 10 de febrero de 2014,
manifestó:
“...Desde mi llegada en febrero del (sic) 2009 ya se manejaba un formato de
ordenes (sic) de trabajo...impresos y numerados,...sin embargo al final de mi
gestión se empezó a manejar un formulario en hoja Excel pero de manera temporal
hasta que se nos entregue los blocks de ordenes (sic) de trabajo externo...”

Lo expuesto por los servidores, no modifica lo comentado por Auditoría Interna, puesto
que corroboran la utilización de órdenes de trabajo en formatos que no eran pre
impresos y pre numerados; y, que el registro del mantenimiento de los vehículos se
registre en hojas de electrónicas sin contar con respaldos de la información.

Conclusión

La falta de pedido por parte del Jefe de la Unidad de Gestión del Parque Automotor, a
la Directora Administrativa y Logística, sobre la elaboración de órdenes de trabajo pre
impresos y pre numerados, el no registro de ios motivos para el envió a talleres
particulares, el llevar en hojas electrónicas los trabajos mecánicos efectuados en los
automotores, así como la ausencia de un sistema informático para el control del
mantenimiento de los vehículos; ocasionó que no se mantenga un control secuencial
de las órdenes de trabajo y que la información que contienen no refleje las razones
técnicas o administrativas para el envió de los automotores a un taller particular, así
como también que información histórica del mantenimiento vehicular no sea
respaldada.

11
Hechos subsecuentes

El Jefe del Parque Automotor del CBDMQ, mediante correo institucional de 3 de

febrero de 2014, dispuso a la Secretaria de la Unidad de Gestión del Parque
Automotor, que en cada hoja de Excel proceda a ingresar las características de cada
vehículo, acción que se encuentra cumplida.

La Directora Administrativa y Logística con memorando 166-DAL-CBDMQ-2014 de 28

de febrero de 2014, solicitó al Director Planificación se reforme el PAC y presupuesto,
para la impresión de blocks de formularios de órdenes de trabajo de mecánica.

Recomendaciones

Al Comandante General del CBDMQ

3. Dispondrá al Director de Tecnología y Comunicaciones, que en coordinación con el

Director Administrativo y Logístico, y el Jefe del Parque Automotor, desarrollen un
programa informático que permita administrar la Información de los planes de
mantenimiento, adquisición y control de repuestos, hojas de vida de parque
automotor, emisión de órdenes de trabajo en forma secuencial, respaldo
magnético y que la información generada este enlazada.

A la Directora Administrativa y Logística

4. Dispondrá al Jefe de la Unida del Parque Automotor, verifique que los datos
ingresados en las órdenes de trabajo y hojas de vida de los vehículos sean
completos y exactos; obtenga mensualmente respaldos magnéticos y
semestralmente remita el respaldo, para su supervisión; y, proporcione al Jefe de
la Unidad Parque Automotor, formatos de órdenes de trabajo preimpresas y
prenumeradas indicando que se registre el motivo de enviar a talleres particulares;
mientras se diseña un sistema informático para el efecto.
 0000 i 6

No se generó informes que contempla el Reglamento Inferno

El Reglamento Orgánico Estructural por Procesos del 2009 y el Reglamento Orgánico

por Procesos aprobado mediante acta 147-D-CBDMQ del Directorio del Cuerpo de
Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito de 24 de febrero de 2011, dispusieron
que el Jefe del Parque Automotor, la elaboración de programas de mantenimiento
preventivo y correctivo, así como los siguientes informes: de mantenimiento preventivo
y correctivo; de reparaciones efectuadas; de rendimiento, daños producidos; y, de
consumo de lubricantes, repuestos e insumos de los vehículos del CB-DMQ.

Sin bien los citados reglamentos no prevén fechas para la preparación y presentación
de los informes, los servidores que actuaron en calidad de Jefes del Parque Automotor
en los períodos: del 1 de julio al 31 de diciembre de 2010; del 1 enero al 16 de junio
de 2011; y, del 20 de junio de 2011 al 9 de julio de 2012, no generaron los informes
mensualmente, ni los programas de mantenimiento antes del ejercicio fiscal, como una
práctica sana para proyectar los trabajos mecánicos y las necesidades de repuestos
para ejecutarlos y que éstos fueren presupuestados.

Lo que ocasionó que no se cuente con información útil para el seguimiento, evaluación
y cumplimiento del programa de mantenimiento y plan de adquisición de repuestos,
dando lugar a que no se haya contado con un stock de repuestos en el taller
automotriz de la institución, para atender las necesidades de reparación de los
vehículos, sino que se adquirían los repuestos, cuando se presentaba el daño
mecánico y la consecuente paralización de los vehículos como lo informó el Jefe del
Parque Automotor, encargado desde el 3 de septiembre hasta el 31 de diciembre de
2012, con memorando 162-XM-13-CBDMQ recibido por Auditoría Interna el 5 de
noviembre de 2013, fueron:
“...Las unidades que se encontraban paralizadas al inicio de mi gestión: B-18, B-
17, B-15, A-5, B-20, B-4, R-9, T-19, B-3, A-2, A~3, y A-18...no se gestionó con
anticipación la compra de stock de repuestos... A-14, T-14, A-9, R-16, B-8, T-4, B-
6, B-10, B-12, B-2 y A-19...no se gestionó con anticipación con un taller que se
encuentre equipado con la maquinaria y equipo técnico para la reparación..."

Los Jefes del Parque Automotor incumplieron con el literal a del numeral 2, del artículo
77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y en el período de
actuación del Jefe del Parque Automotor del 1 de julio al 31 de diciembre de 2010,
inobservó los literales a, c, d, f y g del artículo 65 de la Unidad de Gestión del Parque

13
 0 0 0 0 17

Automotor del Reglamento Orgánico Estructural por Procesos del año 2009; y, los
Jefes del Parque Automotor que actuaron en los períodos del 1 enero al 16 de junio de
2011; y, del 20 de junio de 2011 al 9 de julio de 2012, inobservaron los literales a, c, d,
f y g del artículo 67 del Reglamento Orgánico por Procesos, de febrero de 2011,
también el artículo 12 del Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización,
control y determinación de responsabilidades, de los vehículos del Sector Público y de
las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos; la Norma de
Control Interno 406-13, Mantenimiento de bienes de larga duración;.

Auditoría Interna con oficio 37 EEVM UAI 2013, de 14 de noviembre de 2013, solicitó
el programa de mantenimiento al Jefe del Parque Automotor, cuyo período de
actuación, fue del 1 de junio al 31 de diciembre de 2010, quien en comunicación de 2
de diciembre de 2013, manifestó:

“...Respecto al plan de mantenimiento para el año 2011 debo indicar que en mi

gestión este plan se elaboraba a partir del enero de cada año y en secuencia al
plan del año anterior. Nuestro plan de mantenimiento del año 2010 fue elaborado
en enero del 2010 y rediseñado en agosto del 2010 hasta enero del 2011...En
cuanto al Plan de adquisiciones del 2011 informo a usted que hasta mi salida no
estuvo aprobado sin embargo adjunto correos electrónicos respecto a trabajos con
la Unidad de Planificación respecto a este Plan...”

Auditoría Interna, ratifica lo comentado puesto que el Jefe del Parque Automotor, no
adjuntó a su comunicación, el programa de mantenimiento del año 2011.

Auditoría Interna mediante oficio 50 EEVM UAI 2013, de 12 de diciembre de 2013,

solicitó a la Directora Administrativa y Logística, que actuó desde el 1 de junio de
2010 al 9 de febrero de 2011, los planes de mantenimiento preventivo y correctivo,
A
quien en comunicación de 24 de diciembre de 2013, manifestó:

“...mediante Memorando No 1023-CBDMQ-DAL de 14 de julio de 2010, remití al

licenciado..., en su calidad de Director de Planificación del CBDMQ, el primer
borrador del POA 2011, que incluía el Plan de Mantenimiento a cargo del
ingeniero..., en su calidad de Jefe de Mantenimiento (E) del CBDMQ, considerando
lo siguiente: Adquisición de Herramientas Especializadas para realizar todo tipo de
diagnóstico y reparación de los vehículos, contratación de personal técnico
calificado para atender las necesidades del servicio del parque automotor,
adquisición de software para control vehicular y manejo bodega, adecuaciones
vehiculares destinado a mejorar las condiciones operativas de la unidades del
parque automotor, adquisición de repuestos y lubricantes, adquisición de llantas y
contratación de servicios especializados (Talleres Tercerizados); en tal razón,

14
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queda demostrado que desde el 14 de julio de 2010, la Dirección a m i cargo ya

tenía planificado el Plan de Mantenimiento Vehicular y el de adquisiciones 2011, de
conformidad con la Resolución No 005-PJ-CBDMQ de 11 enero de 2011 en el cual
se aprueba el Plan Anual de Contratación del CBDMQ y sus anexos...emití varias
disposiciones relacionadas con el mantenimiento del parque automotor.. .traslado
provisional de las instalaciones del Taller Mantenimiento a un espacio destinado en
la Bodega de Carapungo, hasta que se terminaran las obras de construcción del
referido Taller...Con los antecedentes expuestos, queda demostrado que el Plan de
Mantenimiento estaba creado y debidamente planificado desde julio de 2010, el
mismo estaba a cargo del Jefe de Mantenimiento (E) del CBDMQ...Sobre el nivel
de aprobación de los planes de mantenimiento preventivo y de adquisiciones dentro
de (sic) período de gestión, el artículos 23 del REGLAMENTO ORGANICO
ESTRUCTURAL POR PROCEOS...es la COMANDANCIA GENERAL...d) Expedir
resoluciones de carácter interno que normen la gestión institucional k) Elaborar y
aprobar los reglamentos, el Plan Operativo Anual y la Pro-forma Presupuestaria y
darle el trámite legal correspondiente...”

Auditoría Interna ratifica lo comentado, ya que la Directora Administrativa y Logística

en su comunicación indica que el 14 de julio de 2010, ya tenía planificado el Plan de
Mantenimiento, pero no adjuntó el plan de mantenimiento del año 2011.

Auditoría Interna mediante oficio 57 EEVM UAI 2013, de 26 de diciembre de 2013,

solicitó a la Directora Administrativa y Logística, cuya gestión fue desde el 1 de junio
de 2010 al 9 de febrero de 2011, los informes determinados en la reglamentación
interna, para la gestión del parque automotor y el programa de mantenimiento, quien
en comunicación de 15 de enero de 2014, manifestó:

"...En relación con el programa de mantenimiento de 2010, al momento de mi

ingreso a la institución en mayo de 2010, ya estaba elaborado y en plena
ejecución., .el programa correspondiente al 2011 fue elaborado por la suscribe en el
2010 e Incluido en el POA 2011, tal y como deje claro en m i última
comunicación...el primer borrador del POA 2011, que incluía el Plan de
Mantenimiento a cargo del ingeniero...,en su calidad de Jefe de Mantenimiento (E)
del CBDMQ, considerando lo siguiente: Adquisición de Herramientas
Especializadas para realizar todo tipo de diagnóstico y reparación de los vehículos,
contratación de personal técnico calificado para atender las necesidades del
servicio del parque automotor, adquisición de software para control vehicular y
manejo bodega, adecuaciones vehiculares destinado a mejorar las condiciones
operativas de la unidades del parque automotor, adquisición de repuestos y
lubricantes, adquisición de llantas y contratación de servicios especializados
(Talleres Tercerizados); en tal razón, queda demostrado que desde el 14 de julio de
2010, la Dirección a mi cargo ya tenía planificado el Plan de Mantenimiento
Vehicular y el de adquisiciones 2011, ”

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Auditoría Interna ratifica lo comentado, ya que la Directora Administrativa y Logística

no adjuntó a su comunicación, documentos que demuestren que se elaboraron los
informes determinados en la reglamentación interna de la institución.

Con oficio 58 EEVM UAI 2013, de 26 de diciembre de 2013, Auditoría interna solicitó
el programa de mantenimiento e informes establecidos en la reglamentación interna, al
Director Administrativo y Logístico, que actuó en dos períodos: de 19 de enero al 3 de
febrero de 2011; y, desde el 10 de febrero al 15 de agosto de 2011, quien con
memorando No.007 DCE CBDMQ 2014L, de 9 de enero de 2013, indicó:
%
s "...2.- No se tuvo conocimiento de la existencia de un Plan de adquisiciones de
^ repuestos automotrices y demás insumos requeridos del Parque Automotor del año
2011, al inicio del encargo, a partir de la fecha se ejecutó propuestas para el “Taller
de mantenimiento”, que a la fecha estaba en construcción el espacio físico al igual
que un plan de mantenimiento base, factibilidad del taller y auxilio mecánico...A
fecha de aplicación del Reglamento Orgánico por Procesos, 06 de junio de 2011, y
con el objeto de cumplir lo determinado, se requirió la información de existencias,
compras y distribución, se actualizo estatus e inventario de vehículos...se solicitó
reformas presupuestarias con el fin de cubrir rubros requeridos...se entrego informe
de fin de m i gestión, en el que se encuentra el borrador del Plan de Mantenimiento,
Factibilidad de ia Mecánica y Auxilio inmediato...”

Lo comentado no es modificado por Auditoría Interna, ya que el Director Administrativo

* y Logístico, indicó, que el taller de mantenimiento estaba en construcción al igual que
el plan de mantenimiento base, lo que demuestra que no se contaba con un programa
de mantenimiento, ni presenta documentación relacionada con los informes de la
%
establecidos en reglamentación interna.

%
i El Director Administrativo y Logístico, cuya gestión fue desde el 1 de enero al 29 de
junio de 2012, con documento sin número, atendió al oficio 59 EEVM UAI 2013 de 26
de diciembre de 2014, generado por Auditoría interna, en el que se solicitó el
programa de mantenimiento e informes determinados en la reglamentación interna de
la institución y manifestó:

"...La Unidad de Gestión del Parque Automotor, remitía informes periódicamente

con el estado de las unidades, así como con las novedades registradas mismas
que eran trasladadas a las Autoridades y a la CMAC para conocimiento de las
unidades que se encontraban operativas, no operativas y en mantenimiento o
reparación ...”
JT1 *

16
 0000 ¿o

Auditoría Interna, no modifica lo comentado, ya que el servidor informa que se

elaboraron informes, pero no adjunta documentos que evidencien que se efectuaron
los informes mensuales y trimestrales establecidos en la reglamentación interna del
CBDMQ del año 2011.

Mediante oficios 75, 74, 73, 72, 71, 70, 69, 68, 67, 66 EEMV ÜAí 2014 de 28 de enero
de 2014, se comunicó los resultados provisionales de la acción de control a los Jefes
del Parque Automotor, Directores Generales Administrativos, y Directores
Administrativos y Logísticos.

La Directora Administrativa y Logística, que actuó de 1 de junio de 2010 al 9 de febrero

de 2011, en respuesta al oficio 69 EEMC UA! de 2014, de comunicación de resultados,
'■ manifestó:
“...Me ratifico en lo expuesto en oficios anteriores.- Es importante señalar que,
según la naturaleza del presente examen, se debió realizarse (sic) una Auditoría de
Obras Públicas o de Ingeniería (Art.23 LOCGE), la misma que debió evaluar la
gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia de los
sistemas de mantenimiento, el cumplimiento con las cláusulas contractuales y los
resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido
a examen...no se ha evaluado la gestión de los contratistas, el manejo de la
contratación pública, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento
de las cláusulas contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el
* programa o proyecto específico sometido a examen...”

La Directora, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con

* comunicación de 10 de febrero de 2014, indicó:

. .el equipo de auditor.. .no realizan un estudio profundo, es decir, una auditoría de
la (sic) ingeniería, basado en el informe de un técnico en la rama automotriz..."

Auditoría Interna no modifica lo comentado, ya que la Directora Administrativa y

Logística, no adjuntó a su comunicación, documentación que revele que el Jefe del
Parque Automotor realizó el programa de mantenimiento del año 2011 e informes
determinados en la reglamentación interna de la institución del año 2009.

Así también, el Jefe del Parque Automotor, que actuó en el período de gestión del 1 de
junio al 31 de diciembre de 2010, mediante comunicación de 10 de febrero de 2014,
manifestó:

17
 0000 ¿í

. .lo concerniente a informes debo manifestar que todos esos reportes no tenían la
periodicidad mensual pero sin embargo fueron realizados y enviados a la Dirección
Administrativa vía electrónica y físicamente...”

Auditoría Interna ratifica lo comentado, ya que el Jefe del Parque Automotor, indica
que los informes establecidos en la reglamentación interna del año 2010, no tenían la
periodicidad y fueron enviados a la Dirección Administrativa y Logística, pero no
adjunta documentación que respalde lo expuesto.

El Jefe del Parque Automotor que actuó en el período de gestión, del 20 de junio de
2011 al 9 de julio de 2012, con comunicación de 17 de febrero de 2014, manifestó:

' "...El programa de mantenimiento se lo debe realizar al inicio de cada año y mi

gestión empezó en el mes de julio de 2011, por lo que se realizo (sic) un
Ht levantamiento de (sic) estado del parque automotor para determinar las
necesidades de los vehículos en cuanto al mantenimiento preventivo y correctivo,
•s posterior a dicho análisis se envía mediante correo electrónico remitido el 12 de
noviembre de 2011 el plan de mantenimiento preventivo correspondiente a los años
2011 y 2012...”

Se mantiene lo comentado, como falta de un programa de mantenimiento del año

2012, ya que el servidor en funciones del 20 de junio de 2011 al 9 de julio de 2012, no
presentó documentadamente, ya que lo expuesto en su comunicación y correo
electrónico, al que hace referencia correspondió al plan de mantenimiento del año
2011 y no al plan de mantenimiento del año 2012.

* C onclusión
*
a, Los Jefes del Parque Automotor de los períodos de gestión del 1 de julio al 31 de
% diciembre de 2010, 1 de enero al 16 de junio de 2011 y 20 de junio de 2011 al 9 de
julio de 2012, no elaboraron los programas de mantenimiento e informes dispuestos en
la reglamentación interna, como son: el de mantenimiento preventivo y correctivo; el
de consumo de lubricantes, repuestos e insumes; y, el de rendimiento, daños
producidos y reparaciones efectuadas a los vehículos de! CB-DMQ, ocasionando que
no se haya contado con un stock de repuestos para atender las necesidades de
reparación de los vehículos en forma inmediata, sino que se adquieran repuestos
cuando se presentaba el daño mecánico, por lo que los vehículos se paralizaron hasta
que se compre el repuesto, los mismos que tuvieron que ser sustituidos con otros
automotores para no paralizar el servicio bomberil.
J lm

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Recomendaciones

Al Director General Administrativo y Financiero

5. Dispondrá que las fechas de entrega y revisión de los planes de mantenimiento al

Director de Administrativo y Logístico y Jefe del Parque Automotor, para su
supervisión, sean antes del inicio del ejercicio fiscal, con la finalidad de que los
repuestos considerados en los programas de mantenimiento sean presupuestados.

6. Dispondrá al Director Administrativo y Logístico, y al Jefe del Parque Automotor,

elaboren el programa de mantenimiento preventivo calendarizado; y, lo remitan
para su análisis y aprobación, antes de iniciar el ejercicio fiscal, lo que permitirá
realizar el seguimiento, evaluación y supervisión del mantenimiento del parque
automotor.

7. Dispondrá al Jefe del Parque Automotor, elabore informes de consumo de

lubricantes, repuestos e insumos; y, de rendimiento de daños producidos y
reparaciones efectuadas a los vehículos, lo que permitirá disponer de información
necesaria para realizar el plan de adquisición de repuestos.

8. Dispondrá a la Directora Administrativa y Logística, solicite informes dei stock de

repuestos al Jefe del Parque Automotor, con la finalidad de establecer índices de
rotación del inventario y mantener una existencia mínima que permita atender el
mantenimiento de los vehículos.

Atentamente,

MSc. Dr. Luis Mantilla Cortez

D irector de A uditoría Interna del CB-DMQ

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