Sei sulla pagina 1di 11

GESTÃO DO TEMPO

8
dicas para
aumentar a
sua produtividade
GESTÃO
DO TEMPO

Já reparou em quantas coisas aparecem diante de nós todos os


dias para tirar nossa concentração e foco? Nunca foi tão difícil ler
um texto até o fim ou até encerrar uma conversa sem dar aquela
conferida no celular. Afinal, vai que chegou alguma mensagem e
você não percebeu, não é mesmo?

A verdade é que para dar conta das tarefas que realmente


importam é preciso muito mais que rapidez. Não se engane: uma
agenda lotada não é sinônimo de produtividade.

Pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da


Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico
(OCDE) também confirmam que trabalhar por mais horas não sig-
nifica render mais. Os estudos revelam que, no Brasil, trabalha-se
mais horas do que em vários países ricos do mundo. Porém, a pro-
dutividade no país ainda não é a ideal.

Na Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38


horas, seis a menos que a do brasileiro. Mesmo assim, o trabalha-
dor alemão consegue ser quatro vezes mais produtivo. Isso deixa
claro que aprender sobre como administrar adequadamente o
tempo é a chave para obter melhores resultados no trabalho. Ou
seja, uma boa gestão do tempo faz toda a diferença na vida de
quem deseja ser mais produtivo.

01
GESTÃO
DO TEMPO
Mas, afinal o que é gestão do tempo?
Gestão do tempo é ter um controle consciente sobre a quantidade
de tempo que você gasta com atividades específicas. É conseguir
usar o tempo para realizar as atividades que considera mais impor-
tantes, tanto na vida pessoal como profissional e, assim se organizar
melhor e, principalmente, aumentar sua eficiência e produtividade.
Todos nós temos 24 horas por dia, certo? Então por que será que
algumas pessoas conseguem produzir muito mais que outras em um
mesmo intervalo de tempo?

É neste momento que uma boa gestão do tempo pode ajudar. Boa
auto-gestão, disciplina, saber definir o que realmente é importante,
executar uma tarefa de cada vez e saber que mais importante que
começar uma atividade é terminá-la com qualidade, são alguns
passos importantes para quem busca fazer de simples sessenta
minutos, um tempo muito mais proveitoso.
Quando você usa seu tempo com sabedoria, você aprende a dife-
renciar o que é urgente do que é importante. Assim, pode direcionar
suas energias para ações mais assertivas e conseguir bons resul-
tados.

Mas, você sabia que um dos principais fatores que levam as


pessoas a terem muitas urgências é a falta de organização?
Isso mesmo! Segundo o especialista em gestão do tempo e
autor do livro Mais Tempo & Mais Dinheiro, Christian Bar-
bosa, a simples atitude de organizar seus papeis, infor-
mações, arquivos e e-mails traz grandes benefícios que
te levam a ganhar tempo.
Antes de algumas dicas para tornar sua vida mais produti-
va, que tal descobrir como está sua organização?

02
GESTÃO
D0 TEMPO

Quer saber qual é o seu perfil de organização? Realize o teste


abaixo selecionando a opção que mais descreve você:

Perguntas Nunca Às vezes Sempre

Minha mesa está limpa e organizada, sem pilhas de papéis


ou revistas.

Levo menos de 5 minutos para localizar informações ( papéis,


arquivos, etc) que preciso em meu computador, meu ambiente
(armários, mesas, gavetas, etc), agenda ou revistas.

Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, e


armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado.

Tenho uma forma de dividir minha papelada por assuntos,


de forma organizada em pastas e arquivos categorizados
e etiquetados.

Raramente perco minhas coisas

As pessoas me acham uma pessoa organizada.


Você só consegue trabalhar em um mesa limpa e organizada?

Organizo constamente minhas gavetas do escritório do


meu armário de roupas para manter sempre a ordem.

Some os valores conforme suas respostas utilizando a seguinte escala:


NUNCA 1 ; ÀS VEZES 2 ; SEMPRE 3 E VEJA SEU RESULTADO:

ATÉ 10 PONTOS ATÉ 18 PONTOS ATÉ 18 PONTOS


Você está muito desleixado com Você tem o perfil médio de uma Parabéns! Você é uma pessoa
sua organização! Talvez esteja pessoa com um nível básico tipicamente organizada!
perdendo tempo precioso do seu de organização. Há tendências Bastante detalhista e sistemática.
dia e nem perceba isso. Comece para ser uma pessoa totalmente Deve perde muito pouco tempo
a adotar pequenos hábitos de organizada um dia, mas ainda localizando coisas. Continue assim
organização para ser mais precisa de algumas dicas para e veja se essa matéria pode trazer
produtivo, antes que a bagunça melhorar sua organização e ainda mais dicas para melhorar
tome conta da sua vida. ganhar mais tempo. a sua performace.

03
GESTÃO
DO TEMPO
Que tal começar a se organizar?

Nos dias de hoje, somos bombardeados por informações que chegam por
diversas fontes diferentes: internet, tv, revistas, e-mails, WhatsApp... na tenta-
tiva de estar atento a tudo isso e ainda cumprir nossas multitarefas dentro dos
prazos definidos, acabamos nos perdendo, não é mesmo?

Se algum dia você tiver a curiosidade de calcular quantos minutos gasta dia-
riamente tentando encontrar aquele arquivo no computador ou se esforçando
para lembrar onde colocou aquele cartão tão importante para agendar uma
reunião, vai perceber que todos os dias, pelo menos 30 minutos vão embora
por causa dessas pequenas atividades. Isso significa 2 horas e meia, de segun-
da à sexta e 10 horas ao final do mês.

É muito tempo desperdiçado para quem busca uma vida mais produtiva! Des-
perdício que gera stress. Ainda segundo o autor do livro Mais Tempo & Mais
Dinheiro, 87% dos executivos brasileiros sofrem de stress em sua vida e
apenas 13% que aproveitam seu tempo com astúcia.

87%
do executivos brasileiros
13%
do executivos brasileiros
sofrem de stress aproveitam seu tempo
com astúcia

04
GESTÃO
DO TEMPO
Nunca é tarde para começar!

Mas, fique tranquilo, saiba que você não é a única pessoa que enfrenta estes
desafios. Por isso, confira algumas dicas que vão fazer seu dia render muito
mais.

1) Tenha foco

Volte suas energias para o que realmente é importante. Evite interrupções!


Acesso a redes sociais, conversas paralelas, navegar em sites de interesse
pessoal em horário de trabalho e até telefonemas pessoais podem desviar
sua atenção. Quando você se distrai, leva em média 10 minutos para voltar a
realizar uma mesma atividade com a mesma concentração.

“Foque em ser produtivo e não em estar ocupado”. – Tim Ferris


2) Termine o que começou
Essa é a geração das multitarefas. É preciso fazer de tudo sem descumprir
nenhum prazo... Mas, calma! É importante terminar o que começou antes de
iniciar outra tarefa. Crie este hábito e terá mais produtividade.

Muitas vezes, quando você para uma atividade antes dela estar concluída
para começar outra, gera um desgaste mental por causa da sobrecarga. E a
consequência é: esquecimento, falta de foco e distração. Ou seja, você perde
seu tempo e ainda corre o risco de não se lembrar de terminar alguma coisa.

Além disso, perder tempo pode significar também perda de dinheiro, de


investimento e, principalmente, de realizações. Por exemplo, de janeiro a
agosto de 2016, só em Goiânia, 45 alunos iniciaram uma especialização no
IPOG (Instituto de Pós-Graduação e Graduação) e desistiram no meio do
caminho. Lembre-se: ao abrir mão de um projeto iniciado, você também abre
mão de sonhos.

05
GESTÃO
DO TEMPO
3) Evite a procrastinação

Procrastinar significa deixar algo pra depois, adiar. Saber definir prioridades
é o primeiro passo para tornar sua vida mais produtiva. Assim, você sabe o
que pode e o que não pode esperar e evita a criação de uma lista de pendên-
cias que sobrecarreguem sua mente.

Estabelecer metas e se planejar também ajuda a fazer hoje o que você pode-
ria deixar para amanhã. Descubra qual o seu propósito de vida. O que te faz
acordar todas as manhãs? Ter um motivo é uma arma poderosa para evitar a
procrastinação. A partir dele, pontue passos para alcançá-lo a curto, médio e
longo prazo. E planeje suas ações. Essa atitude ajuda a fazer cada coisa no
seu devido tempo e a alavancar seus resultados, gerando mais motivação
para seguir em busca dos próximos.

06
GESTÃO
DO TEMPO
4) Organize a papelada

Manter a mesa organizada, criar pastas virtuais de maneira eficiente e práti-


ca a ponto de você encontrar documentos com rapidez e facilidade e usar
divisórias podem ser boas estratégias para otimizar seu tempo no trabalho e
aumentar sua produtividade.

5) E-mails

Uma pesquisa recente revelou que as pessoas gastam, em média, quatro


horas por dia lendo e enviando e-mails. Para diminuir este desperdício, defi-
nir horários para ler as mensagens é uma boa alternativa.
Deixar a caixa de e-mails lotada também é um péssimo hábito. Para evitar
isso:
• apague imediatamente os e-mails que não sejam úteis;
• evite deixar e-mails para responder depois, caso já esteja lendo a men-
sagem. Isso evita retrabalho, porque você terá que ler a mensagem nova-
mente para responder em outro momento.
• Não deu pra responder de jeito nenhum? Crie uma pendência para que
você não esqueça dessa atividade.

07
GESTÃO
D0 TEMPO
6) Delegue

Delegar é uma forma de otimizar a realização das tarefas e estimular as pes-


soas à sua volta. Distribua as atividades de acordo com os pontos fortes de
cada colaborador.

7) Deixe espaços entre as atividades

Lembra quando você leu no início deste e-book que uma agenda lotada não
é sinônimo de produtividade? Portanto, tenha tempo livre porque novas tare-
fas podem aparecer. Deixar estes espaços vai lhe ajudar a fazer ajustes caso
apareçam demandas emergenciais.

8) Tenha tempo para você

• Pratique esportes pelo menos 3 vezes por semana;


• Se hidrate constantemente;
• Coma menos açúcar e mais alimentos orgânicos;
• Periodicamente, fique 24 horas sem fazer nada relacionado ao trabalho.
Isso vai ajudar a recuperar sua energia.

08
GESTÃO
DO TEMPO

revisando...
1) Tenha foco 2) Termine o que começou
3) Evite a procrastinação 4) Organize a papelada
5) E-mails 6) Delegue 7) Deixe espaços entre as atividades
8) Tenha tempo para você
Lembre-se:

Não adianta planejar, anotar as atividades na agenda ou até colocar lembretes


no e-mail e smartphone se você não tiver disciplina e comprometimento com
suas metas. Lembre-se do seu propósito de vida. Direcione seu foco para o que
realmente importa, aprenda a dizer não e tenha disciplina para criar hábitos
saudáveis para toda a vida.

“Uma longa viagem começa com um único passo.” (Lao-Tsé)

09
Conhecimento
presente em todo
território nacional

QUEM SOMOS

O IPOG é uma Instituição de Ensino Superior (IES) credenciada pelo MEC* composta por
cursos de especialização que atendem às exigências do mercado, e que são fundamenta-
dos na valorização do ser humano, a fim de torná-lo fonte de riqueza e transformação.

O diferencial competitivo do Instituto de Pós-graduação e Graduação - IPOG é evidencia-


do pelos duradouros resultados conquistados por meio dos programas de especialização.
Cursos que, na maioria, são inéditos, ministrados por um corpo docente composto de
especialistas, mestres e doutores, todos com experiências de mercado. O que ajuda o
aluno, transformando-o em um profissional de alta performance.

IPOG.EDU.BR

facebook/GrupoIPOG @ipogbrasil twitter.com/IPOG youtube.com/user/ipogbrasil linkedin.com/company/ipog

Potrebbero piacerti anche