PREGUNTAS SOBRE ACCESS

1. Qué es una base de datos.

Son poderosas herramientas para almacenar, catalogar y consultar

información.

2. Cómo creas una base de datos.

Hay dos formas de crear una base de datos:

a. Bases de datos en blanco. Se crea una base de datos sin ningún tipo de
información para que seamos nosotros los que la diseñamos a nuestra
conveniencia.
b. Base de datos desde una plantilla. El programa Access viene con una
serie de plantillas que podemos usar para crear nuestra base de datos. Nos
encontraremos con tablas, consultas, formularios, etc., ya realizados.
3. Cómo abres una base de datos.

Se realiza de la misma forma que en cualquier aplicación de Office. Cuando

abrimos Access nos aparece a la derecha de la ventana los últimos archivos
abiertos. Si sobre el que nosotros queremos trabajar figura en la lista, solo
debemos hacer clic en él. Si no está en la lista, disponemos de la opción Más
para seleccionar el fichero que queremos abrir.

4. Cómo cierras una base de datos.

Hay varias posibilidades:

a. Icono cerrar de la barra de estado.

 b. Hacer clic sobre el Botón Office y seleccionar la opción “Salir de
Access”.
5. Qué es una tabla.

Son la forma de representar un objeto o relación del mundo real.

6. Cómo creas una tabla dentro de una base de datos.

De forma automática cuando se crea una base de datos, Access abre una tabla
para poder introducir los datos.

Para crear una tabla se puede hacer de dos formas diferentes:

a. Vista Hoja de Datos.

b. Vista Diseño.
7. Qué tipos de datos usamos.
- Texto: puede almacenar cualquier carácter (número, letras, etc.) pero
no exceder los 255 caracteres.
- Memo: campo de texto con un máximo de 65536 caracteres.
- Número: almacenar números con los que vayamos a operar
matemáticamente.
- Fecha/hora: almacenar fechas y horas.
- Moneda: almacena valores numéricos que representan cantidades
monetarias.
- Autonumérico: campo destinado a contener números enteros que
Access incrementará automáticamente en el siguiente registro.
- Sí/No: almacena valores lógicos que solo permiten seleccionar sí o no.
- Objeto OLE: se emplea para almacenar en el campo un gráfico,
dibujo, sonido, hoja Excel, etc.
 - Hipervínculo: almacena en el campo un enlace web en el que
determinar una URL a la que accederá el enlace.
- Datos adjuntos: podemos incluir fichero de cualquier tipo, de modo
similar a adjuntar un archivo en un correo.
- Asistente para búsquedas: sirve para vincular los datos de unas a
otras tablas.
8. Qué significa crear una clave principal o llave.

Habitualmente, las tablas deben incluir un campo que permita diferenciar

unos registros de otros. Al campo que cumple esta función se le denomina
clave principal, se dice que es un campo clave cuando puede emplearse para
relacionar dos o más tablas entre sí.

9. Qué es un índice.

Es una herramienta que facilita y acelera la búsqueda de información en una

tabla que contenga muchos registros.

10.Cómo modificamos una tabla de una base de datos.

Basta con borrar o modificar el contenido existente en cada campo.

11.Cómo eliminamos un campo de la tabla.

Se pueden borrar varios registros a la vez, seleccionándolos y pulsando la

tecla Supr. También se puede seleccionar el registro a eliminar, pinchando
en la zona izquierda del mismo y seleccionar el icono Eliminar de la Ficha
de Inicio, Grupo Registros.

12.Cómo agregamos datos a una tabla.

Nos desplazamos hasta la celda deseada, pinchamos y podremos escribir en
ella los datos del nuevo registro.

13.Cómo pasamos al siguiente registro.

Podemos hacerlo mediante la fecha arriba o con el Tab. También lo podemos

realizar mediante los botones de desplazamiento que se usan para recorrer
los registros.

14.Cómo regresamos a un registro previo.

Con la flecha abajo o pulsando Mayús – Tab. También mediante los botones
de desplazamiento.

15.Cómo vamos al último registro.

Pulsando Ctrl – Fin o en los botones de desplazamiento pinchando en último

registro.

16. Cómo vamos al primer registro.

Pulsando Ctrl – Inicio o en los botones de desplazamiento pinchando en

primer registro.

17. Cómo creamos un nuevo registro con la barra de navegación. Qué

hace la operación Buscar.

Pinchando en los botones del grupo de Registros podremos crear o eliminar

registros.

La operación Buscar nos ayuda a encontrar datos concretos en la tabla.

 18. Cómo buscamos una información en una tabla de Access.

Con la opción Buscar situada en la Ficha Inicio, Grupo Buscar.

19. Cuál es la diferencia entre Buscar y Reemplazar.

Con la opción Buscar podemos encontrar palabras concretas en la tabla y

con la opción Reemplazar podemos sustituir una palabra por otra sin tener
que reemplazarla una a una.

20.Cómo buscamos más de un dato de información con el método de

operación Buscar.

Clicando en el botón Buscar Siguiente en el cuadro de diálogo que aparecer

al realizar la operación Buscar.

21.Por qué hay que modificar las propiedades de los campos.

Para personalizar el contenido de los registros según nuestras necesidades a

la hora de introducir datos en la tabla.

22.Explica la propiedad Requerido del campo.

Cuando un campo es requerido, la base de datos obliga a que introduzcamos

en él información.

23.Explica la propiedad Valor determinado del campo.

El valor determinado de un campo será el que aparezca automáticamente en

él cuando se introduzca un nuevo registro.
 24.Explica la propiedad Máscara de entrada del campo. Explica la
propiedad Regla de validación del campo.

Se emplea para limitar los tipos de datos que se pueden introducir en un

campo y para establecer cómo se introducen.

La regla de validación sirve para especificar una condición que deberán

cumplir todos los datos que se introduzcan en este campo.

25. Explica la propiedad Texto de validación del campo.

En este campo se indica el texto que se presentará cuando no se incumpla la

regla de validación.

26.Explica la propiedad Formato del campo.

Con esta propiedad se determina la forma como se presentarán los datos de

la tabla. Depende de los tipos de campos podremos especificar el formato
que queramos (euros, fecha corta o larga, números decimales, etc.).

27.Qué son las relaciones.

Son vinculaciones entre las tablas con un campo en común de forma que
entre dichas tablas comparten la información de ese campo común.

28.Cuántos tipos de relaciones hay y cuáles son.

Hay tres tipos de relaciones: de uno a uno, de uno a varios y de varios a

varios.
 - De uno a uno: en una relación uno a uno, cada registro de la tabla A
solo puede tener un registro coincidente en la tabla B y viceversa.
- De uno a varios: la relación uno a varios es el tipo de relación más
común, un registro de la tabla A puede tener varios registros
coincidentes en la tabla B, pero un registro de la B solo tiene un
registro coincidente en la tabla A.
- De varios a varios: un registro de la tabla A puede tener varios
registros coincidentes en la tabla B y viceversa. Solo es posible si se
define una tercera tabla llamada tabla de unión.
29.Como agregamos una relación entre las tablas de la base de datos
de Access.

En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones,

hacemos clic en Relaciones.

Si aún no hemos definido ninguna relación, aparece automáticamente el

cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el
grupo Relaciones, hacemos clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla veremos todas las tablas y las

consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, hacemos clic
en Tablas.

30.Que es la integridad Referencial.

Es una propiedad de la base de datos, significa que la clave externa de una

tabla de referencia siempre debe hacer referencia a una fila válida de la tabla
a la que se haga referencia.
 31.Que significa la casilla eliminar en cascada los registros
relacionados del cuadro de dialogo.

Significa que, si eliminamos una tabla, las tablas relacionadas se eliminan

automáticamente.

32.Para qué nos sirve la ventana de Relaciones.

Para ver los registros que están relacionados en el resto de tablas de la base
de datos.

33. Qué operaciones se pueden realizar en la ventana de Relaciones.

Podemos crear, modificar o eliminar relaciones. Así mismo también

podemos activar la opción de Exigir integridad referencial que nos permite
actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados.

34.Qué es una consulta.

Gracias a las consultas se pueden procesar los datos de una o varias tablas
relacionadas de la base de datos para obtener resultados concretos sobre la
información que contienen.

35.Cómo hacemos una consulta en Access.

Con el asistente para consultas, en la Cinta de opciones, la ficha Crear y

seleccionar Asistente para consultas.

36.¿Cómo ejecutamos una consulta en Access?

Usamos la Cinta de opciones, la ficha Crear y en el grupo Otros, el Asistente
para consultas o Diseño de consulta.

37.¿Qué es un campo calculado?

Son campos que calculan valores. El cálculo no puede incluir campos de

otras tablas o consultas.

38.¿Cómo creamos un campo calculado en una consulta?

Primero, en el cuadro desplegable Tablas/Consulta pulsamos el botón

desplegable y seleccionamos la tabla.

Después seleccionamos los campos de la lista Campos disponible y pulsamos

el botón de añade el campo que esté seleccionado para incluir en la consulta.

Pulsamos el botón siguiente para continuar con el Asistente para informe.

Utilizamos la función de Resumen si necesitamos efectuar sumas, promedio,

mínimos o máximos en la consulta.

Activamos la opción Resumen para sumar.

Pulsamos sobre el botón de Opciones de resumen… (se mostrarán las

opciones de resumen que puedes aplicar).

39.¿Qué son las consultas multitabla ?

Las consultas que se realizan usando distintos campos de diferentes tablas.

40. ¿Cómo agregamos más tablas a una consulta?

Una vez seleccionada las tablas que queremos consultar podemos añadir una
nueva tabla pulsando el botón derecho y hacemos clic en mostrar tabla.

41. ¿Qué son las consultas resumen?

Son consultas que nos muestran un registro agrupado y nos da una

información resumida.

42. ¿Cómo creamos una consulta resumen?

Abrimos la base de datos, seleccionamos en la cinta de opciones la ficha

Crear. En el grupo Otros pulsamos sobre el botón Asistente para consultas.
Seleccionamos Asistente para consultas sencillas y pulsamos el botón
Aceptar. Seleccionamos los campos que incluirá la consulta. Pulsa el botón
Siguiente para continuar con el Asistente para informes. Active la opción
Resumen para sumar los ejemplares. Pulse sobre el botón de opciones de
resumen. Active la opción Suma para calcular la suma de todos los
ejemplares. Pulse el botón Aceptar.

Pulse el botón siguiente para continuar. Active abrir la consulta para ver
información y pulse sobre el botón finalizar.

43. ¿Qué operaciones podemos realizar en una consulta resumen?

Suma, Promedio, Mínimo, Máximo

44. ¿Qué es un formulario?

Un formulario es un modo de presentar en una pantalla los datos de la base

de datos para que se vea de una forma clara y concisa la información de las
tablas o consultas.
Las herramientas de diseño para formularios le ayudarán a poder diseñarlos
para realizar las operaciones que se detallan a continuación:

 Mostrar datos de varias tablas simultáneamente

 Automatizar tareas que se realizan asiduamente
 Realizar cálculos
 Presentar los datos un formato atractivo, con fuentes especiales y
otros efectos gráficos tales como pueden ser el color y sombreado
45. ¿Cómo creamos un formulario de manera rápida?
1. Seleccionamos de la cinta de opciones la ficha crear.

2. En el grupo Formularios pulsamos en el botón de diseño del

formulario.

3. Elegimos la opción Asistente para formularios.

46.¿Qué es la barra de navegación?

Es la que permite mirar en los distintos archivos para poder seleccionarlos.

Está a la izquierda de la pantalla y es la que sube y baja.

47.¿Qué es un Subformulario?

Es un formulario vinculado a otro formulario.

48.Cómo creamos un subformulario

Con el asistente para formularios, creando un formulario con subformulario

seleccionando datos de dos tablas relacionadas.

49. Qué son los informes en Access

Los informes son un objeto de Access que normalmente se emplean para
imprimir:

 Permiten ofrecer una presentación personalizada de la información.

 Controlar el resumen de la información
 Agrupar los datos y ordenarlos de forma deseada.
 Generar totales de datos numéricos

También se pueden imprimir imágenes y otros gráficos.

50.Cómo creamos un informe de manera rápida

Con el asistente de informes que se encuentra en la ficha Crear grupo

Informes podemos crear un informe en 5 pasos.