CEDEMPRESARIAL CONSULTORES

MICROSOFT EXCEL 2007

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Barra de fórmulas

La Barra de Fórmulas, que se encuentra inmediatamente debajo de la cinta de Opciones,

presenta los tres sectores siguientes:

• El sector de la izquierda o Cuadro de Nombres: muestra la ubicación de la celda

activa indicando la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra, también permite ver
los nombres de celdas o grupos de celdas.
• El sector central: indica que se está en modo de edición (es decir, introduciendo
nombres, funciones, números, etc.). El botón permite anular el cambio que se está
realizando en el contenido de la celda, el botón equivale a pulsar la tecla Intro, y el
botón es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel no permite ejecutar
ningún comando mientras este sector esté activo.
• El sector de la derecha o Barra de Formulas muestra el contenido de la celda activa la
edición de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.

Barras de desplazamiento.

Se encuentran en la parte inferior derecha de la ventana de aplicación. Las barras vertical y

horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la hoja. A la izquierda de la barra
inferior de desplazamiento pueden verse los controles que permiten moverse entre las
diversas hojas de cálculo que constituyen el libro de trabajo en el que se está trabajando.
Clicando en los controles adyacentes (a la izquierda) pueden llegar a verse las pestañas de
todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la última con una sola operación.

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Barra de Estado
En la parte inferior de la hoja de cálculo aparece la Barra de Estado, en la que se presenta
una breve información acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual
del espacio de trabajo. También contiene el Zoom, y los botones de vistas.

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Botones de presentación:

En la esquina inferior derecha se presentan las diferentes vistas que puedo tener del documento: 1.
Normal, 2. Diseño de página, 3. Vista Previa de Salto de Página.

Zoom
Si desee ver los detalles más de cerca en la Hoja o alejar la
vista del documento debe usar esta opción. Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control
deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse.

Sugerencias:

Al hacer clic en el número de porcentaje que está a la izquierda del control deslizante, se abre el
cuadro de diálogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom.

Si el mouse (ratón) tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda
hacia delante para acercarse y hacia atrás para alejarse.

También puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver.

Inserción de filas, columnas y bloques de celdas

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles se quiere realizar la
inserción. A continuación de clic derecho para encontrar la opción Insertar o puede hacerlo
eligiendo del grupo Celdas de la ficha Inicio la opción Insertar.

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De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante, de las
cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Columnas del menú
Insertar.

Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta

seleccionar un bloque de las mismas dimensiones
delante del cual se quiere realizar la inserción. A
continuación se elige el comando Insertar Celdas de
la ficha Inicio del grupo Celdas, y se abre un cuadro
de diálogo que pregunta si, para realizar la inserción,
se quieren
desplazar las otras
celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de
fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de
columna).

En el cuadro de diálogo también se ofrece la posibilidad de

insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la
selección realizada.

Este cuadro de dialogo se puede obtener también dando

clic derecho sobre cualquier celda y elegir Insertar.

Este menú está orientado a cambiar los formatos y a hacer operaciones de edición (cortar,
pegar, copiar, insertar, eliminar, formato, hipervínculo…).

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CELDA
Una celda está representada por una columna y una fila

Las Columnas están representadas por letras.

Las Filas están representadas por números.

TIPOS DE DATOS

Texto : Ambato

Numéricos : 084792109

Alfanuméricos: Sucre y Martínez 7-50

Fecha : 05/09/09

Alineación de los tipos de datos:

NOTA: Se recomienda utilizar el teclado numérico.

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FORMULAS Y FUNCIONES
Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante
fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo. Las
fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales
como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos.

Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo,
en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula =
(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función MEDIA (A1:A8) para realizar la misma
tarea.

Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. Las
funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la
posibilidad de errores tipográficos.

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la
misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información,
a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el
resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto,
referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

TIPOS DE OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético,
comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación,
combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)

+ (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Resta (3-1)

Negación (-1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3)

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/ (barra oblicua) División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)

^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos
valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)

= (signo igual) Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que) Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)

<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

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Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar
un solo elemento de texto.

Operador de
texto Significado (Ejemplo)

& ("y" Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo
comercial) ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de
referencia Significado (Ejemplo)

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre
dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

; (punto y coma) o , Operador de unión que combina varias referencias en una sola
(coma) (SUMA(B5:B15;D5:D15))

(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes

a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre
comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los
operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a
derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la
misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de
división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

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Operador Descripción

: (dos puntos) Operadores de referencia

(un solo espacio)

, (coma)

- Negación (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

*y/ Multiplicación y división

+y- Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación,
suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a

continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a
Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las
celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Creadas por el usuario Predefinidas por Excel

SIGNOS QUE UTILIZAREMOS =SUMA(B8;B5)

Suma +

Resta -

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Referencias Absolutas y Relativas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas

introducidas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas
cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con
mucha frecuencia éste es el comportamiento deseado.

El método más eficaz para definir referencias a celdas consiste en utilizar

el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando
se desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta clicar
en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores en la
inserción de referencias a celdas.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien
cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar
referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y
relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se
convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la
letra de la columna o el número de fila, que se quieren mantener
invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas,
hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:

1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del

índice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante.
2. Colocando el punto de inserción en la barra de fórmulas de manera
que esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se
pasa cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos
casos mixtos

En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos
dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se
utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez

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referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que

cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la
fórmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la
fila 5 siempre permanece constante.

MANEJO DE OPCIONES DE

LA BARRA DE MENU

MENÚ INICIO

MENÚ INSERTAR

MENÚ DISEÑO DE PÁGINA

MENU FORMULAS

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TODA FORMULA TIENE EL SIGUIENTE FORMATO

=SUMA(B8;B9)

Signo Igual, función, paréntesis, celdas, paréntesis

MENÚ DATOS

MENU REVISAR

MENU VISTA

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CONFIGURAR PAGINA

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GRAFICOS

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FUNCION SI

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FUNCION BUSCARV

FUNCION DIAS.LAB

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CREAR SERIES

Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y

ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanúmericas lógicas.

Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo

solamente los dos primeros (enero y febrero). Veamos como se hace:

1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie

b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botón

izquierdo del ratón y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo

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PROTECCIÓN DE CELDAS Y HOJAS DE CÁLCULO

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de

cálculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible el
borrar o cambiar accidentalmente la información de dichas celdas. En
otras ocasiones puede interesar ocultar las fórmulas con las que se han
calculado los valores mostrados en algunas celdas. Excel dispone de varias
formas de proteger la información contenida en un libro de trabajo.

Una primera forma de proteger un documento es declararlo como Solo

lectura. Un documento Solo lectura puede leerse pero no modificarse. Si
voluntaria o accidentalmente se ejecuta el comando Guardar, el
ordenador pide un nombre diferente para almacenar el archivo, pues el
archivo original no puede ser modificado. El carácter Solo lectura de un
documento se establece a nivel del sistema operativo.

De forma interna Excel dispone de dos niveles de protección: a nivel de

hoja de cálculo y a nivel de celda. Para que la protección surta efecto,
ambos niveles de protección tienen que estar activados. Por defecto,
todas las celdas están protegidas, pero no las hojas de cálculo o el libro de
trabajo.

Las celdas de una hoja de cálculo pueden tener dos tipos de protección:

bloqueada: No se puede modificar el contenido de la celda ocultar la barra

de fórmulas se ve el valor, pero no la fórmula que hay en la celda

Las celdas se declaran bloqueadas u ocultas con el cuadro de diálogo

Proteger al que se accede en el cuadro de dialogo Formato de Celdas, en
la ficha Inicio grupo Número. La protección surgirá efecto cuando se
active también la protección en el ámbito de la hoja de cálculo o libro de
trabajo. Esta protección en el ámbito de hoja o libro se activa con el
comando de la ficha Revisar /grupo Cambios / comando Proteger Hoja.
Como se ha dicho, por defecto todas las celdas están bloqueadas; por
tanto si se activa el comando anterior no se podrá modificar ninguna
celda.
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Para modificar de modo selectivo la protección de algunas celdas se puede

proceder del siguiente modo:

1. Si el documento está protegido, elegir de la ficha Revisar y el grupo

Cambios el comando Desproteger Hoja.

2. Seleccionar todas las celdas del documento. Elegir el cuadro de diálogo

Proteger en la ficha Inicio/grupo Número y desactivar la protección de las
celdas. Pulsar OK.

3. Seleccionar las celdas que se desea proteger.

4. Activar la protección de las celdas en el cuadro de diálogo Proteger

(Bloquear).

5. Activar de nuevo la protección del documento por medio del comando

de la ficha Revisar /grupo Cambios / comando Proteger Hoja.

El cuadro de diálogo que se abre con el comando de la ficha Revisar

/grupo Cambios / comando Proteger Hoja. Permite proteger el documento
con una contraseña (‘password’) o palabra clave, definida por el usuario,
que impida al acceso a dicho documento a todas aquellas personas que no
conozcan dicho ‘password’. Conviene resaltar el hecho de que si el usuario
olvida dicho ‘password’, ni siquiera él mismo podrá acceder al documento:

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ESTADISTICA DESCRIPTIVA

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DESARROLLO DE LA TABLA DINAMICA

Una macro es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar
de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Esto permite la
automatización de tareas repetitivas

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si
tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el

submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar
macro...

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Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes

opciones:

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el

cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la
macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la
macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las

tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una
combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro

activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o

Cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a

continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este
botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la
grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar,

es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya
que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la
macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de
rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre
el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de
Macros y haciendo clic

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BUSCAR OBJETIVO

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