BOLETÍN TECNICO Nº 3 (BT-·3)

ORGANIZACIÓN DE LOS
PAPELES DE TRABAJO

Motivación:

Las normas y procedimientos para la realización de actividades son la base fundamental del logro de objetivos
en forma eficiente y con alto grado de calidad. El ejercicio de nuestra profesión requiere la utilización y
aplicación de una serie de normas y procedimientos entre las que resaltan las normas de auditoría de aceptación
general.

Una de esas normas relativas a la ejecución del trabajo sostiene que el auditor debe obtener evidencia suficiente
y competente, mediante la aplicación de procedimientos según sean las circunstancias, que suministre una base
razonable para expresar una opinión respecto a los estados financieros que se examinan.

La mayor parte del trabajo de auditoría consiste en examinar la evidencia disponible que permita formarse una
idea de la razonabilidad de los aspectos significativos mostrados por la información financiera. El resultado de
tal examen, la forma de ejecución del mismo, las pruebas y procedimientos aplicados y cualesquiera otros
elementos que sumen valor al objeto del examen deben quedar debidamente sustentados en documentación
propiedad del auditor; la cual en términos generales se denomina Papeles de Trabajo.

Resalta por si sola la importancia que para la Firma tienen los Papeles de Trabajo y la necesidad de que los
mismos sean hechos con la debida atención y con una normativa estandarizada. Conscientes de la importancia
de los mismos publicamos el presente boletín, el cual incluye normas de carácter general y de estricto
cumplimiento para todo el personal profesional. Los aspectos específicos de su conformación estarán dados por
las características del sector económico y la evaluación integral de riesgos según sea el tipo de trabajo
realizado.

Los estándares de organización de los papeles de trabajo y la referenciación solo serán modificados cuando se
determine con veracidad su contribución a la maximización en la obtención de resultados, en cuyo caso el
encargado de trabajo debe obtener la debida aprobación por parte del socio encargado de la cuenta.

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PAPELES DE TRABAJO

I. ASPECTOS GENERALES.

El objetivo fundamental de los papeles de trabajo es el de conformar la base documental que demuestra el
resultado de la ejecución de las pruebas y procedimientos de auditoría en el cual se sustenta la opinión sobre los
estados financieros, por lo que, teniendo en cuenta esta condición, deben ser preparados con todo cuidado. La
preparación de tales papeles deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y con el debido cuidado y celo
profesional para incluir en ellos tan solo los datos básicos requeridos. Consecuentemente deberán omitirse
todos los detalles que no suman valor a la elaboración y sustento de dicha opinión. Los papeles de trabajo de la
Firma son CONFIDENCIALES y deben guardarse con sumo cuidado “en todo momento”.

A continuación, se incluye un bosquejo sobre el contenido de los papeles de trabajo así como determinados
aspectos relacionados con su forma de preparación.

Los papeles de trabajo tienen las siguientes finalidades:

 Recopilar los saldos de las diferentes cuentas agrupándolos para conformar de una vez, los estados
financieros de publicación o presentación así como las notas e información complementaria que les son
relativas.
 Registrar la información fundamental relativa a la organización, operaciones de la empresa, manera de
gerenciar los riesgos, disposiciones legales que la regulan, marco contable aplicable, etc.
 Dejar constancia del resultado del trabajo realizado por el auditor, determinación de riesgo, alcance y otros
elementos relativos al resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría.
 Indicar el juicio técnico aplicado en el proceso de planificación, evaluación de riesgos, contingencias así
como de las conclusiones del encargado y del personal asignado en cada una de las áreas de trabajo.
 Resumir la opinión técnica del encargado, gerente y socios acerca de la razonabilidad de las cifras reflejadas
en los estados financieros.
 Suministrar la información, a la vez que constituyan un registro, de los procedimientos aplicados y de los
resultados de dicha aplicación incluyendo:
 Nuestra evaluación de la eficiencia y grado de seguridad atribuible al control interno, deficiencias
determinadas y nuestras recomendaciones al cliente en procura de subsanarlas.
 Uniformidad en la aplicación principios, métodos y procedimientos contables respecto a los períodos
anteriores.
 Evidencia formal del cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoría.
 Dejar constancia de las explicaciones y juicios emitidos por el cliente, su personal y terceros.

 Aporte de información para la revisión de las declaraciones de Impuesto Sobre la Renta, metodología
aplicable para el reconocimiento del ajuste por inflación y la verificación de información incluida en los
reportes a entes gubernamentales o de revisión y control.
 Fundamentan una base para la revisión del trabajo de auditoría.
 Sirven de guía para la conducción de auditorías subsiguientes del mismo cliente.
 Coadyuvan el levantamiento y actualización del conocimiento integral del negocio del cliente.

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Los papeles de trabajo deben dejar evidencia de un método de preparación inteligente y ordenado. Los papeles
preparados con descuido y desorden dan la impresión de que el trabajo que sustentan también fue hecho de
igual manera. Se debe hacer un esfuerzo en todos los casos para emplear una correcta escritura y gramática. La
inteligencia y orden mostrado en la preparación de cédulas, apoyado por los medios mecanizados, es uno de los
puntos principales en que se basa el juicio de los méritos y habilidades del auditor.

Algunos puntos claves que deben recordarse cuando se preparan papeles de trabajo son:

 Antes de transferir la Data del cliente a nuestro sistema, se debe conciliar los auxiliares con el mayor y los
saldos iniciales con los estados financieros auditados del ejercicio anterior.
 Compruebe la corrección aritmética sumas y productos horizontal y verticalmente.
 Asegúrese de que cada cédula esté completa y cuadra con el rubro que detalla.
 Preste especial énfasis en la referenciación y explicación de marcas.
 Incluya los memorandum explicativos necesarios para demostrar alcance, base de selección criterios de
selección y modificaciones a programas de trabajo como consecuencia de las circunstancias.
 Cuide su escritura y gramática.
 Sea ordenado, preciso y conciso.
 Revise lo que haya escrito y las conclusiones parciales y generales a las que haya llegado.

Los papeles de trabajo son revisados en detalle por el encargado y en menor grado por el socio de la cuenta.
Los papeles preparados inapropiadamente aumentan considerablemente el tiempo de revisión y por ende la tasa
de recuperación de honorarios disminuye, afectando la estructura general de la Firma.

II. METODOLOGÍA.

Nuestra Firma ha adoptado una metodología universal sumamente sencilla para la organización de los papeles
de trabajo y la referenciación de los mismos, lo cual garantiza una fácil adaptación de los auditores y un ahorro
sustancial en el tiempo aplicable a la revisión de los mismos. Inicialmente hemos subdividido el archivo de los
papeles de trabajo en tres (3) legajos como sigue:

AP. Archivo Permanente: Incluye toda aquella documentación e información cuyo efecto futuro se extiende
a más de un ejercicio económico, ocasionada en ejercicios anteriores, o en el
ejercicio presente y hasta la culminación del proceso de auditoría.

AG. Archivo General: Contempla toda aquella información asociada con la administración de la
auditoría, planificación, la definición de las cifras, litigios y contingencias así
como la revisión del control interno y las comunicaciones con el cliente.

P/T. Papeles de Trabajo: Incluyen las sumarias, cédulas y subcédulas necesarias para disponer del detalle
de las cifras, así como los programas detallados de trabajo, el resultado de las
pruebas y procedimientos de auditoría aplicados y las conclusiones por área de
trabajo.

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Archivo Permanente.
Normalmente este archivo contiene datos históricos e información relacionada con el cliente. El archivo
permanente deberá incluir el tipo de información de interés continúo el cual debe estar referenciado, donde sea
aplicable, con los papeles de trabajo del año corriente. La información contenida en los archivos permanentes
deberá revisarse críticamente cada año y se deberá traspasar a un archivo inactivo aquello que ya no sea
esencial para el examen corriente.
Si se cree que pueda facilitar el trabajo deberá llevarse un archivo por separado para cada oficina, división o
subsidiaria. El archivo permanente puede referenciarse con cada sección en su propio legajo o separarse
mediante hojas índice según convenga más.
El archivo permanente igualmente incluye lo siguiente:
 Acta Constitutiva y modificaciones.
 Minutas de Junta Directiva y Asambleas de Accionistas.
 Organigramas y listas de las funciones principales de los ejecutivos y otro personal clave de la empresa.
(Flujogramas). Levantamiento del Control Interno.
 Reglamentos internos.
 Historia general de la compañía.
 Compañías subsidiarias y afiliadas.
 Descripción del negocio así como de sus productos principales.
 Código de cuentas.
 Proveedores y clientes principales.
 Ciertos acuerdos y contratos, por ejemplo: Contratos Colectivos, plan de bonificaciones, opción de compra
de acciones, sindicatos, etc.
 Obligaciones a largo plazo. Contratos de Regalías (Royalties).

Archivo General.
Lo voluminoso de las cédulas y el número de archivos de los papeles de trabajo variarán según sea el tamaño
de la auditoria. En la mayoría de los exámenes deberá existir un archivo general o de administración separado
cuyo contenido será el siguiente:
 El memorándum de planificación, que es una guía general del programa a seguir en el examen.
 Copias de los memorándum relacionados con el examen.
 Carta de gerencia o certificado de la gerencia del cliente y carta del Consultor jurídico.
 Estado de Situación Financiera de trabajo y Estado de Resultados u otras cédulas utilizadas en su lugar.
 Asientos de ajustes y de reclasificación.
 Cédulas sumarias y otras similares.
 Control del tiempo de ejecución de la auditoría.
 Comunicaciones enviadas y recibidas del cliente.
 Adicionalmente incluiremos en esta sección las pruebas de procedimientos resultantes del proceso de
auditoría interino.

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Papeles de Trabajo.
Los papeles de trabajo corrientes deberán contener toda la información de importancia acumulada por nosotros
referida a los estados financieros del cliente y correspondiente al período sujeto a examen. La información de
valor continuo deberá colocarse en el archivo permanente o transferirse a éstos una vez culminado el examen o
incluirse como cédulas trasladables.
Los papeles de trabajo deberán ordenarse de manera tal que los datos esenciales utilizados en los estados
financieros pueden encontrarse rápidamente sin necesidad de ojear papeles de trabajo voluminosos y
detallados. Las cédulas detalladas relativas a las cuentas de efectivo, circularización de cuentas por cobrar,
observación y valorización de inventarios, adquisiciones de propiedades y otro trabajo similar deberán
archivarse separadas de las cédulas sumarias y otras semejantes. Deberán evitarse los archivos individuales que
sean voluminosos y difíciles de manejar a la hora de revisarlos o referenciarlos posteriormente.
Los papeles de trabajo partiendo del programa de auditoría se arman mediante la conformación de las cédulas
de trabajo, las cuales incluyen:
Cédulas Sumarias
 El detalle de los saldos comparativos y el efecto.
 Preparación de la cédula sumaria con ocho (8) columnas, que permitan el registro de los ajustes y
reclasificaciones.
 En la cédula sumaria se incluirán las conclusiones a las que se ha llegado en relación con la respectiva
sección de los estados financieros. Cuando la sección no amerite un programa amplio de trabajo puede
indicarse al pie de la cédula sumaria los pasos de auditoría efectuados.
Cédulas Auxiliares y de Análisis, Suplementarias o Anexas.
a) Cédulas de análisis de cuentas y composición de saldos.
b) Cédulas de listados preparados por el cliente para nuestro uso (P.P.C.)
Tipo de información que se requiere.
Los papeles deberán incluir tres tipos básicos de información:
 Naturaleza general de los principios contables seguidos por el cliente y sistema de control interno en vigor.
 Un resumen de las cuentas en el que se incluya los cambios más importantes acontecidos durante el período
sujeto a examen.
 Los procedimientos de auditoría seguidos durante el examen, las razones que ampararon cambios
importantes al alcance del mismo y las conclusiones a que se llegó durante el transcurso del trabajo.

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Procedimientos del Cliente.

Por regla general los principios de contabilidad seguidos por el cliente pueden describirse en un breve
memorándum que sirva de introducción al programa relativo a la fase particular del examen o también pueden
bosquejarse dentro de las conclusiones a las que se llegó como resultado del trabajo efectuado. El ámbito
general de estos procedimientos debe estar documentado en el archivo permanente y de ser necesario se llevará
a cada sección en particular un resumen de los mismos.
Un ejemplo del resumen de procedimientos y principios que se incluyen en las secciones de los papeles de
trabajo son entre otros: procedimientos de valuación de inventarios, política de depreciación a los efectos
internos e imposítivos, práctica del corte de ventas que pudiera considerarse extraordinaria o la base de cálculo
de las provisiones contra pérdidas y acumulaciones.
Deberán así mismo explicarse con todo detalle los cambios que haya habido en los principios de contabilidad
haciendo referencia a su efecto, suponiendo que hubiese alguno, en los estados financieros del año sujeto a
examen; deberá también escribirse una conclusión respecto a nuestra aprobación o desaprobación de tales
cambios.

III.PROCEDIMIENTOS.
Preparación de los Papeles de Trabajo. Generalidades.
Los papeles de trabajo deberán prepararse a través del sistema mecanizado en uso por nuestra firma. Todas las
cédulas deberán contener lo siguiente:
 Nombre del cliente.
 Titulo de la cédula.
 Referenciación.
 Fecha de examen.
 Iniciales del miembro de personal que preparó la cédula o un sello que diga “P.P.C.”, según sea el caso.
 Fecha en la que se completó la cédula.
 Fuente de información (registro del cual se preparó la cédula o nombre y título del empleado que
proporcionó la información).
Las carátulas de los papeles de trabajo deberán ser firmadas o inicialadas como evidencia de su revisión y
aprobación del trabajo efectuado y de las conclusiones a las que se llegó.
Siempre que sea posible las cifras de las cédulas sumarias deberán tomarse directamente del mayor en lugar del
balance de comprobación.
En los papeles de trabajo no deberán archivarse los balances de comprobación a no ser que se utilicen dichos
balances en sustitución de las cédulas sumarias.
La documentación de Control Interno debe ser incluida en la Sección 4 del archivo permanente (AP-4) y
actualizada en cada auditoría. Pero el examen de las cualidades, debilidades y fortalezas de control interno
durante la fase interina de auditoría debe ser incluido en la Sección 10 del archivo general (AG-10).

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Acabado de las cédulas.

El auditor debe crearse el hábito de revisar cuidadosamente su propio trabajo antes de someterlo a la revisión
del encargado. Con esta práctica verá como se ahorran situaciones embarazosas creadas por pequeños errores,
omisiones y olvidos, a la vez que se logra ahorrar tiempo al encargado en la revisión de los papeles.
Las cédulas deben estar completamente terminadas, en ningún caso deberán contener preguntas o comentarios
que requieran respuesta o trabajos de investigación posterior.
Todos los puntos del programa deberán estar firmados y todas las preguntas de los cuestionarios de evaluación
del control interno deberán estar debidamente respondidas.
En algunos casos resulta preferible, a los efectos de facilitar la revisión posterior por parte del Encargado de
Trabajo, que se ponga la explicación de las respuestas de tipo positivo o negativo (“si” o “no”).
Las cédulas sumarias, deben contener un pronunciamiento de nuestras conclusiones basadas en el trabajo
efectuado. Sin los pronunciamientos de nuestras conclusiones el trabajo estará incompleto. Dicha conclusión
indicará si el auditor está satisfecho con los resultados de sus pruebas. La redacción de la misma conclusión
indicará si el auditor comprendió los objetivos de sus pruebas.
Se debe estructurar la conclusión en forma que el pronunciamiento que se hace esté de acuerdo con el balance
de trabajo y las condiciones observadas. La opinión del redactor de la nota sobre la razonabilidad de la cuenta o
cuentas cubiertas por el trabajo particular, debe indicarse claramente, después de un breve pronunciamiento que
explique si la opinión está basada en el resultado de las pruebas de sustentación o en el control interno
contable.
En aquellos casos en que una fase de examen, por ejemplo los inventarios, está dividida en varias secciones,
deberán resumirse las conclusiones relativas a cada sección. Aún cuando el resultado de una determinada área
del trabajo pueda ser de importancia desde el punto de vista del control interno contable, estamos más bien
interesados en el resultado total a los efectos de los estados financieros.
Los papeles de trabajo deberán también incluir las debidas explicaciones respecto al efecto que tengan en los
resultados financieros los hechos advertidos durante el curso del examen. Por ejemplo, el avance o resolución
de algún litigio.
Los principales tipos de conclusiones son los siguientes:
 Conclusión sobre saldo de fin de año (registrado en cédula sumaria).
 Conclusión sobre el control interno contable (registrado en AG-10).
 Conclusión sobre la revisión de saldos interinos (registrado en cédula sumaria y en AG-1 con la
planificación para el cierre del ejercicio.

Asientos de Ajuste y Reclasificación.

Durante el transcurso del examen se necesita proponer ciertos ajustes a los estados financieros que nos ha
suministrado el cliente. Los asientos son dos tipos: (1) aquellos que ajustan los saldos de los libros y (2)
aquellos que reclasifican los saldos de los libros a los efectos de presentar los estados financieros.
Ordinariamente se utiliza un sistema de identificación numérico para los asientos de ajustes y un sistema
alfabético para los asientos de reclasificación.
Todos los asientos deben indicar las cuentas precisas que van a ser ajustadas y deben estar amparados por una
descripción clara de la naturaleza y razón del ajuste o la reclasificación. Los asientos deberán también
referenciarse con las cédulas que los amparan e inlcuirse en el AG-3.

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Los asientos deberán pasarse primeramente al AG-3, al ser aprobados se incluirán en las cédulas sumarias y
luego al Estado de Situación Financiera y al estado de resultados en AG-2. El número o letra de asiento deberá
colocarse antes de cada asiento. A efectos prácticos se debe abrir una cédula para las reclasificaciones distintas
a la de los ajustes. En el Estado de Situación Financiera y en el estado de resultados deberán mostrarse tan solo
la sumatoria de los asientos que afectan a cada cuenta.

Los asientos deben discutirse con los funcionarios autorizados.

Como quiera que todos los asientos de ajuste deben registrarse en los libros del cliente antes de que se emitan
los estados financieros y nuestro dictamen, los asientos de ajuste deben discutirse con los funcionarios
autorizados (contables o financieros) de la compañía, con el fin de que los aprueben. En los papeles se deberá
expresar la disposición en cuanto a la aceptación y la oportunidad de su incorporación a la contabilidad.
También debe discutirse con los funcionarios del cliente los asientos de reclasificación y entregársele copia de
los mismos con el fin de facilitar la reconciliación entre las cifras de los libros y las que se muestran en los
estados financieros.
En ningún momento deberán sugerirse al cliente ajustes cuya materialidad relativa no sea significativa. C/C

Revisión final de las cifras del informe.

Una vez pasados todos los asientos, deberá actualizarse la formula de sumar vertical y horizontal del Estado de
Situación Financiera, el estado de resultados y las cédulas sumarias. Como una prueba última de la exactitud en
el pase de los asientos, los totales finales de las cédulas sumarias deben cuadrar con el Estado de Situación
Financiera y el estado de resultados.
Las cifras finales y los papeles de trabajo deben cuadrar con nuestros informes y los registros del cliente. La
experiencia nos dice que no realizar esta revisión antes de salir del campo de trabajo puede ocasionar serios
retrasos.

Notas a los papeles de trabajo.

Las notas a los papeles de trabajo varían desde la simple enunciación de un hecho - por ejemplo, pago que un
cliente informó haberlo enviado el 30 de abril fue registrado como recibido el 21 de mayo - hasta la discusión
prolongada de problemas de alta complejidad - por ejemplo, un resumen de las informaciones y opiniones
obtenidas en relación con el problema de si debe aplicarse valor de uso para valorar ciertas partidas de los
estados financieros.
No existen reglas que puedan abarcar tan amplia variedad de circunstancias, pero todas estas notas deberán
redactarse de acuerdo con los siguientes principios generales:
 Deben ser claras, concisas y comprensibles.
 Deben indicar con claridad el origen de toda información y los nombres y cargos que ocupan los empleados
cuyas opiniones se citen.
 En todas aquellas se debe llegar a una conclusión - en ningún caso deben quedar los papeles preguntas
pendientes, bien en forma de (?) o de una nota que obligue al lector a imaginarse cual fue la opinión de
quien la escribió.
 Las notas que aparezcan en los papeles de trabajo deben ser coherentes y no encerrar contradicciones.
Cualquier incoherencia que aparezca al revisar la cédula debe ser corregida, o si no, debe ampliarse la nota
adecuadamente.

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 En caso que la conclusión original hubiese tenido que cambiarse a la hora de revisarla debido a nueva
información o a cualquier otra razón, deberá ampliarse la nota de modo que la nueva conclusión esté
amparada debidamente. No puede considerarse como explicación suficiente la utilización de palabras tales
como “OK”, “no” o “Inmaterial” al margen de los comentarios.

Las notas hechas para recordarse de efectuar algún trabajo posterior estipulado por algún programa o cédula,
deben separarse de las notas que son parte integral de los papeles de trabajo y que constituyen un registro del
trabajo hecho, explicaciones obtenidas o conclusiones alcanzadas. Dichas notas deben destruirse al completarse
el trabajo por ellas indicado como pendiente.

Los comentarios sobre puntos contradictorios de naturaleza impositiva, así como cualquier comentario sobre
puntos de posible objeción, y los que traten asuntos especiales o de naturaleza confidencial, deben escribirse en
cédulas separadas, en vez de cédulas rutinarias para los papeles de trabajo.

Método de referenciación.
Nuestra Firma a adoptado el método Alfa Numérico, el cual es de estricta aplicación por parte de todo nuestro
personal profesional y su aplicación debe tener una disposición lógica para referenciar los papeles de trabajo,
para que la información deseada pueda ser localizada aunque hayan transcurrido varios años desde el examen.
El sistema generalmente aceptado por los contadores públicos y que hasta ahora nuestra Firma ha manejado es
el de ordenar los papeles de trabajo en el mismo orden de las partidas del Estado de Situación Financiera y del
Estado de Resultados. Se les asigna una letra, comenzando con la A para efectivo, B para cuentas por cobrar,
etc. Para el pasivo se emplean dos letras; por ejemplo AA para efectos a pagar, BB para gastos acumulados,
etc. Al Estado de Resultados se le asigna las letras GP. Las letras índices asignadas a cada partida del Estado de
Situación Financiera son también las asignadas a las cédulas sumarias, las cédulas que soportan a las sumarias
van referenciadas consecutivamente con números, por ejemplo: A es la cédula sumaria del efectivo, A1 es una
cédula de detalle de la sección de efectivo, como por ejemplo efectivo en cajas.
La ventaja de este sistema es que las cifras de la hoja del Estado de Situación Financiera y del Estado de
Resultados permiten encontrar referencias particulares a partidas específicas y los papeles relativos a ellas con
suma facilidad.
La cédulas sumarias tienen la función de integrar varias cuentas relacionadas o detalle de las mismas y la de
suministrar totales para el cruce directo con el Estado de Situación Financiera o para el Estado de Resultados.
La referenciación deberá efectuarse durante el transcurso del trabajo. Los papeles de trabajo deben
referenciarse de manera tal que los análisis de las cuentas o cualquier sección del examen pueda encontrarse
con toda rapidez. Cada cédula deberá tener su referencia en el extremo superior derecho para agilizar la
ubicación visual.
Las cédulas auxiliares o subcédulas deberán estar referenciadas con las cédulas sumarias.
En los exámenes donde se requiera efectuar una consolidación, deberán estandarizarse las cédulas sumarias y la
referenciación de modo que el trabajo se haga más rápido y más exacto.
En aquellos casos en que se haya dejado de utilizar algún número correlativo de los que sirven para indicar las
subcédulas, resulta útil indicar tal omisión mediante una nota al pie de cada cédula sumaria.
La referenciación cruzada de los papeles es muy importante porque entrelaza las cifras auxiliares, cuentas y
mayor permitiendo a través de los papeles la historia del proceso de auditoría y debe cumplir, entre otros, los
siguientes propósitos:

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 El Estado de Situación Financiera y el estado de resultados están referenciados con las cédulas sumarias y
viceversa.
 Las cédulas sumarias estarán referenciadas con las cédulas detalladas que las respaldan y viceversa.
 Las cédulas que las respaldan estarán referenciadas con otras cédulas suplementarias y viceversa.
 Los asientos de ajustes y reclasificaciones estarán referenciados con las cédulas que respaldan, y explican
los ajustes, y que a su vez son referenciados con las cédulas donde se da efecto a los asientos.
 También debe haber referencia cruzada entre los programas de auditoría y los papeles que se relacionen de
manera que las cédulas correspondientes a pasos específicos del programa, puedan ser localizadas con
facilidad.
 Igual proceso debe efectuarse para aquellos que surgen del o están contenidos en el archivo permanente.

Memorándum de Planificación.
En todos los compromisos de auditoría y especialmente con clientes nuevos, se debe tener un entendimiento
completo del negocio, productos, objetivos y planes del cliente. Sería imposible compilar una lista completa de
todos los puntos que se deben tener en cuenta para asegurar un entendimiento del negocio. Las áreas de mayor
interés cambian de industria a industria y aun de compañía a compañía dentro de la misma industria.
Su contenido deberá limitarse a los puntos de mayor importancia, su índole y cualquier otra información
pertinente, como es por ejemplo:
 Aspectos relativos a nuestra contratación.
 Cambios en los principios contables y sus efectos en los estados financieros.
 Desviaciones de las normas de auditoría aceptadas generalmente, acompañadas de comentarios respecto a si
son tan importantes, como para exigir una salvedad de nuestro dictamen.
 Cambios principales acontecidos en el negocio y el efecto de tales cambios en los estados financieros.
 Resúmenes comparativos de los datos más importantes de las cuentas, tales como antigüedad de las cuentas
por cobrar, inventarios por departamentos o clasificación, ventas y costos departamentales y gastos
generales y especiales.
 Situación fiscal e impositiva en general.
 Información respeto a litigios pendientes.
 Comentarios sobre cualquier aspecto discutible o dudoso, relacionado con las cuentas y una exposición
clara de las razones de nuestras conclusiones.
 Objetivos a corto y largo plazo (optimización de utilidades, expansión del mercado, diversificación,
mantenimiento del status quo, etc.) y planes para lograr éstos.
 Propietarios del sector público y privado, principales accionistas, tiempo de propiedad de la acciones de
éstos, posiciones en la administración, etc.
 Compañías afiliadas y subsidiarias, sus operaciones, porcentajes de pertenencia, grado de autonomía, fechas
de adquisición, transacciones entre compañías, políticas de valuación de estas inversiones, etc.
 Estructura del capital, convenios de préstamos a corto y largo plazo, líneas de crédito, relaciones con
instituciones financieras, requerimientos estacionales, disponibilidades para cumplir con vencimientos a

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plazos cortos o intermedios (incluyendo pago de cuotas sobre préstamos a corto plazo, intereses, pago de
contratos de arrendamiento, dividendos, etc.).
 Sistema de información a la gerencia, informes sobre áreas de responsabilidad, sistema de presupuestos,
punto hasta el cual el sistema contable sigue paralelamente la estructura de organización, oportunidad de los
informes, efectividad de la planeación y control, etc.
 Personal clave, experiencia en la industria y en la empresa del cliente, otras afiliaciones de negocios de los
ejecutivos y directores, complejidades financieras, planes de remuneración a la gerencia, diagrama de
organización, etc.
 Número aproximado de empleados en las oficinas, almacenes y producción, contratos colectivos, promedio
de los salarios pagados, historia de las huelgas, prestaciones sociales (planes de pensiones de retiro,
bonificaciones, contratos especiales de trabajo), etc.
 Localización de las plantas, almacenes y oficinas o arrendadas, naturaleza, antigüedad y condiciones del
equipo, grado de automatización, presupuesto de adiciones, comparación con competidores; avalúos, etc.
 Punto hasta el cual las operaciones y los informes financieros están sometidos a requisitos reglamentarios de
entidades tales como a la Comisión Nacional de Valores, etc.
 Descripción y volumen relativo de ventas de las líneas principales, con indicación de donde se producen,
porcentajes de material, mano de obra y gastos indirectos de los principales productos, compras para
reventa, producción para inventarios o por orden especial, garantías y disponibilidad de servicio, planes para
nuevas líneas, etc.
 Naturaleza de las operaciones de manufactura o procesamiento, capacidad de las plantas, programa normal
de operaciones, planeación de la producción, etc.
 Volumen y clase de materiales que se compran anualmente, principales proveedores y fuentes alternas, uso
de cotizaciones, medios de transporte (ejemplo: flotas de la compañía o contratadas), etc.
 Métodos de distribución, distribución geográfica, personal de ventas, métodos de remuneración para los
vendedores, tendencias de los precios y métodos de establecerlos, políticas de créditos y cobranzas, políticas
de descuentos y devoluciones, ventas sujetas a renegociación, estabilidad de las ventas (estables,
fluctuantes, ascendentes, con tendencia a la baja), etc.
 Personal y tiempo asignado para la ejecución del trabajo.
 Margen de error tolerable.

Memorándum de Cierre.
Se debe incluir en este memorándum el resumen del resultado de las apreciaciones recogidas durante el
levantamiento general de información para la planificación y de aquellas determinadas en ocasión de la
realización de la auditoría cuya importancia normalmente indicará su inclusión en los P.A.S.
Si se adopta la costumbre de tener al día las notas apropiadas y de ir preparando las secciones respectivas del
memorándum a medida que progresa el trabajo, puede este completarse fácilmente a la terminación del
examen. Un memorándum de cierre debidamente preparado representa un excelente recurso para asegurarse de
que se han resuelto todos los problemas y de que se han cubierto las fases importantes del trabajo.

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Memorándum de Observaciones.
Incluye todas nuestras apreciaciones y sugerencias sobre el control interno, los procedimientos contables -
administrativos, el cumplimiento de disposiciones legales y cualesquiera otros aspectos que sean de atención y
que sugieran la intervención del cliente para mejorar, reestructurar o depurar una situación que a nuestro
entender afecta el mejor desenvolvimiento de las actividades.
Se deberá obtener una carta, certificado o evidencia de la aceptación y revisión de los funcionarios del cliente
una vez terminado el examen o revisión limitada.

IV. Otros Aspectos de Atención.

Naturaleza Confidencial de los Papeles de Trabajo.
La información concerniente a los asuntos del cliente es de naturaleza extremadamente confidencial y no debe
divulgarse a terceras personas sin el previo permiso del contador público encargado, no sin antes tener el
consentimiento del cliente. Los papeles de trabajo deben guardarse con seguridad en todo momento.
En otros países donde la materia está legislada, han habido varios juicios donde se ha mantenido que los
papeles de trabajo preparados por el auditor son de su propiedad exclusiva. Tampoco se puede obligar al
auditor a revelar su contenido a ninguna persona, a menos que sea por medio de una orden judicial.

Papeles de Trabajo Innecesarios o Superfluos

Con bastante frecuencia el cliente nos suministra copias de sus cédulas, con las cuales efectuamos pruebas
extensivas o utilizamos como fuente de información. Las cédulas detalladas que suministran poca o ninguna
información de carácter permanente al registro del examen deben ser devueltas al cliente o desechadas después
que cumplan su propósito, ésto si nuestros papeles contienen suficiente información y registro de las partidas
probadas.
En ningún caso deberán prepararse cédulas de trabajo que no son más que una mera copia de la información
que en cualquier momento se puede obtener de los registros del cliente.

Siempre que sea posible se deberá trabajar directamente sobre los registros del cliente y se deberán incluir en
los papeles de trabajo solamente las cédulas sumarias, las declaraciones sobre el trabajo efectuado, una clara
identificación de las partidas seleccionadas para las pruebas y las conclusiones a que se haya llegado.
Con bastante frecuencia el cliente nos entrega material de apoyo que nosotros utilizamos ampliamente en
nuestras pruebas o que tan solo lo utilizamos como información general. Las cédulas detalladas cuyo valor
permanente es escaso desde el punto de vista de la constancia que debe quedar del examen efectuado, deben
destruirse una vez que las hayamos utilizado siempre y cuando quede registrada dicha constancia en nuestros
papeles.
Una vez completo y revisado el examen, deberán eliminarse las cédulas donde se mostraban los puntos
pendientes junto con los borradores de la opinión y de los estados financieros.

Métodos para ahorrar tiempo y agilizar el trabajo de auditoría.

Se puede ahorrar tiempo sustancial mediante el empleo apropiado del personal del cliente. Este no debe ser
utilizado para ejecutar ninguna función de auditoria pero sí en otras labores.
Los siguientes, son ejemplos del trabajo que el personal del cliente puede hacer para nosotros en relación a la
auditoría:
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 BOLETÍN TECNICO Nº 3 (BT-·3)

ORGANIZACIÓN DE LOS
PAPELES DE TRABAJO

 Preparar cédulas que respalden los saldos de cuenta; tales como reconciliaciones de efectivo y resumen de
propiedades.
 Asistencia en la circularización, pero bajo la supervisión de un asistente, en mecanografiar solicitudes de
confirmación, obtención de direcciones, y otras tareas de empleados de oficina.
 Procurar y rearchivar comprobantes, facturas, avisos de embarque u otros documentos examinados.
El personal del cliente no debe ejecutar ninguna función de auditoría, no obstante, se puede usar el trabajo de
los auditores internos, condicionado al empleo de procedimientos de auditoría de aceptación general.
A continuación se enumeran otras técnicas valiosas que puede utilizar el auditor para ahorrar tiempo:
 El uso de los equipos y sistemas de computación para elaborar las cédulas de trabajo, subcédulas, ajustes y
revisión analítica, etc.
 Donde no se pueda importar y apropiar la Data del Cliente al Sistema mecanizado en recomendable el uso
de los reportes y datos estadísticos del cliente, en vez de preparar cédulas.
 Trabajar directamente de los registros del cliente, en vez de preparar cédulas detalladas.
 Comparación de las cédulas sumarias directamente con el mayor general en vez del balance de
comprobación.
 Coordinación del trabajo relativo al Estado de Situación Financiera con el análisis de ingresos y gastos.
 Desarrollo de cédulas continuas, para así evitar transcribir o copiar la misma información cada año.
(Cédulas trasladables).
 Preparación de solicitudes de confirmación en medios mecanizados para enviar por Internet, preservando la
data en disket para el cliente y en nuestro sistema para los envíos posteriores en caso de no recibir respuesta.
 Eliminar el uso de céntimos.
 En algunos casos, las sumas pueden limitarse a cifras significativas, rodeándolas a las decenas, centenas o
miles de bolívares más cercano.
 Evite la revisión de asientos o cómputos en detalle, donde una revisión general de dichos cómputos sea
suficiente mediante la aplicación de Pruebas Globales.

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 Matriz de Referencias

Archivo de Administración PT. Papeles de Trabajo Otros Índices y Marcas

AG Archivo General Índice

AG1 Administración de la ACTIVO Notas de Control MO
Auditoria Efectivo y Equivalentes A Interno
AG2 Estados Financieros de Efectos y cuentas por (Seguidos de la letra
Trabajo cobrar B que corresponda a
AG3 Ajustes y Inventarios C cada sección)
Reclasificaciones Gastos prepagados D
AG4 Estados Financieros Inversiones E Asientos de Ajustes A/J
Recibidos Activos fijos F Seguidos de números 1 2
AG5 Información Cargos Diferidos G
complementaria a los Otros Activos H
Estados Financieros. Asientos de
AG6 Ajuste por Inflación PASIVO Reclasificaciones A/R
AG7 Contingencias Seguros Efectos y cuentas por Seguidos de las letras
a b c
y abogados pagar AA minúsculas
AG8 Comunicaciones con el Gastos acumulados por
Cliente pagar BB Papeles Preparados
AG9 Contingencias y Cuentas por pagar a por el Cliente P.P.C.
Cambios Contables. Compañías Afiliadas CC
AG10 Revisión del Control Otros pasivos y Las referencias de los papeles de
Interno circulantes DD trabajo deben ser escritas en lápiz
AG11 Memorándum de Acumulación azul.
Observaciones Prestaciones Sociales EE
AG12 Carta de Pasivo a Largo Plazo FF Las marcas de auditoría y otras
Representación Créditos Diferidos GG señas en los papeles de trabajo
AG13 deben ser escritas en lápiz rojo.
PATRIMONIO XX
AP Archivo Permanente Números en círculos 1 2
AP1 Acta Constitutiva y RESULTADOS GP para comentarios
Modificaciones Ingresos GP1
AP2 Actas Asambleas Costos GP2 Números Romanos
Accionistas y Junta Gastos GP3 para cruzar cifras I II
Directiva Otros GP4
AP3 Aspectos Generales Sumado T
relativos a la Compañía
y Entorno Económico. Verificado Conforme
AP4 Organigrama y Cotejado con mayor
Flujograma
AP5 Contratos, Convenios y
Compromisos.
AP6 Disposiciones Legales y
Declaraciones de Rentas.
AP7 Código Descriptivo de
Cuentas.
AP8

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