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Administración Documental en el Entorno Laboral 1

EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por:

Paola Andrea Murcia Jaimez

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,


Centro Industrial y de aviación
Regional: Atlántico
Ficha: 1621916
Marzo 2018
Administración Documental en el Entorno Laboral 2

EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por:

Paola Andrea Murcia Jaimez

Aprendiz

Presentado a:

Milagro del Socorro Frend Barbosa

Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,


Centro Industrial y de aviación
Regional: Atlántico
Ficha: 1621916
Marzo 2018
Administración Documental en el Entorno Laboral 3

Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o

departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e

importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello

o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia

señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones

deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar

paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de

diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que

es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización;

los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control

interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia

interna (comunicación interna).


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Actividades de Transferencia de Conocimiento


Informe “Administración Documental”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado

reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten

reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la administración

documental, principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de

recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec

185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de

documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante

haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje

Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,

registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.


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Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o

destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario

responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

Constancia de recibo

Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

Asignación consecutivo de envíos


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ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados

Registro impreso de planillas de radicación y control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la

actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades

financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será

anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.


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 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla

para su emisión.
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Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 el número de registro

 la fecha

 el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente

comunicación

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto

de salida

3. Correspondencia interna:
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En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro

para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama

de la empresa, éste puede ser:

 único

 o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de

Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:


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1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen

no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los

responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de

correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración
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Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas

de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una

secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,

envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una

numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble

ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo

asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de

destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el

documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la

correspondencia enviada.
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Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la

copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.


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Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se

reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través

de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial

de este informe “Administración Documental”

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-

documentos.pdf