ENSAYO SOBRE LA PLANIFICACIÓN Y GESTÓN DE PROYECTOS

CARRILLO PERDOMO ANDRES LEONARDO

HILDA CLEMENCIA ESQUIVEL MARTINEZ

Profesora Consultora

UNIVERSIDAD DE SANTANDER (UDES)

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y DE LA EDUCACIÓN

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA

BUCARAMANGA

2015
 ¿ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIÓN EN UN PROYECTO TECNOLÓGICO

EDUCATIVO?

En las Instituciones o Entidades se hace necesario desarrollar proyectos que pueden surgir

de una persona o grupo de personas con el fin de crear una unidad productiva o servicio, en

beneficio tanto de los interesados en la idea como de la población a la cual va dirigido el

proyecto. Se pretende a través de estas actividades satisfacer necesidades, aprovechar un

potencial y/o tomar decisiones que propendan un mejoramiento continuo y un

funcionamiento más eficiente, esto supone enfrentarse a diferentes riesgos que se tratan de

eliminar gestionando en diferentes ámbitos como lo son la integración, el alcance, el tiempo

requerido y los costos que exige el proyecto los cuales constituyen una planificación

minuciosa que garantice la culminación del proyecto y los logros propuestos en él.

Álvarez y Santos (1996) Afirman: “Todo proyecto apela a unas decisiones, a unas

iniciativas, a unas elecciones, apela a negociar sin cesar, obliga a una auténtica toma de

compromiso con el equipo de trabajo”.

Durante la primera gestión se constituye la dirección y organización del proyecto con las

actividades globales que concluyen con un entregable. También se obtiene la integración al

resolver preguntas como ¿Qué, Quién, Cómo, Cuando, En dónde y con qué recursos se va a

hacer? Lo que permite definir claramente los objetivos, los niveles de responsabilidad, la

forma como se abordará la situación problema, el tiempo requerido, el lugar en donde se

realizarán las actividades y los recursos requeridos para el cumplimiento de los objetivos.

Adicionalmente es preciso reconocer parámetros que permiten identificar la viabilidad del

proyecto como aclarar la fuente originaria de la idea que promueve el proyecto; si tiene

relación con el plan y programa de la Institución o entorno donde se aplicará el proyecto; si

los actores de interés para el éxito del proyecto están claramente identificados; si se

delimita el proyecto en términos de cobertura geográfica, posibilidades financieras y tiempo

de operación; si se identifican las fuentes alternativas de financiación del proyecto; si se

examina disponibilidad de información secundaria y necesidades de trabajo de campo; si se

ha auscultado la idea con personas experimentadas en el tipo de proyecto de interés; si se

trata de un proyecto de ampliación, reestructuración, modernización, reubicación y si se

cuenta con un buen diagnóstico para dimensionar el proyecto.

El objetivo de planificar y controlar el proceso de elaboración de un proyecto es facilitar la

coordinación de diferentes actividades requeridas para obtener los resultados deseados del

mismo, ejecutarlas dentro de los límites de tiempo preestablecidos y lograr minimizar el

consumo de recursos y costos.

Se trata, como lo delinea Tenti Fanfani (1989), de una planificación amplia que debería ser

considerada como un proceso integrado de cambio social que es necesariamente una

práctica continua, recurrente e integrada en la que intervienen todos los sujetos

comprometidos en la realidad que se busca transformar.

De acuerdo a lo anterior es imperioso fijar las fases que conforman una adecuada preparación

para posteriormente ejecutar con mayor confianza de no incurrir en errores durante la operación

del proyecto. Durante la gestión del alcance se fijan los objetivos, requisitos, limitaciones,

productos a entregar, criterios de aceptación y restricciones del proyecto. En la gestión de

tiempo se identifican actividades, procesos y los periodos de duración para diseñar así un

cronograma, que permita administrar adecuadamente fechas estipuladas y responsables de cada

actividad o proceso a desarrollar, en esta fase se puede identificar la ruta crítica, para fijar el

tiempo que exacto que requiere el proyecto y que tareas puede retrasar su culminación.

Finalmente, la gestión de costos y no menos importante, es en la que

se estima el capital necesario, para así fijar un presupuesto que se administrará según las

exigencias del proyecto. los siguientes aspectos y su análisis integran las tres fases

anteriormente mencionadas y son claves que preceden la elaboración del proyecto: a)

Definir equipo de trabajo que se encargará de elaborar el proyecto fijando

responsabilidades de cada participante; b) Identificar los componentes o subsistemas en que

puede dividirse el proyecto (EDT); c) Determinar los recursos económicos, tecnológicos y

de seguridad requeridos por el proyecto; d) Reconocer el conjunto de actividades/bloques

de actividades que constituyen el proyecto; e) Establecer de manera clara las

interconexiones entre las actividades que forman la red del proyecto; f) Cuantificar los

recursos exigidos para el proyecto en términos de hombre-días, máquinas-hora o una

unidad específica; g) Diseñar cronograma de actividades; h) Documentar claramente lo que

se tiene que hacer, quién le corresponde hacer, cuándo y cómo lo debe hacer; i) Definir el

perfil del director o gerente del proyecto junto con los límites de libertad de decisión y

acción; j) Identificar necesidades de asesoría especializada en componentes específicos del

proyecto; k) Establecer fechas de presentación de informes de avance; l) Capacitar y/o

entrenar en los proceso de planificación, control y temáticas relacionadas con el proyecto a

las personas involucradas en el mismo; m) acordar los objetivos del proyecto entre los

participantes (resultados esperados); n) Implementar reglas claras para el manejo de

información, archivos y documentos del proyecto; o) Definir mecanismos de cooperación

con otras organizaciones o instituciones, para el intercambio de datos informativos de

interés para el proyecto; p) Estipular la forma de presentación y sustentación del proyecto;

q) Cumplir con los requisitos exigidos por la entidad evaluadora del proyecto.

Como se puede evidenciar, la planificación de un proyecto es de vital importancia para

quienes pretenden incursionar como gerentes de proyectos, ya que requiere de un conjunto

de actividades previas a la ejecución del proyecto, que permiten administrarlo abarcando

sus componentes más relevantes garantizando su culminación exitosa.

Los proyectos tecnológicos educativos no son ajenos a lo expuesto y requieren especial

cuidado, dependiendo del lugar y el tiempo, ya que los recursos y conceptos que están allí

involucrados, son cambiantes y exigen que por parte del administrador halla un

compromiso vanguardista y global de manera que evolucione o avance en lo tecnológico.

 REFERENCIAS

Romano, Gabriel y Yacuzzi, Enrique.(2011) Elementos de la Gestión de Proyectos

Libro Electrónico Multimedia, (LEM) Gerencia de proyectos tecnológicos educativos.

Capítulo 2.

Mendez L. Rafael. (2004) Formulación y evaluación de Proyectos, Enfoque para

emprendedores. Bogotá D.C. Tercera Edición. Editor: Orlando Fernandez Palma.

Aguerrondo, I.; Lugo, M. T.; Rossi, M. (1999):

La gestión de la escuela y el diseño de proyectos instituciona -
les
. Universidad Nacional de Quilmes. Quilmes