PASO 2

DANIEL RICARDO CASTRO ORTIZ COD. 1.015.460.332

CEAD: JOSE ACEVEDO Y GOMEZ

TUTORA: NILDA BECERRA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

ANALISIS DE SISTEMAS

BOGOTÁ

2018
 TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

CASO: Empresa “Happy Day” “Happy Day”,

es una empresa que se encuentra operando desde 2010, que vende insumos
para fiestas y eventos y ofrece servicios de recreación y eventos comerciales.
Actualmente, su sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Ibagué
Colombia y cuenta con una sede en la población del Guamo. El representante
legal y dueño, el Señor William Barona, cuenta con empleados que trabajan en
ambas sedes, distribuidos de la siguiente forma:
Sede Principal en Ibagué:
• Gerente comercial de ambas sedes: Paola Andrea Marmolejo Hurtado
• Gerente administrativo de ambas sedes: Santiago Barona Marmolejo.
• Dos vendedores: Miriam Iliana Montaña y Angela Maria Ospina. Sede en la
población del guamo:
• Vendedor: Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal. La empresa
actualmente cuenta con un software que le ayuda con las necesidades básicas del
negocio, pero que tiene muchas limitaciones y errores que les ha generado
inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de
la piñatería. Adicional a lo anterior no se tiene confianza de la información
generada para realizar todo el tema contable. El tema contable se maneja con otro
software que se llama “Siigo Software” donde se realiza los procesos contables,
tales como: Balances, Estados financieros y liquidación de los impuestos.
Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha logrado
identificar:
 No está realizando correctamente los cálculos o las sumatorias de las
ventas diarias y por ende las ventas semanales.
 En algunas ocasiones no actualiza correctamente los saldos en los
inventarios
 No realiza adecuadamente el cálculo de las devueltas que se les debe dar
al cliente, por ejemplo: El valor de la factura es de 38.000 y el cliente paga
con un billete de 50.000 y por ende las devueltas deberan ser 12.000. Este
cálculo a veces sale errado.
 No está realizando un adecuado manejo de los errores, pues saca el error
en inglés y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda
más tiempo en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el
software y empezar a realizar nuevamente el proceso.
De acuerdo con todo lo anteriormente mencionado se está llevando de forma
paralela el inventario en un archivo de Excel y se están generando copias de
las facturas de los clientes para validar las que se imprimieron con el valor de
los informes de ventas que arroja el software. La preocupación de la gerente
de ventas es que llevar el inventario en Excel le puede generar errores y/u
omisiones. Esto genera una falta de control en los inventarios. Adicionalmente,
es muy engorroso y se genera pérdida de tiempo por parte de los empleados al
final del día sumando todas las facturas para luego compararla con el informe
de ventas diarios, sumando que se están imprimiendo dos veces las facturas
generando más consumo de papel y tinta.
De acuerdo con todo lo anterior la Gerente Comercial y el Propietario solicitan
de nuestro servicio como Ingenieros de requisitos, realizar un software que
permite realizar:
1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los datos
básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes frecuentes, ocasionales,
empresariales).
2. Administración de los inventarios de los productos y servicios de la Piñatería
3. Administración de las Ventas
4. Administración de las Compras y proveedores
5. Calculo de las comisiones de los empleados de acuerdo con las ventas.
De acuerdo con lo citado en el caso de la Empresa Happy Day, es importante
como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma eficaz el proceso
de desarrollo de software. En nuestro caso vamos a trabajar toda la fase de
análisis, por esta razón es importante tengamos en cuenta como ejemplo el
siguiente modelo general para resolución de problemas:
Responder las siguientes preguntas:
Determinar el problema
1. De acuerdo con el contexto del caso de la empresa “Happy Day”, el
problema que se está presentando es:
a) No se lleva un control adecuado de los inventarios
b) El Software tiene limitaciones y tiene errores, afectando los inventarios
c) Desconocimiento del programa
d) Falta de control en los ingresos y egresos de la piñatería
R// B. el software tiene limitaciones y tiene errores, afectando los inventarios
Determinar la causa
2. De acuerdo con la problemática presentada en la empresa “Happy Day”, una
posible causa que lleva a que se presenta el problema es:
a) Limitaciones en sus funcionalidades, el manejo de los errores, llevando a
realizar procesos manuales generando errores y/u omisiones
b) Hay mucha demora en la atención
c) Los clientes se quejan
d) Los costos de los procesos son altos
R// a) Limitaciones en sus funcionalidades, el manejo de los errores, llevando a
realizar procesos manuales generando errores y/u omisiones

Determinar la consecuencia
3. ¿De acuerdo con la problemática presentada en la empresa “Happy Day”,
una consecuencia que genera el problema es?
a) Los clientes se van
b) Mucha demora en la atención
c) Inconsistencias en los inventarios, reproceso y duplicidad en las actividades
y errores en la facturación.
d) No se sabe si se pierde o se gana
R// c) Inconsistencias en los inventarios, reproceso y duplicidad en las
actividades y errores en la facturación.
El área problema
4. ¿De acuerdo con el contexto dado en la empresa, el área o las áreas del
problema es?
a) Área Ventas
b) Área Recursos Humanos
c) Área de Sistemas
d) Área Comercial y el área administrativa
R// a) Área Ventas
Proceso
5. ¿De acuerdo con el problema, el proceso que se ve involucrado en la
situación problema es?
a) Ventas e inventarios
b) Talento Humano
c) Facturación
d) Sistemas
R// c) Facturación
Actores Directos
6. ¿Pensando en la situación actual, un actor (persona) directamente
relacionado con el problema son?
a) Vendedores y Gerentes
b) Dueño
c) Clientes
d) Proveedores
R// a) Vendedores y Gerentes
Actores Indirectos
7. ¿Pensando en la situación actual, un actor (persona) indirectamente
relacionado con el problema son?
a) Empleados
b) Dueño
c) Clientes y Propietario
d) Proveedores
R// b) Dueño
Solución
8. Qué solución de carácter informático le sugiere al Gerente Comercial?
a) Aplicación Web que administre los productos y servicios de la piñatería.
b) Contratar más personal
c) Crear una macro en Excel
d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o tableta, para
administrar los productos y servicios de la piñatería
R// d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o tableta,
para administrar los productos y servicios de la piñatería
Delimitación
9. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la empresa
“Happy Day” es?
a) Manejar toda la información de la oficina de talento humano
b) Manejar la información contable de la piñatería.
c) Manejar todo lo referente a la selección y clasificación de los productos de
la piñatería
d) Manejar todo lo referente a los inventarios y facturación de los productos de
la piñatería.
R// d) Manejar todo lo referente a los inventarios y facturación de los productos
de la piñatería.
Justificación
10. ¿Porque es importante construir la solución a la empresa “Happy Day”, que
beneficio puede aportar?
a) Llevar un control de los inventarios y agilidad en el tiempo
b) Controlar ingresos y egresos
c) Contratar más empleados
d) Satisfacción del proveedor
R// a) Llevar un control de los inventarios y agilidad en el tiempo