Clase de Documentos

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Son toda la información generada, enviada,

Son los determinados por el lugar
recibida, almacenada o acumulada por
donde se encuentra toda
medio electrónico. También se encuentran
CLASES DE la información producida o
documentos electrónicos de archivos que
DOCUMENTOS recibida por una entidad pública o
cumplen su acción durante todo el ciclo vital
privada en razón de sus
documental, como son los archivos de
actividades o funciones
gestión, central e histórico

 Recoge información en un medio

 El registro esta acogido en un
cuyos símbolos solo pueden ser leídos
medio, cuya información se
por un ordenador
hace accesible a través de
símbolos implícitos en él
 Su contenido puede ser separado de
su soporte original, para ser
 El contenido es inseparable de
DIFERENCIAS transferido a otros
su medio o soporte.
.
 Su autenticidad depende del
 Su valor probatorio se mide por
hardware y software en el cual fue
las características de
creado, y esta solo se podrá
autenticidad, entre ellas la
mantener si se conserva en su
firma
estructura original

 Es una constatación que

permite comprobar el
desarrollo de una actuación
 Permite fácil acceso a la información
administrativa.

USO  Nos permite comunicación, a

 Controla el acceso a la información
otros órganos o unidades de la
por niveles de seguridad y
administración o a terceros
conservación a largo plazo
interesados, ya sea personas
jurídicas públicas y privadas
personas jurídicas naturales
 Tipos de documentos

 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos
aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita
sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en
papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo
de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio,
historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se
les suele almacenar en grandes archivos.

 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan
en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos
hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos
como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como
una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico,
como cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa
espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de
vida, etc.

 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre,

son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena
igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho
o evento con ayuda de una cámara de video. En este caso podemos mencionar como
ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, videos caseros, etc.

 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren
a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica,
ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás
documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o
hecho concreto.

 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden

almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día
podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar
sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por
ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja
de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos
y llevarlos a todas partes.
 CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los
documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la
asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del
archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de
documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los
documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no
otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

 El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se

hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en
definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y,
dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de
un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por
áreas de negocio y después por tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio

más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de
la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las
unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a
través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.