Visão Matricial: Uma abordagem para gestão de despesas

Marcel Augusto B. Cortapasso

Gestão Orçamentária Tradicional incorporação da visão de pacote de despesas e

No processo orçamentário tradicional, executivos
elaboram o orçamento de suas áreas de negócio
e, geralmente, possuem alto poder de decisão
para sua aprovação, já que são os responsáveis
que detêm maior conhecimento dos processos e
todas as linhas de gasto.
Embora esse modelo seja amplamente utilizado,
existem algumas limitações que devem ser
evidenciadas.
a) Os executivos, frequentemente, rendem-se
à tentação de inflacionar seus gastos e se
posicionar na zona de conforto com metas
conservadoras que podem ser facilmente
alcançadas. Quando este
comportamento é generalizado, há
comprometimento das metas o que leva
os responsáveis pela consolidação do
orçamento realizar cortes arbitrários e
transversais a fim de atingir as metas
financeiras globais da companhia.
b) O processo de acompanhamento e
controle orçamentário, frequentemente, é
centralizado na área de controladoria, o
que acarreta sobrecarga de trabalho e
consequentemente menor agilidade na
identificação de desvios do orçamento e
na execução de planos de ação
do controle cruzado dos gastos.
Os pacotes de despesas são criados pelo
agrupamento de despesas similares que têm uma
origem comum. Como exemplo, um pacote
hipotético denominado “Gente” poderia ser
composto pelas contas contábeis: salários,
encargos, benefícios, comissões e outras
despesas relacionado a gastos com pessoal. Os
pacotes podem ser criados utilizando-se
diferentes critérios que dependem do controle e
visão de negócio no acompanhamento das
despesas.
Para cada pacote de despesas existe um gestor
com orçamento, metas e indicadores que estão
em linha com as metas globais da companhia,
logo, com todas as áreas executivas.
Apesar da gestão do pacote ser relativamente
independente, é imprescindível que executivos e
gestores de pacotes trabalhem em conjunto,
visto que os gastos são realizados e orçados
dentro da mesma matriz Pacote de Despesas x
Áreas Executivas.
Figura 1: Os 3 Princípios do GMD
Controle Cruzado

preventivos e corretivos.
c) Os fluxos para aprovação das compras
realizadas nos níveis de gerência, quando
existe, é usualmente realizado pelo
Gestão Matricial
executivo do processo. de Despesas

O que é GMD? Desdobramento Acompanhamento

dos Gastos Sistemático

A Gestão Matricial de Despesas (GMD) é um

modelo de elaboração e acompanhamento do
orçamento de despesas que visa reduzir os
problemas do orçamento tradicional. No GMD,
além dos gastos serem acompanhados na visão
Controle cruzado: acompanhamento e
das áreas de negócios ou executivas, há
responsabilidade dos gastos são compartilhadas
entre gestores de pacotes e diretores.
Os gestores de pacotes acompanham como as Requisitos para Implantação do GMD
despesas são realizadas horizontalmente,
Base de informações contábil gerencial confiável:
enquanto os diretores fazem a gestão
a estrutura de centros de custos e plano de contas
verticalmente.
deve atender as necessidades atuais do negócio.
Figura 2: Visão Matricial das Despesas Além disso, os processos de contabilização devem
ser adequados com a correta alocação das
Executivos
despesas aos centros de custo e contas.

Processos de gestão orçamentário consolidado:

Recursos Humanos
Novos Negócios

Finanças

Marketing
existência de comitês e/ou comissões para o
acompanhamento mensal dos resultados com
Gente e Benefícios elaboração de análises comparativas com o
Gestores Pacote

orçamento nas visões executivas.

Tecnologia da Informação
Complexidade na estrutura de gastos: acontece
Infra Estrutura Predial
por dispersão geográfica das unidades, existência
Viagens de amplo portfólio de produtos e/ou várias áreas
de negócio. Os ganhos na implantação do GMD
Foco no desdobramento dos gastos: os gastos em empresas que possuem baixa complexidade
devem ser decompostos ao longo da hierarquia da estrutura de gastos podem não ser
organizacional até nível de centro de custo. significativos, já que, em geral, a estrutura
administrativa é centralizada e com participação
Figura 3: Desdobramento dos Gastos de baixo número de executivos.

Interesse e patrocínio da alta administração: para

o sucesso do GMD é imprescindível o apoio dos
Diretoria Finanças
executivos e ciência que a criação dos gestores
de pacotes faz que o controle das despesas das
áreas executivas seja compartilhado, ou seja, os
Gerência Controladoria Tesouraria
gestores de pacotes podem propor ações e definir
políticas que impactem estas áreas.
Planejamento Apuração de Gestão Fluxo
Centro de Custo
Financeiro Resultados de Caixa Fases da Implantação
1. Engajamento dos executivos: realizar kick off
de alinhamento com todos os executivos da
Acompanhamento sistemático: os gastos são empresa explicando o modelo GMD e as
acompanhados e comparados constantemente implicações em suas áreas. Formalizar o papel
com o orçamento e indicadores metas pré- do gestor de pacote e dar empowerment
definidos. Quando desvio são observados, os para sua atuação.
gestores envolvidos propõem ações corretivas. 2. Montar um time vencedor: selecionar
Destaca-se que a dinâmica das reuniões com a responsáveis com expertise em finanças,
presença dos gestores de pacotes exige modelos de remuneração, conhecimento da
maturidade dos executivos, uma vez que os dinâmica dos negócios e bom
gestores de pacote também têm relacionamento com os executivos. Este time
responsabilidades sobre os gastos das áreas será responsável pela execução das três fases
executivas. posteriores e permanecerá até a
implantação do modelo.
 3. Alinhamento estratégico: definir diretrizes
orçamentárias com metas financeiras e
objetivos de longo prazo que nortearão a
alocação de recursos entre os negócios e
linhas de despesas.
4. Definição de pacotes e gestores: análise
crítica do plano de contas e definição dos
pacotes de despesas que são relevantes e,
posteriormente, nomeação dos responsáveis
por sua gestão. Neste momento é necessário
criar fluxos de aprovação para que os
gestores de pacotes de despesas possam
atuar no orçamento e controle de seus gastos.
5. Modelo de remuneração: definir como os
gestores de pacotes serão avaliados e como
será o programa de recompensa.
Planejamento e Controle Matricial
O planejamento orçamentário envolve:
1. Definição de Baseline: determinação de um
período e levantamento do histórico contábil
gerencial e de dados relacionados ao
Figura 4: Planejamento e Controle Matricial na Prática
Pacote de Despesas:
Gente e Benefícios
Elaboração do Orçamento
Análise crítica do orçamento realizado pelas áreas com
pedidos de revisão em caso de variações superiores a
inflação em áreas com processos maduros e estáveis.
Definição de Políticas e Metas
Política: Aumento salarial com promoção não pode
ultrapassar 20% da base salarial do funcionário.
Meta: Percentual de horas extras sobre salário base deve ser
inferior a 2%.
Acompanhamento dos Resultados
Justificar variações entre real e orçado e propor planos de
ação: (1) Postergação de contratações e promoções e (2)
Revisão de turnos de trabalho.
consumo de recursos não financeiros. O
baseline por pacote e área executiva é
utilizado como referência para elaboração
do planejamento.
2. Identificação das oportunidades e
priorização: os dados do baseline são
utilizados como insumo para identificação de
oportunidades e priorização dos gastos a
serem atacados. As oportunidades podem ser
encontradas com análises evolutivas,
comparativas, por indicadores e
benchmarkings internos e externos. As
priorizações podem ser avaliadas através de
uma matriz esforço e ganho esperado.
3. Definição de metas e recompensas: com a
identificação e mensuração das
oportunidades e a priorização das que serão
tratadas é possível estimar metas individuais
entre os executivos e gestores de pacotes. O
conjunto das metas deve refletir a meta
global da companhia determinada no
alinhamento estratégico. As metas estarão
Pacote de Despesas:
Viagens
Elaboração do Orçamento
Análise crítica do orçamento realizado pelas áreas com
pedidos de revisão em caso de grandes variações em
relação ao ano anterior nas áreas de back office.
Definição de Políticas e Metas
Política: Emissão de passagens deve ser realizada 10 dias
antes da data de embarque da viagem.
Meta: 95% das emissões de passagem devem estar dentro
da política.
Acompanhamento dos Resultados
Justificar variações entre real e orçado e propor planos de
ação: (1) Disseminação do uso de calls e (2) Renegociação
de contratos com prestadores de serviços de viagens.
 associadas ao programa de recompensas ou sua área. Na implantação do modelo deve-se
bônus dos executivos e gestores de pacotes. deixar transparente os papeis e responsabilidades
dos executivos e gestores de pacotes a fim de
Benefícios minimizar o conflito entre as partes.

Formação de especialistas de custos e despesas: Como há descentralização do controle das

como os gestores de pacotes têm um escopo de
atuação restrito e bem definido, com o tempo,
eles acabam tornam-se especialistas do pacote e
têm mais condições de analisar eventuais desvios
do orçamento e propor ações preventivas e
corretivas.
Comparação do desempenho entre as empresas:
como boa prática, os gestores de pacotes
levantam benchmarking internos e externos que
favorecem a identificação e classificação das
áreas e processos mais eficientes que podem ser
utilizados como referência para elaboração de
projetos e iniciativas em outras áreas.
Interação entre gestores de pacotes e executivos:
os gestores de pacotes atuam em conjunto com
os executivos na identificação de oportunidades
de redução de gastos e na implantação de
projetos de melhorias. Além disso, os gestores de
pacotes e executivos elaboram o orçamento em
conjunto com foco nas metas globais, presentes
na matriz Pacote de Despesas x Área Executiva.
despesas e maior controle dos gastos com a visão
cruzada, os executivos e gestores de pacotes dão
mais atenção aos gastos e são incentivados a
entender no detalhe o modelo de apuração dos
resultados e as alocações contábeis em suas
contas e centros de custo. As áreas de
controladoria e finanças precisa estar preparada
para gerar e disponibilizar os relatórios que darão
subsídios aos gestores de pacote e executivos na
análise destes dados.
Por último, há necessidade de criação de fluxos e
alçadas para aprovação de compras. No fluxo de
compras é necessário a aprovação tanto dos
executivos como dos gestores de pacotes. Os
acordos de serviços e alçadas de aprovação
devem ser bem definidos a fim de minimizar a
possibilidade de burocratização em excesso e
perca da agilidade nos processos decisórios.

Elaboração e revisão das políticas de gastos: os

gestores de pacotes são responsáveis pela
elaboração das políticas de gastos. A definição
de políticas claras e sua aprovação em comitê
com executivos, aumenta a transparência e
autonomia dos envolvidos e gera maior
consciência no consumo de recursos financeiros.

Desafios
A modelo de gestão matricial de despesas propõe
forte mudança cultural. Gestores de pacotes de
despesas, usualmente, precisam questionar os
executivos para entender como os gastos são
realizados para assim identificar oportunidades e
propor ações para redução em suas linhas de
responsabilidade. Alguns executivos sentem-se
pouco confortáveis em abrir seus números e saber
que outro gestor está controlando as despesas de