INDICE

1. Objetivo
1.1Alcance
1.2Criterios
1.3Resumen de hallazgos relevantes
1.4Acciones mejoradas durante el proceso
1.5Conclusiones
1.6Recomendaciones
1.7Anexos

1. Objetivo

Determinar el cumplimiento general de los procesos operativos, aspectos

contractuales y manejo de recursos, identificando factores que impidan la
adecuada ejecución y optimización de los resultados en el negocio de la
compañía y en las personas.

1.1 Alcance

Cumplimiento
Gestión estratégica
Eficiencia y resultados

1.2 Criterios

Contrato prestación de servicios

Manejo ventas efectivo
Servicio y Calidad
Competencias cargos clave

1.3 Resumen de hallazgos relevantes (Aplicación DOFA)

1.4 Acciones mejoradas durante el proceso
1.5 Conclusiones
1.6 Recomendaciones
1.7 Anexos
 Informe Auditoria Punto Operativo 472

1.3 HALLAZGOS RELEVANTES

Se analizaron los siguientes datos tomados del software ZEUS, para establecer si el faltante que
presenta la operación, se encuentra en las materias primas o las ventas, a continuación, se presenta
la evidencia con una ilustración gráfica:

Análisis comportamiento de las ventas

$70.000.000

COMPORTAMIENTO VENTAS MES A MES 2016

$60.000.000
MES VENTAS
ENERO $ 44.971.954
$50.000.000
FEBRERO $ 49.257.168
MARZO $ 52.228.895 $42.200.012 $40.385.699
ABRIL $ 59.715.974 $40.000.000

MAYO $ 50.196.793
JUNIO $ 51.244.801 $30.000.000
JULIO $ 47.532.623
AGOSTO $ 45.725.560 $20.000.000
SEPTIEMBRE $ 42.200.012
OCTUBRE $ 45.450.701 $10.000.000
NOVIEMBRE $ 40.385.699
DICIEMBRE $ 47.321.887 $-

En el gráfico de las ventas se observa:

1. Una disminución en las ventas para el mes de enero que es normal, ya que los usuarios salen
a vacaciones.
2. A partir del mes de febrero y hasta el mes de junio se observa un comportamiento estable
en las ventas.
3. A partir del mes de julio comenzó un descenso en ventas de 4 millones con respecto al mes
de junio, en agosto con 5 millones y progresivamente hasta llegar a una diferencia en ventas
de 8 a 10 millones en los meses finales específicamente septiembre y noviembre. periodos
en los cuales se evidencio, inconsistencias en las descargas y valores finales de inventario
fuera de los límites establecidos para una operación, cuya fuerza de venta se comporta en
más de 50 millones de pesos promedio mensuales.
 4. La venta para el mes de septiembre fue aumentada en $ 15.948.840, para ocultar el
aumento en el costo de materia prima, por la disminución en la ejecución real de las ventas
de $ 42.200.012, como lo muestra la gráfica.
5. Para el mes de noviembre la venta también fue aumentada en $ 52.531.535, para ocultar el
aumento en el costo de la materia prima por la disminución en ventas, como se puede
observar en la gráfica las ventas ejecutadas para el mes de Noviembre fueron de $
40.685.395, con una diferencia promedio de casi 10 millones de pesos con respecto al
comportamiento de los meses anteriores.
6. Acorde a los análisis de meses anteriores, lo observado en la operación y tal como lo
muestra la línea de tendencia, el comportamiento de las ventas es a aumentar, no ha
disminuir. Caso atípico mes de enero que salen los usuarios a vacaciones colectivas.

Análisis de inventarios finales

MES INVENTARIO FINAL MES A MES 2016

ENERO $ 13.608.266
FEBRERO $ 10.057.113 INVENTARIO FINAL MES A MES 2016
MARZO $ 13.212.528
ABRIL $ 14.754.720 $60.000.000
MAYO $ 15.059.136
JUNIO $ 14.680.434 $51.754.817
JULIO $ 18.681.479 $50.000.000
AGOSTO $ 33.469.227
SEPTIEMBRE $ 36.879.264
OCTUBRE $ 51.754.817 $40.000.000 $36.879.264
NOVIEMBRE $ 15.431.692
$33.469.227
DICIEMBRE $ 18.883.014
$30.000.000

$18.681.479
$20.000.000

$10.000.000

$-

En el gráfico de los inventarios finales se observa:

1. A partir del mes de agosto se observa un aumento casi del doble del inventario final, frente
a los meses anteriores, quiere decir que no se realizaron las descargas completas de materia
prima con el fin de ocultar el costo de materia prima real.
2. En el mes de octubre el inventario final aumento casi tres veces, frente al comportamiento
normal, quiere decir que en el mes de octubre se acumuló la descarga completa casi de un
mes de materia prima y sin embargo se descargaron en el mismo mes, salidas por consumo
 por valor de $ 25.548.953 pesos, resultando una participación de costo de materia prima
del 56% irreal, ya que el costo promedio de la operación es del 65%.
3. Es decir, en este mes no se realizaron todas las salidas de materia prima y como se observa
en la gráfica el valor del inventario final quedo en $ 51.754.817, lo cual no es real, ya que
este valor de inventario, lo maneja una operación con el volumen de ventas que maneja el
CEPRO.

Análisis de salidas de materia prima

MES SALIDAS DE MATERIA PRIMA

MAYO $ 33.216.614
JUNIO $ 37.742.914 SALIDAS DE MATERIA PRIMA MAYO - DICIEMBRE
JULIO $ 28.058.649
2016
AGOSTO $ 22.754.154
$80.000.000 $70.707.071
SEPTIEMBRE $ 35.492.282
$70.000.000
OCTUBRE $ 25.548.954
$60.000.000
NOVIEMBRE $ 70.707.071 $50.000.000
DICIEMBRE $ 38.032.289 $40.000.000
$30.000.000
$20.000.000
$10.000.000
$-

En el gráfico de las salidas por consumo, se observa:

1. El valor promedio de las salidas por consumo es de 33 a 37 millones dependiendo de la

fuerza de venta, es decir si la venta aumenta, también el consumo.
2. A partir del mes de julio las salidas por consumo empiezan a disminuir, ya que no se
descargaba porque no había como justificar las salidas de inventario sin ventas.
3. En el mes de noviembre se observa una descarga alta de materia prima por valor de $
70.707.071, debido a que para este mes se anunciaron las auditorias de inventarios y antes
de realizar el inventario del mes, se realizaron dichas descargas de modo que en la auditoria
no se pudiera evidenciar.
4. De la salida por consumo realizada en el mes de noviembre por más de 70 millones,
aproximadamente la mitad 35 millones corresponde, a salidas no legalizadas en meses
anteriores desde el mes de julio a agosto que empezó, la baja en ventas.
CONCLUSION ANALISIS DE DATOS

1. Acorde a los análisis de meses anteriores, lo observado en la operación y tal como lo

muestra la línea de tendencia en el gráfico, el comportamiento de las ventas es a aumentar,
no ha disminuir. Caso atípico mes de enero que salen los usuarios a vacaciones colectivas.
2. Los valores de inventario final para los meses de agosto, septiembre y octubre, presentan
una variación alta, con respecto al promedio manejado en meses anteriores de 13 a 18
millones de pesos, dicha variación no es justificada porque la fuerza de venta es la misma.
3. Las salidas por consumo en los meses de agosto, septiembre y octubre no se realizaron
dentro del periodo correspondiente, para ocultar la fuga de las ventas.
4. En el mes de noviembre se realiza una descarga de materia prima por más de 70 millones
de pesos, y se aumenta la venta con datos irreales para justificar en parte el aumento en
costo de materia prima, por no descargar en los meses respectivos.
5. Por lo anterior se concluye que la fuga de la operación no esta en materia prima, sino en las
ventas, los meses más afectados fueron septiembre y noviembre, donde se facturo ventas
irreales, para ocultar el resultado real.
6. Como dato adicional se evidencio que en la operación le “FIABAN” a algunos clientes y a su
vez algunos solicitaban servicios especiales, es posible que estas ventas no se registraban
en su totalidad, pero la materia prima si salía para poder ofrecer el servicio. Por otra parte,
una de las cajeras arranco la hoja, donde anotaban dichas deudas, argumentando que
pensaba que yo no sabía y al solicitar el cuaderno de los clientes a los que les fiaban,
informan que no aparece.
7. No se llevaba un control de las solicitudes de servicios especiales, lo hacían de forma verbal,
no hay evidencias de cómo se manejaban esta solicitud y si los dineros eran registrados en
su totalidad.
8. Los controles de seguridad para la salida y el ingreso del personal son estrictos, difícilmente
se puede sacar materia prima de la operación.

DEBILIDADES EVIDENCIADAS EN LA OPERACION

 La Jefe de cocina encargada Martha García informa que con el Sr. William González, ya son
tres los administradores que presentan fugas de dinero, que incluso se evidencio ventas que
registro la administradora Magda Ortega por 300 mil pesos un sábado, cuando realmente
se venden casi 800 mil.
 El administrador William González presentaba desconocimiento en varios procedimientos y
debilidades en toma de decisiones y controles importantes para la operación.
 No se maneja un menú, lo cual es indispensable para la planificación de la producción y el
adecuado manejo del costo de materia prima.
 El manejo del almacén presentaba muchas debilidades por falta de control, organización y
adecuados procedimientos de calidad.
 El personal sacaba lo que necesitaba del almacén, sin que nadie controlara.
  El administrador no tomaba acciones disciplinarias frente a falencias presentadas con el
personal, por ejemplo, se evidencio que con los sobrantes o faltantes de dinero al cierre de
las cajas, no se investigaba porque ocurría, ni se hacía seguimiento tampoco ejercía los
controles respectivos en la operación, con el control de horas extras.
 No se llevaban inventarios diarios para control de la cafetería
 No se controlaba que las cantidades sacadas en requisición, fueran coherentes con la
ejecución de las ventas, para equilibrar el costo.
 No se llevaban costos por servicio para conocer la participación de cada uno en las ventas y
así conocer la realidad de la operación, igual las descargas no las realizaban completas.
 El proceso de compras no enviaba los pedidos completos, por tanto, en la operación
decidieron no seguir manejando los menús y los pedidos los hacían proyectando, no sobe
algo específico. De esta forma no es posible controlar un costo.
 El administrador debía desplazarse a traer pedidos ya que no se los hacían llegar según
compras por sus programaciones, durante la ausencia el administrador no sabía que pasaba
en la operación.
 Como han pasado varios administradores por la operación y en tres de ellos se ha
evidenciado inadecuados manejos con las ventas en efectivo, no es fácil determinar el
comportamiento real de la operación desde su inicio, se tomaron como referente los meses
de enero a mayo de 2016, que estuvo la administradora Marcela García y donde se observó
un comportamiento estable, para poder determinar algunos criterios en la información.

1.4 ACCIONES MEJORADAS DURANTE EL PROCESO

 Se establecieron controles para el manejo de las ventas en efectivo: (supervisión y

monitoreo con arqueos en caja registradora para el control de las ventas, se solicitó una
caja fuerte para la seguridad de los dineros.
 Se implementó la realización de inventarios diarios de cafetería, para el control de las salidas
de los productos.
 Se explicó la importancia de manejar una coherencia de las cantidades, sacadas en
requisición de materia prima vs. La Venta ejecutada.
 Se explicó que cada servicio debe ser descargado aparte para conocer su valor y % en costo
individual.
 Se explicaron los procedimientos de calidad a tener en cuenta en el almacén y se informó al
personal que solo el almacenista debe entregar las materias primas y que nadie más estaba
autorizado a sacar productos.
 Se indicó a la administradora revisar y controlar el manejo de horas extras en la operación,
ya que se evidenciaron algunas inconsistencias.
 Se le informo a la administradora que se debe elaborar un menú cíclico para planificación y
control de los costos y la producción.
 Por la no claridad con los eventos y pagos pendientes de algunas facturas crédito de clientes,
se le informo al personal que solo el administrador está autorizado para negociar los
eventos y que deben ser pagados de contado, ya que antes lo hacían verbal y las cajeras
autorizaban y recibían dineros por dichas solicitudes.
  Al realizar los arqueos y cierres de caja se ha evidenciado que sobra o falta dinero, se le
informo a la administradora que realizara el seguimiento respectivo y en caso de observar
que esta situación se vuelve constante, enviar a las cajeras a descargos.

OPORTUNIDADES (Gestión estratégica)

 La operación ofrece oportunidades de incrementar las ventas, por la cantidad de usuarios,

se observa que en su mayoría los usuarios están a gusto con el servicio.
 Es necesario garantizar un buen servicio para sostener e incrementar las ventas. (Ofrecer
un menú variado y mantener un buen surtido en la cafetería)
 Aprovechar las solicitudes de los eventos o servicios especiales, ofreciendo un buen servicio
y garantizando un margen de contribución justo para la compañía.
 No se puede descuidar el servicio al cliente, por tanto, es necesario que el administrador
cuente con el tiempo disponible para estar pendiente de estos temas y no estar realizando
funciones operativas o del almacén que en nada aportan a la productividad del negocio.
 Con una adecuada organización, planificación y control la operación puede sostener y
posiblemente incrementar la utilidad, ya que la tendencia de las ventas es a aumentar.
 La operación por su condición de que la venta total se ejecuta en efectivo, requiere de
controles constantes y de seguimiento, el administrador no se puede descuidar y debe
ejecutar las acciones de mejora recomendadas, hasta llegar a la estabilidad o
comportamiento real de la operación.

RECOMENDACIONES

 Revisar los precios según oferta para el año 2017 e informar al cliente.
 Controlar a diario las cantidades de materia prima y que se ajusten al comportamiento de
ventas.
 Controlar, hacer seguimiento y evidenciar el resultado de las acciones tomadas, revisando
que se cumplan las expectativas propuestas
 Es necesario que el administrador y almacenista realicen las funciones propias de su cargo,
para poder evidenciar un resultado efectivo.
 Identificar la participación de los costos por cada servicio, incluidos los de la cafetería en las
ventas, para saber si alguno esta fuera del costo estipulado y revisarlo con la Dirección
Operativa, ya que a la fecha no se conoce esta información.
 Es necesario que el proceso de compras garantice la oportuna entrega de pedidos y
faltantes de materia prima, ya que este problema se ha observado en varias operaciones.
 El proceso de compras debe revisar sus procedimientos de calidad, ya que hay materias
primas que han llegado en condiciones inadecuadas de limpieza e higiene e incluso no aptas
para el consumo.

Elaboro

Patricia J. Blanco Acuña

FUENTE DE DATOS: Software ZEUS y Trabajo de Observación Interno en la Operación.