102030 ORGANIZACIÒN Y METODOS

ETAPA 2 RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN

1005061182 DIANA ROCIO ORTIZ CASTELLANOS

88.001.193 JAIME SEVERO CONTRERAS VERA

88.239.943 JULIO CESAR CONTRERAS SILVA

60.421.270 NOHORA SOFIA OCHOA VERA

1094266003 CARLOS ANDRES RICO

GRUPO 102030_55

LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

DIRECTORA Y TUTORA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
CEAD VALLEDUPAR
COLOMBIA, Octubre 25 de 2017
 Objetivos

Objetivo General
Identificar y analizar en los procedimientos los cargos, las tareas, las actividades y
los tiempos involucrados requeridos para estructurar el diagrama de distribución de
trabajo.

Objetivos Específicos

 Presentar el análisis del procedimiento estudiado.

 Redactar las causas que originan en los procesos y actividades.
 Realizar el Diagrama de Distribución del Trabajo (DDT) tiene en cuenta el proceso
de comercialización.
 Desarrollar en el documento Excel todos los procesos de los diagramas y análisis
del caso de estudio.
 INTRODUCCIÓN

Las empresas de hoy se enfrentan a una serie de cambios en el mercado debido a la

competencia tanto interna como externa, ya que a diario los
mejores competidores tratan de adelantarse por medio de tecnología, organización y
servicio, pretendiendo competir en los grandes mercados y en diferentes escenarios
en todas partes del mundo.
Se busca con diferentes métodos que las empresas tengan estabilidad y
compitan frente a las grandes compañías, por medio de parámetros de
administración definidos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos
propuestos por el grupo empresarial

Contextualizando de manera general mediante el mejoramiento continuo en la

administración en los puestos de trabajo y los procedimientos que beneficien tanto a
los funcionarios como a la organización se relacionan con la fundamentación de cómo
se organizan los cargos o puestos de trabajo, así como también las diversas técnicas
de análisis de métodos.

Se diseñan métodos de trabajo que permitan lograr una administración y gestión

eficiente, efectiva y eficaz de los recursos con los que cuenta una empresa u
organización.

El presente trabajo se identifica en el procedimiento inicial los cargos, las tareas, las
actividades y los tiempos involucrados requeridos para estructurar el diagrama de
distribución de trabajo señalando las tareas que originan en procesos, actividades
mudas y tiempos muertos, con el fin de estructurar la Matriz resumen de causas y el
diagrama de causa efecto que a su vez son la base para estudiar la matriz de
evaluación mediante puntos e identifica las causas críticas.
 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. Se anexa un archivo en Excel del DDT de la situación inicial según el caso estudiado.

2. MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS Y DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

Estudiante: Julio Cesar Contreras

Funcionario
Redacte la Clasificaci
Tarea identificada involucrado(s) Efecto
causa ón
en la tarea

T2 : Recorre su ruta El registro de

(de acuerdo con la los pedidos en
programación – Preventista # 1 forma manual Mano de Al realizar en forma
Cuadro 1) visitando ocasiona un obra, ya manual el registro de
a los clientes y procedimiento que se los pedidos, dictar los
registrando de muchos puede pedidos y elaborar las
manualmente los tiempo esta hacer en remisiones de facturas
pedidos en el ya es muy forma genera mucha pérdida
talonario de orden de obsoleto. automatiza de tiempo del
pedidos (7 horas) da. preventista # 1, lo cual
genera más gastos y
movimiento largos para
la empresa.
T3 : A primera hora
de cada día, de
acuerdo con la Preventista #1 Al dictar los Métodos,
programación de la y el auxiliar del pedidos se que no
distribución de almacén # 1 genera una halla
pedidos, al llegar a la acción duplicidad
Distribuidora XYZ, improductiva de
procede a dictar y requiere de funciones.
cada uno de los dos personas.
pedidos al Auxiliar de
Almacén # 1, para
que proceda a
realizar la orden de
despacho, lo cual
implica 1 hora de
trabajo.
Estudiante: JAIME CONTRERAS VERA
 Funcionario(s)
Tarea identificada involucrado(s) Redacte la causa Clasificación Efecto
en la tarea

Tarea 3 Siendo una acción El tiempo mal

importante dictar el invertido o
El Preventista #1, a primera Preventista #1. pedido por parte del desaprovechado
hora de cada día, de acuerdo preventista al auxiliar en estas dos
con la programación de la Auxiliar de de almacén, en el tareas ocasiona
distribución de pedidos Almacén #1. que se invierten 60 que los procesos
(Cuadro 2), al llegar a la Mano de obra
minutos por cada no sean efectivos
Distribuidora XYZ, procede a funcionario, esta y con lleva a que
dictar cada uno de los pedidos tarea hace que el se retrasen
al Auxiliar de Almacén # 1, proceso sea tareas, lo que
para que proceda a realizar la ineficiente. nos lleva a que
orden de despacho, lo cual no se cumpla
implica 1 hora de trabajo. (60 efectivamente
Minutos) con los procesos
productivos
óptimos y
eficientes.
Tarea 8
El tener que esperar
El Auxiliar de Almacén #2, que el Almacenista se
espera a que el Almacenista desocupe, para que
se desocupe (43 minutos), el Auxiliar de
entrega la remisión, junto con Almacén #2 entregue
las facturas al Almacenista. la remisión por un
(30 segundos). tiempo de 43
Auxiliar de minutos, se genera
pérdida de tiempo
almacén #2.
para uno de ellos, lo
Almacenista. que desencadena
ineficiencia en la
elaboración de
remisiones
Métodos
Estudiante: Nohora Sofía Ochoa Vera

Tarea Funcionario(s)
identificad involucrado(s) Redacte la causa Clasificación Efecto
a en la tarea

Si existiera un
sistema electrónico
T9. El El almacenista no se invierten 40 Mano de Obra Esta dos causas, el
Almacenista minutos verificando verificar los pedidos
verifica las existencias pues y volverlo hacer en
existencias y solo procederá a el momento que se
procede a empacar pues la está cargando el
despachar remisión es clara de camión hace que
los pedidos. las existencias con resunta una acción
(40 el sistema repetitiva de la
minutos). tecnológico que actividad y genera
podría conectarlos. un
Se genera una desaprovechamient
acción que retrasa o del tiempo y da
la salida de los como resultado una
pedidos mientras el pérdida de tiempo
almacenista revisa por parte de los
cada uno de estos operarios si
ocasiona que el existiera un sistema
proceso se retrase. más avanzado
(tecnología) se
T 10. Los emplearía menos
pedidos son tiempo en este
cargados por Auxiliar de Se genera una Método proceso
el Auxiliar de entregas acción repetitiva en
Entregas en la verificación de los
una pedidos que se va a
camioneta despachar para su
Preventista #2 entrega
para que
cubre la ruta
(de acuerdo
con la
programació
n – Cuadro
2). (20
minutos).
De forma
simultánea,
el
Preventista
#2 va
verificando
los
productos
cargados en
la
camioneta,
para evitar
que falte
alguno. (20
minutos)
Estudiante: Diana Roció Ortiz Castellanos

Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) Redacte la
Clasificación Efecto
identificada en la tarea que causa
ha identificado

1. T4: lleva al El Auxiliar de El tiempo que Métodos

Auxiliar de Almacén # 1 requiere para
Contabilidad entregar las No llegar a tiempo a
# 1 las ordenes de la entrega de las
órdenes de despacho es órdenes de despacho
despacho, muy poco lo por el mínimo tiempo
para que cual debería ser que requiere podría
proceda a la un poco más de ser impuntual a la
elaboración tiempo para tarea requerida.
de las realizar las
facturas de entregas
cobro. (30 correctamente
segundos)
2. T8: espera a El Auxiliar de Mientras se Métodos
que el Almacén #2 espera que el
Almacenista almacenista se
se desocupe desocupe se
(43 pierde tiempo
minutos), para la entrega
entrega la de la remisión
remisión, donde el
junto con las almacenista le
facturas al dan un mínimo
Almacenista. de tiempo para
(30 la entrega
segundos). inmediata.

Estudiante: CARLOS RICO

Funcionario(
s)
involucrado( Redacte la
Tarea identificada Clasificación Efecto
s) en la causa
tarea que ha
identificado
 T2: Realizar la ruta Las técnicas
según la programación usadas para
y visitar Preventista el registro de Implementar las
adecuadamente los #1 pedidos tics para facilitar
clientes y de forma retrasa la los procesos de
manual tomar los cadena de pedidos en la
empresa. Las técnicas usadas
pedidos en el talonario abastecimien
para el registro de
según las horas que se to
pedidos retrasan la
disponen. especialment
cadena de
e la área de
abastecimiento
pedidos.
especialmente el
área de pedidos, y
esto genera grandes
pérdidas de tiempo
al preventista # 1,
lo cual genera
impacto negativo en
T3: En el cronograma la distribuidora.
diario se agenda de la
comercializadora se Preventista Al recibir los Evitar repetición
debe dar paso a los #1 y el pedidos de funciones y
pedidos y asignar al auxiliar del muchas buscar la medida
auxiliar de Almacén # almacén # 1 veces la de facilitar y
1, para que proceda a comunicació agilizar la función
realizar la orden de n se tiende en concreto.
despacho, lo cual compleja y
implica 1 hora de se requiere
trabajo. de más de
una persona.

3. MATRIZ DE EVALUACIÓN MEDIANTE PUNTOS

Se anexa documento en Excel

4. SELECCIÓN DE LAS 6 CAUSAS CRÍTICAS

 El registro de los pedidos en forma manual
Causa 1 ocasiona un procedimiento de muchos tiempo
esta ya es muy obsoleto.

Si existiera un sistema electrónico no se

Casusa 2 invierten 40 minutos verificando existencias
pues solo procederá a empacar pues la
remisión es clara de las existencias con el
sistema tecnológico que podría conectarlos.
Se genera una acción que retrasa la salida de
los pedidos mientras el almacenista revisa
cada uno de estos ocasiona que el proceso se
retrase.

Causa 3 Mientras se espera que el almacenista se

desocupe se pierde tiempo para la entrega de
la remisión donde el almacenista le dan un
mínimo de tiempo para la entrega inmediata.

Causa 4 El Auxiliar de Almacén #2, espera a que el

Almacenista se desocupe (43 minutos),
entrega la remisión, junto con las facturas al
Almacenista. (30 segundos).

Causa 5 El preventista # 1 hace registro de manera

manual de los pedidos en el talonario esto
hace perder tiempo aproximadamente de 45
a 60 minutos, al dictar las órdenes al auxiliar
de almacén # 1 para que proceda hacer el
despacho respectivo.

Causa 6 El auxiliar del almacén # 1 debe esperar al

preventista # 1 para hacer el dictado de los
pedidos genera costos adicionales por la
mano de obra de los dos trabajadores y así
mismo pérdida de tiempo.

CONCLUSIONES

Con la elaboración de este trabajo, se presentan las diversas variables que afectan un
procedimiento, por ello es importante identificar las tareas que desde el punto de vista
de los métodos y de los tiempos, no están desarrolladas de la mejor forma o se
invierten tiempos improductivos.

También permitió conocer las diferentes técnicas, procesos diagramas de métodos y

análisis de procesos, lo que nos lleva a identificar mejoras, para la simplificación de la
realización de los trabajos en una empresa; todo esto para llegar al objetivo principal
de una organización el cual es que sea rentable utilizando los menores tiempos en
elaboración y puesta en mercado un producto o servicio.

No pudimos dar cuenta de la importancia que tiene un diagrama de distribución de

trabajo en una empresa, que siendo bien aplicado nos llevara a la simplificación de
trabajo, reducir horas y costos en el desarrollo de este.

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direct=true&db=nlebk&AN=478476&lang=es&site=ehost-live&ebv=EB&ppid=pp_221