4.

4 Monitorear y Controlar el Trabajo del

Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar seguimiento, revisar y informar el
avance en relación con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que permite a los interesados comprender el estado actual del
proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, el cronograma y el alcance.

Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto es el documento que describe el modo en que el proyecto será
ejecutado, monitoreado y controlado. Integra y consolida todos los planes y líneas base secundarios de
los procesos de planificación. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto implica contemplar todos los
aspectos del mismo. Los planes secundarios incluidos en el plan para la dirección del proyecto
constituyen la base para el control del proyecto.

Pronósticos del Cronograma

Los pronósticos del cronograma son estimaciones o predicciones de condiciones y eventos en el futuro
del proyecto, basadas en la información y el conocimiento disponibles en el momento de realizar el
pronóstico. Los pronósticos del cronograma se derivan del progreso realizado con respecto a la línea
base del cronograma y del tiempo calculado estimado hasta la conclusión (ETC). Generalmente se
expresa en términos de variación del cronograma (SV) e índice de desempeño del cronograma (SPI). En
el caso de proyectos que no realizan una gestión del valor ganado, se proporcionan los valores de las
desviaciones con respecto a las fechas de finalización planificadas y a las fechas de finalización
previstas. El pronóstico se puede utilizar para determinar si el proyecto se encuentra todavía dentro de
los rangos de tolerancia definidos y para identificar si es necesaria alguna solicitud de cambio.

Pronósticos de Costos
El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados. Los
pronósticos de costos se derivan del progreso realizado con respecto a la línea base de costos y a las
estimaciones calculadas hasta la conclusión (ETC). Generalmente se expresa en términos de variación
del costo (CV) e índice de desempeño del costo (CPI). Se puede comparar una estimación a la
conclusión (EAC) con el presupuesto hasta la conclusión (BAC) para ver si el proyecto se encuentra
todavía dentro de los rangos de tolerancia o si se requiere alguna solicitud de cambio. En el caso de
proyectos que no realizan una gestión del valor ganado, se proporcionan los valores de las desviaciones
con respecto a los gastos planificados versus reales y a los costos finales previstos.
Cambios Validados
Cualquier elemento que haya sido cambiado o reparado deberá ser inspeccionado y deberá ser
aceptado o rechazado antes de emitir una notificación de la decisión. Puede ser necesario el retrabajo
en cualquier elemento que haya sido rechazado. Los cambios aprobados resultantes del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios requieren una validación para asegurar que el cambio en
cuestión fue correctamente implementado. Un cambio validado proporciona los datos necesarios para
confirmar que el cambio se llevó a cabo de la manera adecuada.

Información de Desempeño del Trabajo

La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios
procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas.
De este modo los datos de desempeño del trabajo se han transformado en información sobre el
desempeño del trabajo. Los datos en sí mismos no pueden utilizarse en el proceso de toma de
decisiones, ya que sólo conllevan un significado fuera de contexto. La información de desempeño del
trabajo, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, proporcionando una base sólida para las
decisiones del proyecto. La información de desempeño del trabajo circula a través de los procesos de
comunicación. Algunos ejemplos de información de desempeño son el estado de los entregables, el
estado de la implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión
pronosticadas.

Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del
equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Los factores ambientales de la
empresa que pueden influir en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre
otros:

• los estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., estándares del organismo regulador, códigos
de conducta, estándares del producto, estándares de calidad y estándares de fabricación);

• los sistemas de autorización de trabajos de la organización;

• las tolerancias al riesgo por parte de los interesados;

• el sistema de información para la dirección de proyectos (p.ej., un conjunto de herramientas

automáticas, tales como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestión
de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces web con
otros sistemas automáticos en línea).
Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización son los planes, los procesos, las políticas, los
procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutante y utilizados por la
misma. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:

• los requisitos de comunicación de la organización;

• los procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, revisiones necesarias de gastos y
desembolsos, códigos contables y disposiciones contractuales estándar);

• los procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles para incidentes y
defectos, la identificación y la solución de los mismos, así como el seguimiento de los elementos de
acción;

• los procedimientos para el control de cambios, incluidos los relacionados con las variaciones del
alcance, del cronograma, del costo y de la calidad;

• los procedimientos de control de riesgos, que incluyen las categorías de riesgos, la definición de la
probabilidad y el impacto y la matriz de probabilidad e impacto;

• la base de datos de medición de procesos, que se utiliza para tener a disposición los datos de
mediciones de procesos y productos;

• la base de datos de lecciones aprendidas.

Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
El equipo de dirección del proyecto utiliza el juicio de expertos para interpretar la información
proporcionada por los procesos de monitoreo y control. El director del proyecto, en colaboración con el
equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeño del proyecto esté a la altura
de las expectativas.

Técnicas Analíticas
En la dirección de proyectos las técnicas analíticas se emplean para pronosticar resultados potenciales
sobre la base de posibles variaciones en las variables del proyecto o ambientales y sus relaciones con
otras variables. A continuación se citan algunos ejemplos de técnicas analíticas utilizadas en los
proyectos:

• análisis de regresión;

• métodos de clasificación;
• análisis causal;

• análisis de causa raíz;

• métodos de pronóstico (p.ej. series temporales, construcción de escenarios, simulación, etc.);

• análisis de modos de fallo y efectos (FMEA);

• análisis de árbol de fallos (FTA);

• análisis de reservas;

• análisis de tendencias;

• gestión del valor ganado;

• análisis de variación.

Sistema de Información para la Dirección de Proyectos

El sistema de información para la dirección de proyectos, que forma parte de los factores ambientales
de la empresa, proporciona acceso a herramientas automatizadas, como herramientas de
programación, costos y recursos, a indicadores de desempeño, a bases de datos, a registros de
proyectos y a información financiera, que se utilizan a lo largo del proceso Monitorear y Controlar el
Trabajo del Proyecto.

Reuniones
Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales. Pueden involucrar a miembros
del equipo del proyecto, a interesados y a otros implicados o afectados por el proyecto. Entre los tipos
de reuniones se pueden citar, entre otros, a los grupos de usuarios y a las reuniones de seguimiento.

Salidas
Solicitudes de Cambio
Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales, pueden emitirse
solicitudes de cambio para ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto, del producto, o de los
requisitos de calidad y las líneas base del cronograma o de costos. Las solicitudes de cambio pueden
requerir la recopilación y documentación de nuevos requisitos. Los cambios pueden impactar el plan
para la dirección del proyecto, los documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios
que cumplen con los criterios de control de cambios del proyecto deben gestionarse a través del
proceso integrado de control de cambios establecido para el proyecto. Los cambios pueden abarcar,
entre otros:
• Acción correctiva: Una actividad intencionada que procura realinear el desempeño del trabajo del
proyecto con el plan para la dirección del proyecto.

• Acción preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeño futuro del trabajo del
proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto.

• Reparación de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o componente de

producto no conforme.

Informes de Desempeño del Trabajo

Los informes de desempeño del trabajo constituyen la representación física o electrónica de la
información sobre el desempeño del trabajo recopilada en documentos del proyecto, destinada a
generar decisiones, acciones o conocimiento. La información del proyecto se puede comunicar
verbalmente de persona a persona. Sin embargo, para registrar, almacenar y en ocasiones distribuir
información sobre el desempeño del trabajo se necesita una representación física o electrónica en forma
de documentos de proyecto. Los informes de desempeño del trabajo son un subconjunto de
documentos del proyecto destinados a crear conocimiento y generar decisiones o acciones. Se pueden
definir métricas específicas de desempeño del trabajo en el inicio del proyecto e incluirlas en los
informes normales de desempeño del trabajo que se entregan a los interesados clave.

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Los cambios identificados a lo largo del proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto pueden
afectar al plan global para la dirección del proyecto. Estos cambios, tras haber sido tratados a través del
proceso adecuado de control de cambios, pueden dar lugar a actualizaciones al plan para la dirección
del proyecto.

Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización, se encuentran:

• plan de gestión del alcance;

• plan de gestión de requisitos;

• plan de gestión del cronograma;

• plan de gestión de costos;

• plan de gestión de calidad;

• línea base del alcance;

• línea base del cronograma;

• línea base de costos.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualización se cuentan, entre otros:

• pronósticos del cronograma y de costos;

• informes de desempeño del trabajo;

• registro de incidentes.

4.4. CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Controlar el trabajo del proyecto, es responsabilidad del Director de Proyecto y de
su Equipo. Este proceso consiste en observar qué está ocurriendo en el Proyecto e
implementar las acciones correctivas necesarias con el fin de cumplir con los objetivos
del Proyecto.
MONITOREAR: Supervisar y observar lo que está ocurriendo
CONTROLAR: Implementar acciones correctivas cuando sea preciso

El proceso de monitorear y controlar el trabajo, es responsabilidad del Director de

Proyecto y de su Equipo. Monitorear y controlar el trabajo consiste en observar qué
está ocurriendo en el Proyecto. Así como en implementar las acciones correctivas
necesarias con el fin de cumplir con los objetivos del Proyecto.
Un continuo seguimiento, aporta al Equipo una visión sobre cómo se está
desarrollando el Proyecto. Lo que permite identificar aquellas partes del Proyecto que
requieren una atención especial.
 Por otro lado, un control del trabajo continuo permite identificar acciones preventivas o
correctivas. Además de llevar a cabo un seguimiento de ellas, y así determinar si
éstas permitieron resolver el problema de desempeño.
El proceso de Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
 Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del
proyecto
 Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o
correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran oportunas.
 Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del
proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su
estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos.
 Mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y
oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación
relacionada.
 Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la
medición del avance y las proyecciones.
 Proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y al
cronograma actuales.
 Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan.

Las acciones correctivas tienen por objeto:

 Buscar problemas, en lugar de esperarlos
 Tener un plan realista con líneas de base actualizadas
 Encontrar la causa raíz del problema
 Volver el proyecto a su plan original (si fuera preciso)
 4.5. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE
CAMBIOS
Realizar el Control Integrado de Cambios consiste en revisar todas las solicitudes de
cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables. Así como a
los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al
plan para la dirección del proyecto. Comprende las siguientes actividades de gestión
de cambios:
 Influir en los factores que eluden el control de cambios, de forma que se implementen
únicamente cambios aprobados
 Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida
 Gestionar los cambios aprobados
 Mantener la integridad de las líneas base
 Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas
recomendadas
 Coordinar los cambios a través de todo el proyecto
 Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio

Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Aunque los

cambios pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e
ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la
configuración.
Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios incluirá
un comité de control de cambios (CCB) que será responsable de aprobar o rechazar
las solicitudes de cambio, este comité puede estar compuesto por el Patrocinador, el
Cliente y en algunos casos el DP. En caso de que el proyecto se ejecute por medio de
un contrato, algunos de los cambios propuestos pueden requerir la aprobación del
cliente, de acuerdo con el contrato.
 Aunque los cambios son aprobados o rechazados por el comité de control de
cambios, el Director de Proyecto debe llevar a cabo algunas acciones durante este
proceso:
Informar a los interesados del impacto del cambio sobre el Proyecto
 Realizar una revisión de todas las recomendaciones de cambio y acciones correctivas
y preventivas
 Rechazar aquellas solicitudes de cambio que no estén alineadas con los objetivos del
Proyecto
 Validar la reparación de defectos
 Actualizar el Plan para la Dirección del Proyecto y las líneas de base
PASOS A SEGUIR PARA HACER UN CAMBIO AL PROYECTO
 29 OCTUBRE, 2016
CIERRE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

4.6. CERRAR EL PROYECTO O FASE

El proceso 4.6. Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas
las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos
para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El director del proyecto
revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas
para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el
proyecto ha alcanzado sus objetivos.

Los procedimientos para establecer las interacciones necesarias y realizar las

actividades de cierre son:
 Procedimiento de Cierre Contractual. Incluye todas las actividades e interacciones
requeridas para cerrar cualquier acuerdo contractual establecido en el Proyecto,
además de definir las actividades de respaldo del cierre formal del Proyecto. Este
procedimiento implica tanto la verificación del producto (que todo el trabajo se haya
completado de forma correcta y satisfactoria) como el cierre legal (la actualización de
registros de contrato para reflejar los resultados finales y archivo de esa información
para su uso futuro). En los términos y condiciones de cada contrato deben
establecerse especificaciones para el cierre del mismo, que deben formar parte de
este procedimiento. La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de
 cierre del contrato que podría suponer, por ejemplo, la incapacidad para entregar el
producto, una desviación de presupuesto o la falta de los recursos requeridos.
 Procedimiento de Cierre Administrativo. Donde se describe en detalle todas las
actividades, interacciones, roles y responsabilidades del equipo del Proyecto. Así
como de otros actores involucrados. Ejecutar el proceso de cierre administrativo
incluye también las actividades necesarias para recopilar los registros del Proyecto.
Además de analizar su éxito o fracaso, compilar lecciones aprendidas y archivar toda
la información del Proyecto. Para su posible uso futuro por parte de la organización.
Esta fase también se denomina cierre administrativo o interno, e incluye como
mínimo, estas actividades:
Reporte final del Proyecto
 Resumen de presupuesto final, con balance de recursos gastados y beneficios
obtenidos.
 Cronograma final, con balance de desviaciones entre las previsiones iniciales y el
resultado
 Directorio de participantes en el Proyecto (proveedores, subcontratistas, equipo, etc.)
 Histórico del Proyecto. Archivo de toda la documentación generada
Desafectación del Equipo
 Evaluación final de los integrantes y del equipo
 Entrega de trabajos antes de la salida del equipo
 Actualización de las calificaciones de los miembros del equipo
Lecciones aprendidas
 Qué se ha aprendido, qué se ha hecho bien y qué se ha hecho mal