Informe Organizacion

UNIVERSIDAD CIENTÍFICA DEL PERÚ
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA CIVIL
FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL

ESCUELA académico PROFESIONAL DE INGENIERÍA
CIVIL
GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

DE CONSTRUCCIÓN
TEMA : GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS DE

CONSTRUCCIÓN
ESTUDIANTES :
 Diego Pinedo Angulo
 Luis Alberto Mosombite Gonzales
 Evelia Criz Vela Salas
 Brayan Macahuachi Huamán
DOCENTE : Ing. NICIA CORIN GARCIA RAMIREZ
2016
AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

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INTRODUCCIÓN
La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte,

a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer
más eficiente. El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecución de sus
procesos y actividades de una manera sistemática, es decir siguiendo ciertos
patrones que conlleven al logro de sus objetivos.
El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y

distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para
comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder
destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y
teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.
"En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado

mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su
funcionamiento en la práctica"

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OBJETIVOS
GENERAL
 El objetivo básico es aprender sobre la Organización y Métodos ya que este

nos ayudara a aumentar la eficiencia del trabajo administrativo de las
empresas en especial de las de construcción, ayudara a organizar mejor las
actividades y a descartar las que no son necesarias.
ESPECIFICOS
 Conocer los conceptos que nos ayudaran a definir las áreas que se deben
establecer en una empresa.
 Conocer las funciones que se cumplen como organizadores de una
empresa.
 Conocer alternativas de estructuración que nos ayudaran en gran manera a
entender mejor la estructura de una empresa.

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I. AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y

METODOS
La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de

asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo
primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de
estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los
procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de

Organización & Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a
los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más
sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y
esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en
donde se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya
sea esta Industrial, comercial ó de servicios.
La unidad de organización y métodos, es la encargada de conocer los

problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimiento, que
surjan por cambios o adaptación de los diversos sistemas formales a los
objetivos determinados por el nivel superior, y proponer las soluciones que
correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,
apoyándose en técnicas y herramientas específicas, por iniciativa propia, por
solicitud de alguna unidad específica o dentro de un plan general de trabajo.
Los sistemas que están sujetos a la acción de esta unidad son los
administrativos y la estructura y los procedimientos que considera son los
formalmente establecidos. Las técnicas aplicables son las que aportan el
análisis de sistema y la simplificación de trabajo.
Las funciones inherentes a organización y métodos son ejercidas en todas las

empresas, en muchas de ellas de manera asistemática. Solo las grandes
empresas están en condiciones de generar la autonomía departamental. En las
de menor tamaño, se presentan como labor complementaria asignada a
determinados cargos directos, o se resuelven mediante asesoría externa. Este
puede ser también un recurso extraordinario para las empresas de gran
magnitud, cuando se encaran transformaciones.

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El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los

cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones
introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa,
va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.
La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la

Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de
esta forma:
1.1 EXTERNAMENTE
Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar

Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente
característica:
Poseen personal calificado en el sector, con experiencia en diferentes tipos de

empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo
anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos
pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas
existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en otras
empresas.
Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas

ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas
históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas
extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.
1.2 INTERNAMENTE
El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización

y métodos, bajo las siguientes características:
Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de

la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los
procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las
características internas elementales de cada área, así como la forma de
pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los
procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

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Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede
llegar a limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean
objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación.
En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un

instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura
orgánica de cualquier entidad o empresa, merece consideración seria y
ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla
en el más alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:
 Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias

indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
 Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización,
especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las
actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas
de trabajo y lograr mejores resultados.
Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los

problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con
el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el
mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los
recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el
desarrollo de sus funciones.
El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los

cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones
introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa,
va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.
De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización &

Métodos pueden realizarse a en forma general para toda la organización y
también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo
en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la

empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos
administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre
los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de
trabajo, recursos, etc.

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A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones

generales de la organización, comunes a varias áreas o unidades
administrativas.
El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o

puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles
mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma
independiente no se puede descartar dentro del estudio el análisis de las
relaciones existente con otros componentes similares de la organización.
Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades

administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y
mantener los sistemas de organización existente, pero sobre todo buscar el
éxito de su funcionamiento.
II. FUNCIONES
Las funciones inherentes de la organización y métodos son las que se detallan
a continuación:
 Estudio de la estructura
 Análisis de funciones
 Estudio de los procedimientos
 Diseño de formulario
 Redacción de manuales
 Ordenamiento de oficina
2.1 Estudio de la estructura
Consiste en el análisis de la estructura formal oficial de la empresa y la
proposición de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las
particularidades en su evolución histórica y en el plano que se desenvuelve.
El estudio de la estructura general es necesario mantener la compatibilidad de
cargos, niveles y relaciones con el fin de formar una totalidad coherente.
2.2 Análisis de funciones

De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes áreas de la
empresa, es necesario describir el procedimiento adecuados para lograrlos y
por consiguiente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada área.
2.3 Estudio de procedimientos

Es una de las funciones más relevantes, puesto que en ellos debe buscar la
máxima eficiencia, que se traduce en rapidez, economía y fácil control.

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2.4 Diseño de formularios

A lo largo de los procedimientos que se desarrollan, un gran número de
formularios de muy diferente naturaleza. En la mayoría de los casos, este
análisis deriva en la consideración de los procedimientos.
2.5 Redacción de manuales

Implica cierto grado de complejidad, todos los aspectos inherentes a ella
deben reflejarse en un cuerpo de normas estrictas. La revisión de los
manuales vigentes forma parte de las tareas derivadas del análisis de
estructura y los procedimientos que hace la unidad de organización y
métodos.
2.6 Ordenamiento de oficina

El esquema general de la ubicación de las diversas oficinas debe de ser
trazado por esta unidad y aprobado por la dirección superior.
En cada caso, hay que determinar la posición del mobiliario, equipos e
instalaciones necesarias y establecer un plan de renovación y estandarización
de las oficinas teniendo en cuenta las características básicas del inmueble que
ocupe las empresas.
III. METODOLOGÍA DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN

Y MÉTODOS
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización &

Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto
se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la
realización del mismo.
 Planificación del estudio

 Recopilación de información
 Análisis de la información
 Elaboración y presentación del informe final
 Implementación y seguimiento
3.1 PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una

cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de
seguirse para alcanzar su propósito.

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El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización &

Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a
resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello
evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a

cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la
situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad
de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles
costos de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a

estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los
inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos
elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una
reformulación del estudio en términos más objetivos.
En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:
 Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de

aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.
 Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.
 Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se
requerirán para resolver el problema.
 Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios
para resolver el problema, así como las técnicas administrativas
Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del

estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los
programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones
para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones
generales que regirán su desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un

informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se
utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a
realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las
acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e
implementación.

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Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas
de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y
de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a
conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción
de los siguientes contenidos:
 Antecedentes y justificación del estudio

 Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
 Alcance y limitaciones del estudio
 Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
 Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción
o fase del estudio
 El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación
de cada acción o fase del estudio
 Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la
investigación
 La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
 Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la
naturaleza y propósitos del plan
El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del

área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes
determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que
pueden darse dentro de la empresa si se realiza.
3.2 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre:

manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas,
anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como
información específica del campo de trabajo sobre: organigramas,
descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes
de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras
dependencias, condiciones y características de la ubicación, espacios físicos,
mobiliario y equipo; en general toda aquella información que específica del
área objeto de estudio.
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que

realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de
impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas,

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falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas

resulten inoperantes.
En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información

insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y
alarguen inútilmente la duración de la investigación. Lo anterior solamente se
podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder
continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse de
que los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos se
desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la

observación de los hechos, para disponer de un historial completo del caso
que permita:
 Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se

implementen.
 Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con
los planes y programas respectivos.
 Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del
estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad
de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
 Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen
la mejor fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la
duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera
cambio del personal que realiza el estudio.
Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la
investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación
directa. La elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos
de la investigación, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que
deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista.
Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación

debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones
preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la
voluntad y confianza del personal del área de estudio y estimular la
participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia
al cambio por parte de ellos. Además es importante que dentro de esta etapa
no se realice ningún tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y

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posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables

posteriormente.
La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos

relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se
encuentran los aspectos jurídicos que se verán involucrados dentro del
problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y
las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un
intento de resolver el problema.
Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización &

Métodos es importante cubrir con aquella información que permita:
 Definir los objetivos del área afectada.

 Conocer la estructura orgánica actual
 Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas
con el problema en estudio.
 Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que
tengan relación con el problema.
 Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones
internas y externas del personal, canales de comunicación.
3.3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del

estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis
o examen crítico que permita descubrir los problemas y establecer cuáles son
las causas que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o
método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones
dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los

problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de
realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de mejoramiento
administrativo en general.
El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o

separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las
características y las causas que originan los problemas detectados, sin perder
de vista la relación de interdependencia e interacción que debe existir dentro
de ellos.

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El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de

solución al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las
acciones o medidas correctivas que permitan la eliminación del problema y el
mejoramiento administrativo del área objeto de estudio.
El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los datos,

para someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus aspectos
y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalización a diagnosticar los
problemas.
Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben

desarrollarse en la siguiente secuencia:
 Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el

objetivo del estudio.
 Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
 Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o
particularidades.
 Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos
componentes.
 Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido,
realizando comparaciones y buscando analogías o discrepancias con
otros hechos similares.
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerándolos
individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos, sino que
son también causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y
externo que los rodea.
 Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando las
deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.
Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e

integral, relacionando el problema con toda la organización y cada una de sus
unidades componentes.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar

una actitud interrogativa y formular de manera sistemática una serie de
preguntas que resumen la justificación de las actividades administrativas. Es
importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad

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para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que
responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse
al evento o situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del
Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple
posible, por ejemplo:
 ¿Qué se hace?
 ¿Para qué se hace?
 ¿En dónde se hace?
 ¿Cuándo se hace?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Cómo se hace?
 ¿Cuánto cuesta hacerlo?
 Etc.
Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y

precisas, estas deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta ¿Por qué se hace?, a partir de ese momento se iniciará el examen
crítico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta
para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto será posible mediante
la eliminación, combinación, cambio o simplificación de alguno o todos los
elementos objeto de análisis.
Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la finalidad

de sugerir las bases para el examen crítico que debe aplicarse en un estudio
de Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen
los datos estará en relación directa con el tipo de estudio que el Analista sea
capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el área
objeto de estudio.
La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la

factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo
financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los
conocimientos y grado de preparación del personal que realice las funciones
de Analista de Organización & Métodos.

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3.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL
Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las

alternativas de cambio o solución a los problemas detectados, incluye las
conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirán un
mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada.
La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase

de la planificación o construcción del estudio de Organización & Métodos, la
cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de
análisis, es decir, que los elementos separados y desagregados en el proceso
anterior se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas
unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas
a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual no es más
que llegar a las conclusiones del estudio.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis
de los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el
estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación
y creatividad, el Analista estará en posibilidad de formular por lo menos dos
alternativas de solución al problema evaluado, para presentarlas a manera de
sugerencia o recomendación.
La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles

que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que
conviene seleccionar solamente las más viables y las que puedan ocasionar
mayor impacto en los interesados. Cada opción debe ser acompañada de la
estimación de costos, los requerimientos de recursos, así como la descripción
de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema

de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos (
outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de información, así como
también considerar la estructura de la organización, los objetivos, las políticas,
los planes de operación, las funciones, los procesos, los recursos, la
distribución del espacio y los controles que cada una de las alternativas
requieren para la implementación del cambio.
Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de

Organización & Métodos, se deben tener presentes las siguientes
consideraciones y/o sugerencias:
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 No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del

estudio.
 La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas,
pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan
ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
 Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por
los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participación en
las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales.
 Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose
por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área
objeto de estudio sean las más factibles de aproximarse a la realidad.
 Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurídicas y
administrativas cuando presenten dificultades para su modificación.
 Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de
lograr.
 Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores
resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del
personal que labora dentro del área de estudio y de otras personas ajenas
a ella, así como la asesoría de especialistas en campos determinados.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una
decisión dentro del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento
adecuado de los recursos disponibles, para obtener resultados en un corto
plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben
incluir la formulación del programa para su implementación que determine las
actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización,
acompañado del cronograma que indique las fechas en las cuales deberá
iniciar y terminar cada una de las actividades del programa, dejando
establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de
cada una de sus actividades componentes.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito,

redactándose para ello un informe que además de exponer las razones que
fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al
respecto.

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El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y características de

los lectores, lo cual hará variar la forma y el contenido del mismo dependiendo
a quien vaya dirigido. Los funcionarios de alto nivel requieren informes
condensados que les permitan tomar con cierta seguridad decisiones
correctas y oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje exento de
tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes técnicos y detallados
deberán reservarse para aquellas personas que se verán involucradas en la
implementación de los cambios sugeridos.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas, cuadros

y demás instrumentos de análisis administrativos que se consideren
elementos auxiliares para apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que
sobretodo faciliten la interpretación y análisis de las alternativas de solución.
Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser

presentados directamente al Gerente general y al personal involucrado en su
aprobación y en su ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa,
por lo que debe ponerse mucho empeño en su contenido y apoyarse con
ayudas audiovisuales y materiales para hacerla más atractiva.
Los resultados deben ser diseñados, preparados y presentados por los

Analistas encargados de la evaluación, para que las recomendaciones sean
comprendidas y las dudas sean aclaradas en el mismo momento.
El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del

estudio de Organización & Métodos al nivel gerencial y a las autoridades del
área objeto de estudio, para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su
implementación.
Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a

implementar, se estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la
implementación del mismo.
3.5 IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
Se refiere a la puesta en práctica del nuevo sistema y comprende la

integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución
del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del
sistema.

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La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser

considerada más importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas
con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio
se convierte en práctica y debe ponerse en vigor para solucionar los
problemas que lo motivaron.
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales

son:
 Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.

 Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
 Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de
implementación a los responsables de la ejecución del programa.
 Ejecución del programa.
En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe

determinarse las actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de su
realización, las cuales pueden representarse a través de un diagrama o
cronograma de actividades.
En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es

importante considerar todos los requerimientos que serán necesarios para
cumplir adecuadamente con la implementación del nuevo diseño, tales como
características del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo,
formularios y papelería en general, así como los documentos administrativos
de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales
administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.
Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e

integrar los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y
capacita sobre el nuevo diseño y el programa de implementación a los
responsables de la ejecución del mismo.
Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de

implementación que se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al
personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y
métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se
desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el
conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá
desarrollar dentro del proceso total.

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En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementación del

nuevo sistema no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la
evaluación, los implementadores deben ser los integrantes del área de
desarrollo, por lo que la adecuada capacitación y convencimiento de cada uno
de ellos es de suma importancia para lograr establecer quién o quiénes serán
los responsables directos de la ejecución del programa total y de cada una de
las etapas que lo integran.
La participación del Analista de Organización & Métodos al momento de poner

en práctica sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su
misión no concluye con la formulación de propuestas de mejoramiento y la
preparación del programa de implementación. Deberá estar presente en el
lugar en donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que se requiera
y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y esporádica
al lugar de implementación del nuevo sistema.
En lo concerniente a la ejecución del programa, la función del Analista de

Organización & Métodos es únicamente de asesoría y asistencia al personal
involucrado, quien deberá participar solamente como orientador del Jefe de la
Unidad en desarrollo y del personal que deberá ejecutarlo, durante el proceso
de implementación de las recomendaciones hasta que las mismas funcionen
adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las
dificultades que puedan surgir en esta fase.
Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean

afectados por los nuevos métodos de trabajo es necesario incluir programas
de información y orientación sobre la naturaleza, propósito y bondades del
nuevo sistema.
Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el

programa, que no es más que proceder a poner en operación el nuevo
sistema, aplicando el método de implementación que previamente se haya
seleccionado, realizando las actividades programadas para el efecto y
siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos
respectivos.
La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o

complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodología para
realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar

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se deberá elegir entre alguna o varias de los métodos que se describen a

continuación:
 El método instantáneo
 El proyecto piloto
 La implementación en paralelo
 El método parcial o por aproximaciones sucesivas
Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un

gran volumen de operaciones o un número excesivo de unidades
administrativas, el método de implementación instantáneo es el más
aconsejable y el más aceptado en la práctica.
Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los
cambios por sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente y
desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio.
El método de implementación a través del proyecto piloto consiste en realizar

un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de la
organización, con la finalidad de medir su eficacia. Debe entenderse por esto
que sólo es posible cuando existe una relativa semejanza en las condiciones
que imperan dentro del área objeto de estudio o de la organización como un
todo.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una

escala reducida, realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar
la validez y efectividad del sistema propuesto antes de operarlo en forma
global. Sin embargo sus desventajas no pueden generalizarse ya que no es
posible asegurar que lo que es válido para una parte del todo, lo es también
para las partes restantes. Además generalmente al proyecto piloto se destinan
recursos fuera de lo normal y atención especial que no puede ampliarse
posteriormente a toda la organización.
Cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y riesgosos

para la organización, es recomendable utilizar el método de implementación
en paralelo, el cual consiste en la operación simultánea por un período
determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se va a
implementar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves
problemas hasta que el nuevo sistema esté funcionando normalmente antes
de que se suspenda la operación del anterior.

20
Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan

durante el cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin
precipitaciones, también permite que el personal que se encargará del nuevo
sistema pueda familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la presión de
trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero su mayor virtud está en
que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos contra los
métodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto.
El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el

más adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la
organización, puede afirmarse que para estos casos es el único que permite
realizarla con éxito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o
pequeñas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar graves
alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya
consolidado suficientemente el anterior.
Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que en
ocasiones requeriría más tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo
esta aparente desventaja se compensa ya que asegura un cambio gradual
perfectamente controlado.
Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento

con el propósito de determinar que los objetivos del sistema se estén
logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estén
operando adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones
necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estén
efectivamente descontinuadas.
Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la

eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a
las características particulares del área objeto de estudio, por lo que su
recopilación y análisis debe quedar a criterio del Analista de Organización &
Métodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los cambios
implementados.
A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la información

que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrán
analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el
sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema
antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en

21
el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias

detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a
considerarse estrictamente necesarias.
Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas es

un evento que surge constantemente ya que en muchos casos, la solución a
un problema particular resulta parcial si no se modifican las causas que lo
generan, y estas pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecución del
estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario

deben ser adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades
cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad de
poner especial atención a la revisión periódica de los sistemas, lo cual permite
evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma directa a la
organización en general.
IV. PROCESO DEL ÁMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN Y MÉTODO
1)- Definir claramente el propósito o los fines de la empresa, así como los
objetivos a alcanzar.
2)- Luego se debe inventariar y especificar las actividades y tareas a cumplir

para alcanzar los fines e ir identificando que criterios de agrupamiento utilizar
(departamentalización)
3)- Definición de los roles de cada unidad, asignando funciones y actividades.

(Criterios para la asignación de actividades).
4)- El agrupamiento no es independiente a los recursos humanos de dirección,

gerencia y supervisión con los que se cuenta. A veces la organización
adecuada obliga a cambios en el personal directivo o en sus roles. A la
inversa, cuando ello no es posible se adapta la organización formal en función
de los recursos humanos disponibles. Por ello la relación entre la
departamentalización y la evaluación de los recursos humanos disponibles es
de interdependencia.
5)- Lo que se ha dividido en partes, debe ahora ser unido a través de las
relaciones organizacionales de carácter formal, dando al todo un sentido de

22
unidad. Ejemplo de relaciones formales: de asesoría, de servicio, lineal, de

coordinación, de control, funcional.
6)- La estructura está influenciada por el ámbito de control, es decir la cantidad

de subordinados que puede supervisar cada jefe en forma eficaz, que junto
con el tamaño de la organización determinan la cantidad de niveles
jerárquicos. Además está influenciada por las comisiones o comité.
7)- La estructura es una parte de la organización formal. La organización

formal es la resultante de la conjunción de la estructura y de los sistemas y
procedimientos. Ambos van a su vez a ser influenciados por los principios de
organización.
8). La estructura condiciona a los flujos de información y de toma de

decisiones que surgen de los sistemas y procedimientos administrativos. A su
vez, un cambio en los sistemas y en los procedimientos puede requerir
cambios en la estructura.
9). Los sistemas y procedimientos van a ser el resultado de las actividades y

tareas a cumplir. Cuanto más se delega o descentraliza, más cortos pueden
ser los procedimientos y tramites.
10). Los grados de centralización/descentralización va a su vez a estar

condicionando indirectamente por la capacidad de los recursos humanos
disponibles y por el estilo de dirección.
11). Existen dos factores más que condicionan a la organización; a) la

tecnología; b) el contexto. La tecnología exige en algunos casos
procedimientos más formalizados y en otros más flexibles. El contexto: un
contexto estable posibilita un mayor grado de formalización en la estructura y
en los sistemas administrativos, un entorno inestable requiere de una
organización más flexible.
12). La organización formal de lugar a diferentes tipos

a). según la forma de dividir o agrupar el trabajo: funcional, por producto,
geográfico, por cliente, matricial, por proyecto.
b). según el tipo de relaciones formales: lineal, funcional, lineo/funcional,
comisional.

23
13). Por último, la organización formal se manifiesta a través de los siguientes

elementos: organigrama, manual de organización y funciones, manuales de
normas y procedimientos.
V. ESTRUCTURA
La unidad de organización y métodos tiene a su frente a un gerente, quien

debe poseer una capacitación y experiencia profesional en el área que lo
ubique en ese nivel.
Dicha experiencia y capacidad del gerente de la unidad son fundamentales
para lograr los objetivos de la empresa, generar confianza credibilidad en el
personal, pues en el ámbito informal de la organización, con frecuencia existe
la tendencia a pesar que las personas pertenecientes al área, no se
encuentran en capacidad de resolver los problemas de los demás.
Del citado gerente, dependen los ayudantes (auxiliares, analistas), que la
dirección superior considere dotar a la unidad para el cumplimiento eficaz del
plan de trabajo.
Estos integrantes pueden tener diferente grado de preparación y
especialización, de acuerdo con el enlace y profundidad que sean propios del
plan. El mercado laboral ha venido estableciendo una jerarquía entre los
analistas, de acuerdo con sus antecedentes y capacitaciones, que a veces se
traslada a la estructura interna de la unidad.
Las condiciones o preferencias personales definen, en muchos casos, las
especializaciones horizontales (sistemas, estructura, formularios, etc.), las que
serán viables según el número de personas las actividades a desarrollar.
La naturaleza del trabajo puede propiciar en diversas oportunidades, el crear
equipos de trabajo, compuestos de auxiliares o analistas especializados. Uno
de ellos debe asumir el rol de coordinador, con funciones de conducción,
planificación, organización, relaciones con los gerentes de la unidad y del área
en que se llevarán a cabo las actividades. Estos quipos de trabajo,
generalmente tienen el carácter de temporales, es decir, se crean y disuelven
a medida que se ejecuta el trabajo.
Tanto la calidad como la cantidad de los componentes de la unidad se deben
fijar en función de las características de la organización y de los objetivos
establecidos para el área. Esto implica abandonar criterios de economía en la
constitución de la unidad, cosa que no siempre es posible lograr, aún en
desmedro del producto final.

24
5.1 ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
Consiste en el análisis de la estructura formal oficial de la empresa y la

proposición de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las
particularidades que le han impreso su evolución histórica y el entorno en
que se desenvuelve. Los ajustes que se proyectan deben conducir a hacer
posible el cumplimiento de los objetivos que vaya estableciendo la
dirección superior, tanto para la empresa en su totalidad como para las
áreas que la compone.
Es estudio al que se hace referencia puede darse en los siguientes
aspectos:
 Revisión de la estructura actual.
 Reordenamiento de la estructura actual total o parcialmente.
 Creación y supresión de unidades, definiéndolas internamente y
definiendo su relación con otras unidades de la empresa y con el medio
externo.
En el primer caso, se trata de verificar la estructura vigente de acuerdo
con un patrón previo, comprobando su cumplimiento y el grado de
eficiencia alcanzado. En el segundo, se actúa dentro del campo de lo que
es común denominar reestructuración. El aspecto se refiere al análisis de
determinadas unidades de la empresa.
Los estudios de la estructura sólo pueden ser encargados por la alta
gerencia o dirección superior, sin embargo, los gerentes de área deben
tener facultades para solicitar la realización de reordenamientos
estructurales internos en los sectores a su cargo. De cualquier manera, la
aplicación de los cambios estructurales así determinados debe siempre
contar con la anuencia de la dirección superior. En muchos casos, cuando
se ejerce la función de organización y métodos externamente, las
modificaciones a la estructura se originan de acuerdo a sugerencias del
equipo consultor, quienes están en capacidad de evaluar los estudios
realizados para proponer mejoras.
El estudio de la estructura general es necesarios mantener la
compatibilidad de cargos, niveles y relaciones con el fin de formar una
totalidad coherente. Si se trata de un análisis parcial, es preciso adaptar el
sector rediseñado al resto de la estructura.

25
CONCLUSIONES
La supervivencia de una organización en un entorno competitivo y globalizado

depende de muchas variables que deben intervenir para garantizarla. Lo que
generalmente se buscan son métodos que conduzcan a elevar los niveles de
producción reduciendo o manteniendo bajos costos en operaciones. Para ello es
importante realizar estudios que van desde la estructura general de la empresa a
la revisión y análisis de las tareas específicas de cada sector.
Podemos observar que para realizar esta actividad, es preciso contar con un
órgano que puede ser interno o externo que se dedique por completo a esta
función, es allí donde entra a tallar la función de la organización y métodos. La
importancia de esta es fundamental ya que ayudara a mejorar enormemente el
surgimiento de una empresa de manera general.

26
BIBLIOGRAFÍA
http://www.gestiopolis.com/estudio-de-organizacion-y-metodos/
http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml
http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml#ixzz3zdTkPXfO
https://www.researchgate.net/publication/27293187_Departamento_de_Organiz
acion_y_Metodos
http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml

27
ANEXOS

28

29

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UNIVERSIDAD CIENTÍFICA DEL PERÚ

FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

TEMA : GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS DE

DOCENTE : Ing. NICIA CORIN GARCIA RAMIREZ

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte,

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AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

I. AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de

La unidad de organización y métodos, es la encargada de conocer los

Las funciones inherentes a organización y métodos son ejercidas en todas las

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los

La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la

Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar

Poseen personal calificado en el sector, con experiencia en diferentes tipos de

Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas

El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización

Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un

 Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los

El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización &

El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones

El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o

Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades

2.2 Análisis de funciones

2.3 Estudio de procedimientos

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

2.4 Diseño de formularios

2.5 Redacción de manuales

2.6 Ordenamiento de oficina

III. METODOLOGÍA DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización &

 Planificación del estudio

3.1 PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización &

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

 Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del

Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

 Antecedentes y justificación del estudio

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del

3.2 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Es importante recopilar información general de tipo documental sobre:

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que

AMBITO FORMAL DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas