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GUÍA DE APRENDIZAJE
Código: F004-P006-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional
Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE N° 04
2. PRESENTACIÓN
“Las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, deben contar con Unidades de Correspondencia que
ofrezcan servicios para el efectivo cumplimiento de los principios que rigen la Administración Pública y como estrategia
interna para dinamizar las transparencia y la oportunidad de la gestión administrativa.
Es necesario para quienes tienen la responsabilidad de recibo, envió y tramite de documentos estar atentos a los avances
tecnológicos empleados en la transmisión de información y en el mismo sentido fijar las políticas que permitan regular y
controlar estos procesos no solo para las compunciones en soporte papel sino también para las comunicaciones emitidas
por medios electrónicos. En todo caso se velará por la veracidad, autenticidad y perdurabilidad de la información
asegurando que el mensaje llegue con oportunidad al destinatario, en observancia de las normas que legislan sobre el
particular…”1
Por lo anterior en esta actividad se desarrollaran las competencias para crear, administrar y mejorar una unidad de
correspondencia tanto de procesos manuales como automatizados, que dé respuesta a los requerimientos legales, de
información y a las políticas de gobierno nacional en cuanto a aplicación de las TICS para aumentar la competitividad y
modernización de las instituciones.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Cada estudiante realiza consulta sobre dotación del puesto de trabajo requerido para la Unidad de
Correspondencia y Organización de Archivos de Gestión. Conceptos, componentes, útiles elementos y
mobiliario y participar en socialización de consulta mediante técnica grupal: mesa redonda aportando
catálogos de los componentes, útiles elementos y mobiliario.
En equipos colaborativos:
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Investigar y diseñar en Excel los formatos para el registro de comunicaciones oficiales recibidas, registro de
comunicaciones oficiales recibidas, control de recepción de documentos, control de entrega documentos
internos, control de entrega de documentos a otras entidades.
Unidad de Correspondencia.
Preparar y presentar simulación para: recibir, despachar y tramitar documentos, para lo cual deberá aportar
los documentos elaborados en la empresa conformada en equipos colaborativos y recibidos de otros
empresas de equipos colaborativos del grupo, durante 1 semana.
La simulación deberá evidenciar:
Comunicaciones enviadas deben estar acorde con los requisitos de imagen corporativa, firmas autorizadas
según la estructura organizacional y manual de funciones normas Icontec, normas de redacción. (Recordar:
la fecha y consecutivo se asignan en la unidad de correspondencia)
Recibir documentos, revisarlos y clasificarlos en radicables o no radicables
Radicar cinco comunicaciones oficiales recibidas
Registrar cinco comunicaciones oficiales recibidas
Radicar cinco comunicaciones oficiales enviadas externas
Registrar cinco comunicaciones oficiales enviadas externas
Numerar dos actos administrativos ye laborar el respectivo índice
Diligenciar el control para recepción de cinco documentos no documentos
Diligenciar el control de entrega documentos internos
Diligenciar el control de entrega de documentos a otras entidades, para los documentos enviados
externos
Diligenciar el control de entrega de documentos a otras entidades, para los documentos enviados
externos por medio electrónico, o por fax
Organizar las unidades documentales resultantes de la simulación en la Unidad de Correspondencia,
acorde a los principios y procesos de archivo.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
6. BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA
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