UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LOS

FONDOS DOCUMENTALES Y ELABORACIÓN DEL MANUAL
“ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL DE SITSSA”.

Informe de Pasantías presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial.

Autor: Hernández B, Adriana V.

Carnet: 04-1424
C.I: V-14.575.849

Tutor Académico: Ing. Enif Cothua

Caracas, Mayo 2010

 DEDICATORIA

A mis Padres por apoyarme y ayudarme en los momentos más difíciles.

A mis hermanos y hermana por ser únicos e incondicionales.
A mi hijo David por ser la inspiración para continuar mis estudios y llenar mi vida de
felicidad.
A Dzintra Marcano porque desde el cielo me sigue guiando y cuidando.
Adriana V. Hernández B.

iii
 RECONOCIMIENTO

A Dios Todopoderoso, Jesucristo y todos los ángeles, en especial al Arcángel Miguel y

Rafael, por estar conmigo en cada día de mi vida, ayudándome a lograr mis metas , por bendecirme
y regalarme su sabiduría, amor y protección.

A mi Papá, a la Gorda y a mis hermanos Saúl, Raquel e Isaías, por estar allí cuando más
los necesito, por aceptarme tal como soy y quererme sin condiciones. Sin ustedes no podría haber
logrado el éxito. A mi hijo bello David por traer consigo días llenos de amor y mucha alegría, te
amo demasiado, no tengo palabras para describir y agradecer tu maravillosa presencia en mi vida.

A Moisés Hernández y Dzintra Marcano aunque ya no estén conmigo en este mundo

siempre los llevo en mi corazón. Gracias por todos los regaños y consejos. A mis grandes amigas
Saray Brito, Cristina y Mercedes Morelo, Ingrid Graterol, María Teresa Salcedo, Leida
Clemente, Deisy Vieira, Ángela y Amelia Subero; Enif Cothua, así como a mis amigos José
Miguel Campos, Joyner Ramírez y Junior Morelo, por ser mi apoyo para culminar
satisfactoriamente está etapa académica.

A todo el Personal de la Oficina de Gestión Estratégica de SITSSA, Iván Guerrero, Doly

Galindo, Jhonny De Goveia, Zheila Rosario, Miguel Pernía, Jhoana Navarro ,Ingrid Pérez,
Lorely Longa, Manuel Mederos, Jerammy Davila, Freddy Mora y Antonio Brito quienes me
abrieron las puertas y siempre me brindaron sus consejos, amistad y apoyo.

A mi querido ángel azul Alexander por traer luz a mi vida y devolverme las ganas de
sonreír con su personalidad tan dulce, su hermosa voz y contagiosa risa. Tu amor me inspira cada
día, junto a mi hijo eres lo más bello que tengo.

Adriana V. Hernández B.

iv
 ÍNDICE GENERAL

Índice de Cuadros, Gráficos o Tablas vii

Índice de Figuras vii
Resumen ix
Introducción 2
Capítulo I
Marco Referencial
1.1 Marco Institucional
1.1.1 Reseña Histórica de SITSSA 4-7
1.1.2 Misión 8
1.1.3 Visión 8
1.1.4 Políticas 8
1.1.5 Objetivos 9
1.1.6 Valores 9
1.1.7 Estructura Organizativa de
SITSSA 11
1.2 Marco Legal 12
1.3 Diagnóstico
1.3.1 Descripción y Análisis de la Situación Actual 14
Capítulo II
El Problema
2.1 Planteamiento del Problema 16
2.2 Formulación del Problema 17
2.3 Objetivos de la Investigación 17
2.3.1 Objetivo General 17
2.3.2 Objetivo Específicos 18
2.4 Justificación 18
2.5 Alcance 19
2.6 Limitaciones 19
Capítulo III
Marco Teórico
3.1 Teoría de los Sistemas 20
3.2 La Teoría de la Organización 21
3.3 Modelo de Katz y Kanh 22-24
3.4Archívistica 25
3.5 Sistemas de Clasificación 27-41
3.6 Manual 42
3.7 Normas 43
3.8 Procedimientos 44
v
3.9 Diagrama de Gantt 45
 3.10 Diagrama de Flujo o Flujograma 46
3.11 Organigramas 46
Capítulo IV
4.1 Tipo de Investigación 47
4.2 Diseño de la Investigación 48
4.3 Técnicas y/o Instrumentos de Recolección
de Datos 49
4.4 Instrumentos de la Recolección de Datos 50
4.5 Análisis y Tratamiento de la Información 52-54
Capítulo V
Resultado de las Pasantías
5.1 Resultados Obtenidos 55
5.2 Estructura de la Propuesta
5.2.1 Proyecto 56
5.2.1 Manual 56
5.3 Modelo de la Propuesta
5.3.1 Proyecto 58
5.3.1 Manual 59-60
Conclusiones 61
Recomendaciones 62
Fuentes de Información 63-64
Anexos 65-68

vi
 ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS Y TABLAS

Cuadro 1. Estamentos Legales. Fuente: Manual de

Organización SITSSA 2010. 12
Cuadro 2. Estamentos Legales. Fuente: Manual de 13
Organización SITSSA 2010
Cuadro 3. Plan de Trabajo. 52
Cuadro 4. Plan de Trabajo 53
Cuadro 5. Plan de Trabajo 54

vii
 ÍNDICE DE FIGURAS

Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de SITSSA. 11

Figura Nº 2 Diagrama Causa-Efecto 15
Figura Nº 4 Propuesta del Diseño para el Archivo
Central de SITSSA. 58
Figura Nº 5 Modelo del Manual en forma de texto 59
Figura Nº 6 Modelo del Manual en Forma Gráfica 60
Figura Nº 7 Modelo del Manual en Forma Gráfica 66
Figura Nº 8 Modelo del Instructivo para elaborar las
Etiquetas de las Carpetas 67
Figura Nº 9. Modelo del Formato Conservación
Documental 68
Figura Nº 10. Cuadro de Clasificación Archivística. 69

viii
 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LOS

FONDOS DOCUMENTALES Y ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
“ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL DE SITSSA”.

Autor: Hernández B, Adriana V.

Tutor Académico: Ing. Enif Cothua.

Fecha: Mayo 2010

RESUMEN
El presente informe se presenta como requisito final del Curso en Cooperación
realizado en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A, se exponen principalmente
la necesidad que posee dicha empresa de organizar, unificar y sistematizar la
documentación que generan dentro de sus unidades organizativas, así como toda aquella
que reciben de entes externos, en el ejercicio de sus funciones rutinarias. Mediante la
aplicación de instrumentos tales como la recolección de datos, la entrevista y la encuesta, se
detectaron las oportunidades de mejora en el ámbito de los procedimientos relacionados a
la administración, control y almacenamiento de los archivos. Los criterios metodológicos
que definieron la elaboración de este informe fueron la de Investigación de Campo que se
ubica dentro de la modalidad Descriptiva y Memorias de Pasantías. Finalmente se realizan
propuestas orientadas a la solución de la situación diagnosticada en SITSSA, para la
optimización de los procedimientos en materia de gestión documental, dando cumplimiento
al objetivo general de este informe.

Palabras clave: archivo, optimizar, organizar, procesos, sistematizar.

 INTRODUCCIÓN

En la actualidad es necesario tener conocimiento sobre las demandas y usos de la

información, las organizaciones se enfrentan a cambios constantes en todos los ámbitos, en
especial en aspectos como el social, financiero, tecnológico; entre otros. Por esta razón, el
volumen de documentación que se genera es muy alto, en la mayoría de los casos, es un
arduo trabajo tratar de poner control en la administración de la documentación, lo que
afecta significativamente el desempeño de dichas organizaciones.

El proceso de reestructuración por el cual está atravesando el Sistema Integral de

Transporte Superficial S.A., ha generado cambios internos en cuanto al desarrollo de sus
actividades en muchas de las unidades organizativas que la componen, en las cuales se han
suprimido o fusionado unidades, renovado procesos ya existentes e inclusive establecido
nuevos procedimientos en busca de una mejora constante para la empresa perteneciente al
Estado venezolano. Sin embargo, las constantes modificaciones implican la necesidad de
comenzar a organizar y sistematizar los fondos documentales generados desde el momento
de constitución de la sociedad anónima.

Establecer normas en materia de archivo y control documental en SITSSA permitirá

que los procesos para clasificar, identificar, administrar y almacenar los documentos se
apliquen de manera uniforme y se mantenga el equilibrio en el desarrollo de las funciones
en las distintas unidades organizativas, de lo contrario se generará un clima de descontento
a largo plazo, debido a la difícil tarea de hallar un documento determinado cuando es
solicitado.
Por lo anteriormente señalado, se propone el Proyecto de “Organización y
Sistematización de los Fondos Documentales”; así como diseñar el Manual de “Archivo y
Control Documental de SITSSA”, ya que es una de las herramientas más eficaces e
importantes que permitirá coordinar y controlar los procesos inherentes a la archivística.
2
 El presente informe se encuentra estructurado en cinco capítulos y una sección de
anexos. En el Capítulo I se expone brevemente los aspectos referidos a la sociedad
anónima donde se realizaron las pasantías, tales como: reseña histórica, el marco
institucional, el cual incluye la misión, visión, objetivos, entre otras. En el Capítulo II es
la introducción en el cual se presenta el problema en estudio, con una descripción de la
situación actual que presenta el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., en un
diagnóstico corto que indica las consecuencias generadas, Formulación del Problema,
Justificación, Alcances, Limitaciones, Objetivos de la Investigación. El Capítulo III se
expone el Marco Teórico que contiene los conceptos e ideas de la investigación que ayudan
a mejorar la problemática en SITSSA en materia de Archivo. El Capítulo IV presenta el
Marco Metodológico el cual contiene los pasos que se emplearon para la obtención de la
información necesaria para la elaboración del Proyecto y el Manual, asociados al logro de
los objetivos propuestos. Por último en el Capítulo V se presentan los resultados de las
pasantías. Y para finalizar se muestran las conclusiones, recomendaciones, bibliografía
consultada y los anexos del informe.

3
 CAPÍTULO I
MARCO REFERENCIAL

1.1.- Marco Institucional

1.1.1 Reseña Histórica de SITSSA

El Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A. (SITSSA), ha sido establecido

bajo la figura de Sociedad Anónima adscrita al Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura (MINFRA), hoy en día Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas
y Vivienda (MOPVI), como una empresa estratégica del Estado, con miras a conformar una
red de transporte superficial de pasajeros que permita la interconexión en todo el territorio
nacional.

Mediante Decreto de Ley Nº 5.307, publicado en la Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela Nº 38.670 de fecha 25 de abril del 2007, el Ejecutivo Nacional
declara la constitución de la sociedad; la cual se forma con el registro del Acta Constitutiva
Estatutaria, ante el Registro Mercantil V de la Circunscripción Judicial del Distrito Capital
y Estado Miranda, bajo el Nº 13, Tomo 1580A, en fecha 22 de mayo de 2007.

El Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A. (SITSSA), inicia sus actividades

administrativas y Pre-operativas con una estructura organizativa básica, aprobada en Junta
Directiva del 15/06/2007 mediante Punto de Cuenta N° 01, Agenda N° 001. Conformada
por una (01) Presidencia, seis (06) Oficinas y tres (03) Gerencias en plena formación, con
el personal fundamental para iniciar actividades. Dicha estructura, coordinadamente cumple
las gestiones obligatorias ante el Instituto Nacional de Transporte y Tránsito Terrestre
(INTTT), actualmente Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT), para la obtención
de las certificaciones de rutas e itinerarios a fin de acometer el servicio de transporte de
pasajeros; asimismo se realizan los tramites requeridas ante las Alcaldías y Gobernaciones

4
de las ciudades previamente seleccionadas por la directiva de la sociedad, para la apertura
de las primeras catorce (14) rutas autorizadas por el INTT hacia dieciséis (16) destinos o
principales ciudades de Oriente y de Occidente del país; las cuales son:

 Guarenas/Terminal de Oriente.  Puerto la Cruz.  Barcelona.

 Puerto Píritu.  Maturín.  Barinas.
 San Juan de los Morros.  San Carlos.  Maracay.
 San Fernando de Apure.  Tucupita.  Temblador
 Punta de Mata.  Carúpano.  Puerto
Ayacucho.
 Cumaná

SITSSA, inició operaciones con una de las unidades que formaron parte de la flota
utilizada en la Copa América y que ahora constituyen parte del patrimonio de esta empresa
estratégica del Estado, por decisión del Presidente de la República Bolivariana de
Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, como vehículo de transporte público para todas las
venezolanas y venezolanos, el 28 de agosto del 2007. Se inaugura así el servicio con el
primer despacho que parte en horas de la tarde, (específicamente a las seis (06:00) p.m.),
desde el Terminal “Antonio José de Sucre”, como centro de operaciones, cuyos espacios e
instalaciones estaban siendo recuperados y adaptados a las necesidades de la naciente
sociedad, hacia la ciudad de Maracay.

Su guía y fundador, el Economista Erwin Guevara, Presidente del Sistema Integral

de Transporte Superficial, S.A., motivó a todo su personal (veinte empleados aprox.), al
abordaje de la unidad de transporte para fortalecer el camino del proceso revolucionario
que en ese momento tocaba los espacios del sector de transporte público. La unidad
escogida para este primer despacho se convirtió en un Centro de Operaciones sobre ruedas,
conformado por su Presidente, Gerentes, Especialistas, Profesionales y Empleados en
general, haciendo posible que el inicio de las operaciones se llevara a cabo con total éxito.

Progresivamente, la sociedad fue expandiendo el servicio de transporte a otras

ciudades con otras rutas, certificando nuevos horizontes a través del Instituto Nacional de
Transporte Terrestre (INTT) y abriendo nuevos caminos. En este sentido, se apertura en el

5
mes de octubre una nueva oficina comercial en las instalaciones del Hotel Alba Caracas, a
fin de garantizar un servicio de transporte confiable a los usuarios del Aeropuerto
Internacional “Simón Bolívar” y se consolida para el 20 de diciembre del 2007 una segunda
avanzada que amplía la red del servicio de transporte interurbano, incorporando los
siguientes destinos o ciudades:

 Valera.  Trujillo.  San Félix.

 Guanare.  Acarigua.  Anaco.
 Puerto Ordaz.  Punto Fijo.  Barquisimeto.
 El Tigre.  Coro.  Alba Caracas.

Para el 20 de mayo del 2008, la empresa alcanza la interconexión de distintas

regiones del país. Decide entonces, abrir otros caminos y romper barreras territoriales
llevando el Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A. (SITSSA) hacia Santa Elena de
Uairén, región sur del país de difícil acceso, que hace frontera con Brasil. De esta manera,
se crean precedentes en el ámbito del transporte superficial, incorporando este nuevo
destino.

 Santa Elena de
Uairén

Continuando con su vertiginoso crecimiento, SITSSA consolida una tercera

avanzada hacia la región andina y la región de occidente, conectando las siguientes
ciudades:

 Boconó.  Upata.  Biscocu  Guasipati.

 El Callao.  Tumeremo  El Dorado.  Kilómetro 8.
 Cariaco.

La ampliación de la red interurbana impone a la sociedad a irrumpir en otras

modalidades de servicios en el transporte superficial. En este sentido, SITSSA decide
diversificar su mercado incursionando en otras ramas de servicio, como el transporte

6
estudiantil, servicios especiales y el transporte turístico nacional; también impulsa
actividades de adiestramiento técnico especializado y planifica la promoción,
financiamiento y ejecución de programas y proyectos relacionados con el transporte. Ello
marca el rápido avance experimentado por la organización y plantea la inminente revisión
de la estructura organizativa interna, con el fin de ajustarla a sus necesidades reales.

Con base a las directrices emanadas del Presidente de la Sociedad, se plantea la

oportunidad de diseñar una propuesta de estructura organizativa flexible a los cambios del
entorno y con altos niveles de eficiencia, eficacia y rendimiento. Es por ello que en Junta
Directiva de fecha 15/06/2008 se aprueba una nueva estructura organizativa, mediante
Punto de Cuenta N° 01, Agenda N° 001, con miras a coadyuvar al proceso de organización
y óptimo desempeño institucional; sin embargo nuevas directrices del Ministerio de Obras
Públicas y Vivienda (MOPVI), en el mes de noviembre del año 2008 para la administración
y control del servicio urbano brindado por la Fundación de Transporte de Miranda
(FUNTRAMIR), marca la pauta para un nuevo direccionamiento de la estructura
organizativa y se plantea un nuevo reto para SITSSA, que se convierte ahora en la primera
empresa de transporte superficial del país, abarcando el transporte urbano, endógeno,
estudiantil y comunitario como brazo estratégico en el cumplimiento a la política social del
gobierno nacional. Se incorporan cinco (05) centros de operaciones que permitirán
desarrollar el sistema de servicios urbanos; los mismos son:

 Zona Metropolitana.  Guarenas-Guatire.  Altos

Mirandinos.
 Valles del Tuy  Barlovento
(Charallave). (Mamporal).

Sin embargo, la duración de este ambicioso proyecto solo abarcaría un año de

gestión, a causa de las dinámicas constantes que se presentan en materia de transporte en el
Estado venezolano.

7
 1.1.2.- Misión

Prestar un servicio de Transporte Público de pasajeros, en las modalidades

Interurbano, Estudiantil, Turístico y Especial; utilizando de manera eficiente los recursos
del Estado, con vehículos e infraestructuras de alta tecnología y personal calificado.

1.1.3.- Visión

Ser la empresa estratégica del Estado, con alcance nacional; orientada a la

prestación de un servicio de transporte público de pasajeros, con calidad y con sentido de
justicia social, que contribuya a mejorar la calidad de vida del pueblo venezolano.

1.1.4.- Políticas

 Desarrollar un sistema de transporte público:

 Tecnológicamente moderno.
 Ambientalmente limpio.
 Técnicamente eficiente:
 Económicamente sustentable.
 Servir como pieza estratégica que facilite, en razón de ejecutividad, la coordinación
interinstitucional entre las dependencias del Ejecutivo Nacional, el sector
empresarial, los usuarios del transporte público y otras entidades que en su gestión
se relacionen con los servicios.
 Conocer, tramitar y resolver las denuncias referentes a los compromisos activos y
pasivos que violen las normas de la legislación de transporte público o amenace con
violarlas.

8
 Eficiencia económica, ahorro en tiempos de viajes y costos de operación, reducción
de accidentalidad.
 Apoyar las misiones sociales gubernamentales.

1.1.5.- Objetivos

 Estudiar y emitir opinión sobre los asuntos sometidos a su conocimiento por

cualquier dependencia o institución involucra en servicio de transporte público,
planeamiento y revisión técnica.
 Coordinar la aplicación correcta de las políticas de transporte público, su
planificación estratégica, la revisión técnica, así como la regulación legal
establecida por los órganos competentes en la materia.
 Velar porque la actividad del transporte público, su planeamiento, revisión técnica,
sus sistemas operacionales y el equipamiento requerido, sean acordes con los
sistemas tecnológicos más modernos para garantizar la calidad de los servicios
requeridos por desarrollo del transporte público Interurbano, Turístico, Estudiantil y
Especial.
 Promover el desarrollo y la capacitación del talento humano involucrado en la
actividad, en concordancia con los requerimientos de un sistema moderno del
transporte público.
 Consolidar la infraestructura de SITSSA y de las nuevas rutas a desarrollar para su
incorporación a las ya existentes.

1.1.6. Valores
 Calidad de Servicio: Filosofía de gestión proyectada a la excelencia en la atención
al ciudadano y en el servicio de Transporte Superficial.
 Vocación de Servicio: Disposición para dar oportuna y esmerada atención a los
requerimientos de los usuarios y a los trabajos encomendados.

9
  Identidad: Representar y difundir personal y comunicacionalmente la información
de los signos, íconos y emblemas que dan identidad a la empresa, resguardando con
respeto y honor el patrimonio y la cultura institucional.
 Eficiencia: Logro de objetivos y planes con uso racional y óptimo de recursos.
 Participación y Compromiso Social: Respuesta óptima a las demandas sociales en
el marco del compromiso social y cumplimiento de deberes cívicos.
 Responsabilidad: Asumir los compromisos institucionales con lealtad y eficiencia
resaltando la capacidad de autoexigencia.
 Honestidad y Transparencia: Conducta que excluye cualquier comportamiento
contrario a las normas, procedimientos y demás disposiciones vigentes que regula la
actividad de la empresa.
 Ética y Respeto: Comportamiento recto, íntegro, decoroso y honorable en todas sus
actuaciones ordinarias y extraordinarias.

1.1.7.- Estructura Organizativa de SITSSA

El Sistema Integral de Transporte Superficial S.A, está estructurado de forma

“matricial”, dicha organización se encuentra dividida en tres niveles, los cuales son:
Superior, Apoyo y Operativo. A continuación se presenta la estructura Organizativa de
SITSSA. (Fig. Nº 1)

10
Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de SITSSA.

Fuente: Oficina de Gestión Estratégica/ Fortalecimiento Institucional/ Manual de Organización 2010

11
1.2.- Marco Legal

Cuadro 1. Estamentos Legales. Fuente: Manual de Organización SITSSA 2010.

Nombre del Instrumento Legal Número de Gaceta Fecha

1. Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela.
Extraordinaria N° 5.453. 24-03-2000.

2. Ley Orgánica de la Administración 31-07-2008

Extraordinaria 5.890.
Pública.
Decreto 6.217

Extraordinario 5.891

3. Ley Orgánica de la Administración

Decreto 6.233 31-07-2008
Financiera del Sector Público.

4. Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Nº 37.347 17-12-2001
Sistema Nacional de Control Fiscal
Extraordinaria 5.554

5. Ley Orgánica de Planificación

Decreto 1.528 13-11-2001

6. Ley Orgánica de Procedimientos Extraordinaria 2.818

Administrativos. 01-07-1981

Cuadro 2. Estamentos Legales. Fuente: Manual de Organización SITSSA 2010.

12
 Nombre del Instrumento Legal Número de Gaceta Fecha

Nº 37.522
7. Ley del Estatuto de la Función
06-09-2002
Pública

Extraordinaria 5.637 07-04-2003

8. Ley Contra la Corrupción

Nº 38.985 01-08-2008
9. Ley de Transporte Terrestre
Extraordinaria 5.891 31-07-2008
10. Ley sobre Simplificación de los
Trámites Administrativos Decreto 6.265

11. Reglamento de la Ley Orgánica de Nº 37.169 29-03-2001

la Contraloría General de la
República.

12. Reglamento sobre la Organización N° 37.783.

25-09-2003
del Control Interno en la
Decreto 2.621
Administración Pública Nacional.

Nª 38.750 20-08-2007
13. Normas para Fomentar la
Participación Ciudadana

Nª 38.282 28-09-2005
14. Manual de Normas del Control
Interno
15. Manual de Perfiles de Cargo de
SITSSA
Nº 38.670

16. Acta de Creación de SITSSA Decreto 5.307 25-04-2007

17. Acta Constitutiva y Estatutos

Nª 38.688 22-05-2007
Sociales de SITSSA

13
1.3 Diagnóstico.

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

A través de los instrumentos de investigación empleados (observación directa,

entrevistas estructuras y no estructuradas), se logró obtener una visión de la problemática
existente en las diversas unidades organizativas que integran SITSSA, las cuales se
mencionan a continuación:

1. Cada unidad organizativa emplea la metodología que mejor se adapte a sus

necesidades, por lo cual, no hay un sistema estándar para el proceso de
organización, administración, control y conservación de los fondos documentales.
2. Las unidades organizativas de la Sociedad se rigen por las normativas establecidas
en el “Manual de Comunicaciones” para elaborar la documentación. Sin embargo,
algunas manifiestan que requieren inducción sobre su contenido.
3. Existe dispersión y extravío de la documentación.
4. Falta de normas que regulen la gestión documental de la empresa.
5. Dificultad para consultar la información en un momento determinado.
6. Carencia de una base de datos que centralice las gestiones documentales de las
unidades organizativas.
7. Desconocimiento de algunas unidades organizativas de la información
correspondiente a gestiones de años anteriores, cuando se suprimen o fusionan
unidades.
8. El volumen de la documentación producida y/o recibida en la mayoría de las
unidades organizativas es alto.
9. Espacio reducido para albergar los archivos en las unidades organizativas.
10. Acumulación de los documentos sin organizar debido a la dilación en la entrega de
los materiales de oficina.
11. Carencia de un Archivo Central en la Sociedad que unifique los fondos
documentales para generar y conservar la memoria histórica de SITSSA.

14
 Por ello, en general, se debe realizar Diseño del Proyecto de Organización y
sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas y
Procedimientos “Archivo y Control Documental” de SITSSA, a manera de estandarizar los
procedimientos en materia de archivo en toda la estructura lograr ubicar la información de
manera oportuna para así incrementar los índices de eficiencia de las unidades
organizativas con el fin de garantizar la continuidad y la calidad en la realización de los
procesos.

Finalmente para el desarrollo del diagnóstico se presenta a continuación el diagrama

Causa-Efecto elaborado:

Figura Nº 2 Diagrama Causa-Efecto

Fuente: Elaboración Propia

15
 CAPÍTULO II
EL PROBLEMA

2.1.- Planteamiento del Problema

Las organizaciones viven en constante evolución, la mayoría de ellas se ha adaptado a

las nuevas dinámicas, para garantizar su permanencia en el transcurso del tiempo y dentro
del entorno que se desenvuelven; a pesar de esto en algunos casos los cambios se han dado
de manera repentina que apenas se pueden adecuar a ellos.

Los procedimientos administrativos y tecnológicos se dan constantemente

transformando prácticas cotidianas en nuevas rutinas o actividades con modificaciones; está
pasantía se efectuó en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A; una empresa del
Estado, perteneciente al ramo de transporte terrestre que presta servicios en diversas
modalidades (Interurbano, Turístico, Estudiantil y Especial); dicha Sociedad es de reciente
data, actualmente se encuentra en un proceso de cambio debido a la aprobación de un
nuevo organigrama estructural, en la Sesión de Junta Directiva 11, fecha de 28 de Enero de
2010, Punto de Cuenta 01; en la cual las unidades organizativas que la componen han
sufrido modificaciones, que inciden de manera significativa en el desarrollo de sus
funciones y actividades.

Aunado a esto, no existe un sistema de archivo físico y/o electrónico general; la

administración, registro y almacenamiento de la información documental que es generada
en las unidades organizativas que integran la sociedad, así como las comunicaciones que se
reciben de entes externos, no se encuentran normadas; ocasionando grandes volúmenes de
documentos que no son controlados, generando pérdidas de datos importantes, dificultad
para encontrar la información, falta de organización, descontrol en el ejercicio de las
funciones, pérdida de tiempo y confusión.

16
 Por lo tanto el personal de las unidades organizativas, se encuentra desorientado a la
hora de realizar determinados procedimientos e inclusive carecen de la información
necesaria para ejecutar algunas funciones relacionadas con sus áreas de trabajo. Debido a lo
anteriormente señalado, no hay normas que estandaricen los procesos de administración de
documentos, ni un sistema archivístico unificador de los fondos documentales de SITSSA,
a su vez, requieren de una infraestructura que centralice todos los soportes físicos de la
Sociedad. En consecuencia el personal adscrito, no siguen lineamientos claros en todas y
cada una de las actividades documentales que le competen, por consiguiente muchos
procesos se desarrollan de manera improvisada, sin un orden definido. Todo lo antes
expuesto expresa la situación actual en la cual se encuentra el Sistema Integral de
Transporte Superficial S.A.

2.2.- Formulación del Problema

¿El diseño del Proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos

Documentales y la elaboración del Manual de Normas “Archivo y Control Documental”
contribuirá a la optimización del desarrollo de los procesos en materia de archivo en
SITSSA?

2.3.- Objetivos de la Investigación

2.3.1.- Objetivo General

 Diseñar un Proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos Documentales y

la Elaboración del Manual de “Archivo y Control Documental” como apoyo a nivel
organizacional, que permita establecer las normativas para la integración y
administración de la documentación (impresa, gráfica, fotográfica, hemerográfica y
audiovisual), generada y/o recibida en SITSSA.
17
2.3.2.- Objetivos Específicos

 Diagnosticar la situación actual del Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.

  Realizar el levantamiento de la información
 Procesar y analizar la información obtenida
 Diseñar la propuesta de Organización y Sistematización de los Fondos
documentales.
 Diseñar la propuesta para la optimización de los procedimientos realizados por el
personal adscrito a SITSSA, sobre la administración, archivo, control y
conservación de los documentos.
 Diseñar los formatos a utilizar en cada uno de los procesos de la Unidad de Archivo
y Registro, con la realización de los instructivos de llenado de cada uno de ellos.
 Establecer los lineamientos para estructurar la información para ser registrada y
almacenada en una base de datos, procurando originar una memoria histórica de los
fondos documentales para tener acceso a ellos cuando sean requeridos.
 Diseñar el Manual requerido.
 Diseñar la propuesta de distribución espacial del Archivo Central de SITSSA.

2.4.- Justificación del Trabajo

Es de vital importancia que el personal adscrito a SITSSA (Sistema Integral de

Transporte Superficial S.A.) cuente con la existencia de una recurso, tal como, un manual
de normas y procedimientos que contenga los lineamientos a seguir en materia de archivo,
los cuales les permitan laborar en forma ordenada y metódica; cuyos patrones estandaricen
los procesos inherentes a la administración, control y conservación de la documentación.
Así mismo proponer la Organización y Sistematización de los Fondos Documentales. Esto
va a facilitar y dar precisión al trabajo del personal de las unidades organizativas, asimismo
permitirá que la información sea auténtica, confiable, veraz y oportuna; en pocas palabras
que este adecuada a las condiciones, sistemas y reglamentos por los cuales se rige la
sociedad venezolana.

2.5.- Alcance 18
 El alcance del trabajo, contempla el diseño del Proyecto de Organización y
Sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas y
Procedimientos, esto va dirigido al personal adscrito a todas la Unidades Organizativas que
integran el SITSSA (Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A)., que tengan bajo su
responsabilidad la administración de la información documental generada y/o recibida en la
sociedad. Dicha información contempla la explicación de cada uno de los procesos
(Organización de las carpetas, Transferencia de documento, reproducción de Documento,
Eliminación de Documento y otros) hasta los instructivos de llenado de cada uno de sus
respectivos formatos, lo cual convertirá al manual en un recurso que podrá ser utilizado por
todos los integrantes de SITSSA, quienes conseguirán ubicar fácilmente cualquier
información que requieran.

2.6.- Limitaciones

Debido a la dinámica contante de reingeniería en la estructura de SITSSA, las

entrevistas tuvieron que ser reprogramadas en algunas unidades organizativas, ya que no
contaban con la disponibilidad necesaria al momento de realizarlas, esto trajo como
consecuencia extender el tiempo fijado para cada actividad pautada en la pasantía.

El material y equipo de oficina a su vez era limitado, causado por un recorte

presupuestario a nivel nacional, en los organismos y empresas pertenecientes al Estado,
repercutiendo de manera significativa en la organización.

19
CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
 En el siguiente apartado se explicará el significado de los conceptos teóricos
utilizados en el presente informe.

3.1.- Teoría de los Sistemas

Según Idalberto Chiavenato (1992) la teoría de sistemas describe sus estructuras y

comportamientos, conociendo como sistema el conjunto de dos o más elementos
interrelacionados entre sí, que trabajan para lograr un objetivo común. Toda organización
debe poseer la capacidad de manejar las interrelaciones de todos los procesos que se lleven
a cabo dentro de la misma, para poder procesar y ejecutar las operaciones en el momento y
tiempo requerido o necesario, como consumir la menor cantidad de recursos y que los
mismos se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad.

Los sistemas son un conjunto de elementos dinámicamente relacionados los cuales

forman una actividad para alcanzar un objetivo común, operan sobre datos, energía y
materia, para proveer información y obtener resultados satisfactorios.

Los sistemas son un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas

o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por
alguna forma de interacción o interdependencia. Sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito y totalidad:

 Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos
20
(u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
  Totalidad o Globalismo: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema.

Una organización podrá ser entendida como un sistema, subsistema o un supersistema,

dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes
y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de
restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.

3.2.- La Teoría de la Organización.

La teoría-de la organización es una forma de ver y analizar las organizaciones con

más precisión y profundidad de lo que se podría hacer de otra manera. La forma de ver y
pensar sobre las organizaciones se basa en patrones y regularidades en el diseño y
comportamiento organizacional. Los académicos de las organizaciones buscan estas
regularidades, las definen, las miden y las ponen a disposición del resto de las personas.
Los hechos de la investigación no son tan importantes como los patrones y puntos de vista
generales del funcionamiento organizacional.

La teoría de la organización es un enfoque nuevo, más flexible, sobre la

administración y el uso de la teoría de la contingencia para describir y transmitir conceptos
organizacionales.

21

3.3.- Modelo de Katz y Kahn

Katz y Kahn (CHIVIANETO, I. 1992) desarrollaron un modelo de organización más
amplio y complejo a través de la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las
organizaciones. Según su modalidad, la organización presenta las siguientes características:

 La organización como un sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes
características:

1) Importación (entrada): La organización recibe insumos del ambiente y necesita

provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna
estructura social es autosuficiente.
2) Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía
disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados,
mano de obra, servicios, etc.
3) Exportación (salidas): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el
medio ambiente.
4) Los sistemas como ciclos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema
consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La
importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos
sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso
contenido dentro del propio sistema.
5) Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso
entrópico y reabastecerse de energía, manteniendo indefinidamente su estructura
organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.
6) Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación:
Los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se
transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando
señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la
retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus
desvíos de la línea correcta. El proceso22de codificación permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado.
 7) Estado firme y homeostasis dinámica: Los sistemas abiertos se caracterizan por un
estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una
exportación continúa de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado
firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del
sistema, o sea, un equilibrio casi estacionario.
8) Diferenciación: La organización, como todo sistema abierto, tiende a la
diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae
también multiplicación de papeles y diferenciación interna.
9) Equifinalidad: Un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo
estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10) Límites o fronteras: La organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras
entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su
grado de apertura.

 Las organizaciones como clase de sistemas sociales

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas
abiertos

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de

individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La
estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el
sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con
el producto resultante o salida de energía.

 Características de primer orden

Para Katz y Kahn, (CHIAVENATO, I. 1992) las características de las organizaciones como
sistemas sociales son las siguientes:

23
 1) Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen
limitación de amplitud. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de
mantenimiento.
2) Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas
esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.
3) Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los
sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e
inestabilidad de las acciones humanas.
4) Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social.
5) las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a
determinadas tareas.
6) Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
7) El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y
habilidades de las personas que le son importantes.
8) La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo
debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente
que lo envuelve.

 Cultura y clima organizacional

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres
y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal
como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas
de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución
física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del
sistema.

 Dinámica de sistema

Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya

que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas

24
para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de
control.

 Concepto de eficacia organizacional

La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto

y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de
supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión
en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas.

 Organización como un sistema de papeles

Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una

determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o
conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos
que se superponen. La organización es una estructura de papeles.

3.4.- Archivística.

Según el Diccionario de Terminología Archivística, elaborado por el Consejo

Internacional de Archivos (CIA), se define como "el estudio teórico y práctico de los
principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos»,
entendiendo por archivos tanto los documentos como su entorno, es decir, su organización
en edificios e instalaciones ad hoc. De esta definición se deduce que la archivística posee
dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente;
pues si los enunciados teóricos tienen un sustento empírico, con su aplicación los
procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reiniciándose así el ciclo. El
ámbito de cada campo se definiría del siguiente modo:

25
  La teoría archivística, que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de
actuación y su metodología, para la consecución de sus fines;
 La práctica archivística, compuesta por las técnicas y procedimientos empleados
para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.

Rodríguez López (1998) plantea que, desde la consideración de la archivística como

una ciencia empírica para el arreglo y organización de los archivos, hasta la actualidad, se
ha transcurrido por tres etapas distintas:

1. La archivística como una ciencia auxiliar de la historia, un planteamiento propio del

siglo XIX donde, en forma paralela al desarrollo de las ciencias históricas, se crean
las primeras escuelas de archiveros.
2. Como ciencia auxiliar de la administración, cuando se iniciaron los grandes
cambios socioeconómicos de principios de siglo y la aparición de la gestión
documental.
3. Finalmente, como una parte integrante de las ciencias de la información.

La archivística actual considera que su objetivo es triple: la gestión y estudio de los

archivos; la conservación, clasificación, ordenación y descripción de los fondos
documentales; así como la información a los usuarios sobre los documentos que conserva.

Para los fines de este informe el método administrativo, en cuanto a la archivística se

refiere, consiste en reunir, organizar y conservar dentro de la gestión de una empresa los
documentos que reciben y/o generan para la consulta eventual y con objeto administrativo-
jurídico. Se trata de un método práctico. El método histórico por su parte, consiste en la
heurística de las fuentes documentales como piezas individuales y, sobre todo, en la crítica
documental, externa e interna.

26
 El método archivístico, finalmente, se interesa por los fondos documentales como un
conjunto orgánico producido en determinada empresa, relacionada con los fines y funciones
de la organización y, después, agruparla en series orgánicas que reflejen su ordenamiento
interino.

3.5 Sistemas de Clasificación

Principios de Ordenamiento: Se entiende por principio de ordenamiento la

organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas, tarjetas, etc., utilizando una base
determinada y siguiendo un proceso lógico.

Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interdependientes o

interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico. Un sistema
de clasificación archivística es un término usado para describir una metodología que
permite organizar, por un sistema definido, la documentación de la entidad.

Todos los sistemas de clasificación archivística se basan en grandes principios

que son:

Sistemas Alfabéticos: Tiene como fundamento el orden alfabético de todas las letras del
nombre o del asunto. La mayor parte de las oficinas archivan la correspondencia
alfabéticamente de acuerdo con el nombre del remitente (para correspondencia recibida) o
del destinatario (para correspondencia enviada).

27
 El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el alfabeto.
2. Es directo, es decir, los documentos pueden ser archivados y localizados
inmediatamente sin consultar primero los archivos auxiliares.
3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número
de divisiones.

El sistema alfabético se subdivide:

 Por nombres de personas naturales. “Las personas naturales son todos los individuos
de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición” (Código
Civil).
 Por nombres de razones sociales. Razón social o firma social es el nombre con el cual
se conoce la empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.
 Por nombres de lugares geográficos. También se llama archivo geográfico.
 Por nombres de asuntos, conceptos, temas, ideas, materias, tópicos, entre otros.
Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas, o clasificación
analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido.

Organizaciones: Todos los archivos de correspondencia alfabéticas están organizadas

básicamente en la misma forma y la mayor parte, y tiene estos elementos comunes:
 Guías principales.
 Guías secundarias o auxiliares.
 Guía especial auxiliar.
 Expediente individual.
 Expedientes misceláneas.
28
 Guías principales: Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas
importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones si un archivo es
pequeño, podría estar dividido solamente de acuerdo con el abecedario, y la primera sería la
A; la guía principal “A” indica que todos los expedientes colocados detrás de ella se
refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”.

Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo,

o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.

Cada guía debe tener por lo menos cinco y no más de diez expedientes tras ella;
cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado
sostén de los expedientes.

Guías secundarias: Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta
de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la
letra “P” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “PR” se rotula
una guía de posición diferente con esas letras y con esto se está creando una subdivisión.

Guías especiales auxiliares: En muchos sistemas de archivo bien organizados, las

guías especiales se utilizan después de una guía principal para subdividir esa sección y
destacar nombres importantes de empleo muy frecuente, o ambas cosas.

Expedientes individuales: Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta

que no se reciban más de cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en
particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los
documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la
última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

29
 Expedientes misceláneos: Al final de cada grupo de expedientes individuales hay un
expediente misceláneo que lleva el encabezamiento de las guías de esa sección y se emplea
para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.

Los documentos se guardan por orden alfabético; si hay más documentos de un

mismo corresponsal, deben ordenarse cronológicamente, como en los expedientes
individuales; el más reciente al frente.

Procedimiento para archivar en el sistema alfabético: Las guías y expedientes en los

archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos
están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes rápida y
eficientemente.

Los siguientes pasos son:

1.- Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada; se abre

ésta. Si se utiliza una repisa para archivar, éste se fija costado y se colocan los documentos
en ella.

2.- Localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia delante.

3.- Localización del expediente individual. Las pestañas de las carpetas individuales
detrás de las guías se examinan cuidadosamente. Si hay expediente individual para el
documento, se coloca en éste.

4.- Localización del expediente misceláneo. Si no existe un expediente individual para

el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales dejando a la vista el
expediente misceláneo y se guarda el documento.

30
 Dentro de los expedientes misceláneos, los documentos relacionados pueden ser
engrapados juntos para mantenerlos en el orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores
metálicos de papel (clips) porque son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a
engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de
archivo y de localización.

Sistemas Numéricos: El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de

acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o
puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en
una factura.

Los sistemas numéricos son indirectos, es decir, que primero se requiere buscar
en un código auxiliar (archivo auxiliar o índice de tarjetas) para poder localizar
rápidamente el documento.

Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le

conceden ventajas, como las siguientes:

1.- Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que
han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.

2.- Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite.

3.- Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y
localizar con rapidez un documento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de
archivo.

31
 El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia
para el archivo numérico permite que en él se anoten todos los nombres de los
corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.

El archivo numérico se divide en:

1) Numérico consecutivo o de serie o corriente. La asignación de los números a las

personas o asuntos se hace en forma progresiva. Se subdivide a su vez en:
a) Consecutivo simple.
b) Consecutivo compuesto.
2) Numérico codificado o por claves. Se subdivide en:
a) Decimal o numérico Dewey.
b) Dígitos terminales.
c) Dígitos centrales o intermedios, llamados también sistemas de número importante.
d) Triple dígito.
3) Numérico combinado.
a) Alfanumérico.
b) Numérico por asuntos.
c) Numérico cronológico.
4) Otras aplicaciones del numérico.
a) El uso del color.
b) Combinación del sistema numérico con el alfabético por asuntos.
c) Alfanuméricos o Mixtos.

Organización de un archivo numérico de correspondencia: Tiene tres partes

principales que son: archivo numérico, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o
índice de tarjetas.
32
 Archivo numérico principal: Este contiene guías y expedientes individuales que
llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo
corresponsal. Como en el archivo alfabético, los documentos están ordenados
cronológicamente con el más reciente al frente. Hay una guía numérica para cada grupo de
diez expedientes; debido a que éstos se hallan ordenados en secuencia detrás de las guías
son fáciles de localizar. Algunas veces se lleva un registro en el cual se anotan los nombres
de las empresas y el número asignado a cada una.

Las guías numéricas se pueden ordenar en varias formas:

a) En tres posiciones escalonadas de izquierda a derecha.

b) En dos posiciones hacia la izquierda y la pestaña del expediente en la última posición
de la derecha.
c) En el centro solamente y las pestañas en dos posiciones hacia la izquierda o dos
posiciones hacia la derecha.

Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y

la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento
con un número auxiliar. Por ejemplo, si el expediente 506 se subdivide, se convierte en
506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará 506-1, y así
se conserva el orden cronológico.

Archivo alfabético misceláneo: Este contiene guías y expedientes que llevan

encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar
correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico

33
principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y
éstos se encuentran en estricto orden alfabético.

Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les

asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.

Catálogo auxiliar o índice de tarjetas: Se ordena alfabéticamente, contiene tarjetas,

cada una con el nombre de corresponsal, junto con el número asignado para sus
documentos. Este es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia se
solicita casi siempre por nombre y no por número.

Sistemas por Materia o por Asunto: El archivo por asunto es la clasificación de los
documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías o lugares.

Los archivos por asunto se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas,
lo mismo que los archivos de correspondencia. Los encabezamientos de un archivo por
asunto en una mueblería podrían ser:

- Mueble de alcoba.
- Mueble de comedor.
- Mueble de sala.

34
 Cuando se utiliza el archivo por asunto:

1.- Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.

En una compañía que vende dulces al por mayor pueden ser organizadas según
la clase de productos de confitería.

2.- Cuando es probable que los documentos sean solicitados por el asunto a que se
refieren.

Suponiendo que se tratara de una empresa dedicada a la construcción, se le

pedirían a la secretaria, por ejemplo, cotizaciones de proveedores en la extensa rama de la
construcción, que en este caso pueden ser acabados en madera, pinturas para exterior,
pinturas para interior, barnices. El contrato de cada empresa cambia o se sujeta el criterio
de la secretaria o persona que maneja el archivo.

3.- Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o
actividad se necesitan a un mismo tiempo.

Por ejemplo, el jefe de ventas de una empresa fabricante de embarcaciones

deseará tener toda la información disponible acerca de un nuevo modelo de bote de vela, el
J-2000, antes de planear una campaña de ventas para ese modelo. Si la información está
totalmente dispersa, archivada bajo los nombres de los proveedores de partes, diseñadores y
subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en todo el archivo. Sin embargo, con un
sistema por asunto sólo tendrá que buscar bajo: Botes de vela - Modelo J-2000, sacar la
carpeta e iniciar su trabajo.

35
 Clases de archivo por asuntos

Archivos por asuntos combinados: Un archivo por asuntos combinados contiene

encabezamientos por materias combinados con encabezamientos de nombres de individuos
o compañías.

Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando hay relativamente poco
material para ser organizado por este sistema, de manera que los encabezamientos
combinados siempre deben respetar también el orden alfabético.

Archivo alfabético por asunto: Los archivos alfabéticos por asunto se pueden arreglar
u ordenar en dos formas: enciclopédico y de diccionario.

El ordenamiento de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados

alfabéticamente, en la misma secuencia. Para que este sistema funcione adecuadamente es
necesario crear una lista alfabética o tarjetero de todos los encabezamientos, que se conoce
con el nombre de TABLA DE CLASIFICACION o INDICE RELATIVO, que incluye
todos los títulos, divisiones y subdivisiones y tiene el mismo objetivo que el índice de un
libro.

Un archivo por asuntos con arreglo de tipo diccionario no tiene división ni

subdivisión de temas. Debido a que los temas están ordenados en secuencia alfabética
como las palabras en un diccionario, no es necesario tener un índice relativo. Este tipo de
archivo alfabético por asuntos se utiliza en negocios pequeños y en otras situaciones en las
cuales no es deseable la división por temas. Un ejemplo del sistema que mencionamos es
36
la lista de clases de negocios en la sección clasificada o páginas amarillas de un directorio
telefónico.

Archivo por asuntos numéricos: Estos archivos tienen las ventajas de cualquier
sistema numérico. La codificación es mucho más sencilla porque sólo se anota un número,
y no un encabezamiento largo por materia en el documento. Los archivos son fáciles de
ampliar porque se pueden colocar nuevos temas al final de éstos en vez de introducirlos en
la mitad; debido a que todos los temas tienen un número de código, no tienen que ser
ordenados alfabéticamente.

Por supuesto, es necesario un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para los

sistemas numéricos por asuntos, lo mismo que se necesita para cualquier sistema numérico.

Los sistemas numéricos por asuntos son: numérico simple y numérico decimal.

El sistema numérico simple por asuntos generalmente tiene encabezamientos de

tres dígitos. Los títulos principales son centenas y se asignan primero. Las divisiones de
cada título reciben números que son centenas y decenas. Finalmente, las subdivisiones de
cada división reciben centena, decena y unidad.

Los números asignados se colocan en guías y expedientes en el archivo, algunas

veces junto con el encabezamiento por asuntos y otras veces no. Se debe preparar una
tarjeta para cada título, división y subdivisión; éstas se ordenan alfabéticamente para así
proporcionar una referencia para los números de códigos asignados.

37
 El sistema numérico decimal por asuntos permite más subdivisiones que el
numérico simple. Hasta la primera subdivisión los números de código son los mismos.
Después de una primera subdivisión se añade un dígito a la derecha del punto decimal.

Para los encabezamientos en estos tipos de sistemas generalmente se utilizan las

guías de primera posición para el título principal; segunda posición para el título de la
división y la tercera posición para las subdivisiones.

Pasos en el archivo de correspondencia por asuntos:

1.- Inspección. La correspondencia se inspecciona para cerciorarse de que está

aprobada para archivarla.

2.- Clasificación y codificación. En un sistema de archivo por asuntos se casi

indispensable leer el contenido de la correspondencia para clasificar subrayando el asunto
principal y, de acuerdo con la tabla de clasificación que se tenga CODIFICAR el
documento anotándole en la parte superior derecha el nombre del asunto o número de
acuerdo con el sistema.

3.- Distribución. Primero se separa en grupos de acuerdo con el título principal; luego,
estos grupos se siguen clasificando de acuerdo con las divisiones y subdivisiones del título
principal.

4.- Archivo. Los documentos ya codificados, separados y seleccionados se guardan en

su correspondiente expediente por orden cronológico, colocando delante el de fecha más
reciente.

38
 Este sistema de archivo por asuntos incluye también la disposición para poder
realizar referencias cruzadas; cuando en la correspondencia se trata más de un tema, se
pueden sacar copia o copias según las necesidades; el documento original se archiva en el
expediente correspondiente al tema principal y cada una de las copias en el expediente que
corresponda de acuerdo con el tema siguiente y con la codificación hecha, sin olvidar hacer
la referencia cruzada en la hoja respectiva y habiéndola colocado en el expediente donde
está el documento original.

Sistemas Alfanuméricos: Es un sistema que presenta visualmente la codificación

numérica y el nombre de las personas, firmas o asuntos; ambos conceptos están bien
empleados.

Sistemas Cronológicos: El principio cronológico se basa en la solución de un

problema de ordenación, tiene como unidad el tiempo en sus distintas divisiones: años,
meses y días, como elemento fundamental. Se basa en la cronología o ciencia auxiliar de la
historia que computa el tiempo y nos dice cuándo ocurrió un suceso. El orden cronológico
tiene una gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca
todos los sistemas de ordenamiento; o directo cuando se usa como un sistema principal de
clasificación.

Métodos. Podemos distinguir los siguientes métodos de ordenación cronológica:

1) Cronología Rígida. Basada en una ciega ordenación por fecha; aplicada en diversos
órdenes.
El calendario: El mayor esfuerzo humano y base de la cronología.

39
 El diario de Contabilidad: Tiene valor histórico, pero no analítico; por esto, es
necesario llevar el Mayor u otros libros adicionales.

Los diarios personales: registran las incidencias cotidianas y descansan sobre el

método cronológico rígido.

Registros de nacimientos, defunciones, matrimonios, escrituras notariales, entre

otros: Este método tiene el inconveniente de que si falla en la base, como lo es el recuerdo
de la fecha, se hace imposible la consulta.

2) Cronología para dominio de la memoria. Tiene un valor esencial porque representa la

cronología en su aspecto más importante, el de la ordenación a través del tiempo como
medio para dominar la memoria.

En forma secundaria surge la ordenación por fecha; por ejemplo, en la

correspondencia, los reportes, los informes y en la mayoría de la documentación.

3) Agenda-memorando. La necesidad de recordar detalles es cada día más creciente. Las

fallas de la memoria producen graves inconvenientes; de ahí surge la necesidad de
disponer de una ayuda inmediata. Esto ha derivado en agendas, bloques de escritorio,
etc.

La agenda-memorando: Sirve de auxiliar para retener lo que la mente es incapaz de

recordar.

El memorando en su forma más corriente se compone de una gaveta pequeña de

madera con fichas de tamaño bibliográfico (5” x 3”), con guías de meses y subguías de los
40
días, parecido al tarjetero de insistencia; sirve para recordar ciertos compromisos, citas,
proyecciones, visitas, etc.; es el auxiliar de la recepción.

El tarjetero múltiple: Parecido al anterior, es un control considerado como la

memoria de quien lo utiliza. Se organiza en una caja de madera o de metal con divisiones
para separar el tarjetero alfabético del numérico.

4) Cronología circunstancial. Satisface las necesidades de la documentación que por

ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su
objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales es el recordatorio de vencimientos.

El archivo principal puede ser alfabético o numérico, y auxiliares del

recordatorio para guardar una copia del documento; por ejemplo, copia de facturas,
archivadas en carpetas destinadas para tal fin. En ficheros, se hace el registro del
vencimiento de las facturas cambiarías, letras, pagarés, etc.

En estos casos es necesario implantar un archivo cronológico, en donde las guías

están constituidas por los nombres de los meses, y las subguías, por las fechas de cada mes
(de 1 a 31) colocadas generalmente en cinco posiciones. Habrá una carpeta o una ficha para
cada día.

La persona encargada de los archivos tomará los documentos o datos requeridos,

con la anticipación que el negocio demande y según instrucciones.

41
 Así, los vencimientos a favor pueden recordarse a los clientes con diez días de
anticipación; los vencimientos a cargo pueden retirase con cinco días de anticipación, para
gestionar su pago oportunamente. Los datos que deben recordarse cada día se retiran al
comenzar la jornada o la víspera por la tarde.

En el archivo cronológico, debe aparecer el mes que se cursan al principio de la

gaveta; el resto de los meses irán en el mismo orden del calendario. Cada mes vencido se va
trasladando al final.

En el tarjetero cronológico se lleva un control de los clientes por sus nombres,

con números de documentos y fechas de vencimiento. Esta tarjeta se rota mensualmente
hasta finalizar la deuda.

3.6.- Manual

Según CHIAVENATO, I (1.992), los manuales son un “conjunto de instrucciones,

debidamente ordenadas y clasificadas, que proporcionan información rápida y organizada
sobre las practicas administrativa”. Todos los manuales contienen datos e información
respecto a procedimiento, instrucciones y normas de manera ordenada e identificado bajo el
esquema de una especie de libro actualizado En los Manuales, se incluyen todos los pasos
a seguir en cada uno de los procedimientos, normas, formularios entre otros, que estén
vigentes en la empresa, mientras que los manuales anticuados son retirados. Los Manuales
son la oficialización de las prácticas y la cotidianidad de los procedimientos que todos
deben obedecer.

42
 A lo largo de su existencia, toda empresa adopta una cantidad de reglas y
reglamentos, normas de servicios, instrucciones, ordenes, entre otras. Estas exigencias son
comunicadas a todas las personas mediante una correspondencia interna, las cuales luego
son archivadas con el pasar del tiempo y al crecer cada día más las empresas. Estas
correspondencia, algunas actuales otras antiguas, se torna tan grande que existe una gran
dificultad en localizarlas para su consulta y algunas quedan con duda, de ahí surge la
necesidad de los manuales, normas y procedimientos.

3.7.- Normas

La Norma (CHIAVENAO, I. 1.992), es “una regla de comportamiento, que

establece la forma en que el servicio debe ser realizado.” Las Normas son muchas, y
frecuentemente son alteradas como consecuencia de los cambios que ocurren en las
empresas. Las Normas o Reglamentos, son decretadas y aprobadas para la mejora de los
procedimientos, o de los pasos que hay que seguir en cada uno de ellos, para así tener
resultados satisfactorios, sin complicaciones y en el tiempo previsto para ello.

En tal sentido, MAGDALENA, F. (1996) explica que existe diferentes tipos de de

normas:

 Relacionadas con las Personas: se refiere a las pautas que se utilizan para la
selección y manejo del personal.
 Relacionadas con los Bienes: son aquellas que tienden a resguardar la tenencia,
los movimientos de ingresos y egresos, así como los movimientos dentro de la
organización.
 Relacionadas con la Documentación: se relaciona con la forma en que se
registran los hechos que afecten el patrimonio de la organización.

43
  Normas Relacionadas con la Estructura: son aquellas que tienden a precisar las
responsabilidades de cada integrante en cuanto a la custodia de los bienes que la
han asignado y la facultad de autorizar que afecten el patrimonio de la empresa.
 Normas Relacionadas con el Ordenamiento del Trabajo: son aquellas que se
vinculan con la forma de ordenar el trabajo para logar que todo el conjunto de
personas administren bienes, usando la documentación y cumpliendo las funciones
establecidas.

3.8.- Procedimientos

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar

actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que
detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según MELINKOFF, R. (1990), "Los procedimientos consiste en describir

detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del
cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28)

Un procedimiento puede considerarse como una secuencia cronológica y secuencial

de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación. (ÁLVAREZ, M. 1998).

Así mismo ÁLVAREZ, M. (1998) sostiene que las características de un

procedimiento son las siguientes:

 Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. Un conjunto de

procedimientos tendientes de un mismo fin se conoce como sistema. Ejemplo:
sistema de adquisiciones, sistema de administración de personal, sistema de
contabilidad, sistema de control presupuestario, etc.

44
  Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo.
El método se refiere específicamente a como una persona determinada ejecuta una
actividad específica.
 Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un
plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos
estimados. Ejemplo: la construcción de un edificio, la capacitación del personal, la
implantación de un procedimiento, etc.
 Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una
actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en el
puesto. Ejemplo: hacer una visita médica, revisar documentos, etc.

En este orden de ideas los procedimientos y las normas son conceptos claves que
van enlazados y actúan conjuntamente para lograr que los procesos posean las instrucciones
debidas de la realización.

3.9.- Diagrama de Gantt

Para garantizar los procedimientos que se llevarían a cabo durante las pasantías, se
realizó un Diagrama de Gantt para establecer los procedimientos que se desarrollarían
durante las pasantías y los pasos o actividades a seguir en cada uno de los procedimientos.

Según LAZARO, V (1.992), define el Diagrama de Gantt como “un medio para
controlar el material de procedimiento bélico.” Actualmente se utiliza para diversas
actividades, para planear y programar el desempeño del analista en el curso de un proyecto
de sistema y en la entrega de materiales y maquinarias durante la instalación de un
proyecto, entre otros. En el eje horizontal del cuadro se usa para representar el tiempo y en
la columna vertical de la izquierda se enlistan las actividades; esta se usa para
comparar la ejecución planeada con la real.

45
3.10.- Diagrama de Flujo o Flujograma

Según BILTAR, M. (1.991), el Diagrama de Flujo es una gráfica que representa el

flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso,
las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, lo que permite la
visualización de las actividades innecesarias y verificar si la distribución del trabajo está
equilibrada con las personas.

3.11.- Organigramas

Es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una lectura de

organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de
supervisión y las autoridad relativas de cada empleado encargado de su función respectiva.
El Organigrama presente en el Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A, es un
Organigrama vertical que muestra la estructura completa, dando un panorama de todas las
relaciones entre los sub-procesos departamentales.

Según BILTAR, M. (1.991), el Organigrama es un gráfico que representa bajo

forma de documento de conjunto, la estructura de una empresa, que permite darse cuenta
por medio de un dispositivo complementario, de las distintas relaciones que pueden existir
entre los servicios.

Los Organigramas sirven para

 Dividir las funciones de los trabajadores

 Los niveles jerárquicos
 Las líneas de autoridad y responsabilidad
 Los canales formales de comunicación.
46
 CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo presenta el tipo de Investigación que fue realizada, además de los
instrumentos empleados para el levantamiento de la información, el tratamiento y análisis
de la data recopilada y las etapas que se cumplieron para la elaboración del informe.

Las fuentes de datos utilizados en el informe son del tipo primario, estas son fuentes
inéditas, originales, escritas de primera mano por el autor; y de tipo secundario, los cuales
son documentos que contienen información sobre las fuentes primarias, son obras de
referencia que no ofrecen conocimientos nuevos pero facilitan el acceso a las fuentes
primarias. Estas recopilan lo que otros autores han escrito.

4.1.- Tipo de Investigación

De acuerdo a las características del estudio el tipo de investigación se ubica dentro

de la modalidad de Campo- Descriptivo y Memorias de Pasantías (Según el Manual de
Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales, UPEL, 2006).

Campo descriptivo:

“.. Análisis sistemático de problemas en la realidad con el propósito de describirlos,

interpretarlos y entender su naturaleza y factores constituyentes…” (Pág. 5)

Memorias de Pasantías:

“Son el resultado de una actividad practica – profesional en roles y contextos

Organizacionales y sobre situaciones reales, bajo la supervisión del Instituto.” (Pág. 9)

47
 Están sustentadas en los procesos de: observación, acopio y registro de información,
reflexivo y crítico sobre la realidad y los problemas del SITSSA; interpretación y síntesis
de las experiencias a la luz del conocimiento teórico adquirido.

4.2.- Diseño de la Investigación

En este apartado se expone la forma en la que se realizó la investigación y se establece

la metodología empleada para elaborar el levantamiento de información necesaria para
realiza este informe y finalmente el Proyecto “Organización y Sistematización de los
Fondos Documentales”, así como el “Manual de archivo y Control Documental de
SITSSA”.

Para poder realizar el Proyecto “Organización y Sistematización de los Fondos

Documentales”, así como el “Manual de archivo y Control Documental de SITSSA”, se
utilizo la metodología expuesta por CHIAVENATO, I. (1992), la cual explica que el
diseño, análisis y desarrollo de una actividad consta de tres etapas: plantación, preparación
y ejecución.

Durante la primera etapa (plantación) se deben concebir todas las actividades que re
realizarán antes del estudio y establecer los objetivos que se quieren llevar a cabo. Las
actividades programadas en este caso fueron, determinar los problemas más habituales en el
Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., para posteriormente poder determinar los
pasos a seguir para lograr los objetivos que se fijaron. Para lograr tal fin fue necesario
elaborar un cronograma de trabajo o “Diagrama de Gantt” (Ver Cuadro N°3) mediante el
cual se pudo estimar el tiempo de duración que tomaría el desarrollo de cada una de las
operaciones.

En la segunda fase se encuentra la etapa de preparación, durante la cual se

seleccionó los materiales y recursos que serían necesarios utilizar. Y finalmente, y
48
finalmente la fase de ejecución, en donde se hizo uso de los instrumentos que facilitaran el
desempeño de los procedimientos a futuro.

4.3.- Técnicas y/o Instrumentos de Recolección de Datos

Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le
permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo
del mismo. De acuerdo a lo anteriormente señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo
del siguiente informe fueron las siguientes:

Entrevistas no estructuradas

Esta herramienta metodológica se aplico a algunos miembros del personal que

labora en las unidades organizativas de SITSSA, a las asistentes administrativas con el
propósito de adquirir información concerniente al método como realizan las actividades
dentro de sus respectivas unidades de trabajo. La aplicación de esta técnica permitió que las
personas entrevistadas expresaran con facilidad sus comentarios logrando así, obtener una
información más precisa sobre la manera en la cual realizan el trabajo y qué criterios
utilizan para almacenar los insumos.

La entrevista se baso en preguntas abiertas las cuales fueron respondidas dentro de

una conversación, lo que dio como resultado la adquisición de información concreta y
precisa en relación con los puntos de interés inherentes a cada proceso.

49
Entrevista Estructurada:

Esta técnica metodológica se aplico de manera formal en las unidades organizativas

que integran SITSSA, mediante un Cronograma de Entrevistas y la Solicitud para realizar
las mismas mediante un memorando dirigido a los líderes de cada Oficina y Área de
Trabajo. Las preguntas formuladas fueron cuidadosamente seleccionadas, expresadas en un
formato de apoyo.

Observación Directa:

Otra de las técnicas empleada para el desarrollo de esta investigación fue la

Observación Directa la cual consiste en que el investigador visite la entidad de estudio y
observe como se realizan ciertas actividades relacionadas con las variables de estudio
dentro de la organización.

Permite, distinguir con exactitud, la forma en que forma se lleva a cabo los procesos y
verificar la secuencia de pasos específicos a seguir para la ejecución de los mismos,
facilitando así la detección de los problemas existentes dentro de las unidades organizativas
de SITSSA.

4.4.- Instrumentos de la Recolección de Datos

Según ACUÑA, R. (1982) Señala que: "Consiste en un medio utilizado para registrar
la información que se obtiene durante el proceso de recolección. (p.307).

50
 Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando diferentes instrumentos, Entre los
cuales citaremos:

Computador: Herramienta tecnológica para el procesamiento y almacenamiento de

datos.

Hoja: Instrumento empleado por el investigador para anotar las respuestas dadas por
los empleados de las unidades organizativas.

Lápiz: Instrumento que se uso para redactar las opiniones de los trabajadores, en las
respectivas entrevistas.

51
4.5.- Análisis y Tratamiento de la Información

G-20007749-2 Pasante: Adriana V. Hernández B.

Cuadro 3. Plan de Trabajo.

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL”

Proyecto Asignado 12/01/2010
PERIODO DE TIEMPO: MESES/ SEMANAS
Nº ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Levantamiento de Información
1.1 Investigación de los antecedentes, políticas, funciones de la empresa.
1.2 Evaluación y diagnóstico de la situación actual en materia de archivo y
registro en SITSSA.
1.3 Búsqueda y exploración de fuentes impresas y electrónicas.
1.4 Lectura y análisis de los documentos disponibles.
1.5 Recolección y análisis de datos.
1.6 Transcripción de datos
2 Diseño del Programa de Entrevistas
2.1 Elaboración del Memo- Circular para solicitar autorización, para realizar las
entrevistas pertinentes, con el objetivo de levantar información en las
diversas unidades organizativas de la empresa.
2.2 Elaboración del cronograma de entrevistas.
2.3 Diseño del formato para realizar las entrevistas.
2.4 Diseño del formato de encuesta.
2.5 Modificaciones a los formatos diseñados.
3 Programa de Entrevistas
3.1 Realización de entrevistas en la Oficina de Consultoría Jurídica.
3.2 Realización de entrevista en la Oficina de Relaciones Institucionales.
3.3 Realización de entrevistas en la Oficina de Auditoría Interna.
3.4 Realización de entrevistas en la Oficina de Administración y Finanzas.
3.5 Realización de entrevistas en la Gerencia de Operaciones.

52
 G-20007749-2 Pasante: Adriana V. Hernández B.
Cuadro 4. Plan de Trabajo

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL”

Proyecto Asignado 12/01/2010
PERIODO DE TIEMPO: MESES/ SEMANAS
Nº ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
3.8 Realización de entrevistas en la GGO Servicios Interurbanos.
3.9 Realización de entrevistas en la GGO Gestión de Personal Operativo.
3.10 Realización de entrevistas en la GGO Servicios Urbanos.
3.11 Realización de entrevistas en la Oficina de Tecnología y Sistemas.
3.12 Realización de entrevistas en la Vicepresidencia Ejecutiva.
3.13 Realización de entrevistas en la Coordinación del Despacho.
3.14 Realización de entrevistas en la unidad organizativa Seguridad Integral.
3.15 Realización de entrevistas en la Oficina de Planificación y Presupuesto.
4 Diseño del Programa de Seguimiento y Control de Entrevistas
4.1 Diseño y elaboración del formato “Seguimiento y Control de Entrevistas”
4.2 Análisis del avance de las entrevistas.
4.3 Elaboración de Gráfica
5 Análisis y Diseño de Indicadores
5.1 Análisis de la Gestión Documental (Volumen de Carpetas existentes en las
unidades organizativas que integran SITSSA)
5.2 Análisis de la Gestión Documental (Versión actualizada del Manual de
Comunicaciones y su aplicación en las unidades organizativas que integran
SITSSA)
5.3 Organización de la carpeta del Proyecto.

5.4 Elaboración formato “Seguimiento y Control de Actividades”

2
53
 G-20007749-2 Pasante: Adriana V. Hernández B.
Cuadro 5. Plan de Trabajo

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL”

Proyecto Asignado 12/01/2010
PERIODO DE TIEMPO: MESES/ SEMANAS
Nº ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
6 Diseño de Propuestas para ubicación de Archivo Central
6.1 Colaborar en la elaboración del levantamiento planimétrico situación actual
SITSSA
6.2 Colaborar en la elaboración de la propuesta para la ubicación del Archivo
Central de SITSSA
7 Diseño del Manual “Archivo y Control Documental”
7.1 Diseño de Normativas
7.2 Diseño de Formatos
8 Elaboración del Manual “Archivo y Control Documental”
8.1 Organización y transcripción de datos.
8.2 Desarrollo del manual
8.3 Revisión y ajuste
8.4 Elaboración de las consideraciones y recomendaciones
8.5 Corrección del manual
9 Entrega del Manual “Archivo y Control Documental”
9.1 Presentación del Manual al Tutor Empresarial Econ. Doly Galindo y
Gerente de OGE Espta. Iván Guerrero.
9.2 Revisión y discusión.
10 Diseño y desarrollo del Taller de Inducción
Diseño y desarrollo del material didáctico para el “Taller de Inducción” sobre
10.1 el manual de “Archivo y Control Documental”

3
54
 CAPÍTULO V
RESULTADOS DE LA PASANTÍA

5.1.- Resultados Obtenidos

Luego de recaudar la información correspondiente y analizarla se concluye que lo más

factible y beneficioso para el personal del Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.,
es la organización y sistematización de los fondos documentales. Para ello se utilizó como
base el estudio del Manual de Organización de SITSSA, haciendo uso de la información
correspondiente a las funciones ya establecidos en este, a su vez se investigaron manuales
en materia de archivística de diferentes organizaciones; la información obtenida fue
analizada y adaptada a las políticas y normas vigentes en la empresa. Se elaboro el Manual
de Archivo y Control Documental incluyendo: objetivo y alcance, base legal, normativa,
formularios e instructivos y glosario de términos para cada uno de los procedimientos
establecidos en el manual. Finalmente en el proyecto se redactaron, estructuraron e
incluyeron las acciones a seguir como Plan de Trabajo para la ejecución de la organización
de la documentación.

El Manual de Archivo y Control Documental adoptó el formato vigente destinado

para los manuales de SITSSA y se caracteriza por llevar el logotipo de la sociedad, el Rif,
nombre de la empresa del Estado, así como la unidad organizativa realiza los manuales,
Título, código, vigencia, páginas, asunto que se está tratando según las partes que
conforman el manual, fecha de remplazo en caso de que haya algún manual ya existente.

55
 El Manual de Archivo y Control Documental de SITSSA permitirá que el personal
adscrito a la organización disponga de una guía que contribuirá a que el desarrollo de las
actividades en materia de gestión documental sea rápido, eficaz y eficiente facilitando el
trabajo dentro de la misma.

5.2.- Estructura de la Propuesta

5.2.1 Proyecto

 Propuesta Tabla de Clasificación Archivística de SITSSA.

 Propuesta Plan de Trabajo para iniciar el proceso de organización y normalización
de las unidades organizativas.
 Propuesta del diseño para el Archivo Central de SITSSA.
 Propuesta Centralización de los Puntos de Cuenta en el Área de Presidencia.

5.2.2 Manual

El Manual de Archivo y Control Documental contendrá los siguientes

procedimientos.

 Procedimiento Organización de las Carpetas en los Archivos de Gestión.

 Procedimiento para la Transferencia de los Fondos Documentales.
 Procedimiento para Préstamo de Documentos en los Archivos de Gestión.
 Procedimiento para Préstamo de Documentos en el Archivo Central.
 Procedimiento para la Reproducción de Documentos.
 Procedimiento para la Solicitud de Documentos.

56
El manual está compuesto por:

1. Portada
2. Índice General
3. Objetivos General y Específicos.
4. Alcances del Manual
5. Marco Legal
6. Glosario de Términos
7. Funciones
8. Siglas
9. Descripción de los Procedimientos

Cada uno de los procedimientos está estructurado de la siguiente manera:

1. Procedimiento
2. Flujograma
3. Formularios e Instructivos.

La presentación final de esta actividad está incluida en el Anexo.

57
5.3.- Modelo de la Propuesta

5.3.1 Proyecto

Figura Nº 4 Propuesta del Diseño para el Archivo Central de SITSSA.

Fuente. Elaboración Arq. Zheila Rosario, Adriana Hernández.

58
 5.3.2 Manual

A continuación se presentan dos modelos de la estructura del Manual de Archivo y

Control Documental, en los cuales se aprecian las formas de describir los procedimientos
en forma de texto y luego en forma gráfica mediante el uso de Diagrama de Procesos. Ver
Figuras 5 y 6

Figura Nº 5 Modelo del Manual en forma de texto

Fuente: Elaboración Propia

59
Figura Nº 6 Modelo del Manual en Forma Gráfica

Fuente: Elaboración Propia

60
 CONCLUSIONES

En lo referido a la identificación de las causas en cuanto a la desorganización en el

manejo de los fondos documentales en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.,
objeto de estudio de la presente investigación de campo; se ha podido identificar que las
mismas, establecidas de menor a mayor incidencia, de acuerdo a los resultados obtenidos,
son las siguientes: falta de normativas en materia de gestión documental, dispersión y
extravío de la información, dificultad para ubicar y consultar los documentos, carencia de
una base de datos que centralice la información de manera electrónica y altos volúmenes de
documentos en la mayoría de las unidades organizativas.

Por lo tanto, el proceso de gestión documental que se desarrolla dentro SITSSA

presenta debilidades, influyendo de manera negativa en las funciones y procedimientos de
la empresa, así como afectando la motivación del personal adscrito a la hora de realizar
tareas documentales, clima organizacional inadecuado y dilación en la toma decisiones
debido a que no se cuenta con la información de manera oportuna.

Es menester mencionar, que en el proceso de pasantías se realizo el Manual de

Archivo y Control Documental que servirá de apoyo y guía al personal, lo cual, facilitará y
agilizará sus gestiones administrativas; junto al Proyecto de Organización y
Sistematización de los Fondos Documentales de SITSSA, para iniciar el proceso de
estandarización en materia de gestión de documentos.

El manual y las propuestas realizadas en cuanto a la Centralización de los Puntos de

Cuenta en el Área de Presidencia y los Procedimientos de Organización de documentos
siguiendo los lineamientos del Cuadro de Clasificación Archivística, serán aplicados a
corto plazo por SITSSA, mientras que la creación de un Archivo Central como una Oficina
con infraestructura y funciones independiente serán realizadas a mediano y largo plazo
respectivamente.
61
 RECOMENDACIONES

 Establecer normas en materia archivística en la empresa, mediante la

implementación del “Manual de Archivo y Control Documental” de SITSSA.
 Estandarizar los procesos de los archivos existentes en cada una de las unidades
organizativas de la empresa.
 Adquisición de un software que permita la administración de la información de la
empresa, para atender la dispersión y pérdida de los datos generados en las unidades
organizativas en el cumplimiento de sus funciones.
 Establecer la jerarquía de la documentación a ser digitalizada.
 Iniciar el proceso de recolección de datos a través de la un “Gestor Documental”,
ubicado en la Oficina de Gestión Estratégica, que se encargue de la captación,
digitalización y almacenamiento de la información contenida en los documentos
generados y/o recibidos en la empresa por las diversas unidades organizativa.
 Ejecutar el proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos
Documentales de SITSSA.
 Capacitar al personal encargado de la gestión documental en materia archivística.
 Organizar los fondos documentales en cada unidad organizativa.
 Elaborar inventarios de la documentación existente en cada unidad organizativa.
 Realizar respaldos de seguridad de la información electrónica.

 Resguardar y respaldar adecuadamente los archivos y documentos de gran

importancia dentro de las unidades organizativas, para evitar problemas derivados
del deterioro, la pérdida o extravío de los mismos.

62
 FUENTES DE INFORMACIÓN

ALVARES, Martín. (1998).Manual para la Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. D.F.

México: Editorial Panorama.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, (2008). Lineamientos para la Elaboración del Cuadro

de Clasificación Archivística. Caracas

BILTAR Mardelly, G (1.991). Principios Básicos de Gerencia y Administración de Empresas.

Caracas.

CHIAVENATO, Idalberto (1.993). Iniciación a la Organización y el Control. Editorial Mac Graw

Hill. México.

CHIAVENATO, Idalberto. (1992) Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra.

Edición. Edit. McGraw-Hill. México.

ESPINOZA, Heissbel. Manual de Funciones y Procedimientos de un Archivo de Gestión. 2006.

[Fecha de consulta: 15 de Marzo 2010). Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos32/manual-funciones/manual-funciones.shtml

GOMÉZ Cejas, G. (2.004). Sistemas Administrativos: análisis y diseño. México: Editorial Mc

Graw Hill.

LÁZARO, V. (1.992). Sistemas y Procedimientos un Manual para los Negocios y la Industria. 2º

Edición. Editorial diana México.

MAGDALENA, Fernando G. (1998). Sistemas Administrativos. Argentina. Ediciones Macchi.

63
SISTEMA INTEGRAL DE TRANSPORTE SUPERFICIAL, (2010). Manual de Organización.
Miranda.

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR, (2006). Manual de Trabajos

de Grado de Especialización y Maestría Tesis Doctorales. Caracas

VON BERTALANFFY, Ludwig. (1976)Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes.

64
 ANEXOS

(A manera de ejemplo se colocan cuatro (4) anexos, incluidos en el Manual de Archivo

y Control Documental de SITSSA.)

Procedimiento: “Organización de las Carpetas en los Archivos de Gestión”

Personal Responsable del Archivo de Gestión

Inicio

Clasifica y Organiza la
Correspondencia

Correspondencia
Enviada

Correspondencia
Recibida.

Documento Elabora etiqueta

Generado S/Tipo. anexando los
Siguientes datos:
Documento
Recibidos S/Tipo.

Expedientes.

A) Logo de la Empresa
B) RIF
C) Código de la Sección
E) Nombre de la Unidad
Organizativa
F) Código y Denominación de
la Serie Documental.
G) Código del Documento.
H) Denominación del
Documento.
I) Número de la Carpeta y
cantidad en existencia de la
misma serie.
J) Año de la gestión.
K) Período de tiempo,
expresado en meses.
L) Etiqueta con número de
ubicación de la Carpeta.

Elabora portadas de
las Carpetas

Archiva en carpetas
Identificadas.

Fin

Figura Nº 7 Modelo del Manual en Forma Gráfica

Fuente: Elaboración Propia

65
Figura Nº 8 Modelo del Instructivo para elaborar las Etiquetas de las Carpetas

Fuente: Elaboración Analista Jhonny DeGoveia, Br. Adriana Hernández.

66
Figura Nº 9. Modelo del Formato Conservación Documental.

Fuente: Elaboración Propia

67
Figura Nº 10. Cuadro de Clasificación Archivística.

Fuente: Elaboración Ingrid Pérez, Adriana Hernández.

68