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Auditorías de la gestión del

mantenimiento

Juan Carlos Orrego Barrera - PGAM


IM – Especialista – Msc.
servicio@mantonline.com
revista@mantenimientoenlatinoamerica.com
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www.mantenimientoenlatinoamerica.com
www.mactica.club

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


REGLAS DEL JUEGO

Cualquier pregunta es permitida (por más simple que sea es el mejor camino para
profundizar en un tema, en los espacios destinados para ello).

Apagar el celular, computador portátil y equipos electrónicos en general.

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Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
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Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
ASPECTO Promedio C. Var.
01. Relación Mantenimiento y Producción 67,79% 20,58%
02. Percepción Jerarquías Superiores de Mantenimiento 72,42% 20,91%
03. Percepción de Mantenimiento 70,69% 26,06%
04. Disponibilidad de equipos 64,29% 37,17%
05. Costos de Mantenimiento 54,85% 46,24%
06. Métodos y preparación de trabajos 62,59% 28,82%
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento 65,35% 31,76%
08. Manejo y gestión de inventarios 62,65% 34,65%
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento 74,14% 22,72%
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento 72,63% 22,26%
11. Gestión y manejo de recursos físicos 68,78% 28,05%
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento 61,69% 37,80%

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Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
MBF o MFT

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TPM – RCM

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Fortalecimiento de las actuales
bases de LA GESTIÓN

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Conocer el negocio para gestionar con
éxito
CONOCER

1.Comprender por medio de la razón la naturaleza, cualidades y


relaciones de las cosas.

2.Comprender por medio de la propia experiencia.

3.Saber, especialmente sobre una materia o ciencia.

4.Reconocer, percibir una cosa o una persona como distinta de todo


lo demás.

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Conocer el negocio para gestionar con
éxito
1.CULTURA EMPRESARIAL
2.Elemento histórico desde fundación hasta tiempo actual
3.Ubicación, sedes
4.Numero de empleados, Organigrama
5.Producto principal
6.Esquema de línea (s) de producción
7.Equipos críticos, identificación de equipos
8.Capacidad de diseño y actual de planta
9.Mercado actual, ciudades países, regiones con cantidades y precios
10.Competidores principales
11.Fuentes de materias primas y sus características
12.Reconocimiento positivo o negativo en el medio, clima laboral
(comentarios de pasillo)
13.Accidentes o incidentes con graves consecuencias donde se haya visto
involucrada

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Conocer el negocio para gestionar con
éxito
Conocer qué somos, cómo somos, donde
estamos, qué nos limita, a quién nos
dirigimos y hacia donde vamos es
fundamental para subsistir y crecer.

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Y vamos como el Cangrejo, pa´lante y
pa´atras

Imagen: http://www.cangrejopedia.com/

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La parte Filosófica

“Mirar es una cosa. Ver lo que sé esta


mirando es otra. Entender lo que se ve, es
aun otra. Llegar a aprender de lo que se
entiende, es algo más. Pero llegar a actuar en
base a lo que se ha aprendido, es todo lo que
realmente importa”.

(Winston Churchill)

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INSPECCION
VERIFICACION DE INCUMPLIMIENTO CON
PROPÓSITOS PUNITIVOS

IDENTIFICACIÓN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA


POR COMPARACIÓN SISTEMÁTICA CONTRA UNA REFERENCIA

AUDITORIA
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Objetivos
Proporcionar a los participantes pautas que sirvan de guía en
la preparación y realización de una auditoria de
mantenimiento, con el propósito de utilizar la información
resultado del proceso, en la aplicación de mejores prácticas
para gestionar los activos productivos.

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Auditar
Definición

Examinar la Gestión de una entidad (Empresa, área,


proceso) a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por
ley o costumbre.

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Auditoría

Según la NTC-ISO 19011, Auditoría es: “auditoría proceso


sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría (3.3) y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría (3.2).”

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Objetivo
Permitir al auditor emitir una opinión si; la gestión se prepara
en todos los aspectos de conformidad con lo determinado en
los planes.

¿Qué es una opinión? ¿Qué es un hecho?


Se manifiesta la creencia o juicio
personal del auditor, resultado de
una interpretación propia de un Es una acción ejecutada, es un
Hecho. acontecimiento ocurrido, presentado
Se puede observar a simple vista objetivamente sin creencias o juicios
que, como depende del auditor, cuya principal característica es que
tendremos distintos juicios o es DEMOSTRABLE, pertenece al
interpretaciones sobre el mismo presente o al pasado y es expresado
hecho. de forma unívoca.
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
¿Qué hace la auditoría?
1.Verificar situación actual

2.Plantear directrices de optimización

3.Implementar mejoras

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Auditorias

Auditorías

Internas Externas

Documento Informe Seguimiento

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Tipos de auditorias

Internas Externas

De primera mano
Desde Otra Mirada
Son realizadas por la propia
Examen crítico, sistemático y
organización o en nombre de esta
detallado de un sistema de Gestión
para revisión del Sistema de Gestión
de una unidad económica,
u otros asuntos
realizado por un Profesional sin
vínculos laborales con la misma.

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


¿Para qué realizar auditorias?
1.Conocer la capacidad del Sistema de Gestión para cumplir los requisitos
(clientes, normas, legales y de la organización)

2.Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión

3.Detectar oportunidades para la mejora continua

4.Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados

5.Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas

Adaptado de ISO 9000 - Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Razones para llevar a cabo una Auditoría
1. Cumplir con los procesos de negocio

2. Identificar problemas; corregirlos o prevenirlos

3. Identificar oportunidades de mejora

4. Apoyar la revisión y actualización de los procesos de negocio

5. Peremite la alineación del Mantenimiento con la estrategia


organizacional

6. Relaciona el desempeño de mantenimiento y el rendimiento de otras


áreas

7. Organiza y establece un Sistema de comunicación entre áreas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Razones para llevar a cabo una Auditoría
Rendir cuentas ante compañeros y entes externos es una
garantía de transparencia y credibilidad

Transparencia

Auditoría

Confianza Credibilidad

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


La finalidad es no terminar como el buen
cangrejo

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Imagen: http://draculanosferatu.deviantart.com
Los encargados del Mantenimiento deben fomentar la
rendición de cuentas como forma de respeto hacia quienes
requieren de sus servicios.

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¿Que se audita?
La Gestión de activos físicos o

LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


¿Quién debe Auditar?

• El personal capacitado que no sea directamente


responsable de lo que está siendo auditado

• Un consultor externo si no hay nadie más disponible

No todo el mundo puede ser un buen auditor .......... elija


sabiamente

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El Auditor

Según la NTC-ISO 19011, El Auditor es: “Persona con la


competencia (3.14) para llevar a cabo una auditoría (3.1)”.

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Rol del auditor interno

• Un catalizador

• Un puente entre áreas

• Un asesor

• Un reportero de hechos

Un auditor interno puede convertirse en un consultor interno


de la organización

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


El perfil del auditor - Conocimientos
• Formación académica

• Formación Complementaria

• Formación Empírica

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Habilidades
• Actitud positiva

• Saber escuchar

• Mente analitica

• Capacidad de negociacion

• Iniciativa

• Facilidad de trabajaren equpo

• etc….
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Comportamiento
• Seguridad

• Independencia, integridad y objetividad

• Diligencia profesional

• Responsabilidad

• Secreto profesional

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Concepto de competencia

Calidad Conocimientos Medio Ambiente


Conocimientos y y habilidades Conocimientos y
habilidades genéricos habilidades
específicos específicos del
medio ambiente

Educación Experiencia Experiencia en Formación


Laboral auditores como auditor

Atributos personales
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Ciclo de la Auditoría
La auditoria es una herramienta eficaz y confiable que
apoya las políticas y controla la gestión

MEJORAMIENTO
CONTINUO POLÍTICA GAF

REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN

PLANIFICACIÓN

VERIFICACIÓN Y
ACCIONES
CORRECTIVAS
IMPLEMENTACIÓN Y
OPERACIÓN

Proporciona información sobre la cual una


organización puede actuar para mejorar su desempeño
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Gestión de Programa de Auditoria
Establecimiento de los objetivos del
programa de Auditorías

Establecimiento del programa de


Auditorías
Realización de
P H la Auditoría
Implementación del programa de
A V Auditorías Competencia y
Evaluación de
Auditores

Seguimiento al programa de
Auditorías

Revisión y mejora al programa


de Auditorías

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Programa de auditorías
Por procesos

Enero Febrero Marzo Abril

Producción

Calidad

Compras

Materiales

Mantenimiento

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AUDITORIAS

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Donde estamos

01. Relación Mantenimiento y Producción


04. Disponibilidad de equipos

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Metodologías aplicables
• Matriz de la excelencia

• Método de Encuesta

• Flash Audit o auditoría rápida

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Matriz de la excelencia
• Desarrollada por Pete McCrory

• Es una evaluación cualitativa

• Desde una gestión “inocente” hasta una gestión “excelente”

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Matriz de la excelencia en
mantenimiento
Estrategia Admon del Planeación y Tácticas de Medidas de Tecnología de la Involucramient Análisis de Análisis de
RH programación mantenimiento desempeño información o del confiabilidad procesos
empleado

Estrategia Cuadrillas Largo plazo con Todas las Efectividad de Sistema central y Equipos de Programa Revisión
EXCELENCIA

corporativa / independient ventanas e tácticas equipo, bases de datos trabajo completo de periódica de
estrategia es con ingeniería derivadas de un benchmarking comunes autónomo riesgo - costo procesos, costo,
de activos multihabilidad análisis , costo por tiempo, calidad
es estructurado equipo

Plan de Algunos Buena Algo de CBM, MTBF, MTTR, Información de Equipos de Algunas Algunas
mejoramient grupos con planeación y Algo de PM, disponibilidad, materiales, mano mejoramiento aplicaciones revisiones de
COMPETENCIA

o a largo multihabilidad programación. pocas sorpresas costos de obra y contínuo de FMEA procesos
plazo es. Soporte de generales de financiera administrativos y
Ingeniería mantenimient integrados de
o mantenimiento

Plan anual Grupos Existe un grupo Inspecciones Tiempo de No hay Comités Buena base Algunas
ENTENDIMIENTIO

de mixtos de planeación, basadas en uso y parada, comunicación formales de de datos de revisiones de


mejoramient descentraliza Ingeniería Ad tiempo, algunos costos entre mejoramiento fallas y buen procesos de
o dos Hoc NDT generales mantenimiento y uso de ellas mantenimiento
financiera

Plan de Algunas Soporte en Inspecciones Algunos Programa básico Algunas Tiene la Una revisión de
CONCIENCIA

mejoramient disciplinas detección de basadas en tiempos de de reuniones de información y procesos de


o de PM´s integradas fallas, algunas tiempo parada, mantenimiento y mejoramiento se usa poco mantenimiento
rutinas de costos sin algunos registros en seguridad
inspección segregar de partes

Reacciona a Por No planeación, Solo Sin Información en Solo reuniones Sin registro Nunca se
INOCENCIA

las disciplinas, programación ni inspecciones en indicadores PC individual sindicales de fallas revisan


emergencia existe ingeniería parada anual
s sindicato

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente; Pete McCrory
En la matriz de excelencia
02. Percepción
01. Relación 06. Métodos y 07. Planeación de las 09. Actividades y 10. Manejo de 12. Capacitación y
Area de Jerarquías 03. Percepción de 04. Disponibilidad de 05. Costos de 08. Manejo y gestión 11. Gestión y manejo
Mantenimiento y preparación de actividades de Roles del equipo de recursos humanos en entrenamiento en
calificación Superiores de Mantenimiento equipos mantenimiento de inventarios de recursos físicos
Producción trabajos mantenimiento Mantenimiento mantenimiento mantenimiento
Mantenimiento

Existe un procedimiento Existe un catálogo


administrativo bien definido con computarizado y actualizado de Existen las figuras para La relación entre el personal de
Existe una estructura Existe un intercambio sabe qué máquinas son Intervenciones planeadas, Se posee inventario detallado y Existe presupuesto específico
Se conoce detalladamente los formatos para; solicitar, planear repuestos con copia para todas confiabilidad, planeación, operaciones y el personal de
Existen reuniones formales Jerarquica en constantede los detalles de las estratégicas para la Producción programada y cumplida. Se actualizado con sus para capacitación y es siempre
costos de mantenimiento y son y ejecutar intervenciones, que las maquinas. Referenciados programación y coordinación mantenimiento le permite
para programar actividades de Mantenimiento;Reconocida, intervenciones entre basado en una matriz de riesgo sincronizan las intervenciones respectivas copias. Además de consumido. Existe programa de
Excelencia ambas partes para intervenir suficiente, definida, justificada Producción y Mantenimiento. y constantemente se evalua la
usados para un análisis
de varias especialidades,
ayuda al control permanente de según normas internacionales para mantenimiento con sus trabajar eficientemente y
herramientas para todas las educación de mínimo una "4-5"
financiero de metas las intervenciones en todos los y un control de entradas y responsabilidades definidas y eficazmente. Existiendo una
los equipos en conjunto y con posibilidades de Las intervenciones son disponibilidad en conjunto con calcula los costos y los tiempos intervenciones. Existen lugares semana y media al año con
organizacionales ROA tipos de mantenimiento y los salidas con informe frecuente delimitadas. (Datos, costos, baja rotación de personal
crecimiento. preparadas con anticipación. producción. de ejecución . para hacer reparaciones. transferencia de conocimiento.
tiempos asociados de atención de unidades utilizadas en un seguridad, tiempos, etc.) Máximo un 7%.
permitiendo garantizar la solo almacén.
Se posee inventario
Existe un catálogo no
Existe un procedimiento desactualizado, no existe un
La planeacion de proactivas actualizado de repuestos para La relación entre el personal de
Existe una estructura Existe comunicación de las Existe un informe de la relación administrativo definido con sistema de documentación de Existe presupuesto específico
Se realizan analisis de solamente y se cumplen en la mayoria de maquinas. Existen roles con operaciones y mantenimiento
Producción y Mantenimiento Jerarquica en intervenciones entre de costos entre los tipos de formatos para algunos modos los equipos con planos y para capacitación y no siempre
disponibilidad y mantenibilidad alguna proporcion. Se Referenciados según normas responsabilidades multiples le permite trabajar
Competencia trabajando en equipo con Mantenimiento;Reconocida, no Producción y Mantenimiento.
en el área de mantenimiento y
mantenimiento para cada
programa esporadicamente y
de falla de equipos criticos.
internacionales y un control de para confiabilidad, planeación, eficientemente . Existiendo una
manuales. Se posee consumido. No existe programa "3-4"
metas compartidas. justificada y con posibilidades Las intervenciones son maquina usado siempre para Permitiendo la eficiencia de los herramientas suficientes para de educación , con
se informa a producción. se tiene el control por linesa entradas y salidas con informe programación y coordinación. baja rotación de personal
de crecimiento. preparadas con anticipación. programar intervenciones. recursos destinados para esos las intervenciones. Existe lugar transferencia de conocimiento.
respecto a los costos. frecuente de unidades Máximo un 9%.
equipos. destinado para hacer
utilizadas en un solo almacén.
reparaciones.

La planeación se da tratando Se posee inventario incompleto


Se tiene estructura definida, el las operaciones de Se programan algunas Se conoce la cantidad de
Existe un registro histórico para de seguir modelos reconocidos Existe un control de máximos y inferior al 60%, no existe un
Metas e indicadores comunes personal ve el salto a Mantenimiento, se realiza un actividades mayores. Existen roles con personal propio y contratado, La capacitación se realiza a
las intervenciones correctivas y Existe un seguimiento de pero sin haber sido mínimos, con catalogación de sistema de documentación. Se
para operación y producción como un ascenso. reporte o informe de Reconociendo actividades y responsabilidades compartidas pero se desconoce la relacion solicitud de los empleados, y
Entendimiento mantenimiento a Nivel de Además se reconoce a ejecución.Los repuestos, los
planeadas pero no se realizan costos de mantenimiento
responsables. Existen tiempos
documentado el procedimiento. fabricantes e informes por
para confiabilidad, planeación, operaciones/mantenimiento. La
posee herramientas básicas
se libera presupuesto. No hay
"2-3"
análisis profundos para mejorar usado ajustar presupuestos. Ayudando a mejorar el control, áreas. Verifivcando niveles de suficientes. Existe lugar
Gerencia mantenimineto como un socio artículos y/o insumos usados aproximados y costos programación y coordinación. rotación es superior al 9% e transferencia de conocimiento.
la disponibilidad. sobre la mayoria de los reorden. destinado para hacer
costoso. son registrados. tentativos. inferior al 11%.
recursos. reparaciones.

Se cuenta con fichas técnica


Existe un programa de Se tienen algunos planes de Se asigna personal, Se conoce la cantidad de de los equipos importantes, no La capacitación se da
Se tiene estructura definida, Existe un documento donde se Existen multiples almacenes No existen roles definidos y las
Existen algunas reuniones mantenimiento preventivo pero Existe un registro histórico para actividades pero no se detallan herramienta y materiales personal propio, pero se existe un sistema de apoyandose en proveedores de
pero el personal ve el salto a registra esporadicamente los "controlados" por diferentes responsabilidades son
informales. no corre según lo esperado. Se las intervenciones correctivas y los elementos requeridos. El basados en calculos de desconoce la relacion documentación. Se posee productos y servicios para
Conciencia Mantenimiento y producción
producción como un ascenso.
informa a producción planeadas pero no es
costos. Se realiza revision de
tiempo para los trabajos disponibilidad de estos. La
personas o áreas. Sin compartidas entre el personal
operaciones/mantenimiento. La herramientas básicas cumplir indicador. Sin una
"1 -2"
Además se reconoce a informes suministrados por consolidación y seguimiento administrativo de
con metas diferentes informalmente. Los repuestos confiable. siempre es el que los tecnicos planeación se da por demanda rotación es superior al 11% e insuficientes. Existe un lugar matriz de conocimientos
mantenimineto como un gasto. otras areas. cointinuo. mantenimineto.
no son suficientes. se tomen. de solicitudes. inferior al 18%. inadecuado para hacer definida.
reparaciones.

No hay una comunicación Noexiste una oficina técnica


No se tiene estructura definida, No sabe qué máquinas son No se registran los costos Los trabajos se programan en No existen roles ni
fluida. que haga parte de Los repuestos se solicitan a No se conoce ela relacion entre No existe inventario de
ni plan de educación ni plan de estratégicas para la referidos a los trabajos de el momento en que se presenta responsabilidades definidos ni No existe presupuesto para
Las intervenciones se realizan Mantenimiento. Ni existe No existe planeación de necesidad de las operaciones y mantenimiento. equipos, la herramienta es
Inocencia sin consulta entre M y P
ascensos definida. Además se
alguna preparación para las
Producción. La disponibilidad mantenimiento en un la solicitud o la oportunidad. No
mantenimiento. intervenciones planeadas o de
documentados para el personal
La rotación supera el 18% insuficiente y el taller es
capacitación. Ni plan de 0-1
reconoce a mantenimineto no cuenta con registro documento que pueda ser se sabe cuanto van a costar los administrativo de entrenamiento.
Los Operarios No intervienen el intervenciones o actividades de emergencia. anual. pequeño e insuficiente.
como un gasto. histórico. analizado por mantenimiento. trabajos. mantenimineto.
equipo rutina.

Mi empresa
126 Empresas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


01. Relación
02. Percepción Aspectos Cualitativos
comunes para
(Matriz de la Excelencia)
Metas e indicadores
03. Percepción 04. 06. Métodos y
07. Planeación de
08. Manejo y
09. Actividades y 10. Manejo de
11. Gestión y
12. Capacitación
Area de Jerarquías 05. Costos de las actividades Roles del equipo recursos y entrenamiento
Mantenimiento y de Disponibilidad de preparación de gestión de manejo de
calificación
Producción
Superiores de
Mantenimiento
Entendimiento operación y
Mantenimiento equipos
mantenimiento
trabajos
de
mantenimiento
inventarios
de humanos en
Mantenimiento mantenimiento
recursos físicos
en
mantenimiento

Existen reuniones
mantenimiento a Nivel
Velocidad en la Perfecto balance entre
Plan Maestro de
Mantenimiento con reportes
Logro de buenos indicadores
de desempeño de seguridad Compromiso de los
formales para
programar actividades
Equipos en perfecto estado
de limpieza, sin fugas ni
Utiliza adecuadamente un
ERP/EAM. Posee y utiliza
de 01.
Gerencia
Utiliza equipos de trabajo
Relación
implementación de actividades de
herramientas de confiabilidad mantenimiento centralizadas
periódicos, medición
sistemática y uso de KPI's.
Costos del ciclo de vida del
activo. Medición del ROI,
en Mantenimiento. Todo el Alianzas de largo plazo con contratistas con las metas
Optimización de intervalos
entre paradas de planta,
Excelencia de ambas partes para Area de
defectos. Utilización de las SOP's. Planeación en el
autónomos autodirigidos.
Excelente clima
(RCM) con el fin de mejorar / descentralizadas, Optima Benchmarking. Alto EVA. Medición / evaluación
personal con actitud
proactiva hacia la seguridad
proveedores de material,
inventario optimo.
planeadas. Adopción de
contratos de largo plazo,
costos. Calidad y

intervenir los equipos


5S's. Buen aspecto general
visual
largo, mediano y corto plazo.
Programa con producción.
organizacional.
Mantenimiento y
contínuamente la estrategia cantidad de personas y
de mantenimiento (electrico / relación personal directo /
compromiso del personal de
mantenimiento con las metas
de costo por actividad /
riesgo
y conservación del medio Benchmarking. incluyendo el suministro de
productividad de los
contratos.
en conjunto calificación mecanico / instrumentacion) indirecto establecidas. Buenas
comunicaciones internas
ambiente, incluyendo todos
los contratistas.
materiales.

Producción
Gerenciamiento de
problemas recurrentes Involucramiento de
Uso de KPI's como
herramienta de Gerencia de
Producción y CMMS integrado con (RCA). Uso de tecnologías operaciones en el primer Mantenimiento (Metas, Análisis de riesgo para cada
Mantenimiento Equipos limpios y funcionado
materiales, planeación de
mediano y corto plazo y
Personas con Existen algunas
actualizadas de inspección
multihabilidades, equipos de de equipos, Integridad
nivel de mantenimiento. delegación, etc..).
Estrategia de mantenimiento "Administración visual" -
Control de costos por
unidades de producción.
trabajo. Actitudes positivas
hacia la seguridad, el aseo y
Estandarización, Reducción
Implementación de contratos
basados en desempeño.
Optimización del tiempo de
parada (Paradas de planta y
Competencia trabajando en equipo bien. Se conocen y aplican (Sistemas). Se tiene en de inventarios, Sistemas de Aplicación de estandares de overhauls). Adopciones de
con metas los estandares de área
programación semanal.
Control, de la carga de
trabajo. Buen clima
organizacional. reuniones
Existen informales.
mecánica (RBI) y monitoreo
reuniones
de condiciones -
& herramientas de ingeniería -Tendencia de desempeño /
centralizadas. Adecuado Comunicaciones.
cuenta costos de no
producción.
la limpieza. Procedimientos
de inducción y control a
calificación de proveedores seguridad / capacitación del
personal contratista
contratos basados en
desempeño.
compartidas. trabajo. aproximación proactiva a número de niveles Compromiso del personal de visitantes.

Conciencia Mantenimiento
formales para y
estandares internacionales.
Programas de pintura.
Sistema de calificación de
jerárquicos mantenimiento con las metas
establecidas.

Metas e indicadores
producciónactividades
programar con metas
criticidad de equipos bien
definido. Pérdidas de
Delegación del presupuesto / Uso regular y adecuado del

comunes para Equipos funcionando


Excelencia Utiliza adecuadamente el
Equipos de trabajo
diferentes
de
producción y costos de
ambas partes para
Estructura de mantenimiento
diseñada de acuerdo a la Plan Maestro de
comunicación dentro del
departamento de
equipo de protección
personal (EPP). Análisis de
Recomendaciones de
parámetros de stock, Evaluación sistemática de
Planeación de largo plazo /
macro planeación de

2,20
correctamente, ligeramante CMMS y el sistema de mantenimiento como
Entendimiento operación y sucios. Existen estandares órdenes de trabajo,
multidisciplinarios. Saludable
parámetros para selección
estructura operacional de la Mantenimento a todos los Mantenimiento. Consistencia causa a raíz de accidentes e adminimistración de stock contratistas, certificación de paradas de planta. Personal
mantenimiento a Nivel Clima organizacional planta. Definición de equipos. Medición de KPI's. de los indicadores de costos incidentes / tratamiento. outs.Buenas condiciones de calidad dedicado a la administración
de area Programación semanal de "malos actores".
de Gerencia intervenir los equipos Cumplimiento de la
confiabilidad / Mantenibilidad
responsabilidades y tareas comparados con diferentes
fuentes de información
Sistema de calificación de
permisos de trabajo.
almacenamiento de una parada de planta

en conjunto de la planta

Existen algunas 3,05No hay una Desbalance entre


Control de costos de 3,00 Hay una política de
Equipos funcionando con Existe un CMMS, pero no se Involucramiento de la mantenimiento a nivel de Existen politicas escritas de

Conciencia
reuniones informales.
Mantenimiento y
algunos defectos. Areas
aparentemente en orden, No
comunicación fluida.
abre orden de trabajo a
todas las actividades de
Equipos de trabajo por
disciplinas. Algunas quejas
operación en la definición de
la estrategia de
actividades de Plan de mantenimiento a
mantenimiento centralizadas equipos principales. Algunos
equipos. Presupuesto e
Indicadores de costo por
Seguridad y Medo ambiente,
pero no son conocidas y/o
inventario. Existencia de un Existe una politica de
Stock de repuestos, contratación integrada con
Programación y planeación
de paradas de planta
producción con metas de personal / descentralizadas. Algunas KPI's. codificados y debidamente los planes de mantenimiento.

diferentes
existen estandares de area
Las intervenciones
mantenimiento 2,43se mantenimiento
responsabilidades sin definir
equipo. Responsabilidad en
el control de costos.
practicadas por el personal
identificados.
2,20 2,23
Inocencia Producción
realizan sinyconsulta 2,00 1,95
No hay una
comunicación fluida.
Mantenimiento
entre M y P Muchas personas en 1,58
Las intervenciones se 1,45Competencia
Equipos sucios, con fugas y
trabajando en equipo
Trabajo por disciplinas.
Planes de inspección a mantenimiento. Turnos de 24 Cumplimiento del No existen políticas de No existen políticas de
Inocencia realizan sin consulta
desaseo
1,07
defectos. Existe desorden y Los Operarios
1,06
órdenes de trabajo No
No existe un sistema de Existencia de un Sindicato
obrero fuerte. Quejas
equipos estacionarios
estructuras de acero
horas y fin de semana. Alta
relación personal directo /
Reacciona a fallas.
1,05
Preventivo básico
presupuesto general de
Mantenimiento
Seguridad y Medio ambiente adquisición, control de
escritas inventarios
No existe una política de
contratación escrita
No se planean ni programan
entre M y P
Los Operarios No con metas el equipo
intervienen
frecuentes
indirecto

intervienen el equipo
compartidas.
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Calificación de la Gestión de
Mantenimiento
Inocencia Conciencia Entendimiento Competencia Excelencia

Inocencia: Significa un nivel de desconocimiento, donde no hay idea de las


0 - 0,9 implicaciones, las características o los criterios de las “Mejores prácticas”.

Conciencia: Significa un nivel donde son conocidas las características y


1 - 1,9 los resultados benéficos de la implementación de las “Mejores prácticas”

Entendimiento: Representa un nivel donde las características y criterios de


2 - 2,9 “Mejores prácticas” son entendidas y son obtenidos algunos beneficios de la
fase inicial de implementación.

Competencia: Significa que son bien entendidos los criterios,


características y beneficios ya implementados en la compañía con un
3 - 3,9 buen control de las “Mejores prácticas” en proceso de extenderlas a toda
la organización.
Excelencia: El nivel de competencia en las “Mejores prácticas” es
4 – 5,0 comparable con las compañías de Clase Mundial y cuantificable con
beneficios auditados como resultado de la aplicación de estas prácticas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Método de Encuesta
Utiliza un cuestionario para entrevistar a diferentes personas
de mantenimiento, operación, materiales el cual es calificado
según las respuestas obtenidas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Flash Audit o auditoría rápida
Es una metodología Inglesa, el cual consiste en aplicar un
cuestionario a funcionarios de la empresa así:
Mantenimiento, producción, grupo gerencial de los dos
departamentos

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Método de auditoria: FLASH AUDIT
Herramienta inglesa para Auditar la Gestión de un
departamento de mantenimiento de manera rápida, integral y
detallada.

• 12 temas fundamentales

• 39 subtemas

• 386 Preguntas cerradas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar
Tópico
01. Relación Mantenimiento y Producción
02. Percepción Jerarquías Superiores de Mantenimiento
03. Percepción de Mantenimiento
04. Disponibilidad de equipos
05. Costos de Mantenimiento
06. Métodos y preparación de trabajos
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento
08. Manejo y gestión de inventarios
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento
11. Gestión y manejo de recursos físicos
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
01. Relación Mantenimiento y Producción
Comunicación y relaciones
Métodos de intervención
Percepción del mantenimiento preventivo (nivel de mantenimiento)
Percepción de la función de mantenimiento por producción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
02. Percepción Jerarquías Superiores de Mantenimiento
Comunicación y relaciones
Métodos de intervención
Percepción del mantenimiento preventivo
Percepción de la función de mantenimiento por producción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
03. Percepción de Mantenimiento
Importancia dada a la organización
Importancia dada a la entrada y análisis de datos
Mantenimiento Preventivo

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
04. Disponibilidad de equipos
Registro, récord histórico
Análisis de datos e información

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
05. Costos de Mantenimiento
Datos históricos relativos a los costos de mantenimiento
Análisis del sistema actual

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
06. Métodos y preparación de trabajos
Preparación del trabajo
Historia cronológica de las intervenciones
Análisis del sistema actual
Trabajos de mejora
Mantenimiento preventivo
Repuestos
Documentación técnica

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento
Programación de trabajo
Trabajos programados y ejecución

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
08. Manejo y gestión de inventarios
Catálogo de repuestos
Registro de retiro y destino de los repuestos
Lista de repuestos
Administración/manejo de repuestos
Compras y abastecimiento de inventarios o stock

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento
Mantenimiento
Seguridad

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento
Relación o proporción de la mano de obra
Mano de obra en mantenimiento
Relación o proporción del trabajo programado y mano de obra en mantenimiento
Motivación y productividad del personal

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
11. Gestión y manejo de recursos físicos
Documentación Técnica
Herramientas y equipos
Infraestructura

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Tópicos susceptibles de auditar

Tópico
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento
Importancia del entrenamiento

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Personal Involucrado
• Dirección de operaciones • Gerente de tintos y aromáticas

• Director gestión económica • Ing mantenimiento eléctrico

• Gerencia de mantenimiento • Ing mantenimiento mecánico

• Gerencia de producción • Jefe de instrumentación y control

• Gerencia de salud ocupacional • Jefe de turno

• Gerencia de gestión ambiental • Servicios administrativos

• Gerencia de servicio técnicos • Supervisor de producción

• Gerente de operaciones • Supervisor mecánico

• Gerente de paradas de planta • Supervisor operaciones

• Gerente de recursos humanos

• Gerente financiero

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Actividades preliminares
• Definición de objetivos

• Definición de alcances

• Selección del equipo de auditoría (equipo de evaluadores de


dos o más personas, uno de los cuales será el líder del equipo)

• Asignación de recursos necesarios

• Selección de lugares y actividades a auditar

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Plan de Auditoría

Anual Objetivos
Tópicos

Alcance

Plan de
Asignación
Auditoría
de Lugares
recursos

Duración Fechas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Plan de Auditoría
Tópico
01. Relación Mantenimiento y Producción X Tópicos
02. Percepción Jerarquías Superiores de
Mantenimiento
Objetivos
03. Percepción de Mantenimiento X
04. Disponibilidad de equipos X
05. Costos de Mantenimiento X
06. Métodos y preparación de trabajos Plan de
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento Asignación
Auditoría
de
08. Manejo y gestión de inventarios recursos
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento X
11. Gestión y manejo de recursos físicos
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento X Duración F

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Plan de Auditoría
Tópicos

Objetivos Alcance

Plan de
Asignación
Auditoría
de Lugares
recursos

Duración Fechas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Plan de Auditoría

Tópicos

Objetivos Alcance

Plan de
Noviembre Asignación
Auditoría
de Lugares
recursos

Duración Fechas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Plan de Auditoría
Recursos
Tópicos • Físicos y tecnológicos asociados al proceso
productivo
• Humanos; aptos, capacitados, con experiencia
Objetivos • Líneas
Alcancede responsabilidad definidas y evaluables
• Sistema de información
• Métodos y procedimientos
• Recursos financieros

Plan de
Asignación
Auditoría
de Lugares
recursos

Duración Fechas

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Ejecución

Aplicación de
método y obtención
de evidencias

Interpretación y
presentación de
resultados
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Ejecución
1. Identificar: causas de bajo rendimiento, población
objetivo de procesos aguas abajo y aguas arriba

2. Recopilar: evidencias que sustenten hallazgos y


recomendaciones

3. Determinar: deficiencias y realizar recomendaciones

4. Verificar: pertinencia de recomendaciones, cumplimiento


de funciones según planeado y programado

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


• Análisis de resultados de la Auditoría

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Benchmark

Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.


Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Benchmark

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
Benchmark

ASPECTO Promedio C. Var.


01. Relación Mantenimiento y Producción 68,34% 20,33%
02. Percepción Jerarquías Superiores de Mantenimiento 72,42% 20,47%
03. Percepción de Mantenimiento 70,69% 27,09%
04. Disponibilidad de equipos 64,21% 39,14%
05. Costos de Mantenimiento 55,10% 46,57%
06. Métodos y preparación de trabajos 62,62% 29,52%
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento 65,83% 31,14%
08. Manejo y gestión de inventarios 62,55% 32,86%
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento 74,14% 21,86%
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento 74,31% 19,48%
11. Gestión y manejo de recursos físicos 69,68% 27,11%
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento 61,88% 38,43%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


05. Costos de Mantenimiento
C. Var.
46,57%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
05. Costos de Mantenimiento
C. Var.
46,57%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
05. Costos de Mantenimiento
C. Var.
46,57%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
06. Métodos y preparación de trabajos
C. Var.
29,52%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
12. Capacitación y entrenamiento en
Mantenimiento
C. Var.
38,43%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
12. Capacitación y entrenamiento en
Mantenimiento
C. Var.
38,43%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
12. Capacitación y entrenamiento en
Mantenimiento
C. Var.
38,43%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
12. Capacitación y entrenamiento en
Mantenimiento C. Var.
38,43%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente: Estado del Mantenimiento en Colombia. ACIEM Cundinamarca 2015.
Benchmark ROA

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente de Datos: http://csimarket.com/ Descarga 21-09-2015
Benchmark ROA

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente de Datos: http://csimarket.com/ Descarga 21-09-2015
Benchmark ROA

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Fuente de Datos: http://csimarket.com/ Descarga 21-09-2015
Brechas y oportunidades
Objetivo = Tópico

98% Realidad Ideal

Otros . Competencia
Necesidad / Deseo
Oportunidad
Tópico

Realidad
90%
deseada
(Estándar)

Problema

Realidad no
deseada
Tiempo
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Nuestras Oportunidades
ASPECTO Promedio C. Var.
01. Relación Mantenimiento y Producción 68,34% 20,33%
02. Percepción Jerarquías Superiores de Mantenimiento 72,42% 20,47%
03. Percepción de Mantenimiento 70,69% 27,09%
04. Disponibilidad de equipos 64,21% 39,14%
05. Costos de Mantenimiento 55,10% 46,57%
06. Métodos y preparación de trabajos 62,62% 29,52%
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento 65,83% 31,14%
08. Manejo y gestión de inventarios 62,55% 32,86%
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento 74,14% 21,86%
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento 74,31% 19,48%
11. Gestión y manejo de recursos físicos 69,68% 27,11%
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento 61,88% 38,43%
Fuente:
http://flashaudit.mantonline.com/
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Validación de oportunidades

ASPECTO Promedio C. Var.


01. Relación Mantenimiento y Producción 68,34% 20,33%
02. Percepción Jerarquías Superiores de Mantenimiento 72,42% 20,47%
03. Percepción de Mantenimiento 70,69% 27,09%
04. Disponibilidad de equipos 64,21% 39,14%
05. Costos de Mantenimiento 55,10% 46,57%
06. Métodos y preparación de trabajos 62,62% 29,52%
07. Planeación de las actividades de Mantenimiento 65,83% 31,14%
08. Manejo y gestión de inventarios 62,55% 32,86%
09. Actividades y Roles del equipo de Mantenimiento 74,14% 21,86%
10. Manejo de recursos humanos en Mantenimiento 74,31% 19,48%
11. Gestión y manejo de recursos físicos 69,68% 27,11%
12. Capacitación y entrenamiento en Mantenimiento 61,88% 38,43%

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Validación de oportunidades
Tasa Interna de Retorno – TIR

Es la tasa de interés por medio de la cual se recupera la


inversión.

La Tasa Interna de Retorno TIR es el tipo de descuento que hace el VAN


(VPN) igual a cero.

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Validación de oportunidades

TIR: i*
= >
Indiferente Atractivo

<
No Atractivo

INTERÉS DE OPORTUNIDAD (i* = TRMA)


Rentabilidad obtenida normalmente por cada
inversionista en las alternativas de inversión
que continuamente se le presentan. Cada
alternativa nueva en estudio será atractiva en
la medida que supere en términos de
beneficios a las alternativas normales de
cada inversionista.
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Validación de oportunidades

Viabilidad (Técnico - económica)


Oportunidad (Hoy, Mañana)
Relevancia (Minimice el Riesgo,
máximo beneficio)

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


http://www.tiemposfuturos.es/Imagenes/Maquina_del_Tiempo.jpg
Algunos elementos diferenciadores
• Adecuada estructura organizacional.
• Bajo nivel de ausentismo.
• Buen control de inventarios.
• Buen sistema de comunicación.
• Buena atención a (de) otras áreas.
• Estrategias de promoción (marketing del área) eficaces.
• Gerentes de mantenimiento capacitado y con experiencia.
• Imagen positiva ante las otras áreas.
• Ingenieros certificados.
• Materia prima de buena calidad.
• Objetivos claros y mensurables.
• Prioridad al trabajo en equipo.
• Proveedores competentes.
• Suficiente capital de trabajo (presupuesto).
• Trabajadores identificados con la empresa.
• Trabajadores capacitados y con experiencia.

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


¿Qué es un informe de auditoría?

Documento formal donde auditoría interna resume su trabajo


e informa de sus conclusiones y recomendaciones

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Proceso
• ¿Qué está mal?

• La divulgación de los resultados y procesos involucrados en llegar a esa conclusión.

• ¿Por qué es malo?

• Descripción de los resultados: el análisis de la causa raíz.

• ¿Cómo corregirlo?

• Recomendaciones y sugerencias.

• ¿Qué se hará?

• Puntos de vista y comentarios del auditado.

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Etapas de la escritura de informe
• Identificación de los resultados de la auditoría

• Preparación del primer proyecto de informe

• Las discusiones proyecto

• Reporte final

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Marco para un informe de auditoría
I. Introducción (Premisa) - Explicar la importancia de la
observación

II. Contenido (Cuerpo) - Simplificar los hechos, ser


específico. Explicar la relación entre la causa y el efecto

III. Recomendación (Revisión) - Un resumen de su premisa


y su llamado a la acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Contenido de un informe de auditoría
típico
• Observaciones

• Criterios

• Condición

• Causa

• Efecto

• Recomendaciones

• Plan de acción
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa Interior: políticas y procedimientos de la


compañía
Externo: mandatos legales /
• Efecto reglamentarios
Mejor Práctica: Expectativas en la
empresa / industria y la investigación
• Recomendaciones general sobre la mejor manera de hacer
las cosas.

• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa • Vista desde la cima – Generalidades


• Condiciones que se agrupan basándose
• Efecto en los aspectos comunes
• Registros individuales y detalle

• Recomendaciones

• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa • ¿Porqué?
Hasta la causa raíz
• Efecto

• Recomendaciones

• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa • ¿Porqué?
Hasta la causa raíz
• Efecto

• Recomendaciones

• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa

• Efecto y consecuencia
• Qué sucede o está sucediendo
• Recomendaciones Una descripción
• Qué tan grave es
• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa • Qué podría hacerse


Descripción objetiva
• Efecto

• Recomendaciones

• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Observación
Componentes
• Marco (Contra que nos estamos midiendo)

• Condición

• Causa • Qué
• Cuando

• Efecto •
Quien
Con qué
• Resultado esperado
• Recomendaciones • Cuanto

• Planes de acción

Auditorías de la Gestión de Mantenimiento


Cuente una Historia
Que caracteriza una buena historia:

• Pasión: Lo que nos gusta

• Un Héroe: Quien llega al rescate

• Antagonista: Lo que se derrota con el héroe

• Inspiración: Salida Genial

• Transformación: Lo que sigue


Auditorías de la Gestión de Mantenimiento
Juan Carlos Orrego Barrera - PGAM
IM – Especialista – Msc.
servicio@mantonline.com
revista@mantenimientoenlatinoamerica.com
www.mantonline.com
www.mantenimientoenlatinoamerica.com
Auditorías de la Gestión de Mantenimiento

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