Saces Manual Usuario Ens: Radicación DE Procesos DE Renovación

SACES
MANUAL USUARIO ENS

RADICACIÓN DE PROCESOS DE RENOVACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN

SUPERIOR
2018
Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
CONTROL DE VERSIONES
Revisado Aprobado
Fecha Versión Comentarios Elaborado Por
por por
20/06/2017 1.0 Creación del documento Willber Torres Eduardo
Alarcón
12/02/2018 2.0 Modificación de documento Willber Torres Eduardo Andrea
Alarcón Silva -
Ana María
Arango

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co 1
TABLA DE CONTENIDO
SISTEMA DE INFORMACIÓN ........................................................................................................ 4

Qué compone el sistema.................................................................................................................. 4
Ingresar al sistema ........................................................................................................................... 8
Glosario ........................................................................................................................................... 8
GENERALIDADES ........................................................................................................................... 8
Manejo de roles ............................................................................................................................... 8
REGISTRO DE INFORMACIÓN PROGRAMAS PRESENCIALES .............................................. 9
Ingreso al proceso de Renovación ................................................................................................... 9
Ingreso Información del programa y de la institución .................................................................. 11
Ingreso Información Datos Institución .......................................................................................... 13
Ingreso Información Pertinencia del Programa y Espacios de Proyección Social ........................ 15
Ingreso Información Aspectos Curriculares .................................................................................. 16
Ingreso Información Innovación e Investigación .......................................................................... 18
Ingreso Información Personal Docente y Directivos .................................................................... 18
Ingreso Información Infraestructura y Medios Educativos ........................................................... 20
Ingreso Información Autoevaluación y Seguimiento a Egresados................................................ 22
Ingreso Información Práctica Docente .......................................................................................... 23
Ingreso Información Modalidades de Atención Educativa ........................................................... 24
Ingreso Información Estructura Administrativa ............................................................................ 25
Ingreso Información Datos Adjuntos ............................................................................................ 26
Finalización de la Renovación ...................................................................................................... 27
REGISTRO DE INFORMACIÓN PROGRAMAS A DISTANCIA ................................................ 27
Ingreso al proceso de Renovación ................................................................................................. 27
Ingreso Información del programa y de la institución .................................................................. 29
Ingreso Información Datos Institución .......................................................................................... 31
Ingreso Información Aspectos Curriculares .................................................................................. 33
Ingreso Información Diseño, Planeación y Ejecución .................................................................. 35
Ingreso Información Estrategia de Inducción de Profesores, Tutores y Estudiantes .................... 36
Ingreso Información Recursos e Información ............................................................................... 37
Ingreso Información Infraestructura.............................................................................................. 38

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Personal Docente ......................................................................................... 40
Ingreso Información Prácticas Docentes y su Tutoria................................................................... 42
Ingreso Información Materiales Propios del Programa ................................................................. 43
Ingreso Información Recursos y Estrategias Didácticas ............................................................... 43
Ingreso Información Datos Adjuntos ............................................................................................ 44
Finalización de la Radicación ....................................................................................................... 45

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior - SACES, es la

herramienta establecida por el Ministerio de Educación Nacional para el registro, trámite y
seguimiento a las diferentes solicitudes presentadas por las instituciones de Educación
Superior y las Escuelas Normales Superiores, para los procesos de Registro Calificado y
autorización de programas de formación complementaria. En este documento se va a
especificar el proceso para que las Escuelas Normales Superiores realicen el diligenciamiento
de la información requerida para la renovación de los Programas de Formación
Complementaria.
Qué compone el sistema
Dentro del sistema SACES, el proceso para recolectar los datos para la renovación de los
PFC está compuesto por los siguientes formularios:
PARTE I
Datos del programa y la institución
• Denominación académica: Es la sección de información donde se registran los datos

relevantes del Programa de Formación Complementaria.
• Datos institución: Es la sección de información donde se registran los datos relevantes
de la escuela normal superior.
Dado que estos procesos se están creando con estas solicitudes en el sistema SACES, es
importante que estos registros sean editados y guardados con la información actualizada para
cada una de las dos primeras pestañas.
PARTE II
Condiciones de calidad establecidas en el Decreto 4790 de 2008, de acuerdo con la modalidad

del programa (Presencial o A distancia)
PRESENCIAL
Pertinencia del programa y espacios de proyección social:
En esta pestaña se vinculan las condiciones de calidad 1 Y 4, PERTINENCIA DEL

PROGRAMA y ESPACIOS DE PROYECCIÓN SOCIAL respectivamente.
Aspectos curriculares:
En esta pestaña se pide la información correspondiente a las condiciones 2 y 11 del decreto:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
• Propuesta curricular y plan de estudios acordes al proyecto educativo institucional
en concordancia con las necesidades de formación de un maestro que atiende
preescolar y básica primaria, y que permitan garantizar el logro de los objetivos y
metas para la obtención del título de normalista superior.
• Contenidos del plan de estudios y prácticas pedagógicas relacionadas con los temas
de enseñanza obligatoria en la educación preescolar y básica primaria.
Innovación e Investigación:
En esta pestaña se desarrolla la condición 3. Innovaciones en el campo educativo que
fomenten el desarrollo del pensamiento crítico investigativo
Personal Docente y Directivo:

Con base en lo exigido en la condición de calidad 5. Personal docente y directivo docente
que garantice el cumplimiento de los objetivos de la formación complementaria, se detalla
en esta tanto el personal que soporta el programa, como el personal directivo y los criterios
que aplican a este personal, en cuanto a Capacitación, formación, ingreso, permanencia y
promoción.
Infraestructura y medios educativos:
Se desarrollan en esta pestaña, las condiciones de calidad 6 y 7
• Medios educativos y mediaciones pedagógicas que faciliten el aprendizaje

• Infraestructura y dotación para la formación integral de los estudiantes, acordes con
la estrategia pedagógica y el contexto
Autoevaluación y seguimiento a egresados:
Se registra aquí la información correspondiente a las condiciones de calidad 8 y 9
• Autoevaluación en coherencia con el plan de mejoramiento.

• Plan de seguimiento a egresados.
Práctica docente:
Condición de calidad número 10 Prácticas docentes en el proceso de formación

complementaria.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Modalidades de atención educativa:
Condición de calidad número 12
Estructura administrativa:
Desarrollar la condición de calidad número 13 Estructura administrativa que garantice un

manejo adecuado de los recursos financieros para el programa de formación complementaria.
• Documentos adjuntos: Es la sección donde se adjuntan y cargan los documentos que

son el soporte de la solicitud.
DISTANCIA
Aspectos curriculares:
Desarrollo de las condiciones de calidad 1 y 2
• Una estructura curricular t1exible guiada por un modelo pedagógico pertinente con
la formación a distancia.
• Contenidos del programa de formación complementaria en diversos métodos y
formatos.
Diseño, planeación y ejecución:
Desarrollo de las condiciones de calidad 3 y 5.
Procesos de diseño, planeación y ejecución del programa y de los ambientes de trabajo

académico.
• Uso efectivo de mediaciones pedagógicas y de formas de interacción apropiadas

acordes con el modelo pedagógico definido.
Estrategias de inducción de profesores, tutores y estudiantes:
• Estrategias de inducción de profesores, tutores y estudiantes.

• Estrategias de seguimiento, tutoría y evaluación de los estudiantes.
Recursos e información:
Recursos y estrategias propios de la metodología a distancia.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Acceso a recursos e información, interactividad y servicios de apoyo para los docentes y
estudiantes.
Infraestructura – Personal docente:
Las pestañas 7 y 8 si bien es cierto no están expresamente definidas como condiciones de

calidad en la modalidad a distancia, se deben registrar la infraestructura disponible para el
desarrollo del programa en la pestaña 7 y el detalle del personal docente que soporta el
programa en la pestaña 8, incluyendo los criterios aplicables a este personal.
Prácticas docentes y su tutoría:
Desarrollo de la condición de calidad 9. Condiciones adecuadas para garantizar el

desarrollo de las prácticas docentes y su tutoría.
Materiales propios del programa:
Desarrollo de la condición de calidad 10. Mecanismos para la producción, distribución,

evaluación y edición de los materiales propios del programa.
Recursos y estrategias didácticas:
Desarrollo de la condición de calidad 11. Recursos y estrategias didácticas que aprovechen

de manera óptima las posibilidades de interacción, comunicación sincrónica y asincrónica.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingresar al sistema
a través de la url: www.mineducacion.gov.co/saces se ingresa al sistema Una vez se

encuentre en la página de SACES, ingrese el usuario y la contraseña proporcionado por el
Ministerio en la parte superior derecha de la pantalla:
Glosario
• Escuela Normal Superior –ENS- es una institución educativa de carácter estatal o

privado, que forma profesionales de la educación para desempeñarse en la prestación
del servicio educativo en el nivel de preescolar y el ciclo de educación básica
primaria.
• Programa de Formación Complementaria PFC: Es el espacio de formación que ofrece
la Escuela Normal Superior, posteriores al grado undécimo de la educación media,
en el cual se forman los(as) maestros para la educación preescolar y básica primaria,
en un contexto claramente definido en el Proyecto Educativo Institucional, con los
principios pedagógicos de educabilidad, enseñabilidad, pedagogía y los contextos.
GENERALIDADES
Manejo de roles
El rol concerniente al presente documento corresponde al usuario institucional de la Escuela

Normal Superior, quien ingresará la información para realizar la solicitud de renovación del
Programa de Formación Complementario.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
REGISTRO DE INFORMACIÓN PROGRAMAS PRESENCIALES
Ingreso al proceso de Renovación
Una vez la Escuela Normal Superior se haya autenticado en el sistema, deberá dar clic en la
parte superior izquierda en el módulo Procesos ENS, y la opción Renovación.
Posteriormente se debe dar clic en radicar nuevo proceso

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
El sistema en una ventana emergente muestra el programa que va a ser objeto de la
solicitud
Debe marcar el programa en el check de seleccionar y dar clic en guardar
El sistema le genera un mensaje de confirmación con el código de radicación que le fue

asignado a su solicitud. Este código de proceso identifica la solicitud en el sistema y debe
ser utilizado para cualquier consulta que requiera o complementación que se le solicite.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información del programa y de la institución
Las dos primeras pestañas se utilizan para registrar y/o actualizar la información general del
programa en la primera y de la institución en la segunda. Es muy importante el correcto
diligenciamiento de estos formularios, pues con estos datos se completará la información de
la base de datos.
La metodología por defecto aparece presencial. Si su programa es a distancia, debe cambiar

el dato utilizando el desplegable que el sistema le presenta.
Al cambiar y guardar la metodología, se ajusta el contenido con las condiciones de calidad

para la metodología a distancia, por esa razón el sistema le presenta un mensaje de
advertencia al intentar hacer el cambio.
Posteriormente se selecciona la norma interna de creación utilizando la lista desplegable

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingrese el número de la norma interna de creación del programa, utilizando el campo
dispuesto para tal fin, adicionalmente se debe ingresar la fecha usando el calendario en el
cual se puede seleccionar el año, el mes y el día.
A continuación, se ingresa la duración estimada del programa en semestres o años .

Adicionalmente se selecciona la periodicidad de la admisión con la lista desplegable, por
último, ingresar las observaciones, si así se requiere, en el campo dispuesto para este fin y
dar clic en el botón de guardar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Datos Institución
A continuación, se actualizan los datos de la institución, para lo cual se da clic en el link de

la parte derecha el cual despliega el formulario para ingresar la información.
Se deben ingresar los campos de información de los datos de la institución, teniendo especial
atención en los campos obligatorios que se encuentran marcados con un asterisco (*).
Ingrese la información de resolución de acreditación y de autorización, si se cuenta con esta

información. Adicionalmente, ingresar la fecha de inicio del programa utilizando el
calendario.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingrese la información de los créditos académicos. Si se modifica el dato, la información
anterior aparece a la derecha del campo en color verde.
Ingrese el valor de la matrícula, se selecciona a que está adscrito el programa, se determina

si tiene convenios, se describen las entidades con las cuales se tienen estos convenios y se
guarda el registro dando clic en el botón guardar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
A partir de este punto se empieza el desarrollo de las condiciones de calidad, según lo
establecido en el Decreto 4790 de 2008. Note que en la medida en que la información se haya
completado, el sistema va validando la pestaña que haya diligenciado.
Ingreso Información Pertinencia del Programa y Espacios de Proyección Social
A continuación, se da clic en la opción número 3, a la izquierda de la pantalla, el cual va a

desplegar el formulario para el ingreso de la información correspondiente a las condiciones
de calidad 1 y 4 para programas con metodología presencial
Posteriormente se diligencia el campo concerniente a la pertinencia del programa, la cual

debe incluir las consideraciones de los aspectos a verificar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Luego se ingresa la proyección social que tiene el programa teniendo en cuenta los aspectos
por verificar, en el campo dispuesto para tal fin y se guarda el registro dando clic en el botón
guardar.
Ingreso Información Aspectos Curriculares
Al dar clic en la opción número 4, a la izquierda de la pantalla, se despliega el formulario

para el ingreso de la información correspondiente a las condiciones de calidad 2 y 11.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Luego se diligencia el campo para incluir la propuesta curricular teniendo en cuenta los
aspectos por verificar expuestos en el sistema.
Para culminar esta sección de información, se ingresa la información correspondiente al plan

de estudios teniendo en cuenta los aspectos a verificar en el campo destinado para tal fin y
guardar el registro dando clic en el botón de guardar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Innovación e Investigación

para el ingreso de la información correspondiente a la condición de calidad 3.
Ingreso Información Personal Docente y Directivos
Al dar clic en la opción número 6, a la izquierda de la pantalla, la cual va a desplegar el

formulario para el ingreso de la información correspondiente a la condición de calidad 5.
Dar clic en ”Nuevo personal” y el sistema le muestra en ventana emergente el formulario con
la información que debe ser diligenciada para cada uno de los docentes y personal directivo
que participa en el desarrollo del programa. Llenar los campos y dar clic en “Guardar”.
El sistema construye una tabla con los datos para cada docente. Repetir la acción cuantas
veces sea necesario hasta completar la información requerida.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Posteriormente se ingresan los criterios establecidos por la ENS para su personal docente.
Estos se ingresan dando clic en la sección de Criterios personal académico, dando clic en
nuevo criterio, seleccionando el criterio, describiendo el mismo y dando clic en guardar.
Una vez se hayan ingresado todos los criterios que se trabajan con el personal académico, se
guarda el registro dando clic en el botón guardar al final del formulario.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Infraestructura y Medios Educativos

• Medios educativos y mediaciones pedagógicas que faciliten el aprendizaje.
• Infraestructura y dotación para la formación integral de los estudiantes, acordes con

la estrategia pedagógica y el contexto.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Vincule la infraestructura existente para el desarrollo del programa, dando clic en el botón
de “Nueva infraestructura”, de acuerdo con la información que el sistema despliega para el
efecto.
Si alguna de las tenencias disponibles no coincide con la situación, se selecciona otro, el cual
dispondrá un nuevo campo para describir ese otro tipo de tenencia.
Posteriormente se vinculan los espacios físicos en unidades Se utilizan valores numéricos

enteros para la cantidad de aulas, laboratorios, bibliotecas y demás información que se pide

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
en esta ventana. Para los casos en que no aplique o no se disponga de dicha infraestructura
registrar el valor “0”. No olvide dar clic en el botón “Guardar” .
Por último, se guardan todos los registros de las infraestructuras con las que se cuenta, dando
clic en el botón “Guardar” al final del formulario.
Ingreso Información Autoevaluación y Seguimiento a Egresados

• Autoevaluación en coherencia con el plan de mejoramiento.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
• Plan de seguimiento a egresados.
Diligenciar la información correspondiente al plan de seguimiento a egresados y se da clic

en guardar para continuar el registro.
Ingreso Información Práctica Docente
Al da clic en la opción número 9, a la izquierda de la pantalla, se despliega el formulario para

el ingreso de la información correspondiente a la condición de calidad 10 Prácticas docentes
en el proceso de formación complementaria.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Se debe ingresar la información de los escenarios de práctica definidos para el desarrollo del
programa, registrando uno a uno, dando clic en el botón de nuevo escenario, llenando los
campos requeridos y dando clic en el botón de guardar.
Finalmente se guardan todos los escenarios que se tienen para la práctica docente del
programa, dando clic en el botón guardar al final del formulario
Ingreso Información Modalidades de Atención Educativa
Al dar clic en la opción número 10, se despliega el formulario para el ingreso de la

información correspondiente a la condición de calidad 12 Modalidades de atención educativa
a poblaciones de que trata el Título III de la Ley 115 de 1994, en el plan de estudios de la
formación complementaria.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Una vez se ingrese la información correspondiente, se da clic en guardar para continuar con
el proceso.
Ingreso Información Estructura Administrativa
Al dar clic en la opción número 11, se despliega el formulario para el ingreso de la

información correspondiente a la condición de calidad 13 Estructura administrativa que
garantice un manejo adecuado de los recursos financieros para el programa de formación
complementaria.
el proceso.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Datos Adjuntos
A continuación, se da clic en la opción de documentos adjuntos, a la izquierda de la pantalla,

el cual presenta la funcionalidad que le permite seleccionar y adjuntar archivos
Luego se ubican los documentos dando clic en el botón de seleccionar archivo, el cual
permitirá realizar una búsqueda del documento. Una vez ubicado se da clic en abrir.
Posteriormente se da clic en el botón guardar el cual vinculará el archivo a una lista de

archivos en la parte inferior del formulario.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Finalización de la Renovación
Una vez se haya finalizado de ingresar todos los registros, los numerales de la parte izquierda
serán resaltados con un indicador de información completada y en la parte superior saldrá un
botón para finalizar la radicación, al cual se le debe dar clic para culminar el proceso.
REGISTRO DE INFORMACIÓN PROGRAMAS A DISTANCIA
Ingreso al proceso de Renovación
Una vez la Escuela Normal Superior se haya autenticado en el sistema, deberá dar clic en la
parte superior izquierda en el módulo Procesos ENS, y la opción Renovación.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Posteriormente se debe dar clic en radicar nuevo proceso
Luego marcar el programa en el check de seleccionar y dar clic en guardar
A continuación, va a aparecer un mensaje de confirmación

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información del programa y de la institución
Las dos primeras pestañas se utilizan para registrar y/o actualizar la información general del
programa en la primera y de la institución en la segunda. Es muy importante el correcto
diligenciamiento de estos formularios, pues con estos datos se completará la información de
la base de datos.
La metodología por defecto aparece presencial. Si su programa es a distancia, debe cambiar

el dato utilizando el desplegable que el sistema le presenta.
Al cambiar y guardar la metodología, se ajusta el contenido con las condiciones de calidad

para la metodología a distancia, por esa razón el sistema le presenta un mensaje de
advertencia al intentar hacer el cambio.
Dar clic en cerrar y guardar para que el sistema tome el cambio

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Posteriormente se continua con el diligenciamiento de la denominación académica
seleccionando la norma interna de creación utilizando la lista desplegable
Ingrese el número de la norma interna de creación del programa, utilizando el campo

dispuesto para tal fin, adicionalmente se debe ingresar la fecha usando el calendario en el
cual se puede seleccionar el año, el mes y el día.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
A continuación, se ingresa la duración estimada del programa en semestres o años .
Adicionalmente se selecciona la periodicidad de la admisión con la lista desplegable, por
último, ingresar las observaciones, si así se requiere, en el campo dispuesto para este fin y
dar clic en el botón de guardar.
Ingreso Información Datos Institución
A continuación, se actualizan los datos de la institución, para lo cual se da clic en el link de

la parte derecha el cual despliega el formulario para ingresar la información.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Se deben ingresar los campos de información de los datos de la institución, teniendo especial
atención en los campos obligatorios que se encuentran demarcados con un asterisco (*).
Ingrese la información de resolución de acreditación y de autorización, si se cuenta con esta

información. Adicionalmente, ingresar la fecha de inicio del programa utilizando el
calendario.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingrese la información de los créditos académicos. Si se modifica el dato, la información
anterior aparece a la derecha del campo en color verde.
Ingrese el valor de la matrícula, se selecciona a que está adscrito el programa, se determina

si tiene convenios, se describen las entidades con las cuales se tienen estos convenios y se
guarda el registro dando clic en el botón guardar.
A partir de este punto se empieza el desarrollo de las condiciones de calidad, según lo

establecido en el Decreto 4790 de 2008. Note que en la medida en que la información se haya
completado, el sistema va validando la pestaña que haya diligenciado.
Ingreso Información Aspectos Curriculares

• Una estructura curricular f1exible guiada por un modelo pedagógico

pertinente con la formación a distancia.
• Contenidos del programa de formación complementaria en diversos métodos
y formatos.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Diligenciar el campo para incluir la estructura curricular teniendo en cuenta los aspectos por
verificar expuestos en el sistema.
Para culminar esta sección de información, se ingresa la información correspondiente a los

contenidos de programa teniendo en cuenta los aspectos a verificar en el campo destinado
para tal fin y guardar el registro dando clic en el botón de guardar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Diseño, Planeación y Ejecución

• Procesos de diseño, planeación y ejecución del programa y de los

ambientes de trabajo académico.
• Uso efectivo de mediaciones pedagógicas y de formas de interacción apropiadas

acordes con el modelo pedagógico definido.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Proceder a diligenciarla y dar clic en guardar para continuar con el proceso
Ingreso Información Estrategia de Inducción de Profesores, Tutores y Estudiantes

• Estrategias de inducción de profesores, tutores y estudiantes.

• Estrategias de seguimiento, tutoría y evaluación de los estudiantes.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Proceder a diligenciarla y dar clic en guardar para continuar con el proceso
Ingreso Información Recursos e Información

• Recursos y estrategias propios de la metodología a distancia.

• Acceso a recursos e información, interactividad y servicios de apoyo para
los docentes y estudiantes.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Infraestructura

para el ingreso de la información correspondiente. Vincule la infraestructura existente para
el desarrollo del programa, dando clic en el botón de “Nueva infraestructura”, de acuerdo
con la información que el sistema despliega para el efecto.
Nota Si bien es cierto la infraestructura no está expresamente definidas como condición de

calidad en la modalidad a distancia, se debe registrar la infraestructura disponible para el
desarrollo del programa en esta pestaña

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Vincule la infraestructura existente para el desarrollo del programa, dando clic en el botón
de “Nueva infraestructura”, de acuerdo con la información que el sistema despliega para el
efecto.
Si alguna de las tenencias disponibles no coincide con la situación, se selecciona otro, el cual
dispondrá un nuevo campo para describir ese otro tipo de tenencia.
Posteriormente se vinculan los espacios físicos en unidades Se utilizan valores numéricos

enteros para la cantidad de aulas, laboratorios, bibliotecas y demás información que se pide

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
en esta ventana. Para los casos en que no aplique o no se disponga de dicha infraestructura
registrar el valor “0”. No olvide dar clic en el botón “Guardar”
Por último, se guardan todos los registros de las infraestructuras con las que se cuenta, dando
clic en el botón “Guardar” al final del formulario.
Ingreso Información Personal Docente
A continuación, se da clic en la opción número 8, a la izquierda de la pantalla, la cual va a

desplegar el formulario para el ingreso de la información correspondiente.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Nota: Si bien es cierto Personal Docente no está expresamente definida como condición de
calidad en la modalidad a distancia, se debe registrar la información del personal docente
vinculado para el desarrollo del programa en esta pestaña Dar clic en ”Nuevo personal” y el
sistema le muestra en ventana emergente el formulario con la información que debe ser
diligenciada para cada uno de los docentes y personal directivo que participa en el desarrollo
del programa. Llenar los campos y dar clic en “Guardar”.
El sistema construye una tabla con los datos para cada docente. Repetir la acción cuantas
veces sea necesario hasta completar la información requerida.
Posteriormente se ingresan los criterios establecidos por la ENS para su personal

docente.Estos se ingresan dando clic en la sección de Criterios personal académico, dando
clic en nuevo criterio, seleccionando el criterio, describiendo el mismo y dando clic en
guardar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Una vez se hayan ingresado todos los criterios que se trabajan con el personal académico, se
guarda el registro dando clic en el botón guardar al final del formulario.
Ingreso Información Prácticas Docentes y su Tutoria
A continuación, se da clic en la opción número 9, a la izquierda de la pantalla, se despliega

el formulario para el ingreso de la información correspondiente a la condición de calidad 9
Condiciones adecuadas para garantizar el desarrollo de las prácticas docentes y su tutoría.
Luego se ingresa la información de la práctica docente desarrollada en el programa, dando

clic en el botón de guardar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ingreso Información Materiales Propios del Programa

para el ingreso de la información correspondiente a la condición de calidad 10 Mecanismos
para la producción, distribución, evaluación y edición de los materiales propios del programa.
el proceso.
Ingreso Información Recursos y Estrategias Didácticas
Al dar clic en la opción número 11, a la izquierda de la pantalla, se despliega el

formulario para el ingreso de la información correspondiente a la condición de
calidad 11 Recursos y estrategias didácticas que aprovechen de manera óptima las
posibilidades de interacción, comunicación sincrónica y asincrónica.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
el proceso.
Ingreso Información Datos Adjuntos
Al dar clic en la opción de documentos adjuntos, a la izquierda de la pantalla, el sistema

presenta la funcionalidad que le permite seleccionar y adjuntar archivos
Luego se ubican los documentos dando clic en el botón de seleccionar archivo, el cual
permitirá realizar una búsqueda del documento. Una vez ubicado se da clic en abrir.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Posteriormente se da clic en el botón guardar el cual vinculará el archivo a una lista de
archivos en la parte inferior del formulario.
Finalización de la Radicación
Una vez se haya culminado el ingreso de todos los datos, se debe verificar que todas las
pestañas al lado izquierdo se encuentran validadas (presentan un chequeo en color verde) y
en la parte superior saldrá un botón para finalizar la radicación.
Al dar clic sobre este botón está entregando el proceso para la evaluación por parte del
Ministerio y ya no podrá modificar ni adjuntar documento alguno.
El sistema le muestra un mensaje del cambio de estado del proceso a “Completitud”.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
El sistema le muestra un mensaje del cambio de estado del proceso a “Completitud”.
RECOMENDACIÓN:
A partir del momento en que el proceso ha pasado al estado “Completitud” se recomienda

estar pendientes en el sistema en la pantalla de inicio, verificando que el proceso no haya
sido devuelto por el Ministerio.
La verificación se hace de la siguiente forma:
Al finalizar la radicación el sistema le muestra en el inicio esta pantalla

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Si hubiere una devolución por completitud, cambia el estado del proceso a “En radicación”
y en la sección Completitud mostrará que existe un programa devuelto por completitud en
el link correspondiente, como se muestra en la siguiente imagen:
De clic sobre el link Programas devueltos por completitud para conocer los motivos de la
devolución.
Vaya al proceso de renovación en estado En radicación, corrija o adjunte lo que se requiere

en la devolución y vuelva a Finalizar la radicación.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953

Saces Manual Usuario Ens: Radicación DE Procesos DE Renovación

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SACES

MANUAL USUARIO ENS

SUBDIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD PARA LA EDUCACIÓN

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

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SISTEMA DE INFORMACIÓN ........................................................................................................ 4

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El Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior - SACES, es la

Qué compone el sistema

Datos del programa y la institución

• Denominación académica: Es la sección de información donde se registran los datos

Condiciones de calidad establecidas en el Decreto 4790 de 2008, de acuerdo con la modalidad

Pertinencia del programa y espacios de proyección social:

En esta pestaña se vinculan las condiciones de calidad 1 Y 4, PERTINENCIA DEL

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Personal Docente y Directivo:

Infraestructura y medios educativos:

Se desarrollan en esta pestaña, las condiciones de calidad 6 y 7

• Medios educativos y mediaciones pedagógicas que faciliten el aprendizaje

Autoevaluación y seguimiento a egresados:

Se registra aquí la información correspondiente a las condiciones de calidad 8 y 9

• Autoevaluación en coherencia con el plan de mejoramiento.

Condición de calidad número 10 Prácticas docentes en el proceso de formación

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Condición de calidad número 12

Desarrollar la condición de calidad número 13 Estructura administrativa que garantice un

• Documentos adjuntos: Es la sección donde se adjuntan y cargan los documentos que

Desarrollo de las condiciones de calidad 1 y 2

Diseño, planeación y ejecución:

Desarrollo de las condiciones de calidad 3 y 5.

Procesos de diseño, planeación y ejecución del programa y de los ambientes de trabajo

• Uso efectivo de mediaciones pedagógicas y de formas de interacción apropiadas

Estrategias de inducción de profesores, tutores y estudiantes:

Desarrollo de las condiciones de calidad 4 y 6

• Estrategias de inducción de profesores, tutores y estudiantes.

Desarrollo de las condiciones de calidad 7 y 8

Recursos y estrategias propios de la metodología a distancia.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Infraestructura – Personal docente:

Las pestañas 7 y 8 si bien es cierto no están expresamente definidas como condiciones de

Prácticas docentes y su tutoría:

Desarrollo de la condición de calidad 9. Condiciones adecuadas para garantizar el

Materiales propios del programa:

Desarrollo de la condición de calidad 10. Mecanismos para la producción, distribución,

Recursos y estrategias didácticas:

Desarrollo de la condición de calidad 11. Recursos y estrategias didácticas que aprovechen

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

a través de la url: www.mineducacion.gov.co/saces se ingresa al sistema Una vez se

• Escuela Normal Superior –ENS- es una institución educativa de carácter estatal o

El rol concerniente al presente documento corresponde al usuario institucional de la Escuela

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Ingreso al proceso de Renovación

Posteriormente se debe dar clic en radicar nuevo proceso

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Debe marcar el programa en el check de seleccionar y dar clic en guardar

El sistema le genera un mensaje de confirmación con el código de radicación que le fue

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La metodología por defecto aparece presencial. Si su programa es a distancia, debe cambiar

Al cambiar y guardar la metodología, se ajusta el contenido con las condiciones de calidad

Posteriormente se selecciona la norma interna de creación utilizando la lista desplegable

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A continuación, se ingresa la duración estimada del programa en semestres o años .