LECCION 4

TABLAS
Una tabla es una estructura que consiste en un rango rectangular de datos formado
por filas y columnas. Generalmente incluyen un encabezado de texto que describe el
tipo de datos en cada columna. Excel, en versiones anteriores ha trabajado con tablas,
a las que denominaba listas. Estas nuevas tablas son una extensión de esas listas e
incluyen un conjunto de nuevas características que se describen a continuación:

• Las tablas tienen un formato predeterminado que puede ser cambiado

fácilmente desde una galería de estilos de tablas.

• Cada encabezado de columna contiene un botón que abre una lista

desplegable permitiendo el ordenamiento y el filtrado de la tabla.

• Al seleccionar cualquier celda de una tabla se despliega una nueva ficha en la

cinta de opciones con herramientas para el manejo de tablas, como se
muestra en la figura siguiente:

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 • En caso de seleccionar celdas de tablas extensas que provoquen que el
encabezado desaparezca, los nombres de los encabezados reemplazarán las
letras de las columnas de la hoja de cálculos.

• Las tablas permiten columnas calculadas. Una fórmula en una columna se

copia o propaga automáticamente a todas las celdas de esa columna.

• En lugar de utilizar referencias a nombres de celdas, las fórmulas pueden

utilizar los nombres de las tablas y los nombres de los encabezados de las
columnas.

• Es posible eliminar filas duplicadas mediante un comando.

• Mostrar y calcular totales de datos de una tabla es una opción por la cual se
puede totalizar rápidamente los datos mostrando una fila de totales y utilizando
las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas
de esa fila.

• Se pueden insertar o eliminar filas y columnas de una tabla existiendo varias

maneras de hacerlo. Se puede agregar filas en blanco al final de la tabla, incluir
filas o columnas adyacentes o insertar filas y columnas de tabla en cualquier
lugar. Se puede eliminar filas y columnas.

• La celda inferior derecha de la tabla contiene un control que al arrastrarlo

permite extender los límites de la tabla, agregando columnas y filas.

• Para la integridad de los datos se pueden utilizar las validaciones que incluye
Excel. Se puede establecer, por ejemplo, que en una columna de una tabla se
admitan sólo datos numéricos o de fechas.

• Mediante las tablas se pueden realizar operaciones con datos externos a Excel,
ya sea importando o exportando datos.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 61

CREAR UNA TABLA

En primer lugar se debe seleccionar el rango de celdas que será convertido en una
tabla. Seguidamente, se debe oprimir el botón Tabla que se encuentra en la ficha
Insertar de la Cinta de Opciones.

A continuación, se presentará el cuadro de diálogos Crear Tabla:

En este cuadro se podrá cambiar o establecer el rango de celdas que se convertirán

en tabla e informar si la tabla contiene encabezados.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de un rango de datos que será convertido

en tabla:

En la siguiente figura se muestra el mismo rango de datos luego de ser convertido en

tabla:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 62

CAMBIAR EL FORMATO DE UNA TABLA

Cuando se crea una tabla, Excel le aplica un formato predeterminado. Es posible

aplicar otro formato desde una lista de formatos. También es posible aplicar un
formato de tabla a un rango de datos. Excel entenderá que tiene que convertirlo en
tabla y seguirá los pasos descriptos en el apartado anterior.

Para aplicar un formato de tabla, se debe seleccionar cualquier celda (o rango de

datos) de la tabla y luego oprimir el botón Dar formato como tabla que se encuentra
en el grupo Estilos de la ficha Inicio de la Cinta de opciones.

Si la tabla ya está creada y se quiere cambiar el formato, se debe seleccionar alguna

celda de la tabla. Aparecerá en la Cinta de Opciones la nueva ficha Diseño de
Herramientas de tabla:

Se puede elegir un formato desde el grupo Estilos de tabla. En este grupo, la cinta
muestra una sola fila de estilos disponibles, pero picando en el botón inferior de la
barra de desplazamientos vertical , se desplegará una lista como se muestra en la
figura siguiente:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 63

Desplazando el mouse sobre los diferentes estilos, se pueden observar los
resultados debido a la previsualización automática.
Con un clic sobre un modelo de formato se aplica el estilo elegido en la tabla.

De forma similar a los Estilos de celda, oprimiendo el botón derecho del mouse, un
menú desplegable permite duplicar, editar y eliminar Estilos de tabla.

SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS COMPLETAS DE UNA TABLA

Cuando se mueve el mouse sobre una tabla, se notará que la forma del puntero
cambia según la zona en que se encuentre. Estas formas ayudan a seleccionar
sectores de la tabla:

Para seleccionar toda una columna, se debe desplazar el puntero del mouse a la
zona más alta del encabezado, hasta que el puntero cambie a una forma de flecha
vertical negra hacia abajo. Seguidamente hacer clic para seleccionar la columna. Ver
la siguiente figura:
EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 64
Para seleccionar toda una fila, se debe seguir un procedimiento similar al anterior,
pero llevando al mouse hacia parte izquierda de la celda más a la izquierda de la fila,
hasta que su forma cambie a una flecha horizontal color negro. Seguidamente hacer
clic para seleccionar la fila. Ver la siguiente figura:

Para seleccionar toda una tabla se debe llevar el puntero del mouse a la zona de la
esquina superior izquierda de la celda superior izquierda de la tabla. Cuando la forma
del puntero del mouse cambie a una flecha negra inclinada a 45 grados, hacer clic
para seleccionar toda la tabla.

AGREGAR FILAS O COLUMNAS

Para agregar una nueva columna a la derecha de la tabla, simplemente se debe

ingresar un dato en alguna celda de la columna derecha, adyacente a la tabla.
Automáticamente se incorporará esa columna a la tabla, adquiriendo el formato que
esté aplicado en ese momento.

Para agregar una nueva fila debajo de la tabla, se debe seguir el mismo
procedimiento descripto antes para agregar una columna, pero ahora se debe ingresar
un dato en alguna celda de la fila que está debajo de la tabla.

Para agregar filas o columnas dentro de la tabla, debe seleccionarse una celda en
donde se quiera insertar la fila o columna. Seguidamente, se debe hacer un clic
derecho y elegir Insertar del menú contextual:

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 • Eligiendo la opción Columnas de tabla a la izquierda, se insertará una
columna a la izquierda de la columna en que se encuentre la celda activa.

• Eligiendo la opción Filas de la tabla arriba se insertará una fila arriba de la fila
en que se encuentre la celda activa.

Si la celda activa es la inferior derecha, oprimiendo la tecla de tabulación, se insertará

una nueva fila en blanco debajo de la tabla.

Asimismo se pueden agregar filas y columnas arrastrando el controlador que se

encuentra en el ángulo inferior izquierdo de la celda inferior izquierda de la tabla. Ver
la siguiente figura:

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS DE UNA TABLA

Para eliminar una fila o columna de una tabla, se debe seleccionar cualquier celda en
la fila o columna que se quiere eliminar. Luego, desplegando el menú contextual con
un clic derecho y se debe elegir Eliminar Filas de la tabla o Columnas de la tabla.

MOVER UNA TABLA

Para mover una tabla a un nuevo lugar en la misma hoja, se debe mover el mouse a
uno de los bordes. Cuando el puntero del mouse cambie su forma a una cruz con una
flecha en cada uno de sus cuatro extremos , se debe arrastrar la tabla a la nueva
posición.

Asimismo, seleccionando toda la tabla y utilizando los comandos cortar y pegar,

también se puede mover una tabla. Copiar y pegar puede utilizarse también para
duplicar una tabla.

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ESTABLECER OPCIONES DE UNA TABLA

En la ficha Herramientas de tabla que se encuentra en la Cinta de opciones, hay un

grupo llamado Opciones de estilo de tabla que contiene varios cuadros de
verificación:

• Fila de encabezado: muestra u oculta la fila de encabezados.

• Fila de totales: muestra u oculta la fila de totales.

• Filas con bandas: aplica colores alternados para diferenciar filas.

• Primera columna: aplica un formato distinto a la primera columna.

• Ultima columna: aplica un formato distinto a la última columna.

• Columnas con bandas: aplica colores alternados para diferenciar columnas.

FILA DE TOTALES

La Fila de totales no se muestra de manera predeterminada. Para mostrarla se debe

tildar la casilla de verificación Fila de totales como se explicó en la sección anterior.

Esta fila, que se agrega debajo de la tabla, normalmente suma los valores de las
columnas. Si se desea que se realice una operación diferente se debe seleccionar la
celda de la Fila de totales que se desee y luego hacer clic en el ícono que aparece
a la derecha de la celda. Aparecerá una lista desplegable conteniendo varias
opciones:

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En caso de que no se encuentre en la lista la función buscada, se deberá elegir la
opción Más funciones. Esta opción desplegará el cuadro de diálogos para insertar
una función tal como se explicó en la Lección 2 que trata de Fórmulas y funciones.

ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

Es frecuente la necesidad de eliminar filas conteniendo datos repetidos. En versiones

anteriores no se contaba con una función de estas características. En Excel 2007 se
dispone de una función específicamente para eliminar filas duplicadas, siempre y
cuando estén en una tabla.

El procedimiento comienza con la selección de alguna celda de la tabla. Seguidamente

se debe seleccionar el comando Quitar duplicados que se encuentra en la ficha
Herramientas de Tabla de la Cinta de opciones. Se desplegará el siguiente cuadro
de diálogos:

Como se ve en esta figura, el cuadro de diálogos presenta una lista de todas las
columnas de la tabla, de tal forma que el usuario podrá seleccionar en cuáles de ellas
se buscarán los datos duplicados. De forma predeterminada Excel propone examinar
todas las columnas. Una vez que el usuario acepta, Excel elimina las filas con datos
duplicados y luego presenta un mensaje indicando cuántas filas fueron eliminadas.

Es importante tener en cuenta que para la búsqueda de duplicados, lo que determina

el resultado es el valor mostrado en una celda, no el valor almacenado. Por ejemplo
si una celda muestra el dato 23/04/2010 y otra muestra Viernes, 23 de abril de 2010,
los datos de esas no serán considerados como duplicados.

ORDENAMIENTO
La fila de encabezados de una tabla contiene unas flechas que permiten acceder a las
opciones de ordenamiento y filtrado, como se muestra en la siguiente figura:

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La acción de ordenar una tabla consiste en reordenar sus filas en base al contenido de
alguna columna en particular. Picando en la flecha del encabezado de esa columna,
se despliega un menú con las opciones de ordenamiento y filtrado. Ya que son las de
uso más frecuente, las dos primeras opciones son para ordenar de menor a mayor y
viceversa. Estas opciones producen como efecto inmediato el ordenamiento de todas
las filas de la tabla. En la siguiente figura, se muestra la tabla de la figura anterior
después de haber sido ordenada en función de la columna año de mayor a menor, es
decir, en orden decreciente:

Ordenar por color permite ordenar las filas según los colores de fondo o del texto de
las celdas de alguna columna. Asimismo, dentro de la opción Ordenar por color, se

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puede elegir Orden personalizado. Esta última opción permite el ordenamiento por
múltiples columnas. Para ello se despliega un cuadro de diálogos como el siguiente:

En este cuadro, en cada fila se debe especificar la columna que se tomará como base
de ordenamiento, según qué dato se ordenará (orden numérico, orden alfabético o por
formato, es decir, color de celda o color de texto). Finalmente se debe elegir el criterio
de ordenamiento por orden ascendente o descendente o según el orden de una lista
personalizada.

Dado que el botón Agregar nivel permite incluir varias filas, el ordenamiento se puede
realizar por múltiples claves. Se muestra como ejemplo a continuación una tabla que
se desea ordenar:

Aplicando los siguientes criterios de ordenamiento mediante el cuadro Ordenar:

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Se obtiene el siguiente resultado:

Nótese que el ícono de los encabezados ha cambiado. Se ha agregado una flecha

hacia arriba o hacia abajo indicando que se ha efectuado un ordenamiento ascendente
o descendente en ese columna.

FILTRADO
El filtrado de una tabla consiste en mostrar sólo aquellas filas que cumplan con una
condición establecida por el usuario. Para realizar un filtrado se debe seleccionar
botón del encabezado de esa columna. Se desplegará el menú de ordenamiento y
filtrado, en el que aparecerá una lista de todos los valores distintos en esa columna.
Veamos un ejemplo:

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En el ejemplo de la figura anterior, los valores distintos que toma la columna Edificio
son Apolo y Sol Marino. Las casillas de verificación a la izquierda de estos valores
permiten al usuario establecer el criterio de filtrado. Quitando el tilde de alguna casilla
de verificación provocará que el valor asociado sea ocultado entre los datos de la
tabla. Se puede realizar esta operación en varias columnas para establecer un filtrado
múltiple.

La siguiente figura muestra los resultados de haber filtrado el valor Sol Marino en la
columna Edificio, 1 en la columna Ambientes y Contrafrente en la columna
Ubicación.

Se debe notar que el ícono de los encabezados ha cambiado, indicando que en esa
columna se ha realizado un filtrado.

En caso de incluir una fila de Totales, los valores en esa fila se actualizarán según los
campos que quedasen visibles después de un filtrado.

Para eliminar un filtro, se puede volver a tildar la casilla de verificación de

correspondiente. Asimismo, se puede elegir la opción Borrar filtro del menú de
ordenamiento y filtrado.

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CONVERTIR UNA TABLA EN UN RANGO DE DATOS
Es posible convertir los datos de una tabla a un rango de datos, que es equivalente a
quitar la tabla. Este rango de datos ya no tendrá las funcionalidades que tienen las
tablas descriptas en esta lección.

Para quitar una tabla se debe hacer clic en cualquier parte de la tabla. Seguidamente
se debe hacer un clic en la opción Convertir en rango que se encuentra en el grupo
Herramientas de Tabla en la ficha Diseño de la Cinta de Opciones.

También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la tabla, elegir
Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.

Ejercicio: en el archivo Lección 4 – Ejercicio 1 en la hoja Tabla encontrará un rango

de datos al que tiene que darle formato como tabla. Debe agregar una
columna a la derecha en donde calculará el Subtotal con un IVA del 21%.
Asimismo, debe agregar una fila de totales en donde calculará el total neto,
el total con IVA incluido y en la columna Cantidad debe contar la cantidad
de ítems que hay en la tabla. La siguiente figura muestra cómo quedaría la
tabla luego de haber realizado estas operaciones:

Como ejercicio opcional debe eliminar las filas duplicadas, en este caso las que
contienen el ítem Cielorraso están duplicadas.

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