SISTEMA DE CONTROL

GUBERNAMENTAL WEB

Instrucciones para Jefes de

OCI – Aprobaciones de
Acciones Simultáneas y
Visitas de Control

Departamento de Gestión de
Productos

Versión 1.0

Mayo, 2015
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Aprobaciones - Acciones Simultáneas y Visitas de Control
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ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN 2

II. REGISTRO DE APROBACIONES 3

1. Plazo excepcional (solo para acción simultánea) 3

2. Reprogramaciones 6

3. Situaciones fuera del objetivo 8

4. Informes de Acción Simultánea o Visita de Control 11

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I. INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene las instrucciones para que el Jefe del Órgano de Control
Institucional (OCI), efectúe las aprobaciones relacionadas a las acciones simultáneas y visitas de
control, en el Sistema de Control Gubernamental (SCG) web, con su usuario y contraseña, toda
vez que se les ha asignado el nuevo rol “Jefe de OCI”, que se ha habilitado en el mencionado
sistema con el propósito de que el proceso de aprobaciones sea expeditivo.

La denominación de las actividades que corresponden a los servicios de control simultáneo que
requiere aprobaciones durante su proceso son “Desarrollo de Acción Simultánea” y “Desarrollo
de Visita de Control”, cuyo origen puede ser planificado o no planificado.

La información que corresponde a la ejecución de cada acción simultánea o visita de control,

debe registrarse a través de una orden de servicio, toda vez que el proceso de las mismas,
comprende las etapas de planificación, ejecución y elaboración del informe.

El registro de la información correspondiente a la ejecución de cada acción simultánea o visita de

control, se inicia con la creación de la orden de servicio y finaliza con su conclusión.

Durante su ejecución, el Jefe del OCI con su usuario y contraseña, puede efectuar las
aprobaciones que se detallan a continuación, de considerarlo pertinente:

1. Plazos excepcionales (solo para acción simultánea).

2. Reprogramaciones.
3. Informe de Acción Simultánea o Visita de Control.
4. Situaciones fuera del objetivo.

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II. REGISTRO DE APROBACIONES

El Sistema de Control Gubernamental permite al Jefe de OCI, realizar las aprobaciones de

plazos excepcionales, reprogramaciones, situaciones fuera del objetivo e informes de control
simultáneo y visita de control, con su usuario y contraseña.

Con este propósito, se ha habilitado en el menú principal del SCG web una bandeja para que el
Jefe del OCI pueda visualizar y realizar las aprobaciones u observaciones que considere
pertinente.

1. Plazo excepcional (solo para acción simultánea)

Cuando en la etapa de planificación de una acción simultánea, por la naturaleza de la materia

a revisar, se considera necesario que la acción simultánea deba realizarse en plazos mayores
a 20 días hábiles, se debe proceder al registro del cronograma detallando los plazos para
cada etapa del servicio de control, seguidamente el sistema solicitará el registro de una
“Justificación de plazo excepcional”, la cual puede ser aprobada u observada por el Jefe del
OCI, siguiendo las instrucciones que se detallan a continuación:

1.1 Luego de ingresar al sistema con su usuario y contraseña, seleccione la opción

“Ejecución” en la barra del menú principal, luego la opción “Bandeja Jefe de OCI – SCS”,
donde encontrará la opción “Justificación de Plazo Excepcional”, la cual deberá
seleccionarla.

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1.2 Luego el sistema muestra las justificaciones de plazo excepcional registradas, para ver el
detalle del cronograma y proceder a la aprobación u observación, seleccione la fila
correspondiente a la acción simultánea que requiere un plazo excepcional, momento en el
cual, el sistema le permitirá visualizar en la parte inferior, el detalle del cronograma y la
justificación de plazo excepcional registrados, asimismo, se habilita el campo “Comentarios
de la evaluación”, en el cual puede registrar sus comentarios antes de la selección de los
botones “Aprobar” u “Observar”.

En caso requiera ver mayores detalles de la orden de servicio, antes de la aprobación u

observación, debe seleccionar el botón “abrir”.

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Nota:
 Aprobar, permitirá aprobar la justificación de plazo excepcional recibida, pudiendo
registrar o no, los comentarios que considere, el cual podrá ser visualizado por el
usuario registrador.
 Observar, permitirá regresar la justificación de plazo excepcional para su edición,
pudiendo registrar comentarios sobre el motivo de la observación; el cual podrá ser
visualizado por el usuario registrador.
 Abrir, permitirá visualizar el contenido de la Orden de servicio correspondiente a la
justificación de plazo excepcional.
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1.3 Seguidamente, el sistema le solicitará la confirmación de la aprobación u observación,

conforme se muestra a continuación.

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Nota:
 Aceptar, permitirá aprobar la justificación de plazo excepcional
evaluada.
 Cancelar, mantendrá la justificación de plazo excepcional en la
bandeja del jefe de OCI.
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1.4 Seguidamente visualizará un mensaje de conformidad de aprobación u observación

efectuada.

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Nota:
(1) Una vez aprobada la justificación de plazo excepcional, el usuario registrador
(con el rol encargado de OCI) podrá continuar con el registro del personal
asignado.
(2) En caso se observe la justificación de plazo excepcional, el usuario registrador
(con el rol encargado de OCI), podrá realizar las ediciones necesarias.
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2. Reprogramaciones

Una vez aprobada la orden de servicio, con el registro del documento de acreditación emitido
por el Jefe de OCI e iniciada la etapa de ejecución de la acción simultánea o visita de control,
en caso requiera modificar los plazos establecidos para las etapas “Ejecución” y “Elaboración
del Informe”, el usuario registrador (con el rol encargado de OCI), debe registrar las
modificaciones necesarias y enviarlo a la bandeja del Jefe de OCI.

Para la aprobación de las reprogramaciones, el Jefe de OCI debe seguir los siguientes pasos:

2.1 Luego de ingresar al sistema con su usuario y contraseña, en la barra del menú principal
seleccione “Ejecución”, luego la opción “Bandeja Jefe de OCI – SCS”, en la cual
encontrará la opción “Reprogramación”, la cual deberá seleccionarla.

2.2 A continuación el sistema mostrará la ventana “Bandeja de OCI – Órdenes de Servicio”,

que le permitirá ubicar la acción simultánea o visita de control que requiere
reprogramación.

La búsqueda podrá efectuarla por “Tipo de Servicio de Control Simultáneo” o por “Fecha
Término” (hasta la cual realizará la búsqueda), luego debe seleccionar el botón “Buscar”.

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2.3 El sistema le mostrará todas las reprogramaciones enviadas, de acuerdo a la búsqueda

realizada, para ver el detalle de la reprogramación, el cronograma inicial programado y el
motivo de la reprogramación, antes de proceder a la aprobación u observación,
seleccione la fila correspondiente a la acción simultánea o visita de control que requiera
la reprogramación, momento en el cual el sistema también habilitará el campo
“Comentarios de la evaluación”, donde puede registrar sus comentarios antes de la
selección de los botones “Aprobar” u “Observar”.

En caso requiera ver mayores detalles de la orden de servicio, antes de la aprobación u

observación, seleccione el botón “abrir”.

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Nota:
 Aprobar, permitirá aprobar la reprogramación recibida, pudiendo registrar o no,
los comentarios que considere, el cual podrá ser visualizado por el usuario
registrador.
 Observar, permitirá regresar la reprogramación para su edición, pudiendo
registrar comentarios sobre el motivo de la observación; el cual podrá ser
visualizado por el usuario registrador (con el rol encargado de OCI).
 Abrir, permitirá visualizar el contenido de la Orden de Servicio correspondiente
a la reprogramación.
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2.4 Seguidamente, el sistema le solicitará la confirmación de la aprobación u observación,

conforme se muestra a continuación.

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Nota:
 Aceptar, permitirá aprobar la reprogramación evaluada.
 Cancelar, mantendrá la reprogramación en la bandeja del jefe de
OCI.
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2.5 Seguidamente visualizará un mensaje de conformidad de aprobación u observación

efectuada.

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Nota:
Una vez que el Jefe de OCI aprueba la reprogramación en el SCG web, el usuario con el
rol Encargado OCI podrá continuar con los registros de la orden de servicio.
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3. Situaciones fuera del objetivo

La Directiva N° 006-2014-CG/APROD establece que si durante la ejecución de los servicios

de control simultáneo, el equipo a cargo identifica situaciones que hayan generado un efecto
o se encontrasen fuera del objetivo del control simultáneo, éstas se harán de conocimiento a
la unidad orgánica competente del planeamiento de los servicios de control de la Contraloría.
Para realizar la comunicación, el equipo a cargo del servicio de control simultáneo, debe
contar previamente con la información básica que sustente la situación identificada; la cual
debe ser revisada y aprobada por el Jefe de OCI.

La comunicación a la unidad orgánica competente del planeamiento de los servicios de

control, se efectuará a través de reportes que se registrarán en el Sistema de Control
Simultáneo, una vez aprobado por el Jefe del OCI en el Sistema de Control Gubernamental
web, se enviará la información a la mencionada unidad orgánica.

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En caso que la situación identificada deba ser comunicada de manera inmediata, durante la
etapa de ejecución de la acción simultánea o visita de control, debe ingresar al Sistema de
Control Simultáneo a través de la pestaña “Avances” del Sistema de Control Gubernamental
web; caso contrario, puede efectuarse durante o al término del registro y aprobación del
informe, el Sistema de Control Simultáneo le habilitará las opciones para que pueda efectuar
el registro correspondiente.

Para la aprobación de las situaciones fuera del objetivo, independientemente del momento
del registro, el Jefe de OCI debe seguir los siguientes pasos:

3.1 Luego de ingresar al sistema con su usuario y contraseña, en la barra del menú principal
seleccione “Ejecución”, luego la opción “Bandeja Jefe de OCI – SCS”, en la cual
encontrará la opción “Situaciones fuera del objetivo”, la cual deberá seleccionarla.

3.2 A continuación el sistema mostrará la ventana “Bandeja de Jefe de OCI – Situaciones

Fuera del Objetivo”, que le permitirá ubicar la acción simultánea o visita de control,
durante la cual se ha identificado la situación fuera del objetivo.

La búsqueda podrá efectuarla por “Tipo de Servicio de Control Simultáneo” o por “Fecha
Término” (del cronograma), luego debe seleccionar el botón “Buscar”.

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3.3 El sistema le mostrará todas las situaciones fuera del objetivo enviadas para su
aprobación, de acuerdo a los criterios de búsqueda registrados.

Para ver el detalle de la situación fuera del objetivo registrado, antes de proceder a la
aprobación u observación, seleccione la fila correspondiente a la acción simultánea o
visita de control, durante la cual se ha identificado la situación fuera del objetivo,
momento en el cual el sistema le habilitará el botón “Abrir”, que al seleccionarlo le
mostrará el registro efectuado en el Sistema de Control Simultáneo

También se habilitará el campo “Comentarios de la evaluación”, en el cual puede

registrar sus comentarios antes de la selección de los botones “Aprobar” u “Observar”.

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Nota:
 Aprobar, permitirá aprobar la situación fuera del objetivo recibida,
momento en el cual se remitirá un correo a la unidad orgánica de
responsable del planeamiento de los servicios de control.
 Observar, permitirá regresar la situación fuera del objetivo para su edición,
pudiendo registrar o no comentarios sobre el motivo de la observación; el
cual podrá ser visualizado por el usuario registrador (con el rol encargado
de OCI).
 Abrir, permitirá abrir la sección “Consulta de reportes de situaciones fuera
del objetivo” del Sistema de Control Simultáneo, para visualizar el
contenido de la situación fuera del objetivo recibida.
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3.4 Seguidamente, el sistema le solicitará la confirmación de la aprobación u observación,

conforme se muestra a continuación.

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Nota:
 Aceptar, permitirá aprobar la situación fuera del objetivo evaluada.
 Cancelar, mantendrá la situación fuera del objetivo en la bandeja
del Jefe de OCI.
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3.5 Seguidamente visualizará un mensaje de conformidad de aprobación u observación

efectuada.

4. Informes de Acción Simultánea o Visita de Control

Para el registro del informe de la acción simultánea o visita de control, previamente debe
haberse registrado la culminación de la etapa de planificación (avance 100%), ejecución
(avance 100%), y estar en proceso la etapa de elaboración y aprobación de informe (mínimo
un avance al 75%).

Para el registro del contenido del informe, se ha implementado el nuevo Sistema de Control
Simultáneo, en el cual se consolidará la información de los resultados de los servicios de
control simultáneo realizados por los OCI.

El nuevo Sistema de Control Simultáneo opera de manera integrada con el Sistema de

Control Gubernamental web, cada sistema contiene la información que se detalla a
continuación:

Sistema de Control Gubernamental web:

 Los datos generales del informe: Tipo, número y fecha del informe; título; tipo, número y
fecha del documento de remisión, si corresponden a la regularización del registro del
informe, si contienen riesgos o no.

 La aprobación y numeración del informe: Lo realiza el Jefe de OCI con su usuario y

contraseña, previo registro del contenido del informe en el Sistema de Control
Simultáneo.

Sistema de Control Simultáneo

 Clasificación y datos del proceso evaluado: Nivel de gobierno, sector, tipo de sistema,
sistema, materia, proceso evaluado, denominación del proceso evaluado, entre otros.

 Contenido del informe: sumilla, hecho, criterio y riesgo.

El registro y aprobación del informe de acción simultánea o visita de control, se realiza en 3

fases: (i) registro del resumen, (ii) aprobación y generación de la numeración, y (iii) registro
del documento de remisión al titular de la entidad.

Para la aprobación del Informe de Acción Simultánea o Visita de Control, el Jefe de OCI debe
seguir los siguientes pasos:

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4.1 Luego de ingresar al sistema con su usuario y contraseña, en la barra del menú principal
seleccione “Ejecución”, luego la opción “Bandeja Jefe de OCI – SCS”, donde encontrará
la opción “Resultados”, la cual deberá seleccionar.

4.2 A continuación el sistema mostrará la ventana de “Bandeja de Jefe de OCI – Informes”,

que le permitirá ubicar la acción simultánea o visita de control, cuyo informe requiere ser
aprobado.

La búsqueda podrá efectuarla por “Tipo de Servicio de Control Simultáneo” o por “Fecha
Término” (hasta la cual realizará la búsqueda), luego debe seleccionar el botón “Buscar”.

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4.3 El sistema le mostrará todos los informes enviados para su aprobación, de acuerdo a los
criterios de búsqueda registrados.

Para ver el detalle de los informes registrados, antes de proceder a la aprobación u

observación, seleccione la fila correspondiente a la acción simultánea o visita de control
al cual corresponde el informe, momento en el cual el sistema le habilitará el botón
“Abrir”, que al seleccionarlo le mostrará el registro efectuado en el Sistema de Control
Simultáneo.

El Jefe de OCI debe asegurarse que el registro efectuado, sea consistente, antes de
aprobarlo.

También se habilitará el campo “Comentarios de la evaluación”, en el cual puede

registrar sus comentarios antes de la selección de los botones “Aprobar” u “Observar”.

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Nota:
 Aprobar, permitirá aprobar el informe, momento en el cual se generará el
número de Informe de la Acción Simultánea o Visita de Control, el cual
debe consignarse en el informe físico.
 Observar, permitirá regresar el informe para su edición, pudiendo registrar
o no comentarios sobre el motivo de la observación; el cual podrá ser
visualizado por el usuario registrador (con el rol encargado de OCI).
 Abrir, permitirá abrir el Sistema de Control Simultáneo para visualizar el
contenido del informe registrado.
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4.4 Seguidamente, el sistema le solicitará la confirmación de la aprobación u observación,

conforme se muestra a continuación.

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 Aceptar, permitirá aprobar el informe.
 Cancelar, mantendrá el informe en la bandeja del jefe de OCI.
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4.5 Seguidamente visualizará un mensaje de conformidad de aprobación u observación

efectuada.

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Nota:
Al haber aprobado el informe, el usuario registrador (con el rol encargado de OCI)
podrá continuar con los registros en el SCG y en el SCS.
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