República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular De Ciencias Y Tecnología

Universidad Alejandro de Humboldt
Sistema y Procedimientos Contables Planificación
Sección: ABN0402CP

Sistema Y Procedimientos Contables

Autores:
Daniel Trujillo C.I 24.853.929

Keiner Toledo C.I 19.871.221

Caracas, Noviembre del 2017

Los Procedimientos Contables:

Son todas las actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y
que están soportados por diferentes conocimientos y teoría de la profesión contable.

Los Procedimientos se estandarizan por las siguientes razones:

1. Consistencia en la actuación ante situaciones similares

2. Reglamentación de la actuación de los empleados.
3. Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

Clasificación de los Procedimientos Contables:

La organización administrativa en una empresa puede establecerse a través de la

Siguiente clasificación de los procedimientos:

1. Contables
2. No contables

Procedimientos Contables:

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las

transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de
las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

1. Recepción de inventarios
2. Ventas de productos
3. Fabricación de productos
4. Registro de estimaciones
5. Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden

asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite
conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados
financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa,
es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como
procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en
cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
 La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una
empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean
éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras
de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa
manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES:

En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no

contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de estos tipos de
procedimientos son los siguientes:

1. Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente.

2. Procedimientos para contratación de empleados.
3. Procedimientos para cambios de horario laborable.
4. Procedimientos para tramitar reclamos de clientes.

Ahora bien, es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no
afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general, este
análisis puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas:

1. ¿Quién realiza la actividad?

2. ¿En qué tiempo la realiza?
3. ¿Cuál es el costo de la actividad?
4. ¿Existen redundancias en el proceso?
5. ¿Dónde se puede reducir tiempo ocioso?
6. ¿Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?
7. ¿Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban o crean
cuellos de botella?

El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para
evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y
normas de la Empresa.

IMPORTANCIA DEL PROCEDIMIENTO CONTABLE:

Sin importar el tamaño de la empresa o el sector en el que opera, cada organización debe
desarrollar procedimientos de contabilidad para funcionar eficazmente. De este modo, la compañía
se asegurará de que los libros están en equilibrio, las facturas se paguen y los dineros recibidos han
sido recibidos. En las empresas pequeñas, el propietario o tenedor de libros de una oficina a tiempo
parcial se encarga de la contabilidad. En las grandes corporaciones globales, un gran equipo de
profesionales de las finanzas y la contabilidad asiste a estas funciones.

La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros,

corredores de bolsa, inversionistas y otros, utilizan los términos y los conceptos contables para
describir los recursos y las actividades de su negocio, sea grande o pequeño. A menudo, una persona
debe proporcionar información contable personal para presentar una declaración de impuesto
sobre la renta, comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o
conseguir un préstamo bancario. Hoy en día todo proceso contable requiere de los sistemas.

De esto se deduce la importancia que estos tienen. Se hace casi imposible llevar un
adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras sin contar con el auxilio de los
sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras; y es de la información generada por estos
en que se basan las decisiones de tipo financiero y no financiero por parte de la gerencia. Para
implantar cualquier procedimiento de registro de operaciones, se requiere conocer ampliamente
todo lo referente a los procedimientos que lo van a integrar, pues para adoptarlos se debe conocer:
la naturaleza y tamaño del negocio, sus ventajas y desventajas, el costo, las necesidades de personal
y equipo para llevarlos a cabo, para evitar implantar el procedimiento equivocado.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Las principales características de los procedimientos según Melinkoff (1990), consisten en

que no son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en
particular, son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación
continua y sistemática y son flexibles y elásticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.

Desde otro punto de vista Gómez G (1997) se enfoca en las siguientes características de
procedimientos:

Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como

un sistema.

Método de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.

No se centran en una actividad específica. Un procedimiento está compuesto por varias

actividades que a su vez contienen tareas.

INGRESO DE LOS DATOS:

Se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o

más registros sean débitos o créditos, es decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden
ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través
del ingreso de datos en un formulario de captura de datos

Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para

transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se
utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de información. Es posible encontrar
problemas de integración, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central
por esta razón se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la información
transferida está completa cotejándola con los comprobantes fijos definidos.
FLUJOGRAMA:
TIPOS DE SISTEMAS:

Cando ya se diseña y desarrolla se procede a poner en funcionamiento el sistema. Esto se

hace a través de las siguientes estrategias:

Pruebas piloto: es poner en funcionamiento el sistema en una sola parte de la empresa y no

una instalación a la totalidad de usuarios del sistema.

Corrida en paralelo: consiste en procesar por un periodo de tiempo previamente

determinado tanto en el sistema nuevo como el que se desea reemplazar.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

Dentro de los Manuales Administrativos se pueden encontrar los siguientes:

1. Manuales de Organización
2. Manuales de Procedimientos
3. Manuales de Políticas
4. Manuales para Especialistas
5. Manual del Empleado
6. Manual de contenido múltiple.
7. Manuales de Finanzas
8. Manuales del Sistema

Los más utilizados son los Manuales de Organización y los Manuales de Procedimientos que
constituyen el punto de referencia para elaborar los demás tipos de manuales, en ellos se describen
los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen una estructura.
 PROCEDIMIENTOS DE OPERACIONES

El Ciclo de Compras: A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de
compras:

1. Análisis de las Solicitud de Compras

2. Investigación y Selección de Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

Análisis de las Solicitud de Compras.

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo

encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección
que requiera un determinado producto.

El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del
material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su
recepción entre otros.

Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen
llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del
material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del
proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo
que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de
facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales
necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para compra

y ficha de historia de cada material.
Investigación y Selección de Proveedores:

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La
Investigación y La Selección de los Proveedores.

La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales

requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la
verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan
las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet
(e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su
registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los
clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e
insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco
de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los
abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoció. Este registro facilita enormemente
los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor,
el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas,
catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre
los posibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es
aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que
puede ser candidato para futuros abastecimientos.

La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores

y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del
proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material,
condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos,
etc.
 Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la
referencia más importante en la selección de los proveedores.

La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite
verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de
selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la
comparación entre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de

los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el
escogido para proveer el material requerido.

El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de

materiales.

Negociación con el Proveedor:

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza
a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de
precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el
establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la
tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al
proveedor.

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se

detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su
aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el
responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que
el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios
exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y
especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra

y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada parte cede un poco
para que ambos se beneficien.
 Esquema de una orden de compra.

Acompañamiento del Pedido (Follow-Up):

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del
material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto
debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos
con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después
de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante
supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.

Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y

plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir,
acompañar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y
éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido,
exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros
proveedores.
Control de la Recepción del Material Comprado:

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del
proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo
de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad,
realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden
de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.

Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega

o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la
autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de
pago estipulado.

El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo

que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa,
principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen
anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

CUENTA POR PAGAR.

Las cuentas por pagar representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en
bienes o en servicios requeridos.
Esta cuenta registrará los saldos no documentados, a cargo de los almacenes, pendientes de
pago.
Subcuentas:
Retenciones
En esta subcuenta deberán registrarse las retenciones de impuesto sobre la renta, seguridad
social, formación profesional, embargos judiciales, cuotas alimenticias y otras retenciones al
personal.
Dividendos
En esta subcuenta se registrarán los dividendos declarados, pendientes de pago.
Proveedores
Registrará los compromisos a favor de proveedores por adquisiciones de bienes o servicios.
Otros
Se registrará el importe de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no encajen dentro de
las subcuentas anteriores.

Modelo De La Cuenta Por Pagar.

Las Cuentas por Pagar son de carácter individual, pues se expide una para cada proveedor por
cada factura que presente, o a cada persona a quien deba hacerse un pago.
Los datos que debe contener son:
Denominación de la empresa, la mención de ser Cuenta por Pagar, fecha de su expedición,
numero de orden. Numero de asiento en caja, a favor de quien se expide. Su domicilio. La cuenta y
subcuenta que deba ser cargada (indicándola generalmente por su símbolo numérico de
identificación. El concepto del pago. Importe del mismo espacio para asentar las firmas de quien la
formule, revise, apruebe, registre en diario y registre en auxiliares. Espacio para asentar la cantidad
recibida y firma de quien cobre
 En el documento no se indica la cuenta de abono, pues queda sobreentendido que es “Cuenta
por Pagar”, algunas empresas imprimen al reverso de este documento una lista de las cuentas que
se carguen, con columna para cantidad.
Cuenta En El Mayor “Cuentas Por Pagar”

En el libro mayor debe abrirse una cuenta de pasivo circulante, con este título que recibe como:
abonos, el importe de las Cuentas por Pagar expedidas; cargos, el valor de las Cuentas por Pagar
pagadas; su saldo representa el valor de las cuentas expedidas pendientes de pago, y será siempre
acreedor.

El asiento de crédito de esta cuenta proviene del registro de Cuentas por Pagar y el de cargo del
libro de caja.

Tramites De La Cuenta Por Pagar.

Los trámites de las Cuentas por Pagar son los siguientes, suponiéndolas por duplicado:
Para formularla se toman los datos de cualquiera de estos antecedentes:
• Las notas de remisión o facturas que presenten los proveedores por ventas que hagan al
contado comercial (plazo máximo de 30 días).
• Los recibos que presenten todas aquellas personas a quienes por cualquier causa debe
efectuarse un pago.
• La relación de pagos hecha por el cajero menor, quien anexando los comprobantes, recibe
nueva dotación de fondos por su importe.
• Notas de proveedores que vendieron a crédito, para hacerles pagos parciales o totales.
• En caso de remesas a proveedores foráneos por cuenta de mayor cantidad, las notas de
compra de giros.
• Se expide por duplicado, con indicación de cuentas de cargo, anexando los documentos
comprobatorios al original.
• Se le asigna numeración consecutiva y se pasa a revisión y aprobación.
• El original se envía al cajero como orden de pago, quien lo guarda en archivo cronológico –
alfabético
• Se archiva el duplicado por numeración consecutiva, en carpeta separada del original.
Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador de “pagado”, tanto en la cuenta
como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos en el libro de caja.
Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre deberá ser nominativo),
el cajero expide además el cheque anotando su número, tanto en la Cuenta por Pagar como en el
libro de caja, y envía la cuenta y el cheque a la Contaduría, quien anota en el registro la fecha de
pago, gestiona las firmas del cheque y envía este al departamento de correspondencia. Anexando
la carta remesa que formule.
Se registra el pago en el índice de Cuentas por Pagar, archivando el original de la póliza en
gabinete o carpeta, por numeración consecutiva, pasando la carta al expediente de la persona
interesada.
Como una nota sobre este trámite, debemos manifestar que cuando las cuentas se archivan
en gabinete, su guarda, aun cuando en orden consecutivo, es independiente: por lo cual si bien hay
mayor flexibilidad en el archivo para caso de consulta, hay también mayores posibilidades de
extravío de alguna. Debido a esto, algunos contadores prefieren archivarlas en carpetas sujetas con
broches, en juegos de 50 o 100. La posibilidad de extravío de algunas pólizas es otra razón que
justifica su expedición por duplicado, además de la división del trabajo
El Registro De Cuentas Por Pagar

Este libro es un diario que sirve para registrar las Cuentas por Pagar expedidas y contiene
como columnas:

Fecha, a favor de, número de la cuenta, numero del cheque, fecha de pago, numero de caja,
Cuentas por Pagar haber. Varias columnas de debe para las cuentas que deben cargarse con motivo
de su expedición abriendo columna solo a las de más movimiento. Una columna para título y otra
para importe en los casos de cargo a cuentas de pocos movimientos.

Mensualmente este registro produce un asiento de concentración, de cargo a varias cuentas

con abono a Cuentas por Pagar, por el importe de las expedidas en el mes. Este asiento puede
hacerse directamente en el libro mayor o bien pasando por el diario general previamente. El asiento
por el pago se toma también mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por
el diario general previamente. El asiento por el pago se toma también mensualmente del libro de
caja, bien sea para el mayor o pasando por el diario general

Eliminación De Las Cuentas Personales

En las empresas se lleva tanto a los clientes y deudores como a los proveedores y acreedores,
una subcuenta personal en donde se registran las transacciones con cada uno. Este procedimiento
es conveniente, pues con ello se conserva una historia de las operaciones efectuadas, que en
algunos casos sirve para solicitar o conceder descuentos, si el volumen de las transacciones lo
justifica. Sin embargo, mantener el mayor auxiliar significa trabajo que puede evitarse expidiendo
en cada caso de cobro o pago una cuenta con lo cual la contabilidad se simplifica, pues se eliminan
tales mayores auxiliares

Los Comprobantes Originales Manejados Como Cuentas Por Pagar.

Las ventajas de la expedición de las Cuentas por Pagar, son servir de orden de pago
controlando la salida de fondos y registrando obligación o pasivo previamente a su pago, con
eliminación de cuentas personales. Estos fines pueden lograrse sin necesidad de expedir
materialmente la Cuenta por Pagar, para lo cual se procede como sigue:
A los documentos originales se les anotan las cuentas de cargo con su importe, dándoles
numeración consecutiva.
Se anotan en el registro como si fueran las pólizas.
Se siguen los demás trámites ya descritos para la Cuenta por Pagar.
En el caso de pagos de caja menor, se tomara como comprobante la relación que para
reembolso presenta el cajero menor, anexo las constancias de pago.
El único inconveniente del procedimiento será que los documentos contabilizadores. No este
tipificados como lo está la Cuenta por Pagar, sino que adoptan formas distintas, con diversas
dimensiones.
 CUENTAS POR COBRAR.
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
Origen.
Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar:
• A cargo de clientes.
• A cargo de otros deudores.
Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de
la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la
actividad normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse
como Cuentas por Cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operación de
la entidad.
En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de
otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia.
Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida
la entidad tales como prestamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas
de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos involucrados no son de importancia
pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.
Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben
presentarse en renglón por separado dentro del grupo Cuentas por Cobrar, debido a que
frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera que
estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos mas bien tienen el carácter de
inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capitulo especial del activo no circulante.
Clasificación.
Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben reclasificarse como Cuentas por Pagar
si su importancia relativa lo amerita.
Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las
Cuentas por Cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron
cargados.
Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya partidas importantes a cargo
de una sola persona física o moral, su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro
genérico Cuentas por Cobrar o en su defecto, revelarse a través de una nota a los estados
financieros.
Presentación En Estados Financieros.
Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. deben ser
mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas por Cobrar. En caso de que se
presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe de la
estimación efectuada.
 Debe quedar claramente establecido en el Balance General, o en las notas a los estados
financieros, la situación de las Cuentas por Cobrar con respecto a gravámenes de cualquier tipo que
recaigan sobre ella, restricciones que tengan por estar condicionada su recuperabilidad a
terminación de obras, prestación de servicios, etc.
Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse
este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros.
Ventajas de registrar en Cuentas por Cobrar.
Por la índole de sus operaciones, algunas empresas tienen necesidad de expedir recibos para
el cobro de determinados renglones de ingreso.
• Entre ellos se encuentran:
• El cobro de rentas a los usurarios de bienes inmuebles o muebles.
El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparación en talleres, de auto transportes
y otras máquinas; suministro de energía eléctrica; suministro de servicio telefónico; cobro de fletes
y pasajes a grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestación de servicios profesionales,
etcétera.
Cobro periódico de intereses sobre inversión de capitales a largo plazo.
De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es una documento mas completo que
el simple recibo y cuyas características y ventajas son:
• A través de ella se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidad, creándose
paralelamente el activo correspondiente.
• Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento es una orden de cobro al
cajero.
• En la mayoría de los casos se evita el llevar cuenta personal a los deudores
• La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal
• El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta y elimina las cuentas
personales especialmente en aquellos casos en que se prestan servicios a clientes no regulares.
Modelo De La Cuenta Por Cobrar.
Las Cuentas por Cobrar son pólizas que pueden adoptar varias formas, pero
fundamentalmente se expiden por duplicado, sirviendo el original de recibo para el cliente y el
duplicado al carbón como documento contabilizado, razón por la cual la copia contiene espacio para
aplicación solamente a cuentas de crédito (pues representa sistemáticamente un cargo a la cuenta
de mayor “Cuentas por Cobrar”, razón por la que en ella no se indica cuenta de cargo).
Algunas empresas, especialmente de servicios públicos, expiden las Cuentas por Cobrar por
triplicado, sirviendo el original como recibo al usuario; el duplicado como aviso de cobro a
Contaduría, y el triplicado debidamente archivado, como cargo al cliente, evitándose con ello
llevarle cuenta personal por debe y haber.
 Tramites De La Cuenta Por Cobrar.
• Se expide tomando los datos de cualquiera de estos antecedentes
• Calendario de vencimientos.
• Presupuesto aprobado por el cliente previamente, en caso de servicio de reparaciones.
• La orden del cliente para la prestación del servicio, de acuerdo con tarifas establecidas.
• Reporte de consumo mensual, calculado también de acuerdo con tarifas, como en el caso
de suministro de energía eléctrica
• Convenios celebrados con el cliente.
• La tira de la caja registradora para dar entrada a las ventas al contado en tienda
El Registro De Cuenta Por Cobrar
Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar están controladas por una cuenta de mayor, de
activo circulante, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las
cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro.
El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las expedidas y de las
que se toman datos para cargar la cuenta del libro mayor tiene las siguientes columnas:
Fecha, a cargo de, número consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar Debe, fecha de
cobro. Varias columnas de haber, para acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la
Cuenta por Cobrar.
Observaciones: Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al
libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos totales de cargo a Cuenta
por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ahí pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es
solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja.
PROCEDIMIENTOS DE NOMINA
• Al momento de realizar un requerimiento en el Departamento de Nómina, se debe verificar
los documentos donde se específica tal solicitud (Planilla). De no coincidir el requerimiento con la
planilla, se deberá devolver junto con oficio anexo a la dependencia solicitante.
• Todas las planillas de movimientos de personal cumplirán con la ruta establecida en su
respectiva normativa hasta su llegada al Departamento de Nomina para su procesamiento.
• Para realizar la liquidación de la Planilla Movimiento de Personal, deberá ser verificada su
respectivo ingreso o bienvenida, al sistema de Registro y Control de Movimientos de Personal
(SICMOV).
• Antes de Proceder al ingreso de datos en el sistema se deberá leer detalladamente toda la
planilla Movimiento de Personal con la finalidad de evitar errores en los cálculos de verificación e
ingreso de datos en el sistema de nómina.
• Cuando se ingresa por Primera vez a una persona al sistema de nómina la fecha de Ingreso
debe coincidir a la fecha efectiva expresada en la planilla movimientos de personal.
 • Las planillas de Movimiento de personal deberán estar acompañadas por fotocopias de los
siguientes documentos, de acuerdo al caso planteado:

 En caso de disparidades de la planilla con los documentos consignados como anexos

deberá ser devuelta a la Dirección de RRHH.
 Para la Verificación de la información del Ítem A, se realizará comparándola con los
documentos anexos y la información expresada en el SICMOV.
 Los tipos de nóminas están clasificados de acuerdo al siguiente cuadro:

 Para determinar la dedicación se utilizará el siguiente cuadro:

• Para la clasificación de cargos y categorías se utilizará el siguiente cuadro:

 Recursos humanos

La autorización para pagar a un empleado por el departamento de recursos humanos protege

al negocio del fraude mediante la reducción y eliminación de la posibilidad de que empleados
ficticios o que ya no están sigan en la nómina. El departamento de personal o de recursos humanos
debe mantener actualizados los registros de empleados en todo momento, que reflejan la tasa de
pago que cada empleado recibe y los beneficios previstos.

Registro del tiempo trabajado

Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego ser revisadas,
aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El tiempo libre o ausencias no pagadas
deben reflejarse en la hoja de asistencia apropiada. Se debe aprobar el tiempo extra antes del
hecho. Además, un empleado no debe tener acceso a su hoja de asistencia una vez que el supervisor
ha aprobado y firmado el expediente para el preparador de nómina.

Preparación de la nómina

Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de la

preparación de la nómina que calculan la indemnización debida a cada empleado no deben tener
autorización para firmar las hojas de asistencia o cheques de emisión. Durante la preparación de la
nómina, el FICA o Seguridad Social, los impuestos a los ingresos y otras deducciones como los
seguros son calculados, y las cantidades finales de dólares por concepto de sueldos y salarios debe
ser enviada al departamento o persona a cargo de la emisión de cheques a los empleados y el pago
de los impuestos de nómina.

Pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina

Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nómina deben exigir que la
persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina no tengan
acceso autorizado a los registros de recursos humanos, hojas de asistencia y materiales de
preparación de la nómina. En las pequeñas empresas en las que esto no es factible, el propietario o
la administración superior deben autorizar todos los cheques o designar a dos empleados de
confianza para tener el control de la autorización, requiriendo ambas firmas para la autorización.

Riesgos

Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la nómina, corre el
riesgo de que la compensación se expida a los empleados que no existen o que ya no están. Además,
la empresa puede perder activos pagando en exceso a los empleados deshonestos e incurrir en
gastos excesivos por tener que rehacer los registros de nómina. Cuando se cometen errores, una
nómina puede retrasarse, lo que puede dar lugar a empleados descontentos.
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