SAP  00  
INTRODUCCIÓN  A  SAP  
CAMPUS  
 

 
   
Equipo  Campus  –  ENERO  2016  
  
 

Índice  
INTRODUCCIÓN  ....................................................................................................................................................  2  

VISIÓN  GENERAL  DEL  PROCESO  ............................................................................................................................  4  

¿QUÉ  ES  UN  ERP?   .................................................................................................................................................  5  

¿QUÉ  ES  SAP?  .......................................................................................................................................................  5  

ETAPAS  DEL  PROYECTO  .........................................................................................................................................  6  

LEVANTAMIENTO  DE  PROCESOS  .........................................................................................................................................  6  

PRESENTACIÓN  DE  LA  SOLUCIÓN  .......................................................................................................................................  6  
DESARROLLO  .................................................................................................................................................................  6  
PRUEBAS  UNITARIAS  .......................................................................................................................................................  6  
PRUEBAS  INTEGRALES  .....................................................................................................................................................  6  
CUT  OVER  .....................................................................................................................................................................  6  
GO  LIVE  (SALIDA  EN  VIVO)  ................................................................................................................................................  6  

ROLES  DE  USUARIO   ..............................................................................................................................................  7  

MODELO  DE  CREDENCIALES  ..................................................................................................................................  8  

CARTA  INFORMANDO  CREDENCIALES  EN  SAP  .......................................................................................................................  8  

GLOSARIO  SAP  ......................................................................................................................................................  9  

MANDANTE  ..................................................................................................................................................................  9  
ENTORNO  .....................................................................................................................................................................  9  
DATOS  MAESTROS  ..........................................................................................................................................................  9  
SAPGUI  ......................................................................................................................................................................  9  
LOGIN/LOGON  ............................................................................................................................................................  10  
USER  .........................................................................................................................................................................  10  
PASSWORD  .................................................................................................................................................................  10  
MODO  .......................................................................................................................................................................  10  
SESIÓN  ......................................................................................................................................................................  10  
TRANSACCIÓN  .............................................................................................................................................................  11  
PARÁMETROS  ..............................................................................................................................................................  11  
PARAMETRIZAR  ...........................................................................................................................................................  11  
VARIANTE  ...................................................................................................................................................................  11  

NAVEGACIÓN  EN  SAP  .........................................................................................................................................  12  

CÓMO  INICIAR  UNA  SESIÓN  ............................................................................................................................................  12  

ELEMENTOS  LA  PANTALLA  INICIAL  SAP  .............................................................................................................................  13  
Barra  de  menú  ....................................................................................................................................................  14  
Barra  de  herramientas  standard  ........................................................................................................................  15  
Barra  de  aplicaciones  ..........................................................................................................................................  16  

 
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Barra  de  status  ...................................................................................................................................................  17  
EL  ÁRBOL  DESPLEGABLE  .................................................................................................................................................  17  
CÓMO  MOSTRAR  LOS  NOMBRES  TÉCNICOS  DE  LAS  TRANSACCIONES  EN  EL  ÁRBOL  DESPLEGABLE  ....................................................  18  
CÓMO  ACTIVAR  UNA  TRANSACCIÓN  .................................................................................................................................  19  
a)   Desde  el  campo  de  comandos  ....................................................................................................................  19  
b)   Utilizando  el  árbol  desplegable  ..................................................................................................................  19  
USO  DE  TRANSACCIONES  FAVORITAS  ................................................................................................................................  20  
Arrastrar  opciones  hacia  favoritos  ......................................................................................................................  20  
Crear  carpetas  en  favoritos  ................................................................................................................................  21  
Cambiar  nombre  de  favoritos  y  carpetas  ............................................................................................................  21  
Borrar  favoritos  y  carpetas  .................................................................................................................................  22  
CÓMO  SABER  EL  CÓDIGO  DE  LA  TRANSACCIÓN  DONDE  SE  ESTÁ  ...............................................................................................  23  
FUNCIONALIDADES  DE  PANTALLA  DESDE  UNA  TRANSACCIÓN  .................................................................................................  24  
Fichas  o  solapas  ..................................................................................................................................................  24  
Botones  de  uso  frecuente  dentro  de  una  transacción  ........................................................................................  24  
Interpretación  de  los  mensajes  ...........................................................................................................................  25  
Cómo  imprimir  ....................................................................................................................................................  26  
Funciones  de  ayuda  ............................................................................................................................................  27  
Desplazamiento  entre  los  campos  ......................................................................................................................  28  
Desplazamiento  para  ver  todos  los  datos  de  la  pantalla  ....................................................................................  28  
Modificar  ancho  y  orden  de  columnas  ................................................................................................................  28  
Cómo  exportar  datos  ..........................................................................................................................................  29  
Campo  de  comandos  ..........................................................................................................................................  30  
Botón  Matchcode  ...............................................................................................................................................  31  
Búsqueda  de  datos  .............................................................................................................................................  33  
TRABAJAR  EN  DISTINTOS  MODOS  .....................................................................................................................................  35  
Cómo  crear  un  nuevo  modo  ................................................................................................................................  35  
TIPOS  DE  PROCESOS  ......................................................................................................................................................  36  
a)   En  línea  (o  tiempo  real)  ..............................................................................................................................  36  
b)   En  fondo  .....................................................................................................................................................  36  
CÓMO  SALIR  DE  SAP  ....................................................................................................................................................  38  

CONSIDERACIONES  ESPECIALES  ..........................................................................................................................  39  

IDENTIFICACIÓN  ESTUDIANTES  ........................................................................................................................................  39  

ETIQUETAS  DE  CAMPOS  .................................................................................................................................................  39  
CONCEPTO  DE  FECHA  CLAVE  ..........................................................................................................................................  39  
 

INTRODUCCIÓN  
 

 
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SAP  00  es  un  módulo  introductorio  que  tiene  por  objetivo  entregar  a  los  usuarios  la  información  básica    
para   navegar   a   través   del   sistema   e   internalizar   el   vocabulario   asociado   a   este   nuevo   ambiente   de  
trabajo.  
 
Los   contenidos   de   este   módulo   se   han   adaptado   a   las   necesidades   específicas   de   los   usuarios   de  
CAMPUS  (módulo  académico  de  SAP).  
   

 
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VISIÓN  GENERAL  DEL  PROCESO  
 

CAMPUS  
Academia  

BI  
Business   FICA  
Intelligence  
(Bases  de  datos  de   Finanzas  
consulta  y  extracción  de  
datos)  

SAP   BACK  OFFICE  

CRM   Procesos  de  
geseón  
Módulo  de   administraeva    
markeeng  
interna  
(comunicación)   (control  de  geseón,  
tesorería,  compras,  
acevo  fijo,  etc.)  

HR  
Recursos  
Humanos  

   

 
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¿QUÉ  ES  UN  ERP?  
 
ERP  (Enterprise  Resource  Planning):  Sistema  de  Planificación  de  Recursos  Empresariales.  
 
Un   ERP   es   un   sistema   informático   que   permite   gestionar   de   manera   integrada   todos   los   procesos   que  
realiza  una  institución.  
 
Posee   una   base   de   datos   única   a   la   que   se   puede   acceder   en   tiempo   real,   ya   sea   para   consultar,  
actualizar  o  intercambiar  información  entre  los  distintos  módulos  y  procesos.  
 
 
¿QUÉ  ES  SAP?  
 
SAP  (System,  Applications  and  Products):  Sistemas,  Aplicaciones  y  Productos.  
 
SAP   es   un   ERP   específico   (marca   de   ERP),   fabricado   por   la   empresa   alemana   del   mismo   nombre   SAP   AG,  
fundada  en  1972  por  ex  ingenieros  de  IBM.  
 
El  sistema  SAP  utiliza  un  lenguaje  de  programación  creado  por  la  misma  compañía,  llamado  ABAP.  
 
La  versión  que  ha  adquirido  la  universidad  es  SAP  R/3.  
 
   

 
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ETAPAS  DEL  PROYECTO  
 
La  implementación  del  sistema  SAP  se  está  llevando  a  cabo  a  través  de  las  siguientes  etapas:  
 
Levantamiento  de  procesos  
Consiste   en   la   descripción   de   la   situación   actual.   Para   ello,   se   formaron   equipos   de   trabajo   integrados  
por     personas   de   todas   las   unidades   de   la   universidad   que   redactaron   y   revisaron   documentos   que  
explican  la  forma  en  que  la  UDP  realiza  sus  procesos  actualmente.  
 
Presentación  de  la  solución  
A  partir  de  los  documentos  anteriores,  la  empresa  consultora  propuso  una  solución  en  SAP.  
 
Desarrollo  
La  empresa  consultora  parametriza  el  sistema  y  desarrolla  programas  complementarios,  con  el  objetivo  
de  dar  respuesta  a  los  requerimientos  de  la  universidad.  
 
Pruebas  unitarias  
Se   realizan   pruebas   para   verificar   la   correcta   operación   del   sistema,   pero   en   procesos   que   no   se  
relacionan  entre  sí.  
 
Pruebas  integrales  
Se   realizan   nuevas   pruebas   al   sistema,   pero   esta   vez   con   procesos   que   relacionan   distintos   módulos  
(académico  con  finanzas,  académico  y  recursos  humanos,  etc.).    
   
Cut  over  
Conjunto  de  actividades  necesarias  para  dar  término  a  la  operación  con  los  sistemas  actuales  (parte  del  
SGU  y  otros)  y  poner  en  marcha  el  nuevo  sistema  SAP.  
 
Algunas  actividades  que  contempla  la  etapa  cuto  ver:  
• Preparación  y  extracción  de  datos  desde  sistemas  actuales  
• Carga  de  datos  en  el  nuevo  sistema  
• Verificación  de  la  carga  de  datos  
• Etc.  
 
Go  live  (salida  en  vivo)  
Puesta  en  marcha  o  puesta  en  producción.  Inicio  de  las  operaciones  con  el  nuevo  sistema.  
 
 

   

 
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ROLES  DE  USUARIO  
 
Dado   que   SAP   es   un   sistema   integrado   que   trabaja   con   una   base   de   datos   única,   el   acceso   a   ella   se  
delimita   usando   “roles   de   usuario”.   Esto   quiere   decir   que   las   personas   tienen   distintos   niveles   de   acceso  
a  la  información,  conforme  a  las  funciones  que  desempeñan;  por  ejemplo,  existen  roles  tales  como:  
• Decano  
• Director  (pregrado  y  postgrado)  
• Secretario(a)  de  Estudios  
• Secretario(a)  académico(a)  
• Coordinador  
• Etc.  
 
Los   roles   de   usuario   son   gestionados   por   el   área   de   informática   a   través   del   módulo   de   seguridad.   El  
encargado  de  esta  tarea  se  denomina  Administrador  de  Roles.  
 
Cada  persona  que  ingresa  al  sistema  posee:  
• Nombre  de  usuario  (ej.:  jperez)  
• Clave  de  acceso  (password)  
Mayor  detalle  en  sección  “modelo  de  credenciales”  del  presente  documento.  
• Perfil  (atributos  que  delimitan  el  acceso  al  sistema)  
 
Existen   medidas   de   seguridad   que   permiten   minimizar   el   riesgo   de   acceso   al   sistema   por   parte   de  
personas  no  autorizadas,  tales  como:  
• Cambio  periódico  de  clave  
• Cierre  de  sesión  de  usuarios  inactivos  durante  un  tiempo  determinado  
• Inhabilitación  del  usuario  cuya  clave  no  ha  sido  ingresada  correctamente  en  una  cierta  cantidad  
de  intentos.  Máxima  cantidad  de  intentos  permitida:  3  
 
 
   
 
   

 
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MODELO  DE  CREDENCIALES  
 
Se  llama  “credenciales”  a  los  datos  que  permiten  acceder  al  sistema  a  cada  usuario,  ellos  son:  
• Nombre  de  usuario  (ej.:  jperez)  
• Clave  (password)  
 
Carta  informando  credenciales  en  SAP  
Cuando   se   inicie   la   etapa   de   “Salida   en   vivo”   del   sistema,   cada   usuario   recibirá   la   siguiente   carta   con   sus  
credenciales:  

 
 
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GLOSARIO  SAP  
 
Mandante  
Área  de  trabajo  independiente  dentro  del  sistema.  Se  pueden  utilizar  distintos  mandantes  para  diseñar  
un  sistema.  
 
Cada  mandante  posee  recursos  propios:  
• Datos  de  usuario  (claves  de  acceso  diferentes  por  cada  mandante)    
• Ciertas  configuraciones  específicas  (la  parametrización  puede  ser  distinta  en  cada  mandante)  
• Datos   maestros   (los   datos   de   estudiantes,   planes   de   estudio,   etc.,   no   necesariamente   son   los  
mismos  en  cada  mandante)    
 
Cada  mandante  se  identifica  con  un  número  y  nombre  específicos.  Por  ejemplo:  
• 100  Documentación  de  pruebas  (Solman)  
• 200  Calidad  (mandante  para  pruebas  unitarias)  
• 250  Calidad  (mandante  para  pruebas  integrales)  
• 300  Producción  
• 375  Calidad    (mandante  para  capacitación)  
 
Durante  el  proceso  de  capacitación  se  usará  el  mandante  375,  que  forma  parte  del  entorno  de  Calidad.  
 
Los  usuarios  finales  acceden  al  mandante  de  producción,  el  que  contiene  la  información  real  y  vigente  de  
la  universidad.  
 
Entorno  
Servidor  (máquina)  donde  residen  uno  o  más  mandantes.  

Un  sistema  SAP  contempla  al  menos  3  entornos  (o  máquinas  de  trabajo):    
• Desarrollo  (y  mantenimiento)  
• Calidad   (ambiente   donde   se   realizan   pruebas   de   verificación   previo   a   la   carga   en  el   ambiente   del  
usuario  final)  
• Productivo  (ambiente  del  usuario  final)  
 
Datos  maestros  
Registros  básicos  que  contienen  información  sobre  diferentes  entidades:  
• Datos  maestros  de  estudiantes  (Rut,  nombre,  dirección,  etc.)  
• Datos  maestros  de  planes  de  estudio  (código,  nombre,  carrera,  etc.)  
• Datos  maestros  de  profesores  (Rut,  nombre,  dirección,  categoría,  etc.)  
• Etc.  
 
SAPGUI  
Es   la   interfaz   gráfica   de   SAP   con   el   usuario   final,   que   permite   mostrar   los   datos   en   forma   de   lista,  
gráficos,  etc.  Esta  aplicación  debe  estar  instalada  en  cada  PC.  
 

 
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Login/Logon    
Icono  que  permite  ingresar  a  SAP    
 
User    
Nombre  de  usuario  asignado  para  acceder  a  SAP  R/3  (ej.:  jperez).  
 
Password    
Palabra  clave  o  secreta  que  acompaña  al  user  para  poder  ingresar  al  sistema.  
 
Modo    
Se  denomina  modo  a  cada  pantalla  nueva  que  se  abre  en  SAP.  
 
Sesión  
Conexión  de  un  usuario  al  sistema  SAP.  
 
Sólo  se  puede  tener  1  sesión  activa  por  cada  cuenta  de  usuario.  
 
Si  se  ingresa  a  otro  PC  con  el  mismo  usuario,  aparece  el  siguiente  mensaje,  forzando  a  tener  sólo  1  sesión  
vigente:  

 
 
 
   

 
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Transacción  
Aplicación   de   SAP   que   tiene   un   objetivo   específico.   Cada   transacción   tiene   un   nombre   técnico   que   la  
identifica.  
 
Ejemplos:  
• PIQST00:  expediente  del  estudiante    
• PIQSTD:  visualización  de  los  datos  maestros  del  estudiantes  
• PIQ_ACSTRUC:  catálogo  de  planes  de  estudio  
 
Existen  2  tipos  de  transacción:  
a) Standard:  transacciones  o  aplicaciones  propias  de  SAP.  Ej.:  PIQSTD,  PIQ_ACSTRUC  
 
b) Z:  comienzan  con  la  letra  Z  todas  las  transacciones  o  aplicaciones  que  son  desarrollos  hechos  a  la  
medida   de   las   necesidades   de   la   universidad.   Ej.:   ZCARE_MATRICULAS,   ZCARE_AVANCE_CURR,  
ZCA_CM_003  
 

Matchcode      

Herramienta  que  permite  encontrar  datos  dentro  de  una  tabla.  

Mayor  detalle  en  sección  “Botón  Matchcode”  de  este  documento.  
 
Parámetros    
Valores   que   pueden   registrarse   o   configurarse   en   el   sistema   para   que   éste   se   comporte   o   funcione   de  
una  forma  en  particular.  
 
Parametrizar    
Acción  de  registrar  parámetros  en  el  sistema  o  configurarlo.  
 
Variante  
Configuración  específica  de  parámetros  de  entrada,  individualizados  por  un  nombre.  
 
Permiten  personalizar  el  acceso  a  la  información.  
 
Existen  distintos  tipos  de  variante:  
a) Variantes   de   selección:   permiten   fijar   ciertos   valores   para   realizar   una   búsqueda   específica   a  
partir  de  ellos  
b) Variantes  de  visualización:  permiten  filtrar  datos  en  una  disposición  determinada  
 
 
 
 
   

 
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NAVEGACIÓN  EN  SAP  
 
Cómo  iniciar  una  sesión  
Desde  el  escritorio  del  PC,  dar  doble  click  sobre  SAP  Logon.  

 
 
Seleccionar   el   servidor   al   cual   se   desea   acceder   (udq   es   el   entorno   o   servidor   de   calidad   de   la  
universidad):  

 
 
Seleccionar  mandante  de  trabajo.  
Ingresar  nombre  de  usuario  y  clave  de  acceso  (la  clave  es  sensible  al  uso  de  minúsculas  y  mayúsculas):  

 
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La   primera   vez   que   se   ingresa   al   sistema,   se   hará   con   la   clave   entregada   por   el   área   de   informática,   pero  
en  esa  primera  sesión,  SAP  solicitará  cambiarla.  
 
Elementos  la  pantalla  inicial  SAP  

 
 
   

 
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Barra  de  menú  
Cada  una  de  las  opciones  de  la  barra  de  menú,  contiene  más  opciones  dentro  de  ella.  
 
Esta   barra   se   organiza   dependiendo   de   las   tareas   que   se   estén   realizando.   Por   ejemplo,   la   siguiente  
imagen  muestra  una  barra  de  menú  típica:  

 
 
A  continuación  se  muestran  algunos  de  los  menús  más  frecuentes:  
Menú   Descripción  
Permite  ir  directamente  a  otros  menú  del  sistema,  por  ejemplo:  menú  de  
Menú  
usuario,  menú  SAP,  etc.  
Permite   realizar   acciones   sobre   la   transacción   actual,   por   ejemplo:  
Tratar  
ejecutarla  en  la  ventana  actual,  ejecutarla  en  otra  ventana.  
Favoritos   Para  gestionar  menú  Favoritos  (añadir,  renombrar,  borrar,  desplazar,  etc.)  
A   nivel   de   usuario,   sólo   se   usa   la   alternativa   “Opciones”,   que   sirve   para  
parametrizar  la  visualización  del  menú:  

Detalles  

 
Contiene   principalmente   información   técnica,   pero   algunas   funciones   son  
útiles  a  nivel  de  usuario,  por  ejemplo:  crear  modo,  revisar  jobs  y  Status.  
Particularmente,   la   opción   Status   muestra   información   detallada   de   la  
sesión  y  transacción  activas:  

Sistema  

 
Ayuda   Despliega  un  menú  con  varias  formas  de  ayuda  online  
 
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Barra  de  herramientas  standard  
Contiene  botones  que  permiten  realizar  acciones  comunes  (buscar,  grabar,  etc.).  

 
 
A  continuación,  el  detalle  de  cada  botón:  
Botón   Nombre   Función  
Intro   Verifica  que  los  datos  ingresados  sean  válidos.  No  graba.  
 
Permite   ingresar   comandos   en   forma   directa,   por   ejemplo,  
Campo  de  comandos  
  códigos  de  transacciones.  
Grabar   Graba  los  datos  ingresados.  
 
Se   devuelve   a   la   pantalla   anterior   dentro   de   la   misma  
transacción.  
Retroceder   Antes  de  retroceder,  exige  ingresar  campos  obligatorios.  
 
Antes  de  retroceder,  pregunta  si  se  desean  grabar  los  cambios  
realizados.  
Finaliza   la   tarea.   Antes   de   retroceder,   pregunta   si   se   desean  
Salir   grabar  los  cambios  realizados.  
  Se  sale  completamente  de  la  transacción.  
Cancelar   Finaliza  la  tarea.  No  graba.  
 
Imprimir   Imprime  datos  de  la  pantalla  actual.  
 
Busca  datos  en  la  pantalla  actual.  
Buscar   Se  comporta  igual  que  en  Office   (se  puede  usar  el  carácter  *  
 
para  acercarse  al  valor  buscado).  
Busca  siguiente  coincidencia  en  la  pantalla  actual.  
Buscar  siguiente  
  Se  comporta  igual  que  en  Office.  
Primera  página   Se  desplaza  a  la  primera  página.  
 
Página  anterior   Se  desplaza  a  la  página  anterior.  
 
Página  siguiente   Se  desplaza  a  la  página  siguiente..  
 
Última  página   Se  desplaza  a  la  última  página  
 
Crea  un  nuevo  modo  SAP.  
Crear  modo   Esto   permite   realizar   varios   procesos   dentro   de   una   misma  
 
cuenta  de  usuario.  
Permite  crear  un  acceso  rápido  desde  el  “escritorio”  del  PC.  
Crear  acceso  rápido  
  Apropiado  para  reportes,  transacciones  y  procesos.  
Ayuda   Despliega  ayuda  del  campo  donde  se  posiciona  el  cursor.  
 
Permite  configurar  opciones  de  visualización  (colores  de  
Menu  front  end  
  pantallas,  formatos  de  íconos,  etc.)  
 
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Barra  de  aplicaciones  
La  barra  de  aplicaciones  provee  funciones  que  permiten  visualizar  los  distintos  menú  disponibles  y  
organizar  la  sección  de  favoritos.  

 
 

Botón   Nombre   Función  

Menú  de  usuario   Despliega  el  menú  asociado  al  perfil  de  usuario  activo.  
 
Menú  SAP   Despliega  el  menú  standard  de  SAP.  
 
Muestra   opciones   para   uso   de   mensajería   interna.   Estas  
SAP  Business  Workplace  
  opciones  no  están  habilitadas  para  la  UDP.  
Para  ir  directamente  a  otro  menú.  Esta  opción  está  orientada  
Visualizar  menú  de  un  rol  
  al  administrador.  
Añadir  a  la  sección  de  Favoritos,  la  transacción  o  carpeta  que  
Añadir  a  favoritos  
  se  tiene  seleccionada.  
Borrar  de  la  sección   de  Favoritos,  la  transacción   o   carpeta  que  
Borrar  favoritos  
  se  tiene  seleccionada.  
Modificar   nombre   de   carpeta   o   transacción   en   área   de  
Modificar  favoritos  
  Favoritos.  
Desplazar  hacia   Mover   hacia   arriba   o   hacia   abajo,   dentro   del   área   de  
  arriba/abajo  favoritos   Favoritos,  la  carpeta  o  transacción  que  se  tiene  seleccionada.  
Crear  rol   Opción  orientada  al  Administrador  de  Roles.  
 
 

   

 
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Barra  de  status  
Proporciona  información  general  del  sistema  y  de  la  transacción  sobre  la  cual  se  está  trabajando.  
 
En  el  extremo  inferior  izquierdo  aparecen  todos  los  mensajes  del  sistema.  
 
A  la  derecha,  al  pulsar  el  botón   ,  se  despliega  la  información  de  la  transacción.  
 

 
 
 
El  árbol  desplegable  
SAP  organiza  las  aplicaciones  o  transacciones  bajo  una  estructura  de  árbol.  
 
Dentro   del   menú   de   SAP   se   encuentra   la   carpeta   “Student   Lifecycle   Management”,   que   es   donde   se  
agrupan  todas  las  transacciones  de  CAMPUS  (módulo  académico  de  SAP).  Al  interior  de  esta  carpeta,  se  
ha  dispuesto  la  carpeta  “Ampliación  UDP  (SLCM)”,  con  las  transacciones  que  utilizará  la  universidad  para  
la  gestión  de  procesos  académicos.  
 

 
 
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Cómo  mostrar  los  nombres  técnicos  de  las  transacciones  en  el  árbol  desplegable  
a) Seleccionar  Detalles  desde  el  menú  de  barra  
b) Dar  click  en  Opciones  
c) Habilitar  la  opción  Visualizar  nombres  técnicos  
 

 
 
 
   

 
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Cómo  activar  una  transacción  
Las  transacciones  se  pueden  activar  de  dos  formas  en  SAP:  
 
a) Desde  el  campo  de  comandos  
Instrucción  en  campo  de   Descripción  
comandos  
/n+nombre  de  transacción   Inicia   la   transacción   dentro   del   modo   actual,   esto   implica   que   se  
cancela  la  tarea  en  pantalla.  Ejemplos:  

 
 
 
Como  se  aprecia,  da  igual:  
• Usar  minúsculas  o  mayúsculas  
• Anteponer  un  espacio  al  nombre  de  la  transacción  
 
NOTA:  tener  en  cuenta  que  este  comando  no  pregunta  si  se  quiere  
guardar  los  cambios  antes  de  salir  de  la  transacción.  
/o+nombre  de  transacción   Inicia  la  transacción  en  un  modo  nuevo.  Ejemplo:  

 
 
b) Utilizando  el  árbol  desplegable  
Seguir  la  ruta  correspondiente  hasta  llegar  a  la  transacción  y  seleccionarla  con  doble  click.  
 

 
 
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Uso  de  transacciones  favoritas  
 
Arrastrar  opciones  hacia  favoritos  
 
En  SAP  se  puede  tener  un  área  con  las  transacciones  más  utilizadas  o  favoritas.  
 
Existen  varias  formas  de  agregar  transacciones  al  área  de  Favoritos:  
 
a) Desde  la  barra  de  aplicaciones,  como  se  describió  anteriormente  

 
 
b) Seleccionar  la  transacción  y  arrastrarla  con  el  mouse  hasta  el  menu  “Favoritos”  

 
 
c) Desplegando  el  campo  de  comandos,  se  guardan  las  últimas  transacciones  utilizadas  

 
 

 
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Crear  carpetas  en  favoritos  
a) Seleccionar  carpeta  “Favoritos”  
b) Presionar  botón  derecho  del  mouse  
c) Seleccionar  “Insertar  carpeta”  
d) Digitar    nombre  de  la  nueva  carpeta  

 
 
 
Cambiar  nombre  de  favoritos  y  carpetas  
a) Seleccionar  carpeta  u  opción  de  Favoritos  
b) Presionar  botón  derecho  del  mouse  
c) Seleccionar  “Modificar  favoritos”  
d) Digitar  nuevo  nombre  

 
 
 
También  se  pueden  modificar  nombres  de  carpetas  y  transacciones  desde  la  barra  de  aplicaciones  con  el  

botón    
 

 
 
 
   

 
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Borrar  favoritos  y  carpetas  
a) Seleccionar  carpeta  u  opción  de  Favoritos  
b) Presionar  botón  derecho  del  mouse  
c) Seleccionar  “Borrar  favoritos”  

 
 

También  se  pueden  eliminar  carpetas  y  transacciones  desde  la  barra  de  aplicaciones  con  el  botón    
 

 
 
 
 
   

 
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Cómo  saber  el  código  de  la  transacción  donde  se  está  
a) Utilizando  la  flecha  desplegable  al  pie  de  página  a  la  derecha  
 
 
 

 
 
b) Utilizando  el  menú  Sistema/Status  desde  la  barra  de  menú  

 
 
 
   

 
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Funcionalidades  de  pantalla  desde  una  transacción  
 
Fichas  o  solapas  
Es  frecuente  que  dentro  de  una  transacción,  los  grupos  de  datos  se  organicen  en  forma  de  fichas  o  
solapas.  
 

 
 
Botones  de  uso  frecuente  dentro  de  una  transacción  
La  Barra  de  herramientas  cambia  dependiendo  de  la  transacción  que  se  esté  ejecutando.  Por  este  
motivo,  a  continuación  sólo  se  muestra  un  resumen  de  los  botones  utilizados  frecuentemente:  

Botón   Atajo   Función  

(combinación  de  teclas)  

  F3   Atrás  (no  graba)  

  Shift  +  F3   Salir  de  la  transacción  actual  (no  graba)  

  F12   Cancelar  (no  graba)  
  Ctrl  +  F   Buscar  

  Ctrl  +  G   Buscar  siguiente  

  F1   Ayuda  
F8   Ejecutar  proceso  
 
Mostrar  detalle  de  un  objeto  en  particular,  por  
  F5  
ejemplo:  planes  vigentes  de  un  estudiante  
Shift  F2   Borrar  
 
  F5   Crear  registro  
F7   Visualizar  
 
F6   Modificar  
 
No  hay  atajo   Refrescar  datos  en  pantalla  
 
Shift  F5   Llamar  variante  
 
Ctrl+Shift+F2   Documentación  del  sistema  
 
F8   Anterior  
 
Shift  F7   Siguiente  
 
Ctrl  +  S   Grabar  
 
  Ctrl  +  P   Imprimir  
 
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  Exportar  
 
Aceptar  (no  graba).  
  Enter   Verifica  que  los  datos  ingresados  sean  válidos  
para  la  transacción.  
Cancelar   Cancelar  
 
Ctrl  +  PageUp   Desplazarse  a  la  primera  página  
 
Page  UP   Página  anterior  
 
PageDown   Página  siguiente  
 
Ctrl+PageDown   Desplazarse  a  la  última  página  
 
Ordenar  en  forma  ascendente  los  datos  de  la  
   
columna  seleccionada  
Ordenar  en  forma  descendente  los  datos  de  la  
 
  columna  seleccionada  
 
 
 
Interpretación  de  los  mensajes  

 
SAP  utiliza  un  formato  de  mensajes  cuya  interpretación  es  similar  a  la  de  los  semáforos:  
 
Rojo   :  error,  el  sistema  impedirá  continuar  mientras  no  se  corrija  el  error  o  se  cancele  el  proceso.  
Amarillo   :  advertencia,  el  sistema  permitirá  continuar.  
Verde   :   información.   Normalmente   es   una   confirmación   que   indica   que   la   acción   se   ha   realizado  
exitosamente.  
 

   

 
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Cómo  imprimir  

a) Presionar  el  botón  imprimir    

b) Indicar  opciones  de    impresión  
• Impresora:  siempre  será  LP01,  que  representa  la  impresora  predeterminada  del  equipo  
• Número  de  copias  a  imprimir  
• Impresión  del  documento  completo  o  sólo  algunas  páginas  
 

 
 
   

 
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Funciones  de  ayuda  
La  ayuda  que  proporciona  el  sistema,  se  refiere  al  contexto  donde  se  esté  situado.  Se  puede  obtener  de  
3  maneras:  
 
a) Activando  el  botón  interrogante    
b) Presionando  el  botón  derecho  del  mouse    
c) Pulsando  F1  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

   

 
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Desplazamiento  entre  los  campos  
Para  desplazarse  entre  los  campos  de  una  pantalla  se  puede  optar  por:  

a) Seleccionar  el  campo  directamente  con  el  mouse  

b) Moverse  entre  los  campos  con  la  tecla  Tab    

 
Desplazamiento  para  ver  todos  los  datos  de  la  pantalla  
No  siempre  es  posible  ver  la  pantalla  completa  en  SAP,  para  ello  hay  que  usar  las  barras  de  
desplazamiento  vertical  y  horizontal.  

 
 
También  se  pueden  usar  los  botones:  
Primera  página   Se  desplaza  a  la  primera  página  
 
Página  anterior   Se  desplaza  a  la  página  anterior  
 
Página  siguiente   Se  desplaza  a  la  página  siguiente  
 
Última  página   Se  desplaza  a  la  última  página  
 
 
 
Modificar  ancho  y  orden  de  columnas  
De  manera  similar  a  Excel,  las  columnas  se  pueden  ajustar  al  ancho  deseado  o  cambiar  de  posición.  

   
 

 
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Cómo  exportar  datos  
Todos  los  reportes  emitidos  por  SAP  son  exportables.  Pasos  para  ello:  

 
 
a) Pulsar  botón    
b) Seleccionar  el  tipo  de  archivo  al  que  se  desea  exportar  

 
 
c) Seleccionar  el  formato  correspondiente  al  tipo  de  archivo  indicado  

 
 
d) Indicar  lugar  donde  se  desea  guardar  el  archivo  

 
 

 
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Campo  de  comandos  
Desde  el  campo  de  comandos  se  pueden  dar  instrucciones  en  forma  directa,  sin  necesidad  de  ir  paso  a  
paso   a   través   del   árbol   desplegable   o   presionando   los   botones   de   la   barra   de   herramientas.   A  
continuación  se  muestran  los  comandos  que  se  usan  habitualmente:  

Instrucción  en  campo  de   Descripción  

comandos  
/n   Cancela  la  transacción  actual  
/n+nombre  de  transacción   Inicia  la  transacción  dentro  del  modo  actual.  Esto  implica  que  se  cancela  
la  tarea  en  pantalla.  Ejemplos:  

 
 

 
Como  se  aprecia  en  la  figura,  el  sistema  no  discrimina:  
• Uso  de  minúsculas  o  mayúsculas  
• Anteponer  un  espacio  al  nombre  de  la  transacción  
/o     Muestra  un  resumen  de  los  modos  activos:  

 
/o+nombre  de  transacción   Inicia  la  transacción  en  un  modo  nuevo.  Ejemplo:  

 
/nend   Finaliza  todos  los  modos  abiertos,  saliendo  completamente  del  sistema,  
previa  solicitud  de    confirmación:  

 
/nex   Finaliza  todos  los  modos  abiertos,  saliendo  completamente  del  sistema.  
NO  solicita  una  confirmación  
 
/i   Finaliza  el  modo  actual  
 

   

 
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Botón  Matchcode  
Este   botón   sirve   para   realizar   búsquedas   de   datos.   Al   presionarlo,   el   sistema   muestra   un   cuadro   de  
diálogo  que  permite  acotar  la  búsqueda  y  mostrar  valores  posibles.  

 
Si  sólo  conoce  o  recuerda  una  parte  del  texto  buscado,  use  carácter  *.  Por  ejemplo:  
 

 
 
Resultado  de  la  búsqueda:  

 
 

 
Página  |  31    
   
  
Cómo  recuperar  el  formato  de  búsqueda  standard  
A   veces,   por   alguna   manipulación   de   los   botones,   se   modifica   la   pantalla   que   permite   realizar   las  
búsquedas    a  través  del  botón  matchcode.  Se  puede  volver  a  la  pantalla  inicial  de  la  siguiente  forma:  
 
a) Normalmente,  cuando  se  modifica  la  interfaz  de  búsqueda,  aparece  la  siguiente  pantalla:  

 
 

b) Pulsar  el  botón  “Otra  ayuda  para  la  búsqueda”    

c) Seleccionar  método  de  búsqueda  deseado  

 
 
   

 
Página  |  32    
   
  
Búsqueda  de  datos  
En   algunas   transacciones,   es   posible   realizar   búsquedas   de   datos   a   través   del   menú   “Buscar”   que   se  
despliega  en  la  columna  izquierda  de  la  pantalla.  Esta  herramienta  se  comporta  igual  que  el  explorador  
de  archivos  de  Windows,  y  trabaja  bajo  una  estructura  de  árbol.  
 
Ejemplos  de  búsqueda  a  través  del  menú  “Buscar”:  
 
Buscar  estudiantes  por  plan:  
a) Seleccionar  la  opción  “Nombre”  

 
 
b) En  la  pantalla  emergente  ingresar  los  parámetros  solicitados:  
• Asignado:  debe  decir  “directo”  
• Para:  seleccionar  opción  Plan  de  estudios  
• Objeto:  escoger  plan  de  estudios  requerido  

 
 
c) En  la  parte  inferior  se  muestran  todos  los  estudiantes  vigentes  en  el  plan  de  estudios  indicado:  

 
 
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Buscar  Grupos  de  Módulos  (CG):  
a) Hacer  click  en  la  flecha  negra  del  objeto  a  buscar  

 
 
b) Seleccionar  el  tipo  de  búsqueda  a  realizar.  Por  defecto  se  busca  por  nombre  del  elemento  

 
 
c) Se   desplegará   una   pantalla   de   búsquedas   múltiples.   En   “c/denominación”   escribir   las   primeras  
letras  y  números  del  plan  de  estudio  junto  al  símbolo  *  

 
 
d) En  la  pantalla  inferior  izquierda    de  la  transacción  se  desplegarán  todos  los  grupos  de  módulos  
del  plan  de  estudios  que  comienzan  con  la  sigla  ingresada  

 
 
Página  |  34    
   
  
Trabajar  en  distintos  modos    
Se  denomina  modo  a  cada  pantalla  nueva  que  se  abre  en  SAP.  
 
Cada  modo  es  independiente  de  los  otros.  
 
Un  usuario  puede  tener  más  de  un  modo  activo,  esto  permite  trabajar  simultáneamente  en  más  de  una  
tarea.  
 
Un  usuario  puede  tener  más  de  un  modo  activo.  Esto  permite  trabajar  simultáneamente  en  más  de  una  
tarea.  Se  puede  mover    entre  los  modos  abiertos  y  cerrar  cualquier  modo  sin  tener  que  salir  del  sistema.  
 
Se   puede   tener   hasta   6   modos   abiertos,   realizando   distintas   tareas   en   cada   uno.   También   se   puede  
trabajar  sobre  un  mismo  registro  (por  ejemplo,  un  estudiante  en  particular)  en  distintos  modos.  En  este  
caso,  dependiendo  del  proceso  que  se  esté  realizando,    podría  ocurrir  que  el  registro  quede  “bloqueado”  
por   uno   de   los   modos;   si   esto   sucede,   se   deben   finalizar   los   otros   modos   (o   pantallas)   abiertos   para  
poder  continuar  con  la  tarea  objetivo.  
 
Eventualmente,   el   administrador   del   sistema   puede   reducir   el   límite   de   modos   (6)   a   utilizar.   Debido   a  
que  ello  puede  tornar  lento  el  tiempo  de  respuesta.  
 
 
Cómo  crear  un  nuevo  modo  
Se  puede  crear  un  modo  en  cualquier  momento.  
Los  datos  de  los  modos  activos  no  se  pierden.  
 
• Ir  a  la  barra  de  herramientas  standard  en  la  parte  superior  de  la  pantalla  

 
 
• Presionar  botón  “Generar  modo  nuevo”    
 
 
   

 
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Tipos  de  procesos  
SAP  utiliza  2  tipos  de  procesos:  en  línea  (o  tiempo  real)  y  en  fondo.  Generalmente  el  sistema  pregunta  la  
forma  en  la  cual  se  desea  realizar  el  trabajo.  
 
a) En  línea  (o  tiempo  real)  
La  tarea  se  realiza  en  el  momento  en  que  se  genera  la  instrucción.  
Normalmente  esta  alternativa  se  utiliza  cuando  se  procesan  pocos  registros  ya  que  el  PC  queda  
bloqueado  hasta  finalizar  el  trabajo.  
Un  proceso  de  este  tipo  puede  durar  máximo  15  minutos,  luego,  el  sistema  lo  cancelará.  
 
b) En  fondo  
Esta  opción  es  recomendable  para  tareas  que  procesan  un  alto  volumen  de  datos.  
La   tarea   se   ejecuta   en   forma   programada,   es   decir,   se   puede   indicar   una   fecha   y   hora   de   inicio   o  
que  el  trabajo  se  ejecute  después  de  finalizar  otro,  etc.:  

 
 

Se  debe  grabar  la  instrucción  de  programación  del  proceso    

 
Finalmente   el   sistema   envía   un   mensaje   indicando   que   el   trabajo   (o   job)   se   ha   programado  
correctamente:  

 
 

 
Página  |  36    
   
  
 

Si  se  ha  optado  por  procesar  “en  fondo”,  se  puede  monitorear  el  avance  del  trabajo  (o  job)  de  
las  siguientes  formas:  
 
a) Desde  la  barra  de  menú,  seleccionar  “Sistema”  

 
 
Click  en  “Jobs  propios”  

 
 
Se  despliegan  los  jobs  que  se  estén  ejecutando  bajo  la  cuenta  de  usuario  

 
 
b) Desde  la  transacción  SMX  
Ejecutar  la  transacción  directamente  desde  el  campo  de  comandos    
Se  despliegan  la  misma  pantalla  anterior  

 
 
 
   

 
Página  |  37    
   
  
Cómo  salir  de  SAP  
Se  puede  abandonar  el  sistema  de  varias  formas,  algunas  paulatinas  y  otras  más  drásticas:  
 

a) Retroceder  con  las  flechas   ,    y    

 

b) Cerrar  el  modo  actual  con    

 
 
c) Presionar   la   combinación   de   teclas   Shift   +   F3:   sale   de   la   transacción   actual,   si   se   presiona  
nuevamente,  vuelve  a  retroceder…  hasta  llegar  a  la  pantalla  de  Log  off  
 
d) Dar   la   instrucción   /nend   en   el   campo   de   comandos:   abandona   por   completo   el   sistema,  

previamente  solicita  una  confirmación    

 
e) Dar  la  instrucción  /nex  en  el  campo  de  comandos:  abandona  por  completo  el  sistema  SIN  pedir  
una  confirmación  previa    
 
 
 
 
   

 
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CONSIDERACIONES  ESPECIALES  
 
Identificación  estudiantes  
El  dato  que  identifica  de  manera  única  a  los  estudiantes  en  SAP  es  el  N°  de  matrícula.  El  RUT  es  un  dato  
secundario  de  acceso.  
 
Etiquetas  de  campos  
Dado  que  SAP  es  un  sistema  standard,  utiliza  un  lenguaje  que  no  siempre  describe  adecuadamente    los  
datos  que  utiliza  la  universidad.  Por  este  motivo  se  solicitó,  en  los  casos  en  que  fuera  posible,  modificar  
las  etiquetas  (nombres)  de  algunos  campos.  
 
Con   el   objetivo   de   no   alterar   el   standard,   estos   cambios   se   han   implementado   mediante   una   rutina  
externa  denominada  GuiXT.    Por  lo  tanto,  cada  vez  que  un  usuario  se  conecta  a  SAP,  se  activa  esta  rutina  
en  la  parte  inferior  de  la  pantalla,  con  esta  imagen.  
 

 
 
 
Concepto  de  Fecha  Clave  
Todas   las   estructuras   de   datos   (objetos)   en   SAP   tienen   fechas   de   vigencia   (planes,   estudiantes,  
asignaturas,  tipos  de  evento,  etc.).  
 
La  vigencia  está  comprendida  entre  2  fechas  (inicio  y  fin).  La  fecha  de  inicio  de  vigencia  corresponde  a  
aquella  que  estaba  por  defecto  en  el  sistema  cuando  se  creó  la  estructura  u  objeto  (plan,  asignatura,  tipo  
de  evento,  etc.),  salvo  que  se  indique  otra  cosa.  
 
Se   ha   definido   que   ciertas   estructuras   de   datos   (objetos)   tengan   las   siguientes   fechas   de   vigencia  
estándar:  inicio=01.01.1950  /  fin=31.12.9999.  
 
Para   evitar   dejar   datos   fuera   de   visualización,   se   recomienda   dejar   predeterminado   el   valor   de   fecha  
clave   de   inicio   en   01.01.1950.   Esto   permite   ampliar   el   universo   de   datos   para   las   búsquedas.   A  
continuación  se  describen  los  pasos  para  implementar  este  cambio:  

1. Pulsar  botón      
2. Se  despliega  la  siguiente  pantalla:  
a. Seleccionar  opción  “Fecha  clave”  y  digitar  en  ella  01.01.1950  
b. Activar  el  chek  “Grabar  como  parametrización  std.”  

 
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