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TEMA 12
Herramientas ofimáticas
coorporativas (IRIS, SGIE,
PDA)
Índice esquemático
INTRODUCCIÓN
EL USUARIO CORPORATIVO
1. EL PROGRAMA IRIS
1.1 INICIO DE SESIÓN
1.2 EL ENTORNO IRIS 6.0
1.3 MENÚ DE ATENCIÓN AL CLIENTE (MENÚ AMARILLO)
1.4 EL MENÚ DE GESTIÓN EN IRIS (MENÚ AZUL)
2. SGIE (SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE ENVÍOS)
2.1 SGIE PARA UNIDADES DE REPARTO
2.2 ENTRADA
2.4 CIERRE
2.5 INCIDENCIAS
2.6 CONTROL/CONSULTAS
2.7 CONFIGURACIÓN
2.8 VALIJAS
2.9 RECOGIDAS
2.10 PROPAGANDA ELECTORAL
2.11 CME
2.12 PUBLICORREO
2.13 ENTREGA DIRECTA EN TERMINAL AUTOMATIZADO
3. SGIE PARA UNIDADES DE ENTREGA EN OFICINA
3.1 ENTRADAS
3.2 LIQUIDACIÓN
3.3 LIQUIDACIÓN DE MALO
3.4 ENVÍOS MODIFICADOS
3.5 FACTURAS
3.6 CIERRE/APERTURA
3.7 CONTROL DE REEMBOLSOS
3.8 PENDIENTE DE SALIDA
4. PDA
4.1 PREPARACIÓN DEL REPARTO
4.2 REPARTO
4.3 LIQUIDACIÓN
INTRODUCCIÓN
Si hay un aspecto donde la transformación de Correos en los últimos años ha sido palpable es su
metodología de trabajo y en la informatización de la mayor parte de su actividad. Atrás quedaron cientos
de tipos de impresos, cada uno para un uso específico, un tedioso trabajo manual y la generación de
ingentes cantidades de papel acumulada en sus archivos.
Hoy día Correos utiliza más de cien sistemas de programación para realizar su labor diaria logrando un
grado de automatización e información acorde al volumen de la empresa. En este tema solo se tratarán los
principales sistemas informáticos para su actividad diaria como son el programa IRIS de gestión de la red de
oficinas y atención al cliente, el programa SGIE para la gestión de envíos y el funcionamiento de las PDA de
reparto que han hecho que desaparezca por completo el papel en el proceso de entrega de
correspondencia.
EL USUARIO CORPORATIVO
Antes de comenzar con el estudio de los programas a tratar en este tema, debemos aclarar el concepto
de usuario corporativo.
Cada empleado de Correos dispone de un número de usuario único que les permite el acceso a los
sistemas informáticos propios de Correos. No debemos confundir el usuario corporativo con el número de
identificación profesional (NIP) del que hemos hablado en varias ocasiones durante el temario. El NIP es la
identificación profesional del empleado, siendo el número que personaliza a este frente a terceros, por
ejemplo, cuando tenga que identificarse ante un ciudadano o cuando tenga que firmar los acuses de recibo
o certificaciones.
Cada usuario corporativo tiene asignada una password. Con la combinación de ambas, el empleado
accederá a todos los sistemas informáticos de Correos a los que esté autorizado y en el grado de acceso
que le permita el perfil que tenga asignado.
Las claves del usuario corporativo y sus password son personales e intransferibles,
por lo que los empleados no pueden intercambiarlas, siendo responsables de su IMPORTANTE
custodia y de su uso indebido. De hecho, periódicamente el sistema solicita actualizar Para acceder a los
programas informáticos
la password, las cuales han de seguir un rígido patrón de seguridad.
de Correos, es necesario
estar registrado en la
No obstante lo anterior, Correos también presta servicios en colaboración con base de datos del
terceros (Telecor, Western Union, etc.). En estos casos se accede a los programas sistema y disponer de
un nombre de Usuario y
informáticos de estas empresas cuyos sistemas no son los mismos que los de Contraseña
Correos, por lo que no son válidas las claves del usuario corporativo, sino que deben
usarse unas claves diferentes y exclusivas para dichos programas, en concreto para el aplicativo de Telecor
que se utiliza para la recarga de móviles y el aplicativo Wupos para el envío y pago de dinero mediante
Western Union.
1. EL PROGRAMA IRIS
El programa IRIS es el sistema informático utilizado en la Red de Oficinas para realizar todas las labores
de atención al cliente (admisión de envíos, venta de productos, cobro de recibos, etc.), así como para las
labores internas de la oficina (confección de balances, gestión de apartados, mantenimiento, etc.). Existe
una versión general del programa que utilizan todas las oficinas y algunas versiones específicas adaptadas a
distintos departamentos más concretos (Unidades de Admisión Masiva, Intervención de Giro, etc.).
Asimismo, el nivel de acceso al programa viene dado por el perfil asignado al usuario. El perfil de Director
tendrá todos los permisos y el acceso a todas las funcionalidades, por otro lado el perfil de Atención al
Cliente solo puede acceder a las labores de atención al cliente y otras de carácter básico. En este tema
estudiaremos el programa IRIS en su versión de oficinas.
Un sistema básico de IRIS en Oficinas Técnicas estará compuesto por una balanza para pesar los envíos
que, a su vez, emite los tickets de compra para los clientes, una impresora validadora para validar los
impresos de admisión, una etiquetadora para generar las etiquetas de código de barras de los envíos, su
franqueo y otras especiales, una tableta digitalizadora para recoger la firma de los clientes digitalmente y
un tarjetero para el pago con tarjeta de crédito.
Una vez se haya accedido a IRIS se informará del usuario y la oficina donde se encuentra adscrito, datos
que se deberá comprobar para evitar errores.
Pulsando sobre uno u otro se cambia de menú. El menú amarillo de admisión, por regla general,
contiene todas las opciones para la atención al cliente, admisión de envíos y venta de productos. Las
operaciones realizadas desde este menú, normalmente subirán a la bolsa de compra para su cobro al
cliente. Por su parte el menú azul de gestión realiza las labores internas de la oficina como son balances,
listados, mantenimiento de envíos, etc.
La parte superior de la pantalla muestra la información general del sistema y una serie de botones
de ayuda:
Información referente a la oficina (número de usuario, nombre y número de oficina).
Fecha y hora actual.
Accesos directos útiles:
Abrir Calculadora.
Desconexión de la aplicación.
Información referente al menú donde se encuentra el usuario actualmente.
Otros accesos útiles, como son ver el peso en la balanza, ir al menú de albaranes o una ayuda
para el uso del sistema.
La parte derecha de la pantalla muestra los siguientes apartados:
Servicios Relacionados: accesos directos a servicios afines al actual.
Últimos Servicios: accesos directos a los servicios que se han accedido últimamente.
Nuevo Cliente: se atiende a otro cliente y se deja pendiente la operación actual.
Total Bolsa: muestra la cantidad que hay en la bolsa de compra. Si se pulsa el botón "Cobrar
bolsa" se accede al cobro de la misma.
Cliente Tarjeta: Para comenzar la atención de un cliente titular de la Tarjeta de fidelización de
Correos MasCerca. Es fundamental pulsar este botón al inicio de las operaciones a realizar con
estos clientes, para que sus compras se le acumulen en la tarjeta.
La parte central de la pantalla es la zona principal de la aplicación. Muestra la información necesaria
para realizar todas las operaciones posibles. Inicialmente aparecen los siguientes campos:
Mensajes de Servicio: indica los servicios pendientes que tiene el usuario (bolsa, certificaciones,
apartados sin renovar, telegramas sin transmitir, etc.).
Información comercial: accesos directos con información de interés y mensajes urgentes que se
ofrecen a los usuarios.
Acceso a los sistemas externos a la aplicación, necesarios para realizar otros servicios de oficina.
Si se pulsa el botón "Llamadas a botones externos" se accede a la pantalla que vemos más
adelante que nos permite enlazar con otros programas de Correos o de terceros que
complementan la atención al cliente, La pantalla en cuestión es similar a la siguiente:
Desde este portal podemos acceder a las siguientes utilidades y programas fuera del sistema IRIS:
Admisión Internacional. Da acceso a la consulta de la admisión de envíos internacionales,
peculiaridades de cada país, productos admitidos por cada uno de ellos y, sobre todo, objetos
permitidos y rechazados en cada país.
Recargas Telecor. Accede a los sistemas informáticos de Telecor con los que se puede realizar la
recarga de todo tipo de móviles, así como la activación de determinados productos de telefonía.
Suministros. Da acceso a la aplicación para la gestión de stocks de productos de embalaje
recibidos para su venta en la oficina.
Giro Electrónico. Permite el acceso a la aplicación de eGiro que se encarga, entre otras cosas, de
la gestión y recepción del pago de giros, tanto los dirigidos a la Unidad de Reparto asociada
como los encaminados a la oficina así como el pago de giros inmediatos y el pago de giros UPU.
Portal de entidades colaboradoras. Accede a una aplicación ya en desuso para el registro de
relaciones admitidas OnLine.
Correo Web. Da acceso a la cuenta de correo electrónico de la oficina.
Web Correos. Es un acceso directo a la página web de Correos www.correos.es
Conecta. Es otro acceso directo a la intranet corporativa de Correos, llamada Conecta donde se
encuentra almacenada toda la información de la empresa, sus procesos y novedades.
SGIE. Se trata de otro acceso directo a la aplicación SGIE de gestión de envíos que veremos más
adelante.
SIE. Acceso al Sistema de Información Estadística donde se deberá grabar la estadística diaria de
los envíos ordinarios recibidos.
Consulta de códigos postales. Un acceso directo para consultar la base de datos de códigos
postales.
Atención al cliente. Permite el acceso al programa Quorum para gestionar las quejas y
reclamaciones de los clientes, tanto del servicio como de los productos registrados.
Transporte de fondos. Da acceso a las peticiones de fondos y cambio de moneda fraccionaria
solicitados por la oficina que realizan una empresa de transporte de fondos.
Correos Express. Permite acceder al aplicativo de la empresa del grupo CorreosExpress para la
admisión de PAQ10, PAQ14 y PAQ24.
Sistema de Gestión de Tarjetas. Accede a la gestión (altas, consultas, etc.) de la tarjeta de
fidelización de clientes de Correos MasCerca y a la gestión de facturas emitidas en la oficina.
Entradas a tu alcance. Es el enlace directo para acceder a la plataforma entradas a tu alcance
para la venta de entradas a eventos gestionados por este operador.
ORVE. Da acceso a la plataforma ORVE para la transmisión de escritos formulados mediante
registro digital y dirigidos a los órganos de la administración.
Plataforma GiftCard. Permite acceder a la plataforma GiftCard para la venta de tarjetas de
regalo de diversas empresas (Amazon, Play Store, etc.)
Venta de entradas de Correos. Accede a la plataforma propia de Correos para gestionar la venta
de entradas a los eventos que se hayan incluido en la misma.
Tarjeta Correos Prepago. Da acceso a la web www.correosprepago.com para la consulta de
datos de la Tarjeta Prepago de Correos.
PBC — oficinas. Da acceso al órgano encargado en Correos para la Prevención del Blanqueo de Capitales
para reportar distintas operaciones consideradas sospechosas u otra información relacionada.
A) La bolsa de compra
Todas las operaciones que realice un mismo cliente se irán acumulando en la bolsa de compra. El
importe de cada producto o servicio será calculado por IRIS, quien también desglosará el IVA o cualquier
otro impuesto que deba aplicarse, sin que el usuario tenga acceso a modificar estos datos. Los importes
siempre serán los aprobados en las tarifas vigentes en cada momento.
Cuando finalice la atención al cliente se debe cobrar su bolsa de compra, mediante el botón cobrar bolsa
que dirige al usuario a la pantalla de cobro que vemos a continuación:
Cobrar. El botón cobrar da por finalizada la venta con este cliente e inicia una nueva atención. Se
debe indicar la cantidad entregada por el cliente para que IRIS calcule el cambio a devolver. Una
vez cobrada la bolsa se emitirá un ticket de venta que es obligatorio entregar al cliente junto a la
factura, en caso de que este la hubiera solicitado.
A) Envíos postales
Con la opción de menú Admisión/Envíos Postales accedemos a un punto de acceso previo para poder
ofrecer al cliente una información global sobre los envíos postales más habituales, como vemos en la
pantalla. Si nos fijamos aparecen los distintos productos más habituales de que se dispone para cursar un
envío. En función del peso y localidad algunos botones se activarán o no (por ejemplo, si el envío pesa más
de dos kilos no se activarán los botones de carta ya que el peso es incompatible con el producto). Del
mismo modo la opción Voto por Correo solo estará activa si se encuentra en curso un proceso electoral. La
pantalla será similar a esta:
Vemos que la pantalla está divida en dos pestañas: cartas y paquetes. Para poder acceder a la admisión
de paquetes bastará con seleccionar su propia pestaña, apareciendo la siguiente pantalla con todas las
opciones de paquetería propias de Correos (el PAQ10, PAQ14 y PAQ24, como se ha indicado, se admiten
mediante el aplicativo de CorreosExpress). Lo vemos en la siguiente pantalla:
De todas formas, en función del código postal, IRIS actualiza este campo automáticamente
CP Destino: Para introducir el código postal de destino. Es obligatorio si el país destino del envío
es España. Mediante un botón de ayuda se pueden localizar códigos postales si no lo aporta el
cliente.
País: indica el país al que se destina el envío. Por defecto muestra España, caso contrario se
necesita introducir las siglas del mismo, si no se conocen puede localizarse mediante el botón de
ayuda.
Urbano/Interurbano: Este campo indica si el envío es para la propia localidad o para otra
diferente. Se actualiza automáticamente indicando el código postal.
Basta indicar el peso del envío y el número de envíos a franquear. Si el envío ya trae algún signo de
franqueo adherido, se indicará su importe en el campo franqueo inicial, para que este sea descontado del
precio total. Tras aceptar el envío se imprimirá una etiqueta de franqueo por la etiquetadora del sistema. El
número máximo de envíos a los que se emitirá etiqueta de franqueo es de treinta envíos. Para cantidades
mayores se tiene dos posibilidades. Si la oficina dispone de franqueadora de alta producción se seguirá su
procedimiento especial, franqueando los envíos con la misma. Caso contrario, se admitirán los envíos como
acabamos de ver, pero no se emitirán etiquetas de franqueo por lo que los envíos se cursarán al CTA del
que dependa la oficina, acompañado del permitente listado de admisión para que en dicho CTA procedan al
franqueo de la correspondencia.
La admisión de la carta urgente ordinaria es similar, tan solo varía que la etiqueta de franqueo incluirá
además el código de seguimiento del envío, código que le aparecerá al cliente en su ticket de compra para
que pueda realizar el seguimiento de la entrega de la misma.
Ref M11A. Este campo solo es útil para oficinas técnicas en la grabación de los envíos de
sus oficinas auxiliares. En el mismo se grabará el código que lleva incluido el impreso de
admisión M11A de la oficina auxiliar, ya que en las oficinas auxiliares no es posible la
grabación directa del envío y este es el único dato con el que el cliente puede localizar el
envío.
Digitalización. Para envíos mayores de 350 grs. o cualquier envío urgente, reembolso o de
paquetería, la digitalización será obligatoria, para el resto es voluntaria, aunque el
protocolo de atención al cliente pide que sean cada vez más las digitalizaciones en la
admisión. Si se va a digitalizar un envío voluntariamente será necesario marcar este check.
La digitalización implica grabar los datos del remitente y del destinatario para que el cliente
no tenga que rellenar ningún impreso ya que este se digitaliza (incluida la firma del cliente).
El resguardo de imposición se le imprime por la impresora del sistema. Antes de finalizar la
admisión el sistema pedirá al cliente que estampe su firma en la tableta digitalizadora para
grabar su firma digitalmente.
Imprimir etiqueta. Por defecto este check está marcado ya que todos los envíos
certificados deberán llevar adheridos una etiqueta identificativa con su código de barras.
Solo se desmarcará para el caso de los envíos pre registrados o de Logística Inversa en los
que el cliente ya aporte la etiqueta para evitar reimpresiones innecesarias.
Etiquetadora/Imp. Laser. Por defecto la etiqueta identificativa se imprimirá por la
etiquetadora del sistema. Como medida de seguridad para casos de avería, la etiqueta
puede imprimirse por la Impresora Laser de la oficina marcando o desmarcando esta
opción.
Como en casos anteriores, si el envío ya trae adherido algún signo de franqueo podrá
descontarse en el campo franqueo inicial.
Datos destinatario y remitente. En esta segunda pestaña se graban los datos del destinatario y
del remitente. Estos datos son obligatorios para envíos a digitalizar, reembolsos, urgentes o
cualquier tipo de paquetería. Su pantalla es:
D) Admisión de paquetería
La admisión de cualquier tipo de producto de paquetería (PAQ48, PAQ72, Paquete Azul Postal Exprés,
etc.) es similar en todos ellos y bastante parecida a las de cartas, por lo que solo veremos sus
particularidades. Elegido el producto se accederá a una pantalla similar a esta:
Tipo de Franqueo. Generalmente no habrá que marcar nada, salvo que el envío sea admitido
por contrato. En este caso se habilitarán unos campos ocultos en la imagen anterior, para indicar
el número de contrato y cliente. En estos casos el importe no subirá a la bolsa de compra ya que
se facturará al cliente posteriormente con cargo a su contrato.
Referencia de cliente. Solo se rellenará para los casos de Logística Inversa sin pre-registro en los
que los datos hayan de grabarse manualmente. En este caso se grabará la referencia aportada
por el cliente, caso contrario se marcará la opción No Aporta.
Postlibris. Para admitir envíos de cliente adheridos al programa postlibris será necesario marcar
este apartado. En este caso se habilitará un campo para introducir el número de su tarjeta
MasCerca. Si tras su lectura se desprende que el cliente no está adherido a este programa, IRIS
no aceptará esta opción.
Pack de libre servicio. Correos ha optado por la comercialización de unos embalajes prepagados
cuyo importe ya incluye el franqueo. Para la admisión de estos productos será necesario marcar
este check y elegir del desplegable posterior el tipo de embalaje a utilizar para la modalidad de
paquete elegida.
Otros checks como escaneo de documentos y entrega segura o eAR se encuentran
deshabilitados y solo están activos para clientes con contrato.
Como siempre la pantalla de admisión consta de tres pestañas. En la primera pestaña características del
envío la principal diferencia con las pantallas de admisión de paquetería normal, consiste en las opciones
Documentación DUA que son las siguientes:
Factura. Si uno de los intervinientes (remitente o destinatario) no es una persona física, tendrá
que aportar una factura comercial del contenido del envío, por lo que será necesario marcar
este check.
DA1/CN22. En caso contrario bastará que haga una declaración del contenido en uno de estos
impresos en función que el destino sea nacional o internacional, el cual se adherirá al envío. El
impreso CN22 solo se utilizará para cartas, si se trata de paquetes habrá que realizar una
declaración de aduanas.
Correos. Si el envío es susceptible de aportar DUA, se marcará este check si el trámite lo va a
realizar Correos.
T2LF (< 3000). Si el envío en principio es susceptible de aportar DUA pero va dirigido a Canarias y
su valor en factura es menor de 3000€ se marcará este check, siempre que el cliente no desee
gestionar el DUA por cumplir los requisitos.
Otros. Si el DUA va a ser gestionado por un agente de aduanas externo.
Valor < 22€. Si el importe en factura es menor de 22 no es obligatorio el DUA, por lo que habrá
que marcarse este check.
La segunda pestaña de datos de remitente y destinatario no sufre variación con las anteriores. En cuanto
a la tercera relativa al contenido del envío su pantalla es la siguiente:
En esta pantalla se deberá grabar el contenido del envío siguiendo estos campos:
Tipo. En este desplegable habrá que indicar la clase de contenido remitido (documentos,
mercancías comerciales, regalos, muestras, etc.)
Factura, Licencia, Certificado. Habrá que marcar qué tipo de documento se aporta (factura
comercial, licencia de exportación o certificado de exportación).
Descripción. Se deberá describir el contenido del envío ajustándolo a las múltiples opciones que
da el desplegable. Hay que declarar todo el contenido detalladamente indicando el valor que el
remitente da a cada pieza a efectos aduaneros, el peso de cada producto y el número de
unidades de cada elemento. Si se conoce el número tarifario del código armonizado, puede
indicarse en el campo habilitado para ello.
Instrucciones en caso de no entrega. El cliente debe indicar qué desea se haga con su envío si la
entrega es infructuosa. Se escoge del desplegable y puede ser la devolución al remitente o que
sea tratado como abandonado (tengamos en cuenta que en muchos casos la devolución de los
paquetes internacionales genera gastos de devolución que tal vez no le compensen al cliente
abonarlos).
G) Telegramas
En la opción de menú Admisión/Telegramas se puede realizar el alta de un telegrama, 4 través de la
siguiente pantalla:
Admisión múltiple. Este check se marcará cuando un mismo remitente curse varios telegramas,
tras lo cual se deberá indicar el número de telegramas a remitir. De este modo se facilita la
admisión.
En los campos de destino debemos indicar:
El código postal de destino para grabar el mismo.
Aviso de recibo. Si el cliente quiere este valor añadido.
Certificación. Si el cliente solicita una certificación del contenido en el momento de la
imposición.
Pago diferido. Si se trata de un cliente con contrato se marcará este check, tras lo que se
habilitan los campos número de cliente y número de contrato para grabar los mismos. De
este modo el telegrama se facturará posteriormente al cliente en cuestión.
N° de palabras reales. Se indicará el número de palabras del telegrama que es la base para el
cálculo de la tarifa.
Si tras introducir los datos anteriores se pulsa el botón Aceptar, el telegrama se admite con los datos
mínimos y sube a bolsa para su cobro, pero no tiene ningún dato grabado referente al texto, destinatario,
remitente, etc.
Por el contrario, si se pulsa el botón Completar se pueden grabar en este momento los datos indicados,
mediante la siguiente pantalla.
H) Admisión de Burofax/Fax
En la opción de menú Admisión/Fax se puede realizar el alta de un burofax o de un telefax mediante la
siguiente pantalla:
Si se trata de un Burofax Premium Plus, puesto que su tarifa ya lleva incluido todos los valores añadidos,
estará ya marcado, sin posibilidad de modificación, el check de copia certificada. Solo estarán activos los
checks PEE y PEF y Custodia 120 meses, que son los únicos valores que se pueden alterar. Por el contrario,
si se trata de un Burofax Premium, estarán activos todos los checks para configurar los valores añadidos.
En la pestaña Datos Origen, se grabarán los datos del remitente, incluido el email si desea
Prueba de Entrega Electrónica.
La pestaña Datos email y SMS, solo está activa para clientes con contrato para verificar estos
datos.
El cliente no tendrá que rellenar ningún impreso, tras aceptar los datos se generarán las carátulas y
resguardos por la impresora del sistema. El cliente deberá firmar en la tableta digital aceptando los datos
grabados y recogiéndose de esta forma su firma en formato digital.
I) Venta de productos
En la opción de menú Admisión/Venta de Productos se puede realizar la venta/devolución de productos
de embalaje y otros productos especiales (merchandaising, Unicef, etc.) que se encuentren depositados en
el almacén de la oficina, así como el canje de vales UPU. La pantalla para realizar estas operaciones es la
siguiente:
J) Cobro de facturas
En la opción de menú Admisión/Cobro facturas se puede realizar el cobro de factura de los servicios de
Correos, como vemos en la siguiente pantalla.
Se trata de una opción para el cobro en metálico de facturas y contratos de de los clientes de Correos
que, por cualquier causa, no han podido abonarse mediante domiciliación bancaria.
El funcionamiento es simple, solo hay que indicar el número de contrato y el número de cliente. Tras
pulsar el botón Consultar se rellenarán automáticamente los campos concepto e importe. Pulsando el
botón Aceptar se validará la factura y esta quedará abonada en tiempo real.
K) Cobro de recibos
Uno de los servicios más demandados en la actualidad por los clientes se trata del cobro de recibos de
las distintas empresas suministradoras (eléctricas, telefónicas, compañías de abastecimiento de agua,
seguros, etc.) que realizan sus clientes directamente en metálico en las oficinas de Correos. El acceso se
hace mediante la opción Admisión/Cobro de recibos.
Existen dos casos:
Con aviso de pago. El cliente presenta una factura de la empresa suministradora con un código
de barras. Basta dar lectura a este código para que el recibo se cobre.
No es necesario hacer ninguna otra comprobación, el sistema valida que el Código introducido
es correcto y se corresponde con alguna de las empresas con acuerdo.
Sin aviso de pago. En este caso el cliente no trae factura sino que aporta una serie de datos
(número de documento, número de contrato, número de teléfono, etc.) indicando además el
importe que va a abonar. IRIS genera un recibo en ese momento por el pago efectuado. Este
sistema solo es posible utilizarlo con aquellas empresas que así lo tienen contratado, para el
resto solo puede usarse el sistema de cobro mediante factura.
La pantalla del sistema de cobros sin aviso es esta:
Es vital recordar que el pago se hace en tiempo real, por lo que tras la validación del recibo este ya no es
accesible por los sistemas de Correos, al estar en poder de la empresa suministradora, por lo que no existe
el "paso atrás". Es necesario comprobar antes de validar que la cantidad que el cliente va a abonar es la
indicada.
L) Apartados
En la opción de menú Admisión/Apartados se pueden realizar las siguientes operaciones:
Alta de Apartados.
Renovación de Apartados.
Mantenimiento de Apartados.
Tras pulsar Aceptar IRIS solicitará la validación del contrato de apartado previamente relleno y firmado
por los titulares y el apartado quedará activo. Tras la última modificación, los datos de la apertura del
apartado se trasladan automáticamente al programa SGIE por lo que no es necesario volverlo a dar de alta
en dicha aplicación.
La renovación de apartados no tiene ningún secreto, basta acceder a la opción Apartados/ Renovación e
introducir el número del apartado a renovar. IRIS controlará que el apartado no está ya renovado y que se
encuentra en plazo de renovación, validando acto seguido el impreso correspondiente. Si el apartado se
renueva mediante domiciliación bancaria la oficina se despreocupará de la renovación ya que esta, cuando
se produzca, se volcará a IRIS directamente desde los Servicios Comerciales.
Desde la opción Apartados/Mantenimiento podremos acceder a las opciones para actualizar los datos
del apartado mediante la siguiente pantalla:
Desde aquí se puede modificar los datos del apartado, actualizar los autorizados o dar de baja o incluir
nuevos titulares mediante los siguientes botones.
Consultar. Permite visualizar los datos del apartado.
Modificar. Permite actualizar los datos del apartado, dar de baja o incluir nuevos titulares y
actualizar los autorizados.
Baja no renovado. Realiza la baja del apartado si transcurrido el plazo de renovación no ha sido
renovado.
Suprimir. Elimina el apartado si se ha dado de alta por error. Solo está activo durante el mismo
día de la apertura.
Baja. Elimina el apartado cuando el cliente solicita cancelar el mismo voluntariamente antes de
su renovación.
Renovar. Esta opción solo es válida para apartados antiguos de comercial que se renuevan
anualmente. Realiza una renovación manual.
Descarga, permite descargar un fichero con los datos del apartado.
M) Máquinas de Franquear
En la opción de menú Admisión/Máquinas de Franquear se pueden realizar las operaciones de
mantenimiento y gastos de estampilladora de las máquinas de franquear adscritas a la oficina. La pantalla
de esta opción es la siguiente:
N) Otros servicios
Desde la opción de menú Admisión/Otros Servicios se engloban varias opciones:
a) Solicitud de certificaciones
En la opción de menú Admisión/Otros Servicios/Solicitud Certificaciones permite realizar los trámites
para solicitar una certificación de servicios a posteriori. La tramitación de la certificación puede hacerse en
cualquier oficina de correos. Su pantalla es la siguiente:
La pantalla dispone de dos pestañas, desde la primera, solicitante y envío, se indica el tipo de
certificación (certificación de entrega, de imposición, de intentos de entrega o copia certificada) y los datos
del envío (oficina de origen y número del envío). Todos los datos que puedan recuperarse, porque se
encuentren digitalizados, aparecerán en sus campos. ,
En la segunda pestaña se introducirán los datos que falten para confeccionar la certificación (fecha de
entrega y datos del receptor, por ejemplo). Si la oficina puede confeccionar la certificación porque disponga
de estos datos o estén en los archivos digitales de Correos, rellenará estos campos y confeccionará la
certificación desde el mantenimiento de certificaciones situado en el menú azul de IRIS. Caso contrario la
certificación quedará automáticamente como pendiente en la oficina indicada y será esta quien tenga que
emitirla y cursarla posteriormente a la oficina que ha creado la certificación.
O) Fotocopias
En esta opción se realiza el alta de fotocopias. Su uso es simple, basta introducir el número de
fotocopias realizadas y su clase (a una cara, a dos caras, tamaño A3, etc.) para que suban a la bolsa de IRIS
para su cobro.
P) Reenvío postal
Desde esta opción se realizar el alta de un Reenvío Postal. La pantalla para esta operación es la
siguiente:
Dirección Inicial. Desde esta pestaña se grabará la dirección primitiva de los titulares.
Dirección de reenvío. En este caso desde esta pestaña se graba la nueva dirección.
Tras finalizar la grabación de los datos y pulsar Aceptar, automáticamente se imprimirá el contrato de
reenvío para su firma por parte del titular.
R) Agrupación EAI
Es una opción más del menú Otros Servicios, en este caso muy similar a la anterior. Se trata de los envíos
dirigidos a zonas de gestión aduanera (Canarias, Ceuta, Melilla y países terceros) en los que no es necesario
gestionar el DUA. En estos casos los envíos deben incluirse en una agrupación EAI leyendo sus códigos de
barras, tras lo cual se emitirá una etiqueta de advertencia a destino para que comprueben si los
mencionados envíos han de abonar gastos aduaneros o no. En este caso no subirá ninguna cantidad a la
bolsa de cobro, dado que los posibles gastos se abonarán en destino.
S) Buzón de Vacaciones
Es otra opción más del menú Otros Servicios muy similar al Reenvío. Permite el alta de un buzón de
vacaciones. Para ello será necesario elegir el plazo contratado, grabar los titulares del mismo y la fecha de
inicio del buzón, así como la dirección que afecta al mismo y un número de móvil para que el cliente reciba
SMS caso de que le remitan un envío registrado. Todo el proceso, como se ha indicado es similar al reenvío.
El proceso comenzaría previamente con la digitalización de los documentos. Una vez realizada esta
operación, mediante un programa externo a IRIS (GESCAN), se deberá localizar el documento mediante el
botón Adjuntar. Acto seguido el documento aparecerá en el visor PDF para comprobar que realmente se
trata del documento a remitir.
Si el documento tuviera más páginas, se localizarían de la misma manera e irían apareciendo en el
apartado de documentos adjuntos. Si algún documento es erróneo se puede eliminar de la remisión
seleccionándolo y pulsando el botón Eliminar. Aclaremos que el documento se elimina de esta remisión,
pero continúa existiendo físicamente. También se dispone del botón Ampliar que aumenta el zoom del
visor PDF. Cuando todo esté correcto se pulsará Aceptar, subiendo a bolsa su importe. De este modo
finaliza la admisión, pero el documento es necesario trasmitirlo electrónicamente al Órgano administrativo
correspondiente mediante la aplicación ORVE.
U) Albaranes
Esta nueva opción del menú IRIS permite la admisión de correspondencia mediante albarán. Como
hemos indicado los envíos que presenten los clientes con contratos que incluyen sistemas especiales de
franqueo (pago diferido, franqueo a máquina, franqueo concertado, etc.) deben realizarse en las oficinas
autorizadas, acompañando a los envíos con un albarán. La admisión de este albarán será el documento
para la facturación posterior del servicio. El albarán deberá presentarlo el cliente confeccionado mediante
alguno de los métodos que Correos pone a disposición del cliente (Oficina Virtual o el programa de
escritorio GANES).
Cuando un cliente presente una remesa de este tipo de correspondencia, será necesario acceder al
menú albaranes que consta de estas opciones.
Manual. Si el cliente no dispone del albarán o no es posible su lectura por problemas técnicos, se
puede grabar manualmente el albarán mediante esta pantalla.
Código de Barras. Se trata de los albaranes generados por los clientes en la Oficina Virtual, su
admisión es muy simple. Basta con dar lectura al código de barras para que los datos se carguen
en pantalla. Si fuera necesario modificar el albarán porque existan discrepancias en el número
de envíos, peso o modalidad, se podrán realizar las correcciones oportunas, pero será necesario
indicar el motivo de la incidencia en el desplegable habilitado para ello. El albarán se registrará y
validará normalmente y, si se hubiera modificado, la validación contendría los cambios
realizados.
Nube de Puntos. Es idéntico al caso anterior, tan solo que estos son los albaranes generados por
el programa GANES. Basta leer la nube de puntos para que se carguen los datos, procediéndose
como vimos anteriormente.
Reembolsos. Es una opción de menor uso que permite grabar los datos e importes de los envíos
contra reembolso que se presenten mediante albaranes. Se indicará el albarán, el número de
envíos, sus códigos de barras y se grabarán manualmente sus importes.
V) Grabación de paquetes
Se trata de una opción para la grabación y carga de los paquetes que los clientes presentan mediante
fichero. Generalmente su uso es en Unidades de Admisión Masiva.
W) Admisión de Giros
Otra opción más dentro del menú de admisión en IRIS, consiste en la admisión de giros la cual consta de
dos submenús, la admisión de giros nacionales e internacionales.
a) Giro Nacional
La admisión del giro nacional se realiza mediante la siguiente pantalla:
Su funcionamiento es el siguiente:
Desde el desplegable se elegirá el Tipo de Giro (ordinario, urgente, inmediato, ingreso en cuenta
o administrativo).
En datos de destino se introducirán los datos del destinatario, pudiendo elegirse la modalidad de
entrega (domicilio, lista o apartados). En el caso de giros ingreso en cuenta, inmediatos o
administrativos esta opción se deshabilita porque no son giros que puedan entregarse en
domicilio.
Se dispone de una serie de checks que pueden marcarse para elegir valores añadidos, en
concreto el de acuse de recibo. Los giros inmediatos además disponen de otros dos checks con
los que se puede contratar o bien un aviso vía SMS al remitente confirmando el pago, o bien
remitir un mensaje SMS al destinatario comunicándole el localizador.
Los giros ingreso en cuenta deberán incluir el IBAN y los nuevos giros administrativos para los
centros penitenciarios deberán incluir obligatoriamente el número de identificación del interno
(NIS).
En cuanto al remitente, por obligaciones del Sistema de Prevención de Blanqueo de Capitales es
necesario que se disponga previamente de sus datos y de su documento identificativo. Para ello
se accederá al Sistema de PBC de Correos, introduciendo número de documento del remitente y
pulsando el botón Seleccionar DOI. Existirán tres posibilidades:
Qué los datos del cliente ya estén grabados y el documento presentado sea el que se
encuentra digitalizado en los archivos PBC. En este caso basta visualizar el documento para
que se acepte la operación.
Qué los datos del cliente ya estén grabados pero el documento presentado no sea el que se
encuentra digitalizado o este último ya no está en vigor. Será necesario digitalizar un nuevo
documento y subirlo al sistema PBC.
Que los datos del cliente no estén grabados. En este caso será necesario grabar todos sus
datos personales y además digitalizar el documento.
Si se trata de empresas será necesario digitalizar los poderes, el DOI del representante y
grabar a este como representante de la empresa.
Igualmente, será necesario indicar si el remitente es o ha sido durante los últimos cinco
años cargo público, así como especificar el motivo por el que desea imponer el giro (regalo,
pago, ayuda, etc.)
Tras todas estas comprobaciones y tras introducir el importe a enviar y pulsar, Aceptar, se
imprimirá un impreso G1 por la validadora que el cliente deberá firmar aceptando los datos,
junto con el empleado que también deberá firmar.
b) Giro Internacional
El giro internacional no difiere en exceso de la admisión del giro nacional. Se realiza con la siguiente
pantalla:
En este caso se deberá elegir el país de destino en el desplegable, así como (Eurogiro o giro UPU). El
cliente podrá optar por indicar los euros a remitir o la moneda del país de destino a recibir, pero nunca
ambos. IRIS calculará el contra valor introducida.
El resto de campos no tiene ninguna dificultad incluyendo el sistema de Prevención de Blanqueo de
Capitales que es idéntico al ya estudiado para el caso del giro nacional.
Y) ONCE
Mediante esta opción se pueden abonar los cupones premiados del sorteo de la ONCE. El menú consta de dos
opciones el pago de premios y la solicitud de cobro para los casos de importes superiores a 2500 euros. En
el primer caso basta con dar lectura al código de barras del cupón para que el sistema indique si ha
resultado premiado o no. Si está premiado con un importe menor de 1000 euros, puede abonarse en
metálico o mediante ingreso en cuenta, si es mayor de esta cantidad, pero menor de 2500 euros, será
obligatorio introducir el IBAN para su abono en cuenta. En cualquier caso, tras pulsar Aceptar el cupón
resultará pagado.
Si el premio es superior a 2500 euros, no podrá abonarse sin previa autorización de la ONCE, por lo que
se utilizará la segunda opción del menú donde se grabará toda la documentación que deben presentar los
agraciados.
Z) Tarjetas Prepago
La última de las opciones de admisión de IRIS hace referencia a las nuevas tarjetas prepago de Correos.
Esta opción de menú dispone de varios apartados.
Alta de Tarjeta Prepago. Realiza el alta de una nueva tarjeta Correos Prepago. Para ello bastará
con introducir el número de la tarjeta y grabar los datos del titular, incluyendo obligatoriamente
un número de móvil ya que la tarjeta queda asociada a este para su activación. Es obligatorio
igualmente y por motivos de PBC, la digitalización del documento de identidad del titular. Tras el
alta de la tarjeta el cliente deberá activarla mediante un SMS al centro operativo de la tarjeta.
Recarga/Reintegro de tarjeta. Permite realizar una recarga a la tarjeta o bien realizar una
retirada de fondos de la misma. Las recargas pueden realizarlas cualquier persona, los reintegros
han de ser sus titulares. Tras aceptar la operación la impresora del sistema generará un recibo
para que sea firmado por el cliente.
Baja de Tarjeta. Permite anular una tarjeta. La baja solo podrá realizarla la titular previa retirada
del saldo de la misma.
Escanear DOI. Se trata de una opción que permite digitalizar el documento de identidad de
titulares de tarjetas Correos Prepago que no hayan realizado este trámite obligatorio, bien
porque la hayan contratado vía web, o bien porque la adquirieron al principio de su
comercialización, cuando no era obligatorio conservar el DOI digitalizado.
A) Mantenimiento
Se trata de un conjunto de opciones que permiten la consulta, modificación o eliminación envíos o
productos ya admitidos. Sus opciones son:
Recarga tarjeta de cliente. Permite gestionar las recargas de las tarjetas MasCerca realizadas.
Albaranes. Permite la consulta y gestión de los albaranes admitidos para envíos admitidos con
contrato.
Consulta de insuficiencias.
Estadísticas de envíos.
Certificados. Probablemente es la opción más utilizada. Permite consultar, modificar o suprimir
envíos admitidos en la oficina. Las modificaciones de envíos que supongan cambios en la tarifa
cobrada en su momento, solo podrán realizarse el mismo día de la admisión. Del mismo modo
solo podrán eliminarse los envíos admitidos el mismo día. Mediante estas opciones es posible
también la reimpresión de cualquier documento relacionado con el envío (resguardos de
admisión, declaraciones de aduanas o, incluso, su etiqueta con código de barras) para los casos
en los que, por errores técnicos, estos no se hayan impreso.
Reembolsos. Para modificar el importe de los reembolsos admitidos.
Cliente. Para editar los datos de los clientes.
Contrato. Para la consulta de los distintos contratos comerciales firmados por los clientes.
Servicios Generales. Para editar diversas operaciones del balance de la oficina (solo dirección).
Ficha rectificativa. Para editar las fichas recibidas de los servicios bancarios (solo dirección).
Fax. Permite el mantenimiento de los fax y burofax admitidos. Al igual que con el mantenimiento
de los envíos certificados, la modificación y baja solo puede hacerse el día de la admisión.
Igualmente, desde esta opción se pueden reimprimir los impresos y carátulas.
Telegramas. En este caso además de las opciones típicas de mantenimiento, desde esta opción
se efectúa la transmisión del telegrama, su detención o anulación.
Reenvío postal. Realiza el mantenimiento de los reenvíos pertenecientes a la oficina.
Buzón de vacaciones. Se gestiona el mantenimiento de los buzones de vacaciones de la oficina.
Registro digital. Mantenimiento de ORVE.
Cobro de facturas. Realiza el mantenimiento del cobro de facturas.
Cobro de recibos. Reimprime y visualiza los recibos cobrados. No es posible su anulación o
modificación.
Contratación de apartados. Permite anular la contratación de un apartado el mismo día de su
apertura.
Giros. Lleva a cabo el mantenimiento del servicio de giro. Se debe indicar que, si se trata de un
giro inmediato, urgente o UPU, este solo puede modificarse o anularse si no está abonado al
destinatario.
C) Listados
Mediante este grupo de opciones se pueden solicitar multitud de listados sobre servicios, como
desglosamos a continuación:
Apartados. Se generan informes relativos al servicio de apartados como son los de titulares de
apartados vigentes, números de apartados asignados a la oficina, personas autorizadas,
etiquetas para colocar en los casilleros, avisos de renovación, histórico de apartados y apartados
con pago domiciliado.
Telegramas. Se confeccionan los informes de telegramas admitidos, telegramas admitidos de
clientes con contrato, telegramas admitidos para facturación, telegramas admitidos a exceso y
telegramas por estado.
Gestión de almacén. Se generan distintos informes relacionados con las existencias de embalajes
y productos para la venta, como son el listado COM3 con el movimiento mensual del stock del
almacén, tipos de productos, existencias en el almacén y listado de ventas realizadas.
Máquinas de franquear. Se imprimen los listados de Máquinas de franquear con las máquinas
asociadas a la oficina, carga de máquinas, cuadro de máquinas de alta producción, tarjetas, vales
descuento, informe mensual de máquinas de alta producción e informe mensual de
estampilladoras.
Otros Servicios. Se generan informes relativos a este menú. Listado de contratos de reenvío
postal, modelo de cancelación anticipada de reenvío postal, fotocopias por fechas, fotocopias
por tipo, modelo de solicitud de certificación de servicios, certificaciones emitidas por fecha,
solicitudes de certificación admitidas por fecha y listado de convocatorias de examen.
Correspondencia. Los listados de esta apartado hacen referencia a los envíos de
correspondencia y son los siguientes: listado de campañas, productos admitidos por peso,
productos admitidos por importe, listado de votos por correo admitidos, listado de certificados
admitidos, listado de certificados modificados, etiquetas de calidad, listado de paquetes
admitidos, listado de PAQ72 sobrantes, listado de reimpresión de etiquetas de franqueo y
listado de envíos ordinarios no etiquetados que es el informe a remitir al CTA cuando se admiten
envíos ordinarios masivamente y no son franqueados en la admisión.
Giros. El único listado que se genera es el de giros admitidos, el resto se solicitarán por la
aplicación giro electrónico.
Informe de ventas. Incluye un listado con los importes de todas las ventas de productos,
embalajes, etc. realizadas por la oficina.
Envíos por manifiesto. Genera un listado con los envíos admitidos por manifiesto por clientes
OnLine.
Cobro de recibos. Se imprime un informe con los recibos cobrados.
Expediciones. Genera un listado con las expediciones admitidas por cliente.
Código Control de Cobros. Se imprime un listado con los códigos de cobro generados para su
incorporación a IRIS (solo dirección).
Intervención ECI. Es una opción exclusiva para oficinas radicadas en centros comerciales del El
Corte Inglés, donde se lista el movimiento de fondos entregados a dicha empresa, dada las
particularidades de gestión de estos centros comerciales.
D) Apartados
Desde esta opción se gestionan los apartados antiguos abiertos con contrato comercial a fin de que no
suban a la bolsa de IRIS, así como el mantenimiento del rango de la numeración de apartados asignados a la
oficina.
F) Servicios Generales
Desde esta opción se incluyen en el balance diario de la oficina diversas partidas no generadas por IRIS,
como son Western Union, Venta de entradas, etc. (solo para dirección).
G) Ficha rectificativa
Con esta opción se dan de alta distintas fichas rectificativas que, por varios conceptos, remite la
intervención de bancarios a la que pertenece la oficina, para regularizar errores contables (solo dirección).
H) Alta de clientes
Mediante este menú se dan de alta clientes de la oficina, es una opción necesaria para dar de alta a los
titulares de apartados.
I) Gestión de bancos
Es una opción solo para la dirección y realiza la gestión de la cuenta bancaria de la oficina, permite su
consulta, dar de alta movimientos (ingresos, transferencias, ingresos de cheques, etc.) así como emitir
cheques para el pago de giros o el mantenimiento de estos cheques.
J) Gestión de caja
El menú de gestión de caja incluye una serie opciones para la apertura, cierre y liquidación de la caja
central de la oficina y de las cajas individuales de los usuarios. Para poder acceder a las labores de atención
al cliente (menú amarillo), es necesario que previamente están abiertas tanto la caja central de la oficina,
como las cajas individuales asignadas a cada empleado.
La caja central de la oficina solo puede abrirse si previamente se ha confeccionado el balance contable
de la oficina del día anterior, operación reservada a la dirección. Posteriormente el director deberá abrir las
cajas de cada empleado y estos deberán confirmar su apertura al inicio de su sesión en IRIS. Otras opciones
de este menú son:
Liquidación parcial. Permite al empleado de ventanilla descontarse de su caja durante la jornada
diaria el exceso de efectivo que tenga en su ventanilla y devuelva a la caja central, para cumplir
así el protocolo de seguridad que impide disponer de más de 400 € en los cajones del mobiliario
de ventanilla.
Diferencias de arqueos, Para consultar las fechas, cantidades y usuarios que han tenido
diferencias en sus arqueos diarios de caja.
Histórico de cierres caja. Se puede consultar las cantidades y operaciones de cierres de caja
anteriores.
Histórico de aperturas de caja. Como en el caso anterior se puede consultar las aperturas de caja
anteriores.
Consulta de operaciones. Permite consultar los movimientos de metálico de cada caja del día en
cuestión (aperturas, entregas a ventanilla o liquidaciones parciales),
Confirmación importes SGIE. Incluye en balance las cantidades cobradas mediante el programa
SGIE (reembolsos, derechos aduaneros, etc.). Operación reservada a la dirección.
Intervención. Da de alta en balance los fondos recibidos de la intervención para el pago de
operaciones o la retirada de fondos cuando el metálico en la caja central de la oficina exceda al
autorizado a la misma "solo dirección"
K) Balance de tesorería
Confecciona el balance contable de la oficina (solo dirección).
L)Tramitación de certificaciones
Genera e imprime las certificaciones que deba realizar la oficina para entregar a los clientes, así como la
entrega de las mismas.
M) Facturas
Realiza el mantenimiento de las facturas emitidas por la oficina. En este menú se puede solicitar la
reimpresión de una factura emitida anteriormente, realizar una factura recapitulativa a partir de uno o
varios tickets de compra (útiles cuando la factura no se solicita en el momento de la prestación del
servicio), así como la consulta y reimpresión de facturas recapitulativas generadas por la oficina.
N) Autorización de devolución
Cuando un empleado de atención al cliente, con perfil inferior al de director, deba modificar o suprimir
cualquier operación ya cobrada y que implique cambios en su importe, deberá solicitar la autorización de
un superior que se realiza mediante esta opción.
O) Tarjetas prepago
La última de las opciones del menú azul de IRIS es el de tarjetas prepago. Desde este menú se puede
efectuar el mantenimiento de las operaciones realizadas a una tarjeta prepago e incluso la anulación de la
operación, así como solicitar informes de las operaciones realizadas.
Como vemos la interfaz de la aplicación no presenta grandes problemas. En el centro y sobre fondo azul
encontramos una serie de grupos de opciones y debajo los submenús correspondientes, relacionados con la
misma. Pulsando sobre el nombre de cada grupo se despliegan o se ocultan los referidos submenús, en este
caso la imagen muestra todas las opciones desplegadas.
En el ángulo superior derecho se encuentran algunos botones de ayuda, como vemos en la imagen:
Estos botones dan acceso a utilidades como el CME (Cuadro de Mando) para comprobar la situación de
la unidad, ayudas, acceso directo a la liquidación de envíos, etc. La bandera roja significa una alerta para
unidad, que debe tratar urgentemente y el botón azul con la figura de una casa, retorna siempre a la
pantalla principal.
Como en el caso de IRIS el acceso a los distintos menús depende del perfil asignado al usuario. La
pantalla anterior muestra a SGIE en versión de responsable de unidad, con todos los accesos posibles.
2.2 ENTRADA
Las Unidades de Entrega están dividas en distintas secciones de reparto, cada una de las cuales abarca
una zona de reparto. El proceso de entrada es la parte más importante del proceso, ya que es el momento
en el que se registra la llegada del producto a la Unidad. Vamos a estudiar conjuntamente las opciones de
Asignar a Sección de reparto y Alta en unidad de reparto, ya que ambas van prácticamente unidas.
Los productos pueden asignarse primero a la Unidad y posteriormente a cada sección, sin embargo, en
aras de una simplificación de procesos, solo se asignarán primero a la Unidad y posteriormente a sección,
los envíos de más alto control (correspondencia IPC, urgente, PAQs e internacional) permitiéndose que el
resto se asigne directamente a la sección.
Mediante la opción Alta en Unidad de Reparto, se leerán los códigos de barras de los envíos que deban
tener un mayor control (pueden leerse todos, pero lo habitual es hacerlo solo con los de mayor valor,
indicados anteriormente). De este modo los envíos quedarán recibidos en la Unidad.
Posteriormente y mediante la opción Asignar a Sección de Reparto, se darán de alta todos los envíos que
ese día vaya a repartir una determinada sección. De esta forma se podrán controlar los envíos que tengan
entrada en la Unidad, pero no hayan sido asignados a una sección de reparto. La pantalla es similar a la
siguiente:
Como vemos, aparecerán todas las secciones asignadas a la Unidad. Las secciones de reparto pueden
agruparse para dar una mayor prioridad a unas que a otras en cuanto a la grabación de envíos (por
ejemplo, secciones más lejanas que deban salir antes a reparto). Cada grupo figurará en una línea de la
pantalla anterior. Las secciones pueden aparecer en la pantalla con tres colores distintos:
Color Rojo: Significa que todavía no se ha realizado ningún tipo de operación sobre ella (alta de
envíos, embarriado, etc.). Las secciones no tienen ningún envío grabado.
Color Naranja: Los envíos están dados de alta pero no se ha generado la relación de reparto o no
se han dado de alta en la PDA, según los casos.
Color Verde: La sección tiene todos los envíos en reparto (están generadas las relaciones de
reparto o grabados en la PDA).
Una vez elegida la sección a grabar, se pulsará sobre la misma y se leerán los códigos de barras de los
envíos. A partir de aquí las operaciones a realizar dependen si la Unidad es una cartería "sin papel" que
utiliza PDAs para la entrega al destinatario o si continúa utilizando la hoja de firmas tradicionales. Si es una
Unidad sin papel solo podrá imprimirse la hoja de firmas donde se reflejarán las distintas secciones y el
resumen de los envíos cargados en cada una de ellas, como vemos en la imagen.
Estas hojas pueden imprimirse por bloques de secciones o para toda la Unidad. Si la Unidad tiene
asignados Enlaces Rurales, estos se tratarán como una sección más de reparto, disponiendo de su propio
botón de acceso, como acabamos de ver. Las hojas de firma pueden generarse por fechas, turnos y salidas
de una misma sección, para los casos en los que una sección realice dos salidas a reparto. Estas unidades no
tendrán que imprimir hojas de reparto, ya que la entrega de los envíos y la firma del destinatario se recoge
en la PDA digitalmente. Si algún cliente no desea firmar en la PDA, el ACR lo hará constar en la misma y
facilitará un aviso de llegada al destinatario para que estampe su firma manualmente.
Si la Unidad aún no dispone de PDAs y trabaja al modo tradicional, además de la hoja de firmas deberá
imprimir una hoja de reparto por cada sección, donde se relacionarán los envíos. En esta hoja de reparto
será donde los destinatarios deberán firmar la recepción de los envíos o donde se realizarán las
indicaciones de no entrega (ausente, desconocido, etc.). Las hojas de reparto se imprimen pulsando el
botón Hoja de reparto de cada bloque de secciones. Solo se imprimirán las secciones que previamente no
se hayan impreso, cambiando posteriormente su color a verde. Su formato es similar al siguiente:
En cada asiento de la hoja de reparto figurarán relacionados los envíos que salen a reparto asignados a
esa sección. Si estos traen datos grabados desde origen (nombre, dirección, etc.), aparecerán estos en cada
asiento, caso contrario solo figurará el número del envío. En la cabecera del impreso existe un resumen de
los envíos cargados en la hoja, que servirá para la posterior liquidación, una vez finalice el reparto de la
jornada.
Si el envío es SICER se muestra esta indicación al lado del número de origen del envío correspondiente.
Si la sección tiene envíos asociados de Destinatarios Habituales, se imprime una hoja por cada relación de
envíos asignado a cada destinatario, indicando en el cuadro correspondiente al orden en la hoja de reparto
la indicación <Relación>, de este modo el destinatario habitual solo firmará una vez por la totalidad de los
envíos.
Cada envío asignado a la sección tiene un número de orden secuencial que depende del orden de
lectura del envío, independientemente de que pertenezca o no a un destinatario habitual.
A) Lectura de envíos
La pantalla para dar de alta envíos a una sección, se visualiza al pulsar sobre una sección urbana o rural
de la Unidad y es similar a la siguiente:
Abrir Relación: Se usa en los casos en los que los envíos son para un destinatario habitual. Al pulsar
sobre este botón la pantalla muestra un campo "Habituales" que permite asociar el envío o envíos
a Destinatarios Habituales activos, que previamente hayan sido dados de alta. Con esta opción
también pueden seleccionarse destinatarios habituales de otras secciones.
Entrega múltiple: Los envíos de la relación de reparto pueden estar asociados a un destinatario
común, que no forma parte de los habituales de la unidad, lo que se conoce como entrega múltiple.
Para asociar los envíos a dicho destinatario, se deberá pulsar el botón Entrega múltiple, donde
aparecen dos campos con el nombre y la dirección del destinatario. En el momento que se abre una
relación de entrega todos los envíos que se asocien a la relación de reparto, estarán asociados tare.
bien a dicha relación, hasta que el usuario no pulse el botón Cerrar Entrega Múltiple, como se ve
en la imagen.
Cerrar Sección. Permite finalizar el registro de envíos en la sección con la que se está trabajando. A
continuación, aparece la pantalla de "Informe de Asignación de Envíos" registrados.
En este punto los envíos están registrados, pero no está generada la relación de envíos ni cargados en la
PDA, es decir, los envíos están en situación de "Alta en Unidad de Reparto; pero no "En reparto': Existen
ahora dos posibilidades:
Abandonar esta pantalla. En este caso posteriormente se pueden añadir más envíos a esta sección,
turno y salida en el momento que sea necesario. Una vez que todos los envíos están introducidos
en el sistema, se debe de generar la relación de reparto de los envíos imprimiendo la hoja de
entrega o cargados en la PDA, normalmente.
Pulsar el botón Cerrar Sección, en cuyo caso no será posible incluir más envíos en la relación. Si
fuere necesario introducir más envíos, sería obligatorio realizar una segunda salida a esta sección.
C) Listado monedero
Esta opción genera un informe con el importe a entregar a las secciones de reparto, desglosado por los
billetes y monedas necesarios para el pago de giros a domicilio.
F) Impresión de avisos
Cada Unidad está asociada a una oficina y viceversa. En las oficinas se dan de alta productos que no
incluyen la entrega domiciliaria, sino que estos han de ser retirados por los destinatarios en las ventanillas
(por ejemplo, PAQ48 y PAQ72 con entrega en oficina de referencia o los envíos de la línea económica de
peso mayor de 500 gramos.). Las oficinas dan de alta estos envíos mediante su propio SGIE.
Posteriormente la Unidad asociada deberá imprimir, con la opción que nos ocupa, los avisos de llegada
para su depósito en buzón y que, de este modo, el destinatario pueda pasar a retirarlos a la oficina.
F) Buzón electrónico
El buzón electrónico es el sistema por el que se reciben e imprimen todos los productos telemáticos y
telegráficos, fundamentalmente el burofax y los telegramas. El buzón electrónico de SGIE permite mejorar
la eficiencia, seguridad y rapidez de procesos operativos de estos productos claves para Correos.
Los burofax y telegramas y sus correspondientes notificaciones de acuse de recibo, incidencias, etc.
(llamados AD) que lleguen a la unidad para el reparto a domicilio, lo harán a través del Buzón Electrónico de
la Unidad de Reparto. La Unidad, tras comprobar que están correctamente encaminados, procederá a
imprimirlos.
Si la Unidad observa que alguno de los envíos recibidos en el buzón electrónico no es para la misma,
procederá a reencaminarlo a la oficina correcta mediante el propio buzón electrónico. Esta operación
también la realizará cuando se trate de telegramas o burofax dirigidos a destinatarios que dispongan de
apartados de correos en su oficina de referencia.
Cuando existan mensajes pendientes en el buzón electrónico de SGIE la bandera de alertas pasará a
color rojo, actualizándose cada diez minutos. Cuando un mensaje acaba de llegar al buzón electrónico tiene
estado en "pendiente" y en SGIE tiene la situación "Alta en sistema'. Cuando se da la orden de impresión en
el buzón electrónico, el estado del mensaje cambia a orden de impresión. En SGIE, la situación del mensaje
pasa a "Alta en Unidad de Entrega".
Tras imprimir el mensaje se comprueba que mensaje es legible, no tiene caracteres extraños, no hay
páginas en blanco y no se detectan cortes en la transmisión. Igualmente se comprueba que tiene todas las
páginas que indica la carátula del mismo, así como que las páginas están ordenadas correctamente según el
renglón de identificación. Si llevara en la carátula la mención RE (riesgo del expedidor) puede aceptarse la
falta de legibilidad en las páginas que se indique. Se revisa que el destinatario y dirección están
cumplimentados y se ensobra en el sobre especial para telegrama o burofax. A partir de aquí es un envío
más de correspondencia certificada y su tratamiento en nada difiere del resto.
H) Reetiquetar envíos
Las devoluciones de PAQ48 y PAQ72, tienen suma importancia y gozan de la misma prioridad que el
envío de ida. Cuando sea necesario devolver uno de estos envíos se deberá reetiquetar el mismo,
colocándole una nueva etiqueta sobre la anterior. Para proceder al reetiquetado basta con leer su código
de barras con esta opción. Si el envío no es susceptible de reetiquetarse por no estar liquidado, SGIE
informará de ello.
I) Reimpresión de etiquetas
Esta opción va ligada a la anterior y se usa cuando el envío ya ha sido reetiquetado, y es necesaria su
reimpresión por cualquier causa (error en la impresión, rotura de la etiqueta, etc.)
2.3 LIQUIDACIÓN
La liquidación es la segunda de las grandes opciones de SGIE en el trabajo habitual de una Unidad.
Liquidar los envíos significa que el ACR ha regresado al centro de trabajo y procede a devolver a su
responsable un informe del correo registrado sacado a reparto. En concreto liquidar significa devolver los
certificados que no se hayan podido entregar (ausentes, desconocidos, rehusados, necesidad de un
segundo intento de entrega, falta de tiempo, etc.) y los acuses de recibo, tanto envíos SICER como del resto
de los envíos entregados. La correspondencia a devolver por haber resultado el destinatario desconocido,
señas incorrectas o rehusado se hará automáticamente. La correspondencia avisada se cursará a la oficina
de referencia de la Unidad para su entrega en ventanilla. La correspondencia falta de tiempo o que necesita
un segundo intento de entrega (caso de las notificaciones u otros acuerdos especiales) se preparará para el
día siguiente.
Si la liquidación va a ser manual, el ACR deberá entregar su hoja de reparto debidamente confeccionada
y practicada la liquidación (tantos envíos entregados, tantos devueltos, etc.), como vimos en el momento
de la asignación de envíos. Tras acceder a la sección de reparto, el responsable de la liquidación cambiará la
situación de los envíos devueltos o falta de tiempo leyendo sus códigos de barras. Posteriormente y tras
cerrar la liquidación, se asumirá la entrega del resto.
Por el contrario, si la unidad dispone de PDA será el propio ACR quien efectúe la liquidación leyendo los
envíos con la PDA. Posteriormente el responsable de la liquidación se limitará a confirmarla mediante la
siguiente pantalla:
Tras comprobar físicamente los envíos incluidos en la liquidación y pulsar sección siguiente, los envíos
quedan liquidados. También podrán liquidarse los envíos manualmente, como vimos en el apartado
anterior si hubiera algún problema con la PDA.
E) Gestión de estacionados
Los PAQ48 y PAQ72 que no puedan entregarse (salvo por el motivo de ausente) no pueden devolverse a
origen, hasta que el cliente remitente indique cómo proceder con los mismos, operación denominada
estacionado de envíos. Con esta opción se realiza tanto el alta del envío en el almacén de estacionados,
como se comprueba si se ha recibido información del remitente al respecto.
2.4 CIERRE
Dentro de las opciones del menú del cierre de la unidad se engloban una serie de posibilidades que,
dado su menor uso, comentaremos globalmente.
Arqueo de caja. Indica el metálico que debe existir en la unidad tras la liquidación de envíos con
importes asociados (reembolsos y giros).
Gestión de despachos de salida. Genera los despachos que la Unidad tenga que realizar remitiendo
envíos a otras unidades, generalmente reexpidiendo envíos mal encaminados.
2.5 INCIDENCIAS
El módulo de incidencias incluye una serie de opciones que permiten solventar posibles problemas con
los envíos. Sus opciones son:
Modificación de envíos. Permite modificar algún dato de un envío concreto. Se debe tener en
cuenta que no se pueden modificar los importes asociados a un envío (por ejemplo, reembolsos), ni
tampoco pueden cambiarse los datos de envíos procedentes de otros sistemas informáticos con sus
datos ya pregrabados. En la práctica la utilidad de esta opción radica en la posibilidad de incluir los
datos de los destinatarios cuando estos no vienen grabados desde origen o para modificar
direcciones erróneas de envíos que no estén incluidos en el caso anterior.
Cargar Importes de Envíos. Permite cargar importes a envíos que deberían incluir importes
asociados (fundamentalmente envíos con gastos aduaneros) pero estos no han sido grabados. Para
realizar esta opción se debe contar con la autorización pertinente.
Actas generadas a la Unidad. Con esta opción se pueden consultar las actas por incidencias en los
envíos levantadas a la unidad.
Generación de actas. Es el proceso inverso. Mediante esta opción se levantará actas de los envíos
recibidos con incidencias (embalajes deteriorados, roturas, etc.). La pantalla para generar un acta
es la siguiente:
Las actas deberán firmarlas digitalmente dos empleados de la Unidad, quienes deberán indicar su
usuario corporativo y password mediante los botones insertar datos. Posteriormente se elegirá el tipo de
incidencia y los datos de la unidad de la que proviene el envío. Una vez generada el acta, esta aparecerá en
el SGIE de la oficina a la que se le haya levantado, la cual podrá consultarla con la opción vista
anteriormente. Las actas no se imprimen, solo se visualizan.
Mantenimiento de actas. Mediante esta opción podrán modificarse las actas levantadas o recibidas.
Consulta de actas. Permite consultar las actas levantas o recibidas.
Listado de actas. Imprime las actas levantadas o recibidas.
Desestacionado de envíos. Una vez recibida información por parte del remitente, permite
desestacionar el envío para su nuevo reparto o devolución definitiva.
Liberar reparto en PDA.
Eliminación de envío en PDA. Permite eliminar el cargo de un envío en una PDA cuando este se ha
grabado por error.
2.6 CONTROL/CONSULTAS
Este módulo realiza las labores de control de los envíos, así como las consultas de los mismos. Sus
opciones son:
Cuadro de alarmas. Es un informe obligatorio de ejecutar directamente donde aparecerán una serie
de operaciones urgentes que tiene que atender la unidad (envíos fuera de plazo de reparto, envíos
no liquidados, etc.)
Situación actual de la Unidad. Permite conocer los envíos cargados a la Unidad y todavía no
asignados a sección.
Consulta de la liquidación actual de la unidad. Permite consultar la liquidación actual antes de
cerrarla definitivamente.
Despachos pendientes de recepción. Indica los despachos remitidos a la unidad que aún no han
sido recibidos. Transcurridos tres días desde la fecha de confección sin haberlos recibido, se debe
levantar un acta.
Sobrantes Reparto Rural. Permite conocer los envíos avisados en Enlaces Rurales que deben
devolverse por alcanzar el plazo de permanencia en lista a disposición de los destinatarios.
Importes pendientes de liquidar en reparto. Este informe indica las cantidades no liquidadas aún
por las secciones de reparto para envíos con importes asociados.
Control de envíos. Permite generar un listado con los envíos que deben devolverse como sobrantes.
Su utilidad principal es para las oficinas mixtas que comparten el reparto con su oficina técnica.
Consulta de envíos. Da una información detallada de la situación y características del envío. Basta
leer su código de barras para tener una información exhaustiva de su situación, características y
datos del remitente y destinatario (siempre que estos dos últimos datos estén grabados).
Consulta de despachos. Mediante esta opción se pueden consultar el contenido del despacho
introduciendo el número del mismo.
Consulta-Gestión del buzón electrónico. Permite gestionar todos los envíos ya recibidos
anteriormente por el buzón electrónico de la Unidad.
Buzón de vacaciones/reenvíos postales. Desde esta opción la Unidad recibirá información de los
reenvíos postales y buzones de vacaciones que su oficina de referencia haya aperturado y que
deben ser gestionados por la Unidad.
2.7 CONFIGURACIÓN
Mediante las opciones de configuración se establecen las características de la Unidad. Realmente son
una serie de opciones cuya utilidad se limita a establecer las peculiaridades de la Unidad las cuales, una vez
establecidas, solo suelen sufrir modificaciones puntuales. Sus opciones son:
Unidad. Configura la unidad (nombre, dirección, teléfono, tipo, calendario, etc.).
Usuarios. Gestiona los usuarios adscritos a la unidad, sus altas, bajas y modificaciones.
Carteros. Asigna el nombre del cartero a una sección de reparto.
Destinatarios habituales. Para gestionar destinatarios que suelen recibir correspondencia
habitualmente. La grabación de destinatarios habituales automatiza la asignación de envíos ya que
sus datos se pueden recuperar directamente.
Mantenimiento de grupos de secciones. Como vimos las secciones de reparto se agrupan por
distintos criterios. Mediante esta opción se pueden modificar estas asignaciones.
Mantenimiento de secciones. Permite gestionar la configuración de una sección (nombre del ACR,
etc.)
Conducciones. Gestiona las conducciones asignadas a la Unidad (nombre, tipo, horarios, etc.)
Desbloqueo de secciones. Si alguna sección ha sido bloqueada por cualquier causa (supresión
temporal del reparto, etc.) con esta opción puede desbloquearse.
Destinos. Es una opción en desuso. Realiza el mantenimiento de los destinos a los que la Unidad
puede confeccionar despachos.
Parametrización de destinos. Agrupa los destinos anteriores en varios grupos (usados, baja lógica
por no usarlos habitualmente, etc.).
Valijas. Realiza el mantenimiento de las empresas con contrato de recogida de valijas asignadas a la
Unidad.
Rutas de valijas. Gestiona el mantenimiento de las rutas para la recogida de valijas asignadas a la
Unidad.
Sectores de Almacén de Estacionados. Realiza el mantenimiento de las distintas partes en las que
se puede dividir el almacén de estacionados (solo útil para grandes centros de almacenamiento).
Callejero. Realiza el mantenimiento de las calles asignadas a la Unidad.
Mesas electorales. Permite la gestión de las mesas electorales cuyo reparto corresponde a la
Unidad, para la gestión de los procesos electorales.
Impresión de códigos. Permite la impresión de un código de barras identificativo de cada sección de
reparto.
Impresión de destinos. Permite la impresión de una etiqueta para confeccionar los despachos
generados por la Unidad.
Guías de ayuda. Da acceso a la ayuda del sistema.
2.8 VALIJAS
Este menú gestiona la entrega y recogida de las valijas que tiene asignada la Unidad. Es un opción a
grabar diariamente, dada la urgencia y regularidad diaria de estos envíos.
2.9 RECOGIDAS
Controla las recogidas de envíos pactados con los clientes con contrato (recogidas a domicilio, etc.).
Permite listar las recogidas establecidas, así corno gestionar las recogidas periódicas y las esporádicas.
2.11 CME
Permite la consulta del cuadro de mando de la Unidad, donde aparece la situación de la misma y sus
alertas. Existe un CME para la actividad diaria y otro para los procesos electorales.
2.12 PUBLICORREO
Gestiona las campañas de publicidad contratadas por los clientes. Mediante esta opción se asigna el
número de objetos de la campaña que han de ser repartidos por la Unidad, su fecha límite de reparto y la
evolución de la misma indicando el número de objetos repartidos y pendientes de cada campaña.
3.1 ENTRADAS
Con respecto a la entrada de envíos en oficinas indiquemos estos aspectos:
A) Recepción de avisados
La oficina recibirá envíos avisados procedentes de su Unidad de Reparto o USE asociada. Mediante esta
opción se recepcionarán los envíos avisados, si bien, tras la última actualización, la recepción se hace
globalmente. En este caso basta con que la oficina elija la Unidad de la que desea recibir los envíos, para
que automáticamente todos los envíos avisados pendientes de recibir queden asignados a la oficina en la
situación "almacén avisado por reparto"
B) Alta almacén
Probablemente es una de las opciones más importantes para las unidades de entrega en oficina.
Mediante esta opción se dan de alta en la misma los envíos de paquetería, apartados o lista de correos que
vayan dirigidos a la oficina, tanto si son para entrega en oficina de referencia como de oficina elegida. La
pantalla para estas altas es la siguiente:
El funcionamiento de la misma se detalla a continuación. Existen tres formas de recepcionar los envíos:
Automático que es la opción por defecto. Basta leer el código de barras del envío para que SGIE lo
asigne al almacén correspondiente. Si el envío puede asignarse a más de un almacén se avisará al
usuario, quien tendrá que elegir alguna de las otras opciones manualmente.
Lista. Si el envío va dirigido a lista de correos de la Oficina.
No domiciliaria. Si se trata de dar de alta un envío registrado que no sea de paquetería y no incluya
la entrega domiciliaria.
Avisados. Para el alta manual de algún envío avisado que no se haya adscrito a la oficina.
Para los casos en que no se utilice el alta automática existe el check fijar que permite mantener el
tipo de almacén o el número de apartado.
Si se trata de paquetería con alta automática, basta leer el código de barras. Inmediatamente SGIE,
mediante la etiquetadora instalada, emitirá una etiqueta de ubicación que permitirá una localización más
fácil del envío dentro el almacén donde se archivan. El formato de esta etiqueta de hueco es MES (con dos
dígitos) + DIA (con dos dígitos) + NUMERO CORRELATIVO DIARIO (con tres dígitos). Si no fuera posible
generar la etiqueta por motivos técnicos, sería necesario numerar el paquete
manualmente. También es posible imprimir un duplicado de la etiqueta, si fuera IMPORTANTE
necesario. Una vez dado de alta el paquete este quedará en la situación de "almacén Los PAQ1 0, PA14 y PAQ24
avisado por reparto" y estará disponible para el cliente. Los paquetes se archivarán que se reparten por la
empresa filial
en un almacén único, sin necesidad de separarlos por líneas de productos, tipos o CorreosExpress, también
importes. pueden ir dirigidos a lista
de correos y apartados de
Si se trata de un envío dirigido a un apartado, será necesario indicar el número la oficina. En este caso es
del mismo y elegir el almacén manualmente. Lo mismo ocurrirá con los envíos a lista vital que, una vez sean
depositados en la oficina
de correos o avisados. Si fuera necesario estacionar un envío, habría que marcar el por el repartidor de
check estacionados y elegir la causa del estacionamiento. Los envíos dirigidos a lista CorreosExpress, sean dados
de alta por el mismo
de correos pueden modificarse cuando le falte algún dato mediante los botones sistema descrito ya que, de
Datos Envío y Modificar Datos. lo contrario, sus
destinatarios no recibirán
En el caso de cartas ordinarias urgentes dirigidas a apartados, se darán de alta en aviso mediante SMS y el
un apartado genérico rotulado con el número 00000 para incluir este tipo de envío perderá la
trazabilidad. El código a
correspondencia. En cualquier caso, deberán liquidarse como entregadas el mismo introducir será el mismo
día de su llegada y en el momento de su depósito en el apartado y no cuando la que traía de origen en el
formato propio de Correos
retire el destinatario. Express
Finalizada el alta de todos los envíos se pulsará el botón Fin Alta. En este momento a todos los envíos
recibidos con entrega en oficina elegida se les emitirá un SMS para que tengan constancia de la llegada del
envío. También se emitirá a aquellos paquetes con entrega en oficina de referencia que tengan grabado el
móvil. Igualmente se avisará mediante SMS los envíos registrados dirigidos a apartados de los que se
disponga del móvil.
De igual modo, en el momento que finalice el alta de los envíos la Unidad de Reparto asociada recibirá
los avisos de llegada electrónicamente que deberá imprimir para su depósito en los buzones de los
destinatarios.
Al ser envíos ordinarios no incluirán código de barras de seguimiento, por lo que será necesario
introducir manualmente todos los datos. Si se trata de destinatarios o remitentes, habituales, previamente
dados de alta, se pueden recuperar sus datos con los botones disponibles al efecto.
Tras finalizar el alta se pueden imprimir las etiquetas de ubicación, que seguirán el mismo patrón visto
anteriormente, pero comenzando por las letras ORD. Igualmente, desde este momento la Unidad de
Reparto asociada tendrá los avisos disponibles para su impresión.
La oficina puede imprimir una copia de los avisos mediante el botón Imprimir avisos por si lo necesita
por cualquier causa, pero en ningún caso puede remitirlos a su Unidad de Reparto ya que duplicaría los
mismos y crearía confusiones a los destinatarios.
3.2 LIQUIDACIÓN
Una de las operaciones principales que se realizan en la unidad de entrega de oficinas, es la liquidación
de los envíos, entre los que se incluye su entrega a los destinatarios.
A) Liquidación
La liquidación de un envío supone darle salida del almacén de la oficina. Un envío puede liquidarse
debido a su entrega al destinatario (la más habitual) o por otras razones:
Sobrante. Cuando ha transcurrido el plazo de permanencia para su recogida y el destinatario no se
ha personado a retirarlo.
Rehusado.
Devuelto a petición del remitente. El remitente como propietario del envío puede solicitar su
devolución anticipada.
Basta seleccionar la causa de la liquidación y leer el código de barras del envío para que esta se grabe.
En todas las causas seleccionadas anteriormente la liquidación quedará abierta y se podrán continuar
liquidando envíos, aumentando el contador situado en el ángulo superior derecho en una unidad por cada
envío. Se puede fijar el motivo de la devolución mediante el check fijar (muy útil para los casos de
devoluciones de envíos como sobrantes que suelen ser bastantes cada día).
B) Entrega
Sin duda la operación más habitual en las oficinas es la entrega a los destinatarios de sus envíos
avisados. La entrega se efectúa desde la misma pantalla vista anteriormente. De hecho la opción por
defecto para la liquidación será siempre "entregado en oficina". Las liquidaciones de envíos entregados no
se acumulan, es decir, el contador no avanza. Tras finalizar la entrega de un envío este queda liquidado
automáticamente, sin necesidad de grabar las liquidaciones acumuladas como ocurría anteriormente.
Si un mismo destinatario va a recoger varios envíos, se marcará el check Entrega múltiple apareciendo
dos campos para indicar el nombre y domicilio del destinatario. En este caso; se leerán los códigos de
barras de los envíos que forman la entrega múltiple y, finalizada la misma, todos los envíos incluidos en ella
se darán por entregados y el destinatario solo tendrá que firmar una sola vez, asumiendo la entrega de
todos los envíos.
Si la oficina dispone de tableta digitalizadora, como es el caso de la inmensa mayoría de las oficinas
técnicas, inmediatamente se pasará a la siguiente pantalla:
En la misma se recogerá el número de DOI del receptor real (destinatario o autorizado) y se introducirá
su nombre y apellidos. Tras pulsar el primer botón Aceptar se activará la tableta digitalizadora donde el
cliente estampará su firma. Pulsando el segundo botón Aceptar la firma queda registrada digitalmente en el
sistema. Caso que el envío incluya importes a cobrar, previamente será necesario confirmar el cobro
pulsando el botón Cobrado. Si el cliente no desea firmar digitalmente se pulsará el botón Firma Papel y se
recogerá la firma en el aviso de llegada.
Si se trata de envíos especiales que ya traen datos grabados o notificaciones, la pantalla será la
siguiente:
En estos casos la pantalla de recogida de firmas mostrará los datos grabados automáticamente y solo
será necesario indicar el DOI del receptor. Para este tipo de envíos y el resto de notificaciones es obligatorio
que, a su vez, el empleado indique su código de usuario y password a modo de firma digital de la entrega.
C) Otras opciones
Como hemos indicado muchas de las opciones de SGIE en versión oficinas son de funcionamiento similar
a las de SGIE en Unidades de Reparto, por lo que solo indicaremos las específicas de la versión para oficinas.
3.5 FACTURAS
Con esta opción se generan e imprimen facturas para los destinatarios que lo soliciten de envíos con
importes asociados (reembolso y derechos aduaneros).
3.6 CIERRE/APERTURA
La jornada diaria de SGIE debe comenzar con la apertura de la caja de SGIE, tanto la caja general de la
oficina, como de los usuarios. Si la caja no se encuentra abierta el usuario no podrá liquidar ningún envío
con importes asociados. Cada empleado puede obtener mediante la utilidad cuadre de unidad, los importes
cobrados durante su jornada laboral, cantidad que deberá incluir en su cuadre de IRIS. Del mismo modo se
podrá generar este informe para la totalidad de la oficina.
Finalizada la jornada de SGIE, será necesario realizar la operación inversa del cierre de la caja, tras la cual
ya no podrán cobrarse más envíos con importes asociados. Seguidamente y mediante la utilidad Generar
Código de Control se generará un Código de Control de Cobros (CCC) similar al de la Unidad de Reparto
pero que solo incluirá los envíos entregados por la propia oficina. Tras su confirmación en IRIS se generarán
automáticamente los giros para los remitentes de los reembolsos y se ingresarán en sus correspondientes
partidas contables el resto de importes cobrados.
4. PDA
La última de las grandes innovaciones introducidas en la gestión de envíos ha sido el uso de PDA para los
empleados de reparto que ha supuesto una revolución en la forma de realizar las entregas. A partir de la
puesta en funcionamiento de las PDA ha desparecido el papel en todo el proceso de entrega ya que los
destinatarios firmarán digitalmente los envíos y posteriormente esta información estará visible en todo
momento. De este modo se eleva la calidad de la entrega, obteniéndose una serie de utilidades y servicios
que anteriormente no se disponían.
El proceso comenzó con la introducción de PDAs en las USEs, dado que estas unidades repartían los
envíos de más alto valor añadido, continuó con las secciones de reparto de localidades que no eran
capitales y en enlaces rurales, motivado por la mayor dificultad de estas localidades para lograr la
trazabilidad de los envíos y ha finalizado con el despliegue de PDAs en todas las capitales de provincia.
Los controles básicos de la misma, también los podemos ver en la siguiente imagen:
El usuario deberá disponer de permisos para el acceso a la PDA con su usuario corporativo y, como en
casos anteriores, el nivel de acceso vendrá dado por el perfil otorgado al mismo. Además, el usuario deberá
estar asignado a la Unidad de Reparto en cuestión.
La PDA debe estar configurada tanto en su versión de software como en otros parámetros internos,
como se ve en la figura:
La versión de software debe ser la correcta, como vemos y en las opciones de configuración se pueden
modificar los distintos enlaces web a servidores a los que se ha de conectar la PDA. Algunos parámetros se
pueden modificar directamente pero otros necesitan una contraseña para realizarlos. La PDA necesita una
conexión Wifi en la Unidad donde esté asignada para la transmisión de los datos registrados en la misma. A
partir de su transmisión estos estarán disponibles para su consulta por cualquier persona en los sistemas de
consulta de envíos.
La asignación de envíos deberá realizarse en SGIE y posteriormente vía Wifi pasarán a la PDA. Ya con los
envíos en la propia PDA se podrán crear relaciones, realizar el reparto de los envíos y liquidar los mismos.
Por último, una vez liquidada la PDA, se volverán a trasmitir los datos vía Wifi a SGIE, donde se comprobará
y confirmará la liquidación efectuada.
Como vimos durante el estudio de SGIE para Unidades de Reparto, previamente desde SGIE se asignan
los envíos a la sección de reparto (algunos tipos de envíos además deben darse de alta previamente en la
Unidad). Una vez grabados los envíos en SGIE, el usuario podrá traspasarlos a su PDA, para lo cual además
de estar conectada la PDA a la Wifi de la Unidad, deberá identificarse con su login de usuario, como vemos
en la imagen:
El usuario deberá elegir el turno, sección y salida que le corresponde, como vemos en la figura siguiente:
Una vez el ACR esté dentro de la PDA y mediante la opción asignar a sección, verá un resumen de los
envíos que le han sido cargados por SGIE. Si está de acuerdo con los mismos, pulsará Aceptar, de lo
contrario volverá al menú principal para que se realicen los cambios pertinentes en SGIE. De cada envío
cargado en la PDA podrá obtener la siguiente información:
Con el botón listado de envíos se puede conocer los envíos cargados en la PDA. Pulsando sobre cada uno
de ellos se verán sus características ampliadas (destinatario, tipo, etc.). Este listado puede personalizarse en
el orden que desee el ACR mediante los botones reordenación individual o múltiple, según sean envíos de
entrega unitaria o múltiple. Para ello se borrará la anterior ordenación y con la propia PDA se leerán los
códigos de barras por el orden deseado. Con la reordenación múltiple también se pueden crear entregas
múltiples para un mismo destinatario, leyendo los códigos de barras. Se debe tener en cuenta que algunos
envíos (como los giros) no pueden incluirse en relaciones múltiples.
Una vez el ACR considere que todo está correcto se finalizará la asignación de envíos y está no podrá
modificarse. Posteriormente los responsables de la liquidación deberán imprimir virtualmente la hoja de
reparto en SGIE, ya que esta no se imprime físicamente, cambiando la sección a color verde, como vimos.
4.2 REPARTO
Una vez finalizadas las operaciones anteriores ya se puede comenzar el reparto domiciliario. En este
caso las pantallas que utilizará el ACR serán las siguientes:
Pulsando la opción reparto se accede a los menús de reparto. Cuando sea necesario entregar un envío
se podrá localizar buscándolo en el listado o pistoleando su código de barras con la propia PDA. Si el envío
va a resultar entregado, se pulsará el botón Entregado y se recogerán en la pantalla táctil los datos básicos
del receptor (nombre y número de D01) utilizando para ello el puntero de la PDA y pulsando a continuación
el botón firmado. Si el receptor no desea firmar en la PDA se pulsará el botón No firma y se recogerá la
firma en un aviso de llegada en papel. Podemos ver el proceso en esta imagen:
En determinados productos será necesario introducir más información (tipo de documento, ocupación,
relación con el destinatario, etc.) para estos casos la PDA abrirá una pantalla adicional. También se abrirán
ventanas adicionales y de advertencia para envíos con entrega exclusiva al destinatario. En estos casos, el
sistema comprobará que el destinatario se corresponde con el grabado por el remitente para realizar la
entrega segura. Si el envío corresponde al tipo de entrega con recogida, además de la entrega, la PDA
solicitará el código del envío de vuelta, que se leerá con la propia PDA.
Si los envíos resultan no entregados se pulsará el botón No entregado, se elegirá el motivo de la no
entrega y se leerá con la PDA el código de barras, como vemos en esta imagen:
Si el envío resulta rehusado, la PIDA solicitará la firma y datos de la persona que lo rehusa. En cualquier
momento del reparto se puede acceder al resumen de la liquidación apareciendo los envíos en color verde
si están entregados, rojo si ha resultado imposible la entrega y blanco si aún no se han trabajado.
No se encontraron elementos de tabla de contenido.Solo cuando todos los envíos asignados a la PDA
tengan un resultado asignado, podrá procederse a la liquidación y cierre de la PIDA. La operación de
liquidación no tiene marcha atrás por lo que debe realizarse en la Unidad. Una vez comprobada la
liquidación por el ACR y que todos los envíos están correctamente grabados y los importes cobrados son
correctos, este puede cerrar la liquidación, como vemos en la imagen:
Tras esta operación la PDA transmitirá los datos a SGIE y se deberá salir de la aplicación, dejando la PDA
en su terminal de carga para el siguiente reparto. A partir de aquí la liquidación deberá confirmarse en
SGIE. Si la liquidación fuera correcta se aceptará, caso contrario será necesario modificarla en SGIE para
realizar las correcciones necesarias.