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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ABRIL 2009
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
ÍNDICE
Página
1. INTRODUCCIÓN 4
2. MARCO JURÍDICO 5
4. PROCEDIMIENTOS:
5. GLOSARIO 33
6. ANEXOS
6.1 Requisición 35
7. VIGENCIA 43
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
1. INTRODUCCIÓN
Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo
el personal del Organismo, responsable de realizar el registro, guarda o
custodia y entrega de bienes muebles en los Almacenes.
2. MARCO JURÍDICO
14. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.
15. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración
Pública Federal.
16. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.
19. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada.
4. PROCEDIMIENTOS
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE DEL 1 − Recibe de las Unidades Administrativas las requisiciones de los bienes en
ÁREA DE REQUISICIONES original y tres copias:
• Original para compra o surtimiento según sea el caso.
• 1ª Copia para el minutario general.
• 2ª Copia para el expediente de la Unidad Administrativa que corresponda.
• 3ª copia para el acuse de recibo del área requirente.
2 − Verifica en la requisición que los bienes solicitados, estén agrupados por partida
presupuestal y contengan los datos siguientes:
1. Área responsable
2. N° de hoja
3. Fecha de elaboración
4. Clave presupuestal
5. Partida de requisición
6. Cantidad
7. Unidad
8. Clave del bien
9. Subcódigo
10. Descripción y especificaciones del bien
11. Lugar de entrega
12. Cargo, Nombre y Firma del solicitante
13. Cargo, Nombre y Firma de quien autoriza
14. Justificación y uso de los bienes
15. Observaciones en su caso.
3 − Verifica en el expediente del área solicitante que no esté duplicada la
requisición.
ESTA DUPLICADA LA REQUISICIÓN
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
DATOS CORRECTOS
TERMINA PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
2
Verifica en la requisición que
los bienes solicitados, estén
agrupados por partida
presupuestal y contengan los Recibe, corrige y entrega
datos respectivos. reporte de captura al
responsable del área de
Requisiciones.
NO
DUPLICADA LA
REQUISICIÓN?
SI
Verifica en el Sistema de
Almacenes, si ya se suministró
o está pendiente de
suministrar la requisición.
Si está pendiente de
suministrar la requisición
duplicada, se regresa al área
usuaria informando que aún
sigue pendiente. FIN
SI
DATOS
CORRECTOS
NO
Verifica en el Sistema de
Almacenes, si hay o no 1
existencia del bien solicitado.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
1
SI
BIENES EN
EXISTENCIA?
NO
Elabora, rubrica oficio y
relación de Requisiciones con
Estampa el sello de “No hay original de requisición,
Existencia” en la Requisición enviando la documentación
original y copias y rubrica. para recabar firma del Gerente
de Almacenes e Inventarios.
Recibe documentos y
distribuye: Original de relación
y requisiciones para el
Coordinador del Almacén para
su surtimiento. Archiva en
minutario acuse de recibo de
la relación en orden
consecutivo.
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
PROCEDIMIENTOS (CONTINÚA)
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADOR DE JEFE DE ALMACÉN SUBJEFE DE ALMACÉN JEFE DE SECCIÓN
DE ENTRADAS ALMACENES
INICIO
Recibe de la Gerencia de
Adquisiciones un contrato
con firmas autógrafas de los
bienes adquiridos y su
respectiva muestra
SI
CORRECTO
NO
CORRECTO
NO
Recibe documentos
correctos contrato y copia
de requisición y los regresa
al responsable del área de
Entradas.
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
PROCEDIMIENTO (CONTINÚA)
10. El área solicitante debe acudir a las instalaciones del Almacén Central a
otorgar el Visto Bueno a los bienes de consumo o instrumentales que
haya solicitado, el mismo día en que se le informe que ya se encuentran
en dichas instalaciones.
11. El Jefe del Almacén Central a través de sus diferentes jefes de sección,
debe recibir todos los bienes adquiridos por el Organismo, de acuerdo a
lo establecido en el contrato.
13. La fecha de recepción formal de los bienes será aquella a partir de la cual
el área solicitante emita el visto bueno en la factura original o mediante
minuta en el caso de bienes de inversión y el proveedor presente su
documentación correcta.
14. El Coordinador del Almacén debe verificar que se registren los bienes
recibidos en el Sistema de Almacenes.
16. El Jefe del Almacén Central y el jefe de cada sección de bienes, son
responsables del resguardo, en el tiempo que permanezcan en custodia
los bienes de consumo o instrumentales.
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
RECEPCIÓN DE BIENES
JEFE DE ALMACÉN 1 − Solicita a la responsable del área de Entradas el contrato para verificar si
procede o no la recepción de los bienes, si procede le indica al proveedor que
entregue la documentación a la responsable del área de Entradas en la
ventanilla. Si no procede se devuelven los documentos al proveedor y no se
reciben los bienes.
PROVEEDOR 2 − Entrega a la responsable del área de Entradas en ventanilla factura original y/o
remisión y una copia y contrato original, para revisión.
RESPONSABLE DEL 3 − Verifica requisitos fiscales en el caso de factura: importes, costos unitarios,
ÁREA DE ENTRADAS cantidad de bienes, importe en letra, descripción del artículo y unidades de
medida, y en el contrato: número de contrato, vigencia, partida presupuestal,
cantidad de piezas a recibir por parte del Almacén, costo e importes.
DATOS INCORRECTOS
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
ÁREA SOLICITANTE 17 − Procede a dar el Visto Bueno de los bienes adquiridos firmando y anotando
nombre, cargo y fecha en la factura original.
JEFE DE ALMACÉN 18 − Recibe factura original con el Vo. Bo. del área solicitante y turna al responsable
del área de Entradas para su trámite.
BIENES NO INVENTARIABLES
RESPONSABLE DEL 19 − Recibe factura y/o remisión del proveedor con el Vo. Bo. del área solicitante, y
ÁREA DE ENTRADAS registra el alta y estampa sello de recibo, conteniendo lo siguiente y devuelve
factura original al proveedor e ingresa una copia al expediente del contrato:
• Número de Contrato.
• Número de alta.
• Fecha.
• Firma del Jefe de Almacén.
20 − Captura y emite reporte de entrada al almacén en original, firma y turna al Jefe
de Almacén, anexando copia de la entrada para su revisión.
JEFE DEL ALMACÉN 21 − Recibe y verifica la documentación.
DATOS INCORRECTOS
JEFE DE ALMACÉN 24 − Recibe, revisa, firma y turna al Coordinador de Almacenes, para firma.
COORDINADOR DE 25 − Recibe, verifica y firma, devolviendo al responsable del área de entradas.
ALMACENES
BIENES INVENTARIABLES
RESPONSABLE DEL 26 − Entrega al Coordinador de Inventarios factura y/o remisión del proveedor con el
ÁREA DE ENTRADAS Vo. Bo. del área solicitante.
COORDINADOR DE 27 − Recibe factura y/o remisión con el Vo. Bo. del área solicitante, captura y emite
INVENTARIOS reporte de entrada al almacén en original y entrega a la responsable del área de
entradas junto con la factura y/o remisión original.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
TERMINA PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
JEFE DE ALMACÉN RESPONSABLE DEL JEFE DE SECCIÓN COORDINADOR DE SUBDIRECTOR DE ALMACENES Y
ÁREA DE ENTRADAS ALMACENES ABASTECIMIENTOS O GERENTE
DE ALMACENES E INVENTARIOS
NO Correctos
Devuelve los documentos al
proveedor y no se reciben los NO
bienes. Devuelven doctos al
proveedor para su
corrección. Notifica al proveedor al Informa diferencias detec-
detectar diferencia, indicán- tadas al Subdirector de
dole que no se recibe por Almacenes y Abasteci-
FIN no cumplir características y mientos, al Gerente de
Turna al Jefe de Almacén especificaciones del Almacenes e Inventarios y
para coordinar su recepción. contrato y/o muestra, e al Área requirente para
informa al Jefe del Almacén recibir indicaciones.
Recibe factura y/o remisión del o Coord. de Almacenes.
proveedor, coordina la
recepción de bienes de
consumo e instrumentales con 2
Recibe bienes, coloca en
el subjefe del Almacén y Jefe
de Sección, turnando los un lugar para posterior-
documentos al Jefe de de mente el área solicitante dé
su vo.bo. de aceptación.
Sección para su verificación.
Informa al Subdirector de
Almacenes y Abasteci-
mientos y Gerente de Informa al Coordinador de
Almacenes e Inventarios el Almacenes lo procedente
Firma de recibo, estampa resultado de la verificación para este caso, quien
1 física de los bienes procede en consecuencia.
fecha y sellos de “Sujeto a
Revisión” y “Sin adquiridos, realizada por el
responsabilidad para el área solicitante.
Solicita la participación de Organismo”, “Para Vo.Bo
un representante del área del Área solicitante”, según
solicitante de los bienes, el caso de bienes a recibir. FIN
para dar su Visto Bueno.
NO
SI
Informa al Coordinador de
Almacenes que el área
solicitante no otorgó el Bienes
Vo.Bo. y los motivos. Inventariables 1
NO
Recibe y verifica la
documentación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
SI
Datos
Correctos
NO
Entrega al Coordinador de
Inventarios factura y/o Recibe factura y/o remisión
remisión del proveedor con con el Vo. Bo. del área
el Vo. Bo. del área solicitante, captura y emite
solicitante. reporte de entrada al
almacén en original y
entrega a la responsable
del área de entradas junto
con la factura y/o remisión
original.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
PROCEDIMIENTO (CONTINÚA)
3. El Jefe del Almacén Central debe verificar que los bienes de consumo
sean suministrados de acuerdo al Programa de Distribución
proporcionado por las Áreas solicitantes y los instrumentales sólo si están
debidamente plaqueados o grabados por la Coordinación de Inventarios.
5. Los formatos de “Salida del Almacén” deben contener como mínimo dos
firmas.
10. Las áreas a las que se les hayan entregado bienes mediante rutas
postales o circuitos, deben enviar en un lapso de 5 días hábiles, a partir
de la fecha de recepción de los bienes de consumo e instrumentales, el
acuse de recibo original con Nombre, Cargo y Firma autógrafa de quien
recibió y sello del área a la que pertenece.
13. El Jefe de Almacén debe vigilar que se cumpla con las fechas del cierre
del mes, el cual lo debe de hacer el día último hábil de cada mes.
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
TERMINA PROCEDIMIENTO
6.1 REQUISICIÓN.
6.3 SALIDA DE ALMACÉN.
6.4 HOJA DE ESTANTE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
DIAGRAMA DE FLUJO
Procesa en el Sistema de
Almacenes los datos
correspondientes para surtir
las requisiciones y cuadros
de distribución.
2 1
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
PROCEDIMIENTO (CONTINÚA)
Objetivo Llevar a cabo la Toma Física de los Inventarios con la finalidad de tener un
control real de la existencia de bienes de consumo e instrumentales en el
Almacén Central de SEPOMEX.
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
COORDINADOR DE 1 − Coordina y supervisa los trabajos del orden y acomodo de los bienes previos a
ALMACENES la Toma Física.
2 − Instruye a los responsables de las áreas de entradas y salidas para realizar el
llenado de los marbetes con los datos descriptivos del artículo conforme se tiene
registrado en Kardex o listado de existencias y entregan al Jefe del Almacén
clasificados por familias de bienes.
JEFE DE ALMACÉN 3 − Atiende las instrucciones del Coordinador de Almacenes a efecto de cumplir con
las actividades de orden y acomodo de los bienes, previos a la Toma Física.
4 − Prepara el corte documental como se indica a continuación:
• Entradas.- Copia del documento que ampare la última entrada recibida al
día 30 ó 31, según periodo correspondiente.
• Salidas.- Copia de la última salida de suministro al 30 ó 31, según periodo
correspondiente.
5 − Integra grupos por secciones y designa a la persona que estará al frente de
cada grupo para el conteo de los bienes de consumo e instrumentales.
6 − Entrega marbetes al responsable de cada grupo para su colocación e
identificación de los artículos.
7 − Realiza en compañía del responsable del grupo un recorrido visual para
confirmar que hayan sido colocados los marbetes en la totalidad de los bienes
existentes en el Almacén.
8 − Instala la mesa de control con personal de las siguientes áreas:
• Jefe del Almacén: Responsable de la mesa de control.
• Jefe de área de la Gerencia de Contabilidad: como supervisor de la Toma
Física.
• Auditor del Órgano Interno de Control: Como supervisor de la Toma Física.
• Auditor de Auditoría Externa: como supervisor de la Toma Física.
9 − Elabora el resumen de marbetes con la siguiente información:
• Identifica la numeración total de marbetes útiles.
• Confirma folios de marbetes utilizados para cada familia de bienes de
consumo e instrumentales.
• Identifica los marbetes no utilizados.
• Identifica los marbetes llenados erróneamente.
10 − Elabora relación del personal que participará en la Toma Física del Inventario,
señalando al grupo al que están integrados.
11 − Establece la integración de los grupos de trabajo que intervengan en la Toma
Física (1er. y 2do. y si es el caso el 3er. Conteo) de cada una de las familias de
bienes de consumo e instrumentales.
ACTIVIDADES DURANTE LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO
ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN
GRUPOS DE CONTEO 14 − Entregan al encargado de cada sección los marbetes de los conteos ya
realizados.
JEFE DE SECCIÓN DEL 15 − Reciben de los grupos de conteo, los marbetes de los conteos ya realizados y
ALMACÉN entrega a la mesa de control.
16 − Asisten a los integrantes de la mesa de control para aclarar cualquier
discrepancia que pudiera presentarse entre el 1er. y 2do. conteo.
MESA DE CONTROL 17 − Verifica que se efectúen dos conteos al 100% de los bienes en existencia en el
Almacén.
18 − Recibe de los encargados de cada sección los marbetes de los conteos ya
realizados.
19 − Controlará las secciones 1 y 2 de los marbetes del 1er. y 2do. conteo.
20 − Coteja las cantidades reportadas en la sección 1 y 2 de los marbetes (1er. y
2do. conteo) para verificar que no exista diferencias entre ambas secciones.
SI HUBIERA DIFERENCIAS ENTRE EL 1ER. Y 2DO. CONTEO
21 − Asigna un grupo distinto a los que participaron en los conteos anteriores para
efectuar un 3er. recuento y definir las cantidades correctas de existencia.
22 − Confirma en el listado de existencias del Sistema las existencias físicas
indicadas en los marbetes de cada uno de los bienes del 3er conteo.
COORDINADOR DE 23 − Prepara el acta de terminación de Inventario y carpeta con resumen del
ALMACENES inventario realizado del semestre que se trate, en cuatro tantos cada uno, con el
apoyo del Jefe del Almacén, en el que se hace constar nombre y cargo de
quienes intervinieron.
24 − Envía acta de terminación de Inventario y carpeta con resumen del inventario a
las áreas participantes para su revisión y en su caso firma.
25 − Recabadas las firmas de todos los participantes en los cuatro tantos del acta y
la carpeta de resumen, elabora oficio para la entrega formal de un tanto original
a cada uno de los participantes.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE JEFE DE ALMACÉN GRUPOS DE CONTEO JEFE DE SECCIÓN DEL MESA DE CONTROL
ALMACENES ALMACÉN
ACTIVIDADES PREVIAS
Atiende las instrucciones del ACTIVIDADES DURANTE LA Verifica que se efectúen dos
Coordinador de Almacenes a TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO Reciben de los grupos de
A LA TOMA FÍSICA conteos al 100% de los
efecto de cumplir con las conteo, los marbetes de los bienes en existencia en el
actividades de orden y conteos ya realizados y
Realizan el 1er. y 2do. Almacén.
acomodo de los bienes, entrega a la mesa de control.
previos a la Toma Física. Conteos.
INICIO
Elabora el resumen de
marbetes con la información
respectiva.
Envía acta de terminación de
Inventario y carpeta con
resumen del inventario a las
áreas participantes para su
revisión y en su caso firma.
Establece la integración de
los grupos de trabajo que
intervengan en la Toma
Física (1er. y 2do. y si es el
caso el 3er. Conteo) de cada
FIN una de las familias de bienes
de consumo e
instrumentales.
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5. GLOSARIO
6. ANEXOS
ANEXO 6.1 REQUISICIÓN
REQUISICIÓN
5) CLAVE PRESUPUESTAL
LITERALES GF FN SF PG AI IPP UR CCPD TG FF GE
CLAVE
10) SUB
6) PARTIDA 7) CANTIDAD 8) UNIDAD 9) CLAVE 11) DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACION DE LOS BIENES REQUERIDOS
CODIGO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
12) OBSERVACIONES:
NOTAS
1.- Para cualquier modificación a esta requisición, deberá solicitarla a la Gerencia de Almacenes e Inventarios por medio de oficio signado por el mismo servidor público que la autorizó o
por quien se encuentre en el cargo, debiendo mencionar el número de
2.- Esta requisición deberá entregarse en original y tres copias.
3.- Significado de la Clave presupuestal
GF Grupo Funcional IPP Identificador del Programa Presupuestario GE Gasto Específico
FN Función UR Unidad Responsable
SF Subfunción CCPD Capítulo, Concepto y Partida
PG Programa TG Tipo de Gasto
AI Actividad Institucional FF Fuente de Financiamiento
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
REQUISICIÓN
CAMPO CONTENIDO
1. Área solicitante Anote el nombre completo del área que expide la requisición. La Dirección,
Subdirección y Gerencia a que pertenece.
2. Hoja ____ de Indique progresivamente en el espacio en blanco el número de hojas del total de las
______ mismas que integran la requisición.
3. Fecha de Anote la fecha en que la Unidad Administrativa elabora la requisición, con números
elaboración arábigos en orden de: día, mes y año.
4. No. de Requisición Este recuadro es para uso exclusivo del área de Requisiciones, donde se anota de
manera consecutiva el número de requisición que le corresponde en relación con las
que se reciben de todo el Organismo.
5. Clave Presupuestal Anote la clave presupuestal asignada a la unidad administrativa por la Gerencia de
Presupuesto. En caso de existir alguna duda al respecto dirigirse a la Gerencia
mencionada para mayor información. Esta información será aplicada para identificar
los gastos programáticos en el capítulo del ejercicio y control presupuestal.
6. Partida Anote progresivamente el número de partidas de que consta la requisición. Ejemplo:
001, 002, 003, etc.
7. Cantidad. Indique la cantidad de bienes solicitados.
8. Unidad Indique la unidad de medida o presentación común del bien solicitado de acuerdo al
“Catálogo de Bienes”. Ejemplo: paquete, pieza, galón, kilogramo, metro, etc.
9. Clave Anote la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”. En casos
especiales, tratándose de la solicitud de bienes que no se encuentran especificados en
el catálogo de bienes es indispensable para dar trámite a la requisición, solicitar por
oficio a la Subdirección de Almacenes y Abastecimientos la designación de una clave
para dichos bienes.
10. Subcódigo Anote el subcódigo del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.
11. Descripción y Anote la descripción y especificaciones detalladas del artículo solicitado con el fin de
especificaciones de permitir una clara identificación.
los bienes requeridos
12. Observaciones Anote los comentarios y observaciones que necesite realizar sobre la requisición que
presenta y que son importantes para hacerlas del conocimiento de la Gerencia de
Almacenes e Inventarios.
13. Solicita Anote el nombre, cargo y firma del titular del área solicitante.
14. Autoriza Anote el nombre, cargo y firma del titular de la Subdirección o Dirección que
corresponda.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
ANEXO 6.2
ENTRADA DE ALMACÉN
18.- Firmas
CAPTURÓ REVISÓ Vo.Bo.
- Responsable de Entradas (para el caso de - Jefe de Almacén (para el caso de consumibles) - Coordinador de Almacenes (para el caso de consumibles)
consumibles) - Jefe de Inventarios, Bajas y Desalojos (para el - Coordinador de Inventarios (para el caso de inventariables)
- Capturista (para el caso de inventariables) caso de inventariables)
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
CAMPO CONTENIDO
1. No. de entrada Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al
documento.
2. Fecha de entrada Anotar la fecha en que fue elaborada la entrada. Se indica día, mes y año.
3. Pedido Anotar el número del contrato o pedido, el cual consta de 8 dígitos, iniciando por el
año en que fue elaborado.
4. Factura Anotar el número de la factura o remisión que ampara los artículos que se van a dar
de alta.
5. Fecha de factura Anotar la fecha de la factura, indicando día, mes y año.
8. Partida No. Indicar de manera consecutiva el No. de partidas que se están capturando que
amparan una misma factura o remisión. Es un número de 10 dígitos y lo asigna
automáticamente el Sistema.
9. Clave y nombre del Indicar la clave y nombre del bien que se está capturando, de conformidad con el
bien Catálogo de Bienes.
10. Unidad de medida indicar la unidad de medida o presentación común del bien ejemplo: paquete, pieza,
galón, kilogramo, metro, etc.
11. Cantidad Capturar la cantidad de bienes que se están recibiendo.
12. Costo total. Capturar el costo total de los bienes, antes de impuestos y descuentos.
13. No. de inventario Con relación a los consumibles se refiere a la clave del bien que se menciona en el
punto 9. Con relación a los bienes instrumentales, capturar el número de inventario
preasignado para cada uno de los artículos que se están recibiendo.
14. No. de folio Únicamente se requisita cuando se da entrada a los bienes instrumentales, este
también es un número preasignado para cada uno de los artículos que se están
recibiendo.
15. No. de serie Capturar este número cuando por el tipo de bien se cuenta con él mismo. Ejemplo:
automóviles.
16. Costo unitario Capturar el costo unitario de cada uno de los bienes.
18. Firmas Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el “Alta” y se procede a
validar mediante las firmas de las personas que se mencionan.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
ANEXO 6.3
SALIDA DE ALMACÉN
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS
GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS
COORDINACIÓN DE ALMACENES
SALIDA DE ALMACÉ N
Fecha: 00/00/0000
Hora: 00:00:00
11) FIRMAS
EL JEFE DEL ALMACÉN 12) SELLO DE LA EL COORDINADOR DE ALMACENES
OFICINA RECEPTORA
___________________________ ____________________________
Nombre y firma Nombre y firma
RECIBÍ DE CONFORMIDAD Y EL GERENTE DE ALMACENES E
ACEPTADO INVENTARIOS
____________________________ ___________________________
Cargo, nombre y firma Nombre y firma
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
SALIDA DE ALMACÉN
CAMPO CONTENIDO
1. No. de Salida Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al
documento.
2. Fecha de salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.
3. Almacén Anotar de cual almacén fue hecha la salida; del 01 Almacén Central o del 10 Almacén
Mexpost.
9. Unidad Indicar la unidad de medida o presentación común del bien Ejemplo: paquete, pieza,
galón, kilogramo, metro, etc.
10. Inventario En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado
previamente por la Coordinación de Inventarios.
Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el “Alta” y se procede a validar mediante las:
12. Sello de la Estampar el sello de la oficina, la persona que recibió los bienes.
oficina receptora
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ANEXO 6.4
HOJA ESTANTE
HOJA DE ESTANTE
1) ALMACEN: ___________________:
Hoja __ de __
Totales Totales
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HOJA ESTANTE
CAMPO CONTENIDO
1. Almacén Anotar a cual almacén pertenecen los bienes; al 01 Almacén Central o al 10 Almacén
Mexpost.
2. Clave del bien Anotar la clave del bien de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.
3. Nombre del bien Anotar el nombre del artículo de acuerdo al “Catálogo de Bienes”. Llenar una hoja por
cada uno de los bienes.
4. Entradas El Jefe de Sección anota el nombre del proveedor, el No. de contrato o pedido al que
corresponde, el No. de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes, el
número de entrada que le correspondió del Sistema de Almacenes, la fecha en que
ingresó y la cantidad de bienes que ingresaron.
5. Salidas. El Jefe de Sección anota el nombre del área a la que se le entregan los bienes, El
número de salida que le correspondió del Sistema de Almacenes, la fecha en que salió,
la requisición a la que se afectó y la cantidad de bienes que salieron.
6. Existencias Indicar la cantidad de bies que resulta de restar a la cantidad de bienes entrantes, la
cantidad de bienes salientes, lo que da las existencias reales de cada uno de los bienes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL
7. VIGENCIA
Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto
al presente.