Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Centro Universitario de Retalhuleu

Sistemas de Información I

Ingeniero Carlos Bonilla

Tema:

Implantación Exitosa de un EIS

Grupo no. 3

Norman Miguel Aquino Martínez 2721-12-14664

Luisa Fernanda Castro 2721-12-10973

Julio Rodolfo Morales Gûinac 2721-12-13022

Pedro Julio Zarceño Linares 2721-12-15209

Quinto ciclo de Administración de Empresas, plan diario

29 de mayo de 2014
 INTRODUCCION

En el presente material informativo encontraremos un aspecto clave para la

creación de un EIS exitoso lo cual es un prototipo, palabra con la que
ocasiones se describe y nunca termina según estudios sistemáticos, estos
sistemas deben evolucionar constantemente pues la velocidad con la que se
realizan es clave e importante para el éxito de los mismos, para estos sistemas
hay factores muy importantes los cuales se deben tener presentes según:
Rockart, algunos de ellos son: Socio Operativo, Tecnología Apropiada,
Administración de Datos, Ejecutivo Comprometido con el Proyecto e Informado
Sobre Él.
Muy específicamente encontraremos cual es el efecto del EIS en el proceso de
Planeación y Control de la Organización, podemos decir brevemente que
rediseñan y reestructuran ciertos procesos. Como también encontraremos el
cuadro integral de mando llamado: (Balanced Scorecard (BSC)), lo que es, sus
ventajas y lo que desarrolla según su modelo el cual se convierte en un sistema
de información muy completo para los administradores, ya que les ayuda a
realizar un monitoreo de la empresa a través de indicadores que se crean para
distintos fines estratégicos u objetivos de la firma.
 IMPLANTACION EXITOSA DE UN EIS

Ya se han mencionado los factores que determinan el éxito en la utilización de

un EIS. Sin embargo, para que un ejecutivo lo utilice, debe implantarse
considerando los siguientes factores importantes que, según Rockart, aseguran
una implantación exitosa del EIS.

 EJECUTIVO COMPROMETIO CON EL PROYECTO E INFORMADO

SOBRE EL.

Este factor implica que el ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las
capacidades y limitaciones de sistema a desarrollar. Además, debe
establecer un compromiso formal hacia el sistema, ya que de ello depende
su uso en el futuro.

 SOCIO OPERATIVO:

Es quien se relaciona con el manejo de los detalles de implantación del

sistema y de que se puedan tomar decisiones que consideren el punto de
vista del usuario ejecutivo, lo cual es muy recomendable debido al poco
tiempo del que este dispone. El socio operativo puede ser la persona más
cercana al ejecutivo, en lo que a relación de trabajo se refiere, porque es
quien mejor conoce los gustos y necesidades de este último.

 PERSONAL IDONEO EN E DEARTAMENTO DE INFORMATICA:

La calidad del personal que integra el departamento es trascendental para

el éxito del proyecto. Antes de decidir cuál hardware y software usa deben
evaluarse las necesidades técnicas del proyecto y las opciones que brinda
el mercado para satisfacer en forma apropiada.

 TECNOLOGIA APROPIADA:

La selección del hardware y software debe corresponder a la demanda

tecnológica del proyecto. Antes de decidir cuál es el hardware y software
usar, deben evaluarse las necesidades técnicas del proyecto y las opciones
que brinda el mercado para satisfacer en forma apropiada.

 ADMINISTRACION DE LOS DATOS:

Esto implica que exista una adecuada infraestructura de base de datos,

interna y externa, ya que esta será la fuente de información que tomara el EIS
para luego ser explotada y presentada por el ejecutivo. Un EIS debe ser capaz
de presentar información de las diferentes áreas que componen la empresa,
para ello es necesario la infraestructura de bases de datos interna sea
estandarizada. Además de la información interna, el ejecutivo requiere tener
contacto con información que proporcionen fuentes externas, para lo cual debe
tomarse en cuenta la infraestructura que utilizan dichas fuentes.
 RELACION CLARA CON LOS OBJETIVOS DEL NEGOCIO:
El EIS debe resolver de forma adecuada un problema o situación
relacionado directamente con los resultados de la empresa.

 MANEJO DE LA RESISTENCIA AL CAMBIO:

Como casi cualquier proyecto relacionado con nuevas tecnologías y
sistemas, el EIS puede generar resistencia al cambio y fricciones dentro
de la estructura organizacional, ya que tiende a alterar los flujos de
información y los feudos de poder dentro de la empresa. Es necesario
evaluar el nivel de la cultura computacional en la empresa, pues de ello
dependerá la forma en que se maneje la resistencia al cambio.
 ADMINISTRACION ADECUADA DE LA EVOLUCION Y EXPANSION
DEL SISTEMA:
Una implantación exitosa de un EIS produce presiones para un
crecimiento rápido de la aplicación. Además, los mandos intermedios
pronto requerirán acceso a información similar a la del ejecutivo, lo cual
crea demanda desmedida de recursos computacionales. Por ello, deben
establecerse lineamientos que controlen la evolución y expansión del
sistema para así satisfacer las necesidades reales de la empresa.

EFECTO DEL EIS EN EL PROCESO DE PLANEACION Y CONTROL DE LA

ORGANIZACIÓN

Los EIS Contribuyen en forma importante a rediseñar y reestructurar los

procesos de planeación y control de una organización. Las principales mejoras
que puedan lograrse al utilizar este tipo d sistemas son, entre otras:

1. MEJORA EN LOS SISTEMAS ACTUALES DE REPORTES

CORPORATIVOS O DIVISIONALES A TRAVES DE:

 Cambios en el método de recolección de información. Así, la dirección

general no se involucra en la obtención de los datos, sino que dirige más
su atención hacia el análisis de la información.
 Mejoras en la integridad de los datos. Esto implica que todos los
ejecutivos de la compañía sean congruentes con los datos que manejan
y tengan las mismas versiones de ella información, lo que evita
cuestionamientos sobre la calidad de la misma durante el desarrollo de
las juntas de resultados o de accionistas.
 Acelerar el proceso de obtención de información. Si antes la información
se obtenía al mes, el tiempo de este proceso podría reduciré para
presentarla quincenal o semanalmente. Inclusive con los sistemas
administrativos integrales, como R/3 de SAP , es posible obtener para el
ejecutivo la información del día en curso.
  Cambios en la forma de presentar la información mediante la utilización
de nuevas técnicas de presentación como gráficas, histogramas, dibujos
y animaciones.

2. REDISEÑO DE LOS SISTEMAS ACTUALES DE REPORTES, A

TRAVES DE LOS CUALES SE PONE ATENCION EN LOS FACTORES
CRITICOS PARA MANEJAR EL NEGOCIO. LOS FACTORES QUE
MOTIVAN LA RECONCEPTUALIZACION Y EL REDISEÑO DEL
PROCESO DE PLANEACION Y CONTROL SON:

 El funcionamiento rápido de los negocios en la actualidad implica

el cambio del enfoque tradicional de planeación en periodos
trimestrales; aunque el periodo mensual se mantiene en muchos
casos, existe la creciente necesidad de contar con información
semanal o diaria.
 La disponibilidad de nuevas metodologías, tales como factores
críticos del éxito.
 El rápido avance en las capacidades del hardware y del software.

3. CAMBIOS EN LOS PROCESOS DE PLANEACION Y PRONÓSTICO. UN

SISTEMA DE PLANEACION PRODUCE O GENERAR LAS METAS QUE
DEBE ALCANZAR LA ORGANIZACIÓN. POR SU LADO, UN SISTEMA DE
PRONOSTICO SOLO ELABORA ESTIMACIONES QUE SE EMPLEAN EN EL
PROCESO DE PLANEACION. A PARTIR DE LAS DEFINICIONES
ANTERIORES, UN EIS FORTALECE EL PROCESO DE PLANEACION Y
PRONÓSTICO DE LA SIGUIENTE MANERA:

 Crea aplicaciones de planeación estratégica y análisis

competitivo, que se perfeccionan a través de comunicaciones
adecuadas y acceso a las bases de datos.
 Logra que los ejecutivos utilicen el sistema para planeación
técnica y, a largo plazo, con aplicaciones que antes fueron
concebidas para el control administrativo.

4. Capacidad para realizar análisis mediante el empleo de información

contenida en las bases de datos. Los EIS deben diseñarse de tal forma que
provean a la alta administración la información que emerja de las bases de
datos, de preferencia relacionales. La información que emerja de las bases de
datos, y la externa, que proviene de diversas fuentes, dan al usuario ejecutivo
flexibilidad para manipular la información más crítica para ellos.
5. Mejora la capacidad de administración de programas en empresas
orientadas hacia proyectos, lo cual proporciona las siguientes ventajas:

- El sistema provee acceso más rápido a la información.

- El sistema permite disponer de textos, datos y gráficas en forma
inmediata.
- Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten el
acceso a información más detallada.

Los EIS dan una contribución significativa en la mejora del proceso de

planeación y control de una organización, como lo demuestra su utilización
creciente en la alta dirección de las empresas. Los ejecutivos deben conocer
las mejoras que pueden lograrse en el proceso de planeación y de control al
utilizar un EIS, para usarlo y explotarlo de la mejor manera.

El cuadro integral de mando (balanced scorecard)

Balanced scorecard (BSC) es un modelo desarrollado por los profesores

Kaplan y Norton para analizar el desempeño de una organización más allá de
los indicadores financieros. El cuadro integral de mando complementa los
indicadores financieros que describen el pasado con medidas que ayudan
inducir la actuación futura de la empresa.

El modelo parte de la visión y estrategia de la organización; entiende el

quehacer de la empresa desde cuatro perspectivas: la financiera, el cliente, los
procesos internos y aprendizaje y crecimiento. En la perspectiva financiera se
localizan los objetivos estratégicos referentes a los alcances financieros, en la
perspectiva de clientes se ubican los objetivos buscados para beneficiar y
atender a los clientes de la organización, en la perspectiva de procesos
internos están los objetivos que la empresa debe cumplir, es decir, que
actividades se deben realizar de una forma excelente para lograr los objetivos
de clientes, seguidos por los financieros y finalmente la perspectiva de
aprendizaje, es ahí en donde se establecen los objetivos estratégicos que
servirán de piso al resto de los objetivos de la corporación.

En cada una de las perspectivas se tiene los siguientes elementos: objetivos

estratégicos, en donde se define qué se desea realizar. Para cada objetivo
estratégico se crean indicadores que permiten entender la evolución y avance
del objetivo estratégico. Enseguida se define la meta para cada uno de los
indicadores. Finalmente se elaboran las iniciativas que darán vida a los
proyectos que impulsarán el logro de los objetivos. Los objetivos estratégicos
se vincularán por las hipótesis causa-efecto de las diferentes perspectivas. Los
objetivos de corto plazo y los de largo se equilibran a través de las cuatro
dimensiones (perspectivas) que forman el modelo de balanced scorecard.

El modelo se convierte en un sistema de información muy completo para los

administradores, ya que les permite hacer un monitoreo de la empresa a través
de los indicadores que se crean para cada uno de los objetivos estratégicos de
la firma. El BSC utiliza el mapa estratégico como instrumento para orquestar
los objetivos y los indicadores en las relaciones causa-efecto. Mediante el
mapa se construye un tablero de control, por tanto, un sistema de apoyo a
ejecutivos. En la siguiente figura se puede observar un ejemplo de mapa
estratégico y objetivos evaluados creando un sistema de semáforos.

Las ventajas de las BSC son:

- Ayuda a comunicar la estrategia para que los objetivos que se han

creado tengan mayor posibilidad de lograrse.
 - Se convierte en un sistema de apoyo para los ejecutivos mediante los
indicadores que permiten evaluar la ejecución de la estrategia de la
empresa.

- Como modelo de la información integra la esencia de lo más importante

para la empresa, en cada uno de los niveles de organizaciones.

- A partir de su diseño proporciona información (indicadores claves de

éxito) de diversos aspectos de la empresa: finanzas, mercado, clientes,
procesos, infraestructura, recursos humanos, innovación y desarrollo.

- Incrementa el grado de motivación del personal de la organización, pues

es sencillo comprender el vínculo de las tareas de todos con la
estrategia de la empresa.

- Los indicadores que se usan permiten prever el futuro, así pues, no es

sólo un sistema de información que muestra el pasado, debe ayudar a
pronosticar los resultados de la organización.

El Balanced scorecard como modelo de gestión integral de la estrategia de la

empresa debe incorporar también el área de informática. Así, una vez que se
han definido los objetivos e indicadores para el mapa principal de la
organización, es posible vincular las tecnologías de información como parte de
la perspectiva de innovación que representa las bases sobre las que funciona
la estrategia.
 CONCLUSIONES

 Para poder iniciar el arranque de un prototipo de un EIS se requiere de 6

semanas hasta 4 meses para su desarrollo por lo general, según su
evolución se va haciendo un sistema de información con base de
prototipos.

 Para la implantación de un EIS son importantes los factores que

menciona Rockart, pues asegura una exitosa implantación para que el
ejecutivo lo utilice.

 En fin el efecto del EIS mejora en los sistemas actuales de reportes

cooperativas o divisionales a través de cambios en el método de
recolección de información, como también mejoras en la integridad de
los datos y acelera el proceso de obtención de información.

 Creando aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivo, el

EIS fortalece el proceso de planeación y pronóstico ya que se
perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas, es así como se
van dando los cambios y se van generando las metas que debe alcanzar
la organización.

 (BSC) el cuadro integral de mando diseñado por los profesores Kaplan y

Norton es un modelo desarrollado para analizar el desempeño de una
organización mas allá de los indicadores financieros.
 BIBLIOGRAFIA

Libro de Tecnologías de Información en los Negocios (QUINTA EDICION)

Autores: Daniel Cohen Karen
Enrique Asín Lares

Capítulo 10/Sistemas de Apoyo a Ejecutivos

Efecto del EIS en el Proceso de Planeación y Control de la Organización
Págs. 289 hasta 295