Anexo 22.

Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol Conformación Responsabilidades Autoridades

Dirección del  Rector  Define la política y los objetivos de la calidad.  Ajusta la política y los objetivos de
Sistema de  Vicerrectores  Define las directrices para los programas, planes y proyectos estratégicos que calidad de ser necesario.
Gestión Integral  Representante permitan alcanzar los objetivos de la calidad  Solicita auditorias al Sistema de
de la Calidad Alta Dirección  Revisa y evalúa el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión Gestión Integral de la Calidad
“COGUI” Integral de la Calidad. cuando lo considere necesario.
 Solicita la toma de acciones
correctiva, preventivas y de
mejora cuando lo considere
necesario.
Representante  Vicerrector  Propende por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de la  Solicita auditorias al Sistema
de la Dirección Académico política de la calidad. “COGUI” cuando lo considere
para el Sistema  Asegura que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesario.
de Gestión necesarios para el Sistema “COGUI”.  Solicita la toma de acciones
Integral de la  Asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en correctiva, preventivas y de
Calidad “COGUI” todos los niveles de la Institución. mejora cuando lo considere
 Representa a la Alta Dirección en todas las relaciones con partes externas necesario
sobre el Sistema “COGUI”
 Informa a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral
de la Calidad y de las necesidades de mejora.
Responsable  Coordinador  Promover, coordinar, asesorar, ejecutar y evaluar las políticas institucionales de  Designar el equipo de auditores
Mejoramiento del Grupo de calidad en la gestión administrativa, de conformidad con las normas legales y internos de calidad
Sistema de Gestión de la reglamentarias.
Gestión Integral calidad  Promover, Organizar y evaluar la adopción, cumplimiento y desarrollo del
de la Calidad  Asesores de Sistema de Gestión Integral de la Calidad.
“COGUI” Calidad  Organizar, coordinar, orientar, asesorar y evaluar la formulación y ejecución de
los procedimientos de conformidad con las normas legales y reglamentarias.
 Organizar, coordinar, orientar, asesorar y evaluar la obtención de evidencias y
soportes del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.
 Organizar, coordinar, asesorar y evaluar la formulación y ejecución de acciones
correctivas, preventivas y de mejoramiento para garantizar la eficacia del
Sistema de Gestión Integral de la Calidad.
 Organizar, coordinar, asesorar y evaluar el cumplimiento de los planes de
mejoramiento de los procesos y procedimientos.
 Elaborar, preparar, presentar y sustentar los informes de evaluación técnica del
Sistema de Gestión Integral de la Calidad.
 Asesorar a la Rectoría en la toma de decisiones para que garantice la
disponibilidad de recursos e información destinados a apoyar la operación y el
seguimiento de los procesos institucionales.
 Organizar, coordinar, asesorar y evaluar la realización de las auditorias de
calidad del Sistema de Gestión Integral de la Calidad de conformidad con las

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Anexo 22. Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol Conformación Responsabilidades Autoridades

normas técnicas que haya implementado la institución.
 Coordinar las operaciones para las visitas de certificación, seguimiento y
verificación de las entidades certificadoras de calidad según las normas
técnicas de calidad que haya implementado la institución.
 Organizar, coordinar y evaluar las actividades de capacitación dirigida a los
responsables de procesos y auditores de calidad en conceptos, herramientas,
normas y actualizaciones de normas de calidad.
 Promover, organizar, coordinar, asesorar y evaluar la implementación e
integración de otros modelos de gestión al Sistema de Gestión Integral de la
Calidad.
 Organizar, coordinar, diseñar y evaluar los criterios e instrumentos de análisis
de datos.
 Organizar, coordinar y evaluar la gestión del Comité de Calidad de la institución.
 Divulga los procedimientos transversales del Sistema “COGUI” para la toma de
acciones de mejora, el Control del servicio no conforme, acciones
correctivas/preventivas, atención de quejas y reclamos, satisfacción del cliente.
 Responsable de Auditorías internas de calidad y coordinación del equipo de
auditores internos de calidad.
 Evalúa técnicamente la eficiencia, eficacia y efectividad de acciones correctivas,
preventivas y de mejora que son implementadas por los procesos frente al
mejoramiento del Sistema “COGUI”.
 Consolida los informes de la revisión por la dirección.
 Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la
documentación del Sistema “COGUI”.
Responsable Profesional  Divulga los procedimientos para la elaboración y control de documentos y
Administración Universitario control de registros.
Documental del  Verifica la implementación de los procedimientos y el diligenciamiento de los
Sistema “COGUI” formatos allí descritos.
 Verifica que los documentos del Sistema “COGUI” cumplan con las
disposiciones de forma dadas en a guía para la elaboración de documentos,
antes de su publicación.
 Coordina con el Responsable del Soporte de la Página Web la publicación de
los documentos aprobados del Sistema “COGUI”, con el fin de garantizar la
disponibilidad de los mismos para todos los funcionarios.
 Coordina con el Responsable de Comunicaciones del Sistema “COGUI” la
implementación del Plan de comunicaciones del Sistema “COGUI”
 Administra los listados maestros del Sistema “COGUI”.
 Administrar y velar por el cuidado y protección de la documentación del Sistema
de Gestión Integral de la Calidad.
 Atiende las solicitudes de asesoría y consulta para la elaboración o

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Anexo 22. Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol Conformación Responsabilidades Autoridades

mejoramiento de la documentación.
 Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la
documentación del Sistema “COGUI”.
Responsable de  Elabora artículos relativos al Sistema “COGUI”, para la publicación en los
Comunicaciones diferentes medios de comunicación (boletines, periódicos, medios electrónicos,
TV, etc).
 Apoya, cuando se le solicite, la divulgación de las actividades programadas por
los diferentes procesos en relación al Sistema “COGUI”.
 Implementa diversos mecanismos y estrategias de comunicación que se
requieran para la divulgación eficaz del Sistema “COGUI”.
 Reporta al Grupo de Gestión de la Calidad, los resultados de las actividades
referentes a las Comunicaciones del Sistema “COGUI”.
 Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la
documentación del Sistema “COGUI”.
Responsables de Jefe de  Propende por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de  Conforma el Comité de Calidad
Procesos Dependencia. calidad. del Proceso.
(Par su  Fija los criterios necesarios y suficientes para una adecuada implementación,  Avala las labores del Comité de
designación se mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso respectivo, con base en las Calidad del Proceso sobre la
tiene en cuenta la directrices de la Alta Dirección. implementación, mantenimiento y
dependencia que  Apoya las labores del Comité de Calidad del Proceso sobre la implementación, mejoramiento continuo de las
es líder del mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al actividades asociadas al proceso.
proceso y la proceso.  Aprueba los tratamientos a los
transversalidad  Gestiona los medios necesarios para la implementación de acciones que servicios no conformes y/o
del proceso) mejoren las actividades asociadas al proceso. acciones correctivas, preventivas
 Analiza los indicadores del proceso. y de mejora.
 Identificar y controlar los riegos del proceso, con el apoyo del Comité de Calidad  Solicita la toma de acciones
del Proceso correctivas, preventivas y de
 Presenta ante las instancias correspondientes los resultados obtenidos del mejora para el proceso cuando lo
proceso. considere pertinente.
 Efectúa seguimiento al funcionamiento del Comité de Calidad del Proceso.  Aprueba los planes de auditorías
 Vela por el cumplimiento de las directrices dadas por Los Representantes de la internas para su proceso.
Alta Dirección y el Grupo de Gestión de la Calidad.  Revisa desde el punto de vista
 Vela por la adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo técnico la documentación
del proceso. asociada al proceso bajo su
 Vela por el mantenimiento y mejoramiento del proceso. responsabilidad.
 Cumple las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del
Sistema “COGUI”

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Anexo 22. Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol Conformación Responsabilidades Autoridades

Comité de Lo establece cada  Normaliza y mantiene actualizada la documentación del proceso  Asignar responsables de
Calidad del Responsable de  Asegura la unidad técnica en la documentación del proceso. implementar las acciones
Proceso Proceso  Consolida los indicadores del proceso correctivas, preventivas o de
 Consolida y prepara la información necesaria para realizar la revisión del mejora.
Sistema “COGUI”
 Divulga a los integrantes del proceso las acciones relacionadas con el
mantenimiento y el mejoramiento del Sistema “COGUI”, surgidas desde el
Grupo de Gestión de la Calidad y las instancias superiores del Sistema
“COGUI”.
 Envía al Responsable de la Administración Documental del Sistema “COGUI”
las acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas, relacionadas con el
proceso.
 Participa en la identificación y control de riesgos
 Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la
documentación del Sistema “COGUI”
Demás  Aplica los procedimientos del Sistema “COGUI” conforme a la política de
funcionarios de la calidad y los objetivos de calidad.
Universidad del  Participa en las reuniones del Comité de Calidad del Proceso cuando sea
Magdalena solicitado para el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema “COGUI”.
 Propone acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de una no conformidad
relacionada con los procesos, programas o servicios a su cargo.
 Participa en la solución de no conformidades detectadas en los procesos en los
que participa su dependencia cuando sea asignado. (Control del Producto o
Servicio No Conforme, Acciones Correctivas)
 Propone a su Jefe inmediato acciones y/o estrategias de mejora para el
Sistema “COGUI”. (Acciones de Mejora)
 Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la
documentación del SIGC y en la normatividad vigente.

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