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Proyecto:

Implementación del Sistema ERP PeopleSoft


Para los Campus en las ciudades de Guadalajara y México D.F.
UNIVERSIDAD ABC

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO MARCO No. 123 DE 2015

DOCUMENTO PLAN DE COMUNICACIONES

VERSIÓN 1.0
UNIVERSIDAD ABC
Derechos Reservados
Plan de Comunicaciones
Adoclick Ltda.
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Versión Fecha Revisado y Aprobado Descripción del Cambio
por:

1.0 22 – Ago. Diana Marcela Ubaque Creación del documento


- 2015 López

Plan de Comunicaciones
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Contenido
1. OBJETIVOS ..................................................................................................... 4
2. ALCANCE ........................................................................................................ 4
3. MANEJO DE LAS COMUNICACIONES. ......................................................... 5
3.1. Dimensiones de la Comunicación .............................................................. 5
3.1.1. Comunicaciones Internas ................................................................... 5
3.1.2. Comunicaciones Externas ................................................................... 6
3.1.3. Tipos de Documentos ......................................................................... 6
3.2. Medios de Comunicación .......................................................................... 7
3.3. De las Reuniones ....................................................................................... 8
3.4. De la Correspondencia Electrónica (email) ................................................ 9
3.4.1. Protocolo de Envíos ............................................................................. 9
4. ESTRUCTURA DE RECOLECCIÓN Y ARCHIVO DE INFORMACIÓN........... 9
4.1. Recolección de Información ....................................................................... 9
5. REGISTROS, INFORMES Y PRESENTACIONES DEL PROYECTO ........... 10
5.1. Registros del Proyecto ............................................................................. 10
5.2. Presentaciones del Proyecto .................................................................... 10
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................ 11

Plan de Comunicaciones
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1. OBJETIVOS
La comunicación permanente es parte fundamental en todas las fases de un
proyecto. Las personas involucradas en ellos, deben estar permanentemente
informadas acerca de los objetivos, desarrollo y decisiones que se toman a lo largo
del proyecto.

La gestión de las comunicaciones debe incluir todos los procesos requeridos para
asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición
final de la información del proyecto de manera oportuna y apropiada.

2. ALCANCE
El propósito del presente plan de comunicaciones es la definición de QUÉ, CÓMO,
A QUIÉN y QUÉ MEDIO utilizar para transmitir la diferente información generada a
lo largo del proyecto “Implementación del Sistema ERP PeopleSoft para los Campus
en las ciudades de Guadalajara y México D.F”.

El presente plan de Comunicaciones aplica para todos los procesos involucrados


en las siguientes fases:

 Inicio del proyecto


 Fase Análisis
 Fase Diseño
 Fase Implementación
 Capacitación a usuarios finales
 Puesta en Marcha
 Fin del proyecto

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3. MANEJO DE LAS COMUNICACIONES.

3.1. Dimensiones de la Comunicación


La distribución de información implica poner a disposición de los interesados en el
proyecto la información necesaria de manera oportuna, por lo cual el presente
documento detalla de manera explícita las diferentes dimensiones del manejo de la
misma.

Toda la información que se emita de cualquiera de los miembros del equipo de


trabajo debe ser clara, inequívoca y completa para que el receptor pueda recibirla
correctamente y confirmar que es apropiadamente entendida.

Es responsabilidad compartida tanto del receptor como del emisor que la


información sea recibida en forma completa y entendida correctamente. Las
comunicaciones en el proyecto tendrán varias dimensiones:

 Escrita y oral.
 Escuchar y hablar
 Interna (la emitida al interior del equipo de implementación)
 Externa (la emitida entre el equipo, los interesados en el proyecto, los
medios de comunicación y el público en general)
 Formal (Informes, actas, oficios, derechos de petición, etc.) e informal
(memorandos, conversaciones ad-hoc, etc.)

3.1.1. Comunicaciones Internas


Las comunicaciones internas comprenden todas las comunicaciones entre los
integrantes del proyecto. Estas comunicaciones corresponden a:

 Informes de gestión
 Actas de Reunión.
 E-mails
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 Seguimiento de actividades.
 Riesgos
 Control de Cambios
 Comunicaciones Telefónicas.

3.1.2. Comunicaciones Externas


Las comunicaciones externas son aquellas de cualquier integrante autorizado del
proyecto con agentes o entidades involucrados en temas referentes a los proyectos.
Estas comunicaciones corresponden a:

 Actas de Reunión.
 E-mails.
 Requerimientos
 Oficios

3.1.3. Tipos de Documentos

A continuación se relaciona los tipos de documentos que se manejaran dentro de


las comunicaciones del Proyecto:

 Actas de reunión

Se ha definido que para toda reunión Formal o no Formal, en las que se tomen
decisiones, se deberá elaborar acta de cada reunión, la cual debe cumplir las
siguientes características:

 Se deberá nombrar un facilitador o moderador de reunión quien a su vez


definirá un secretario para elaborar el documento.

 El documento borrador deberá ser circulada vía e-mail por parte de la


persona designada a cada uno de los asistentes de la reunión a más tardar

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un día después de llevada a cabo la reunión, dar un máximo de cinco días
para recibir comentarios y generar el definitivo ese día.

 El definitivo del documento deberá reposar en medio magnético en el


repositorio de datos, bajo la responsabilidad del secretario involucrado para
la realización de esta.

 E-mail

Se ha definido que toda reunión deberá ser previamente agendada vía correo
electrónico, en dicho agendamiento se debe incluir un listado general de los temas
a tratar. Por tanto ninguna reunión que no cumpla con estas características se
entenderá como no oficial y no puede estar sujeta a toma de decisiones importantes.

 Solicitudes de Requerimiento

Se ha definido que para todo requerimiento, entiéndase, solicitud de control de


cambios, solicitudes especiales, reportes, informes, etc., deberá manejarse con el
formato establecido para tal fin. Este documento debe estar firmado por parte del
usuario delegado para tal fin.

3.2. Medios de Comunicación


La información podrá ser compartida por los miembros de los equipos de trabajo e
interesados en el proyecto a través de una gran variedad de métodos que incluyen
los sistemas manuales de archivo, bases de datos electrónicas (almacenamiento
de archivos en el sitio dispuesto), pero primordialmente por las reuniones y
conversaciones sostenidas de manera formal e informal por los interesados del
proyecto. Para tal efecto se consideran los siguientes escenarios de intercambio de
información: las reuniones de proyecto y la correspondencia electrónica (email).

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3.3. De las Reuniones

Los Tipos de reuniones que se establecieron se describen a continuación:

# Actividad Descripción Nivel Objetivos Responsable Audiencia Medio Frecuencia

* Reunión de Reunión de Gerencial Revisar Director de Supervisor Reunión Bisemanal


seguimiento periodicidad Avance del Ingeniería – del contrato
de Contrato bisemanal Proyecto Líder de designado
cuyo objetivo
Proyecto por el
es realizar un
seguimiento Rector de la
general al Universidad
Contrato en ABC
cuanto a la
ejecución y
asuntos
relevantes y
prioritarios del
momento
* Reuniones Reunión a Medio Aclarar Miembro del Supervisor Reunión Extraordinaria
Extraordinarias realizar por Dudas, Equipo que del contrato Presencial
un Resolver convoca designado Reunión
requerimiento inquietudes, virtual
por el
especifico o revisar Videollamada
un evento documentos Rector de la
durante la Universidad
ejecución del ABC
contrato, que Director de
no de espera Ingeniería –
a la reunión Líder de
de
Proyecto
seguimiento
del proyecto Usuarios
Clave
Equipo de
Gestión de
Cambio

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3.4. De la Correspondencia Electrónica (email)

3.4.1. Protocolo de Envíos

El presente protocolo mantiene la estructura jerárquica de distribución establecida


en el presente documento bajo los siguientes parámetros:

 Cuando un envío electrónico sea realizado entre la Supervisión del


Contrato y la Dirección /Gerencia del Proyecto, queda a su libre decisión
él envió de copias a otros interesados del proyecto.
 Cuando un envío electrónico se efectúe por parte de la
Dirección/Gerencia del Proyecto dirigido a cualquier miembro de los
equipos de proyecto deberá incluir copia a su superior inmediato.
 Para las comunicaciones relacionadas con la Operación del Proyecto
siempre se debe incluir a la Dirección del Proyecto.

En ningún caso se podrá enviar copias ocultas a algún interesado del


proyecto.

4. ESTRUCTURA DE RECOLECCIÓN Y ARCHIVO DE


INFORMACIÓN

4.1. Recolección de Información

Toda información recolectada por el equipo del proyecto a lo largo del desarrollo del
mismo deberá ser administrada con responsabilidad, confidencialidad e integridad.
La información recolectada por el equipo del proyecto provendrá de:

 La directamente suministrada por los StakeHolders.


 La directamente suministrada o colectada en el trabajo realizado por el
equipo del proyecto.
 La tomada de reuniones formales.

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 La tomada de comunicados formales o informales.

La información a manipular puede ser:

 Física: Documentación original física, fotocopias, entre otros.


 Digital: Documentación en forma digital, transferible por vía Internet

Como parte de la recolección de la información están las siguientes actividades:

Solicitud Información

Gestión de solicitud y recopilación de la información a las diferentes entidades


involucradas en el proyecto. La solicitud de información debe hacerse por medio de
oficio y/o correo electrónico, a la Universidad ABC o a Adoclick. Esta solicitud debe
ir acompañada de una actitud diligente por parte de la persona a solicitar la
información para obtener el mejor resultado.

5. REGISTROS, INFORMES Y PRESENTACIONES DEL


PROYECTO

5.1. Registros del Proyecto


Los registros del proyecto deben incluir los informes, oficios, actas, ayudas de
memoria, memorandos, y circulares que describen el proyecto. Esta información
deberá mantenerse organizada de la mejor manera posible y su responsabilidad
recae en el Director de Proyecto. En lo posible se deben preservar copias
electrónicas de estos documentos.

5.2. Presentaciones del Proyecto


Toda información que el equipo de proyecto proporcione formal o informalmente a
algunos de los interesados del proyecto debe ser autorizada, revisada y
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supervisada por su superior inmediato, y dependiendo del tipo de información por el
Director del Proyecto.

La información proporcionada debe ser la relevante a las necesidades de la


audiencia y el método de presentación deberá ser el adecuado.

En caso de presentaciones de audiencia masiva se deberá programar con


anticipación la fecha y agenda a tratar.

6. ROLES Y RESPONSABILIDADES

A continuación se indican los roles definidos, a nivel de comunicaciones para el


proyecto:

 Patrocinador del Proyecto: Rector de la Universidad ABC

 Comité de Cambios: integrado por el Patrocinador del Proyecto y el Consejo


Directivo de la Institución quienes aprueban o desaprueban cambios
organizacionales derivados del nuevo diseño organizacional que se plantee.

 Director del Proyecto: Director de Ingeniería quien funge como Líder del
Proyecto, responsable del éxito del mismo.

 Oficina de Proyectos: Responsable de asegurarse el cumplimiento del


proyecto en cuento tiempo, alcance y costo y apoya directamente al Líder del
Proyecto en todo momento

 Usuarios Clave: Directores académicos y Personal Administrativo de la


Universidad quienes en conjunto con los consultores diseñan la solución y
capacitan a los usuarios finales.

 Equipo de Gestión del Cambio: Responsables de diagnosticar y analizar


las situaciones Organizacionales/Culturales sobre la implementación del

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sistema y/o procesos. Apoyan en minimizar la potencial resistencia al cambio
que exista dentro de la universidad.

 Equipo de TI (Sistemas): Apoyo fundamental en infraestructura tecnológica


y soporte a las aplicaciones, desarrollos y capacitación necesarios para el
éxito del proyecto.

NOTA ACLARATORIA: La universidad cuenta con una página de Internet con


información hacia el público en general. En sus instalaciones cuenta con vitrinas o
tableros para colocar anuncios. Cuenta con una revista para sus exalumnos y
padres de familia. El equipo directivo está abierto a propuestas que vayan más allá
de lo que actualmente utiliza para comunicar.

Las comunicaciones oficiales requeridas serán emitidas de manera EXCLUSIVA por


estos roles definidos.

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Documento elaborado por:
Adoclick

Este documento es propiedad de la Universidad ABC y su contenido es


confidencial. Este documento no puede ser reproducido, en su totalidad o
parcialmente, ni mostrado a otros, ni utilizado para otros propósitos que los que han
originado su entrega, sin el previo permiso escrito de la Universidad ABC. En el
caso de ser entregado en virtud de un contrato, su utilización estará limitada a lo
expresamente autorizado en dicho contrato.

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