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VERSIÓN 1.0
UNIVERSIDAD ABC
Derechos Reservados
Plan de Comunicaciones
Adoclick Ltda.
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Versión Fecha Revisado y Aprobado Descripción del Cambio
por:
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Contenido
1. OBJETIVOS ..................................................................................................... 4
2. ALCANCE ........................................................................................................ 4
3. MANEJO DE LAS COMUNICACIONES. ......................................................... 5
3.1. Dimensiones de la Comunicación .............................................................. 5
3.1.1. Comunicaciones Internas ................................................................... 5
3.1.2. Comunicaciones Externas ................................................................... 6
3.1.3. Tipos de Documentos ......................................................................... 6
3.2. Medios de Comunicación .......................................................................... 7
3.3. De las Reuniones ....................................................................................... 8
3.4. De la Correspondencia Electrónica (email) ................................................ 9
3.4.1. Protocolo de Envíos ............................................................................. 9
4. ESTRUCTURA DE RECOLECCIÓN Y ARCHIVO DE INFORMACIÓN........... 9
4.1. Recolección de Información ....................................................................... 9
5. REGISTROS, INFORMES Y PRESENTACIONES DEL PROYECTO ........... 10
5.1. Registros del Proyecto ............................................................................. 10
5.2. Presentaciones del Proyecto .................................................................... 10
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................ 11
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1. OBJETIVOS
La comunicación permanente es parte fundamental en todas las fases de un
proyecto. Las personas involucradas en ellos, deben estar permanentemente
informadas acerca de los objetivos, desarrollo y decisiones que se toman a lo largo
del proyecto.
La gestión de las comunicaciones debe incluir todos los procesos requeridos para
asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición
final de la información del proyecto de manera oportuna y apropiada.
2. ALCANCE
El propósito del presente plan de comunicaciones es la definición de QUÉ, CÓMO,
A QUIÉN y QUÉ MEDIO utilizar para transmitir la diferente información generada a
lo largo del proyecto “Implementación del Sistema ERP PeopleSoft para los Campus
en las ciudades de Guadalajara y México D.F”.
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3. MANEJO DE LAS COMUNICACIONES.
Escrita y oral.
Escuchar y hablar
Interna (la emitida al interior del equipo de implementación)
Externa (la emitida entre el equipo, los interesados en el proyecto, los
medios de comunicación y el público en general)
Formal (Informes, actas, oficios, derechos de petición, etc.) e informal
(memorandos, conversaciones ad-hoc, etc.)
Informes de gestión
Actas de Reunión.
E-mails
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Seguimiento de actividades.
Riesgos
Control de Cambios
Comunicaciones Telefónicas.
Actas de Reunión.
E-mails.
Requerimientos
Oficios
Actas de reunión
Se ha definido que para toda reunión Formal o no Formal, en las que se tomen
decisiones, se deberá elaborar acta de cada reunión, la cual debe cumplir las
siguientes características:
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un día después de llevada a cabo la reunión, dar un máximo de cinco días
para recibir comentarios y generar el definitivo ese día.
Se ha definido que toda reunión deberá ser previamente agendada vía correo
electrónico, en dicho agendamiento se debe incluir un listado general de los temas
a tratar. Por tanto ninguna reunión que no cumpla con estas características se
entenderá como no oficial y no puede estar sujeta a toma de decisiones importantes.
Solicitudes de Requerimiento
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3.3. De las Reuniones
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3.4. De la Correspondencia Electrónica (email)
Toda información recolectada por el equipo del proyecto a lo largo del desarrollo del
mismo deberá ser administrada con responsabilidad, confidencialidad e integridad.
La información recolectada por el equipo del proyecto provendrá de:
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La tomada de comunicados formales o informales.
Solicitud Información
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Director del Proyecto: Director de Ingeniería quien funge como Líder del
Proyecto, responsable del éxito del mismo.
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sistema y/o procesos. Apoyan en minimizar la potencial resistencia al cambio
que exista dentro de la universidad.
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