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CONSTRUCCION DE FORMULAS EN EXCEL

Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una
fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3
y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y
constantes.

Partes de una fórmula


1: Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...
2: Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.
3: Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por
ejemplo, 2.
4: Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el
operador * (asterisco) multiplica.

REFERENCIAS DE CELDA EN EXCEL

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a
Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una
fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en
una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a
celdas de otros libros se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1
al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer
referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo,
B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo


PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada
Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro


Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la
referencia de rango.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas


Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si
cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la
fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una
referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Figura:

Fórmula copiada con referencia relativa


Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la
celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las
nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias
absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Figura:

Fórmula copiada con referencia absoluta


Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o
una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma
$A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se
copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Figura:

Fórmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de
cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia
de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las
hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las
hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
 Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas
mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX,
MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR,
VARA, VARP y VARPA.

 No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales.

 No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que
utilicen una intersección implícita.
Fórmulas Matriciales: fórmulas matriciales (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o
más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas
matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).

Intersección Implícita: intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de


celdas en lugar de una celda que se calcula como una única celda. Si la
celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la
celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.).
Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas
de cálculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o
eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza
la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta
la hoja 6.
Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las
extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las
celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los
valores del cálculo.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera
del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.
Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro,
Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el
nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia L1C1


También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las
columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones
de fila y columna en macros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con
una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.
Referencia Significado
L[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
L2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda columna.
L[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1.
Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar
una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del
estilo L1C1 y no del estilo A1.

Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1


1. Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha
General.
2. En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de referencia
L1C1.

Nombres en las fórmulas


Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a
las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres descriptivos para
representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes. Es posible
utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si
desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.

Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas


Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula.
Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar
que =SUMA(C20:C30).
Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre
VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un
libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para
hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.
Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien
(constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del
impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.
También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga
referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(Ventas.xls!
VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro
llamado Ventas.
Nota De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda.
Directrices para los nombres
Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de
subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres
de subrayado.
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como Z$100 o L1C1.
Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo,
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Número de caracteres permitido Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá
seleccionarlo en el cuadro Nombre.
Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas
y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres.
Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el
mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.

Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres


Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja de cálculo, se pueden
utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo,
para calcular el valor total de la columna Producto, utilice la fórmula =SUMA(Producto).

Utilizar un rótulo
Si tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la división Este (es
decir, al valor 110,00), puede utilizar la fórmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la
fórmula "Producto 3" y "Este" es el operador de intersección. Este operador designa que
Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de la fila que
tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo Producto 3.
Nota De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las fórmulas. Para utilizar
rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas y, a
continuación, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación
Aceptar rótulos en las fórmulas.
Rótulos apilados Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de cálculo, pueden
utilizarlos para crear fórmulas que hagan referencia a los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja
de cálculo contiene rótulos de columna apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o
más rótulos por debajo de él), pueden utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los
datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo Oeste está en la celda E5 y el rótulo
Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Oeste Previstas) devolverá el valor total de
la columna Oeste Previstas.
Orden de los rótulos apilados Si se hace referencia a la información mediante el uso de
rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en que aparezcan los rótulos, de arriba a
abajo. Si el rótulo Oeste está en la celda F5 y el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer
referencia a los números reales de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una fórmula. Por
ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Oeste, utilice la fórmula
=PROMEDIO(Oeste Real).
Utilizar fechas como rótulos Si se asigna un rótulo a un rango mediante el cuadro de
diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una fecha como un rótulo, Excel
definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre comillas sencillas cuando se escriba en
una fórmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo contiene los rótulos 2007 y
2008 y que éstos se han especificado mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos.
Cuando escriba la fórmula =SUMA(2008), Excel actualizará automáticamente la fórmula a
=SUMA('2008').

Operadores de cálculo en las fórmulas


Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético,
comparación, texto y referencia.

Tipos de operadores
Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta
o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes
operadores aritméticos.
Operador aritmético Significado (Ejemplo)
+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)
Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes
operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un
valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación Significado (Ejemplo)
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o
varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes
operadores.
Operador de Significado (Ejemplo)
referencia
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas
incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias
(B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas


Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre
comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los
operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a
derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Precedencia de los operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la
misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro
de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
, (coma)
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque
Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a
continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a
Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de
las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Constantes en las fórmulas


Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y
el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como
resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en
vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la
fórmula.

REFERENCIAS DE CELDA A OTRAS HOJAS DE CÁLCULO DENTRO DEL MISMO


LIBRO DE TRABAJO
Muchas veces es necesario trabajar con múltiples hojas de trabajo dentro del mismo libro, con
el fin de realizar cuadros de resumen de datos, y otro tipo de tablas. Para esto la sintaxis
general para hacer referencia a celdas de otra hoja de cálculo es la siguiente:

=NombreDeHoja!CeldaDeReferencia

Donde:

NombreDeHoja: Es el nombre de la hoja que contiene la referencia.


CeldaDeReferencia: Es la celda a la que se hace referencia.
! : Operador para este tipo de referencias.

Por ejm. Si en la Hoja1, celda C2, se tiene el promedio de prácticos. A la Hoja2, se podría
pasar este resultado construyendo una fórmula en la celda A2, de la siguiente manera:

=Hoja1!C2

Por supuesto, cuando la hoja a la que se hace referencia tiene nombre, por ejemplo el nombre
de la Hoja1 es “Practicos”, la fórmula debe cambiarse por la siguiente:

=Practicos!C2

Introduciendo referencias con el ratón:

Para dejar que Excel introduzca las referencias que necesitamos se realiza lo siguiente
(Siguiendo el ejemplo anterior):

1. Se selecciona la hoja y la celda donde se construirá la formula.


2. Se escribe el signo “=” .
3. Se selecciona la hoja que contiene las celdas de referencia.
4. Se selecciona la celda o celdas a las que se hará referencia.
5. Se presiona la tecla Enter o Intro, para aceptar la fórmula.

Al finalizar estos pasos, Excel insertará en la fórmula todas las referencias que haya
seleccionado.

REFERENCIA DE CELDAS A HOJAS DE OTROS LIBROS DE TRABAJO

A este tipo de referencia de referencias se las denomina REFERENCIAS EXTERNAS, o


vinculación de datos entre libro de trabajos.

En forma general la sintaxis para crear referencias entre libros de trabajo (Vincular datos) es la
siguiente:

=[NombreDelLibro]NombreDeHoja!CeldaDeReferenciaAbsoluta

Donde:
NombreDelLibro: Es el nombre del libro al que se hace referencia.
NombreDe_Hoja: Nombre de la hoja, del libro al que se hace referencia.
CeldaDeReferenciaAbsoluta: Celda o rango de celdas a las que se hace referencia. Por
defecto, Excel inserta este tipo de referencias como
absolutas.

Por ejemplo, la siguiente fórmula en el libro dependiente:

=[VENTAS.xls]Febrero!$A$2

Nos indica que se está haciendo referencia al libro de apoyo “VENTAS”, y a la celda A2 de la
hoja “Febrero” de este libro.

Se tiene que tener presente que si se cierra el libro de trabajo al que se hace referencia (libro
referenciado, Excel añade automáticamente la vía de acceso completo al documento
referenciado, por lo cual la fórmula podrá aparecer, por ejm. De la siguiente manera:

==’C:\EXCEL\[VENTAS.xls]Febrero’!$A$2

Nota Importante: Para evitarse problemas al momento de crear referencias, es conveniente


tener abiertos los libros referenciados.

Vinculación de datos entre libros de trabajo (Vínculos dinámicos)

Crear vínculos dinámicos entre libros de trabajo con fórmulas de referencias externas ofrece
varias ventajas. En primer lugar, podemos dividir grandes y complejos modelos, por ejemplo
como el caso de los datos del presupuesto, en partes más manejables, ahorrando tiempo de
trabajo y memoria. Para este caso se puede crear un libro maestro o principal (Libro
dependiente) y libros más pequeños (libros de apoyo).

Para establecer vínculos entre libros de trabajo, creamos una fórmula de referencia externa
introduciendola apuntando con el ratón o utilizando pegar vínculos de la barra de menú.

a) Libro principal (Dependiente)

Libro principal es el libro que recibirá la información de todos los libros de apoyo. Es
decir, si se actualiza la información en los libros de apoyo, de forma automática se
actualizará la información del libro dependiente.

El libro dependiente generalmente contendrá fórmulas que harán referencia a los libros
de apoyo.

b) Libros de apoyo

Los libros de apoyo son los libros que contendrán la información usada por el libro
principal. Son los libros donde se introducirá la información primaria.
Libro de
apoyo1
Libro
Vínculos dependiente
Libro de (principal)
apoyo2
Para el ejemplo para el modelo del presupuesto, el libro de apoyo es el archivo POA2004.xls y
el libro dependiente es el archivo PRESUPUESTO2004.xls, los cuales estarán vinculados de
la siguiente manera:
Vínculos
POA2004 PRESUPUESTO2004
Información

Los vínculos entre el libro PRESUPUESTO2004.xls y el libro de apoyo POA2004.xls son


fórmulas con referencias. Aunque la información vinculada puede ser gráfica, tipo texto, etc.

En este caso el libro PRESUPUESTO2004.xls puede contener la siguiente fórmula que hace
referencia a algunas celdas de alguna hoja del libro POA2004.xls, de la siguiente manera:

=SUMAR.SI([POA2004.xls]SERV_PERS!$D$9:$D$25;"12100";[POA2004.xls]SERV_PERS!$F$9:$F$25)

CONSIDERACIONES PARA EL USO DE LIBROS VINCULADOS

1) Apertura de libros vinculados

Para usar libros vinculados, es conveniente primero abrir el libro de apoyo, en este caso
POA2004.xls, luego el libro dependiente, en este caso PRESUPUESTO2004.xls.

Cuando se quiere realizar actualizaciones, es conveniente abrir todos los libros vinculados, y
en el orden establecido para evitar recibir algunos mensajes.

Por ejemplo, si solamente se abre el libro P0A2004 (apoyo) y actualiza la información de este
libro, al guardar este libro los datos no se actualizarán en el libro PRESUPUESTO2004.xls
(Dependiente), por que el libro dependiente está cerrado y contiene información antigua. En
este caso, si luego abre el libro PRESUPUESTO2004.xls se mostrará el siguiente mensaje:

“Este libro contiene vínculos a otro libro, desea actualizarlo? ”

Si coloca SI, el libro dependiente buscará los datos en el libro de apoyo (Sin abrirlo, si este no
está abierto), buscará la información necesaria y actualizará la información.

Nota importante: Muchas veces al abrir primero un libro dependiente, por ejemplo
PRESUPUESTO2004.xls, saldrá el siguiente mensaje.
Si presiona SI, el libro tratará de actualizar la información buscando en el libro de apoyo
POA2004; pero en las celdas del libro PRESUPUESTO2004 que contienen las fórmulas
vinculadas, se verá el siguiente mensaje:

#¡VALOR!

Esto puede deberse a que se hace referencia a funciones lógicas o a funciones anidadas y
Excel no puede tomar directamente los valores. Esto se soluciona inmediatamente abriendo el
libro de apoyo, con lo cual este mensaje desaparece y aparecen los valores.

2) Guardado de los libros vinculados

Para guardar libros vinculados, es conveniente primero guardar los libros de apoyo, y luego el
libro dependiente. En este caso primero se debe guardar el libro POA2004.xls y luego el libro
PRESUPUESTO2004.xls, por que puede suceder que se guarde el libro dependiente y luego se
sigan modificando los datos en el libro de apoyo, estos datos no se actualizarán en el libro
dependiente por que ya está cerrado.

En el caso de que se quiera guardar primero el libro dependiente, antes de haberle asignado un
nombre y cerrar el libro de apoyo (Cuando se está en etapa de diseño de los libros), se
mostrará la siguiente advertencia:

¿Desea Guardar PRESUPUESTO2004.xls>> con referencia a documentos no


guardados?

Si se pulsa Aceptar, Excel cierra y guarda PRESUPUESTO2004.xls, sin actualizar la


información contenida en el documento de apoyo. Es decir no se actualizan los vínculos y
referencias de celda del libro dependiente.

En caso de que no haya guardado el libro de apoyo y abra el libro dependiente que tiene
vínculos hacia el libro de apoyo, Excel le mostrará el siguiente mensaje:

“Este libro contiene vínculos a otro libro, quiere actualizar la información?”

Si pulsa SI, Excel no encontrará el libro de apoyo al que se hace referencia, por que este no se
guardó, o se guardó con otro nombre, por lo tanto nos mostrará el siguiente mensaje:
“No se encontró archivo similar”

Luego mostrará un cuadro de diálogo similar al del menú Abrir, para buscar el archivo al que
se hace referencia. Si no se encuentra en la lista el archivo al que se hace referencia (por que
quizá el archivo tiene otro nombre, por que le cambió posteriormente), en el cuadro de diálogo
se tendrá que cambiar el nombre del archivo al que se hace referencia por el nombre actual y
pulsar aceptar para que las referencias cambien.

Si guarda el libro de apoyo y le asigna un nombre nuevo mientras el libro dependiente está aún
abierto, todas las referencias externas del libro dependiente cambian automáticamente. Por
ejm. Si la referencia inicial que se hizo en el libro dependiente era:

=[Libro1.xls]Hoja1!$A$1

Y luego se asigna un nombre al libro de apoyo, por ejemplo POA2004 y a la Hoja1 como
SERV_PERS, al guardar este libro, la referencia del libro dependiente cambiará a:

=’[POA2004.xls]’SERV_PERS!$A$1

En lo posible los libros vinculados deben encontrarse en el mismo directorio, caso contrario en
las referencias debe indicarse la dirección de los mismos.

ACTUALIZACIÓN DE VÍNCULOS

Redirección de vínculos

La redirección de vínculos se realiza cuando el libro dependiente no encuentra los datos en el


libro de apoyo por los siguientes motivos:

 Se renombró el libro de apoyo.


 Cambió de dirección el libro de apoyo.
 Cambió de unidad de disco el libro de apoyo.

ESTILO DE REFERENCIA F1C1

Generalmente, las fórmulas de una hoja de cálculo hacen referencia a las celdas mediante una
combinación de letras de columna y números de fila, como por ejemplo A1. Sin embargo
Excel también puede utilizar el estilo de referencia F1C1, donde F1 representa el número de
fila y C1 representa el número de columna (Para este caso: Fila1, Columna1). Para utilizar este
tipo de referencias se debe ir al menú Herramientas, luego a Opciones, pulsamos la ficha

F3C5 = E3
General y seleccionamos la opción Estilo de Referencia F1C1. En este caso la planilla de
Excel cambiará a este estilo y presentará la siguiente forma:

Como se puede observar, las posiciones relativas de los datos a los que se hace referencia se
encuentran entre paréntesis (Referencias relativas). En el ejemplo anterior, para el primer dato
a sumar, se tiene:

F(-2): Significa que el primer dato se encuentra 2 filas por encima de la fórmula.
C(-2): Significa que el primer dato se encuentra 2 columnas a la izquierda de la fórm.

Si se quitan los paréntesis de las referencias, como por ejemplo:


=F-2C-2+F-2C-1
Significa que estas referencias son absolutas.

Este tipo de referencias son muy utilizadas cuando se construyen Macros, donde es muy
importante visualizar la referencia relativa de la celda en términos de su relación con la celda
que contiene dicha fórmula, en vez de que con sus coordenadas absolutas actuales.

REFERENCIAS CIRCULARES
Fórmulas que hacen referencia a sus propias celdas

Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina
referencia circular. Para calcular esta fórmula, Microsoft Excel deberá calcular cada celda
implicada en la referencia circular utilizando los resultados de la iteración anterior. Si no se
cambia el valor predeterminado de la iteración, Microsoft Excel detendrá los cálculos tras 100
iteraciones o después de que todos los valores en la referencia circular cambien menos de
0,001 entre iteraciones, independientemente de cuál sea la primera.

Microsoft Excel no puede resolver fórmulas con referencias circulares mediante el cálculo
normal. Cuando se haga una referencia circular, aparecerá un mensaje indicando que existe
una referencia circular. Si la referencia circular se produjo accidentalmente, haga clic en
Aceptar. La barra de herramientas Referencia circular muestra y, las flechas de rastreo
apuntan, a cada celda a la que se le hace referencia circular. Puede utilizar la barra de
herramientas Referencia circular para desplazarse a través de cada celda en la referencia de
manera que se pueda rediseñar las fórmulas o la lógica para romper la referencia circular
(algunas fórmulas científicas y técnicas requieren referencias circulares).

Debido a que algunas fórmulas requieren una referencia circular, podrá ser necesario cambiar
el número de iteraciones. Para cambiar el número de iteraciones, elija Opciones en el menú
Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular. Active la casilla de verificación
Iteración e indique el número máximo de iteraciones y el grado de cambio que desea que
Microsoft Excel utilice.

Mostrar u ocultar fórmulas

Alternar entre la visualización de fórmulas y sus valores en una hoja de cálculo


 Presione CTRL + ` (acento grave).

Evitar que se muestre una fórmula en la barra de fórmulas


Precaución Este procedimiento también evita que las celdas que contienen la fórmula se puedan editar.
1. Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas desee ocultar. Puede seleccionar rangos no adyacentes o
toda la hoja.

2. En el menú Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha Proteger.

3. Active la casilla de verificación Oculta.

4. Haga clic en Aceptar.

5. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger hoja.

6. Compruebe que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas esté
activada.

Mostrar fórmulas ocultas anteriormente quitando la protección


1. Si se trata de un libro compartido, deje de compartirlo.

¿Cómo?
Nota Al dejar de compartir el libro se elimina el historial de cambios. Si desea conservar una copia de
esta información, imprima la hoja de cálculo Historial o cópiela en otro libro.

¿Cómo?
1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a continuación, haga
clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga
clic en Aceptar.
5. Siga uno o varios de estos procedimientos:

 Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir .


 Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desee

copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga clic donde

desee insertar la copia y haga clic en Pegar


Nota Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto
que este historial tal vez no aplique a versiones posteriores. Por ejemplo, las
ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado
podrían dejar de estar actualizadas.
6. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga clic
en la ficha Modificación.
7. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del cuadro Los siguientes usuarios
tienen abierto este libro.

8. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

9. Si se pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, haga clic en Sí.

2. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Desproteger


hoja.
3. Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas desee mostrar.

4. En el menú Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha Proteger.

5. Desactive la casilla de verificación Oculta.

Cambiar la precisión, la iteración y los nuevos cálculos


de fórmulas
Ocultar todo

Para utilizar fórmulas (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres,


funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una
formula comienza siempre con el signo igual (=).) de manera eficaz, hay tres
cuestiones importantes en las que tiene que pensar:
Cálculo es el proceso de calcular fórmulas y mostrar después los resultados como
valores en las celdas que contienen las fórmulas. Para evitar cálculos innecesarios,
Microsoft Office Excel vuelve a calcular fórmulas automáticamente sólo cuando han
cambiado las celdas de las que depende la fórmula. Éste es el comportamiento
predeterminado cuando abre por primera vez un libro y cuando lo está modificando.
Sin embargo, puede controlar cuándo y cómo Excel vuelve a calcular fórmulas.

Iteración es el cálculo repetido de una hoja de cálculo hasta que se cumple una
condición numérica específica. Excel no puede calcular automáticamente una
fórmula que hace referencia a la celda, ya sea directa o indirectamente, que contiene
la fórmula. Esto se denomina referencia circular. Si una fórmula hace referencia a
una de sus propias celdas, deberá determinarse cuántas veces hay que actualizar la
fórmula. Las referencias circulares se pueden recorrer en iteración de manera
indefinida. Sin embargo, puede controlar el número máximo de iteraciones y la
cantidad aceptable de cambios.

Precisión es una medida del grado de precisión de un cálculo. Excel almacena


números y realiza cálculos con una precisión de 15 dígitos significativos. Sin
embargo, puede cambiar la precisión de los cálculos para que Excel utilice los
valores mostrados en vez de los valores almacenados al actualizar fórmulas.

¿Qué desea hacer?

Cambiar el momento de volver a realizar los cálculos en una hoja o en un libro


Volver a calcular una hoja de cálculo o libro manualmente empleando métodos
abreviados
Cambiar el número de veces que Microsoft Excel itera una fórmula
Cambiar la precisión de los cálculos en un libro
Cambiar el número de procesadores utilizados para calcular fórmulas
Más información sobre calcular libros creados en una versión anterior de Excel

Cambiar el momento de volver a realizar los cálculos en una hoja o en un libro

Mientras se realiza el cálculo, pueden elegirse comandos o realizarse acciones como


escribir números o fórmulas. Excel interrumpirá temporalmente el cálculo para
ejecutar los otros comandos o acciones y, a continuación, proseguirá. El proceso de
cálculo puede tardar más si el libro contiene muchas fórmulas, o si las hojas de
cálculo contienen tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los
resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de
tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.) o funciones que
automáticamente actualizan los cálculos cada vez que se actualiza el libro. Además,
el proceso de cálculo puede durar más tiempo si las hojas de contienen vínculos a
otras hojas o libros. Puede controlar cuándo se realizan los cálculos cambiando el
proceso de cálculo a manual.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , haga clic en Opciones de


Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para volver a calcular todas las fórmulas dependientes cada vez


que realiza un cambio en un valor, fórmula o nombre, en la sección
Opciones de cálculo, en Cálculo de libro, haga clic en Automático. Es
la configuración de cálculo predeterminada.

SUGERENCIA O bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga


clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en
Automático.

 Para volver a calcular todas las fórmulas dependientes, excepto


las tablas de datos, cada vez que realiza un cambio a un valor, fórmula o
nombre, en la sección Opciones de cálculo, en Cálculo de libro, haga
clic en Automático excepto para tablas de datos.

SUGERENCIA O bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga


clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, en Automático
excepto para tablas de datos.

 Para desactivar el nuevo cálculo automático y volver a calcular


libros abiertos sólo cuando lo hace explícitamente (haciendo clic en
Calcular ahora en Opciones para el cálculo en el grupo Cálculo de la
ficha Fórmulas), en la sección Opciones de cálculo, en Cálculo de
libro, haga clic en Manual.

NOTA Si hace clic en Manual, Excel selecciona automáticamente la


casilla de verificación Volver a calcular libro antes de guardarlo. Si
tarda mucho tiempo en guardar un libro, desactive Volver a calcular
libro antes de guardarlo para mejorar el tiempo del proceso de guardar.

SUGERENCIA O bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga


clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en Manual.

 Para volver a calcular manualmente todas las hojas de cálculo


abiertas, incluyendo las tablas de datos, y actualizar todas las hojas de
gráficos abiertas, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en
el botón Calcular ahora.

 Para volver a calcular manualmente la hoja de cálculo activa y


cualquier gráfico y hojas de gráfico vinculadas a esta hoja de cálculo, en
la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en el botón Calcular
hoja.

El cambio de cualquiera de las opciones afecta a todos los libros abiertos.

NOTA Si una hoja de cálculo contiene una fórmula vinculada con una hoja de
cálculo que no se ha vuelto a calcular y se actualiza ese vínculo, Excel mostrará un
mensaje en el que indicará que la hoja de cálculo de origen no se ha vuelto a calcular
completamente. Para actualizar el vínculo con el valor actual almacenado en la hoja
de cálculo de origen, aunque el valor pueda no ser correcto, haga clic en Aceptar.
Para cancelar la actualización del vínculo y utilizar el valor anterior obtenido de la
hoja de cálculo de origen, haga clic en Cancelar.

Volver al principio

Volver a calcular una hoja de cálculo o libro manualmente empleando métodos abreviados

Para Presione

Volver a calcular las fórmulas que han cambiado F9


desde el último cálculo y las fórmulas que dependen
de ellas en todos los libros abiertos. Si un libro está
establecido para que se vuelva a calcular
automáticamente, no es necesario presionar F9.

Volver a calcular las fórmulas que han cambiado MAYÚS+F9


desde el último cálculo y las fórmulas que dependen
de ellas en la hoja de cálculo activa.

Volver a calcular todas las fórmulas de todos los CTRL+ALT+F9


libros abiertos, independientemente de que hayan
cambiado desde la última vez.

Volver a comprobar las fórmulas dependientes y, a CTRL+MAYÚS+ALT+F9


continuación, volver a calcular todas las fórmulas de
todos los libros abiertos, independientemente de que
hayan cambiado desde la última vez.

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Cambiar el número de veces que Microsoft Excel itera una fórmula

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , haga clic en Opciones de


Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.

2. En la sección Opciones de cálculo, active la casilla de verificación


Habilitar cálculo iterativo.

3. Para definir el número de veces que Microsoft Excel actualizará los


cálculos, escriba el número de iteraciones en el cuadro Nº máximo de
iteraciones. Cuanto mayor sea el número de iteraciones, más tiempo
necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.

4. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los


resultados de los nuevos cálculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio
máximo. Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y más
tiempo necesitará Excel para volver a calcular una hoja de cálculo.

NOTA Solver y Buscar objetivo forman parte de una serie de comandos a veces
denominados herramientas de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los
valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la
hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de
amortización para determinar el importe de los pagos.). Los dos comandos utilizan la
iteración de una manera controlada para obtener los resultados deseados. Puede
utilizar Solver cuando tenga que encontrar el valor óptimo para una celda concreta
ajustando los valores de varias celdas o cuando desea aplicar limitaciones
específicas a uno o más valores del cálculo. Puede utilizar Buscar objetivo cuando
sepa el resultado deseado de una fórmula única pero no el valor de entrada que la
fórmula necesita para determinar el resultado.

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Cambiar la precisión de los cálculos en un libro

Para cambiar la precisión de los cálculos, tenga en cuenta los siguientes puntos
importantes:

De forma predeterminada, Excel calcula los valores almacenados, no los


mostrados El valor que se muestra e imprime, depende del formato que se elija
para el valor almacenado y de cómo se muestre éste. Por ejemplo, una celda que
presenta una fecha como "6/22/2008" también contiene un número de serie que es el
valor almacenado para la fecha en la celda. Puede cambiarse la presentación de la
fecha por otro formato (por ejemplo, "22-jun-2008"), pero el cambio de presentación
de un valor en una hoja de cálculo no alterará el valor almacenado.

Tenga cuidado al cambiar la precisión de los cálculos Cuando una fórmula


realiza cálculos, Excel utiliza los valores almacenados en celdas a las que hace
referencia la fórmula. Por ejemplo, si hay dos celdas que contienen cada una el valor
10,005 y las celdas tiene el formato para mostrar los valores con formato de moneda,
se muestra el valor 10,01 $ en cada celda. Si suma las dos celdas, el resultado es
$20,01 porque Excel agrega los valores almacenados 10,005 y 10,005, no los
valores mostrados.

Cuando cambia la precisión de los cálculos de un libro empleando los valores


mostrados (con formato), Excel cambia permanentemente los valores almacenados
en celdas desde la precisión completa (15 dígitos) a cualquier formato, incluyendo
lugares decimales. Si se decide más tarde calcular con precisión total, no podrán
restaurarse los valores originales subyacentes.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de


Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.
2. En la sección Al calcular este libro, seleccione el libro que desea y, a
continuación, active la casilla de verificación Establecer Precisión de
pantalla.

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Cambiar el número de procesadores utilizados para calcular fórmulas

Un equipo puede tener más de un procesador (contiene varios procesadores físicos)


o puede ser hiperencadenado (contiene varios procesadores lógicos). En estos
equipos, puede mejorar o controlar el tiempo que se tarda en volver a calcular libros
que contienen muchas fórmulas definiendo el número de procesadores que se van a
utilizar para el nuevo cálculo. En muchos casos, las partes de una carga de trabajo
de un nuevo cálculo se pueden ejecutar a la vez. La división de esta carga de trabajo
en varios procesadores puede reducir el tiempo general que se tarda en completar el
nuevo cálculo.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de


Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

2. Para habilitar o deshabilitar el uso de varios procesadores durante el


cálculo, en la sección Fórmulas, active o desactive la casilla de verificación
Permitir cálculos multiproceso.

NOTA Esta casilla de verificación se habilita de forma predeterminada y se


utilizan todos los procesadores durante el cálculo. El número de procesadores
del equipo se detecta automáticamente y se muestra junto a la opción Utilizar
todos los procesadores de este equipo.

3. De manera opcional, si selecciona Permitir cálculos multiproceso,


puede controlar el número de procesadores que utiliza en el equipo. Por
ejemplo, puede que desee limitar el número de procesadores utilizados
durante el nuevo cálculo si tiene otros programas ejecutándose en el equipo
que requieren tiempo de procesamiento dedicado.

Cómo controlar el número de procesadores


 En Número de procesos de cálculo, haga clic en Manual.
Escriba el número de procesos que se van a utilizar.

NOTA El número máximo es 1024.

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Más información sobre calcular libros creados en una versión anterior de Excel

Para asegurarse de que los libros de versiones anteriores se calculan correctamente,


Excel se comporta de forma diferente cuando se abre un libro antiguo por primera
vez a cuando se abre un libro creado en la versión actual.

Al abrir un libro creado en la versión actual, Excel actualiza sólo las fórmulas que
dependen de celdas que han cambiado.

Al abrir un libro creado en una versión anterior de Excel, se actualizan todas las
fórmulas del libro, tanto las que dependen de celdas que han cambiado como las que
no. De esta manera se garantiza que el libro esté totalmente optimizado para la
versión actual de Excel.

Puesto que una actualización completa puede tardar más que una parcial, abrir un
libro que no se guardó previamente en la versión actual de Excel puede tardar más
de lo habitual. El libro se abrirá más rápido una vez que se guarda en la versión
actual.

Opciones de cálculo de fórmulas, rendimiento y


tratamiento de errores
Opciones de cálculo

Cálculo de libro Especifica el modo en que Microsoft Office Excel deberá calcular
los libros.
Automático Calcula todas las fórmulas dependientes cada vez que se
cambia un valor, una fórmula o un nombre. Es la configuración de cálculo
predeterminada.

Automático excepto para tablas de datos Calcula todas las fórmulas


dependientes, salvo las tablas de datos.

Manual Sólo calcula los libros abiertos cuando se hace clic en Calcular
ahora en la ficha Cálculo. Si se hace clic en Manualmente, Excel activa
automáticamente la casilla de verificación Calcular siempre antes de
guardar el libro. Si el libro tarda mucho en guardarse, desactive Calcular
siempre antes de guardar el libro; es posible que así el libro tarde menos
en guardarse.

o Volver a calcular libro antes de guardarlo Se vuelven a


calcular los datos antes de guardar el libro.

Habilitar cálculo iterativo Cuando se activa esta opción, se calculan las fórmulas
iterativas (denominadas también referencias circulares). Si no especifica lo contrario,
Excel se detendrá tras realizar 100 iteraciones o cuando el cambio de todos los
valores sea inferior a 0,001. Puede cambiar este límite de iteraciones escribiendo el
número que desee en el cuadro Nº máximo de iteraciones, en el cuadro Cambio
máximo o en ambos cuadros. Cuando la casilla de verificación Habilitar cálculo
iterativo está desactivada, no se calculan las referencias circulares y se muestra un
mensaje de error.

Nº máximo de iteraciones Escriba valores en los cuadros Nº máximo de


iteraciones y Cambio máximo para cambiar los valores de número máximo
de iteraciones utilizadas y cantidad máxima de cambio por debajo de los
cuales se detiene la iteración.

Cambio máximo Escriba valores en los cuadros Nº máximo de


iteraciones y Cambio máximo para cambiar los valores de número máximo
de iteraciones utilizadas y cantidad máxima de cambio por debajo de los
cuales se detiene la iteración.

Trabajar con fórmulas


Estilo de referencia L1C1 Cambia el estilo de referencia de encabezados de filas y
columnas, y las referencias de celda del estilo A1 al estilo L1C1. En el estilo A1, las
columnas se etiquetan alfabéticamente y las filas se etiquetan numéricamente. En el
estilo de referencia L1C1, tanto las filas como las columnas se etiquetan
numéricamente.

Fórmula Autocompletar Activada de manera predeterminada, esta opción permite


utilizar Fórmula Autocompletar para crear y modificar fácilmente las fórmulas y para
reducir los errores tipográficos y sintácticos. Cuando escribe un igual = (signo de
igual) para iniciar una fórmula, seguido de las primeras letras o de un
desencadenador de visualización, Fórmula Autocompletar proporciona una lista
desplegable de funciones, nombres y cadenas de texto válidos que coinciden con las
letras o el desencadenador, de forma que sólo tenga que insertar un elemento de la
lista desplegable en la fórmula. Desactive la casilla de verificación Fórmula
Autocompletar si no desea utilizar esta función.

Usar nombres de tabla en las fórmulas Activada de manera predeterminada, esta


opción permite trabajar con los datos de las tablas de una forma más sencilla e
intuitiva cuando se utilizan fórmulas que hacen referencia a una tabla, ya sea a
partes de una tabla o a la tabla completa. Desactive la casilla de verificación Usar
nombres de tabla en las fórmulas si no desea utilizar nombres de tabla en las
fórmulas.

Usar funciones GetPivotTable para referencias a tablas dinámicas Determina el


tipo de referencia de celda que se crea para una celda de tabla dinámica cuando se
utiliza una semiselección en una fórmula que está fuera de la tabla dinámica. Active
esta casilla de verificación para crear una referencia de celda de función
GETPIVOTTABLE, como IMPORTARDATOSDINÁMICOS("Ventas",$A$4). Desactive
la casilla de verificación para crear una referencia de celda de estilo A1, como A4.

Comprobación de errores

Habilitar comprobación de errores en segundo plano Active esta opción si desea


que Excel compruebe si hay errores en las celdas en los momentos de inactividad. Si
se encuentra un error en una celda, se marca la celda con un indicador en su
esquina superior izquierda.

Indicar errores con el color Establece el color que utiliza Excel para indicar los
errores. Si hace clic en Automático, se establece el color predeterminado (verde).
Restablecer errores omitidos Active esta opción si desea que se marquen los
errores en la hoja de cálculo y se encuentren durante la comprobación de errores,
aunque ya se hayan encontrado y omitido previamente.

Reglas de comprobación de Excel

Celdas que contienen fórmulas que dan como resultado un error Active esta
opción si desea que Excel trate como un error las celdas que contienen fórmulas que
dan como resultado un error y muestre una advertencia.

Columna de fórmula calculada incoherente en las tablas Active esta opción si


desea que Excel trate como un error las celdas que contienen fórmulas o valores que
son incoherentes con la fórmula de columna o las tabla y muestre una advertencia.

Celdas que contienen años representados con 2 dígitos Active esta opción si
desea que Excel trate como un error las fórmulas que contienen celdas con formato
de texto en las que los años se representan mediante dos dígitos y muestre una
advertencia durante la comprobación de errores.

Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo Active esta opción
si desea que Excel trate como un error los números con formato de texto o
precedidos por un apóstrofo y muestre una advertencia.

Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región Active esta opción si


desea que Excel trate como un error una fórmula de una región de la hoja de cálculo
que difiera de las otras fórmulas de la misma región y muestre una advertencia.

Fórmulas que omiten celdas en una región Active esta opción si desea que Excel
trate como un error las fórmulas que omiten determinadas celdas de una región y
muestre una advertencia.

Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas Active esta opción si desea que
Excel trate como un error una celda desbloqueada que contiene una fórmula y
muestre una advertencia durante la comprobación de errores.

Fórmulas que se refieran a celdas vacías Active esta opción si desea que Excel
trate como un error las fórmulas que hacen referencia a celdas vacías y muestre una
advertencia.
Los datos de una tabla no son válidos Active esta opción si desea que Excel trate
como un error las celdas que contienen valores incoherentes con el tipo de datos de
columna de las tablas que están conectadas a datos en una lista de SharePoint y
muestre una advertencia.

Aceptar, quitar o corregir una referencia circular


Ocultar todo

Cuando una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres,


funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una
formula comienza siempre con el signo igual (=).) hace referencia a su propia celda,
directa o indirectamente, se denomina referencia circular. Microsoft Office Excel no
puede calcular automáticamente todos los libros abiertos cuando uno de ellos
contiene una referencia circular. Puede quitar la referencia circular, o bien hacer que
Excel calcule cada celda de dicha referencia utilizando los resultados de la
iteración (iteración: cálculo que se repite en un hoja de cálculo hasta que se cumple
una condición numérica determinada.) anterior. Si no se cambia el valor
predeterminado de la iteración, Excel detendrá los cálculos tras 100 iteraciones o
después de que todos los valores en la referencia circular cambien menos de 0,001
entre iteraciones, lo que se cumpla en primer lugar.

¿Qué desea hacer?

Localizar y quitar una referencia circular


Hacer funcionar una referencia circular cambiando el número de veces que Excel
itera las fórmulas

Localizar y quitar una referencia circular

1. En la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en la


flecha del botón agrupado Comprobación de errores, elija Referencias
circulares y, a continuación, haga clic en la primera celda que aparece en el
submenú.

Sugerencia Puede moverse entre celdas en una referencia circular haciendo


doble clic en las flechas del rastreador.

2. Revise la fórmula en la celda. Si no puede determinar si la celda es la


causa de la referencia circular, haga clic en la siguiente celda en el submenú
Referencias circulares.
NOTA En la barra de estado aparecerá la palabra "Circular", seguida por
una referencia a una de las celdas de la referencia circular. Si la palabra
"Circular" aparece sin una referencia de celda, la hoja de cálculo activa no
contiene la referencia circular.

3. Continúe revisando y corrija la referencia circular hasta que en la barra de


estado ya no aparezca la palabra "Circular".

Volver al principio

Hacer funcionar una referencia circular cambiando el número de veces que


Excel itera las fórmulas

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , haga clic en Opciones de


Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.

2. En la sección Opciones de cálculo, active la casilla de verificación


Habilitar cálculo iterativo.

3. Para definir el número de veces que Excel actualizará los cálculos, escriba
el número de iteraciones en el cuadro Nº máximo de iteraciones. Cuanto
mayor sea el número de iteraciones, más tiempo necesitará Excel para
calcular una hoja de cálculo.

4. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los


resultados de los cálculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio máximo.
Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y más tiempo
necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo

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