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Manejo de Utilitarios
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
2. Manejo de Utilitarios ….……………………………………………………………………………………… 4
Presentación
El presente documento ofrece una guía sobre los utilitarios que se pueden ejecutar en
las opciones de menú de SIIGO y otros que se ejecutan por fuera para poder corregir
parámetros o reconstruir archivos, se explicara su objetivo y funcionalidad.
MANEJO DE UTILITARIOS
1. Borra el Cliente = 0
3. Generador de Documentos:
Por esta opción SIIGO borra los acumulados de salidas de inventario traídos en el
cierre del año anterior (hay que tener en cuenta que este proceso se realiza una sola
vez al año, después del cierre. Si es realizado luego de incluido el movimiento deja en
ceros los consumos de inventario y así es imposible realizar estadísticas de ventas),
este utilitario deja los consumos reales.
El sistema tiene dos sistemas de actualización de los consumos: por Cantidades de
Consumo ó Fechas de Consumos
Esta opción es un utilitario que ofrece el programa para realizar limpieza de archivos a
los diferentes módulos que tiene el programa y se debe ejecutar siempre y cuando se
observen caracteres extraños en los catálogos.
Al ejecutar la opción el sistema preguntara cual será el archivo a limpiar, entre los
cuales existen: Inventarios – Contabilidad – Nit – Activos – Nomina (se debe indicar el
numero de la nomina) – Costos – Bodegas – Empleados – Requerimientos de Materia
Prima – Catálogos – Prestamos – Cheques.
En la escogencia del limpia archivos tiene la opción de: Borra e imprime o solo imprime
7. Archivo Maestro Vs Otros:
Esta opción permite corregir inconsistencias o descuadres en el balance, sólo basta con
tomar la opción que corresponda. Con este utilitario podrá solucionar inconsistencias a
nivel de terceros, centros de costos, inventarios, activos y nivel auxiliar.
Este utilitario sirve para cambiar los caracteres especiales que han sido usados en la
creación de catálogos (terceros, productos, activos etc.)
Este utilitario aplica para modificar en bloque el porcentaje del IVA, marcar o
desmarcar productos como Ajustables por inflación, marcar los productos como
Productos – Servicios o Activar e inactivar productos
IVA: Si desea modificar el porcentaje del IVA, marcar los productos como IVA
Incluido SI/NO o discrimina el IVA, seleccione esta opción, en ese momento se
activa una segunda selección para modificar el IVA en Porcentaje en bloque.
Posteriormente se debe colocar el porcentaje a asignar según sea el caso y finalmente
el sistema solicitara el rango de productos a los cuales se les va a realizar la
modificación
Importante:
Cabe aclarar que se debe también modificar la Línea de Inventarios a la
cual pertenece dicho producto, ya que si tiene la marcación de Producto,
y con el utilitario se marcan los códigos de productos pertenecientes a
esta línea como Servicios en el momento de repasar el código el sistema
lo deja según la marcación que tenga en la creación de Líneas de
Inventarios.
Esta modificación a nivel de la línea el usuario la debe hacer
manualmente
El sistema preguntara si se van a afectar los Productos (P) o Servicios (S), luego
digitar el código inicial del producto a afectar y el código final. La modificación se verá
reflejada directamente en el catalogo de productos.
Arregla Marca Activos: Con esta opción se podrá activar los productos que no
tengan estado, de igual forma solicita un rango de productos a realizar el
proceso. Este cambio se verá reflejado en el catalogo de productos.
Activa Productos: A través de esta opción podrá activar los productos que se
encuentren inactivos.
Este opción solo tiene funcionalidad cuando se tiene el Modulo de Nomina y Recursos
Humanos
Allí el sistema permite realizar los cambios por un rango de empleados o uno a uno, los
datos que allí se pueden cargar o modificar inicialmente corresponde a campos de la
hoja de vida y algunos de ellos ya tienen que estar previamente parametrizados, los
campos son:
Cargos
Profesiones
Recepción: Forma en que llego la hoja de vida a la empresa
Caja de Compensación
Días Vacaciones: Se digita la cantidad de días de vacaciones que toma el
empleado, al realizar esta marcación el programa tomara los días base para la
liquidación de vacaciones
Tipo de Salario: Si es Fijo y Variable
% Descuento Salud: Por parte del empleado
% Descuento Pensión: Por parte del empleado
Días a Liquidar (Prestaciones): se debe digitar el número de días de
liquidación para las prestaciones sociales generalmente corresponde a 360 días
Fecha de Aplicación: Es la fecha de recepción de la Hoja de Vida
Zona: Se debe digitar el código de la zona en la cual labora el empleado
Periodo de Pago: Hace referencia si es semanal – decanal – catorcenal –
quincenal – mensual
Concepto de salario
Sábado Laborable: Se tendrá en cuenta en la liquidación de vacaciones
Aplica Salario Mino Seg. Soc.: Se debe marcar esta opción siempre y cuando
el valor del sueldo sea menos del mínimo y se desee calcular los conceptos de
salud y pensión sobre el valor del salario mínimo
Domingo Laborable: Se tendrá en cuenta en la liquidación de vacaciones
País de trabajo
Ciudad de Trabajo
Incluye 31 en vacaciones
País (Hoja de Vida)
Ciudad (Hoja de Vida)
Sucursal de Autoliquidación: Se debe digitar el código de la sucursal donde
labora el empleado
Código ARP
Grupo asignado
Cuenta
Otros: Allí el sistema solicita datos adicionales los cuales afectan el catalogo de
empleados como se visualiza en la siguiente pantalla:
Clasificación: Hace referencia al tipo de contribuyente
Centro de Costos
Corporación: Corresponde a la entidad Bancaria
Ley 50
% Atep
Termino Fijo: Corresponde al tipo de contrato y de ser seleccionada la casilla,
pregunta la fecha de terminación del contrato.
Alli el sistema solicita un documento Tipo L y un documento Tipo A, con una cuenta
puente para realizar el traslado de los valores de ajustes por inflación de los Activos
Fijos y Depreciación con los que inicio el año 2007 de las cuentas de ajuste por
inflación a la cuenta de valor histórico respectivo; de acuerdo a la establecido en el
Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo indicó varios puntos inherentes al desmonte de los procesos de ajuste por
inflación contables.
17.Ajuste por Inflación Inventarios:
Alli el sistema solicita un documento Tipo L y un documento Tipo A, con una cuenta
puente para realizar el traslado de los valores de ajustes por inflación de los
Inventarios con los que inicio el año 2007 de las cuentas de ajuste por inflación a la
cuenta de valor histórico respectivo; de acuerdo a la establecido en el Decreto 1536
expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
indicó varios puntos inherentes al desmonte de los procesos de ajuste por inflación
contables.
En esta ventana el cliente puede digitar la letra que se requiera, aunque por defecto el
programa trae la letra z minúscula.
.
Después de haber asignado la letra, el programa genera una presentación preliminar
de cómo quedaría la descripción de los productos inactivos. En el nombre del producto
el sistema antepone la letra que se digite para diferenciar más fácilmente que
corresponden a productos inactivos.
Importante:
Antes de ejecutar cualquier utilitario en SIIGO, se recomienda realizar
una copia de seguridad de la información de cada una de las
empresas que el usuario tenga instaladas.
Los Utilitarios que se pueden ejecutar por fuera del programa son:
1. ARRARC
2. COSX
3. GENE03 - GENE04 - GENE06 - GENE08 - GENE27
4. MANINV
5. REBUILD
6. REBUILDZ
7. UFACREM
8. UPEDNIT
9. UTIEMPL
10. UTIHOVI
11. UTIINV
12. UTINIT
13. UTIPED4
14. UTIRRHH
15. UTMOV8
16. VERTBL
1 UTILITARIO ARRARC
Ejemplo
Importante:
LOG DE TRANSACCIONES, el utilitario genera el archivo ARRARC.LOG,
dentro del directorio de información (empresa) al cual se le ejecuto el
proceso; este archivo se debe consultar una vez termine el proceso de
verificación de registros.
2 UTILITARIO COSX
Importante:
Este utilitario es necesario correrlo cuando los costos en línea se
alteraron y se requiere costear en Batch.
Ejemplo
Importante:
Los GENE son utilitarios que se emplean en aquellos programas que cuentan con
puntos distribuidos, y se utilizan para generar nuevamente los archivos de información
necesarios para realizar el proceso de recibe. Este utilitario solo se debe emplear
cuando al realizar el recibe de información el sistema reporta anomalías en la
incorporación de los documentos por falta de parámetros o por que el archivo E##
esta en blanco
El proceso crea un archivo de información con los nombre E03, E04, E08 y E27
respectivamente, con los parámetros existentes en la empresa en el año respectivo, es
decir crea una imagen del Z03, Z04, Z08 y Z27
GENE03.EXE y GENE03.GS
GENE04.EXE y GENE04.GS
GENE06.EXE y GENE06.GS
GENE08.EXE y GENE08.GS
GENE27.EXE y GENE27.GS
Ejemplo
Importante:
El utilitario crea en la Empresa seleccionada los archivo ENN.DIS y
ENN.idx, estos archivos se deben renombrar como A##.DIS y
A##.idx y copiarlos en la empresa de destino para luego realizar el
proceso de recibe de información
##: Corresponde de acuerdo al utilitario ejecutado
4 UTILITARIO MANINV
Ejemplo
5 UTILITARIO REBUILD
2. En el disco local de la maquina (Ej. C:\), crear una carpeta con nombre
PRUEBA ó REBUILD
3. En esta carpeta copiar los archivos que se encuentran en el portal de clientes,
preguntas frecuentes o en el directorio de programas SIIGO Windows, que se
encuentra en la ruta:
4. También en esa carpeta se deben copiar los archivos a los cuales se les va a
correr el proceso de rebuild
Z??AAAA
Z??AAAA.idx
En donde ?? Es el nombre del archivo (Ej. 09) y AAAA es el año (Ej. 2012, es
decir, Z092012 y Z092012.idx).
C:\PRUEBA>REBUILD Z092011,Z??2011NEW /D /E /V /I
Al dar ENTER el sistema inicia el proceso el cual recorre todo el archivo, hasta
reconstruirlo y crear un nuevo archivo.
7. Para revisar los archivos generados, se debe ubicar en la raíz del directorio y
digitar el siguiente comando:
C:\PRUEBA>DIR Z*.*<ENTER>
Z092011
Z092011.IDX
Z092011NEW
Z092011NEW.IDX
8. Ingresar a la carpeta PRUEBA y eliminar los archivos Z??AAAA Y Z??AAAA
copiados de la carpeta de la empresa.
9. Se renombran los dos nuevos archivos, borrando la partícula NEW
10. Se copian los nuevos archivos Z??AAAA con el Z??AAAA.IDX de la carpeta
REBUILD en la carpeta de la empresa.
6 UTILITARIO REBUILDZ
Importante:
Después de correr un proceso de REBUILD, se recomienda correr un
proceso de recupera total y este será de carácter obligatorio cuando el
tamaño de los archivos disminuya considerablemente.
7 UTILITARIO UFACREM
Ejemplo
8 UTILITARIO UPEDNIT
Ejemplo
9 UTILITARIO UTIEMPL
El objetivo de este utilitario corregir los mensajes que usualmente suelen pasar en
algunos informes de empleados tales como “EMPLEADO NO CATALOGADO”, de igual
forma para realizar marcación de Terceros o de Empleados de acuerdo a la
parametrización que tenga el tercero.
Ejemplo
10 UTILITARIO UTIHOVI
Inicialmente nació como un utilitario por fuera de SIIGO, en este momento este se
encuentra en SIIGO, por la ruta: La ruta para estos utilitarios es: Administración –
Procesos – Procesos Administrativos – Utilitarios – Actualizar Hojas de Vida
11 UTILITARIO UTIINV
Este utilitario tiene como fin arreglar en el informe de Saldos totales las últimas fechas
de compra y de venta de los productos donde sale en 1900/01/01 para que los
presente correctamente.
Ejemplo
12 UTILITARIO UTINIT
Este utilitario se crea para corregir el catalogo de terceros cuando los parámetros de
terceros de información exógena están alterados o no existen, adicional para que el
programa permita dejar los terceros marcados con Cedula con digito de verificación en
blanco.
Ejemplo
Si el sistema operativo de la maquina esta en español cópielo en:
[Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows
El objetivo de este utilitario es corregir el estado de los documentos pedidos que por
algún motivo cruzaron con remisión y al eliminar la remisión el estado y cantidad del
pedido no fue restablecido en la cantidad entregada
Ejemplo
14 UTILITARIOS UTIRRHH
Ejemplo
15 UTILITARIO TMOV8
Ejemplo
16 UTILITARIO VERTBL
Este utilitario es necesario correrlo cuando se presente el caso que haya una cuenta
que no tenga marca de Inventarios o Activos Fijos, pero que si está amarrada a una
línea o grupo, o en el caso contrario, que existan cuentas con estas marcas pero no
existen en ningún catálogo.
Ejemplo