SIIGO Pyme

Templates

Cartilla
I
Tabla de Contenido

1. Presentación
2. ¿Qué es un Template?
3. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Diseñar o Modificar un
Template?
4. ¿Cuáles son las Formas que Existen en el Programa de Elaborar un
Template?
5. ¿Cuál es la Ruta Para Definir o Modificar un Template?
6. ¿Cuáles son los Pasos que se Deben Realizar Para Diseñar un Template?
7. ¿Cómo se Visualiza la Impresión de un Documento con Template?
8. ¿Qué Procesos se Pueden Realizar con los Templates?
9. ¿Cuál es la Ruta Para Generar Informes de Templates?
10. ¿Cuáles son los Informes que Genera el Programa sobre el Manejo de
Templates?
11. Recomendaciones Generales para la Definición del Template
Presentación
El presente documento ofrece una guía acerca del manejo de Templates, la cual es
una herramienta que puede ser utiliza en los diferentes documentos que tiene
SIIGO, los cuales se desarrollan en Excel y se pueden definir de acuerdo con los
formatos pre-impresos que cada empresa maneja; teniendo en cuenta que se
pueden incluir logos, imágenes, tipo de letra y colores según el formato del
documento
 TEMPLATES
¿Qué es un Template?

El template es un formato que se define en Excel con el diseño en el cual se desea

imprimir un documento sea contable o extracontable, al igual también se pueden
definir formatos de certificados, extractos de cuenta, circulares de cobro, entre
otros; se debe tener en cuenta que en estos diseños se pueden incluir logos,
imágenes, es posible seleccionar el tipo, color y tamaño de letra a utilizar de
acuerdo a las necesidades de cada empresa.

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Diseñar o

Modificar un Template?

Importante:
Para diseñar y realizar impresión de los Templates es necesario
que el equipo de cómputo tenga instalado Microsoft Office y solo
aplica cuando se tiene el Modulo de Documentos.

Los aspectos a tener en cuenta antes de elaborar un Template son:

1. Estar actualizado en la última versión de SIIGO Windows

2. Tener copia de seguridad del directorio de la empresa sobre la cual se va a

diseñar el template (Ejemplo. SIIWI01)

3. Para diseñar un template es necesario que el usuario ya tenga definido el

formato para poder asignar con mayor facilidad y rapidez las variables en la
ubicación (FILA y COLUMNA) correspondiente

4. En el directorio de programas es decir en SIIGO Windows se deben copiar

los archivos Z120 - Z123 – Z12101 y Z12201 cada uno de ellos con su
correspondiente archivo indexando o IDX. Estos archivos van en la
actualización de cada versión
5. Los archivos que entrega Informática y Gestión S.A. con la definición de los
templates GENERICOS son los Z12101, Z12101.IDX, Z12201 y Z12201.IDX;
los cuales se deben renombrar como:

• Z12101 se renombra como Z121

• Z12101.idx se renombra como Z121.idx
• Z12201 se renombra como Z122
• Z12201.idx se renombra como Z122.idx

6. En el directorio de programas es decir en SIIGO Windows se debe encontrar

un directorio llamado TEMPLATES y dentro se deben encontrar todos los
formatos genéricos entregados en el software
 Importante:
El directorio de Programas es decir SIIGO Windows se encuentra
en la ruta:
• Si el sistema operativo de la maquina esta en español la
ruta es:
[Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión
S.A\SIIGO Windows
• Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles la ruta
es:
[Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO
Windows

7. En el directorio de la empresa es decir en SIIWInn (donde nn corresponde al

número de la empresa) se deben copiar de SIIGO Windows los archivos
Z120 – Z121 – Z122 y Z123; cada uno de ellos con su correspondiente
archivo indexando o IDX.

Importante:
El contenido de los archivos es:

• Z120: Contiene la lista de campos disponibles para diseñar

un formato
• Z121: Almacena la información general del formato diseñado
• Z122: Almacena la información detallada, por campo, del
formato diseñado
• Z123: Almacena la información que encadena los formatos
diseñados a los documentos.
 8. En el directorio la empresa es decir en SIIWInn (donde nn corresponde al
número de la empresa) se debe encontrar un directorio llamado TEMPLATES
y dentro se deben encontrar todos los formatos genéricos entregados en el
software

9. El usuario debe tener el formato definido en Excel y este debe ser guardado
en el directorio de la empresa en el subdirectorio templates, el tipo del
documento debe ser en plantilla de Excel o formato XLT

Ejemplo:
C:\SIIWI01\TEMPLATES\Modelo Factura Bodega Bogota.XLT
 Importante:
SIIGO trae formatos definidos pero no se recomienda su utilización,
por ello es necesario que el usuario cree sus propios formatos; puede
tomar como base los ya definidos en el programa pero realizando
copia del archivo .XLT, cambiando el nombre del mismo y copiando
el diseño del formato 001 al 002.

10. El documento contable o extracontable al cual se le va a asociar o definir un

Template; no debe tener asignado Generador de Documentos ni Formatos
Minerva en la definición de documentos.

¿Cuáles son las Formas que Existen en el Programa de

Elaborar un Template?

En el programa existen dos formas de diseñar los formatos de templates, las cuales
se describen a continuación:

a. La primera opción es realizar una copia al Formato No 001 (Formato

Default del programa) que tiene el sistema; en el formato 002 y luego
realizar las correspondientes modificaciones de los campos de acuerdo a
las necesidades específicas del usuario

b. La segunda opción es diseñar desde ceros el formato del template; para

ello el usuario debe tener previamente diseñado en Excel el formato para
poder relacionar las variables, logos, imágenes, etc. que se requieran.
Cuando se diseña completamente un template, este siempre se debe
asociar en un formato diferente al 001 (Formato Default del programa) y
se puede realizar del formato 002 en adelante.
¿Cuál es la Ruta Para Definir o Modificar un Template?

La ruta para elaborar o modificar un template es: Parametrizacion – Formatos de

Excel

¿Cuáles son los Pasos que se Deben Realizar Para Diseñar un

Template?

Elaborar un Template está compuesto de varios pasos; los primeros a realizar son:

1. Definir o diseñar el template

2. Asignar el template al tipo de Documento

A continuación se explicara la funcionalidad y los parámetros a tener en cuenta en

cada uno de estos pasos:

1. Definición del Template:

La ruta para definir el formato de un template es: Parametrizacion – Formatos de

Excel – Mantenimiento Formatos de Excel
a. Al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente ventana:

• Tipo de Formato: En esta opción se asigna el documento al cual se le va a

elaborar o definir el template
 • Formato Numero: Digitar el número de formato con el que se va a asociar
el documento seleccionado, se debe digitar un numero entre 002 a 999

Importante:
El formato 001 siempre viene parametrizado por defecto, ya que
es el estándar que maneja el programa y se recomienda no ser
utilizado

• Descripción: Se debe digitar un nombre corto que describa el formato o

documento que se va a diseñar

• Template: Se debe digitar el nombre exacto con que se guardó el template

en el directorio de la empresa en la sub carpeta templates; este archivo
debe ser de extensión .XLT

Ejemplo:
Modelo Factura Bodega Bogota.xlt

Los siguientes datos se digitan verificando los campos definidos con anterioridad en
la plantilla de Excel

• PAGINA: Corresponde al tamaño completo de la plantilla definida en Excel

para el formato o documento que se va a elaborar

 Número de Líneas: Se debe digitar el número de la última fila

definida en la plantilla de Excel

 Última Columna: Se debe digitar la letra de la última columna

definida en la plantilla de Excel

• AREA DE DETALLE: Corresponde al cuerpo del documento en donde se

encuentran los campos repetitivos o secuencias.

 Primera Línea: Digitar el número de la línea donde INICIA el área

de detalle
  Ultima Línea: Digitar el número de la línea donde TERMINA el área
de detalle

b. Después de parametrizar el área de detalle el sistema solicita insertar las

variables en cada parte según corresponda a: Encabezado, Detalle y Pie;
para ello se habilita la siguiente ventana:

1.1 Encabezado: Es todo lo que va en la parte superior del documento,

generalmente van los datos del tercero y de la empresa; se ubica antes
de la línea de detalle y no se asignan campos repetitivos

1.2 Detalle: Es el área de donde se encuentran los campos repetitivos y

corresponde a las secuencias del documento, formas de pago y
vencimientos, entre otros

1.3 Pie: Área final del documento o pie de página; aquí generalmente se
asignan los datos de impuestos, valores totales y valores en letras; se
ubican después de la línea de detalle y no se asignan campos repetitivos

A continuación se explicara el manejo de cada una de las aéreas del documento:

1.1 ENCABEZADO

Parte superior del documento, normalmente en esta área se ubican los datos de la
empresa, los datos del tercero, el logo, etc.
 • Ubicación: Se debe seleccionar la COLUMNA y LINEA en la cual se ubicara
cada una de las variables en el documento de acuerdo a la plantilla definida.

En el campo columna solo acepta letras y corresponde a la columna de la

celda en Excel; y en línea solo acepta números y corresponde a la fila de la
celda de Excel.

• Línea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda
de Excel se va a insertar más de una variable de SIIGO. Por ejemplo, la
línea de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir
separadamente ocuparían más columnas.

Ejemplo:
DIA Vencimiento / MES Vencimiento / AÑO Vencimiento

• Campo: Al seleccionar esta casilla, se habilita la ventana para realizar la

captura de la variable que se debe asociar; la búsqueda de la lista de
variables disponibles se puede realizar con la tecla de función F2 o F3 o con
el icono
 • Label: Al seleccionar esta casilla, el sistema ubica el cursor en el renglón de
label para digitar allí la observación; este será un dato fijo que siempre se
imprimirá en el template.

Importante:
Las casillas de Campo y Label normalmente son excluyentes;
salvo cuando se marca que es una línea compuesta el sistema
permite la inclusión de las dos en la misma línea y columna

• Longitud – Decimales: El sistema informa el número de caracteres con

que cuenta la variable seleccionada y permite disminuir sus posiciones pero
en ningún caso aumentar, dependiendo del tipo de campo es decir si es
numérico permite indicar cuantos caracteres se utilizaran para los decimales

• Formato de Fecha: Permite seleccionar la forma de presentación de la

fecha de acuerdo al combo que tiene predefinido el sistema

1.2 DETALLE:

Normalmente en esta área se asigna el detalle o secuencias del documento, los

vencimientos y observaciones generales

Es decir se asignan:

a. Los campos repetitivos

b. Las observaciones
c. Los vencimientos de los documentos
Estos campos el programa los asocia como secciones; las columnas corresponden a
las definidas en la plantilla de Excel. La descripción de las secciones y a qué tipo de
variable corresponde se describe a continuación:

CAMPO COLUMNA A UTILIZAR SECCION A UTILIZAR

Repetitivas Columna ( La Sección 1
correspondiente al formato
definido por el usuario)
Vencimientos Columna ( La Sección 2
correspondiente al formato
definido por el usuario)
Comentarios Columna ( La Sección 3
correspondiente al formato
definido por el usuario)
Pasan… Columna ( La Sección 998
correspondiente al formato
definido por el usuario)
Vienen… Columna ( La Sección 999
correspondiente al formato
definido por el usuario)

Importante:
En la sección del Cuerpo del documento, se deben asignar aquellos
campos que sean repetitivos como la línea de detalle, vencimientos
y observaciones generales.

• Ubicación: Se debe seleccionar la COLUMNA y SECCION en la cual se

ubicara cada una de las variables del documento de acuerdo a la plantilla
definida. En el campo columna solo acepta letras y corresponde a la columna
de la celda en Excel; y en SECCION solo acepta números (1 – 2 – 3 – 998 –
999) según corresponda

• Línea Compuesta: Este campo hace referencia cuando en una misma celda
de Excel se van a insertar más de una variable de SIIGO. Por ejemplo, la
línea de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir
separadamente ocuparían más columnas.

Ejemplo:
DIA Vencimiento / MES Vencimiento / AÑO Vencimiento

• Campo: Al seleccionar esta casilla, se habilita la ventana para realizar la

captura de la variable que se debe asociar; la búsqueda de la lista de
variables disponibles se puede realizar con la tecla de función F2 o F3 o con
el icono
 • Label: El sistema se ubica en el renglón el label para digitar allí la
observación; este será un dato fijo que siempre se imprimirá en el template.

Importante:
Las casillas de Campo y Label normalmente son excluyentes;
salvo cuando se marca que es una línea compuesta el sistema
permite la inclusión de las dos en la misma línea y columna

• Longitud – Decimales: El sistema informa el número de caracteres con

que cuenta la variable seleccionada y permite disminuir sus posiciones pero
en ningún caso aumentar, dependiendo del tipo de campo es decir si es
numérico permite indicar si se manejara decimales

NOTAS:

1. En el detalle del documento se DEBE definir la variable 54 – Comentario,

para ello se debe digitar la columna en la cual se desea visualizar la
observación al momento de la impresión y se asigna en la sección 3, su
parametrizacion será de la siguiente forma:
Definiendo este campo el sistema permite que al momento de la impresión del
documento con template los datos que se digiten en la siguiente ventana salgan en
la impresión

Importante:
Si en el Template no se define la variable 54 – Comentario, la
información que se digite al momento de la impresión en la
“ventana anterior” nunca saldrá en la impresión.

2. Cuando para el documento que se define el template, se van a manejar

PASAN y VIENEN, se hace necesario asociar estas dos variables en el detalle
del documento, como se visualiza en la siguiente ventana:
Para ello es necesario definirlo de la siguiente forma:

CONCEPTO A DEFINIR COLUMNA SECCION CAMPO

Columna (En la que el
Pasan… usuario requiera la 998 998
visualización de la palabra
PASAN)
Columna (En la que el
Vienen… usuario requiera la 999 999
visualización de la palabra
VIENEN)

1.3 PIE:

Normalmente en esta área se asignan los conceptos, valores y porcentajes de los

impuestos calculados, el valor bruto y valor a cancelar del documento, los valores
en letras, también observaciones generales y resolución de la DIAN entre otros
 • Ubicación: Se debe seleccionar la COLUMNA y LINEA en la cual se ubicara
cada una de las variables del documento de acuerdo a la plantilla definida.
En el campo columna solo acepta letras y corresponde a la columna de la
celda en Excel; y en línea solo acepta números y corresponde a la fila de la
celda de Excel.

• Línea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda
de Excel se van a insertar más de una variable de SIIGO. Por ejemplo, la
información del número de resolución de facturación incluye una serie de
campos que al imprimir separadamente ocuparían más columnas.

Ejemplo:

Numero de Resolución / Aprobado en: / Prefijo / Desde el Numero /

Hasta el Número

• Campo: Al seleccionar esta casilla, se habilita la ventana para realizar la

captura de la variable que se debe asociar; la búsqueda de la lista de
variables disponibles se puede realizar con la tecla de función F2 o F3 o con
el icono

• Label: Al seleccionar esta casilla, el sistema ubica el cursor en el renglón de

label para digitar allí la observación; este será un dato fijo que siempre se
imprimirá en el template.

Importante:
Las casillas de Campo y Label normalmente son excluyentes;
salvo cuando se marca que es una línea compuesta el sistema
permite la inclusión de las dos en la misma línea y columna

• Longitud – Decimales: El sistema informa el número de caracteres con

que cuenta la variable seleccionada y permite disminuir sus posiciones pero
en ningún caso aumentar, dependiendo del tipo de campo es decir si es
numérico permite indicar cuantos caracteres se utilizaran para los decimales
NOTA:

En el PIE de Página del documento se DEBE definir la variable 88 – MENSAJE FIJO

1, para ello se debe digitar la columna en la cual se desea visualizar el mensaje al
momento de la impresión

Definiendo este campo el sistema permite que al momento de la impresión del

documento con template los datos que se digiten en la siguiente ventana salgan en
la impresión

Importante:
Si en el Template no se define la variable 88 – MENSAJE FIJO 1, la
información que se digite al momento de la impresión en la
“ventana anterior” nunca saldrá en la impresión.

OBSERVACIONES GENERALES PARA ENCABEZADO Y PIE DE

PÁGINA

Se implementó una funcionalidad para que en el momento de la impresión de

documentos por medio de templates, el programa permita capturar o digitar algún
tipo de información para que se visualicen solo en la impresión del documento;
estos campos solo aplican para el encabezado o pie de página del formato debido a
que no son campos repetitivos y se definen como CAMPO DIGITADO

Estos campos son de tipo: Texto, Numérico y Fecha; los datos ddigitados no son de
tipo formula, no se pueden generar campos para realizar cálculos dentro del
programa, los valores digitados son llevados a la impresión sin transformación. El
sistema permite que la información capturada en el momento de la impresión se
almacene para posteriores impresiones.

Los pasos a seguir para hacer uso de esta funcionalidad son:

1. Estar actualizado el programa en la última versión, en este caso son los

archivos Z120 y Z120.IDX; tanto en el directorio de programas (SIIGO
Windows) como en el directorio de cada una de las empresas

2. En la definición del documento al cual se le va a asociar el template, se debe

seleccionar la casilla de actualiza e imprime

3. En la definición del template, llamar la columna y línea (SOLO EN

ENCABEZADO Y/O PIE DE PAGINA) donde se requiera incluir el campo y
llamar la variable correspondiente

Importante:
Los campos digitados pueden ser de tipo texto, numéricos o de
fecha y cada uno de ellos cuenta con una longitud o número de
caracteres específico para cada caso.
Al seleccionar cualquiera de las variables de campo digitado, el programa ubica el
cursor en la descripción del Label para allí digitar el nombre o identificación del
campo, así como la longitud y formato de fecha (para campos de este tipo); un
ejemplo de la definición de un CAMPO DIGITADO se describe a continuación:

Luego al momento de enviar la impresión del documento al cual se le definió el

template, el sistema habilita una ventana con el nombre del campo digitado, para
ingresar allí el dato (numérico o alfabético) según la asociación realizada en la
creación del formato:
Este campo se puede dejar en blanco en caso de no necesitar imprimir la
información o se digita la información y se visualizara en el momento de la
impresión

Importante:
Generalmente los campos digitados se definen por que el
programa no tiene esa información definida en algún catálogo del
cual se puede extraer y llevar a impresión en forma automática

2. Asignación del Formato Definido al tipo de Documento:

La ruta para asignar el formato o template definido a un documento es:

Parametrización – Formatos de Excel – Definición Formatos default de Excel:

a. Al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente ventana:

• Mantenimiento: En esta opción se realiza la asociación del formato definido
o template parametrizado a un documento, para esto el sistema solicita la
siguiente información:

 Documento: Se debe realizar la búsqueda del Tipo y Numero del

Tipo de Comprobante al cual se le va a asociar el template, esta
búsqueda se puede realizar con la tecla de función F2 o con el icono
 Formato: El sistema en el tipo de formato trae por defecto la
descripción del tipo de documento y en número se debe asignar el
número del formato que previamente se definió

Importante:
El formato 001 siempre viene parametrizado por defecto, ya que
es el estándar que maneja el programa y se recomienda no ser
utilizado
 • Imprimir: En esta opción el sistema permite seleccionar un tipo de
documento, un rango o todos los tipos de documentos con que cuenta el
programa

Para generar un informe en vista preliminar, pantalla o Excel de los números de los
formatos definidos y a qué tipo de documento están asociados
¿Cómo se Visualiza la Impresión de un Documento con
Template?

Para realizar la impresión del template definido en un documento, se requiere

diseñar el formato, asociar al documento, luego se elabora el documento y al

momento de enviar la impresión se utiliza el icono de las barras ; la impresión

se visualiza de la siguiente forma:

Importante:
El formato es desarrollado en una plantilla de Excel, por ello al
momento de llevarlo a impresión el programa muestra los datos de
las variables asociadas, pero no permite su modificación. El objetivo
de esto es no alterar los datos de la impresión respecto a los
contabilizados en el programa

¿Qué Procesos se Pueden Realizar con los Templates?

A parte de la impresión de los documentos para los cuales se define el formato; el

sistema permite copiar los templates de un formato a otro; para realizar este
proceso se debe ingresar por la ruta: Parametrización – Formatos de Excel – Copia
de Formatos:
 Importante:
En el manejo de templates se puede realizar el copiado de un
formato creado por cliente o del formato default establecido en el
programa.

Al ingresar a esta opción se habilita el siguiente mensaje informativo:

Allí el programa indica el proceso a realizar cuando el usuario ya tiene formatos o

templates elaborados y es necesario actualizar los archivos por variables o mejoras
que se incluyen en el programa. Seguido el sistema habilita la siguiente ventana:
• Empresa: Corresponde al número de empresa donde se encuentra el
formato ya creado que se desea copiar.

• Formato Default: Corresponde al formato que trae por defecto el sistema

en los documentos que manejan templates, en todo tipo de documento
donde se relaciona un template el formato Default del sistema siempre es el
formato 001.

• Formato de Usuario: Se selecciona esta opción si el formato el cual se

desea copiar corresponde a un formato creado por el usuario.

Importante:

Formato Default – Formato del Usuario: Son campos

excluyentes

• Tipo de Formato: Se asocia el tipo de formato de documento del cual se

desea realizar la copia.

• Formato Numero: Corresponde al número del formato el cual se desea

copiar a otro documento. Este número de formato es el digitado en la
creación del template.

• DESTINO: Documento sobre la cual se va a realizar el copia del formato del

Template.
  Tipo de Formato: Permite seleccionar el formato al cual se desea copiar el
template creado.

 Formato Numero: Corresponde al número del formato en cual se desea

realizar el copiado del template.

¿Cuál es la Ruta Para Generar Informes de los Templates?

La Ruta para generar los informes de Templates es: Parametrizacion – Formatos de

Excel y allí se despliegan dos opciones

¿Cuáles son los Informes que Genera el Programa sobre el

Manejo de Templates?

Los informes que permite generar el programa en el manejo de Templates son:

1. Listado formatos de Excel

2. Listado Campos para Formatos a Excel

A continuación se definirá la funcionalidad y el manejo de cada uno de ellos:

1. Listado Formatos de Excel:

Este informe permite listar por Tipo de documento las variables que se han
asignado a cada formato, su posición, en que área quedaron asignadas, si son o no
campos repetitivos, entre otros; al ingresar a esta opción se hablita la siguiente
ventana:

• Tipo Formato: Seleccionar el tipo de documento del cual se desea generar

el informe

• Rango de Formatos: El programa permite seleccionar solo un rango de

formatos definidos para el programa o solo pasar los campos con enter para
que el sistema genere la información de todos los formatos definidos en el
programa

El informe se puede generar impreso, en vista preliminar o Excel

 2. Listado Campos para Formatos a Excel:

Este informe genera el listado de todas las variables que se encuentran en el

programa para definir el template; su objetivo es dar a conocer con claridad las
variables disponibles para cada documento debido a que no todas las variables
funcionan en todos los documentos; al ingresar a esta opción se habilitara la
siguiente ventana:

• Campos de:

 Formato Especifico: Seleccionar si solo se requiere consultar las

variables disponibles para un documento en especial

 Todos: Seleccionar cuando se requieran visualizar todas las variables

con que cuenta el programa, sin tener en cuenta para que
documento aplican

Importante:

Formato Específico – Todos: Son campos excluyentes

• Formato: Este campo se habilita solo si en la casilla anterior se marco

Formato Especifico y permite seleccionar el Tipo de documento sobre el cual
se requiere generar el listado de variables que tiene definidas el programa
para incluir en el diseño del template
 • Código Campo Inicial – Código Campo Final: Se recomienda pasar estos
campos con enter, para que se genere el informe de todas las variables
disponibles, de lo contrario también se puede generar solo con un rango

El informe se puede generar impreso, en vista preliminario Excel

Ejemplos.

• Formato Específico: El informe Muestra las variables que aplican para el

documento seleccionado
 • Todos los Formatos: El informe muestra por cada una de las variables con
que cuenta el programa en cuales documentos se puede incluir

Recomendaciones Generales para la Definición del Generador

de Documentos

1. Siempre se recomienda no usar el formato 001, este corresponde a los

formatos que trae el sistema y se encuentran con el Logo de Informática y
Gestión S.A.

2. El usuario debe diseñar previamente el formato o modelo a utilizar,

definiendo con claridad los campos que desea imprimir; se permite la
inclusión de logos, imágenes, cambiar el tipo de letra y colores según el
diseño del documento.
3. El template diseñado debe tener extensión .XLT; debe ser una plantilla de
Excel

4. Existen dos formas de diseñar el propio formato:

a. Hacer una copia al Formato No 001 en el 002 y modificando los campos

de acuerdo a las necesidades específicas del usuario

b. Diseñar desde ceros el formato; esto siempre se debe hacer del formato
No. 002 en adelante.

5. En caso de realizar una copia del formato 001 al formato 002; se

recomienda realizar una copia del Template es decir del archivo con
extensión XLT, esto para evitar modificar el formato original

6. El template siempre se debe guardar en el directorio TEMPLATES, el cual se

encuentra dentro del directorio de la empresa Ejemplo. SIIWI01

7. En los templates no todas las variables aplican a todos los documentos por
ello se recomienda antes de definir el formato; generar el Informe de
Campos para Formatos a Excel y poder identificar las variables que aplican
para cada documento

Importante:
Cada documento tiene una lista diferente de campos que pueden
usarse, estos corresponden a la información que se imprime
actualmente en los documentos con formato estándar. De igual
forma existen variables que se pueden usar en varios tipos de
documentos

8. Para que en un documento se asocie un Template; es necesario que este no

tenga definido Generador de Documentos o formas minerva

9. Los Archivos Z120 –Z121 – Z122 y Z123 con su correspondiente IDX; luego
de haber parametrizado o definido el Template ya sea copia de los formatos
genéricos o elaboración de un diseño propio, NO SE DEBEN
SOBRESCRIBIR NI BORRAR, debido a que se perderán los formatos ya
definidos y asociados a documentos.

10. Las variables que se pueden relacionar al témplate son aquellas que se
visualizan en la impresión estándar del documento, no equivalen a las
mismas variables del generador de documentos

11. Cuando se use el template para la impresión de documentos, NO es posible

definir que se impriman las palabras ORIGINAL, PRIMERA COPIA, etc. debido
a que el sistema no tiene como realizar la asociación, la recomendación es
dejar el campo en blanco, para luego al momento de la impresión reflejar el
mensaje mediante un campo digitado

12. Los Templates pueden ser diseñados para media página o página completa;
de igual forma se debe tener en cuenta que para impresoras Matriz de punto
al manejar template, este no se puede configurar a media página, ya que
este tipo de impresoras no permite la opción de papel personalizado
 13. Se debe revisar el formato de las celdas que no se encuentren formulados;
esto para los casos que los valores no sean correctos

Ejemplo:

En el campo Nit, se asocia la variable correspondiente pero el formato de la celda

esta como tipo fecha y para este variable debe ser general

14. Si al momento de enviar la impresión de un documento a template es decir

se utiliza el icono y el sistema presenta el siguiente mensaje

Es porque no tiene ningún formato o template definido el documento que se está

enviando a impresión.