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“Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión
vigente en https://sig.unad.edu.co”
CÓDIGO:
PROCESO: CICLO DE VIDA DEL ESTUDIANTE P-7-1
VERSIÓN:
3-23-11-2017
PROCEDIMIENTO RELACIONADO: GRADOS PÁGINAS:
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1) Descripción del Procedimiento

GIDT
1.1) Unidad Responsable:
Definir la ruta documental, académica y administrativa para oficializar la

1.2) Objetivo: finalización del proceso de formación con la expedición del título.
El procedimiento abarca la verificación del cumplimiento de los requisitos

para optar a la titulación en programas de educación superior, la emisión y
1.3) Alcance:
entrega de dichos títulos.
2) Definiciones
2.1) Concepto 2.2) Definición
Título Académico Reconocimiento que la institución le otorga a un estudiante por la culminación
de un programa de educación formal que lo acredita para acceder a la
educación superior o al ejercicio de la profesión.
Reglamento académico, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo
36.
Diploma póstumo El diploma póstumo es un reconocimiento otorgado por el Consejo Académico

como reconocimiento a los méritos académicos y personales de un estudiante
de la UNAD, que hubiere fallecido en el transcurso del programa, y que
hubiera cursado al menos el 60% de los créditos o asignaturas requeridos para
optar al título.
Resolución No 8316 de 20 de noviembre de 2014, Artículo segundo.
Duplicado del diploma Duplicado del diploma. En caso de pérdida o deterioro del diploma, se expide
un duplicado por solicitud escrita del interesado, la cual debe ser remitida
directamente a la unidad de Grados (en conformidad con la circular normativa
200-003 del 29 de septiembre de 2015 expedida por Rectoría).
Este debe llevar, en lugar destacado, la palabra duplicado, la fecha y el número

de la resolución que otorgó el grado, previo pago de los derechos pecuniarios
respectivos.
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Reglamento académico, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo

41.
3) Condiciones Generales
3.1) Cuando el estudiante no pueda reclamar diploma y acta de grado en la sesión programada, podrá recibir
los documentos personalmente en el centro donde se encuentra adscrito o delegar a un tercero mediante
poder firmado y copia del documento de identidad.
3.2) Requisitos para obtener el título en educación superior. Para obtener el título es necesario cumplir con
los siguientes requisitos:
a) Haber aprobado la totalidad de los créditos académicos establecidos por el programa cursado.
b) Haber aprobado una de las opciones de grado establecidas en el reglamento estudiantil, acorde con las
regulaciones dadas por el respectivo consejo de escuela
c) Haber presentado el Examen de Estado de la Educación Superior
d) Estar a paz y salvo por todo concepto con la institución
e) Pagar el valor de derechos de grado establecido por el Consejo Superior
 Para los títulos posgraduales no aplica el literal c.

 Para obtener la titulación en más de un programa académico, se deberá cumplir con cada uno de los
requisitos establecidos en los respectivos programas y la presente norma.
Reglamento académico, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo 39.
No se incluye lo establecido en el Reglamento estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo

39, literal f) y lo establecido en el parágrafo 2 del mismo artículo, por cuanto la Ley 1738 del 18 de diciembre
de 2014 establece que no se puede exigir la libreta militar como requisito para grado.
3.3) Los documentos que el estudiante debe aportar para evidenciar el cumplimiento de los requisitos para
obtener el título en educación superior son:
 Formato Carta de solicitud de grado (dirigida al director del centro). *

 Formato Acta de sustentación y calificación de la opción de trabajo de grado, (Registro Académico Individual
para la opción créditos de posgrado).*
 Registro Académico Individual. *
CÓDIGO:
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 Reporte de Resultado prueba SABER PRO (si los resultados no están registrados en el portal del ICFES, es válido
la certificación de asistencia).*
 Fotocopia del Diploma y Acta de bachiller tecnólogo o profesional según el grado a obtener (si es tecnólogo de
la UNAD no debe adjuntar diploma ni acta de bachiller, solamente los soportes de la tecnología).
 Fotocopia del Diploma y Acta de grado del programa cursado en el SENA (Para estudiantes convenio UNAD-
SENA).
 Fotocopia Legible del documento de identidad (ambas caras).
 Una fotografía tamaño 3x4 con fondo azul.*
 Formato Paz y salvo para grado (firmado por el director del centro).*
 Fotocopia del Recibo de pago de los derechos de grado (con el registro de la entidad bancaria).*
Nota: Todos los documentos se deben entregar en medio magnético.
* Estos documentos se deben entregar también en medio físico.
3.4) La universidad expedirá paz y salvo para grado una vez se haya verificado la completitud de documentos
en historia académica del estudiante, el cumplimiento de la totalidad de los créditos académicos del programa,
la opción de trabajo de grado, el estado financiero, deudas por laboratorios, deudas por biblioteca.
3.5) Para el desarrollo de este procedimiento la universidad contará con un proveedor de servicios de
soluciones tecnológicas adecuadas en administración electrónica, que incluya emisión de títulos en papel de
seguridad con firmas electrónicas acreditadas y certificadas, plataforma que administre, contenga y
publique el título universitario electrónico.
3.6) La UNAD hace entrega de los títulos (Diploma y Acta de grado) formalmente en ceremonia de grados
ordinarios y extraordinarios, los grados por ventanilla se entregan en la dirección de cada centro. El Acuerdo
de programación Académica anual expedido por el Consejo Académico establece la programación de
actividades para la gestión de grados.
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4) Descripción del Procedimiento
4.2) Insumos 4.5) Encargado de la

4.4) Registros de Ejecución y
Nº 4.1) Actividad necesarios para la 4.3) Descripción detallada de la actividad Actividad
de Resultados de la Actividad
actividad (responsables)
INICIO
1 Realizar solicitud de grado Ficha de El estudiante realiza la solicitud de grado Ficha de seguimiento Estudiante
seguimiento a diligenciando la ficha de seguimiento a individual y solicitud de
egresados egresados (estudiantes próximos a graduarse) grado individual
(estudiantes y selecciona el tipo de grado (ordinario, diligenciados en campus
próximos a extraordinario o por ventanilla), en el Campus virtual, con su respectivo
graduarse) virtual ingresando con las credenciales de consecutivo.
disponible en el acceso.
campus virtual. Listado de estudiantes
postulados para grado.
2 Verificar créditos contra plan Listado de Se revisa el registro académico y se verifica Listado de estudiantes Director de centro
de estudios. estudiantes que el estudiante haya cursado y aprobado la postulados para grado
postulados para totalidad de créditos del plan de estudios del indicando el cumplimiento o
grado. programa al que aspira graduarse. no del requisito del plan de
estudios.
Registro
académico del
estudiante.
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3 Verificar que el estudiante se Listado de Se revisa la situación financiera del estudiante, Listado de posibles Director de centro
encuentra a paz y salvo por estudiantes los pendientes de laboratorio y de biblioteca. graduandos a paz y salvo.
todo concepto. postulados para Además, se revisa la historia académica y se
grado. verifica que contenga todos los documentos Listado de posibles
requeridos. graduandos con pendientes
o deudas por algún
La revisión en biblioteca incluye verificar que concepto.
el documento final de la opción de trabajo de
grado y el Resumen Analítico Especializado se
haya subido al repositorio institucional en los
casos que aplica.
Si el estudiante se encuentra a paz y salvo se

incluye en el listado de posibles graduandos a
paz y salvo y sigue en el paso 6, de lo contrario
se incluye en el listado de posibles graduandos
con pendientes o deudas por algún concepto
y sigue en el paso 4.
4 Notificar al estudiante los Listado de Se notifica al estudiante mediante correo Notificación al estudiante. Director de centro
pendientes académicos, posibles electrónico de manera discriminada las
financieros, de laboratorio, graduandos con inconsistencias detectadas en el plan de
de biblioteca, y de deudas por algún estudios, así como las deudas por algún
documentos en la historia concepto concepto (financieras, laboratorio, biblioteca
académica. y de documentos en la historia académica)
que tenga con la universidad.
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El estudiante tiene plazo de saldar los

pendientes hasta tres días antes de la fecha
límite establecida en la programación
académica para expedir recibos de pago.
5 Saldar los pendientes o Notificación al Entregar o reportar los pendientes con la Registros que evidencian Estudiante
deudas. estudiante. universidad a través de los medios dispuestos que el estudiante se
para este fin. encuentra a paz y salvo por
todo concepto
Si el estudiante resuelve las inconsistencias en
el plan de estudios y salda satisfactoriamente
los pendientes financieros, de laboratorio, de
biblioteca de documentos, dentro del plazo
establecido, continua al paso 6, de lo contrario
el procedimiento finaliza y deberá volver a
hacer la solicitud de grado para una nueva
fecha.
6 Generar recibo de pago de Paz y salvo para Generar el recibo de pago de derechos de Recibo de pago de derechos Registro y control
derechos de grado. grado. grado para los estudiantes que están a paz y de grado. académico del centro
salvo por todo concepto.
7 Pagar derechos de grado. Recibo de pago de Cancelar los derechos de grado en las Recibo de pago de derechos Estudiante
derechos de entidades financieras autorizadas. de grado con timbre de caja.
grado.
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8 Generar paz y salvo por todo Listado de Se genera el paz y salvo por todo concepto y Paz y salvo para grado. Director de centro
concepto. posibles se valida mediante la firma del director de
graduandos a paz centro.
y salvo.
Formato Paz y
Salvo para Grado
F-7-1-3
9 Radicar documentación para Documentos del El estudiante reúne y escanea los documentos Documentos del estudiante Estudiante
grado. estudiante. que evidencian el cumplimiento de los radicados en el centro.
requisitos para grado, según se especifica en
la condición general 3.3. Los documentos en
medio físicos se organizan en una carpeta.
Entrega en el centro la versión física y la

versión digital de los documentos que son
requisitos para grado.
En el caso de estudiantes radicados en el

extranjero, los documentos requisito de grado
pueden ser enviados por correo electrónico.
10 Verificar completitud, Documentos del Verificar que la documentación presentada Documentos del estudiante Director de centro
diligenciamiento y veracidad estudiante por el estudiante corresponda con los verificados.
de la documentación. radicados en el documentos originales, esté completamente
centro. diligenciada con los datos tal y como aparecen
en los documentos originales y contenga
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todos los requisitos establecidos para

proceder con la graduación.
En caso de que la documentación cumpla con

los requisitos sigue al paso 12 de lo contrario
sigue en el paso 11.
11 Notificar al estudiante. Documentos del Notificar al estudiante de manera Notificación al estudiante. Director de centro
estudiante discriminada la deficiencia de la
verificados. documentación. Vuelve al paso 9.
12 Cargar documentación en la Documentos del Cargar los documentos del estudiante Documentos del estudiante Director de centro
aplicación Módulo para estudiante verificados en la aplicación Módulo para cargados en el módulo.
solicitud de grados. verificados solicitud de grados.
13 Confirmar la verificación de Documentos del Confirmar que los documentos cargados en el Documentos del estudiante Director de centro
la documentación. estudiante módulo han sido verificados contra los cargados en el módulo con
cargados en el originales. verificación confirmada.
módulo.
14 Verificar la finalización del Registro Se verifica que el estudiante cumple con los Documentos del estudiante Escuela
plan de estudios y académico y créditos académicos del plan de estudios y cargados en el módulo con
aprobación de la opción opción grado, aprobó una de las Opciones de Trabajo de verificación confirmada.
Trabajo de Grado. cargados en el Grado establecidas para el programa cursado.
módulo.
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15 Verificar la documentación Documentos del Verificar la información cargada en la Información del graduando GIDT (GRADOS)
cargada en la aplicación. estudiante aplicación y en caso de que cumpla con los para expedición de
cargados en el requisitos para la elaboración del diploma, el documentos.
módulo con acta, el carné de egresado y las resoluciones
verificación sigue en el paso 17, de lo contrario sigue en el
confirmada. paso 16.
16 Notificar al centro. Información del Notificar al centro de manera pormenorizada Notificación al centro. GIDT (GRADOS)
graduando para acerca de las deficiencias en la documentación
expedición de para grado, en caso de que la deficiencia este
documentos. en la documentación presentada por el
estudiante vuelve al paso 9, de lo contrario
vuelve al paso 12.
17 Avalar al estudiante para Información del Se avala la graduación de cada uno de los Listado de graduandos. GIDT (GRADOS)
grado. graduando para estudiantes y se consolida el listado de
expedición de estudiantes para grado.
documentos.
18 Generar los datos para la Listado de Se genera el listado de estudiantes para grado Listado de graduandos en el Persona designada
elaboración de Diplomas y graduandos. con los requisitos del proveedor de servicios formato establecido por el por la GIDT para esta
Actas de Grado. para la generación de los diplomas y actas de proveedor de servicios. actividad
grado.
19 Solicitar la emisión de Listado de Solicitar la emisión de diplomas y actas de Solicitud de emisión de GIDT (GRADOS)
diplomas y actas de grado al graduandos en el grado al proveedor de servicios. diplomas y actas.
proveedor de servicios. formato
establecido por el
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proveedor de
servicios.
20 Verificar los diplomas y actas Diplomas y actas. Verificar la documentación enviada por el Reporte de revisión. GIDT (GRADOS)
de grado. proveedor de servicios frente al listado de
graduandos
En caso de que exista alguna diferencia entre

lo solicitado y lo enviado se le notifica al
proveedor de servicios y vuelve al paso 19, de
lo contrario sigue en el paso 21.
21 Elaborar resoluciones. Listado de Se solicita a secretaría general los números de Resoluciones firmadas GIDT (GRADOS)
graduandos que se asignarán a las resoluciones de grados.
Se elaboran las resoluciones, se gestionan las

firmas correspondientes (GIDT y Rectoría).
Se organizan las resoluciones y se remiten a

Secretaría general (después de la ceremonia
de grado).
22 Distribuir documentos a Diplomas y actas. Se envían por correo certificado los paquetes Guía para rastreo de envíos. GIDT (GRADOS)
centros. de diplomas y actas.
En el caso de ceremonias ordinaria y

extraordinaria los carnets se envían a los
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centros a más tardar 30 días hábiles a partir de

la ceremonia de grado.
En el caso de grado por ventanilla los carnets

se envían simultáneamente con el diploma y
acta de grado.
23 Organizar la logística de Listado de Organizar la logística para la ceremonia de Instalaciones disponibles Director de centro
ceremonia de grados. graduandos. grados con base en el “Procedimiento para la ceremonia de grado.
Desarrollo de eventos”, si aplica.
Comunicación enviada al
estudiante del horario de
En el caso de grado por ventanilla se informa
atención en la que puede
al estudiante mediante correo electrónico, el reclamar el título en la
horario de atención en el que puede reclamar Dirección del centro (Grado
el título en la Dirección del Centro. por ventanilla).
24 Entregar los diplomas, actas Diplomas y Actas Entregar los diplomas, actas de grado y Diplomas, actas de grado y Director de centro
de grado y carnets a los de grado. carnets. carnets entregados al
graduandos. graduando.
Instalaciones En el caso de grado por ventanilla, se hace
disponibles para entrega del Diploma, Acta de grado y carné y
la ceremonia de se registra la firma de quien recibe los
grado. documentos y fecha de recibido.
FIN
5) Diagrama de Flujo del Procedimiento
5) Diagrama de flujo del procedimiento
Registro y control Académico del

Función GIDT Director de centro Estudiante Escuela GIDT(GRADOS)
centro
INICIO
Realizar solicitud de grado
Verificar créditos contra plan de

estudios del programa
Verificar que el estudiante se

encuentra a paz y salvo por todo
concepto
¿El estudiante presenta

inconsistencias en el plan de
estudios o deudas por algún
concepto (financieras, laboratorio,
no biblioteca)?
si
Notificar al estudiante los

pendientes académicos,
Saldar los pendientes o deudas.
financieros, de laboratorio o de
biblioteca.
¿El estudiante resolvió las

inconsistencias en el plan de
Generar recibo de pago de derechos estudios y saldó
si no Fin
de grado. satisfactoriamente los
pendientes dentro del plazo
establecido?
Pagar derechos de grado
Generar paz y salvo por todo

concepto.
Radicar documentación para grado.
Verificar completitud, diligenciamiento

y veracidad de la documentación
¿la documentación Cargar documentación en el

cumple con los si Módulo para solicitud de
criterios? grados
Verificar la finalización del plan

no Confirmar la verificación de Verificar la documentación cargada en la
de estudios y aprobación de la
la documentación aplicación
opción Trabajo de Grado.
Notificar al estudiante ¿se cumplen los

Notificar al centro no
requisitos?
si
Generar los datos para la

elaboración de Diplomas y Avalar al estudiante para grado
Actas de Grado.
Solicitar la emisión de
diplomas y actas de grado al no
proveedor de servicios.
Verificar los diplomas y actas de

grado.
¿los documentos
si cumplen con los
Organizar la logística de la requisitos?
ceremonia de grados
Elaborar resoluciones
Entregar los diplomas, actas de
grado y carnets a los graduandos.
Distribuir documentos a los

centros
FIN
Fase
6) Normatividad
6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre
Ley Ley 1738 del 18 de diciembre de Por medio de la cual se prorroga la ley 418 de
2014, Artículo 2. 1997,
Prorrogada y modificada por las leyes 548 de

1999, 782 de 2002, 1106 de 2006 y 1421 de
2010 (Libreta militar).
Decreto Decreto 1075 de 26 de mayo de Por medio del cual se expide el Decreto Único
2015. Reglamentario del Sector Educación.
Acuerdo Acuerdo 0029 de 13 de Por el cual se expide el Reglamento

diciembre de 2013. Artículo 39 Estudiantil de la Universidad Nacional Abierta
y a Distancia (UNAD).
Resolución Resolución No 8316 de 20 de Por el cual se reglamenta el artículo 42 del

noviembre de 2014. artículo 029 de 2013, por el cual se expide el
reglamento general estudiantil de la UNAD
(Grado póstumo).
7) Modificaciones/actualizaciones
7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización
0 24/02/2014 Primera versión emitida.
Se modificó objetivo y alcance por cuanto este procedimiento

solo incluye grados de estudiantes de educación superior.
Se modificó definiciones acorde con lo establecido en el

Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, condiciones
1 08/10/2015 generales 3.1 y 3.2 y se incluyen las condiciones generales 3.3
y 3.4. Se retiró la primera definición y se reemplaza por la
condición general 3.4.
Se modificó el primer paso, redacción y responsable del paso

15. En los pasos 18, 19 y 20 se reemplaza OCU por "el
proveedor de servicios" Se incluye en la normatividad la Ley
1738 del 18 de diciembre de 2014 la cual establece que no se

puede exigir la libreta militar para el grado.
Se incluyen la condiciones generales 3.3 y 3.6. Se modifica la

redacción de los pasos 1, 2, 3, 4, 5, 23 y 24 haciendo referencia
al grado por ventanilla y quitando la obligatoriedad de
2 2-22-08-2017
entregar documentos digitales en CD. Se adelanta el paso
"Generar recibo de pago de derechos de grado" el cual debe
realizarse antes de "Generar el paz y salvo.
Se modifica la condición general 3.3, se modifican los pasos 3,

3 24-11-2017 4 y 22. Se fusionan los pasos 9 y 10. Se incluye el paso 21. Se
ajusta la normatividad.

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“Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión

1) Descripción del Procedimiento

Definir la ruta documental, académica y administrativa para oficializar la

El procedimiento abarca la verificación del cumplimiento de los requisitos

Diploma póstumo El diploma póstumo es un reconocimiento otorgado por el Consejo Académico

Resolución No 8316 de 20 de noviembre de 2014, Artículo segundo.

Este debe llevar, en lugar destacado, la palabra duplicado, la fecha y el número

Reglamento académico, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo

c) Haber presentado el Examen de Estado de la Educación Superior

d) Estar a paz y salvo por todo concepto con la institución

e) Pagar el valor de derechos de grado establecido por el Consejo Superior

 Para los títulos posgraduales no aplica el literal c.

No se incluye lo establecido en el Reglamento estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo

 Formato Carta de solicitud de grado (dirigida al director del centro). *

Nota: Todos los documentos se deben entregar en medio magnético.

* Estos documentos se deben entregar también en medio físico.

4) Descripción del Procedimiento

4.2) Insumos 4.5) Encargado de la

Si el estudiante se encuentra a paz y salvo se

El estudiante tiene plazo de saldar los

Entrega en el centro la versión física y la

En el caso de estudiantes radicados en el

todos los requisitos establecidos para

En caso de que la documentación cumpla con

En caso de que exista alguna diferencia entre

Se elaboran las resoluciones, se gestionan las

Se organizan las resoluciones y se remiten a

En el caso de ceremonias ordinaria y

centros a más tardar 30 días hábiles a partir de

En el caso de grado por ventanilla los carnets

5) Diagrama de Flujo del Procedimiento

5) Diagrama de flujo del procedimiento

Registro y control Académico del

Realizar solicitud de grado

Verificar créditos contra plan de

Verificar que el estudiante se

¿El estudiante presenta

Notificar al estudiante los

¿El estudiante resolvió las

Pagar derechos de grado

Generar paz y salvo por todo

Radicar documentación para grado.

Verificar completitud, diligenciamiento

¿la documentación Cargar documentación en el

Verificar la finalización del plan

Notificar al estudiante ¿se cumplen los

Generar los datos para la

Verificar los diplomas y actas de

Distribuir documentos a los

6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre

Prorrogada y modificada por las leyes 548 de

Acuerdo Acuerdo 0029 de 13 de Por el cual se expide el Reglamento

Resolución Resolución No 8316 de 20 de Por el cual se reglamenta el artículo 42 del

7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización

0 24/02/2014 Primera versión emitida.

Se modificó objetivo y alcance por cuanto este procedimiento

Se modificó definiciones acorde con lo establecido en el

Se modificó el primer paso, redacción y responsable del paso

1738 del 18 de diciembre de 2014 la cual establece que no se

Se incluyen la condiciones generales 3.3 y 3.6. Se modifica la

Se modifica la condición general 3.3, se modifican los pasos 3,

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