SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACION COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Gestión Documental Código: 521213

Versión: 2
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
250601030
Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en Organizar fondos acumulados de
cuenta las diferentes estructuras orgánico-funcionales, acuerdo con normatividad vigente y
aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad
industrial y salud ocupacional, normas y técnicas de
políticas institucionales.
preservación y conservación documental, y la legislación
vigente.
Duración de la guía ( en horas): 18 horas

2. INTRODUCCIÓN

Esta guía pretende hacer un recorrido conceptual y práctico alrededor de la clasificación

documental; una de las actividades más importantes en la gestión documental, y más
específicamente en el procesos de organización de archivos

Se inicia con el levantamiento de la información, posteriormente se analizan los datos

obtenidos con el fin de plantear una lista de posibles series y subseries documentales.
Luego, se realizan las correspondientes entrevistas, para confirmar la existencia de los
grupos documentales. Por último, se codifica y se conforman los cuadros de clasificación
documental (CCD); sin olvidar la verificación de la información contenida en éstos.

Al finalizar la Actividad de Aprendizaje 1, usted estará en capacidad de comprender los

principios de la archivística. También, podrá elaborar exitosamente los cuadros de
clasificación documental, siguiendo los procedimientos establecidos.
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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Redacción de un texto: Lea y analice el siguiente gráfico, luego redacte un texto que lo
explique detalladamente.

3.2Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.

Completar el gráfico: Complete el siguiente gráfico, ubicando los elementos en los

cuadros correspondientes.

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1. Contabilidad 13. Gerencia

2. Certificados 14. Comprobantes de egreso
3. Hoja de vida 15. Actas
4. Soportes de estudio 16. Evaluaciones de desempeño
5. Administración 17. Circulares
6. Comprobantes de ingreso 18. Historias laborales
7. Talento Humano 19. Presupuesto
8. Documentos de identificación 20. Contratos
9. Descuentos de nómina 21. Comprobantes
10. Informes 22. Nómina
11. COPENAL 23. Anexos
12. Estados financieros

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3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización).

Taller: Elabore los cuadros de clasificación documental del colegio ABC School.

1. Levantamiento de información

2. Descripción primaria del fondo documental

3. Organización y análisis de la información

4. Entrevistas

5. Codificación

6. Elaboración de los CCD

7. Verificación

A. Anexo 1: Información ABC School

ABC SCHOOL

Quiénes Somos?
ABC School surge para rescatar los objetivos auténticos del quehacer educativo, a
través de una institución que conjuga, tendencias de vanguardia en la educación y muy
especialmente en la formación del ser humano.

Nuestra institución ofrece a su alumnado no solamente una educación rica en

contenidos e información, sino toda una visión integral plena de valores humanos y
sociales que le permiten resplandecer en armonía. Nos basamos en la FILOSOFIA DE
CALIDAD TOTAL en la educación y en la enseñanza en valores, ya que nos interesa
perfeccionar y mejorar constantemente los métodos, procesos y técnicas de aperndizaje,
en donde se comparta el deseo del desarrollo social y la plenitud humana.

MISIÓN

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Estimular el intelecto, el carácter y la personalidad de los estudiantes mediante la

generación de procesos que permitan desarrollar el pensamiento, los sentimientos y la
sensibilidad, proporcionándoles un manejo racional de los recursos que conduzcan a
una retribución pedagógica junta para con los diferentes estamentos académicos –
administrativos.

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FUNCIONES POR ÁREA

RECTORIA

 Formular las políticas para el buen funcionamiento de los procesos educativos.

 Brindar información de carácter general (informativa) y normativa.
 Sesionar y tomar decisiones misionales; y de Junta de Padres de Familia.
 Elaborar los planes de acción anuales.

COORDINACIÓN ACADÉMICA Y DISCIPLINARIA

 Sesionar y tomar decisiones disciplinarias y académicas.

 Presentar informes sobre la gestión académica y disciplinaria de cada periodo
escolar.
 Elaborar y actualizar los manuales de convivencia.
 Brindar información de carácter general (informativa) y normativa.
 Evaluar el desempeño laboral de los docentes a su cargo.

ADMINISTRACIÓN

 Contratar los equipos y suministros necesarios para el buen funcionamiento de la

entidad.
 Contratar el recurso humano necesario para el buen funcionamiento de la entidad.
 Promover y coordinar relaciones cooperativas de tipo interinstitucional.
 Presentar informes sobre la gestión administrativa de la entidad educativa.
 Sesionar y tomar decisiones de carácter administrativo.
 Brindar información de carácter general (informativa) y normativa.

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TALENTO HUMANO

 Gestionar las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la entidad

educativa.
 Evaluar el desempeño laboral de los funcionarios de servicio administrativo y
general.
 Brindar información de carácter general (informativa) y normativa.
 Elaborar y coordinar el programa de bienestar al funcionario.
 Gestionar la nómina de todos los funcionarios de la entidad.

PLANEACIÓN EDUCATIVA

 Elaborar el Proyecto Educativo Institucional

 Brindar información de carácter general (informativa) y normativa.
 Elaborar y coordinar los proyectos de lectura; de arte; de medioambiente;
de ciencias; y de cultura física.
 Elaborar y coordinar el programa de bienestar al estudiante.
 Presentar informes con respecto al cumplimiento de las metas educativas.
 Sesionar y tomar decisiones con respecto a la gestión educativa de la
entidad.
 Gestionar las historias estudiantiles de la comunidad académica.

CONTABILIDAD

 Llevar las cuentas de los movimientos monetarios en la entidad.

 Proponer y gestionar el presupuesto por periodo.
 Presentar informes de la gestión contable de la entidad.
 Brindar información de carácter general (informativa) y normativa.
 Sesionar y tomar decisiones con Respecto a la gestión contable de la entidad.

B. Formato 2 : Organización de la información

Nombre de la sección/subsección

Funciones Series Suberies Tipos Observaciones

documentales

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C. Formato 3 : Cuadro de clasificación documental

Logo Nombre fondo

Nombre sección
Código

Unidad Serie/Subserie
Administrativa
Series, subseries y tipos documentales

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Prueba-concurso: Una vez realizada la consulta de los contenidos de esta primera

Actividad de Aprendizaje, usted ha podido conocer y aplicar los procedimientos para la
elaboración de los cuadros de clasificación documental. Es momento de poner a prueba
sus conocimientos técnicos en torno al tema.

Para participar en la prueba concurso, conforme un grupo de 5 personas. Después de

conformados los grupos, se presentarán varios interrogantes en torno al tema de CCD; el
grupo que logre la mayor cantidad de aciertos será el ganador de la prueba concurso.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e

Aprendizaje Instrumentos de
Evaluación

De Desempeño:  Aplica de manera

Participación en la prueba- responsable los
concurso. conceptos de archivo de Lista de chequeo
gestión, archivo central,
De Producto: Elaboración archivo histórico, de
de los CCD del Colegio acuerdo con el ciclo vital
ABC School. de los documentos.

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De conocimiento:  Aplica objetivamente las

Desarrollo del taller agrupaciones
documentales de la
Organización y elabora el
cuadro de clasificación
documental. Clasifica los
metales.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Contenidos y material complementario Actividad de Aprendizaje 1.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEBGRAFÍA

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Fabio Andrés Tabla Rico, Instructor, Centro de Desarrollo Agroempresarial, Regional

Cundinamarca.

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