P/T E-1

Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
La Elegancia, S.A. Revisado: a b p
Ciclo de Egresos Compras Fecha: 15/10/2008
Narrativa de Solicitud de Compra
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Juan Antonio Farero

Puesto: Asistente de Compras

1. Las Solicitudes de compra pueden generarse por pedidos directos de los usuarios
de los insumos o servicios o en un departamento de planificación y control de
las ventas en las diferentes áreas, que se encarga de determinar la oportunidad y
el volumen de las compras.

2. Durante el procesamiento de las solicitudes de compra pueden generarse

diversos informes útiles para su control:

 Productos existentes
 Productos con existencia superior al punto de pedido (existencia mínima
que obliga la necesidad de compra)
 Detalles de solicitudes procesadas
 Detalle de solicitudes rechazadas

3. Si la compra corresponde a artículos para la venta, se evalúa la compra de una

cantidad grande para obtener una mejor oferta y evitar unos diferenciales
cambiarios en dólares continuos.

4. Cuando se refiere a compras de útiles de oficina, mobiliario y equipo, se toma en

cuenta si estas aparecen dentro del presupuesto de la empresa

5. Una vez la solicitud por el responsable del sector que efectuó el pedido o del
departamento de planificación se envía al departamento “compra”

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
Revisado: a b p
La Elegancia, S.A. Fecha: 15/10/2008
Ciclo de Egresos Compras
Narrativa de Cotización y Selección de Proveedores
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Katherine de Tomas

Puesto: Jefe de Compras

1. en función de la solicitud, el sector “compras” es el encargado de efectuar las

gestiones necesarias para adquirir los insumos o servicios solicitados.

2. La empresa lleva una lista autorizada de proveedores, la cual se ha determinado

de acuerdo al rendimiento de cada proveedor de un modo continuo sistemático,
en algunas oportunidades el procedimiento aplicable es:

 Uso de múltiples proveedores para estimular la competencia en los

precios y contar con fuentes alternativas de suministros de los artículos
fundamentales.
 Uso del sistema de ofertas para conseguir el precio mas bajo posible
 Visitas de los proveedores para conocer la capacidad de estos

1. Se utiliza el método del uso de contratos para obtener determinados artículos, las
necesidades de estos artículos deben determinarse cuidadosamente y se revisan
periódicamente para asegurarse de que dichas compras se realizan a precios
favorables.

2. Cuando se refiere a compras de útiles de oficina, mobiliario y equipo, se toma en

cuenta si estas aparecen dentro del presupuesto de la empresa.

3. Una vez aprobada la solicitud por el responsable del sector que efectuó el pedido
o del departamento de planificación se envía al departamento “Compras”

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
Revisado: a b p
La Elegancia, S.A. Fecha: 15/10/2008
Ciclo de Egresos Compras
Narrativa de Emisión de Ordenes de Compra
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Katherine de Tomas

Puesto: Jefe de Compras

1. Una vez determinado el proveedor se emite la orden de compra prenumerada, la

cual debe contener todas las condiciones negociadas con el proveedor, los datos
básicos son:

 Datos sobre el proveedor

 Datos sobre el producto o servicio solicitado (cantidad, código,
descripción)
 Precio
 Condiciones de pago
 Aspectos sobre calidad

2. Las copias de la orden de compra, debidamente autorizada, se envía a

contaduría, al departamento solicitante y a recepción.

3. Durante el procesamiento de las órdenes de compra pueden generarse diversos

informes útiles para su control, entre los que se encuentran:

 Ordenes pendientes de considerable antigüedad.

 Ordenes urgentes, para facilitar su antigüedad
 Volúmenes de compras mensuales por producto, etc.

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
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Ciclo de Egresos Compras Fecha: 15/10/2008
Narrativa de Recepción de Mercaderías
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Francisco Hanley de Ramírez

Puesto: Bodeguero

1. La recepción de mercaderías se efectúa en un sector dedicado exclusivamente a

dicha función en donde se cuenta o pesan los bienes recibidos y se compara las
cantidades y cualidades de la mercadería (tipo, medidas, colores, otras
especificaciones), con la orden de o compra, si se aprueba la recepción del
producto se le hace su respectivo ingreso

 A través del sistema se realiza el ingreso en unidades, haciendo

referencia a la orden de compra correspondiente.
 Se sella la nota de envió al proveedor y se le consigna el numero, de la
orden de compra.
 Las valorización del inventario se realiza automáticamente ya que se
tiene parametrizado que el valor lo tome en base a los precios del pedido
y a las unidades reales ingresadas.

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
La Elegancia, S.A. Revisado: a b p
Ciclo de Egresos Compras Fecha: 15/10/2008
Narrativa de Control y Calidad de las Compras
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Bryan Tárelo Muñoz

Puesto: Jefe de Bodega

2. Posterior a la recepción de la mercadería, para la revisión de su calidad, se tienen

elaboradas normas sobre inspección y comprobación de la calidad que son
aplicados a los proveedores y también en la recepción de las mercaderías.

3. El departamento de control de calidad, es el encargado especifico de la

evaluación de cada recepción de materiales comprados y quien tiene la potestad
de recurrir a la devolución si así, determinan conveniente.

4. El encargado del departamento de control de calidad o una persona delegada por

él, inspecciona las instalaciones de los proveedores para comprobar su capacidad
de producir según las normas fijadas y sus condiciones higiénicas y de seguridad
entre otras.

5. Control de calidad tiene en su departamento un especialista para examinar la

calidad de las teclas de los diferentes tipos de ropa que vende la empresa.

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
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Ciclo de Egresos Compras Fecha: 15/10/2008
Narrativa de Devolución Sobre Compras
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Juan Antonio Farero

Puesto: Asistente de Compras

1. Como parte del control de compras se ha designado a una persona encargada de

recibir y revisar la mercadería, cotejándola con la orden de compra en cuanto a
cantidad, calidad y la fecha en que se ingresa

2. Durante la revisión pueden surgir desacuerdos originados por productos de mala

calidad o distinta a las especificaciones indicadas en la orden de compra

3. Al detectar un fraude a través de un envió de calidad inferior o por cualquier

otro concepto, se procede a la devolución de la compra efectuada

4. Existen excepciones que se toleran previa aprobación y autorización del

encargado de control de calidad, quien determina la parte de las mercaderías,
que no cumplen con las normas de calidad, estas se transfieren a la bodega de
reclamos para luego elaborar la nota de devolución, y para proceder a la
devolución de la mercadería

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
Revisado: a b p
La Elegancia, S.A. Fecha: 15/10/2008
Ciclo de Egresos Compras
Narrativa Control y Administración de Cuentas Por Pagar
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Lancen Stuart

Puesto: Asistente de Pagos

1. Cuando se tiene registradas las facturas en contabilidad, se generan reportes

analíticos para el adecuado control y administración de las cuentas por pagar,
como lo son:

 Proveedores locales
 Proveedores Extranjeros
 Acreedores
 Entidades gubernamentales
 Empleados y funcionarios

2. Con esta información, el encargado de cuentas por pagar administra

adecuadamente las cuentas por pagar, además realiza correcta y oportunamente
las propuestas de pago y las transfiere al departamento de tesorería para su
respectivo pago.

3. Además, se cuenta con información de los proveedores importantes y

estratégicos, la cual sirve para tener un seguimiento especial de sus registros y
datos estadísticos de volúmenes de compras, descuentos, pagos, etc.

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
Revisado: a b p
La Elegancia, S.A. Fecha: 15/10/2008
Ciclo de Egresos Compras
Narrativa de Recepción y Custodia de Facturas
31 de Diciembre del 2007

Encargado: Cindy de Pérez

Puesto: Asistente de Contabilidad

1. La recepción de facturas esta a cargo del departamento de cuentas por pagar, en

donde se ha establecido que sólo que solo el día lunes se recibirán las facturas
en el horario de 8:00 a.m. a 17:00 p.m., con el fin de llevar un mejor control de
la documentación y programación de pago.

2. Cuando el proveedor presenta facturas, el asociado de cuentas por pagar, debe

verificar que la factura cumpla con los requisitos siguientes:

Requisitos fiscales:

 Que este a nombre de la empresa

 Que el NIT sea el correcto
 Que la dirección sea la indicada
 Que la factura exprese la cantidad de mercaderías, el precio unitario y el precio
total

Requisitos de control Interno

 Toda factura debe consignar el número de orden de compra

 En base al pedido, el asignado verifica en el sistema que el producto haya sido
ingresado al almacén y que coincida con lo facturado
 Verificar que el valor de la factura sea el pactado en la orden de compra

3. Si la factura cumple con los requisitos fiscales y de control interno, se procede al

registro contable

4. Cuando se registra la factura se emite la respectiva contraseña de pago, la cual se

le proporciona al proveedor (contraseña original) a cambio de la factura y la
copia se adjunta a la factura

5. Posteriormente, la factura con su respectiva contraseña, se archiva en orden

alfabético.

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Hecho: o v b
Fecha: 15/10/2008
Revisado: a b p
La Elegancia, S.A. Fecha: 15/10/2008
Ciclo de Egresos Compras
Controles Internos y Procedimientos
31 de Diciembre del 2007

1. Cargos Diferidos (Gastos de Organización)

Custodia

Archivar adecuadamente los documentos que amparan los gastos de organización

Identificar adecuadamente los documentos que amparan los gastos de organización

Segregación

Que la persona que registra en los auxiliares, sea distinta la que contabiliza

Registro

Actualización del diario

Registro de los desembolsos de los pagos

Procedimientos

Verificación de los cálculos en las amortizaciones

Cotejar el saldo de contabilidad con los documentos que amparan el saldo de la cuenta

2. Proveedores

Custodia

Protección de la documentación que avalan los pagos.

Archivar adecuadamente los documentos

Segregación

Que la persona que recibe las facturas sea distinta de quien paga

Que la persona que cotiza las compras, sea distinta de quien las realiza

Registro

Registro y control de los proveedores