MAPA DE RIESGOS PROCESOS DE SOPORTE

AÑO 2013

CLASIFICACIÓN Evaluación NUEVA CLASIFICACIÓN NUEVA OPCIONES

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CONTROLES ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR
Probabilidad Impacto Riesgo Probabilidad Impacto EVALUACIÓN MANEJO
1- Se recepcionan las
novedades por parte de
los funcionarios en cada
1- Elaboración y
quincena.
ejecución del
cronograma de
2- Se elaboran la (No de novedades
No pago oportuno novedades Coordinador
El incumplimiento prenomina y se inclyen no incluidas en el
de la nómina y Administrativo y
del cronograma Asumir, reducir las solicitudes periodo)/ (No de
demás conceptos
establecido para el
3 3 A 2- Se elabora una 2 3 M
el riesgo
Financiero /
novedades
asociados a la pre-nómina, con el Responsable de
pago de nomina 3- Se verifica la presentadas en el
relación laboral fin de verificar que Gestión Humana
prenómina por parte del periodo) x 100%
las novedades
responsable de gestión
queden incluidas
human y por parte del
para su pago
Coordinador
Asdministrativo y
financiero.

La información 1- Solicitud via correo (No de soportes

GESTION suministrada por electrónico; telefónica o verificados que
Verificación de los
HUMANA Inconsistencia en los funcionarios, mediante oficio para Coordinador acreditan el perfil
documentos que
los soportes de la para el verificar la información Administrativo y del cargo por hoja
soportan los Asumir, reducir
hoja de vida de los cumplimiento de 3 3 A requerimientos
2 3 M
el riesgo
aportada: Financiero / de vida) / No de
funcionarios de la los requisitos del Responsable de Soportes
exigidos para el
CREG cargo no es 2- Se adjuntan las Gestión Humana presentados que
empleo
verificada por el respuestas obtenidas en acreditan el perfil
área administrativa. la historia laboral del cargo) x 100%

1- Se radican y
No se cuenta con digitalizan los
una herramienta o documentos soporte de
(No de Historias
mecanismo de las historias laborales
Se diligencia el Coordinador laborales de los
respaldo que
Pérdida de formato GH-FT-022 Administrativo y funcionarios de la
permita la custodia Asumir, reducir 2- Se folian los
información de las
de las historias
2 3 M con la información 1 3 M
el riesgo documentos soporte
Financiero / entidad) - (No de
historias laborales de cada historia Responsable de historias laborales
laborales en el
laboral Gestión Humana digitalizas y con
evento de que 3- Se Consiga la
formato) = 0
estas sufran información de la
deterioro o pérdida historia laboral con sus
repectivos folios en el

CLASIFICACIÓN Evaluación NUEVA CLASIFICACIÓN NUEVA OPCIONES

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CONTROLES ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR
Probabilidad Impacto Riesgo Probabilidad Impacto EVALUACIÓN MANEJO
 1. No.
1. Realizar capacitación
1. Capacitación Documentos
No contar con un de los procedimientos y
2. Manejo y radicados - No.
control adecuado manejo del sistema.
actualización del Coordinador Documentos
que permita que los Reducir, evitar, 2. Mantener actualizado
La pérdida de sistema Administrativo y fisicos = 0
documentos se compartir o las bases de datos y los
documentos en el
transpapelen y
1 4 A documental. 1 4 A transferir el formatos ( afuera)
Financiero / Grupo
archivo 3. Control de los de Gestión 2.( No.
realizar el riesgo 3. Ejecución del Plan de
documentos Documental Actividades
seguimiento acción eleborado por el
4. Plan de ejecutas del plan)
pertinente. Grupo de Gestón
contingencia. / No. Acvtividades
Documental
programadas del
1. Digitalización de 1. Capacitar al personal
los documentos para la realización de
faltantes para evitar sus funciones
la manipulación de 2. Escanear la
los documentos documentación
No contar con lo Coordinador
físicos. completa desde el No.
elementos Administrativo y
2. Cumplimiento de Reducir, evitar, momento de recibirlos. Actualizaciones
necesarios para la Financiero / Grupo
GESTION Deterioro de la las normas del AGN compartir o 3. Seguir cumpliendo realizadas de
DOCUMENTAL documentación
protección de los 4 4 E al respecto.
2 4 A transferir el las normas y
de Gestión
acuerdo con
documentos y Documental /
3. Organizar, riesgo manteniendo el archivo modificaciones en
manipulación no Funcionarios
limpiar y quitar físico. la normas.
sea la adecuada. CREG
material abracivo 4. Realizar visitas de
de los documentos. verificación de las
instalaciones locativas
donde se custodian los
documentos
No contar con 1. Crear una
recurso humano herramienta que permita
con la idoneidad Remitirse a las poder evaluar la
Coordinador
suficiente para personas confidencialidad de los
Reducir, evitar, Administrativo y No. Documentos
Entrega al público determinar cuales encargadas de los documentos.
compartir o Financiero / Grupo prestados - No.
de documentos de documentos tienen 2 4 A procesos para que 1 4 A transferir el
2. Capacitar al personal
de Gestión Documentos
carácter reservado el carácter de informe cuales son de gestión documental,
riesgo Documental confidenciales = 0
reservado los documentos con el objeto de resaltar
/Grupo Jurídico
confidenciales. la importancia y las
consecuencias del no
cumplimiento de la

CLASIFICACIÓN Evaluación NUEVA CLASIFICACIÓN NUEVA OPCIONES

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CONTROLES ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR
Probabilidad Impacto Riesgo Probabilidad Impacto EVALUACIÓN MANEJO
1. Formato de
registro de
1. Cumplimiento de los
Se presentan actividades diarias
programas de
tiempos de no 2. Se está Número de
mantenimiento para la
disponibilidad de la monitoreando los Coordinador minutos de NO
Plataforma
plataforma servidores Administrativo y disponibilidad de
Falta de 2. Monitoreo de los
tecnologica que 3. Se está Asumir, reducir Financiero / la Plataforma
Continuidad en el 3 3 A 1 3 M servidores
generan rediseñando la el riesgo Responsable de Número de
servicio 3. Formato de registro
interrupciones en la arquitectura de la Informática y incidentes de NO
de actividades diarias
prestación de Plataforma Tecnología disponibilidad de
4. Generar plan de
servicios de 4. Se está la Plataforma
contigencia de la
GESTION tecnología. trabajando en el
plataforma
INFORMATICA Data Center
Sectorial
Y
TECNOLOGIA
 GESTION
INFORMATICA
Y 1. Control de
TECNOLOGIA Medios y Soporte 1. Traslado de
de respaldo de información a la SAN
información. 2. Realizar las
Coordinador
2. Generación de actividades Número de
No ejecutar el Administrativo y
Cintas de Custodia programadas de recuperaciones
Pérdida de la debido respaldo de Asumir, reducir Financiero /
3 3 A 3. Programación de 1 3 M pruebas de exitosas/ Número
información toda la información el riesgo Responsable de
la Herramienta TSM recuperación de recuperaciones
de la entidad. Informática y
y FastBack para 3. Afinamiento de la solicitadas
Tecnología
ejecución de copias configuración de las
de respaldo herramientas TSM y
4. Respaldos FASTBACK.
adicionales en

CLASIFICACIÓN NUEVA CLASIFICACIÓN

Evaluación NUEVA OPCIONES
PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN CONTROLES ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR
Riesgo EVALUACIÓN MANEJO
Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto
1- Realizar revisión y
La Contraloría no validación entre SIIF y
opine o se abstenga Coordinador
Se realiza aplicativo de inventarios
de opinar como Administrativo y (V/r total a
conciliación y 2- Realizar revisión y
resultado de un Reducir, evitar, Financiero / reportar por
Estados verificación de la validación del aplicativo
análisis y una compartir o Outsourcing contabilidad) - (V/r
Financieros no
calificación final sobre
3 4 E información y 2 4 A de nómina
transferir el contable / Reportado por el
razonables el estado financiero, reporte generada 3- Realizar revisión y
riesgo Responsables de área involucradas)
de acuerdo a las en SIIF II y los validación del SIFF y
la consolidación =0
resoluciones 355, aplicativos alternos, hoja de Excel de cartera
de la información
356, 357. 4- Realizar y validar
1- Se realiza el arqueos
1- de caja
Revisión menor
de cada
cálculo por parte factura y establecer el
GESTION Las normas contablidad de régimen a que
FINANCIERA tributarias no deducion impuestos corresponde
(No.
precisan el a través de una 2- Se calculan en la
Reclamaciones
procedimiento de hoja de excel herramienta en Excel
Liquidacion Coordinador realizadas por
liquidación formulada y los impuestos tributarios
incorrecta de Administrativo y liquidación
generando validada Asumir, reducir de acuerdo con las
descuentos de 4 2 A 3 2 M Financiero / incorrecta de
diferentes el riesgo tablas
impuestos Outsourcing descuentos de
interpretaciones 2- Se informa y 3- Se envía a la
tributarios contable impuestos
que pueden sustenta en la Fiduciaria con los
tributarios en el
producir factura la soportes respectivos
mes) = 0 .
liquidaciones liquidación de 4- Se concilian los
erroneas descuentos de descuentos aplicados
impuestos por la CREG con los
tributarios a la aplicado por la fiduciaria

CLASIFICACIÓN NUEVA CLASIFICACIÓN

Evaluación NUEVA OPCIONES
PROCESOS RIESGO DESCRIPCIÓN CONTROLES ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR
Probabilidad Impacto Riesgo Probabilidad Impacto EVALUACIÓN MANEJO

1- Incluir en el
1-Realizar la
procedimiento y la
actualización del
carcterización del
La persona proceso en cuanto al
proceso
(Natural o Juridica) procedimiento y Coordinador
Evitar, reducir, (No de Contratos
Falta de idoneidad a contratar no caracterización Administrativo y
2- Realizar la compartir o verificados) / No
de la persona cumple con el lleno 4 4 E 4 4 E 2- Oficiar a las Financiero /
verificación de la transferir el de Contratos
contratada de los requisitos entidades academicas y Responsables de
información riesgo suscritos) x 100%
académicos y de entidades la solicitud de contratación
aportada por el
experiencia verificación de la
recurso humano
documentación
contratado por la
aportada
CREG

BIENES Y
 1- Se revisan las
condiciones
previstas en los
1- Llevar a cabo las
términos de
actividades requeridas No de Novedades
referencia
La no aplicación de en el proceso de identificadas de
BIENES Y Incumplimientos los parámetros contratación, las cuales Coordinador no cumplimiento
SERVICIOS 2- Se revisan todas Reducir, evitar,
legales o de lo establecidos en el deben ser controladas Administrativo y de requisitos de
las cotizaciones y compartir o
establecido en el manual de 4 4 E 2 4 A y verificadas por la Financiero / acuerdo al manual
se aprueban en transferir el
Manual de contratación Coordinación Responsables de de contratacón
comité de compras riesgo
Contratación Administrativa y contratación presentadas en el
financiera de trimestre deben
3- Ejecutar todos
conformidad con el ser iguales a cero
los lineamientos
manual de contratación
descritos en el
manual de
contratación

1- Solicitar y verificar
Aprobación y los documentos
ejecución de necesarios para la Contrataos
Coordinador
Contratos sin el 1- Verificación de Reducir, evitar, contratación legalizados sin el
Contratar sin el Administrativo y
lleno de los los documentos compartir o lleno de los
lleno de los 4 4 E 2 4 B Financiero /
requisitos requeridos para la transferir el 2- Requerir al requisitos en el
requisitos Responsables de
establecidos en el contratación riesgo contratista para que trimestre evaluado
contratación
manual de allegue los documentos igual a cero
contratación solicitados para la
contratación, en los