Uso de Excel y Access para el desarrollo de 

aplicaciones administrativas empresariales
Importar, exportar y vincular datos entre Access y Excel 
Ocultar todo 

Access y Excel pueden compartir datos de muchas formas. Se puede copiar datos 
desde una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en 
Excel  para  almacenar  y  trabajar  con  datos.  Consta  de  celdas  que se  organizan  en 
filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un  libro.)  abierta y 
pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo en una base 
de  datos  de  Access  o,  simplemente,  cargar  en  Excel  una  hoja  de  datos  de  Access 
utilizando  el  comando  Analizar  con  Excel.  En  este  tema  se  explica  de  forma 
detallada cómo intercambiar datos entre Access y Excel importando, exportando o 
vinculando datos. 

Importar datos desde Excel 

Crear vínculos a datos de Excel 

Exportar datos de Access a Excel 

Solución de problemas 

Importar datos desde Excel 

Si tiene intención de almacenar en Access algunos o todos los datos contenidos en 
una o varias hojas de cálculo de Excel, debería importar el contenido de la hoja de 
cálculo  en  una  base  de  datos  de  Access  nueva  o  existente.  Cuando  importa  los 
datos,  Access  crea  una  copia  de  los  datos  en  una  tabla  nueva  o  existente,  sin 
modificar el archivo de origen de Excel. 

A  continuación  se  indican  algunos  escenarios  en  los  que  puede  ser  necesario 
importar datos de Excel en Access: 

Lleva mucho tiempo usando Excel y ahora se está planteando la posibilidad 
de pasarse a Access. Podría empezar por  importar sus hojas de cálculo de 
Excel en una o varias bases de datos nuevas de Access. 
Es usted un director que recibe de sus empleados informes en formato de 
Excel y desea combinar los informes con una base de datos existente para 
actualizar el contenido de la misma. 
Es usted un director al que sus empleados le envían informes semanales en 
forma  de  archivos  de  Excel  y  desea  automatizar  la  operación  de  importar 
para ahorrar tiempo. 
Está  desarrollando  una  aplicación  en  la  que  es  necesario  escribir  código 
 para importar datos de Excel en Access. 

Si es la primera vez que va a importar datos desde Excel, debería saber lo siguiente: 

No busque maneras de guardar una hoja de cálculo de Excel como una base 
de  datos  de  Access.  Microsoft  Excel  no  proporciona  la  funcionalidad 
"guardar como" para crear una base de datos de Access con datos de Excel. 
Para  iniciar  la  operación  de  importación,  la  base  de  datos  de  Access  debe 
estar abierta  previamente. Si desea importar  los  datos en una nueva base 
de datos, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga tablas, 
formularios ni informes) antes de iniciar la operación de importación. 
Los datos importaos desde una hoja de cálculo se almacenan en una tabla 
nueva o existente en la base de datos actual. Si no está familiarizado con las 
tablas o con la estructura de las bases de datos, vea Información sobre las 
tablas (MDB) y Diseñar una base de datos. 
Cuando  abra  una  hoja  de  cálculo  de  Excel  en  Access  (en  el  cuadro  de 
diálogo Abrir archivo, cambie el valor del cuadro de lista Tipo de archivo a 
Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo deseado), Access 
crea un vínculo a la hoja de cálculo en lugar de importar sus datos. Crear un 
vínculo a una hoja de cálculo es distinto a importarla en una base de datos. 
Para  obtener  más  información  sobre  la  vinculación,  vea  la  sección  Crear 
vínculos a datos de Excel más adelante en este tema. 

Introducción a la operación de importación 

Paso 1: Identificar los datos que se desea importar 

Empiece por buscar el archivo de Excel y seleccione la hoja de cálculo que posee los 
datos que desea importar en Access. Durante la operación de importación sólo se 
puede  importar  una  hoja  de  cálculo  o  rango  con  nombre (nombre:  palabra  o 
cadena de caracteres que representa una celda,  rango de celdas, fórmula o valor 
constante.  Utilice  nombres  fáciles  de  entender,  como  Productos,  para  referirse  a 
rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) cada vez. Si no desea importar 
toda la hoja de cálculo o un rango con nombre existente completo, puede que se 
plantee  crear  un  nuevo  rango  con  nombre  que  sólo  incluya  las  celdas  que  desee 
importar. Tenga en cuenta que durante la operación de importación, puede decidir 
omitir una o varias columnas de la hoja de cálculo o del rango con nombre, pero no 
es posible hacerlo con las filas. 

Para importar varias hojas de cálculo o rangos con nombre, repita la operación de 
importación para cada hoja de cálculo o rango. 

Para obtener más información sobre cómo trabajar con rangos con nombre, vea la 
Ayuda de Excel. 

Paso 2: Identificar la base de datos y la tabla de destino
Identifique la base de datos en la que se almacenarán los datos importados. Si no 
desea almacenar los datos en ninguna de  las bases de datos existentes, cree una 
base de datos en blanco. Para obtener más información sobre cómo crear una base 
de  datos  en  blanco,  vea  la  sección  "Crear  una  base  de  datos  vacía  sin  usar  el 
Asistente para bases de datos" del tema Crear una base de datos de Access. 

La  operación  de  importación  se  iniciará  después  de  abrir  la  base  de  datos  de 
destino. Durante la operación, se le pedirá que especifique el nombre de la tabla 
donde se almacenarán los datos importados. Si especifica el nombre de una tabla 
existente, Access anexará los datos al final de la tabla. Si elige almacenar los datos 
en una nueva tabla, Access creará la tabla durante la operación de importación. 

Paso 3: Preparar los datos para la operación de importación 

Revise los datos que desea importar y siga este procedimiento: 

Asegúrese  de  que  las  celdas  tienen  formato  tabular.  Si  el  rango  incluye 
celdas  combinadas,  el  contenido  de  la  celda  se  colocará  en  el  campo  que 
corresponde  a  la  columna  situada  más  a  la  izquierda  y  el  resto  de  los 
campos se dejarán en blanco. 
Si  la  primera  fila  de  la  hoja  de  cálculo  o  rango  con  nombre  contiene  los 
nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la 
primera fila como nombres de campo durante la operación de importación. 
Si no hay ningún nombre de columna en la hoja de cálculo o un nombre de 
columna concreto infringe las reglas de nomenclatura de campos de Access, 
Access asignará un nombre válido para cada campo correspondiente. 
Si  va  a  importar  los  datos  en  una  tabla  existente,  asegúrese  de  que  el 
número de columnas de la hoja de cálculo o del nombre con rango coincide 
con el número de campos existente en la tabla. También debe coincidir el 
nombre,  tipo  de  fecha  y  posición  de  cada  columna  con  el  del  campo 
correspondiente de la tabla. 

Sugerencia  Para revisar los campos de una tabla y sus propiedades, abra la 
tabla en la vista Diseño. 

Paso  4:  Aspectos  que  debe  conocer  antes  de  importar  determinados  tipos  de 
datos y elementos 

Elementos  gráficos  Los  elementos  gráficos,  como  logotipos,  gráficos  e 

imágenes no se importan. 
Tipo  de  datos  De  forma  predeterminada,  Access  analiza  las  25  primeras 
filas  para  averiguar  el  tipo  de  datos  que  contiene  la  columna.  Si  Access 
encuentra valores más allá de la 25ª fila que no son compatibles con el tipo 
de datos elegido, simplemente omitirá esos valores y no los importará. 

NOTA  Durante la operación  de importación  no  se puede cambiar el tipo 

de datos del campo de destino.
 Valores  calculados  Los  resultados  de  las  columnas  o  celdas  calculados  se 
importan y se almacenan en un campo de un tipo de datos adecuado. No se 
importa la fórmula en sí. 
Hipervínculos  Las  columnas  que  contienen  hipervínculos  se  importarán 
como campos de texto. 

Una  vez  importados  los  datos,  puede  que  se  dé cuenta  de  que  no  se  importaron 
todos los datos, o de que Access no asignó el tipo de datos adecuado. Vea el paso 6 
para obtener más información sobre cómo tomar medidas correctivas. 

Paso 5: Iniciar la operación de importación 

1.  Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es 
de  sólo  lectura  y  de  que  dispone  de  permisos  para  realizar  cambios  en  la 
base de datos. 

Si  no  existe  la  base  de  datos,  créela.  Para  obtener  más  información  sobre 
cómo crear una base de datos en blanco, vea la sección "Crear una base de 
datos  vacía  sin  usar  el  Asistente  para  bases  de  datos"  del  tema Crear  una 
base de datos de Access. 

2.  En  el  menú  Archivo,  elija  Obtener  datos  externos  y,  a  continuación,  haga 
clic en Importar. 

NOTA  El  comando  Obtener  datos  externos  sólo  está  disponible  cuando 
hay una base de datos abierta. 

3.  En  el  cuadro  de  diálogo  Importar,  dentro  del  cuadro  Tipo  de  archivo, 
seleccione Microsoft Excel. 

NOTA  Si en el cuadro Tipo de archivo no aparece Microsoft Excel, se debe 

a que la ruta de acceso al controlador necesario especificada en el Registro 
no es válida. 

4.  Haga  clic  en  la  flecha  que  aparece  a  la  derecha  del  cuadro  Buscar  en, 
seleccione la unidad y la carpeta en la que se encuentra el archivo de hoja 
de cálculo y, a continuación, haga doble clic en su icono. 

NOTA  Si  aparece  un  mensaje  de  error  que  indica  que  Access  no  puede 
importar  el  archivo  seleccionado,  puede  deberse  a  que  el  archivo  está 
dañado  o a que los  datos no están en un formato que pueda leer Access. 
Abra  el  archivo  en  Excel  y  asegúrese  de  que  los  datos  están  intactos  y  de 
que tienen formato tabular. 

5.  Siga  las  instrucciones  de  los  cuadros  de  diálogo  del  Asistente  para 
importación de hojas de cálculo.
 Si no se inicia el asistente 

Esto  se  podría  deber  a  que  Access  se  estuviera  ejecutando  en  modo  de 
recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet 
4.0  SP8  o  una  versión  posterior.  Para  que  Access  esté  completamente 
operativo,  se  requiere  Jet  4.0  SP8  o  una  versión  posterior  cuando  está 
habilitado el modo de recinto de seguridad. 

Para  obtener  más  información  acerca  de  la  instalación  de  la  actualización 
de Jet, consulte el artículo de Office Online Acerca de Microsoft Jet 4.0 SP8 
o  posterior,  en 
http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA01048935 
1033. 

Para  obtener  más  información  acerca  del  modo  de  recinto  de  seguridad, 
vea  el  tema  Acerca  del  modo  de  recinto  de  seguridad  del  Servicio  de 
expresión de Microsoft Jet. 

NOTA  Si  elige  importar  los  datos  en  una  nueva  tabla  y  se  da  cuenta  de  que  no 
puede especificar opciones  de campo excepto para el primero, debe obtener una 
actualización para corregir un problema conocido. 

Una vez terminada la operación de importación, aparecerá un mensaje informando 
del  estado  de  la  operación.  Si  se  produjo  algún  error,  Access  crea  una  tabla  de 
registro  de  errores  en  la  base  de  datos  y  muestra  el  nombre  de  la  tabla  en  ese 
mensaje. 

Paso 6: Revisar los datos importados, la tabla de registro de errores y emprender 
las acciones correctivas 

El  último  paso  consiste  en  abrir  la  tabla  de  destino  en  la  vista  Hoja  de  datos, 
después en la vista Diseño, y por último asegurarse de que los datos se importaron 
sin errores. 

Revisar la tabla del registro de errores  Si el mensaje que apareció al final  de los 

errores de la operación mencionados, puede que desee abrir la tabla de registro de 
errores y revisar su contenido. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada 
fila contiene información sobre un error específico y el contenido del campo Error 
debería  servir  de  ayuda  para  solucionar  el  problema.  Para  obtener  una  lista  de 
cadenas  de  error  y  sugerencias  sobre  cómo  solucionar  cada  tipo  de  error,  vea  la 
sección "Tras importar un archivo, Access dice que se ha creado una tabla Nombre 
de tabla$_ErroresDeImportación" del tema Solucionar problemas de importación y 
vinculación. 

Revisar la tabla de destino  Aunque los mensajes de error y la tabla de registro de 
errores informará de la mayoría de errores producidos, seguirá siendo conveniente 
revisar  los  datos  importados.  Si  observa  que  no  se  importaron  todas  las  filas  o
columnas,  intente  identificar  y  corregir  el  problema  en  el  archivo  de  origen  y 
pruebe  a  repetir  la  importación.  Si  en  una  columna  parecen  estar  truncados  los 
datos, pruebe a aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos antes 
de probar otras opciones. 

Cuando encuentre un problema concreto, corríjalo en el archivo de origen. Cuando 
crea  que  ha  corregido  todos  los  problemas  conocidos,  repita  la  operación  de 
importación. 

Para obtener información detallada sobre la solución de problemas, vea Solucionar 
problemas de importación y vinculación. 

Verificar y cambiar el tipo de datos de los campos  Access intenta asignar el tipo 
de datos adecuado a los campos importados, pero debería comprobar los campos 
para asegurarse de que se les ha asignado el tipo de datos deseado. Por ejemplo, 
en  una  base  de  datos  de  Access,  un  campo  de  número  de  teléfono  o  de  código 
postal se podría importar como campo de tipo Número, pero se debería cambiar a 
un campo de tipo Texto en Access, porque no es probable que se vayan a realizar 
cálculos  con  estos  tipos  de  archivos.  También  debería  comprobar  y  establecer 
propiedades de los campos, como su formato, si es necesario. 

Otras maneras de incluir datos de Excel en Access 

Además  de  importar,  puede  utilizar  las  técnicas  siguientes  para  incluir  datos  de 
Excel en Access: 

Crear vínculos a datos de Excel. Al vincular no se crea una copia de los datos 
en Access, pero se permite que Access vea y modifique datos en las hojas 
de  cálculo  de  Excel.  Para  obtener  más  información  sobre  cómo  crear 
vínculos a hojas de cálculo, vea la sección Crear vínculos a datos de Excel de 
este tema. 
Cortar o copiar datos desde  Excel y pegarlos en  una tabla de Access. Para 
obtener más información sobre cómo cortar o copiar datos de una hoja de 
cálculo, vea la Ayuda de Excel. 
Importar  datos  escribiendo  código.  Para  importar  los  datos  mediante 
programación  se  puede  escribir  una  macro  o  un  procedimiento  de  Visual 
Basic  para  Aplicaciones  (VBA).  Para  obtener  más  información  sobre  cómo 
hacerlo, vea Importar datos mediante programación. 
Exportar  datos  de  Microsoft  Excel  a  un  archivo  XML  de  Lenguaje  de 
marcado  extensible (Lenguaje  de  marcado  extensible  (XML):  forma 
abreviada  del  Lenguaje  de  marcado  generalizado  estándar  (SGML)  que 
permite  a  los  programadores  crear  etiquetas  personalizadas  que  ofrecen 
flexibilidad para organizar y presentar información.) que después se puede 
importar  en  Access.  Para  obtener  más  información  sobre  cómo  importar 
datos XML, vea la sección "Importar datos o esquemas de XML" del tema 
Importar o vincular datos y objetos.
Crear vínculos a datos de Excel 

Si no desea mantener una copia de los datos en la base de datos de Access, puede 
crear  un  vínculo  a  la  hoja  de  cálculo  de  Excel.  La  vinculación  permite  establecer 
conexión con los datos existentes en otros programas sin importarlos, de manera 
que los datos se pueden ver y modificar tanto en el programa original como en el 
archivo de Access. 

Cuando  cree  un  vínculo  o  una  hoja  de  cálculo  o  a  un  rango  con  nombre,  Access 
crea una nueva tabla vinculada a las celdas de origen. Los cambios realizados en los 
datos de la tabla actualizarán el archivo de origen de Excel. La vinculación resulta 
de utilidad cuando es necesario compartir datos de Excel entre usuarios de Excel y 
de Access. 

Si  es  la  primera  vez  que  va  a  crear  vínculos  con  una  hoja  de  cálculo  de  Excel, 
debería saber los siguientes puntos: 

No se pueden crear vínculos a bases de datos de Access desde Excel. 
No se pueden crear vínculos de datos de Excel a una tabla existente en la 
base  de  datos.  Al  crear  un  vínculo,  Access  crea  una  nueva  tabla, 
normalmente  conocida  como  tabla  vinculada.  La  tabla  muestra  los  datos 
contenidos en la hoja de datos o el nombre con rango del origen, pero en 
realidad no almacena los datos en la base de datos. 
Una base de datos puede tener varias tablas vinculadas. 
Los cambios realizados en los datos de Excel se reflejarán automáticamente 
en la tabla vinculada. Cualquier cambio que efectúe en la tabla vinculada en 
Access se guardará automáticamente en el archivo de origen de Excel. 
Cuando  abra  una  hoja  de  cálculo  de  Excel  en  Access  (en  el  cuadro  de 
diálogo Abrir archivo, cambie el valor del cuadro de lista Tipo de archivo a 
Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo deseado), Access 
crea  una  base  de  datos  en  blanco  e  inicia  automáticamente  el  Asistente 
para vinculación de hojas de cálculo. 

Para obtener más información sobre la vinculación, vea Vincular datos y objetos de 
bases de datos. 

Introducción a la operación de vinculación 

Paso 1: Identificar los datos que se desea vincular 

Empiece por buscar el archivo de Excel y la hoja de cálculo que posee los datos a 
los  que  desea  establecer  un  vínculo.  Durante  la  operación  de  vinculación  sólo  se 
puede  vincular  una  hoja  de  cálculo  o  rango  con  nombre  cada  vez.  Si  no  desea 
vincular toda la hoja de cálculo o un rango con nombre existente completo, puede 
que se plantee crear un  rango con nombre que  sólo incluya las celdas que  desee 
importar.
Para establecer un vínculo a importar varias hojas de cálculo o rangos con nombre, 
repita la operación de vinculación para cada hoja de cálculo o rango. 

Para obtener más información sobre cómo trabajar con rangos con nombre, vea la 
Ayuda de Excel. 

Paso 2: Identificar la base de datos y la tabla de destino 

Identifique la base de datos a la que desea crear el vínculo. Si no desea almacenar 
el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en 
blanco.  Para  obtener  más  información  sobre  cómo  crear  una  base  de  datos  en 
blanco,  vea  la  sección  "Crear  una  base  de  datos  vacía  sin  usar  el  Asistente  para 
bases de datos" del tema Crear una base de datos de Access. 

La operación de vinculación en Access comenzará después de abrir la base de datos 
de destino. Durante la misma, Access creará una tabla vinculada. Si ya existe una 
tabla con el nombre especificado, Access sobrescribirá dicha tabla. 

Paso 3: Preparar los datos para la operación de vinculación 

Revise los datos que desea vincular y siga este procedimiento: 

Asegúrese  de  que  las  celdas  tienen  formato  tabular.  Si  el  rango  incluye 
celdas  combinadas,  el  contenido  de  la  celda  se  colocará  en  el  campo  que 
corresponde  a  la  columna  situada  más  a  la  izquierda  y  el  resto  de  los 
campos se dejarán en blanco. 
Si  la  primera  fila  de  la  hoja  de  cálculo  o  rango  con  nombre  contiene  los 
nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la 
primera fila como nombres de campo durante la operación de vinculación. 
Si no hay ningún nombre de columna en la hoja de cálculo o un nombre de 
columna concreto infringe las reglas de nomenclatura de campos de Access, 
Access asignará un nombre válido para cada campo correspondiente. 

Paso  4:  Aspectos  que  debe  conocer  antes  de  vincular  determinados  tipos  de 
datos y elementos 

Elementos  gráficos  Los  elementos  gráficos  contenidos  en  una  hoja  de 
cálculo de Excel, como logotipos, gráficos e imágenes no estarán visibles en 
Access. 
Tipos de datos  Los tipos de datos de los campos de la tabla vinculada no se 
pueden cambiar. Ni tampoco cambiar el tamaño de los campos. 
Valores  calculados  Los  resultados  de  una  columna  o  celdas  calculadas 
aparecen en la tabla, pero no se podrán modificar los valores. 
Columna  de  Excel  con  valores  de  más  de  255  caracteres  Durante  la 
vinculación,  si  Access  encuentra  valores  en  Excel  que  tengan  más  de  255 
caracteres,  los  almacena  en  un  campo  de  tipo  Memo  que  incluye  sólo  los 
primeros  255  caracteres.  Una  solución  alternativa  para  esta  limitación
 consiste  en  importar  la  hoja  de  cálculo  o  rango  con  nombre,  en  lugar  de 
crear un vínculo a la misma. 

Una vez creada la tabla vinculada, debería abrirla en la vista Hoja de datos para ver 
que la tabla tiene exactamente el mismo aspecto que el que tiene en el archivo de 
origen. Vea el paso 6 para ver los posibles errores que pueden producirse y cómo 
corregirlos. 

Paso 5: Iniciar la operación de vinculación 

1.  Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es 
de  sólo  lectura  y  de  que  dispone  de  permisos  para  realizar  cambios  en  la 
base de datos. 

Si  no  existe  la  base  de  datos,  créela.  Para  obtener  más  información  sobre 
cómo crear una base de datos en blanco, vea la sección "Crear una base de 
datos  vacía  sin  usar  el  Asistente  para  bases  de  datos"  del  tema Crear  una 
base de datos de Access. 

2.  En  el  menú  Archivo,  elija  Obtener  datos  externos  y,  a  continuación,  haga 
clic en Vincular tablas. 

NOTA  El  comando  Obtener  datos  externos  sólo  está  disponible  cuando 
hay una base de datos abierta. 

3.  En  el  cuadro  de  diálogo  Vincular,  dentro  del  cuadro  Tipo  de  archivo, 
seleccione Microsoft Excel. 

NOTA  Si en el cuadro Tipo de archivo no aparece Microsoft Excel, se debe 

a que la ruta de acceso al controlador necesario especificada en el Registro 
no es válida. 

4.  Haga  clic  en  la  flecha  que  aparece  a  la  derecha  del  cuadro  Buscar  en, 
seleccione la unidad y la carpeta en la que se encuentra el archivo de hoja 
de cálculo y, a continuación, haga doble clic en su icono. 

NOTA  Si  aparece  un  mensaje  de  error  que  indica  que  Access  no  puede 
vincular  el  archivo  seleccionado,  puede  deberse  a  que  el  archivo  está 
dañado  o a que los  datos no están en un formato que pueda leer Access. 
Abra  el  archivo  en  Excel  y  asegúrese  de  que  los  datos  están  intactos  y  de 
que tienen formato tabular. 

5.  Siga  las  instrucciones  de  los  cuadros  de  diálogo  del  Asistente  para 
vinculación de hojas de cálculo. 

Si no se inicia el asistente
 Esto  se  podría  deber  a  que  Access  se  estuviera  ejecutando  en  modo  de 
recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet 
4.0  SP8  o  una  versión  posterior.  Para  que  Access  esté  completamente 
operativo,  se  requiere  Jet  4.0  SP8  o  una  versión  posterior  cuando  está 
habilitado el modo de recinto de seguridad. 

Para  obtener  más  información  acerca  de  la  instalación  de  la  actualización 
de Jet, consulte el artículo de Office Online Acerca de Microsoft Jet 4.0 SP8 
o  posterior,  en 
http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA01048935 
1033. 

Para  obtener  más  información  acerca  del  modo  de  recinto  de  seguridad, 
vea  el  tema  Acerca  del  modo  de  recinto  de  seguridad  del  Servicio  de 
expresión de Microsoft Jet. 

Una vez terminada la operación de vinculación, aparecerá un mensaje informando 
del estado de la operación. 

Paso 6: Revisar la tabla vinculada y tomar las acciones correctivas 

El último paso consiste en abrir la tabla en la vista Hoja de datos y revisar los datos 
mostrados. 

Busque cadenas que comiencen por "#", como #Num. Por ejemplo, Access muestra 
#Num en los campos numéricos cuando encuentra un valor no numérico. 

Busque cadenas que parezcan estar truncadas. Aumente el ancho de la columna de 
la vista Hoja de datos, pero si sigue sin verse el valor completo, podría deberse a 
que  el  valor  tiene  más  de  255.  Access  sólo  muestra  los  primeros  255  caracteres, 
por lo que la alternativa es importar los datos en lugar de vincularlos. 

Para obtener información detallada sobre la solución de problemas, vea Solucionar 
problemas de importación y vinculación. 

Exportar datos de Access a Excel 

Con frecuencia, se producirán situaciones en las que los datos estén almacenados 
en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podría 
desear distribuir el informe a un grupo de usuarios que prefieren verlos en Excel. O 
bien, quizás desee analizar sus datos de Access aprovechando las características de 
Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una 
hoja de cálculo de Excel. 

A Excel se pueden exportar los siguientes elementos: 

Los datos contenidos en una tabla, consulta, formulario o informe.
 La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá el informe Catálogo 
de la base de datos de ejemplo Neptuno después de exportarlo a Excel: 

Todas o algunas de las filas y columnas de una vista de hoja de datos 

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá una parte de la tabla 
Empleados  en  la  vista  de  hoja  de  datos  después  de  haberla  exportado  a 
Excel: 

NOTA  En  una  única  operación  de  exportación  no  se  puede  exportar  varios 
objetos. Sin embargo, se pueden combinar los datos contenidos en distintas hojas 
de  cálculo  después  de  finalizar  las  operaciones  de  importación  individuales.  Para 
obtener más información, vea Combinar libros y Mover (cortar) o copiar celdas o 
datos de celdas en la Ayuda de Excel. 

Introducción a la operación de exportación 

Paso 1: Identificar los datos que se desea exportar 

Empiece por buscar la base de datos y el objeto de la base de datos que contiene 
los datos que desea exportar. Se pueden exportar tablas, consultas, formularios o 
informes.  Por  ejemplo,  se  puede  exportar  la  información  de  los  clientes 
almacenada en la tabla Clientes o en todo el informe del catálogo Productos. 

NOTA  Las  páginas  de  acceso  a  datos (página  de  acceso  a  datos:  página  Web 
diseñada  para  ver  datos  y  trabajar  con  ellos  desde  Internet  o  una  intranet.  Sus 
datos  suelen  estar  almacenados  en  una  base  de  datos  de  Access.),  macros  y 
módulos no se pueden exportar.
 Paso 2: Decidir dónde empezar la operación de exportación 

Los objetos se pueden exportar desde la  ventana Base de datos (ventana Base de 

datos:  ventana  que  aparece  cuando  se  abre  una  base  de  datos  o  un  proyecto  de 
Access. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y 
abrir otros existentes.) o cuando la base de datos está abierta en una vista. La tabla 
siguiente explica cómo influye la vista utilizada en lo que se exporta. 

NOTA  Los  datos  no  se  pueden  exportar  desde  la  vista  Diseño  ni  desde  la  vista 
SQL. 

Objeto  Vista o ventana  Lo que se exporta 

Tabla, 
Ventana  Base  de 
consulta  o  Todos los campos o registros 
datos 
formulario 
Tabla,  Vistas  Tabla  Todos los campos y registros del origen de datos 
consulta  o  dinámica y Gráfico  subyacente,  independientemente  de  si  los 
formulario  dinámico  campos están realmente incluidos en la vista. 
Si desea exportar sólo parte de los datos, puede 
Tabla, 
Vista  Hoja  de seleccionarlos  y  después  elegir  exportar  sólo  los 
consulta  o 
datos  datos  seleccionados.  También  tiene  la  opción  de 
formulario 
exportar toda la hoja de datos. 
Todos los campos y registros del origen de datos 
Formulario  Vista Formulario  subyacente,  independientemente  de  si  los 
campos están realmente incluidos en la vista. 
Todos  los  datos  contenidos  en  los  cuadros  de 
Ventana  Base  de  texto  de  las  secciones  Encabezado  del  grupo  y 
datos,  Detalle,  y  cualquier  otro  cuadro  de  texto 
Informe  Presentación  contenido  en  un  pie  de  página  de  grupo  que 
preliminar  y  Vista contenga  una  expresión  que  utilice  la  función 
previa del diseño  Suma. Access utiliza la característica de esquema 
de Excel para dar formato al informe en Excel. 

Paso 3: Identificar el archivo de destino de la operación de exportación 

Durante  la  operación  de  exportación,  se  le  pedirá  que  especifique  el  nombre  del 
archivo de destino. Si no existe ningún nombre de archivo como el que especifique, 
se creará un nuevo archivo. Si el archivo existe, se producirá una de las siguientes 
situaciones: 

Si va a exportar una tabla o consulta y no activa la casilla de verificación Con 
formato  durante  la  operación  de  exportación,  el  archivo  no  se 
sobrescribirá.  Se  agregará  al  archivo  una  nueva  hoja  de  cálculo  con  el 
mismo nombre que el del objeto que se va a exportar. Si ya existe una hoja 
de cálculo con ese nombre, Access le pedirá que reemplace el contenido de
 la  hoja  de  cálculo  correspondiente  o  que  especifique  otro  nombre  para  la 
nueva hoja. 

Al  activar  la  casilla  de  verificación  Con  formato,  la  hoja  de  cálculo  hereda 
los  ajustes  de  formato  parecidos  a  la  hoja  de  datos,  pero  sobrescribe  el 
contenido existente de la hoja de cálculo. 

Si va a exportar un formulario o un informe, el archivo se sobrescribirá en 
todos los casos. Se quitarán todas sus hojas de cálculo existentes y se creará 
una  nueva  hoja  de  cálculo  con  el  mismo  nombre  que  el  del  objeto 
exportado. 

Paso  4:  Aspectos  que  debe  conocer  antes  de  exportar  determinados  tipos  de 
datos y controles 

Imágenes  y  objetos  Todos  los  elementos  gráficos,  como  logotipos, 

imágenes de fondo y contenido de campos de objeto OLE que formen parte 
de los datos exportados no se exportarán. 
Gráfico  Al exportar un formulario o un informe que contenga un objeto de 
Microsoft Graph, no se exporta el objeto gráfico. 
Valores  nulos  A  veces,  los valores  nulos  se  reemplazan  con  los  datos  que 
deberían estar en la columna adyacente en la hoja de cálculo resultante. 
Valores  calculados  La  expresión  usada  para  calcular  los  valores  no  se 
exporta a Excel, sino sólo el resultado de las expresiones. 
Valores de fecha  Los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900 no 
se  exportan:  en  su  lugar,  la  celda  correspondiente  de  la  hoja  de  cálculo 
contendrá un valor nulo. 
Casillas  de  verificación  Si  inicia  la  operación  de  exportación  desde  la 
ventana  Base  de  datos (ventana  Base  de  datos:  ventana  que  aparece 
cuando  se  abre  una  base  de  datos  o  un  proyecto  de  Access.  Muestra 
métodos  abreviados  para  crear  objetos  de  base  de  datos  nuevos  y  abrir 
otros existentes.) o en la vista Formulario, las casillas de verificación de los 
formularios  no  se  exportarán.  La  columna  correspondiente  de  la  hoja  de 
cálculo  mostrará  el  signo  "#".  Para  solucionar  esta  situación,  abra  el 
formulario  en  la  vista  Hoja  de  datos  antes  de  exportarla.  La  columna 
correspondiente  en  la  hoja  de  cálculo  contendrá  VERDADERO  o  FALSO, 
dependiendo  del  estado  de  activación  de  la  casilla  de  verificación  del 
formulario. 
Subinformes  y  subformularios  Los  subinformes  se  exportan,  pero  los 
subformularios se omitirán. 

Paso 5: Iniciar la operación de exportación 

1.  Si  el  objeto  que  desea  exportar  no  está  abierto,  en  la  ventana  Base  de 
datos (ventana  Base  de  datos:  ventana  que  aparece  cuando  se  abre  una 
base de datos o un proyecto de Access. Muestra métodos abreviados para 
crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes.), haga clic en
 el  nombre  del  objeto.  Para  guardar  sólo  una  parte  de  la  hoja  de  datos, 
ábrala y seleccione esa parte de la hoja de datos antes de continuar. 
2.  En el menú Archivo, haga clic en Exportar. 
3.  En  el  cuadro  Guardar  como  tipo,  haga  clic  en  Microsoft  Excel  5‐7  o  en 
Microsoft Excel 97‐2003. 

NOTA  Si en el cuadro Tipo de archivo no aparece Microsoft Excel, se debe 

a que la ruta de acceso al controlador necesario especificada en el Registro 
no es válida. 

4.  Haga  clic  en  la  flecha  situada  a  la  derecha  del  cuadro  Guardar  en  y 
seleccione la unidad o la carpeta en la que desee guardarlo. 
5.  En  el  cuadro  Nombre  de  archivo,  escriba  un  nombre  para  el  archivo  (o 
utilice el nombre sugerido). 
6.  Active la casilla de verificación Con formato. 
7.  Siga uno de estos procedimientos: 
o  Si va a guardar una hoja de  datos, haga clic en  Exportar todo para 
guardar toda la hoja de cálculo o en Guardar selección si en el paso 
1 se seleccionó una parte de la hoja de datos. 
o  Para  todos  los  demás  objetos  de  la  base  de  datos,  haga  clic  en 
Exportar. 

Paso 6: Revisar la hoja de cálculo de Excel 

Abra la hoja de cálculo y asegúrese de que los datos se exportaron por completo. 
Busque indicadores de error (triángulos verdes  ) o valores erróneos (cadenas que 
empiezan  con  "#",  en  lugar  de  los  datos)  en  las  celdas.  Para  obtener  más 
información sobre cómo solucionar indicadores de error y valores erróneos, vea la 
Ayuda de Excel. 

Cuando examine la hoja de cálculo en busca de errores, busque también columnas 
en blanco o columnas que faltan, y celdas vacías. Si encuentra problemas graves, 
corríjalos en la base de datos de origen y repita la operación de exportación. 

Para obtener información detallada para la solución de problemas, vea Solucionar 
problemas de exportación en Access. 

Otras maneras de incluir datos de Access en Excel 

Además  de  exportar,  puede  utilizar  las  técnicas  siguientes  para  incluir  datos  de 
Access en Excel: 

Cortar  o  copiar  datos  desde  Access  y  pegarlos  en  una  hoja  de  cálculo  de 
Excel.  Para  obtener  más  información  sobre  cómo  hacerlo,  vea  la  sección 
"Copiar o mover registros o datos desde varios campos de Microsoft Access 
en otra aplicación" del tema Copiar o mover datos. 
Exportar  datos  utilizando  código.  Para  exportar  los  datos  mediante
 programación  se  puede  escribir  una  macro  o  un  procedimiento  de  Visual 
Basic  para  Aplicaciones  (VBA).  Para  obtener  más  información  sobre  cómo 
hacerlo, vea Exportar datos mediante programación. 
Cargar datos de Access en una instancia de Excel. 

¿Cómo? 

1.  En  la  ventana  Base  de  datos (ventana  Base  de  datos:  ventana  que 
aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access. 
Muestra  métodos  abreviados  para  crear  objetos  de  base  de  datos 
nuevos y abrir otros existentes.), haga clic en el  nombre de  la hoja 
de  datos,  formulario  o  informe  que  desea  guardar  y  cárguela  en 
Excel.  Para  cargar  sólo  una  parte  de  la  hoja  de  datos,  ábrala  y 
seleccione esa parte de la hoja de datos antes de continuar. 
2.  En el menú Herramientas, elija Vínculos con Office, luego, haga clic 
en Analizar con Microsoft Excel. 
Exportar  datos  de  Microsoft  Access  a  un  archivo  XML  de  Lenguaje  de 
marcado  extensible (Lenguaje  de  marcado  extensible  (XML):  forma 
abreviada  del  Lenguaje  de  marcado  generalizado  estándar  (SGML)  que 
permite  a  los  programadores  crear  etiquetas  personalizadas  que  ofrecen 
flexibilidad para organizar y presentar información.) que después se puede 
importar  en  Excel.  Para  obtener  más  información  sobre  cómo  exportar 
datos de Access como XML, vea Exportar datos de Access como XML. 

Solución de problemas 

Si  sigue  teniendo  problemas  con  alguna  de  estas  operaciones,  pruebe  las 
sugerencias siguientes. Los vínculos del "Paso 4" y del "Paso 6" le serán de mucha 
utilidad. 

Vea  los  temas  "Solucionar  problemas  de  exportación  en  Access"  o 

"Solucionar  problemas  de  importación  y  vinculación"  en  la  lista  Vea 
también de este tema. 
Haga  clic  en  los  vínculos  del  "Paso  4"  de  cualquiera  de  las  tres  secciones 
"Introducción..."  de  este  tema  para  obtener  información  sobre  posibles 
áreas problemáticas y sus soluciones. 

Un problema común en la importación: datos truncados 

Si  detecta  que  durante  la  importación  se  están  truncando  las  celdas  de 
Excel que contienen más de 255 caracteres, vea "Tipo de datos" en el Paso 
4:  Aspectos  que  debe  conocer  antes  de  importar  determinados  tipos  de 
datos  y  elementos,  dentro  de  la  sección  "Introducción  a  la  operación  de 
importación"  de  este  tema.  En  ella  se  explica  que  el  Asistente  para 
importación  de  hojas  de  cálculo  sólo  muestra  una  vista  previa  de  las 
primeras  25  filas  de  los  datos  de  Excel  para  predecir  el  tipo  de  datos  que 
asignar al campo de la nueva tabla.
Si  en  la  36ª  fila  de  datos  hay  una  celda  que  contiene  440  caracteres,  por 
ejemplo, Access no verá los datos de esa fila y, en lugar de crear un campo 
con  el  tipo  de  datos  Memo,  el  asistente  creará  un  campo  con  el  tipo  de 
datos  Texto.  ¿Cómo  se  puede  evitar  este  problema  concreto?  Cortando  e 
insertando  la  36ª  fila  de  los  datos  por  encima  de  la  25ª  fila  de  la  hoja  de 
cálculo de Excel. También es importante asegurarse de que los datos de las 
columnas de la hoja de cálculo tienen el mismo tipo de datos en todas las 
filas. 

Haga clic en los vínculos del "Paso 6" para obtener sugerencias sobre cómo 
interpretar el contenido de la tabla  de registro  de errores de Access o los 
errores de la hoja de cálculo de Excel en la que se importaron los datos.