Manual Administración de Crédito y Cobranza

conalep
Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica
PROFESIONAL TÉCNICO
EN ADMINISTRACIÓN
Manual Teórico Práctico del

Curso - Módulo Ocupacional:
ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITO
Y COBRANZA
2do. Semestre
Capacitado por
e-cbnc
Educación-Capacitación
Basadas en Normas
de Competencia conalep
Administración
Administración de Crédito y Cobranza
PARTICIPANTES
Coordinadores
Director General: Antonio Argüelles.

Secretario Académico: Juan Carlos Téllez Mosqueda.
Director de Diseño de Contenidos: Carlos Tato Palma.
Autores: Ma. Cristina Martínez Mercado.

Telésforo Barrera Flores.
Instituto de Tecnología Educativa,

Comunicación y Consultoría S.C.
Directora General: Guadalupe J. Mateos Raymundo.

Director de Investigación y Consultoría: Juan Carlos Sánchez González.
Director Técnico: Gabriel Carbajal Vilchis.
Comercio y Administración
Administración
Manual del curso - módulo ocupacional
D. R.  2000 CONALEP.
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida
la portada, por cualquier medio sin autorización por escrito
del CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería
intelectual perseguido por la Ley Penal.
E-CBNC
Av. Conalep Nº 5, Col. Lázaro Cárdenas, C. P. 52140, Metepec,
Estado de México.
Administración
ÍNDICE
Participantes
I. Mensaje al alumno 7
II. Cómo utilizar este manual 8
III. Propósito del curso - módulo ocupacional 10
IV. Normas de competencia laboral 11
V. Especificaciones de evaluación 12
VI. Mapa curricular del curso – módulo ocupacional 13
Capítulo 1 Organización del área de crédito y cobranzas 15
Mapa curricular de la unidad de aprendizaje 16
1.1.1 Crédito 17
• Concepto 17
• Función 18
1.1.2 Clasificación del crédito 19
• Comercial 19
• Bancario 19
• Extrabancario 20
• Documentado 20
• Garantizado. 21
• Mercantil 21
• Industrial 21
1.1.3 Bases del crédito 22
• Personalidad 22
• Capacidad 22
• Capital 23
• Condiciones 23
• Grado de riesgo 23
1.1.4 Investigación de crédito 24
• Fuentes internas 24
• Fuentes externas 25
• Para personas físicas 26
• Para empresas 26
• Agencias investigadoras de crédito 26
1.1.5 Límite de crédito 26
• Para Personas Físicas 28
• Personas Morales 28
1.1.6 Políticas de crédito 28
• Estructuración 28
• Implantación 29
• Difusión 30
Administración
1.1.7 Cobranza 31
• Concepto 31
• Función 31
• Clasificación 31
• Directas 32
• Delegadas 33
1.1.8 Instrumentos de cobro 33
• Estados de cuenta 34
• Llamadas telefónicas 34
• Cartas 35
• Telegramas 35
• Visitas 35
1.2.1 Objetivos del área 36
• Específicos 36
• Generales 36
1.2.2 Funciones 36
• Genéricas 37
• Especificas 37
1.2.3 Estructura organizacional 37
• Lineal 37
• Funcional 38
• Centralizada 38
• Descentralizada 39
• Por comités 39
1.2.4 Proceso de crédito y cobranza 40
• Procedimiento descriptivo 40
• Diagrama de flujo 42
1.2.5 Perfil del titular del área 43
• Profesión 43
• Experiencia 43
• Ética Profesional 43
• Actitudes 44
• Responsabilidad 44
• Honestidad 44
• Servicio 44
Prácticas y listas de cotejo 45

Resumen 48
Autoevaluación de conocimientos 49
Capítulo 2 Documentación de crédito y de cobranza 51
2.1.1 Solicitud de crédito 53
• Objetivo 53
• Punto de Origen 53
• Contenido 54
• Modelos 54
Administración
2.1.2 Carta de autorización de crédito 55

• Objetivo 55
• Punto de origen 55
• Contenido 55
• Modelos 56
2.1.3 Contrato de línea de crédito 57
• Contenido 59
• Modelos 59
2.2.1 Remisión 60
• Objetivo 60
• Punto de Origen 60
• Contenido 60
• Modelos 60
2.2.2 Factura 61
• Objetivo 61
• Contenido 62
• Modelos 63
• Requisitos fiscales 64
• Implicaciones contables 64
2.2.3 Contra recibo 64
• Objetivo 64
• Contenido 65
• Modelo 65
2.2.4 Títulos de crédito 65
• Objetivo 65
• Pagaré 66
• Letra de cambio 66
2.2.5 Convenio de reconocimiento de adeudo 66
• Objetivo 66
• Contenido 67
• Modelos 68

Resumen 72
Capítulo 3 Informes de crédito y cobranza 75
3.1.1 Reporte global mensual de antigüedad de saldos de clientes 77
• Finalidad 77
• Contenido 78
• Modelo 79
Administración
3.1.2 Reporte analítico mensual de antigüedad de saldos de clientes 80

• Finalidad 80
• Contenido 82
• Modelo 82
3.1.3 Pronóstico global mensual de cobranza semanal 83
• Finalidad 83
• Contenido 83
• Modelo 84
3.1.4 Pronóstico analítico mensual de cobranza semanal 85
• Finalidad 85
• Contenido 85
• Modelo 86
3.1.5 Pronóstico diario de cobranza a realizar 87
• Finalidad 87
• Contenido 88
• Modelo 88
3.1.6 Reporte diario de cobranza realizada 89
• Finalidad 89
• Contenido 89
• Modelo 92
3.1.7 Auxiliar permanente de cuentas por cobrar por cliente 93
• Finalidad 93
• Contenido 93
3.2.1 Gráficas y estadísticas de cobranza 94
• Finalidad 94
• Interpretación 95
3.2.2 Presupuesto anual de crédito y cobranza 95
• Bases 96
• Contenido 100
• Modelo 100

Resumen 104
Respuestas a la autoevaluación de conocimientos por capítulo 106

Glosario 107
Bibliografía 112
Predominio del curso - módulo ocupacional de E-CBNC 113
Administración
I. MENSAJE AL ALUMNO
Esta modalidad requiere tu participación e

¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL
involucramiento activo en ejercicios y prácti-
CURSO - MÓDULO OCUPACIONAL cas con simuladores, vivencias y casos reales
para propiciar un aprendizaje a través de
ADMINISTRACIÓN DE CREDITO Y CO- experiencias. Durante este proceso deberás
mostrar evidencias que permitirán evaluar
BRANZA!
tu aprendizaje y el desarrollo de la compe-
tencia laboral requerida.
Este curso - módulo ha sido diseñado bajo

la Modalidad Educativa Basada en Normas
de Competencia, con el fin de ofrecerte una El conocimiento y la experiencia adquirida
alternativa efectiva para el desarrollo de ha- se verán reflejados a corto plazo en el mejo-
bilidades que contribuyan a elevar tu poten- ramiento de tu desempeño de trabajo, lo
cial productivo, a la vez que satisfagan las que te permitirá llegar tan lejos como quie-
demandas actuales del sector laboral. ras en el ámbito profesional y laboral.
Comercio y Administración 7
Administración
II. CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL
Las instrucciones generales que a continua- zaje, unidad de competencia, (básica, ge-
ción se te pide que realices, tienen la inten- nérica, específica), si desconoces el sig-
ción de conducirte a que vincules las compe- nificado de los componentes de la nor-
tencias requeridas por el mundo de trabajo ma, te recomendamos que consultes el
con tu formación de profesional técnico. glosario de términos, que encontrarás al
final del manual.
Ø Redacta tus objetivos personales al estu-
diar este curso - módulo ocupacional. Ø Analiza el apartado Normas de Compe-
tencia Laboral.
Ø Analiza el Propósito del curso - módulo
Ø Revisa el Mapa curricular del curso - mó-
ocupacional que se indica al principio del
dulo ocupacional. En el se muestran
manual y contesta la pregunta ¿Me que-
esquemáticamente las unidades y los
da claro hacia dónde me dirijo y qué es
resultados de aprendizaje que te permi-
lo que voy a aprender a hacer al estudiar
tirán llegar a desarrollar de manera
el contenido del manual? Si lo descono-
paulatina las competencias laborales que
ces, pídele al docente que te lo explique.
requiere la ocupación para la cual te
Ø Revisa el apartado Especificaciones de estás formando.
evaluación que es parte de los requisitos Ø Lee el contenido de cada capítulo y las
que debes cumplir para aprobar el actividades de aprendizaje que se te re-
curso - módulo. En él se indican las evi- comiendan. Recuerda que en la educa-
dencias que debes mostrar durante el ción basada en normas de competencia
estudio del curso - módulo ocupacional laboral la responsabilidad del aprendi-
para considerar que has alcanzado los zaje es tuya, ya que eres el que desarro-
resultados de aprendizaje de cada uni- lla y orienta sus conocimientos y habili-
dad. dades hacia el logro de algunas compe-
tencias en particular.
Ø Es fundamental que antes de empezar a
abordar los contenidos del manual ten- Ø En el desarrollo del contenido de cada
gas muy claros los conceptos que a con- capítulo, encontrarás imágenes de refe-
tinuación se mencionan: campo de apli- rencia, haz lo que ellas te sugieren efec-
cación, competencia laboral, criterios de tuar para que aprendas, desarrolles ha-
desempeño, elementos de competencia, bilidades, construyas acciones y te sea
evidencias de conocimiento, evidencias fácil realizar los ejercicios de evidencias
por producto, evidencias por desempe- por desempeño y de conocimientos.
ño, evidencias de actitudes, formación Las imágenes de referencia son las
ocupacional, módulo ocupacional, norma siguientes:
técnica de competencia laboral, norma
técnica de institución educativa, resulta-
do de aprendizaje, unidad de aprendi-
Administración
Imágenes de referencia:
Estudio individual Investigación documental
Consulta con el docente Redacción de trabajo
Comparación de resultados Repetición del ejercicio

con otros compañeros
Trabajo en equipo Sugerencias o notas
Realización del ejercicio Resumen
Observación Consideraciones sobre

seguridad e higiene
Investigación de campo Portafolios de evidencias
Administración
III. PROPÓSITO DEL CURSO - MÓDULO OCUPACIONAL
Al finalizar el curso - módulo ocupacional, el alumno manejará los procedi-

mientos del crédito y la cobranza mediante la documentación generada por la
venta de productos o servicios para la recuperación de los recursos financie-
ros de la organización.
Administración
IV. NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
Ü Acércate con el docente para que te

permita revisar su programa de estu-
dio del curso - módulo ocupacional
de la carrera que cursas, y consulta
ahí el apartado de la norma requeri-
Para que analices la relación que guardan las da.
partes o componentes de la NTCL o NIE con
el contenido del programa del curso - mó- Ü Visita la página WEB del CONOCER
dulo ocupacional de la carrera que cursas, te en www.conocer.org.mx si el progra-
recomendamos consultar a las siguientes op- ma de estudio del curso - módulo ocu-
ciones: pacional esta diseñado con una NTCL.
Ü Consulta la página de Intranet del

CONALEP http://intranet/ si el progra-
ma de estudio del curso - módulo ocu-
pacional está diseñado con una NIE.
Administración
V. ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN
Durante el desarrollo de las prácticas de ejer- Al término del curso - módulo deberás pre-
cicio también se estará evaluando el desem- sentar un Portafolios de evidencias 1, el cual
peño. El docente mediante la observación estará integrado por las listas de cotejo co-
directa y con auxilio de una lista de cotejo rrespondientes a las prácticas de ejercicio,
confrontará el cumplimiento de los requisi- las autoevaluaciones de conocimientos que
tos en la ejecución de las actividades y el se encuentran al final de cada capítulo del
tiempo real en que se realizó. En éstas que- manual y muestras de los trabajos realiza-
darán registradas las evidencias de desem- dos durante el desarrollo del curso - módu-
peño. lo, con esto se facilitará la evaluación del
aprendizaje para determinar que se ha
Las autoevaluaciones de conocimientos co- obtenido la competencia laboral.
rrespondientes a cada capítulo además de
ser un medio para reafirmar los conocimien- Deben asentarse datos básicos, tales como:
tos sobre los contenidos tratados, son tam- plan de evaluación, nombre del alumno, fe-
bién una forma de evaluar y recopilar evi- cha de evaluación, nombre y firma del
dencias de conocimiento. evaluador.
1
El portafolios de evidencias es una compilación de docu-
mentos que le permiten al evaluador, valorar los conocimien-
tos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el alumno,
y a éste le permite organizar la documentación que integra
los registros y productos de sus competencias previas y otros
materiales que demuestran su dominio en una función espe-
cífica (CONALEP. Metodología para el diseño e instrumenta-
ción de la educación y capacitación basada en competen-
cias, Pág. 180).
Administración
VI. MAPA CURRICULAR DEL CURSO – MÓDULO OCUPACIONAL
Curso - Módulo Ocupacional Unidad de Aprendizaje Resultados de Aprendizaje
1.1. Identificar las funciones y condiciones

de crédito y de cobranzas de acuerdo
con las políticas y límites establecidas
por la empresa para su gestión.
10 hrs.
1. Organización del Área de
Crédito y Cobranzas.
20 hrs. 1.2. Analizar la organización del área de
crédito y cobranzas, identificando sus
objetivos, funciones y estructura, para
el óptimo desarrollo de sus
actividades.
10 hrs.
2.1. Elaborar los documentos que se

utilizan en la administración del
crédito, identificando su función para
la gestión en las organizaciones.
10 hrs.
Administración de Crédito y 2. Documentación de
Cobranza Crédito y Cobranzas.
54 hrs. 20 hrs. 2.2. Elaborar los documentos que se
utilizan en la administración de la
cobranza de acuerdo con su función y
componentes, para la gestión en las
organizaciones.
10 hrs.
3.1. Elaborar informes de crédito y

cobranzas de acuerdo con las
políticas establecidas para su control.
7 hrs.
3. Informes de Crédito y
Cobranzas.
14 hrs. 3.2. Elaborar el presupuesto anual de
crédito y cobranzas de acuerdo a las
estadísticas para su control.
7 hrs.
Administración
Administración
1
ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS
Al finalizar el capítulo el participante

describirá la organización del área de
crédito y cobranzas de acuerdo a su
organigrama para analizar las funciones y
actividades de las unidades
Administración
MAPA CURRICULAR DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Curso - Módulo Ocupacional Unidad de Aprendizaje Resultados de aprendizaje
1.1. Identificar las funciones y condiciones

de crédito y de cobranzas de acuerdo
con las políticas y límites establecidos
por la empresa para su gestión.
10 hrs.
1. Organización del área de
crédito y cobranzas.
20 hrs. 1.2. Analizar la organización del área de
crédito y cobranzas, identificando sus
objetivos, funciones y estructura, para
el óptimo desarrollo de sus
actividades.
10 hrs.
Administración de crédito y 2. Documentación de

cobranza Crédito y Cobranzas.
54 hrs. 20 hrs.
3. Informes de crédito y
cobranzas.
14 hrs.
Administración
SUMARIO En términos comerciales, el crédito que se

otorga a una persona al efectuar una opera-
Ø Crédito ción, es el tiempo que se permite a un com-
prador para satisfacer sus necesidades, a
Ø Clasificación del crédito
pesar de no contar con dinero para pagar en
Ø Bases del crédito efectivo. Facultad que tiene cada persona fí-
sica o moral para cubrir el importe total de
Ø Investigación de crédito bienes o servicios que adquiere después de
Ø Límite de crédito haberlos obtenido con base en su solvencia
moral y económica.
Ø Políticas de crédito
Investigación documental
Ø Cobranza
Ø Instrumentos de cobro √ Consulta el Termino Crédito
en tres fuentes ( Diccionario,
Ø Objetivos del área Enciclopedia, Libros Especia-
lizados )
Ø Funciones
Ø Estructura organizacional
√ Di con tus propias palabras
Ø Proceso de crédito y cobranza lo que entiendes por Crédi-
to
Ø Perfil del titular del área.
En consecuencia al momento de abrir una
línea de crédito a un cliente debemos tomar
RESULTADO DE APRENDIZAJE en cuenta dos factores:
1.1. Identificar las funciones y condiciones a) Tiempo en que recibiremos el pago.

de crédito y cobranzas de acuerdo con
b) Cantidad de dinero que estamos en posi-
las políticas y límites establecidos por
la empresa para su gestión. bilidades de financiar.
Dentro de las principales ventajas de pro-

mover las operaciones a crédito tenemos:
1.1.1 CRÉDITO
a) Estimular a los clientes para que gasten
• Concepto más dinero y con esto aumentar nues-
tras ventas.
Deriva del latín creditum, que significa Re-
putación de Confianza, es decir, es la opi- b) Fomentar que los clientes se preocupen
nión que goza una persona de que cumpli- menos por el precio ya que contarán con
rá puntualmente los compromisos que con- facilidades en el pago.
traiga.
Administración
c) Promover la lealtad de los clientes hacia Estudio individual

el negocio que les otorga crédito.
√ Elabora una serie de alter-
Dentro de las principales desventajas tene- nativas para reducir y evitar
mos: las desventajas al promover
operaciones a crédito.
a) Aumento del riesgo del negocio por la
posibilidad de no recuperar cobros.
• Función
b) Incremento en el volumen de capital de
trabajo, lo que implica un incremento de La administración del crédito comercial se
la inversión. relaciona con el aspecto financiero del ne-
gocio, en donde en muchos casos es tan exi-
c) Gastos adicionales para controlar las gente, importante y significativo como en
cuentas por cobrar y por gastos de co- otras tareas financieras; pero cometeríamos
branza. un error si afirmáramos que las funciones
del crédito comercial sólo son de carácter fi-
d) Costo de oportunidad por el dinero que nanciero, pues su relación con las ventas in-
se tiene invertido en cuentas por cobrar directas y más aún, las técnicas modernas
que si se invirtiera en otro tipo de activos de los negocios y las operaciones del depar-
pudiera generar ingresos adicionales. tamento, obligan a la administración del cré-
dito a que conozca perfectamente las rela-
Promoción de Crédito ciones del crédito con la producción, la mer-
cadotecnia y demás aspectos de la compa-
ñía.
VENTAJAS Las funciones siguientes llenan claramente

esos requisitos de la administración del cré-
SI ___ dito:
___
___ 1. Aumentar al máximo las ventas y sus uti-
lidades.
DESVENTAJAS
Para lograr los fines, se evitará obstruir las
___
ventas y las operaciones del personal de ven-
NO ___ tas con la elaboración de políticas y procedi-
___ mientos para su departamento de crédito que
vaya de acuerdo con los objetivos e intereses
del departamento de ventas. Otra forma de
fomentar las ventas es otorgando condicio-
nes y servicios especiales de crédito y ayu-
dando a rehabilitar a los clientes pequeños
o financieramente débiles, para que vuelvan
Administración
a ser buenos mercados. El aumento en las Los departamentos de ventas, contabilidad

ventas repercutirá directamente en la obten- y finanzas son algunos de los que quedan
ción de utilidades y en el crecimiento de la influenciados por las políticas del gerente de
empresa. crédito, por lo que deberá visualizar clara-
mente que la cooperación estrecha y la ayu-
2. Disminuir al mínimo las pérdidas por da entre todos los departamentos es de pri-
cuentas malas. mordial importancia y será su responsabili-
dad que esto se lleve a cabo como una con-
La buena administración del crédito puede tribución a la efectividad total de la empre-
hacer mucho para minimizar las pérdidas. sa.
Una buena política de crédito será más útil si
trata de evitar pérdidas excesivas que evitar La cooperación con departamentos externos,
las cuentas malas. cuando se trabaja estrechamente con otras
instituciones que otorgan crédito y organi-
Un medio más efectivo para tener un míni- zaciones comerciales, permite desarrollar
mo de pérdidas es una buena política de mejor sus funciones. Este tipo de coopera-
cobranza, que consistirá en llevar adecua- ción intenta mejorar las técnicas de la profe-
dos registros, rápido manejo de cuentas atra- sión y del crédito y la calidad de la estructura
sadas y demás medios y prácticas de cobran- del crédito y la cobranza del negocio.
za.
3. Hacer de los fondos invertidos la más efi- 1.1.2 CLASIFICACIÓN DEL

ciente utilización. CRÉDITO
La administración del crédito tiene a su car-
• Comercial
go la responsabilidad y el resguardo de las
cuentas por cobrar. El aumento de la rota- Aquel se realiza por las operaciones que te-
ción de las cuentas por cobrar se traduce en nemos con los clientes normales de la em-
un rendimiento más alto sobre su inversión. presa a los cuales se les otorga un plazo para
Su rotación afecta la capacidad de la com- pagar de acuerdo a ciertas políticas ya esta-
pañía para efectuar sus gastos de operación blecidas.
corrientes. Si su rotación es más lenta de lo
normal, será necesario recurrir a fuentes ex-
• Bancario
ternas de financiamiento. De ahí que la ad-
ministración del crédito debe adoptar la po- Aquel que se realiza utilizando como inter-
lítica que mejor se amolde para la utilización mediario a una institución financiera la cual
más eficiente de la inversión. efectúa el pago al acreedor en forma inme-
diata y realiza la operación de cobro con el
4. Que su relación con los demás departa-
deudor cobrando una comisión por este tra-
mentos sea excelente y que exista coope-
bajo y el pago de intereses por el plazo que
ración.
otorga para pagar.
Administración
El banco comercial tiene dos funciones prin-

cipales, recibir depósitos y adelantar fondos
tomando como base pólizas, documentos
negociables o de descuento (instrumentos
de crédito).
Cuando un banco recibe depósitos, acepta

la responsabilidad de garantizar esos fon-
dos sin exponer a los depositantes a peligros
de pérdidas. Al mismo tiempo, el banco hace
uso de estos depósitos para obtener los gas-
tos que origina esta institución, adquirir be-
neficios en su provecho. El banco debe estar
en de disposición de cubrir las demandas
presentadas con cheques de sus clientes o
de solicitudes en efectivo sobre los fondos
de sus mismos depositantes. Naturalmente,
excepto bajo las condiciones más extraordi- BANAMEX
narias, sólo una pequeña parte de los depó-
sitos bancarios será solicitada normalmen-
te. • Extrabancario
Las utilidades que obtiene el banco sobre Aquel que se realiza entre un deudor y un
préstamos, son comparativamente peque- acreedor utilizando a un tercero como inter-
ñas. Por esta razón, un banco debe estar mediario el cual realiza las funciones de co-
más exhaustivo en sus investigaciones, y más branza y de financiamiento. Por este servicio
conservadora al otorgar crédito que las casa se cobra una comisión y el pago de intere-
mercantiles. En esta forma, los préstamos a ses.
corto plazo hechos por bancos comerciales
ea negocios pueden ser, asegurados por una • Documentado
garantía, o bien, sin garantía.
Aquel por el cual el deudor, como parte de
las garantías que debe otorgar para recibir
el crédito, firma una serie de documentos
como pagarés, letras de cambio, o algún tipo
de contrato.
Las firmas comerciales de gran reputación,

cuando están necesitadas de capital de tra-
bajo, pueden ofrecer para venta general do-
cumentos incobrables que, generalmente,
corren de tres a seis meses. Las casas de do-
Administración
cumentos comerciales, algunas veces llama- garantía; si la garantía reside en el saldo fa-
das corredoras de documentos, actúan con vorable que el deudor tenga en otra cuenta
este carácter entre la compañía que emite con el acreedor, si éste se compromete a
los documentos y el banco u otra institución notificar periódicamente al fiador los saldos
financiera que los compre. Estas casas de mensuales, y el crédito se suspende única-
documentos comerciales pueden comprar mente cuando quien garantiza la operación
pagarés directamente y revenderlos. Este así lo solicita y se garantiza el saldo hasta su
método de realizar operaciones financieras solicitud, el crédito se denomina variable.
se llama crédito del mercado abierto. Las
casa a que nos venimos refiriendo no garan- • Mercantil
tizan los pagarés, pero tienen cuidado de
comprar o negociar con documentos emiti- El crédito mercantil es aquel que se usa para
dos por firmas con el más alto crédito esta- asegurar bienes para reventa a cambio de
blecido, así como evitar la reputación de una promesa de pago en un tiempo futuro
manejar documentos llamados “agrios”. específico. Los bienes involucrados pueden
ser materias primas, productos parcial o to-
En el mercado abierto, los bancos pueden talmente acabados; las personas que inter-
invertir sus fondos excedentes en épocas en vienen son comerciantes, distribuidores (in-
que el pedir prestado disminuye en su loca- termediarios y mayoristas), maquiladores o
lidad. fabricantes. El principal objetivo del crédito
mercantil es que se usa en un intercambio
• Garantizado.. de bienes destinados para reventa, con o sin
proceso adicional del comprador.
Aquel por el cual el deudor, además de fir-
mar documentos que garanticen el pago del El crédito mercantil es el medio principal de
crédito que va a recibir, debe dejar en garan- cambio entre al producción y la distribución
tía, los documentos que avalan la propie- de los bienes del consumidor hacia el punto
dad de algunos bienes muebles o inmuebles de entrega al comerciante en pequeño. Un
sistema de crédito altamente desarrollado y
Según este sistema, el crédito concedido pre- sensible ha resultado de la vital necesidad,
vio análisis del deudor llega hasta determi- muy extendida, de un crédito mercantil en el
nado límite y mientras la cuenta no lo sobre- comercio.
pase, el cobro de la cantidad adecuada que-
da totalmente garantizado. El límite esta-
• Industrial
blecido puede ser variable o invariable; si la
garantía ofrecida y aceptada es fija, como El crédito industrial en su forma actual, com-
pudiera ser la resultante de un límite esta- prende lo siguiente:
blecido por la intervención de un fiador o de
un valor en prenda que sirve para respaldar 1. La compra inmediata (usualmente con un
la cantidad adeudada, el crédito tiene descuento considerable) de cuentas por
automáticamente el límite señalado por cobrar para hacerlas efectivas basándose
quien se solidariza con el pago de la obliga- en un contrato prologando.
ción o el del valor de la prenda entregada en
Administración
2. La aceptación de las responsabilidades de de a la personalidad únicamente). Si está

toda la contabilidad y cobranza de las satisfecho de que el solicitante será su mejor
cuentas compradas. pago, deberá preguntarse ¿podría pagar?
(Esto comprende tanto a la capacidad como
3. La aceptación de cualquier pérdida que al capital).
pueda surgir de las cuentas.
Para juzgar, evaluar y determinar el grado
Algunos agentes modernistas anticipan fon- de riesgo de crédito por conceder, la empre-
dos superiores al valor de las cuentas por sa debe realizar análisis de las condiciones
cobrar, especialmente a clientes en ramos de operación de los clientes, entre las que
altamente desarrollados. Ellos a menudo tenemos las siguientes.
ofrecen utilidades aconsejables muy consi-
deradas en la compraventa, administración
• Personalidad
y producción. El crédito industrial no se li-
mita a cualquier ramo particular, sino que En nuestro concepto, la personalidad cons-
principalmente se usa en textiles, cristal, tituye la principal consideración para deter-
madera, papel, hulla y productos de petró- minar los riesgos del crédito, para nosotros
leo. significa responsabilidad moral, absoluta
honradez e integridad. Determinar la perso-
La ventaja principal del crédito industrial con-
nalidad es una difícil si no imposible tarea.
siste, en que permite el rápido movimiento
La personalidad implica apariencia, y ésta
del capital necesario para el desarrollo del
puede ser engañosa. Una presunción razo-
negocio. El cliente con el crédito industrial
nable de la personalidad, basada totalmen-
puede reinvertir su capital en trabajo, tan
te en la apariencia, es lo mejor que un ge-
rápido como él pueda vender sus artículos,
rente de crédito puede esperar hacer. Por
sin esperar 30, 60 ó 90 días para cobrar sus
consiguiente, debe usar todo recurso a su
cuentas.
disposición para asegurarse de que cada can-
Trabajo en equipo didato para crédito, tiene las cualidades ho-
norabilidad e integridad que le harán siem-
√ Elabora un cuadro compara- pre bien dispuesto y determinado a pagar
tivo sobre la clasificación del sus deudas –el crédito es inconcebible sin la
crédito enfatizando las dife- confianza.
rencias entre cada tipo de
crédito. • Capacidad
Habilidad del cliente para cumplir con el

1.1.3 BASES DEL CRÉDITO pago, juzgado subjetivamente, de confor-
midad con su historial y observaciones físi-
Al analizar los riesgos del crédito, el gerente cas directas al cliente. El hombre con perso-
debe observar un equilibrio conveniente en- nalidad cumplirá sus obligaciones si puede.
tre las consideraciones morales y materiales. El gerente de crédito debe preguntar ahora:
Debe preguntarse a sí mismo respecto de ¿puede pagar?
cada posible cliente ¿pagará? (Esto compren-
Administración
La mejor herramienta mecánica puede ser • Condiciones

ineficaz y peligrosa en manos de un obrero
que ignora su uso apropiado. El crédito es Tendencia del entorno económico, legal y
una herramienta potente en negocios ban- político que engloba a la empresa del cliente
carios y personales. Usada con conocimien- y que afectan su capacidad de pago.
to y habilidad, sirve provechosamente tanto
al acreedor como al deudor; usada sin expe- Condiciones extrañas fuera del control del
riencia, puede traer el desastre a ambos. Un acreedor o del solicitante, afectan también
deudor debe tener capacidad para cumplir el riesgo del crédito. Muchos consideran que
sus obligaciones. condiciones es el cuarto “factor” del crédito,
pero nosotros creemos que las condiciones
son un factor que afecta a la capacidad y al
• Capital capital más que un elemento separado al ser
considerado para determinar el riesgo del
Posición financiera real y tangible buena del
crédito. Las condiciones imprevistas consti-
cliente, durante el período del crédito. La
tuyen uno de los mayores problemas al otor-
capacidad contesta a ¿puede pagar? con sí,
gar crédito.
con limitaciones, o no. Si la contestación es
“sí”, el capital sustituirá la respuesta a ¿cuán- Condiciones favorables predichas, a menu-
to puede pagar? do, conducen a una expansión imprudente
del crédito. Mientras que las condiciones
En la mayor parte de los préstamos persona-
desfavorables sean la némesis del gerente de
les a crédito, el rédito, más bien que el capi-
crédito, él debe estar sobre aviso de que las
tal, constituye el factor dominante. El capi-
predicciones favorables pueden estar basa-
tal es importante cuando se requieren prés-
das en una fecha inadecuada y en una inco-
tamos relativamente grandes; en la mayoría
rrecta interpretación de la información dis-
de esos casos debe ofrecerse alguna garan-
ponible.
tía como una condición de crédito. El térmi-
no medio de los que solicitan créditos perso-
nales, tiene un pequeño capital que va más • Grado de riesgo
allá de sus posesiones personales y de su
familia. Una vez que se han tomado en cuenta las
observaciones anteriores sobre el comporta-
El capital en los negocios es la inversión dis- miento que el cliente ha tenido con otros
puesta a producir utilidades. Para todos los proveedores, podemos darnos una idea de
propósitos prácticos, el capital, como ele- cual puede ser el comportamiento que ten-
mento que determina los riesgos de crédito, ga al momento en que nuestra empresa le
constituye la condición financiera del solici- otorgue un crédito, y a partir de ese mo-
tante, no precisamente el capital de un ba- mento podremos medir el grado de riesgo
lance general. en que estamos incurriendo con un cliente
en particular.
Administración
Realización del ejercicio Redacción de trabajo
√ Proponer algunos criterios √ Redacta un cuestionario con

mínimos para reducir el gra- varias preguntas para cada
do de riesgo al conceder una uno de apartados de la in-
línea de crédito: * Persona- formación anteriormente
lidad * capacidad * capital * proporcionada sobre la aper-
condición. tura de líneas.
Para verificar que la información proporcio-

1.1.4 INVESTIGACIÓN DE nada es válida para el análisis es convenien-
CRÉDITO te realizar algún trabajo de investigación que
nos permita confirmar su validez, este tra-
Para iniciar el procedimiento de abrir una bajo se realiza por diferentes medios.
línea de crédito a un cliente, debemos de
partir de la información que nos sea propor- Las primeras fuentes de información de cré-
cionada por el interesado al momento de dito del consumidor son las propias solicitu-
presentar su solicitud de crédito. des que llena él mismo y los informes de la
oficina de crédito al detallista. Las solicitu-
Entre la información que podemos solicitar des de crédito se hacen mediante entrevistas
tenemos: personales, por teléfono o correo.
a) Estados Financieros preferentemente
auditados. • Fuentes internas
b) Antecedentes de la empresa. Se realiza solicitando informes a nuestros

agentes de ventas, así como haciendo un
c) Principales funcionarios o accionistas y análisis en nuestra documentación por aque-
antecedentes. llas operaciones realizadas con el mismo
cliente con anterioridad.
d) Referencias comerciales.
No hay mejor fuente informativa sobre la
e) Descripción del tipo de operación del operación y la situación financiera de la em-
negocio. presa que los propietarios y funcionarios de
la misma. Por lo tanto, es razonable supo-
f) Principales operaciones con el Sistema Fi- ner que el contacto directo con un cliente
nanciero. puede proporcionar al funcionario de crédi-
to los detalles de la información financiera
disponible, las referencias bancarias y comer-
ciales u otra información importante. Cómo
se solicite y obtenga esta información de-
penderá del tiempo disponible, de la ubica-
ción del cliente, de la relativa importancia
Administración
del riesgo de crédito, y del grado de colabo- la verificación de las principales operaciones
ración que pueda lograrse del cliente. bancarias.
El contacto directo entre el departamento En nuestro medio, cada día cobran mayor
de crédito y el cliente ofrece muchas venta- auge las asociaciones integradas por ejecu-
jas. Independientemente del método em- tivos de crédito de un mismo tipo de indus-
pleado, dicho contacto sea de incalculable tria o ramo comercial, aun cuando en este
valor para establecer una estrecha y cordial momento no son muchas. Este tipo de aso-
relación de trabajo e inspirar confianza y res- ciaciones se forman con la finalidad de inter-
peto mutuos. Además de permitir el acceso cambiar información y experiencias con los
a la información necesaria, el contacto servi- clientes, que en la mayoría de los casos son
rá para aclarar las condiciones de venta, ob- los mismo. Esta práctica produce excelentes
viando así la posible insatisfacción del com- resultados, pues el comportamiento de un
prador. cliente con un determinado proveedor casi
siempre es el mismo que con los demás, y así
En nuestro país la información de crédito se tiene una idea más clara del cliente, el
obtenida mediante el contacto por teléfono importe y la frecuencia con que solicita cré-
plantea al analista una serie de problemas ditos, la forma en que cubre sus compromi-
considerables, aparte de que este medio sólo sos, etc.
debe utilizarse para codificar determinado
tipo de datos, ya que para otros su validez En términos generales, los bancos conside-
es dudosa. ran que su obligación primera radica con sus
depositantes; sin embargo, cuando se expo-
No obstante, un gerente de crédito experi- ne de manera amplia y clara la naturaleza y
mentado podrá obtener una valiosa ayuda el alcance de la solicitud de información, el
de los contactos telefónicos, los cuales, de- banco proporciona los datos que esté en li-
bidamente manejados, pueden utilizarse bertad de dar o, cuando menos, da infor-
para completar la información acerca del so- mación parcial acerca del cliente.
licitante, obtener referencias comerciales y
de localización, para actualizar información, Algunos vendedores, en razón de su tempe-
etc. ramento, interés o experiencia, podrán no
estar capacitados para elaborar buenos in-
El contacto telefónico sigue en orden de con- formes de crédito, o bien sentirse presiona-
veniencia a la visita personal por las ventajas dos cuando se les pide realizar funciones de
que reporta respecto a tiempo y costo, no crédito y cobranza.
así en cuanto a la apreciación y otras venta-
jas específicas. Por otra parte, deben estar interesados en
que el crédito se apruebe con prontitud, lo
• Fuentes externas que favorecerá una buena relación con sus
clientes. Los vendedores son el primer con-
Se realiza a través del intercambio de infor- tacto de la empresa con un nuevo cliente, y
mación con algunas otras empresas así como de ir todo bien, éstos tendrán contacto más
frecuente con los clientes.
Administración
• Para personas físicas informes por escrito sobre personas o em-

presas comerciales, y cuyos datos se mantie-
Se realiza solicitando información sobre los nen al día mediante revisiones periódicas.
principales gastos personales que realiza el
probable cliente para identificar sus ingre- Los informes de las agencias normalmente
sos y gastos reales. tratan de abarcar los hechos más importan-
tes de una decisión de crédito, desde la his-
• Para empresas toria de la empresa hasta sus operaciones,
con antecedentes de sus funcionarios, posi-
Se realiza aplicando entrevistas con los prin- ción financiera y antecedentes de pagos. El
cipales funcionarios del posible cliente. plazo normal de las agencias para obtener
los informes es de 72 horas, si bien las inves-
En la mayoría de los casos, estas institucio- tigaciones especiales pueden llevar más tiem-
nes cuentan con un departamento de infor- po.
mes de crédito, el cual lleva un registro bas-
tante completo con datos de muchos años
1.1.5 LÍMITE DE CRÉDITO
atrás sobre personas y empresas, debidamen-
te actualizado y al alcance de sus asociados. El resultado que se obtiene de la investiga-
Tal es el caso de las Cámaras de industria y ción realizada es si el crédito es otorgado o
Comercio. no y en cual será el monto autorizado, y esto
depende de todas las variables involucradas
• Agencias investigadoras de crédito en la operación como son:
Son empresas que se dedican a realizar las a) Tipo de producto

actividades que se han enumerado anterior-
mente y que cobran honorarios por ese tra- b) Volumen promedio por orden de pedido
bajo; puede ser útil su trabajo porque se tra-
ta de un trabajo profesional, sin embargo c) Volumen esperado de venta
en algunas ocasiones puede resultar onero-
d) Tiempo de crédito
so.
Las acertadas decisiones de crédito en cuen- e) Precio de venta a crédito

ta nueva, podrán determinarse fundamen-
Los límites de crédito habrán de representar
talmente con base en una información de las cantidades máximas de crédito que un
crédito y financiera suficiente para cada clien- proveedor le habrá de otorgar a su cliente
te. en forma automática.
La base para la eficaz operación de cualquier Existen varias ventajas a utilizar límites de
departamento que tenga algo más de un
crédito:
número limitado de cunetas son los servi-
cios de una agencia de informes de crédito 1. Se aceleran los cobros y se reducen los
de reconocido prestigio, la que proporciona costos, al aprovechar mejor el tiempo, el
Administración
personal quien investigará cuentas más crédito deberán ser menores. Si su compa-
complejas. ñía es grande y bien financiada, usted po-
drá soportar mayor riesgo y límites de crédi-
2. Muchas órdenes se podrán aprobar de to mayores. Si sus competidores están con-
una manera automática. cediendo límites de crédito elevados a sus
clientes, su empresa deberá, hasta un cierto
3. Se liberarán los administradores de deci- grado, mantenerse en la competencia. Si el
siones de crédito cotidianas para dedicar
grado de eficacia para cobrar cuentas ven-
atención a cuestiones de política y casos
cidas es elevado, se podrá arriesgas límites
más difíciles.
de crédito más elevados. Si su compañía
4. Se reducen los costos del personal por estuviera introduciendo nuevos productos o
razón del tiempo y esfuerzo que se eco- nuevos territorios, los límites de crédito de-
nomiza berán ser superiores.
5. Se reducen los costos puesto que se res- Los factores concernientes que influyen a su
tringe la cantidad de riesgos marginales cliente en la cantidad de crédito serán: situa-
que su compañía asume. ción financiera de su cliente, sus necesida-
des de inventarios de parte de su cliente, y el
6. Se prohiben embarque cuyo valor exce- plazo del término que el cliente necesita. De
de el límite, obligando al cliente que pa- particular interés al establecer límites de cré-
gue primero o que solicite un aumento dito lo constituirá por supuesto la situación
en su línea de crédito. financiera del cliente. Entre mejor sea la si-
tuación financiera de su cliente, más eleva-
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL ESTABLE- do podrá ser el límite que pueda establecer.
CIMIENTO DE LOS LIMITES DE CREDITO
A continuación en importancia a la capaci-
Existen varios factores que influyen en la can- dad de su cliente para pagar se encuentra
tidad de crédito que usted pueda conceder a considerar las necesidades de su cliente, dado
sus clientes; algunos de estos factores consi- que entre mayor sea el plazo de crédito,
deran la situación de su propia compañía y mayor riesgo, su límite de crédito para cada
otros factores tienen que ver con la compa- cliente estará de conformidad con el lapso
ñía de su cliente. Los factores que involucran de tiempo que se le otorga a cada cliente
a su compañía y la industria incluyen el mar- para que pague sus cuentas.
gen de utilidad de su compañía, el tamaño
de su compañía, cantidad de competencia Cada vez que se hace una compra a plazos,
dentro de la industria, y el grado de eficacia el cliente va a la oficina de crédito y arregla
de sus esfuerzos de cobros y las políticas de las condiciones de pago. Sin embargo, el
ventas de su compañía. Si el margen de uti- límite de un crédito a plazos no tiene la mis-
lidad de su compañía es elevado, usted po- ma significación que el del crédito para una
drá soportar un mayor riesgo y límites de cuenta regular o parara un cuenta renova-
crédito más elevados. Por otra parte, si su da. El archivo de crédito es revisado cada
margen de utilidad es bajo, sus límites de vez que se hace una compra.
Administración
La aprobación de un pedido depende si el a) Volumen de ventas. Se espera que un

cliente será capaz de satisfacer los cambios cambio en las normas de crédito modifi-
necesarios a las condiciones de la cuenta. La que el volumen de ventas con que opera
decisión se basa principalmente en: la empresa.
a) El ingreso familiar y el número de perso- b) Inversión en Cuentas por Cobrar. C u a n -

nas que dependen de él. to más alto sea el promedio de cuentas
por cobrar más costoso será mantener-
b) Otras obligaciones que disminuyen el las.
margen de ingreso disponible para satis-
facer los pago a plazos. c) Gastos por cuentas incobrables. M i e n -
tras más facilidades se tengan para otor-
• Para Personas Físicas gar créditos, existe la posibilidad de que
se tenga mayor número de clientes me-
Los límites de crédito para personas físicas, nos solventes.
se basarán principalmente en la solvencia
económica y moral que refleje la investiga- Puesto que las políticas de crédito y cobran-
ción generada por la solicitud de crédito. za afectan a la empresa en su conjunto, de-
berán ser formuladas e implantadas oficial-
mente por el más alto nivel gerencial. En
• Personas Morales
ocasiones, la responsabilidad de su formu-
Los límites de crédito para personas mora- lación recaerá en la alta gerencia; pero con
les, se basarán principalmente en la solven- mayor frecuencia – y más aconsejable- serán
cia económica y moral que refleje la investi- el gerente de crédito y su personal los que
gación generada por la solicitud de crédito, desempeñen un papel activo en la determi-
comprobada a través de los análisis de sus nación de las políticas, debiendo también
estados financieros intervenir y ser consultados los jefes de otros
departamentos afectados (ventas, finanzas,
etc.). Las políticas de crédito y cobranza se-
1.1.6 POLÍTICAS DE CRÉDITO rán llevadas a la práctica con mayor efecti-
vidad cuando todos aquellos que se ven di-
Son criterios básicos que se establecen para
rectamente afectados participen en su de-
la concesión de créditos a clientes y depen-
terminación.
den de la capacidad de la empresa para sol-
ventar la inversión en el rubro de cuentas El proceso de formular una política de crédi-
por cobrar y de la disposición que se tenga to es:
para desarrollar este tipo de operaciones.
1. Establecer los objetivos.
• Estructuración
2. Analizar cuidadosamente el marco en el
Variables fundamentales que se toman en cual deberá operar la política de crédito
cuenta para establecer las políticas de crédi- durante el periodo de gestión.
to de una empresa:
Administración
Lo anterior incluye todos los factores, de 1. Costo en el manejo de las cuentas por
acuerdo con una evaluación realista, que ac- cobrar
tuarán en cierta medida para limitar lo que
el departamento realista, que actuarán en Si las políticas de crédito de la empresa son
cierta medida para limitar lo que el departa- flexibles, elevarán el número de cuentas por
mento de crédito puede hacer: políticas de cobrar originando un mayor costo por su
la empresa ya establecida, objetivos y políti- manejo, en tanto que una política restrictiva
cas de los departamentos coordinados, la disminuirá el número de cuentas por cobrar
naturaleza de la industria y la importancia y el costo inherente a su manejo.
del crédito desde el punto de vista competi-
tivo, el lugar que ocupe la empresa dentro Los cambios provocados en el número de
de la industria, sus recursos financieros, etc. cuentas por cobrar provienen de dos facto-
res:
Una vez realizados estos pasos, se podrá for-
mular la política de crédito dentro de un con- a) Las variaciones en las cuentas provoca-
cepto dado, trazándose un curso de acción das por políticas de crédito más flexibles
del cual se espera el logro de los objetivos. o más rigurosas.
b) Las variaciones en la cobranza provoca-

• Implantación das por políticas de crédito más flexibles
o más rigurosas.
Por lo que la política de crédito de una em-
presa es lo que da la pauta para definir las Cuando las políticas de crédito se hacen más
acciones que deberán seguirse en la toma flexibles por el aumento en las ventas y la
de decisiones para conceder el crédito y el lentitud en las cobranzas, por el aumento de
monto de éste. clientes menos dignos de crédito, opera si-
multáneamente un aumento en los costos,
Dentro de la administración de las cuentas por el incremento en el número de cuentas
por cobrar se da primordial importancia a por cobrar, y se reducen los costos y el nú-
la implantación de las políticas de crédito y mero de cuentas por cobrar al hacerse más
las políticas de cobro, y la correcta utiliza- rigurosas las políticas de crédito.
ción que de ellas se hace al tomar decisiones
de crédito. 2. Promedio de cuentas incobrables
Para que la implantación de esas políticas A medida que las políticas de crédito se ha-
sea adecuada, se deben considerar los cam- cen flexibles, aumenta el riesgo de adquirir
bios fundamentales que se producirán y los una cuenta mala y las pérdidas por este con-
que influyen en el grado de flexibilidad o de cepto se incrementan. Por otro lado, se dis-
rigidez y de las políticas. minuye el riesgo de adquirir cuentas malas y
sus pérdidas serán menores a medidas que
Los cambios que se producirán al implantar las políticas se hacen más restrictivas.
una nueva política son:
Administración
3. Volumen de ventas Uno de los requisitos básicos para crear ese

ambiente es la comunicación efectiva de la
Como ya lo mencionamos anteriormente, política a todas las personas afectadas, tan-
una política flexible provoca un aumento en to del departamento o actividad específica
las ventas y las disminuye una política res- como a los relacionados con éste. Sea que
trictiva. la política se difunda por vía oral o escrita,
debe haber una comprensión mutua res-
La importancia de evaluar estas variables es pecto de lo que abarca y cómo debe aplicar-
determinar el efecto de una política flexible se.
o restrictiva en los costos e ingresos por ven-
tas en la empresa, pues de esto dependen Investigación de campo
las ventas y las utilidades.
√ Entre las empresas -comer-
• Difusión cios de tu localidad investi-
ga:
Para ser efectiva, la política debe relacionar-
se directa y explícitamente con la acción. La
gerencia de crédito debe adoptar las medi- √ ¿Que toman en cuenta para
das necesarias para transportar las declara- ofrecer un sistema de ven-
ciones amplias de una política a guías utili- tas a crédito.?
zables por el personal de crédito en las ope-
raciones diarias del departamento.
√ Cuales son las ventajas y las
El poner en práctica la política de crédito desventajas de operar un
también exige acciones tales como adjudi- sistema de ventas a crédito.
car tareas y responsabilidades, delegar au-
toridad, establecer procedimientos y contro- √ ¿Que tipos de crédito mane-
les y prever los informes y evaluaciones pe- jan?
riódicas del progreso logrado.
Posiblemente el elemento de mayor impor- √ ¿Cuales son las condiciones

tancia en el proceso de poner en práctica y requisitos que consideran,
una política sea la creación, por parte de la para investigar y conocer
gerencia, de un ambiente que anime a los crédito.?
subordinados a pensar y actuar en los térmi-
nos que ésta señala; que estén conscientes
de las consecuencias de sus decisiones indi- √ Si tienen planes, políticas y
viduales sobre las operaciones totales de la tipos de crédito.
empresa en general y del departamento en
particular.
√ La estructura oganizacional
para operar el sistema de
crédito.
Administración
Trabajo en equipo En las actividades de cobro se debe encon-

trar el punto óptimo en que los gastos de
√ Diseña un caso inventado cobranza no superen el beneficio que se ge-
para crear varias políticas de nera por esta actividad.
crédito que permitan:
El verdadero trabajo de cobranza empieza
al vencer una cuenta. Diversos sistemas pue-
√ Aumentar el volumen de den utilizarse para enfocar la atención del
ventas. personal de cobranza en las cuentas venci-
das. Seleccionar el sistema adecuado para
determinado tipo de operación estará en re-
√ Reducir el numero de cuen- lación directa con el sistema de contabilidad
tas por cobrara y gastos por básico utilizado para facturar a los clientes y
cuentas incobrables. registrar las cuentas por cobrar. Para obte-
ner una amplia información sobre los diver-
sos sistemas en uso, es aconsejable solicitar-
1.1.7 COBRANZA
la a las diversas empresas que venden este
tipo de sistemas y equipos, con lo cual se
• Concepto podrá seleccionar el más económico y efi-
ciente para un trabajo en particular. El costo
Decisiones básicas para determinar y evaluar
del personal administrativo es un factor de
los procedimientos que sigue una empresa
capital importancia; por lo tanto, cualquier
para cobrar a su vencimiento las cuentas a
sistema de facturación y de seguimiento de
cargo de clientes. Es el cobro de una cuenta
cobranza demasiado complicado, podría
pendiente de pago como resultado de una
retrasar el crecimiento de una organización
venta realizada a crédito, lleva la transac-
comercial. El procedimiento de cobro es una
ción a una conclusión adecuada.
de las muchas actividades de una empresa
que en su conjunto determina su eficiencia.
• Función
Estudio individual.
En una operación normal, el aumento en
gastos de cobranza debe reducir el período √ Investiga en que consiste el
promedio de cobro y los gastos por cuentas punto óptimo para gastos de
incobrables, incrementando a su vez las uti- cobranza.
lidades, sin embargo, esta estrategia puede
provocar pérdida de ventas, además de gas-
tos por cobros si el nivel de la gestión de • Clasificación
cobranza es demasiado elevado.
POR QUE LAS CUENTAS SE VENCEN SIN SER
Es decir, si la empresa apremia demasiado a PAGADAS. El acreedor puede usualmente
sus clientes para el pago de sus deudas, és- determinar por qué un cliente falla en sus
tos pueden optar por realizar sus compras pagos consultando; (1) el registro de com-
en otra parte. pras y pagos en el auxiliar; (2) el archivo de
Administración
crédito del cliente; (3) la información pro- • Directas

porcionada por los agentes de ventas y (4)
intercambio de informes o discusiones de EL DEPARTAMENTO DE CREDITO
grupos de comerciantes. Una vez que la ra-
Un estudio realizado en diversas compañías
zón es conocida, e cliente puede generalmen-
medianas y grandes reveló que la práctica
te ser clasificado dentro de once grupos. Tal
clasificación ayuda al acreedor a escoger la más común es delegar la responsabilidad de
la cobranza en el mismo individuo o depar-
técnica de cobranza:
tamento que ejerce la responsabilidad de
1. Clientes que honestamente mal interpre- autorizar las ventas a crédito. Esto se basa
tan las condiciones de venta. en la teoría de que la aprobación del crédito
de una cuenta invariablemente incluye como
2. Clientes que pasan por alto sus cuentas supuesto la consecución del pago. Es im-
por negligencia o por métodos de traba- portante, al momento de otorgar el crédito,
jo deficientes. considerar el aspecto cobranza, y aun utili-
zar alguna de las técnicas de cobranza al
3. Clientes que descuidan las fechas de ven- mismo tiempo de tramitar el pedido. Este
cimiento por lo reducido de la cuenta. sistema ha demostrado ser el más frecuente
4. Clientes que temporalmente se atrasan, y efectivo por razones obvias. Una persona
dedicada a la sola función de aprobar los
pero generalmente pagan a tiempo.
créditos y recuperar las cuentas tiende a con-
5. Clientes que temporalmente se atrasan vertirse en un especialista, y estando debi-
por las condiciones locales del negocio. damente adiestrado en las técnicas de una
buena organización de cobranza, se convier-
6. Clientes que siempre se atrasan. te en la persona mejor calificada de la orga-
nización para desempeñar la tarea.
7. Clientes que podrían pagar puntualmen-
te pero descuidan las fechas de venci- EL PERSONAL DE VENTAS
miento porque piensan que es más pro-
vechoso para ellos utilizar el dinero del En la actualidad, es una práctica común acer-
acreedor que su propio dinero. car el esfuerzo de cobranza al de cuentas,
aun cuando sea sólo para tener a los res-
8. Clientes que se han sobreextendido a sí ponsables de realizarlo informados sobre el
mismos. estado que guardan las cuentas de los clien-
tes. Si bien muchos vendedores consideran
9. Clientes que tienen descuentos no gana- que la labor de cobranza les representa una
dos. tarea que les quita tiempo, es ajena a su tra-
10. Clientes que están al borde de la insol- bajo y debe ser desempeñada por especialis-
vencia o que son en realidad insolventes. tas, también lo es que otros vendedores des-
tacados son excelentes promotores de la
11. Clientes que deliberadamente cometen cobranza debiendo el departamento de cré-
fraude. dito preocuparse por proporcionarles el ade-
cuado entrenamiento y darles a conocer las
Administración
políticas de cobranza de la empresa. En la da telefónica deberá notificar al deudor mo-

actualidad, la gerencia de ventas demuestra roso que tal medida se tomará si no se reci-
una preferencia cada vez mayor por los ven- be remesa dentro de un período específico
dedores que entienden y pueden ayudar en (generalmente en un plazo de 10 días).
la relación global entre su empresa y el clien-
te. Entre más competitivas e tornan las con- OTRO PERSONAL
diciones de mercado, más importantes se-
rán las condiciones de crédito y otros pro- En ciertos casos, otros miembros de la orga-
gramas financieros para el movimiento de nización pueden relacionarse con la función
los bienes y servicios. de cobranza. Así sucede cuando surgen di-
fíciles problemas de cobro o entran en juego
cantidades importantes. Por ejemplo, el ge-
• Delegadas
rente general de crédito o el tesorero partici-
PERSONAL ESPECIALIZADO DE COBRANZA pan en este tipo de problemas para agregar
un toque de autoridad, una mayor experien-
Ciertas empresas comerciales generan trabajo cia, o simplemente la dignidad de su puesto
de cobranza en tan grandes volúmenes, que en la empresa. Esto puede dar origen, como
resulta ventajoso adiestrar y emplear a per- beneficio adicional, a revisar periódicamen-
sonal especializado en cobranza, sin la res- te los esfuerzos de cobro y sus problemas, a
ponsabilidad de aprobar el crédito, pero casi revaluar las actitudes, políticas y técnicas, o
siempre subordinados a este departamento. a aportar nuevas ideas. Hay otras posibili-
dades para una más amplia participación en
Dichas organizaciones pueden encontrarse el trabajo de cobranza: la formulación de la
en aquellas industrias donde el número de correspondencia de cobros por otro perso-
cuentas es muy elevado y la cantidad pro- nal, el contacto telefónico por funcionarios
medio de cada transacción es más bien pe- de la compañía. Estas funciones deben
queña y uniforme. Las ventajas de este sis- detallarse al asignar la responsabilidad total
tema, donde las condiciones de crédito así respecto de la cobranza.
lo justifiquen, incluyen posibles ahorros en
salarios debido al tipo de personal que se Consulta con el docente
necesita, el desarrollo de un experto e idó-
neo manejo de la cobranza a través de la √ Solicita al profesor un caso
especialización, la liberación de cargas de didáctico de clientes con in-
trabajo al personal más valiosos, permitién- cumplimiento de pago.
dole así dedicarse a más complejas tareas de
crédito.
1.1.8 INSTRUMENTOS DE COBRO
AGENCIAS DE COBRO
Notificaciones por escrito.- una vez que se
Después de que todos los intentos de cobro ha cumplido el plazo para efectuar el pago y
por su compañía han fracasado, se conside- han transcurrido algunos días adicionales,
ra aconsejable trasladar la cuenta a una se envía una carta con mucha cortesía recor-
agencia de cobros. La última carta o llama- dando a nuestro cliente del adeudo que tie-
Administración
ne con la empresa. En caso de que no se • Llamadas telefónicas

atienda la primera comunicación, posterior-
mente se enviarán alguna o algunas otras Este procedimiento puede ser utilizado pos-
en términos cada vez más enérgicos. terior a las comunicaciones por escrito y es
realizado en primera instancia por el Geren-
Realización del ejercicio te de Crédito o en su caso por los abogados
de la compañía, buscando encontrar los
√ En el caso didáctico de clien- motivos por los cuales el cliente ha incum-
tes con incumplimiento de plido con su compromiso.
pago, considerar.
Una carta tiene la desventaja de que consu-
me mucho tiempo y comprende tan sólo a
√ ¿Qué instrumento de cobro una de las partes. Las llamadas telefónicas
se debe aplicar y por qué? podrán superar ambos inconvenientes.
En una época en que las estampillas, el pa-

√ Detectar si hubo errores al pel y la mano de obra eran relativamente
otorgar línea de crédito y baratas, las llamadas telefónicas se utiliza-
como solucionar el proble- ban muy de vez en cuando, por razón de su
ma. costo. En la actualidad el teléfono se ha
convertido en una herramienta de cobranza
más generalizada, particularmente cuando
• Estados de cuenta
se trata de problemas de cobro difíciles. El
Enviar estados de cuenta mensuales a los teléfono ofrece las ventajas de la velocidad y
clientes solía ser un método más generaliza- certeza de que su investigación llega a la
do de lo que es en la actualidad. Los estados persona apropiada. Asimismo, por medio
de cuenta mensuales incluyen los saldos del teléfono usted podrá requerir acción es-
adeudados, tanto vencidos como al corrien- pecífica y encontrar la respuesta de una for-
te, respecto a un cliente en particular. ma inmediata. Además algo muy impor-
tante, el conversar personalmente con el deu-
Algunas personas están en contra de este dor impide el que se niegue la deuda.
método porque señalan que se elevan de-
masiado los costos y será mucho es esfuerzo Sobre una base geográfica, si el cliente se
involucrado en la adquisición, impresión y encontrara en un lugar cercano, la llamada
procesamiento de las formas; inclusión de telefónica podrá constituir el medio más
estados en sobres y llenarlos; costos relacio- económico de ponerse en contacto. El servi-
nados con correos y, tiempo perdido o in- cio LADA permite llamar a un cliente lejano y
vertido. a un costo competitivo aun con una carta.
Administración
• Cartas y precisas en los telegramas. Los telegramas

se utilizan mejor cuando el esfuerzo de co-
Las cartas de cobranza deberán utilizarse con branza llega a la fase de urgencia y se re-
miras de que el cobro se pueda efectuar con quiere de una acción rápida. Sin embargo,
una sola carta. Las cartas deberán enfatizar el uso de telegramas al inicio del ciclo de
claramente que se trata de una carta de co- cobranza frecuentemente acelera la acción
branza. La forma y contenido de ésta habrá que usted desea.
de variar dependiendo de las circunstancias
de quien la envía y del deudor. Si se tratara
• Visitas
de un cliente que por mucho tiempo ha pa-
gado oportunamente, el tono deberá ser Las visitas personales por agentes de crédito
muy diferente al contenido de una carta di- a clientes que se retrasan en sus pagos, debi-
rigida a un cliente quien consistentemente do a su elevado costo, se podrán reservar
se ha retrasado en sus pagos. Definitiva- para aquellos casos de cobranza considera-
mente el contenido de una carta a un nuevo dos significativos. El esfuerzo de cobranza
cliente quien se ha atrasado en sus pagos muy probablemente habrá de acelerar los
pro primera vez deberá ser diferente al con- requerimientos de cobro en una u otra di-
tenido de la carta a un deudor quien ha rección: hacia el cobro o convenio, o bien a
pasado por alto todas las demás solicitudes tomar una acción legal más firme. La visita
de cobranza. Sin embargo, generalmente personal ofrece todas las ventajas de una lla-
todas las cartas de cobranza deberán conte- mada telefónica más la ventaja de una con-
ner características generales respecto al ini- versación de persona a persona. A pesar de
cio, cuerpo y terminación así como tono en los costos, la visita personal usualmente ge-
que se expresa. nera los mejores resultados de todos los
métodos de cobranza.
Visitas personales.- Este procedimiento pue-
de utilizarse indistintamente a los dos ante- * Mediante agencias de cobranza. Aque-
riores y consiste en que el cobrador, el super- llas cuentas que no han sido pagadas en
visor de cobranza o el agente de ventas visi- un tiempo razonable después de haber
ten al cliente para exigir el cobro de la cuen- vencido el plazo de pago, pueden ser en-
ta y en su caso negociar algún plazo adicio- viadas a una agencia de cobranza o al-
nal, pero obteniendo la promesa de pago o gún abogado para obtener el pago. Nor-
la firma de algún documento por parte del malmente los gastos que este procedi-
cliente. miento origina son elevados.
• Telegramas * Recurso legal. Este procedimiento consiste

en entablar una demanda contra el deu-
Los telegramas son herramientas efectivas de dor, resulta muy costoso, no se garantiza
cobranza puesto que exigen la atención de el pago del adeudo y normalmente con
quien lo recibe. El lenguaje utilizado en los este procedimiento se termina la relación
telegramas será conciso, sin llegar a ofen- comercial.
der. A las personas les agradan frases cortas
Administración
• Generales
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
La estructura organizadora no es, por supues-
1.2. Analizar la organización del área de to, un fin en sí, sino una herramienta para
crédito y cobranzas, identificando sus conseguir los objetivos de la empresa. Una
objetivos, funciones y estructura, para organización eficiente contribuirá al éxito de
el óptimo desarrollo de sus activida- la empresa; por esta razón es muy impor-
des tante aplicar los principios de organización.
No obstante, es inútil esforzarse por conse-
guir una buena estructura sin tener presente
1.2.1 OBJETIVOS DEL ÁREA DE
su uso preciso. La organización debe ajus-
CRÉDITO tarse a la tarea, y no al contrario; debe refle-
jar, además, cualquier obligación limitación
Los actuales gerentes de crédito no sólo tie- impuesta al ejecutivo.
nen que ser rudos, bien entrenados y perso-
nas con tacto, sino que además necesitan
poseer habilidades y destrezas en diferentes 1.2.2 FUNCIONES
ramos. Un gerente de crédito deberá cono-
cer acerca de contabilidad, análisis de esta- Debido a las funciones del departamento de
dos financieros, técnicas de cobranza, leyes crédito y sus repercusiones sobre las opera-
mercantiles (incluyendo leyes sobre quiebras, ciones de los demás departamentos dentro
sobre materia fiscal y sobre títulos de crédi- de una compañía, el gerente de crédito de-
to), administración, psicología, compras, fi- berá interactuar con miembros de varios de-
nanzas y comunicación. La capacitación for- partamentos.
mal de un gerente de crédito generalmente
Con el departamento de ventas la relación
incluye el tener un título universitario y cada
se presenta ya que el crédito no sólo es im-
vez con mayor frecuencia grados de maes-
portante para realizar la venta, sino también
tría en administración. Adicionalmente, es
para poderla cobrar después. Con una bue-
muy probable que los gerentes tengan mu-
na relación entre estos departamentos se
chos años de experiencia práctica además
podrá ahorrar mucho tiempo y energía al
de su grado académico.
gerente de crédito en el largo plazo.
• Específicos Con el departamento de finanzas y el depar-

tamento legal el apoyo estará enfocado
La administración de crédito y cobranza co- en la elaboración de pronósticos de efectivo
rresponde al área administrativa y financie- así como en el conocimiento de leyes con-
ra de la empresa, y jerárquicamente perte- cernientes al crédito.
nece a ella; pero por lo que respecta a sus
relaciones funcionales, tiene como objetivo En relación con toda la compañía, el contac-
coordinar fundamentalmente con la admi- to permanente que tiene el departamento
nistración de ventas y se relaciona, por lo de crédito con la clientela, las personas de
tanto, con el área mercadotécnica. relaciones públicas generalmente habrán de
Administración
estar interesados en su impacto en ventas y 1.2.3 ESTRUCTURA

en mantener una buena imagen de la com- ORGANIZACIONAL
pañía.
Al estudiar la estructura de organización del
• Genéricas departamento de crédito y cobranza se abar-
can conceptos generales, por lo que es nece-
Dentro de la organización, las funciones son sario no sólo recordar el concepto y la defi-
el agrupamiento de las principales unidades nición de organización, sino describir con
de trabajo, o sea la reunión lógica y armóni- brevedad los tipos básicos de organización
ca de actividades afines. Una función es iden- de empresas, lo que no da una valiosa intro-
tificable también con el nombre de departa- ducción.
mento, o como unidad administrativa.
• Lineal
• Especificas
También llamada militar por las claras líneas
El departamento de crédito y cobranza, como de autoridad, es el tipo más simple y anti-
parte de un todo (empresa), no puede des- guo. Es un organigrama para empresas pe-
empeñar su función aislado y sin la relación queñas, sencillas, del llamado tipo familiar,
adecuada con los demás departamentos y muy adecuado para el ejército, pues es tal su
actividades que integran la empresa. Se de- rigidez que no permite la delegación de au-
berán establecer claramente las líneas fun- toridad, sino sencillamente la relación es de
cionales de relación interdepartamental, así mando y obediencia.
como los canales adecuados de comunica-
ción que faciliten esa interrelación. El de- Entre las principales ventajas de este tipo de
partamento de crédito y cobranza tienen una organización es que la responsabilidad no
relación funcional con todos los departamen- puede evadirse ya que recae sobre una sola
tos de la empresa; con algunos de ellos esta persona, lo cual permite además tomar de-
relación es continua y reviste gran impor- cisiones inmediatas cuando se presentan pro-
tancia; con otros, es ocasional y de menor blemas.
importancia, pero en ambos casos el no aten-
der y establecer adecuadamente esa relación Entre las principales desventajas está el que
ocasiona a la empresa conflictos y pérdidas es difícil encontrar y entrenar personal y eje-
considerables. cutivos en número suficiente, capaces de
administrar en forma competente no sólo
El departamento de crédito debe organizar- sus tareas básicas, sino también todas las
se de al forma que toda la empresa reciba obligaciones subsidiarias relacionadas con la
los máximos beneficios de la diversidad de tarea principal.
talentos y experiencias de sus miembros. Si
se usa con acierto, el departamento de cré- En conclusión, se caracteriza porque la acti-
dito y cobranza deberá tener contacto con vidad decisoria se concentra en una sola per-
todas las funciones de un negocio. sona, quien toma todas las decisiones y tie-
ne la responsabilidad básica del mando, el
Administración
jefe superior asigna y distribuye el trabajo a te, sino que puede propiciar la enemistad de
los subordinados, quienes a su vez reporta- los demás expertos por no haber recurrido a
rán a un sólo jefe. ellos.
GERENCIA GENERAL
GERENCIA
GENERAL
C REDITO C OBRANZA
• Centralizada
CREDITO COBRANZA Cuando se tiene un bajo volumen de ventas,

ninguna ventaja se pierde al no contar con
• Funcional una organización en el campo, excepto la
falta de fondos cuando los pagos se encuen-
Mucho más flexible que la anterior y de em- tran en tránsito hacia la casa matriz.
pleo más común, permite delegar la autori-
dad y la toma de decisiones, lo cual la hace Una de las grandes ventajas de un departa-
dúctil y aplicable a empresas de gran tama- mento centralizado es su bajo costo de ope-
ño. ración. No se requiere ni personal, ni equipo
duplicados, y prácticamente será más bajo
La ventaja principal de la estructura funcio- cualquier otro gasto relacionado con la cen-
nal radica en que cada persona tiene opor- tralización.
tunidad de convertirse en experto en su es-
pecialidad. Otra ventaja consiste en que los Los registros centralizados eliminan la nece-
ejecutivos y el personal subordinado conta- sidad de acumular información de diferen-
rán con una mejor supervisión técnica, debi- tes ubicaciones a fin de determinar el status
do a que cada funcionario a quien reportan de los otorgamientos de crédito o la condi-
será un experto en su campo. ción de las cuentas. Y por tener acceso al
total de los registros, se puede entrevistar al
La principal desventaja de este sistema es la cliente contando con toda la información,
división de las líneas de autoridad, no siem- reduciendo así la posibilidad de error.
pre es fácil determinar a qué especialista
consultar cuando se requiere guía. Cuando Una organización de crédito centralizada, en
se hace una selección equivocada, el subor- el significado normal del concepto, es la que
dinado no sólo recibe orientación deficien- se localiza en su totalidad en la oficina ma-
Administración
triz de la empresa, donde realiza todas sus mente como centros regionales de cobran-
operaciones. No hay tras oficinas, aun cuan- za. En otros casos ocurre exactamente lo con-
do el departamento central puede dar servi- trario: el crédito se maneja en la oficina
cio a un sinnúmero de componentes, y por foránea y la cobranza va directamente a la
ello su actividad no se ve duplicada en nin- oficina central. Hay otras variantes de estos
guna otra unidad de operación. Le gerente dos sistemas; sin embargo, si se desea obte-
de crédito y su personal aprueban los crédi- ner la mayor ventaja posible de la descen-
tos sobre todos los pedidos en la oficina tralización, resulta obvio que no solamente
matriz, y todos los pagos se reciben y se de- se debe dar a la operación foránea la máxi-
positan ahí mismo. En algunas empresas, la ma responsabilidad, sino también la autori-
mayoría de las funciones de crédito se realidad correspondiente.
zan en la oficina matriz, pero hay oficinas de
cobro para ayudar a la gestión de los pagos Cada oficina es responsable de los límites de
o a la negociación de ajuste. crédito otorgados, de la investigación del
crédito y de la recuperación de las cantida-
des adeudadas por los clientes dentro de su
DPTO. CREDITO territorio, aun cuando el crédito que sobre-
REGION 1 pase cierto límite en muchos casos exija la
aprobación del gerente general de crédito.
La cobranza efectuada por una sucursal se
TIENDA “A”
deposita localmente por lo general en for-
TIENDA “B” ma de una orden de pago o situación a fa-
vor de la oficina central. El gerente de crédi-
TIENDA”C” to de sucursal actúa dentro de las políticas
determinadas por el gerente general de cré-
TIENDA “D” dito, pero debe haber un acuerdo previo entre
ambos para efectuar pequeñas modificacio-
nes, atendiendo a las condiciones que pri-
ven en el área de aplicación.
• Descentralizada
En una organización de crédito descentrali- • Por comités

zada se establecen oficinas en diferentes si-
La organización por comités del área de cré-
tios y éstas operan en forma más o menos
dito y cobranzas se utiliza cuando se tiene
independiente, bajo la dirección general de
un proyecto o problema determinado a de-
la oficina central. Este sistema se usa nor-
sarrollar o a resolver, respectivamente, Es una
malmente en las compañías que tienen un
forma de organización específica pata tales
gran volumen de ventas y una amplia distri-
circunstancias, como por ejemplo, los comi-
bución de sus productos.
tés de crédito, para la autorización de crédi-
En ciertos casos, las principales aprobacio- tos especiales; los comités de cobranza, para
nes de crédito se otorgan en la oficina cen- decidir qué hacer cuando existe una cartera
tral, por lo que las sucursales operan sola- vencida muy elevada, etc.
Administración
GERENCIA GENERAL
SUBGERENCIA DE SUBGERENCIA DE
CRÉDITO COBRANZA
COMITÉ DE COMITÉ DE
CRÉDITO COBRANZA
1.2.4 PROCESO DE CRÉDITO Y

COBRANZA
• Procedimiento descriptivo b) Solicitud de crédito.- el prospecto de

cliente, una vez que haya conocido nues-
El proceso de crédito y cobranza inicia con tras políticas de crédito así como los pre-
la decisión de la empresa de otorgar crédito cios de venta y productos que maneja la
a sus clientes por operaciones de venta, aun- empresa, elabora una “solicitud de cré-
que formalmente se inicia con la primer en- dito” en la que presente sus datos tanto
trevista que se tiene con el prospecto de clien- para identificación como de evidencia de
te, a partir de ahí normalmente se seguirán sus operaciones mercantiles.
los siguientes pasos:
La solicitud del crédito viene a constituir uno
a) Políticas de crédito.- una vez que la em- de los documentos más importantes en la
presa decide iniciar el procedimiento para administración del crédito. Con base en este
otorgar crédito a sus clientes, se deben documento se inicia, por decirlo así, el pro-
establecer políticas generales que debe- ceso del crédito. Nos aporta los datos y ele-
rán cumplir todos los clientes que deseen mentos que, una vez comprobados por la
realizar este tipo de operaciones; estas investigación, permiten conocer al solicitan-
políticas las establece la empresa de ma- te de crédito, al proporcionarnos los elemen-
nera unilateral y de acuerdo a su capaci- tos de juicio para autorizar, negar o modifi-
dad económica. car las condiciones del crédito solicitado.
Administración
Aunque no existe un formato de aceptación c) Envío de carta en que se concede cré-

general en su presentación, contenido y ex- dito.- como resultado de la investigación
tensión, el estudio de la solicitud de crédito de crédito en caso de que el cliente cum-
revela una serie de elementos fundamenta- pla con todos los requisitos se le envía
les, concurrentes en la mayoría de los caos. esta carta en que se le informa que a partir
Los datos y la extensión del documento de- de ese momento todos los pedidos de
ben basarse en el monto del crédito solicita- mercancía que realice se sujetarán a las
do, y guardan una estrecha relación con él. condiciones de crédito ahí estipuladas.
Así, un crédito alto o considerable exigirá una
investigación exhaustiva del sujeto de crédi- d) Recepción de pedidos, envío de mercan-
to, en tanto que un crédito pequeño requie- cía y facturación.- Estos procesos los rea-
re una investigación más sencilla, y por lo liza la empresa de manera automática
tanto, la solicitud será menos amplia y con una vez que se recibe el pedido de un
menor volumen de datos. cliente, cada uno de ellos genera docu-
mentación interna para control de la ope-
Asimismo, la investigación codificación de ración.
los datos aportados por el solicitante repre-
senta, para el departamento de crédito y co- e) Procedimiento de cobranza.- una vez
branza, un costo del cual deberá guardar que vence el plazo para pagar el crédito
una relación porcentual lógica con el monto otorgado, se inicia el procedimiento de
del crédito por concederse. cobranza y para ello se utilizan los instru-
mentos de cobro ya mencionados en el
a) Análisis de crédito.- una vez que el de- punto 1.1.8.
partamento de crédito y cobranza de la
empresa recibe la solicitud de crédito jun- En primer término, se deberá acudir al expe-
to con los documentos anexos que se so- diente del cliente, clasificarlo conforme su
licitan, inicia la etapa de análisis de la forma de proceder en el pasado o conforme
documentación para determinar los vo- una apreciación inteligente. Luego procede-
lúmenes de venta y crédito que es reco- rá a utilizar sus herramientas de cobranza,
mendable otorgar al prospecto de clien- tales como cartas, llamadas telefónicas, con-
te. siderando el orden de recordatorios, apela-
ción y compulsa. Si estas herramientas no
b) Investigación de crédito.- además del dieran buenos resultados, el gerente de cré-
análisis de la documentación que presen- dito deberá utilizar los servicios externos de
ta el prospecto de cliente, es necesario agencias de cobro o los tribunales. Durante
verificar que esta información sea real y el proceso total, deberá buscarse
fidedigna, por lo que se recomienda co- retroalimentarse de los tribunales o agen-
tejar información con terceras personas cias.
que pueden ser otros proveedores del
cliente, instituciones bancarias o agen-
cias de investigación.
Administración
• Diagrama de flujo flujo como ejemplo, de una solicitud de cré-

dito y un procedimiento de cobro.
A continuación se presenta un diagrama de
PROCEDIMIENTO DE COBRO
P e d i d o
S o l i c i t u d
d e
crédito
S í m b o l o s u t i l i z a d o s R e v i s i ó n d e l
r e g i s t r o d e
clientes
C o p i a s
D o c u m e n t o
S e e f e c t ú a l a
¿Crédito S i i n v e s t i g a c i ó n d e
n u e v o ? crédito
P r o c e s o
o
Trabajo N o
Análisis d e S e a n a l i z a n l o s
D e c i s i ó n l a c u e n t a r e s u l t a d o s
p a r a a u t o r i z a r d e l a
o n o i n v e s t i g a c ió n
A r c h i-
v o
Se autoriza N o
S e e n v í a a l
R e s- d e p a r t a m e n t o d e
p u e s t v e n t a s l a c o p i a
a S i i n d i c a n d o e l
p o r q ué del
r e c h a z o
E n v í o a l
d e p a r t a m e n t o d e (fig 3.3)
v e n t a s c o p i a c o n S e e l a b o r a r e l a c i ó n
f i r m a d e d i a r i a d e
a u t o r i z a c i ó n solicitudes
r e c h a z a d a s
(fig.3.2) S e a r c h i v a
l a c o p i a
a u t o r i z a d a s n u m é r i c a -
m e n t e
CUENTA A INVESTIGAR
CLASIFICAR
HERRAMIENTAS DE CO-
BRANZA UTILIZADA Recordatorio
Cartas
Teléfono
Intervención de Apelación
tercera persona
Telégrafo
Giros Compulsa
CONTRATAR SERVICIOS EXTERNOS

(Agencia de Cobros, Abogados, etc.)
EVALUACIÓN DE LA CUENTA
Administración
Trabajo en equipo sus órdenes, sino también a sí mismo, pues

al tomar en consideración la creciente com-
√ Con tus compañeros de plejidad en el manejo moderno de las em-
equipo discutan si en el presas, nos damos cuenta de que el perso-
digrama de flujo. nal de gerencia debe continuar capacitán-
dose a fin de poder cumplir eficazmente con
las responsabilidades que le han sido enco-
√ Están bien claros todos los mendadas.
momentos del proceso.
Es muy importante el desarrollo ejecutivo
dentro de la empresa, pero no lo es menos el
√ Están bien ubicados los mo-
entrenamiento sólido y especializado en ma-
mentos donde se toman de- teria de crédito y cobranza en los niveles in-
cisiones y cómo se procede feriores.
en cada caso de la decisión.
La capacitación en cuanto a elementos de
√ Se puede mejorar ,en caso contabilidad, análisis de estados financieros,
de encontrar alguna falla o relaciones humanas, relaciones públicas y
otras materias similares, dan una base sóli-
problema.
da para un entrenamiento superior.
1.2.5 PERFIL DEL TITULAR DEL • Profesión

ÁREA
El titular de área debe ser de preferencia Li-
El estudio y análisis de las funciones del de- cenciado en Administración, Licenciado en
partamento de crédito y cobranza nos de- Administración con especialidad en Admi-
muestran cuán real es la necesidad de cierto nistración Financiera, Licenciado en Conta-
tipo de entrenamiento, así como las áreas y duría.
temas que debe cubrir, no sólo con la finali-
dad de adaptar a los nuevos empleados, sino • Experiencia
también para mejorar la capacidad de los
miembros experimentados del departamen- Se requiere una experiencia laboral mínima
to. Si el departamento de crédito quiere man- de dos años en actividades de crédito y co-
tener el mismo nivel de desarrollo de los de- branzas.
más departamentos de la empresa, debe
adoptar y adaptar un programa de adiestra- • Ética Profesional
miento adecuado.
El titular del área debe tener una solvencia
Así pues, el ejecutivo o gerente no sólo debe moral y ética profesional de manera clara y
preocuparse por capacitar al personal bajo transparente sin lugar a dudas.
Administración
• Actitudes Otras características que debe tener el titular

del área son:
Las actitudes del titular del área deben ser
positivas y encaminadas a lograr los objeti- a) Madurez Emocional
vos organizacionales y de los trabajadores o
empleados a su cargo. b) Desarrollo Intelectual
c) Marco de Valores Definido

• Responsabilidad
d) Claridad de Objetivo
El puesto implica una gran responsabilidad,
ya que se manejan grandes cantidades de e) Apertura y Flexibilidad
recursos monetarios.
f) Visión a Futuro
• Honestidad
g) Cultura General
Al manejarse recursos monetarios significa-
tivos, el titular del área debe ser una persona h) Eficaces Relaciones Publicas y Humanas
sumamente honesta para manejar dichos
i) Conocimiento Pleno de la Organización
recursos con transparencia absoluta.
j) Responsabilidad, Compromiso y Discipli-
• Servicio na
La actitud positiva de servicio del titular del

área, se verá reflejada en los resultados que
obtenga en la administración de crédito y
cobranza, para recuperar la inversión de la
empresa en el tiempo establecido.
Administración
PRACTICAS DE EJERCICIO Y LISTAS DE COTEJO
Portafolios de evidencias
Desarrollo de Practica
Unidad de aprendizaje: 1 Práctica número: 1
Nombre: Diagnóstico de crédito y cobranzas.
Propósito: Al finalizar la práctica, el alumno elaborará un diagnóstico de crédito y cobran-
zas de una empresa mediante el análisis de sus informes de ventas y cuentas por cobrar pa-
ra la propuesta de recomendaciones.
Escenario: Empresa mediana o grande. Duración: 8 hrs.
Materiales Maquinaria y equipo Herramienta

• Hojas tabulares de 7 u 8 • Máquina de escribir o
y 14 columnas. computadora con proce-
• Hojas blancas tamaño sador de textos.
carta.
• Hojas papel cuadricular y
milimétrico.
• Lápiz, plumín punto fino
color negro.
• Juego de geometría.
Administración
Procedimiento
Para el desarrollo de esta práctica se recomienda trabajar en equipos de tres a cinco alum-
nos
1. Acatar las medidas de seguridad e higiene establecidas, así como las relativas a la con-
servación del medio ambiente y de protección civil.
2. Acudir a la empresa.
3. Recopilar en el área de crédito y cobranzas de la empresa siguiente información:
• Importe de las ventas totales del ejercicio inmediato anterior
• Importe total de las ventas a crédito del ejercicio inmediato anterior
• Importe total de las cuentas por cobrar a clientes al cierre del ejercicio mencionado
• Importe total de los saldos adeudados por cada cliente al cierre del ejercicio
4. Revisar analíticamente el comportamiento mensual de cada uno de los importes o
montos señalados del ejercicio mencionado.
5. Elaborar cuadros analíticos de saldos.
6. Graficar comportamientos de los saldos.
7. Elaborar con base en la información recabada, un diagnóstico con observaciones y
recomendaciones para mejorar la operación del área de crédito y cobranzas de la em-
presa estudiada.
8. Formular el procedimiento descriptivo de cobranza que la empresa lleva a cabo.
9. Elaborar el organigrama del área de crédito y cobranzas.
10. Acudir a la empresa estudiada a presentar el diagnóstico y recomendaciones sugeridas
y las ventajas de desarrollarlos
11. Elaborar un informe escrito de la práctica que incluya lo siguiente:
• Información obtenida.
• Observaciones.
• Conclusiones.
Administración
Lista de cotejo de la práctica número: 1

Diagnóstico de crédito y cobranzas
Fecha:
Nombre del alumno:
Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el de-
sempeño del alumno mediante la observación del mismo.
De la siguiente lista marque con una ü aquellas observaciones que hayan sido cumplidas
por el alumno durante su desempeño.
No
Desarrollo Sí No
aplica
1. Aplicó las medidas de seguridad e higiene.
2. Recopiló la información señalada.
3. Revisó el comportamiento de los montos señalados.
4. Elaboró los cuadros analíticos de saldos.
5. Graficó el comportamient o de los saldos.
6. Elaboró el diagnóstico.
7. Formuló el procedimiento descriptivo de cobranza.
8. Elaboró el organigrama del área de crédito y cobranza.
9. Presentó el diagnóstico a la empresa.
10. Elaboró el informe de la práctica.
Observaciones:
Docente:
Hora de inicio:
Hora de término:
Evaluación:
Administración
RESUMEN
Concepto de Crédito Cobranza
Deriva del latín creditum, que significa Re- Son aquellas decisiones básicas para deter-
putación de Confianza, es decir, es la opi- minar y evaluar los procedimientos que si-
nión que goza una persona de que cumplirá gue una empresa para cobrar a su vencimien-
puntualmente los compromisos que contrai- to las cuentas a cargo de clientes.
ga.
Instrumentos de cobro
Clasificación de crédito
Se pueden utilizar diferentes instrumentos,
Se manejan diferentes tipos de crédito de entre los más usuales tenemos: notificacio-
acuerdo a los plazos y a las personas físicas nes por escrito, llamadas telefónicas, visitas
o morales que intervienen y estos pueden personales, mediante agencias de cobranza,
ser: crédito comercial, crédito bancario, cré- utilizando recursos legales.
dito extrabancario, crédito documentado,
crédito garantizado. Organización del área de crédito y cobran-
za
Investigación de crédito
Debido a las funciones del departamento de
Para verificar que la información proporcio- crédito y sus repercusiones sobre las opera-
nada es válida para el análisis es convenien- ciones de los demás departamentos dentro
te realizar algún trabajo de investigación que de una compañía, el gerente de crédito de-
nos permita confirmar su validez, este tra- berá interactuar con miembros de varios
bajo se realiza por diferentes medios: por departamentos.
fuentes internas, fuentes externas, para per-
sonas físicas, para empresas o a través de Con el departamento de ventas para el trato
agencias investigadoras de crédito. con los clientes, con el departamento de fi-
nanzas para elaborar pronósticos de efecti-
vo, con el departamento legal para el cono-
cimiento de leyes sobre créditos.
Administración
AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS
1. Mencione la clasificación del crédito.
2. Cuáles son las bases del crédito.
3. Para quiénes pueden ser los limites del crédito.
4. Mencione al menos tres instrumentos de cobro.
Administración
Administración
DOCUMENTACIÓN DE CRÉDITO Y DE COBRANZA

2
Al finalizar el capítulo, el alumno elaborará
documentos de crédito y cobranzas de acuerdo
con las políticas y procedimientos establecidos
para eficientar su gestión y la toma de decisiones.
Administración
1. Organización del área de

crédito y cobranzas.
20 hrs.
2.1. Elaborar los documentos que se

utilizan en la administración del
crédito, identificando su función
para la gestión en las
organizaciones.
10 hrs.
Administración de crédito y 2. Documentación de
cobranza Crédito y Cobranzas.
54 hrs. 20 hrs. 2.2. Elaborar los documentos que se
utilizan en la administración de la
cobranza de acuerdo con su función
y componentes, para la gestión en
las organizaciones.
10 hrs.
3. Informes de crédito y
cobranzas.
14 hrs.
Administración
SUMARIO b) Principales accionistas - Personal respon-

sable de compras y pagos
Ø Solicitud de crédito
c) Principales proveedores
Ø Carta de autorización de crédito
Ø Contrato de línea de crédito d) Bancos con los que opera
Ø Remisión e) Inmuebles propiedad del cliente
Ø Factura f) Otros negocios y sucursales

Ø Contra recibo El objetivo de la solicitud de crédito es verifi-
Ø Títulos de crédito car la solicitud individual para obtener ese
crédito. Cada solicitante para crédito del
Ø Convenio de reconocimiento de adeudo consumidor –sea para una cuenta corriente,
una compara a plazos o préstamos en efec-
tivo- espera dar al acreedor interesado cierta
RESULTADO DE APRENDIZAJE información básica acerca de así mismo, de
su trabajo, sus relaciones sociales (referen-
2.1. Elaborar los documentos que se utili- cias) y su experiencia pasada o antecedentes
zan en la administración del crédito, de crédito. Otorgarlo, sería un asunto extre-
identificando su función para la ges- madamente simple si el acreedor pudiera
tión en las organizaciones. siempre depender de la veracidad íntegra de
esta información básica de crédito. Verifi-
cando la información dada de esa informa-
2.1.1 SOLICITUD DE CRÉDITO ción básica de crédito. Verificando la infor-
mación dada por el cliente no resultaría
mucho problema determinar si está comple-
• Objetivo
ta –raramente desea un solicitante a crédito
Cada empresa debe manejar sus propios excluir voluntariamente información acerca
formatos para solicitudes de crédito, el cliente de sí mismo.
debe llenarla con sus datos particulares
anexando documentación que la misma so- • Punto de Origen
licitud pueda pedir, una vez llena esta solici-
tud es remitida al departamento de crédito y Por la naturaleza de los elementos que inte-
cobranza de la empresa. gran la solicitud de crédito, el origen y la
procedencia de los datos a investigar, la
Dentro de los apartados más importantes fuente principal de ingresos y las diversas ca-
están: racterísticas distintivas que pueden presen-
tar los diferentes solicitantes de crédito, se
a) Giro del negocio han clasificado en cuatro tipos básicos:
Administración
1. Crédito personal. Se da esta denomina- Los asuntos de información comúnmente

ción a aquel en que los ingresos del soli- cubiertos por las solicitudes, sean ideados
citante provienen fundamentalmente de por el almacén, banco, o especificados por
la prestación de sus servicios personales una asociación de crédito son: nombre, do-
en una empresa o industria. micilio, empleo y su dirección, referencias
bancarias, de negocios y personales.
2. Crédito personal para profesionistas. El
establecido para aquellas personas que La solicitud tendrá un espacio donde el en-
se dedican al ejercicio libre de una profe- trevistador pueda anotar sus impresiones
sión, de la cual proceden sus ingresos. sobre el solicitante en clave.
3. Crédito comercial para personas físicas. Alguna información que debe presentar la
La que se estructura para aquellas perso- solicitud de crédito:
nas cuyos ingresos proceden del produc-
to de un negocio propio que no está in- * Nombre del cliente
tegrado como sociedad.
* Edad
4. Crédito comercial o industrial. Se esta-
blece para aquellas empresas o compa- * El domicilio
ñías establecidas como sociedades y cuyo
* Empleo
ingreso procede de la compraventa, fa-
bricación o distribución de bienes y servi- * Referencias del banco
cios.
* Referencias de negocios
• Contenido
* Referencias personales
La información pedida en un esqueleto de
solicitud, varía con el tipo de crédito y con la • Modelos
política del vendedor o del prestador. Algu-
nos almacenes piden únicamente informa- * La entrevista personal
ción concerniente a residencia, empleo y
otras cuentas corrientes. Las preparadas por * Solicitud de crédito por teléfono
asociaciones de crédito al detallista piden
investigación de cada fase de los asuntos del * Solicitud de crédito por correo
cliente que afecten el estado de crédito. Las
* Oficinas de crédito al detallista
usadas por los bancos son investigadas más
a fondo. * Asociaciones nacionales en el campo del
crédito detallista
Administración
Realización del ejercicio carta en la cual se otorga crédito es muy pla-

centera tanto para el gerente de crédito como
√ Apartir de la solicitud de cré- para el cliente. Se le informa a éste que su
dito. solicitud de crédito ha sido aprobada. Fre-
cuentemente se utiliza una forma impresa
con palabras corteses, para este efecto. Sin
√ Llenar al con datos con sen- embargo, si decidiera escribir una carta, ofre-
tido y posibles. ce una oportunidad excelente para agrade-
cer a su cliente del interés que tiene en su
√ Describir las características compañía y productos.
del solicitante en función a
Cuando se trata de situaciones de rutina,
los datos proporcionados en como podría ser el confirmar solicitudes de
la solicitud. crédito o aprobar cuentas de crédito, el ge-
rente de crédito generalmente utiliza cartas
Investigación de campo preimpresas o avisos generalizados. Sin
embargo, los gerentes de crédito deberán
√ En las empresas y comercios ser capaces de afrontar toda situación con
de la localidad pedir una carta apropiada para cada fin específi-
formatos de solicitud de cré- co y al mismo tiempo promover el interés de
dito y con ellos. su compañía.
√ Integrar un álbum clasifi- • Punto de origen

cando los formatos por reti-
Una carta en la cual se otorga crédito es muy
ro comercial.
placentera tanto para el gerente de crédito
como para el cliente. Se le informa a éste
√ Elaborar un cuadro compa- que su solicitud de crédito ha sido aproba-
rativo de las semejanzas y dida. Frecuentemente se utiliza una forma
ferencias mas importantes impresa con palabras corteses, para este efec-
que presentan los formatos to. Sin embargo, si decidiera escribir una
de solicitud. carta, ofrece una oportunidad excelente para
agradecer a su cliente del interés que tiene
en su compañía y productos.
2.1.2 CARTA DE AUTORIZACIÓN
DE CRÉDITO • Contenido
• Objetivo Para que una carta de crédito sea cataloga-

da como buena, será necesario que sea cor-
Este documento es expedido por el departa- tés, directa y concisa. Deberán decir simple-
mento de crédito y cobranza o por la geren- mente lo que pretenden en forma natural.
cia de la empresa y va dirigida al cliente. Una Las cartas reflejan la eficiencia y dignidad de
Administración
la empresa que representan en cuanto a términos de crédito, enfatizarle al deudor las

apariencia. En estilo y forma deberá aco- consecuencias de no pagar, o sugerir que sea
plarse al carácter del problema que se trata necesario platicar más a fondo.
así como con el cliente.
El fin de la carta deberá enfatizar la solicitud
El cuerpo de la carta deberá incluir todos los de pago. Después de mencionar las circuns-
aspectos que sean relevantes para la situa- tancias se señalará lo que se espera del deu-
ción, repasar el convenio inicial respecto a dor. Entre más específica sea la solicitud,
mucho mejor resultado se obtendrá.
• Modelos
CARTA EN QUE SE CONCEDE CRÉDITO
Estimado Sr. Hero:
De acuerdo con su solicitud del 12 de diciembre, estamos dispuestos a ofrecerle nuestros

términos más favorables (2/10, neto 30 días). Su pedido habrá de embarcarse por express
aéreo el día de hoy.
Deseamos comunicarle también que los precios más bajos, mejores condiciones de em-
barque y calidad presentes en la actual orden, también podrán obtenerse en todos los
productos de nuestra producción de metales.
La información que recabamos de usted la consideramos totalmente favorable tanto

como persona como hombre de negocios y le agradecemos habernos preferido como su
proveedor. A medida que se familiarice más con nuestra compañía y productos, usted se
convencerá que puede depender en nosotros para satisfacerle sus necesidades de abaste-
cimiento.
Le agradecemos su deseo de negociar con nosotros, Sr. Hero. Haremos hasta lo imposible
para que este pedido sea el primero de muchos más.
Atentamente,
Administración
Redacción de trabajo 2.1.3 CONTRATO DE LÍNEA DE

CRÉDITO
√ Con los datos objetivos en
el ejercicio de la solicitud de Este documento permite establecer reglas
crédito, redactar una carta claras de la manera como se trabajará por
donde se especifique. parte de la empresa que otorga el crédito y
su cliente.
√ Que no autoriza línea de cré- Permite a la empresa tener cierta seguridad
dito, para ello seguir el for- de que en caso de que se presente algún
mato propuesto en el ma- problema legal para recuperar los créditos
nual. otorgados se cuenta con documentos que
tienen validez judicial.
Pueden existir diversos formatos, a continua-

ción se presenta un modelo:
CONTRATO DE APERTURA DE CREDITO PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS, QUE CELEBRAN POR

UNA PARTE _________________ S.A. DE C.V., EN LO SUCESIVO «LA EMPRESA» Y POR OTRA
PARTE ___________________ A QUIEN EN LO SUCESIVO SE DESIGNARA «EL CLIENTE», AL TENOR
DE LAS SIGUIENTES:
CLAUSULAS:
PRIMERA: «LA EMPRESA» abre al Cliente un crédito para sus compras de los productos que
comercializa por la cantidad de $_____________ SEGUNDA: Las partes convienen expresamen-
te que la empresa estará facultada para ampliar o restringir el crédito concedido acorde a las
operaciones comerciales que se vayan efectuando, así como la capacidad de crédito del clien-
te. TERCERA: Sólo el cliente podrá hacer el pedido de las mercancías que solicite, en el enten-
dido que «LA EMPRESA» hará los cargos correspondientes una vez expedida la facturación, las
que deberán ser cubiertas por el Cliente de acuerdo a las especificaciones comerciales conve-
nidas y aceptadas por ambas, constituyendo una formal compra-venta. CUARTA: El crédito
concedido al Cliente, estará sujeto en cada caso al plazo convenio, en particular, si «EL CLIEN-
TE» no respetara los plazos convenidos, se hará acreedor a los intereses moratorios que la
empresa le haya determinado en la facturación respectiva, los que se cargarán a su cuenta
automáticamente siendo a partir de entonces exigible el pago del saldo total de su cuenta, el
que deberá de inmediato cubrir «EL CLIENTE» junto con los accesorios caso contrario se can-
celará su línea de crédito y se harán efectivas las garantías que amparan las operaciones
comerciales que se efectúan por virtud del presente contrato. QUINTA: «EL CLIENTE» para
disponer de su crédito suscribirá pagarés a favor de la empresa y manifiesta lo siguiente; en
Administración
virtud del crédito revolvente que me están concediendo para la liquidación de la compra de
sus productos y estando totalmente de acuerdo en que si existiera algún saldo vencido a mi
cargo, tendrán ustedes derecho a promover demanda judicial por la vía ejecutiva mercantil
con base en un pagaré aceptado por mí; los autorizo para que en caso de mora cobren el
documento pagará por el importe del capital vencido mas los intereses convenidos al 6%
mensual calculados a partir de 30 días después de facturado y surtido el material, con lo cual
estoy totalmente de acuerdo. También estoy de acuerdo que el pagaré aceptado por mi se
cobre con los intereses y capital cortados a la fecha en que se promueva la demanda, sin
embargo a partir de esa fecha y hasta que se logre la recuperación del adeudo se generará
intereses moratorios al 6% mensual que se señala en el mismo pagaré. SEXTA: «EL CLIENTE» se
obliga solidariamente a pagar a la empresa: a) Los saldos por las disposiciones del Crédito. b)
Los intereses que se carguen por incumplimiento de pago. c) Los cargos por cheques devueltos
tanto comisiones bancarias como legales (20% por cheque devuelto mas 3% por cargos admi-
nistrativos extraordinarios y demás accesorios erogados por «LA EMPRESA»). SEPTIMA: «EL
CLIENTE» hará sus pagos mediante cheque a nombre de «LA EMPRESA», debiendo depositar
los mismos en las cuentas Bancarias que para tal efecto le indique la empresa, comunicando
inmediatamente su depósito a «LA EMPRESA», ello con el fin de aplicar inmediatamente de
confirmado la transferencia del depósito su pago al saldo de su línea de crédito y evitar
posibles intereses moratorios; o bien para aprovechas los descuentos que por pronto pago le
ofrezca «LA EMPRESA», en cada caso en particular. Todo lo anterior quedará sujeto a lo que a
continuación se expresa: a) Los pagos que «EL CLIENTE» realice en forma efectiva antes de las
13:30 horas de un día hábil Bancario, se abonarán a su cuenta al siguiente día hábil de aquel
en que se haya efectuado el depósito, o al segundo día hábil Bancario inmediatamente pos-
terior, si realiza el depósito después de la hora señalada. b) Los pagos efectuados mediante
cheque en día hábil, se abonarán a su cuenta hasta el día hábil bancario inmediato posterior
a aquel en que «LA EMPRESA» haya hecho efectivo el cobro del cheque. c) «EL CLIENTE»
asumirá la responsabilidad implícita por pagos extemporáneos o cheques devueltos, estos
últimos suspenderán automáticamente su línea de crédito por lo que cualquier embarque de
mercancía en proceso será a criterio de «LA EMPRESA» retenido hasta que el cliente reponga
el valor del cheque y pague los cargos bancarios y legales que se originen. d) Tratándose de
transferencias en efectivo de la Cuenta Bancaria del Cliente y la Cuenta Bancaria de la Empre-
sa, la aplicación de saldos se hará inmediatamente a la confirmación del Banco de dicha
transferencia. OCTAVA: El presente contrato adquiere por voluntad de las partes la calidad de
título ejecutivo, por lo que «EL CLIENTE» adquiere el carácter de obligado solidario y en caso
de incumplimiento al presente contrato y demás condiciones que substraiga el mismo acorde
a la cláusula que antecede, este contrato será rescindido y se hará efectivo el cobro inmediato
del saldo total de su cuenta utilizando para tal efecto los medios legales pertinentes. NOVENA:
Para la interpretación y cumplimiento del presente contrato los obligados se someten a la
jurisdicción de los Tribunales de esta Ciudad de ______________ o en su caso los que se designe
la empresa, renunciando expresamente a cualquier fuero que pudiera corresponderles por
razón de domicilio.
Administración
Trabajo en equipo ♦ Un gerente de crédito podrá establecer

una línea de crédito con base en el aná-
√ Identifica y comenta en lisis que él realice sobre los estados finan-
equipo las partes y compro- cieros del cliente.
misos que se consideran en
cada una de las del cláusu- ♦ Algunos gerentes de crédito establecen
las del contrato de crédito. una línea de crédito como un porcentaje
del capital de trabajo del cliente.
• Punto de origen ♦ Un análisis global o general de la cuenta

resulta ser el método que consume tiem-
Al cliente se le deberá informar acerca de los po, pero muchas veces podrá requerirse
límites de crédito establecidos dado que eso para poder lograr un juicio lógico de cré-
evita malentendidos, pudiendo incrementar dito.
ventas, proporcionando una oportunidad de
que el cliente converse la situación con el ♦ Muchos gerentes de crédito establecen
gerente de crédito. Es obvio que el informar líneas de crédito sobre la base de evalua-
al cliente respecto a la línea de crédito habrá ciones realizadas por agencias de crédi-
de impedir inconformidades. Así el cliente to.
estará consciente de su crédito y de las com-
plicaciones que puedan surgir al no cumplir ♦ Otras fuentes de evaluaciones de crédito
con éste que sirven como guía para fijar líneas de
crédito comprenden la información pro-
porcionada por otros negocios, por ban-
• Contenido
cos y demás información del pasado.
La cantidad de dinero que usted está dis-
♦ Una manera más de establecer una línea
puesto a que un cliente le deba a usted en
de crédito es la cuenta arbitraria que per-
un momento determinado incluyendo fac-
mita un cierto límite por un período bre-
turas, mercancías de tránsito, nuevos pedi-
ve de tiempo.
dos y órdenes ya aprobadas pero aún no
surtidas. Otro método consiste en crear una cuenta
sin límites a la cual se le concederá todo el
• Modelos crédito que se requiere entre tanto el cliente
pague oportunamente o aproveche los des-
Algunos de los métodos para establecer las cuentos sobre sus facturas. Cuando por pri-
líneas de crédito incluyen el análisis de los mera vez se observe un atraso en el pago, se
estados financieros del cliente, el análisis realiza una investigación y se fija un límite
general, evaluaciones de parte de las agen- de crédito.
cias de crédito, bancos, otros negocios y
demás información.
Administración
El objetivo de este documento consiste en

RESULTADO DE APRENDIZAJE detallar la mercancía que se ha comprado y
que el cliente debe pagar. Indican el costo
2.2. Elaborar los documentos que se utili-
total y el costo por unidad, y a diferencia de
zan en la administración de la cobran-
la factura no tiene validez fiscal.
za de acuerdo con su función y com-
ponentes, para la gestión en las orga-
nizaciones. • Punto de Origen
En este documento el cliente reconoce la

2.2.1 REMISIÓN obligación que tiene que pagar en la ciudad
o lugar establecido en la fecha indicada, la
cantidad recibida de mercancía.
• Objetivo
El documento de Remisión permite amparar • Contenido

el traslado de la mercancía desde que sale
La nota de remisión contiene los siguientes
de las instalaciones de la empresa hasta que
elementos:
llega a las instalaciones del cliente, no nece-
sariamente significa un documento que nos 4 Fecha de la nota
garantice el cobro de la mercancía pero si
ampara la propiedad de la misma. 4 Nombre de la empresa
En él es posible que se indiquen los valores 4 Domicilio
unitarios y totales de los artículos que am-
para, así como el nombre, domicilio y datos 4 Ciudad
generales del cliente y en ocasiones se le in-
cluye un «pagaré» que firmará el cliente en 4 Condiciones
caso de no efectuar el pago inmediato de la
mercancía. 4 Cantidad de artículos
No tiene por qué cumplir con requisitos fis- 4 Descripción del artículo
cales ya que tampoco se trata de un docu-
mento fiscal, pues esa función la tiene la 4 Precio unitario del artículo
FACTURA.
4 Total
En algunos negocios la Remisión sirve como
documento fuente para registrar en conta- • Modelos
bilidad la salida de mercancía del almacén
de productos terminados. A continuación se presenta un modelo de
nota de remisión
Administración
NO T A D E R E M I S I ON para pagar que se otorga al cliente. Este

documento genera obligaciones fiscales pues
NUMERO___A____MES________AÑO_________
el importe consignado en una factura para
SR.______________________________________ el cliente significa un gasto deducible y para
DOMICILIO________________________________
CIUDAD__________________________________ la empresa vendedora significa un ingreso
CONDICIONES_____________________________ acumulable.
CANTIDAD ARTICULO PRECIO IMPORTE
De acuerdo a la Ley del I.S.R., los requisitos
que debe contener una factura son:
a) El nombre de “Factura” impreso y el fo-

lio también impreso
b) Nombre y copia de la Cédula de Identifi-

cación Fiscal del vendedor
c) Nombre, domicilio, R.F.C. y fecha de au-

torización del impresor
d) Fecha de impresión de la factura con una

Por el presente pagaré reconozco deber y me obligo a pagar en
SUBTOTAL
vigencia máxima de dos años
esta cantidad o cualquier otra que se me requiera de pago a___
_____________________________________a su orden el día
_______________la cantidad de____________________valor
e) Nombre y Registro Federal de Contribu-

recibido en mercancía. Este pagaré mercantil está regido por la
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito en su artículo
173 parte final y demás correlativos por no ser pagaré
yentes del comprador

domiciliado.
TOTAL
S eguridad *
Realización del ejercicio f) Lugar y fecha de la operación de com-

pra-venta
√ Considerando el formato de g) Cantidad de artículos y su descripción
remisión enlista y describe,
las recomendaciones necesa- h) Precio unitario y el importe total por artí-
rias para el manejo acadé- culo
mico del documento
i) Suma total de importes
2.2.2 FACTURA j) Impuestos desglosados como: IVA, IESPyS,

ISAN, etc.
• Objetivo
k) Importe total ya con impuestos con nú-
Este documento es el principal de la serie de mero
documentos que se generan en el proceso
de crédito y cobranzas. La fecha de expedi- l) Importe total ya con impuestos con letra
ción de una factura indica el inicio del plazo
Administración
Adicionalmente una factura puede llevar los Consulta con el docente

siguientes datos:
√ Consulta con el docente so-
a) Número de pedido del cliente bre los conceptos y obliga-
ciones fiscales que se inclu-
b) Número de pedido de la empresa yen en la factura.
c) Número de remisión
• Punto de origen
d) Condiciones de pago
Generalmente las facturas llegan antes que
e) Plazo de crédito los artículos, salvo en envíos locales, caso en
el cual llegan casi simultáneamente con ellos.
f) Un pagaré impreso en la propia factura
Debido que una factura constituye una de-
el cual firmará el cliente en caso de no
manda definida en contra del comprador,
cumplir con el plazo establecido
necesita ser manejada cuidadosamente.
Una factura es el documento fuente para re-
gistrar en contabilidad la venta de mercan- • Contenido
cías y generar la cuenta por cobrar corres-
pondiente. La factura es manejada normalmente por el
departamento de contabilidad, contenien-
El objetivo de este documento consiste en do lo siguiente:
detallar la mercancía que se ha embarcado y
que el cliente debe pagar. Indican el costo 1. Todas las facturas son enviadas por co-
total y el costo por unidad. Las facturas se rreo, por duplicado, por el vendedor, di-
adjuntan al embarque o se envían por co- rectamente al departamento de contabi-
rreo. lidad, en donde son selladas con fecha y
hora. Todas las facturas son entonces
Realización del ejercicio cotejadas y certificadas para su pago,
salvo cuando la orden de compra y la
√ Considerando el formato de factura presentan alguna diferencia.
factura enlista y describe, re-
comendaciones necesarias 2. Las facturas que presentan alguna varia-
sobre el manejo adecuado ción respecto a precio, términos u otros
del documento. aspectos con la orden de compra son en-
viadas al departamento de compras para
su aprobación.
Administración
• Modelos
Las facturas por lo general presentan el siguiente modelo:
FACTURA No.________________
EMPRESA______________________________
R.F.C.__________________________________
DIRECCIÓN_____________________________
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD ARTICULOS PRECIO TOTAL
UNITARIO
SUBTOTAL
IVA
TOTAL
OBSERVACIONES: _________________________________________________________
Administración
• Requisitos fiscales Si mi empresa tiene una cuenta por cobrar

con un cliente, el cobrador se debe presen-
Debido que una factura constituye una de- tar en las oficinas del cliente con la factura
manda definida en contra del comprador, original y documentos anexos como pueden
necesita ser manejada cuidadosamente. Es ser: pedido del cliente, remisión, si el cliente
común que se pida que las facturas se pre- entrega una copia de su entrada de alma-
senten por duplicado. Además no es raro cén, y algún otro documento que demues-
encontrar requisitos tales como ”Las factu- tre que la mercancía fue entregada de acuer-
ras deben presentar nuestro número de or- do con las condiciones establecidas.
den y el precio especificado para cada uno
de los artículos que la factura ampara”. En el contrarrecibo se anotan los números
de factura que se reciben para revisión, el
• Implicaciones contables importe de las mismas, la fecha en que se
reciben y la fecha probable de pago de acuer-
En muchas empresas priva el criterio de que do a las condiciones que se tengan.
el trabajo es de carácter contable, por lo cual
al departamento de contabilidad le corres- El contrarrecibo se utiliza para organizar de
ponde hacerlo. En estas compañías, la veri- alguna manera el proceso de pago, en em-
ficación de los envíos le da el departamento presas grandes se establece un día a la se-
de recepción; el de inspección verifica la ca- mana para recepción de facturas a revisión y
lidad; los precios, los términos y las extensio- otro día para entrega de cheques como pago
nes son comprobadas por la pagaduría. Para a proveedores.
este fin la pagaduría se mantiene un expe-
diente de cada una de las órdenes de com- Al momento en que nos presentamos para
pra. Los argumentos para este procedimiento recibir el cheque de pago debemos de dar
son de que dichas comprobaciones son ver- contraentrega el contrarrecibo. No tiene nin-
daderamente una función de contabilidad; gún efecto contable, solamente es un docu-
que ello libera al departamento de compras mento de control.
de realizar una tarea que no le corresponde
específicamente a compras; que así se con- Este documento es un título útil y conve-
centra todo el trabajo contable en una sola niente para garantizar el pago de un présta-
oficina; y, se tiene una comprobación y un mo, especialmente cuando se muestra la
balance entre los compromisos de comprar posesión de un pago de documento a revi-
y pagar al proveedor. sión.
2.2.3 CONTRA RECIBO • Punto de origen
Este título escrito asegura el préstamo me-

• Objetivo
diante garantía. Si el deudor por cualquier
Un contrarrecibo es el documento que expi- razón no cumple con la obligación de un
de una empresa al momento de recibir do- pago de documento a revisión garantizado,
cumentación para revisión y autorización de el acreedor es libre de vender la garantía y
pago. cobrarse el documento.
Administración
• Contenido Estudio individual.
Este documento contiene los siguientes ele- √ Considerando el formato de

mentos: contrarecibo enlista y descri-
be, recomendaciones nece-
Ü Fecha y número sarias para el manejo ade-
cuado del documento.
Ü Nombre de la empresa
Ü Número, fecha, importe y total de los

2.2.4 TÍTULOS DE CRÉDITO
documentos a revisión
Ü Día y horario de revisión • Objetivo
Ü Día y horario de pago De acuerdo a la legislación vigente en nues-

tro país, cuando se inicia un juicio civil o
Ü Fecha de pago mercantil para reclamar un adeudo no pa-
gado por un cliente al momento de realizar
Ü Firma y sello operaciones de compra-venta, es necesario
presentar documentos probatorios del adeu-
• Modelo do y de acuerdo al tipo de documento que
se presenta se fijan los plazos que se deben
A continuación se presenta un modelo de de cumplir entre la fecha que se presenta la
contrarecibo. demanda y la fecha en que se debe resolver
el juicio; aún cuando la factura por si misma
justifica la existencia de un adeudo, cuando
se cuenta con títulos de crédito firmados por
el cliente, los plazos que se llevará el juicio
pueden ser más cortos, por esta razón es
recomendable que en aquellos casos en que
un cliente se retrasa en sus pagos se le invite
a firmar un título de crédito con lo que la
empresa se protege en caso de no cumplirse
el pago del adeudo.
Un título de crédito es una promesa o una

orden, para pagar una suma definida o de-
terminada de dinero al portador, a una per-
sona específica o a su orden. Demuestran
que el crédito ha sido extendido. Cada tipo
de crédito tiene su propia forma o formas
especiales de títulos de crédito, pero todos
ellos tienen tres aspectos esenciales, que los
Administración
distinguen de otros documentos de hecho o fechas de pagos parciales de una deuda

de derecho: mayor y numerándolas en forma consecuti-
va.
(1) Una promesa de pago u orden futuro.
En el documento se establece fecha y lugar
(2) Riesgos de pago, el número de letra de cambio de
que se trata, y la firma del deudor así como
(3) El establecimiento de relaciones deudor- de uno o más avales del deudor los cuales
acreedor. responderán solidariamente de la deuda.
• Pagaré La letra de cambio es un título de crédito

expedido por el vendedor (usted) proveedor,
Es un título de crédito amparado por la Ley exigiendo al comprador o cliente que le pa-
General de Títulos y Operaciones de Crédito gue a usted una cierta cantidad de dinero, a
en el cual el deudor y el acreedor establecen una fecha futura precisa, por el importe de
un plazo para pagar una deuda, se estable- la compra. En la mayor parte de las indus-
ce fecha y el lugar de pago y la fecha y lugar trias la letra de cambio se utiliza tan solo
en que se firma el documento, además de- cuando la posición financiera del compra-
ben existir uno o más avales del deudor los dor requiere al menos temporalmente, que
cuales responderán solidariamente por la se cumplan con los términos de crédito nor-
deuda. males del proveedor.
Es un documento que se utiliza como medi-

da de presión hacia el cliente ya que al fir- 2.2.5 CONVENIO DE
mar un documento en que reconoce la deu- RECONOCIMIENTO DE
da puede ayudar a la empresa a recuperar el ADEUDO
cobro.
• Objetivo
Un pagaré es una promesa escrita para cu-
brir incondicionalmente una suma determi- En algunas operaciones de compra-venta,
nada de dinero a solicitud o en fecha especi- dado su volumen, es conveniente realizar una
ficada. Es firmado por el girador –la perso- serie de trámites y acuerdos con los clientes
na que promete pagar. La persona quien morosos, la firma de un título de crédito
debe pagarse el documento es el tenedor. puede resultar un trámite demasiado senci-
llo para los importes que se están manejan-
• Letra de cambio do, por lo tanto es conveniente establecer
mecanismos más formales en los cuales el
Es una serie de títulos de crédito amparados deudor reconozca la cuenta pendiente que
por la Ley General de Títulos y Operaciones tiene con la empresa y se comprometa a rea-
de Crédito, al mismo tiempo se pueden fir- lizar el pago en una fecha posterior estable-
mar varias de ellas estableciendo diferentes cida de común acuerdo.
Administración
El documento estará firmado por el gerente Después de negociar el plan por parte del
general o el propietario de la empresa deu- comité, el abogado formula su plan que se
dora, irá dirigido a la empresa acreedora y incorpora un contrato legal.
en él se debe incluir el reconocimiento del
adeudo, el monto del adeudo, la fecha en • Contenido
que venció originalmente el plazo para pa-
gar, la fecha del nuevo compromiso de pago, El convenio establecerá todo lo negociado
la condiciones de pago, y algún tipo de com- entre el comité y el deudor, pero podrá ge-
promiso de pago por parte del deudor. neralmente incluir lo siguiente:
Pueden existir diferentes modelos de carta 1. La cantidad que el deudor pagará a los
convenio y mientras incluya los datos míni- acreedores no-garantizados, así como el
mos que se mencionan anteriormente cual- método a seguir.
quier formato puede ser válido.
2. El momento en que el pago se habrá de
En general, el objetivo es constituir procedi- efectuar.
mientos directos y se procede de una forma
tradicional. Conforme su nombre lo indica, 3. Los derechos de acreedores que habrán
no se verán involucrados los tribunales y el de exceptuarse del plan.
convenio será estrictamente entre los acree-
dores y deudores. 4. Los derechos que habrán de pagarse.
5. Los derechos (si los hubiera) que recibi-

• Punto de origen rán tratamiento especial y la indicación
de cuál habrá de ser el tratamiento espe-
Estos convenios o acuerdos no tienen efecto
cial.
legal hasta el grado que los acreedores de-
sean proceder con el convenio. Dado que se 6. Cantidad de dinero proveniente de un
trata de una proceso y un acuerdo volunta- tercero y ajeno al activo del deudor, que
rio, el deudor y el acreedor podrán convenir servirá como depósito en garantía.
lo que mejor les parezca.
7. La cantidad e importe de aceptaciones
En primer término, todos los acreedores son requeridas para ser entregadas al deudor
reunidos ya sea por alguno de los acreedo- al cierre.
res o por el deudor y nombran un comité
que establecerá los detalles del convenio. 8. Condiciones según las cuales el depósito
anterior se perderá.
Si el deudor satisface los criterios determi-
nados por el informe de contador y aboga- El importe de los gastos de administración
do, el comité procederá a que exista una relacionados con el convenio y la decisión
negociación entre acreedores y deudores. de quién los cubrirá.
Administración
• Modelos Realización del ejercicio
El convenio de reconocimiento de adeudos √ Considerando los formatos

se presenta de dos tipos: de documentos probatorios
de adeudo (pagaré, letra de
Ü Arreglos o convenios voluntarios (sin efec- cambio y convenio) lista y
to legal). describe una serie de reco-
mendaciones para el mane-
Ü Convenio negociado (con efecto legal e
jo adecuado de los docu-
involucración de tribunales).
mentos.
Consulta con el docente
√ Solicita al docente informa-

ción sobre los procedimien-
tos de juicio civil o mercantil
previstos en la legislación vi-
gente.
Administración
Administración de Credito y Cobranza
Unidad de aprendizaje: 2 Practica número: 2
Nombre: Revisión de documentación de crédito y cobranzas.
Propósito: Al finalizar la práctica, el alumno revisará la documentación del área de crédito y
cobranzas, mediante el análisis de la información para la propuesta de adecuaciones.
Escenario: Empresa mediana o grande Duración: 15 hrs.

• Documentación del área • Máquina de escribir o
de crédito y cobranzas. computadora con pro-
• Formatos del área de cesador de textos.
créditos y cobranzas. • Fotocopiadora.
• Registros auxiliares con-
tables.
• Hojas blancas tamaño
carta.
• Lápiz, plumones punto
fino color negro y rojo.
• Fólderes tamaño carta y
oficio.
• Broches.
• Etiquetas autoadheri-
bles de diversos tama-
ños.
• Goma para borrar.
• Perforadora.
Administración
Procedimiento
nos
2. Acudir a la misma empresa de la práctica 1.
3. Recopilar los documentos de crédito y cobranzas que la empresa tiene en uso.
4. Listar los documentos en un formato que contenga los elementos del anexo 1.
5. Elaborar dos formatos, uno para la documentación de crédito y otro para la documen-
tación de cobranzas.
6. Revisar el contenido de cada uno de los documentos listados en el formato.
7. Seleccionar 10 clientes significativos por el volumen de operaciones así como por el
monto de ventas.
8. Registrar con base en la documentación fuente del área de crédito y cobranzas la in-
formación estadística de los clientes más significativos de la empresa seleccionados, de
acuerdo con el anexo 2.
9. Analizar la información.
10. Integrar documentación soporte (fotocopias) de adeudos de cada uno de los clientes
como:
• Remisiones.
• Facturas.
• Contrarrecibos.
• Títulos de crédito que ampara la deuda.
• Convenio de reconocimiento de adeudo.
11. Confrontar información entre la diferente documentación.
12. Verificar concordancia y requisitos legales y administrativos de la documentación.
13. Elaborar informe de resultados con las observaciones correspondientes.
14. Elaborar informe de recomendaciones para la empresa estudiada.
15. Acudir a la empresa a presentar estudio, recomendaciones y ventajas de desarrollarlos.
16. Elaborar un informe escrito de la práctica que incluya lo siguiente:
• Observaciones.
• Conclusiones.
Administración

Revisión de documentación de crédito y cobranzas
Fecha:
Nombre del alumno:
No
Desarrollo Sí No
aplica
2. Recopiló los documentos de crédito y cobranzas que utili-
za la empresa.
3. Elaboró los formatos señalados.
4. Revisó el contenido de los documentos listados en el for-
mato.
5. Analizó la información.
6. Integró la documentación soporte de cada uno de los
clientes.
7. Confrontó la información de la diferente documentación.
8. Verificó los requisitos legales y administrativos.
9. Elaboró informe de los resultados con las observaciones
correspondientes.
10. Presentó el estudio a la empresa.
11. Elaboró informe de la práctica.
Observaciones:
Docente:
Hora de inicio:
Hora de término:
Evaluación:
Administración
RESUMEN
Estructura organizacional Proceso de crédito y cobranza
Al estudiar la estructura de organización del Para dar seguimiento a las cuentas por co-
departamento de crédito y cobranza se abar- brar de una empresa se tienen que seguir los
can conceptos generales, por lo que es nece- siguientes pasos: Establecer políticas de cré-
sario no sólo recordar el concepto y la defi- dito por parte de la empresa, recibir las soli-
nición de organización, sino describir con citudes de crédito de los clientes, elaborar
brevedad los tipos básicos de organización un análisis de crédito con la información re-
de empresas, lo que nos da una valiosa in- cibida y una investigación con terceros para
troducción, entre los diferentes tipos de or- verificar misma, enviar una carta para infor-
ganizaciones tenemos: la estructura lineal, mar la validez de la que el crédito ha sido
la estructura funcional, la estructura centra- autorizado, recibir pedidos de clientes, en-
lizada, la estructura descentralizada, entre viar mercancía y facturar la misma, y seguir
otros. con los procedimientos de cobranza descri-
tos anteriormente
Administración
1. Mencione los tipos de organización del área de crédito y cobranzas.
2. Mencione al menos cinco documentos de crédito y de cobranza.
Administración
Administración
3
INFORMES DE CRÉDITO Y COBRANZA
Al finalizar el capítulo, el alumno estructurará la

Información a partir de los indicadores de gestión
del área de crédito y cobranzas, para la
proyección, presupuestación y control de los
recursos financieros de la organización.
Administración
1. Organización del Área de

Crédito y Cobranzas.
20 hrs.
Administración de Crédito y 2. Documentación de

Cobranza Crédito y Cobranzas.
54 hrs. 20 hrs.
3.1. Elaborar informes de crédito y

cobranzas de acuerdo con las
políticas establecidas para su control.
7 hrs.
3. Informes de Crédito y
Cobranzas.
14 hrs. 3.2. Elaborar el presupuesto anual de
crédito y cobranzas de acuerdo a las
estadísticas para su control.
7 hrs.
Administración
SUMARIO podemos enfocar la atención sobre aquellas

más importantes y de mayor volumen.
Ø Reporte global mensual de antigüedad
de saldos de clientes También nos permite comprobar que nues-
tros clientes no hayan excedido el límite de
Ø Reporte analítico mensual de antigüedad crédito que tienen autorizado.
de saldos de clientes
Ø Pronóstico Global Mensual de Cobranza Es necesario verificar que el saldo que apare-
ce por cada cliente sea el mismo que tene-
semanal
mos en nuestros auxiliares.
Ø Pronóstico Analítico Mensual de Cobran-
za Semanal También se debe verificar la suma total de
este documento con el importe que se tie-
Ø Pronóstico diario de cobranza a realizar nen en los Estados Financieros correspon-
dientes.
Ø Reporte diario de cobranza realizada
Ø Auxiliar permanente de cuentas por co- Contiene una columna para anotar el nom-
brar por cliente bre de los clientes, otra para anotar el im-
porte de deuda y otra para observaciones.
Ø Gráficas y estadísticas de cobranza
Observaciones:
Ø Presupuesto anual de crédito y cobranza
a) Debemos verificar que no existan saldos
en rojo ya que eso significa que tenemos
errores de registro.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
b) Debemos verificar nuestras políticas de
3.1. Elaborar informes de crédito y cobran- crédito y los límites de crédito por cliente
zas de acuerdo con las políticas esta-
que no se hayan excedido.
blecidas para su control.
c) En caso de que por cualquier motivo exis-
ta un exceso en el crédito otorgado, en la
3.1.1 REPORTE GLOBAL columna de observaciones se anotarán
MENSUAL DE las causas.
ANTIGÜEDAD DE SALDOS
DE CLIENTES d) Con este documento se entiende que el
cliente “La Nacional S.A. de C.V.” es al
que debemos dedicarle más atención.
• Finalidad
Principales Reportes
Este documento nos permite conocer cuales
son las cuentas por cobrar que tiene la em- a) Estado de Cuenta
presa, mediante el análisis de este documento
b) Flujo de Efectivo
Administración
c) Posición Bancaria diaria (detallada y con- d) Seguimiento contable en módulos opcio-

centrada) nales.
d) Saldos mensuales por Categoría (gráfica Comparación de resultado con otros com-
y reporte) pañeros
e) Comparativo real vs presupuesto por ca- √ En el reporte global mensual

tegoría (gráfica y reporte) de saldos de clientes:
f) Auxiliar de Bancos
√ Identifica las observaciones,
g) Estado de Cuenta por Grupos explica las evidencias que te-
nemos al respecto. Discute
h) Hoja de Trabajo de la conciliación banca- con los campañeros las evi-
ria automática dencias y los detalles impor-
tantes a destacar en el re-
i) Saldos Promedio
porte así como mara medi-
Administra la información de Clientes, sus das alternativos para resol-
operaciones de crédito y contado. Controla ver problemas.
cuentas por cobrar. Administra y aplica
anticipos. Mantiene historial de compras y • Contenido
de crédito. Agrupa por «Grupo de Clientes»,
«Por Giro», controla la cobranza, políticas Proceso diario actualizando por remesa o
de venta, califica comportamiento de crédi- directamente al capturar.
to. Produce estados de cuenta, reportes de
antigüedad de saldos y reportes varios para a) Altas, bajas y cambios al catálogo de
el control de la cartera. Se liga con Ventas, cuentas.
Inventarios y Contabilidad.
b) Captura de pólizas del día o remesa.
En forma general la finalidad del reporte glo-
bal de antigüedad de saldos es: c) Impresión de pólizas del día (verificador
o formato póliza).
a) Mantener al día los saldos y movimien-
tos contables alimentando al sistema los d) Actualización de saldos (respaldo integra-
diferentes tipos de pólizas diariamente. do).
b) Mantener directorio de clientes, provee- e) Cifras de control global.

dores, empleados y otros.
f) Balanza o Concentración.
c) Prever por pantalla e impresora: consul-
tas, estados de cuenta, balanza, relacio- g) Consulta/impresión de saldos y movi-
nes, auxiliares, mayor, diario y estados mientos del mes.
financieros.
Administración
h) Captura/correcciones directa a pólizas del v Créditos y Líneas Contratados al Exterior:

mes, actualizando saldos. Reporte construido por el usuario, don-
de se muestran los montos contratados,
• Modelo el financiamiento directo y lo compro-
metido en apertura de cartas de crédito.
Informes : Diversos informes producidos al
final de cada mes, dentro de los cuales se v Control de Deudores: Resumen de todas
encuentra: las operaciones activas, donde se presen-
ta el rubro de mora financiera, a un de-
v Informes para la AGEF terminado cierre.
v Aceptaciones Bancarias: Reporte construi-

do por el usuario, ubicado por sector. Un modelo es el siguiente:
v Obligaciones Contingentes: Reporte (Nombre de la empresa)

construido por el usuario, ubicado por Reporte Global Mensual de Saldos de Clientes
tipos de garantías.
Reporte del mes de _______________
v Pagos por cuenta ajena: Reporte cons-
truido por el usuario, ubicado por sector. Nombre del Cliente Adeudo Total Observaciones
Presentando datos correspondientes a
cartas de crédito, aceptaciones, avales, La Azteca SA de CV $25, 000
La Nacional SA de CV 30, 000
fianzas endosos honrados. El Competidor 15, 000
Adeudo Total de $ 70, 000

v Préstamos con Recursos Externos e Inter- Clientes
nos al Sector Privado: Reporte que mues-
tra los saldos registrados el fin de mes,
un resumen donde se indica el saldo an-
terior, las nuevas colocaciones, las recu- Observaciones:
peraciones y el saldo actual de cada rama
de actividad económica. a) Con este documento se entiende que el
cliente “La Nacional SA de CV” es al que
v Saldo Préstamos por rama de actividad hay que dedicarle mas atención.
económica: Informe similar al anterior.
Combinándolo con los diferentes secto- b) Debemos verificar que no existan saldos
res. en rojo ya que eso significa que tenemos
errores de registro.
v Comisiones de Confianza: Reporte cons-
truido por el usuario, donde se muestran c) Debemos de verificar nuestras políticas
el saldo de los préstamos, el saldo de las de crédito y los limites de crédito por clien-
inversiones y lo que se cuenta en caja. te que no se hayan excedido.
Administración
d) En caso de que por cualquier motivo exis- Observaciones:

ta un exceso en el crédito otorgado en la
columna de observaciones se anotaran v En el ejemplo presentado, no obstante
las observaciones correspondientes. que el cliente “La Nacional S.A. de C.V.”
tiene un adeudo mayor con nosotros, su
comportamiento es mejor ya que todo
3.1.2 REPORTE ANALÍTICO su adeudo corresponde a un plazo máxi-
MENSUAL DE ANTIGÜEDAD mo de 30 días.
DE SALDOS DE CLIENTES
v En la columna de observaciones debe-
• Finalidad mos anotar qué procedimientos de co-
bro hemos aplicado por aquellos adeudos
Este documento nos permite identificar cua- atrasados.
les clientes están atrasados en sus pagos para
aplicar procedimientos de cobro adecuados. v Al igual que en el punto anterior, se de-
Del total de adeudo se elabora un desgloce ben cotejar: saldos contra Estados Finan-
para identificar la antigüedad que tiene cada cieros, saldos en rojo y saldos contra auxi-
uno de los adeudos y de esta manera evitar liares por cliente.
que se pierda el control de la cuenta de un
PROCESO MENSUAL, REPORTES Y CIERRE
cliente.
DE MES.
El número de columnas que se requiere para
a) Balanza de comprobación.
elaborar este documento depende de nues-
tras políticas de crédito, si la política de cré- b) Relaciones analíticas.
dito es otorgar un plazo de 30 días, las co-
lumnas que se anoten tomarán múltiplos de c) Mayor general con o sin auxiliares.
30 días para hacer el análisis, si el plazo fue-
ra de solo 10 días, las columnas tomarán d) Diario general.
múltiplos de 10 días.
e) Estados de resultados (reporteador).
( Nombre de la compañía).——-——————-
f) Estados de posición financiera o balance
Reporte Analítico Mensual de Antigüedad de Saldos
(reporteador).
Reporte del Mes de_____________________
g) Catálogo de Cuentas
Saldo Saldo Saldo Saldo
Nombre Saldo vencido vencido vencido vencido Observaciones
del Total a 30 a 60 a 90 a 120 h) Proceso de cierre de mes (respaldo inte-
cliente días días días días
La Azteca, El cliente firma un grado).
S.A. de $25,000 $20,000 $5,000 pagaré por el
C.V adeudo
La
Nacional, 30,000 30,000 i) Origen y aplicación de recursos.
S.A.de
C.V.
El
Competidor 15,000 $15,000 j) Relaciones analíticas especiales definien-
Adeudo $70,000 $50,000 $5,000 $15,000 do orden de niveles.
total
Administración
* UTILERIAS c) Reporte de análisis de antigüedad de sal-

dos.
a) Captura e impresión de pólizas (otro mes).
d) Relación de facturas emitidas.
b) Póliza de cierre y póliza de apertura.
Disponer en cualquier momento de todos
c) Carga de saldos en catálogo de cuentas. los saldos y movimientos del ejercicio, emitir
información en formato mensual o estadís-
d) Actualización mensual (reproceso del tico en trece columnas, corrección de pólizas
mes). actualizando.
En cualquier momento del año se pueden a) Actualización por mes (respaldo integra-
emitir o modificar pólizas y volver a emitir do).
los siguientes reportes inflacionarios:
b) Control global desglosado por mes.
a) Pérdida y ganancia inflacionaria, men-
sual. c) Consulta e impresión de estados de cuen-
ta del ejercicio.
b) Captura de activos fijos y amortizaciones.
d) Captura/Correcciones a pólizas del ejerci-
c) Cédula de depreciación contable mensual cio ACTUALIZANDO saldos.
(activos vigentes y bajas).
e) Balanza de comprobación.
d) Póliza de depreciación contable mensual.
f) Relaciones analíticas.
e) Cédula de depreciación anual (activos vi-
gentes y bajas). g) Mayor general con o sin auxiliares.
f) Cédula de saldo por deducir actualizado h) Diario general.

(activos bajas).
i) Estado de resultados.
g) Cédula del 1.8% del impuesto al activo,
anual. j) Estado de posición financiera (balance).
MÓDULO DE CARTERAS. k) Reproceso del ejercicio.
Controlar volúmenes pequeños de cuentas l) Instalar nuevo ejercicio.

por cobrar y/o por pagar al mismo tiempo
que se procesa la contabilidad. m) Origen y aplicación de recursos.
a) Captura de número de factura/documen- n) Relaciones analíticas especiales definien-

to y fecha de vencimiento. do orden de niveles.
b) Consulta de saldos desglosando facturas A fin de mes emitir informes comparativos

vivas. contra presupuestos, ejercicio anterior u otro:
Administración
a) Estado de resultados comparativo. Por lo general dicho reporte contiene las si-
guiente información:
b) Relaciones analíticas comparativas.
a) Título de reporte
c) Concentrado de egresos comparativo.
b) Fecha del reporte, número del reporte,
d) Unitarios comparativos. etc.
Comparación de resultado con otros com- c) Periodo qie comprende

pañeros
d) Nombres de los clientes
√ En el reporte global mensual
de saldos de clientes: e) Saldos a cargo de cada cliente
f) Tiempos de los saldos

√ Identifica las observaciones
explica las evidencias que te- g) Totales de cantidades de saldospor
nemos al respecto. Discute periosos de tiempo
con los campañeros las evi-
h) Firma de quien elabora el reporte
dencias y los detalles impor-
tantes a destacar en el re-
i) Observaciones
porte así como tomar medi-
das alternativas para resol- j) Otros
ver problemas.
• Modelo
• Contenido
A continuación se presenta como ejemplo
Cada empresa diseña sus propios formatos analítico mensual de antigüedad de saldos
y modelos de acuerdo a sus objetivos, políti- de clientes.
cas, recursos, procedimientos establecidos y
necesidades de información.
REPORTE ANALÍTICO MENSUAL DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS DE CLIENTES
FECHA: No. _________

MES:
NOMBRE
CLIENTE
TIEMPO CANTIDAD
CLIENTES SALDO SALDO
TRANSCURRIDO PAGADA
JUAN PEREZ $50,000 60 días $20,000 $30,000
Administración
3.1.3 PRONÓSTICO GLOBAL Trabajo en equipo

MENSUAL DE COBRANZA
√ Apartir del pronostico analí-
SEMANAL
tico mensual de cobranzas:
• Finalidad
√ Elabora un programa men-
Esta documento nos permite elaborar el pro- sual de cobranzas conside-
grama de trabajo del Departamento de Cré- rando las observaciones.
dito y Cobranza para el mes siguiente, los
datos que se registran en él corresponden a
cuentas que están pendientes de vencimien- √ Propon recomendaciones a
to pero que es necesario tenerlas en cuenta seguir para tener actualiza-
para programar nuestro trabajo y darles un dos registros y solucionar
seguimiento adecuado. problemas de cobranza.
Este documento se elabora inmediatamente

que el Departamento de Ventas nos informa • Contenido
de cualquier operación realizada a crédito,
El Indicador de cartera
anexando las nuevas cuentas por cobrar y
se van eliminado aquellas cuentas que ven- El cual muestra la tendencia de las cuentas
ció su plazo de pago. no cobradas por la empresa en el período,
así como el número de clientes que se en-
Observaciones:
cuentran atrasados en sus pagos. La rela-
v En la columna de observaciones se ano- ción que utilizamos es:
tarán cualquier condición especial que se Cartera
=
haya otorgado al cliente ya sea en cuan- Cobranza
to a procedimiento de pago o a plazo
concedido.
El Indicador de cobranza
v La presentación del listado de clientes se
Es el que representa el porcentaje recupera-
realizará por ruta de cobranza o por co-
do por la empresa, en relación a la factura-
brador. ción total lograda durante el período. La re-
lación es:
v Al importe total de cuentas por cobrar de
este pronóstico global mensual, se le po- Cobranza
= Facturación
drá deducir un porcentaje de cuentas de
cobro dudoso con base en experiencia de El Indicador de Cobranza
periodos anteriores. La cifra resultante
será la que se utilice en el presupuesto de Meta deseada por la Dirección: Alcanzar un
cobranza y en su caso en los Estados Fi- 80% de la facturación del período
nancieros proforma.
Administración
TENDENCIA EXACTITUD
FACTURACION COBRANZA INDICADOR SUMAPROMEDIOEXACTITUD
SALDO 21,000 SALDO
50,000 71,000 36,000 36,000 0.51 0.51 0.51 1.00
72,000 143,000 59,000 95,000 0.66 1.17 0.59 0.88
48,000 191,000 53,000 148,000 0.77 1.95 0.65 0.84
93,000 284,000 60,000 208,000 0.73 2.68 0.67 0.91
85,000 369,000 98,000 306,000 0.83 3.51 0.70 0.85
60,000 429,000 61,000 367,000 0.86 4.36 0.73 0.85
• Modelo
( Nombre de la Empresa )
Pronóstico Global Mensual de Cobranza
Reporte del mes de
Nombre del Cuentas con Observaciones

Cliente vencimiento
en el mes de:
El Ahuehuete SA de $18 500

CV 13 600
La Malinche SA de CV 12 800
El perico SA de CV $44, 900
TOTAL
Administración
3.1.4 PRONÓSTICO ANALÍTICO en varios meses subsecuentes. El cuadro 1

MENSUAL DE COBRANZA muestra los flujos de efectivo mensuales y
las cuentas por cobrar provenientes de
SEMANAL
$60,000 de ventas a crédito en enero. El
patrón de pagos se refleja en la última co-
• Finalidad lumna: el 90% de los pagos para las ventas
de enero permanece pendiente de cobro al
Este documento se realiza a partir del docu-
final de ese mes, 60% al final de febrero, y
mento descrito en el punto anterior, permite 20% al final de marzo.
que el departamento de Crédito y Cobranza
organice adecuadamente sus actividades, por Matemáticamente, un patrón de pagos se
medio de él se puede distribuir la carga de expresa como una secuencia de números
trabajo entre los cobradores y favorece el (P0,P1,P2...PH), en donde Pi, llamada pro-
seguimiento que se le debe dar a las cuentas porción de pagos, significa la proporción de
por cobrar. las ventas a crédito pagada i meses después
del mes de la venta, y P0 + P1 + . . . +
En él se concentra el trabajo de todo el de- PH=1. H es el horizonte de pagos, es decir,
partamento, en la columna de observacio- el número de meses que se requieren para
nes se anotará el trabajo realizado por cada que las ventas a crédito de un mes sean com-
una de las cuentas pendientes de cobro. pletamente cobradas. Una vez que se cono-
ce un patrón de pagos podemos fácilmente
Los procedimientos de los días de ventas
derivar el patrón de cuentas por cobrar como
pendientes de cobro y del informe de anti-
la secuencia de números:
güedad pueden no ser confiables para pro-
nosticar y controlar las cuentas por cobrar. (F0, F1, . . ., FH-1),
La principal deficiencia de ambos métodos
se encuentra en la agregación de ventas y de donde Fi, denominada la fracción del saldo,
cuentas por cobrar a lo largo de un periodo son las cuentas por cobrar restantes i meses
de tiempo particular. El método del patrón después del mes de la venta, y Fi =1 – (P0 +
de pagos, sugerido por Lewellen y Johnson P1 + . . . +Pi). Al final del horizonte de
y por Stone, supera esta dificultad y produce pagos, las ventas a crédito dentro de cual-
un análisis del comportamiento de pagos que quier mes en particular se pagan en su tota-
es, desde luego, el punto que realmente in- lidad, de modo que FH = 1 – (P0 + P1 + . .
teresa a la administración. . + PH) = 0.(Ver cuadro 1).
• Contenido
El patrón de pagos
Un patrón (mensual) de pagos se caracteriza

por las proporciones de las ventas a crédito
en un mes, que sean pagadas en ese mes y
Administración
CUADRO 1
PATRON DE PAGOS DE $60,000 DE VENTAS A

CRÉDITO EN ENERO
Cobranza proveniente de las Cuentas por cobrar

ventas de enero durante el provenientes de las ventas
mes. de enero pendientes de
cobro al final del mes.
Meses Porcentaje Miles de Miles de Porcentaje
pesos pesos
Enero 10 6 54 90
Febrero 30 18 36 60
Marzo 40 24 12 20
Abril 20 12 0 0
Cuando el patrón de pagos permanece igual; es decir, los números P0, P1. . . PH permanecen
sin cambiar de mes a mes, se dice que es constante.
• Modelo
Pronóstico Analítico Mensual de Cobranza Semanal
Reporte del Mes de_______________________
Nombre Cuentas Cuentas Cuentas Cuentas Observaciones

de con con con con
Cliente vencimiento vencimiento vencimiento vencimiento
al 1-III-01 al 8-III-01 al 15-III-01 al 22-III-01
El $15,000 $3,500
Ahuehuete $10,000
SA de CV 3,600
La 12,000 800
Malinche
SA de CV $30,600 $4,300 $10,000
El Perico
SA de CV
TOTAL
Observaciones:
Este documento se elabora con cuentas que a un no han venido el plazo de crédito.
Administración
3.1.5 PRONÓSTICO DIARIO DE varios periodos de tiempo. Esta agregación

COBRANZA A REALIZAR hace difícil identificar los cambios en el com-
portamiento de los pagos. En el método del
patrón de pagos, el problema queda supe-
• Finalidad rado con sólo coordinar las cuentas por co-
brar con las ventas en el mes de origen. En
Este documento se elabora a partir de los
consecuencia, el método del patrón de pa-
documentos descritos en los dos puntos an-
teriores, incluye cuentas por cobrar que han gos, a diferencia de los días de ventas pen-
dientes de cobro y del informe de antigüe-
llegado a su fecha de vencimiento y la utili-
dad, no depende del nivel de ventas. Inde-
dad de su uso consiste en que permite man-
pendientemente del patrón de ventas, la úl-
tener un control de las cuentas por cobrar y
tima columna del cuadro 2 se mantiene sin
al mismo tiempo establecer objetivos de tra-
bajo definidos para cada uno de los inte- cambios, siempre y cuando el patrón de
pagos sea constante. A la inversa, cualquier
grantes del departamento de Cuentas por
cambio en el comportamiento de los pagos
Cobrar.
se reflejaría y reconocería de inmediato. De
La mayor deficiencia de los días de ventas este modo, las proporciones de pagos (Pi) y
pendientes de cobro y del informe de anti- las proporciones de saldos (Fi) dan medios
güedad se debe a la agregación de las ven- eficientes de control para el gerente de cré-
tas y de las cuentas por cobrar a lo largo de dito. (Ver cuadro 2).
CUADRO 2
CUENTAS POR COBRAR COMO PORCENTAJE DE LAS VENTAS ORIGINALES
Ventas durante Cuentas por cobrar Porcentaje pendiente de

Mes de Ese mes al final del trimestre cobro(cuentas por cobrar origen
(en miles) (en miles) Ventas en el mes de origen)
Enero $60 $12 20%

Febrero 60 36 60
Marzo 60 _54 90
$102
Abril $30 $ 6 20%

Mayo 60 36 60
Junio 90 81 90
$123
Julio $90 $ 18 20%

Agosto 60 36 60
Septiembre 30 27 90
$ 81
Administración
Trabajo en equipo pagos y un patrón correspondiente de cuen-

tas por cobrar. El CM se basó en el concepto
√ Con los formatos de pronos- del patrón de pagos para mostrar algunas
tico de cobranza semanal y relaciones adicionales de evaluación. A me-
diario: dida clave son los días de ventas pendientes
de cobro ponderados (WSDO, del inglés
weigsted day´s sales outstanding). Los cam-
√ Indentifica los problemas de bios en el WDSO, o cambios en el promedio
cobranza. de ventas diarias (ADS, del inglés average
day sales) en relación con el WDSO del pe-
√ Propon una estrategia de riodo de referencia previo, los capacitan para
calcular las variaciones en eficiencia y en
organización para distribuir
las cargas de cobranza. volumen en las cuentas por cobrar. Los da-
tos resultantes capacitan al ejecutivo de cré-
dito para separar los cambios en la experien-
• Contenido cia de cobranzas de los cambios en los pa-
trones de ventas. El ejecutivo está, pues, en
Los procedimientos propuestos por Carpenter una mejor posición para evaluar el estado
y Miller se basan en el marco conceptual del actual de las cobranzas y de la inversión en
patrón de pagos. Por razones de brevedad, cuentas por cobrar. Puesto que ahora es
su estudio se representa mediante las inicia- posible distinguir entre los cambios en la
les CM. El énfasis de este método del patrón experiencia de crédito, y en el volumen de
de pagos representado por Lewellen y ventas el ejecutivo de crédito puede planear
Johnson y por Stone consistió en expresar trabajar sobre el cambio de la ejecución de
las cuentas pro cobrar como un porcentaje la cobranza o sobre el cambio en variables
de las ventas en el mes de origen. Se formu- relacionadas con el crédito, las que influyen
lan estándares de control a partir de los por- en el volumen de ventas.
centajes tomando como base el patrón de
• Modelo
Pronóstico Diario de Cobranza a realizar

Reporte del día______________________
N o m b r e C o b r a n z a p a r a O b s e r v a c i o n e s
d e l C l i e n t e e l d i a :
Administración
Observaciones: √ Elabora recomendaciones

para el manejo eficiente del
Este formato se elabora por ruta o por co- formato por los cobradores.
brador con las cuentas de clientes que tie-
nen vencimiento en la fecha de cobro.
• Contenido
3.1.6 REPORTE DIARIO DE El reporte es un formato diseñado para las
COBRANZA REALIZADA necesidades específicas diarias de un área
específica de un departamento determina-
• Finalidad do de la empresa, que además resume en
forma semanal, quincenal, mensual, anual,
Este documento lo elabora cada uno de los etc. Según se requiera.
cobradores informando del resultado del tra-
bajo realizado diariamente. El diseño de reportes requiere la adaptación
al área del departamento que se está infor-
En él se presenta el detalle de los trabajos mando, y la comparación de lo planeado
realizados: contra lo que realmente está pasando.
a) Cuántos y cuáles clientes visitaron INFORMACION Y CARACTERISTICAS DE RE-

PORTES
b) Cuales cuentas fueron cobradas y que
hicieron con el cobro, ya que en algunos De clientes:
casos el procedimiento establece que el
cobrador debe depositar inmediatamen- ð Ventas y cobranza diaria y acumulada vs
te la cobranza en instituciones bancarias, presupuesto
y en otras ocasiones el depósito se realiza
en la caja de la compañía. ð Por clientes
Por aquellas cuentas que no se realizó la ð Por productos

cobranza, se debe informar cual fue el moti-
ð Por vendedores
vo de no haber cobrado y cual fue el acuer-
do al que se llegó con el cliente. ð Por zonas
Trabajo en equipo. ð Por regiones
√ Apartir del reporte diario de ð Por estados

cobranza:
ð Por países
√ Identifica y clasifica las situa- ð Real vs lo presupuestado incluyendo car-

ciones problemas de cobran- tera vencida
za.
Administración
Reporte financiero
CONCEPTO REAL PRESUPUESTO DIF %
1. EL DINERO
Saldo inicial en bancos
Por cobrar esta semana
Pagos de esta semana
Saldo final esta semana
2.LA COBRANZA
Saldo no vencido hoy
Saldo vencido hoy
Saldo total de hoy
3. LAS VENTAS
Facturado acumulado ayer
Facturado hoy
Facturado acumulado mes
4. PEDIDOS CLIENTES
Ptes surtir hasta ayer
Menos surtidos hoy
Mas ptes de hoy
Total acumulado x surtir
5.PEDIDOS PTES DE PROVEEDORES
Ptes surtir hasta ayer
Menos surtidos ho y
Mas ptes de hoy
Total acumulado x surtir
6. INVENTARIOS
Mercancía activa
Mercancía obsoleta
Total mercancía
7.CTAS X PAGAR
No vencidas hoy
Vencidas hoy
Total x pagar
8. REPARTO DE PEDIDOS CLIENTES
Por repartir por vehículo
Menos repartidos hoy
Mas nuevos x repartir
Total x repartir
9. LAS COMPRAS
Acumulado hasta ayer
Comprado hoy
Acumulado del mes
10.LAS NOMINAS
Personas sindicalizadas
No sindicalizadas
Valor de la nómina de los sindicalizados
Valor de la nómina de los no sindicalizados
Percepciones normales
Tiempo extra
Destajos
Otros
11. LOS GASTOS
Acumulado ayer
Gastado ayer
Total gastado
12. INVERSIONES
Acumulado de ayer
Inversiones de hoy
Acumulado del mes
Administración
REPORTE DIARIO DE BANCOS FORMULO: REVISO:
NO. 1 REAL REAL PRESUP P R E S U P U - D I F E R E- % DIF. %

ESTADO. NCIA. ACUM
HOY ACUMU- SUMA ACUMULA - HOY DIF
LADO DO. HOY
SUB MES DE HOY MES
CONCEP PARCIAL SUB
TOS: PARCIAL
BANCOMER CUENTA DE CHEQUES 4450
SALDO INCIAL DE HOY
DEPOSITOS:
COBRANZA NORMAL REPORTE 402

CTA 103 JOSE $10000 $30000 $20000 $50000
GOMEZ
URUAPAN
FAC 8
CTA 214 $20000 $50000 $50000 $70000
PEDRO RUIZ
CIUDAD FACT
12
CTA 320 LUIS $15000 $20000 $30000 $60000
LOPEZ
GUANAJUATO
FAC 15
CTA 32 $5000 $10000 $20000 $30000
CARLOS
PEREZ
EDOMEZ FAC
30
SUMA
COBRANZA $50,000 $110000 $120000 $210000 $70000 58.33% 100000 47.62
NORMAL
COBRANZA VENCIDA REPORTE 402
CTA 102 JOSE LUIS HDEZ $10000 $20000 $15000 $25000

EDOMEX FAC 88
CTA 405 JESUS LOMELI $500000 $50000 $60000 $60000
QUERET. FAC 90
SUMA COBRANZA $600000 $70000 $75000 $85000 $15000 -21.43% -$15000 -17.65
VENCIDA
TOTAL COBRANZA HOY $110000 $180000 $185000 $295000 $75000 -40.54% 115000 38.98
SUMA SALDO INICIAL MÁS $220000 $315000
COBRANZA
Administración
• Modelo
Pronóstico Diario de Cobranza a Realizada

Reporte del día______________________
Cobrador_________________________
Cliente Cantidad Cobros Observaciones

a Cobrar Realizados
Observaciones:
Este documento lo elabora cada cobrador que tenga el depto. de crédito y cobranzas como
reporte de trabajo diario.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Administración
3.1.7 AUXILIAR PERMANENTE DE cobrar que nos sirve como referencia para
CUENTAS POR COBRAR POR cualquier aclaración.
CLIENTE
• Contenido
• Finalidad
Ciclo del flujo de efectivo
Este documento contiene el detalle de las
operaciones realizadas a crédito por la em- Debe reconocerse que las empresas necesi-
presa. tan activos para hacer ventas; si las ventas
han de aumentar, los activo también deben
Se elabora una tarjeta auxiliar por cada uno
ampliarse. Las empresas en crecimiento re-
de los clientes a los que les otorgamos crédi-
quieren de nuevas inversiones (una inversión
to.
inmediata en activos circulantes y, a medida
Como encabezado, en este auxiliar se anota que se agota la capacidad total, inversiones
el número de cliente y sus datos generales, también en activos fijos). Las nuevas inver-
además de las condiciones y límite de crédi- siones deben ser financiadas, y el nuevo
to; con cada operación de crédito se irán financiamiento trae consigo compromisos y
anotando las fechas y créditos otorgados, obligaciones para dar servicio al capital ob-
los pagos recibidos y constantemente se retenido. Una empresa creciente y rentable
gistrará el saldo de la cuenta del cliente para tiene probabilidad de requerir financiamiento
verificar que no rebase su límite de crédito. adicional para sus inversiones en cuentas por
cobrar, inventarios y activos fijos. Tal em-
En este documento también se tiene la refe- presa podría, pues, tener problemas de flujo
rencia de cuáles son las facturas, contratos u de efectivo.
otros documentos que generan la cuenta por
No
NOMBRE CONDIDIONES
DOMICILIO TEL. LIMITEDECREDITO
FECHA * CONCEPTOS FOLIO DEBE HABER SALDO
Administración
c) Importe total de cartera de clientes com-

RESULTADO DE APRENDIZAJE parado con cuentas no recuperadas
3.2. Elaborar el presupuesto anual de cré- d) Importe total de compras a crédito reali-
dito y cobranzas de acuerdo a las esta- zadas por clientes que han creado pro-
dísticas para su control. blemas de cobranza comparado con to-
tal de ventas a crédito
3.2.1 GRÁFICAS Y ESTADÍSTICAS Con estos datos estadísticos que se pueden
DE COBRANZA obtener de la documentación que maneja el
departamento de crédito y cobranza es po-
sible orientar a la administración para enfo-
• Finalidad
car adecuadamente las políticas de crédito y
En cualquier trabajo que se realiza dentro de el otorgamiento de crédito a algunos clien-
la Administración de una empresa, ya sea tes en particular, ya que resultaría más bené-
pública o privada, es conveniente llevar a fico perder algunas ventas antes que tener
cabo una evaluación periódica de los logros mayores gastos en la recuperación de co-
alcanzados, para de esta manera justificar el bros.
presupuesto de gastos que tenemos asigna-
La administración de las cuentas por cobrar
do y la contratación de personal asignado a
es un aspecto importante de la administra-
cada departamento.
ción del capital de trabajo para una empre-
El control estadístico dentro de la adminis- sa que vende a crédito. La tasa a la cual las
tración facilita la evaluación de los trabajos ventas a crédito se convierten en efectivo
y permite realizar comparaciones que nos in- mide la eficacia de la política de cobranzas
diquen la eficiencia que hemos tenido en de una empresa y el desempeño de sus es-
nuestros trabajos. fuerzos de cobranzas. Dos aspectos clave a
los que se enfrenta el ejecutivo financiero en
Los datos estadísticos que podemos mane- la administración de las cuentas por cobrar
jar dentro de las operaciones de Crédito y son la predicción y el control de las cuentas
Cobranzas pueden ir encaminados a evaluar por cobrar. Examinando los métodos que
lo siguiente: usan ampliamente las corporaciones, a sa-
ber, los días de ventas pendientes de cobro
a) Días de crédito otorgados a clientes com- (DSC Date Sales Outstanding) y el informe
parado con días reales de plazo para re- de antigüedad (AS Aging Schedule). Poste-
cuperar una cuenta riormente centramos nuestra atención en el
b) Importe total de cartera de clientes com- método del patrón de pagos, el cual ofrece
parado con cuentas de difícil recupera- una mejor forma de controlar las cuentas
ción por cobrar.
Administración
Realización del ejercicio La cifra de ventas diarias se obtiene con sólo

promediar las ventas a lo largo de un perio-
√ Solicita a tu docente un caso do de tiempo reciente. El periodo promedio
didáctico de control de cré- será de 30, 60, 90 días, u otro periodo signi-
dito y cobrazas: ficativo. Como puede verse, el DSO se ve
afectado por el nivel de ventas y por el pe-
riodo promedio que se usa.
√ Elabora los cuatro casos de-
tallados en el punto 3.2.1. El informe de antigüedad (AS)
Es el porcentaje de las cuentas por cobrar de

√ Deriva las conclusiones y fin de trimestre en diferentes grupos de an-
propuestas de la observa- tigüedad. Aquí, la frase grupo de antigüe-
ción en los gráficos. dad se refiere al periodo de tiempo durante
el cual las cuentas por cobrar han estado
• Interpretación pendientes de cobro desde el momento en
que se efectuaron las ventas. Una fuerte AS
Según una encuesta realizada por Stone muestra tan sólo un pequeño porcentaje de
(1976), partiendo de las compañías que afir- cuentas por cobrar de fin de trimestre basa-
maron usar algunos procedimientos sistemá- do en ventas antiguas, en donde el porcen-
ticos para proyectar las cuentas por cobrar, taje más alto se basa en las ventas más re-
muchas usaron una proyección proforma de cientes del mes.
los días de ventas pendientes de cobro o al-
guna otra razón de cuentas por cobrar rela- 3.2.2 PRESUPUESTO ANUAL DE
cionada con una medida de las ventas. En CRÉDITO Y COBRANZA
el control de las cuentas por cobrar, el infor-
me de antigüedad es ciertamente el método El trabajo del departamento de crédito y
popular. cobranza está directamente relacionado con
el trabajo del departamento de ventas, in-
Días de ventas pendientes de cobro cluso en algunas empresas los propios agen-
tes de ventas son también cobradores y las
El promedio de los días de ventas pendien-
comisiones que se les otorgan por las ventas
tes de cobro (DSO) a un momento dato t se
que realizan, les son calculadas hasta el
calcula como la razón de las cuentas por
momento en que recuperan la cartera de
cobrar respecto de una medida de las ventas
clientes.
diarias:
Esta relación tan estrecha entre ambas fun-
DSOt = Total AR t ciones de la empresa nos permite entrelazar
Ventas diarias la información al momento de realizar un
presupuesto anual, ya que la cobranza de-
penderá del volumen de ventas que se ten-
ga.
Administración
De tal manera que al momento de elaborar √ Programas y estímulos de re-

un presupuesto anual, el punto de origen conocimientos al personal.
son las ventas a crédito que razonablemente
se espera realizar en el período y a estas se
les calculará un porcentaje por cuentas de • Bases
difícil recuperación y otro por cuentas inco-
El primer paso que debemos dar para es-
brables el cual disminuirá del volumen de
tructurar el sistema financiero de nuestra
ventas pronosticado.
empresa es contar con un plan financiero
A estas cifras se les tendrá que agregar los que nos ayude a prever las obligaciones que
gastos que se tengan en el departamento de se tienen a corto, mediano y largo plazos y
crédito y cobranza y que se pueden determi- las posibilidades de financiamiento interno
nar con base en la experiencia de periodos y externo. El documento que nos ayudará
anteriores. de mejor manera a programar esto es el PRE-
SUPUESTO. Sin embargo, antes de llevar a
Trabajo en equipo. cabo la planeación financiera de la empresa
será necesario que el propietario o los direc-
√ Con el apoyo del docente tivos contesten las siguientes preguntas an-
realiza un proyecto de pre- tes de proceder a elaborar los presupuestos
supuesto anual de crédito y anual y trianual:
cobranza en el que se inclu-
ya la mayor parte de la in- a) ¿Cuál es el Pronóstico de Ventas de la
formación manejada en la empresa para el siguiente período?
unidad.
b) ¿Cuánto dinero se necesita para generar
√ Pronósticos de líneas de cré- y distribuir los productos de la empresa?
dito.
c) ¿Con cuanto dinero se cuenta para ge-
nerar y distribuir los productos de la em-
√ Pronósticos de cobranza. presa?
d) ¿En qué conceptos específicos se utiliza-

√ Estrategias y políticas de cré- rá ese dinero?
dito.
e) ¿Cuándo se necesita ese dinero?
√ Estrategias y políticas de co- Asimismo, también será necesario que pre-
branza. viamente se cuente con la siguiente infor-
mación:
√ Estructura del departamen-
to de crédito y cobranza.
Administración
El Indicador del Capital de Trabajo. El Indicador del Punto de Equilibrio

El cual muestra el
porcentaje de los Finalmente, este indicador nos muestra el
porcentaje de las ventas que la empresa re-
activos circulantes
no comprometidos
de
con
la empresa,
respecto al =
Capital de trabajo quiere generar para alcanzar a cubrir sus
gastos fijos o de estructura en el período. La
Activo Circulante
activo circulante
total. Se calcula
utilizando la relación sería:
siguiente relación:
I Punto de equilibrio
El Indicador de cartera. =
Ventas totales
El cual muestra la tendencia de las cuentas Para obtener el Punto de Equilibrio de la

no cobradas por la empresa en el período, compañía, se requiere calcular el costo de
así como el número de clientes que se en- generación de los productos mediante la
cuentran atrasados en sus pagos. La rela- técnica de costeo directo. La formula es:
ción que utilizamos es: Gastos fijos
Cobranza =
= Margen en %
Cobranza Ahora bien, para aclarar un poco más los
El Indicador de cobranza conceptos anteriores, hagamos uso del si-
guiente ejemplo:
Es el que representa el porcentaje
recuperado por la empresa, en relación a la Los registros contables de la empresa «Cuchi,
facturación total lograda durante el período. Cuchi» durante el período «X» arrojan la si-
La relación es: guiente información:
Cobranza
=
Facturación
MES DE ENERO
Activo Circulante:
Caja y Bancos 1,500
Valores realizables 24,000
Cuentas por cobrar 22,568
Productos terminados 3,714
Materias primas 3,025
Productos en proceso 8,317
Total 63,124
Pasivo a corto plazo:

Cuentas por pagar 15,500
Impuestos por pagar 5,080
Total 20,580
Administración
Estado de Capital de Trabajo
Caja y bancos 1,500

Valores realizables 24,000 25,500
Menos: Pasivo a corto plazo 20,580
Diferencia: 4,920
Capital de trabajo: Porcentaje

Valores realizables netos 4,920 0.12
Cuentas por cobrar 22,568 0.53
Productos terminados 3,714 0.09
Materias primas 3,025 0.07
Productos en proceso 8,317 0.20
42,544 1.00
Capital de trabajo
=
Activo circulante
42,544
=
63,124
I = 0.67
El Indicador de Cartera Vencida
Cliente a 30 días a 90 días a 180 días En litigio Cobranza dudosa

1 1,300
2 3,000
3 5,000
4 3,000
5 850
6 15,000
7 2,000
8 5,450
Totales 5,000 21,750 5,000 3,000 850
Cobranza actual 35,600
Meta de cobranza 35,000 + 40% = 49,840
Núm. de casos 1 3 2 1 1
Porcentaje del total 14% 61% 14% 8% 2%
Indicador 0.10 0.44 0.10 0.06 0.02
Administración
El Indicador de Cobranza
Meta deseada por la Dirección: Alcanzar un 80% de la facturación del período.
TENDENCIA EXACTITUD
PROMEDI
FACTURACION COBRANZA INDICADOR SUMA EXAC.
O
SALDO 21,000 SALDO
50,000 71,000 36,000 36,000 0.51 0.51 0.51 1.00
72,000 143,000 59,000 95,000 0.66 1.17 0.59 0.88
48,000 191,000 53,000 148,000 0.77 1.95 0.65 0.84
93,000 284,000 60,000 208,000 0.73 2.68 0.67 0.91
85,000 369,000 98,000 306,000 0.83 3.51 0.70 0.85
60,000 429,000 61,000 367,000 0.86 4.36 0.73 0.85
El Indicador del Punto de Equilibrio
Gastos fijos 675,800

= = = 2,252,667
Margen en % 0.30
Gastos fijos de la empresa = $675,800
Meta = mantener un margen en porcentaje de los gastos fijos de 30% sobre las
ventas
Ventas totales en el período = $2.740,500
Lo anterior nos indica que la empresa deberá generar ventas por un mínimo de
$2,252,667 para poder cumplir con su meta.
TENDENCIA EXACTITUD
AÑO BASE REAL INDICADOR ACUMULADO PROMEDIO EXAC.
1 2,740,500 2,252,667 0.82 0.82 0.82 1.00
2 3,136,205 2,874,537 0.92 1.74 0.87 0.95
3 3,418,930 3,126,413 0.91 2.65 0.88 0.97
4 3,152,770 2,986,010 0.95 3.60 0.90 0.95
5 3,840,530 3,592,448 0.94 4.54 0.91 0.97
Administración
• Contenido Presupuesto de inversiones permanentes

(de capital).- Este tipo de presupuesto está
EL SISTEMA PRESUPUESTARIO relacionado con la adquisición de activos de
capital (equipos, maquinaria, etc.) para re-
Con la anterior información, ahora sí podre- posición de los actuales y para nuevos pro-
mos elaborar nuestros presupuestos. Existen yectos (aumentar la capacidad instalada ac-
tres tipos de presupuesto: tual, mejorar la eficiencia de la operación,
mejorar la seguridad en la operación o fa-
a) Presupuesto de operación
bricación de un nuevo producto, etc.). Se
b) Presupuesto de inversiones permanen- recomienda establecer un comité de inver-
tes siones de capital con representantes de las
distintas áreas de la empresa. Este comité
c) Presupuesto financiero debe ser diferente al establecido para elabo-
rar el presupuesto operativo global de la
Presupuesto de operación.- Toma como empresa.
punto de referencia para su elaboración la
estructura funcional de la organización (ven- Presupuesto financiero.- Para elaborar este
tas, producción, etc.). Aunque en un inicio presupuesto partimos de la estructura finan-
se asigna un presupuesto global a los prime- ciera de la empresa, determinando nuevas
ros niveles jerárquicos de cada función, es necesidades de capital de trabajo e identifi-
conveniente que también se distribuya en cando el origen y la aplicación de los recur-
los niveles segundo y tercero, formando pesos (incluyendo el presupuesto de caja), la
queños centros de utilidad (con lo que se composición del capital social y las decisio-
cumple con el principio de delegación de nes que se deben tomar sobre el destino de
autoridad). las utilidades (retener o distribuir). El presu-
puesto financiero se debe utilizar principal-
Al elaborar este tipo de presupuesto será mente en la planeación a largo plazo.
necesario contar en principio, con el Presu-
puesto de Ventas de la empresa (basado en Es recomendable y en cierta forma obligato-
el Pronóstico de Ventas). Posteriormente rio, que los responsables de cada centro de
debemos realizar algunas correlaciones en- utilidad participen en el diseño del presu-
tre la tendencia de las ventas de nuestra puesto y que el comité edite un manual para
empresa con alguna situación o característi- su elaboración.
ca de la industria a la que pertenecemos y
finalmente, asegurarnos que conocemos los • Modelo
gustos y preferencias de nuestros consumi-
dores a partir de las opiniones de nuestra Los modelos se han venido presentando
fuerza de ventas y, de ser posible, de un es- implícitamente en el desarrollo del tema;
tudio de mercado. además cada empresa establecerá sus pro-
pios formatos de acuerdo a sus objetivos y
necesidades de información.

Administración
Unidad de aprendizaje: 3 Práctica número: 3
Nombre: Revisión de informes de crédito y cobranzas.
Propósito: Al finalizar la práctica, el alumno revisará informes de crédito y cobranzas, me-
diante el análisis de los datos registrados para la propuesta de adecuaciones a los informes.
Escenario: Empresa mediana o grande Duración: 15 hrs.

• Informes o reportes de • Máquina de escribir o
crédito y cobranzas. computadora con pro-
• Formatos de crédito y cesador de textos.
cobranzas.
• Hojas blancas tamaño
carta.
• Hojas de papel cuadri-
culado.
• Lápiz.
• Plumones punto fino
color negro y rojo.
• Juego de geometría.

Administración
Procedimiento
nos.
2. Acudir a la misma empresa de la práctica uno y dos.
3. Recopilar los informes de crédito y cobranzas que la empresa elabora.
4. Elaborar un directorio de informes o reportes que contenga los elementos del anexo
tres.
5. Concentrar los datos en el anexo tres.
6. Verificar si los informes o reportes cumplen con la finalidad establecida por la empre-
sa.
7. Adecuar en su caso, o rediseñar los informes o reportes utilizados por la empresa.
8. Elaborar un informe con los diseños realizados en el punto anterior.
9. Presentar a la empresa para su toma de decisiones.
10. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya lo siguiente:
• Observaciones.
• Conclusiones.

Administración

Revisión de informes de crédito y cobranzas
Fecha:
Nombre del alumno:
No
Desarrollo Sí No
aplica
2. Recopiló los informes de crédito y cobranzas que utiliza la
empresa.
3. Elaboró el directorio de informes de crédito y cobranzas.
4. Concentró los datos en la tabla.
5. Verificó si los informes cumplen con lo establecido por la
empresa.
6. Adecuó o rediseñó los informes o reportes.
7. Elaboró informe con los puntos anteriores.
8. Presentó a la empresa los nuevos diseños.
9. Elaboró informe escrito de la práctica.
Observaciones:
Docente:
Hora de inicio:
Hora de término:
Evaluación:

Administración
RESUMEN
Documentos que se utilizan para el control dad de saldos de clientes, pronóstico global
de crédito y cobranza mensual de cobranza, pronóstico analítico
mensual de cobranza semanal, pronóstico
Los siguientes documentos son los que se diario de cobranza a realizar, reporte diario
utilizan para el control de las operaciones de de cobranza realizada, auxiliar permanente
crédito y cobranza: de cuentas por cobrar por cliente.
Por la relación con clientes
Solicitud de crédito, carta de autorización de Estadísticas para control

crédito, contrato de línea de crédito, remi-
sión, factura, contrarrecibo, títulos de crédi- El trabajo de crédito y cobranza puede ser
to como pagaré y letra de cambio, convenio de utilidad para que con base en los datos
de reconocimiento de adeudo. obtenidos por este trabajo podamos elabo-
rar estadísticas informativas de las operacio-
Para control interno nes realizadas y como base para elaborar
presupuestos de ingresos.
Reporte global mensual de saldos de clien-
tes, reporte analítico mensual de antigüe-

Administración
1. Explique qué es un pronóstico de cobranza.
2. Explique qué es un presupuesto de crédito y cobranza.
3. Explique la importancia de la administración de crédito y cobranzas para la empresa.

Administración
RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS POR

CAPÍTULO
CAPÍTULO 1
1. Comercial, bancario, extrabancario, documentado y garantizado.
2. Personalidad, capacidad, capital, condiciones y grado de riesgo.
3. Personas físicas y personas morales
4. Estados de cuenta, llamadas telefónicas, cartas, telegramas y visitas.
5. Lineal, funcional, centralizada, descentralizada y por comités.
CAPÍTULO 2
1. Solicitud de crédito, carta de autorización de crédito, revisión, factura, contrarecibos, títu-

los de crédito y convenio de reconocimiento de adeudo.
2. Reporte global mensual de antigüedad de sueldos de clientes, reporte analítico mensual de

antigüedad de clientes, pronósticos global mensual de cobranza, pronóstico analítico
mensual de cobranza, pronóstico diario de cobranza a realizar , reporte diario de cobranza
realizada, auxiliar permanente de cuentas por cobrar por clientes, gráficas y estadísticas de
cobranza y presupuesto anual de crédito y cobranza.
CAPÍTULO 3
1. Respuesta abierta.

Administración
GLOSARIO
CRÉDITO Deriva del latín creditum, que significa “Reputación de confianza”.
CRÉDITO Facultad que tiene cada persona física o moral para cubrir el im-
porte total de bienes o servicios que adquiere después de haberlos
obtenido con base en su solvencia moral y económica.
COBRANZA Es el cobro de una cuenta pendiente de pago como resultado de

una venta realizada a crédito, lleva la transacción a una conclusión
adecuada.
COBRANZA Son aquellas decisiones básicas para determinar y evaluar los pro-
cedimientos que sigue una empresa para cobrar a su vencimiento
las cuentas a cargo de clientes.
COMERCIAL Aquel se realiza por la operaciones que tenemos con los clientes
normales de la empresa a los cuales se le otorga un plazo para
pagar de acuerdo a ciertas políticas ya establecidas.
DESCENTRALIZADA Es una organización de crédito descentralizada, donde se estable-

cen oficinas en diferentes sitios y éstas operan en forma más o
menos independiente, bajo la dirección general de la oficina cen-
tral.
ESTRUCTURACIÓN Variables fundamentales que se toman en cuenta para establecer

las políticas de crédito de una empresa.
FACTURA Documento que detalla la mercancía que se ha embarcado y que el

cliente debe pagar. Indican el costo total y el costo por unidad. Las
facturas se adjuntan al embarque o se envían por correo.
PAGARÉ Es un título de crédito amparado por la Ley General de Títulos y

Operaciones de Crédito, en el cual el deudor y el acreedor estable-
cen un plazo para pagar una deuda, se establece fecha y en lugar
de pago y la fecha y lugar en que se firma el documento, además
debe existir uno o más avales del deudor los cuales responderán
solidariamente por la deuda.

Administración
PAGARÉ Un pagaré es una promesa escrita para cubrir incondicionalmente

una suma determinada de dinero a solicitud o en fecha especifica-
da. Es firmado por el girador –la persona que promete pagar. La
persona quien debe pagarse el documento es el tenedor.
PERSONALIDAD En nuestro concepto, la personalidad constituye la principal consi-

deración para determinar los riesgos del crédito, para nosotros
significa responsabilidad moral, absoluta honradez e integridad.
LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es un título de crédito expedido por el vendedor

(usted) proveedor, exigiendo al comprador o cliente que le pague a
usted una cierta cantidad de dinero, a una fecha futura precisa,
por el importe de la compra. En la mayor parte de las industrias la
letra de cambio se utiliza tan solo cuando la posición financiera del
comprador requiere al menos temporalmente, que se cumplan con
los términos de crédito normales del proveedor.
LINEA DE CREDITO La cantidad de dinero que usted está dispuesto a que un cliente le
deba a usted en un momento determinado incluyendo facturas,
mercancías en tránsito, nuevos pedidos y órdenes ya aprobadas
pero aún no surtidas.
LIMITES DE CREDITO Los límites de crédito habrán de representar las cantidades máxi-
mas de crédito que un proveedor le habrá de otorgar a su cliente
en forma automática.
TITULOS DE CREDITO Un título de crédito es una promesa o una orden, para pagar una
suma definida o determinada de dinero al portador, a una persona
específica o a su orden.

Administración
Glosario de términos de la E-CBNC
Campo de aplicación Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral

que describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las
que una persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el
elemento de competencia. Es decir, el campo de aplicación descri-
be el ambiente laboral donde el individuo aplica el elemento de
competencia y ofrece indicadores para juzgar que las demostracio-
nes del desempeño son suficientes para validarlo.
Competencia laboral Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función pro-
ductiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos
de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se
logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades
y capacidades que son expresados en el saber, el hacer y el saber-
hacer.
Criterio de desempeño Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral

que se refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tan-
to los resultados obtenidos, como el desempeño mismo de un
elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del
desempeño. Los criterios de desempeño se asocian a los elemen-
tos de competencia. Son una descripción de los requisitos de cali-
dad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten
establecer si se alcanza o no el resultado descrito en el elemento
de competencia.
Elemento de Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una

competencia persona en al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un
comportamiento o un resultado que se debe demostrar por lo
tanto es una función realizada por un individuo. La desagregación
de funciones realizada a lo largo del proceso de análisis funcional
usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco niveles. Estas diferen-
tes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por personas y
describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el nom-
bre de elementos de competencia.
Evidencia de Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral

conocimiento que hace referencia al conocimiento y comprensión necesarios para
lograr el desempeño competente.

Administración
Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de

base científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así
como a sus habilidades cognitivas en relación con el elemento de
competencia al que pertenecen.
Evidencia por producto Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de
que la persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Com-
petencia Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales,
observables y tangibles de las consecuencias del desempeño.
Evidencia por Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral,

desempeño que hace referencia a una serie de resultados y/o productos, re-
queridos por el criterio de desempeño y delimitados por el campo
de aplicación, que permite probar y evaluar la competencia del
trabajador. Cabe hacer notar que en este apartado se incluirán las
manifestaciones que correspondan a las denominadas habilidades
sociales del trabajador. Son descripciones sobre variables o condi-
ciones cuyo estado permite inferir que el desempeño fue efectiva-
mente logrado. Las evidencias directas tienen que ver con la técni-
ca utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican me-
diante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las
situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo
cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de Compe-
tencia Laboral.
Evidencia de actitud Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la

referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado.
Formación ocupacional Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual
referido a un grupo común de competencias para el desempeño
relevante de diversas ocupaciones en el medio laboral.
Módulo ocupacional Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la

finalidad de combinar diversos propósitos y experiencias de apren-
dizaje en una secuencia integral de manera que cada una de ellas
se complementa hasta lograr el dominio y desarrollo de una fun-
ción productiva.
Norma Técnica de Documento en el que se registran las especificaciones con base en

Competencia Laboral las cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada
Norma Técnica de Competencia Laboral esta constituida por unida-
des y elementos de competencia, criterios de desempeño, campo
de aplicación y evidencias de desempeño y conocimiento. Asimis-

Administración
mo, cada Norma Técnica de Competencia Laboral expresa el área y

el nivel de competencia. Son la expresión estandarizada de una
descripción de competencias laborales identificadas previamente.
Es importante considerar la norma en su acepción de estándar, de
patrón de comparación, más que de instrumento jurídico de obli-
gatorio cumplimiento. La norma está conformada por los conoci-
mientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, que se
identificaron en la etapa de análisis funcional, para un desempeño
competente en una determinada función productiva. En este senti-
do, es un instrumento que permite la identificación de la compe-
tencia laboral requerida en una cierta función productiva.
Norma Técnica de Norma Técnica de Competencia Laboral que adopta una institución
Institución Educativa educativa en forma transitoria como base para el desarrollo de sus
programas y para fines de validación del proceso de capacitación
basado en Normas de Competencia Laboral.
Resultado de Formulaciones explícitas de habilidades cognitivas, actitudinales y

aprendizaje psicomotoras que en el proceso de capacitación se pretenden crear
en los sujetos que se encuentran en una situación de aprendizaje.
En E-CBNC el referente para su formulación está dado por las evi-
dencias de desempeño, sean éstas de producto, directas,
cognoscitivas o circunstanciales.
Unidad de aprendizaje Organización lógica-secuencial de los temas, prácticas y ejercicios

que interviene en el proceso de enseñanza-aprendizaje, a fin de
facilitar en un tiempo determinado el desarrollo de una habilidad,
la ministración de recursos en un tiempo productivo, la adquisi-
ción de un marco conceptual o bien, la precisión de destrezas
motoras, cada uno de ellos integrados en un resultado de aprendi-
zaje.
Unidad de competencia Referida a las habilidades consideradas como mínimo para la reali-
básica zación de cualquier trabajo.
Unidad de competencia Se refiere a funciones o actividades comunes a un número signifi-

cativo de áreas de competencia.
específica
Unidad de competencia Se refiere a conocimientos, habilidades y destrezas propios de una
función que se identifica generalmente con una ocupación.
genérica

Administración
BIBLIOGRAFÍA
• Del Río González, Cristóbal., El Presupuesto, Editorial ECAFSA, México, 1996.
• Hayes, Stephan., Crédito y Cobranzas, Guía Práctica, Ediciones ECAFSA, México, 1995.
• Molina Aznar, Víctor., Créditos Sanos, Editorial ISEF., México, 1995.
• Mondello, Candace L., Crédito y Cobranzas, Grupo Editorial Iberoamérica, México, 1993.
• Perdomo Moreno, Abraham., Administración Financiera del Capital de Trabajo, Editorial

ECAFSA, México, 1996.

Administración
PREDOMINIO DEL CURSO - MÓDULO OCUPACIONAL DE E-CBNC
La finalidad de este apartado es proporcionar dades y actitudes ya aprendidas, a situacio-

al alumno una visión sistemática e integral nes nuevas o modificadas.
del perfil multidimensional que le construye
este manual teórico práctico. Competencias personales o escalas indi-
cativas.
El presente diseño metodológico busca
coadyuvar al desarrollo del Sistema Norma- Las competencias personales entendidas
lizado de Competencia Laboral bajo un mar- como actitudes (cooperación, empatía e ini-
co de calidad y pertinencia, dando énfasis a ciativa) o habilidades intelectuales comple-
funciones altamente transferibles en los jas (capacidad de planeamiento estratégico,
alumnos, desarrollando las acciones de de resolución de problemas, racionalización
autoaprendizaje individual y grupal para la e interactividad), pueden ser aplicadas en las
construcción de evidencias que serán eva- diferentes carreras del CONALEP y se refie-
luadas y poder optar por su certificación de ren al alumno en cuanto individuo (aten-
competencia laboral permitiendo continuar ción, autosuficiencia, determinación, adap-
con el prestigio de organización y trabajo tación) o en cuanto a su participación en gru-
que poseen las actividades de educación-ca- po (integración, liderazgo emergente,
pacitación basadas en normas de competen- receptibilidad).
cia del CONALEP.
Las competencias personales o escalas indi-
Este predominio multidimensional con el en- cativas de los alumnos (puntualizadas en los
foque educativo por competencias que ofre- propósitos de los programas de estudio) se
ce el CONALEP asegura la apropiación temá- realizan durante el desarrollo de su proyec-
tica en las diferentes competencias a desa- to de práctica autoconducida por el manual.
rrollar y hace uso de dos conceptos funda- Para unificar la comprensión de estos con-
mentales: ceptos, específicamente en este manual teó-
rico-práctico del curso - módulo ocupacional
• Proyecto de práctica.
de E-CBNC se definen las competencias per-
• Transferencia. sonales o escalas indicativas requeridas so-
bre la base de la experiencia en esta materia
Para los efectos de este manual, el concepto de los especialistas que lo elaboraron, las
de proyecto de práctica es entendido como cuales están a disposición de los alumnos y
una tarea con varios niveles de complejidad deberán ser utilizadas congruentemente en
y de solución escalonada. Transferencia sig- una forma didáctica planteada por los do-
nifica la aplicación de conocimientos, habili- centes.

Administración
Competencias clave o dimensiones ocu-

pacionales
Estas competencias son esenciales para la
Son conjuntos de competencias personales pronta adaptación del alumno a los cambios:
que el alumno debe autoaprender para en- organización y ejecución de la competencia
frentar futuras transformaciones tanto en el laboral y para su comunicación interpersonal,
contenido de su función como en su perfil autodesarrollo, autonomía y responsabilidad,
de desempeño. uso de tecnología y resistencia a la presión.
Competencias clave y sus respectivas competencias personales
Organización y Comunicación Autonomía y Uso de Resistencia a la

Autodesarrollo
ejecución interpersonal responsabilidad tecnología presión
Capacidad de Conciencia de
Autosuficiencia Cooperación Adaptación Atención
investigación calidad
Capacidad de
Capacidad de Conciencia de Conciencia de Capacidad de
Empatía resolver
autoevaluación seguridad higiene concentración
problemas
Capacidad de Conciencia de Compensación

Capacidad de Conciencia
planeamiento Imparcialidad conservación y de posturas
transferencia ecológica
estratégico mantenimiento físicas
Expresión oral y
Coordinación Integración Disciplina Dominio Flexibilidad
escrita
Liderazgo Interpretación
Determinación Iniciativa Interactividad Perseverancia
emergente metodológica
Lectura e
Objetividad de la Prontitud para
Entusiasmo interpretación de Involucramiento Multifuncionalidad
argumentación escuchar
textos
Rapidez para Propia y

Precisión Participación Ponderación
aprender apropiada
Utilización de Reconocimiento
Propensión al Retroalimentación
técnicas de de las propias
diálogo permanente
aprendizaje limitaciones
Receptividad
Evidencias de Evidencias de
Evidencias por Evidencias de Evidencias por Evidencias de
Desarrollo Ámbito
Desempeño Conocimiento Producto Actitudes
Humano Tecnológico

Administración
Niveles de desempeño de las competencias clave
El papel del alumno en la aplicación de este dios del curso - módulo ocupacional de la
manual teórico-práctico del curso - módulo E-CBNC, sobre sus competencias clave.
ocupacional de E-CBNC consiste básicamen-
te en desarrollar un conjunto de desempeño Para facilitar la promoción y el desarrollo de
competente y especializado. estas competencias entre los alumnos se es-
tablecen cuatro niveles de desempeño:
Su perfil de salida multidimensional comple-
menta al propuesto en el programa de estu-
Reproducción (A)
Reorganización (B)
Transferencia (C)
Resolución de problemas (D)
Así para cada una de las seis competencias clave:
En el nivel de desempeño El alumno El docente

Demuestra, controla,
(A) Reproducción Imita, copia, repite.
refuerza.
Fundamenta, supervisa,
(B) Reorganización Comprende, incorpora, fija.
refuerza.
(C) Transferencia Aplica, adapta, transforma. Asesora, facilita.
Descubre, genera, crea,
(D) Resolución de problemas Observa, evalúa, verifica.
multiplica.

Administración
Actividades generales del docente

y actividades del alumno
Para desarrollar una competencia clave, el tando progresivamente su autonomía y

alumno debe, junto con el docente, recurrir autoaprendizaje.
a los cuatro niveles de desempeño, aumen-
Actividades del docente Actividades del alumno
Sentido del autoaprendizaje en la E-CBNC apoyada por el manual
A B C D
En el nivel A, las actividades del docente encuentran en el mismo a disposición de los

prevalecen sobre las del alumno. docentes es para su utilización en el proceso
de enseñanza-aprendizaje basado en el
En el nivel D, las iniciativas son tomadas, en enfoque educativo por competencias del
su mayor parte, por el propio alumno. CONALEP.
Los niveles B y C son de transición porque se
registra entre las actividades del docente y El perfil del desempeño multidimensional
del alumno un equilibrio multidimensional. diseñado específicamente para la construc-
ción de este manual indica el nivel en que
A partir del cuadro anterior, se puede pre- cada una de las competencias clave es desa-
ver la incidencia de 24 diferentes pares de rrollada para complementar el programa de
actuaciones prácticas: seis competencias estudios del curso - módulo ocupacional.
clave desarrolladas en cuatro niveles de Dichas competencias representan propósitos
desempeño. y resultados de aprendizaje para ser alcan-
zados por los alumnos, fundamentando y
Estas actuaciones son cuidadosamente defi-
orientando las decisiones que aplique el do-
nidas para este manual teórico-práctico del
cente en su planeamiento didáctico.
curso - módulo ocupacional de E-CBNC y se

Administración
En este perfil.
1. Organización y ejecución del trabajo 4. Autonomía y responsabilidad (4), en

(1) es desarrollado en el ámbito de transferencia (C);
reorganización (B);
5. Uso de tecnología (5) en reproduc-
2. Comunicación interpersonal (2), en ción (A) y
resolución de problemas (D);
6. Resistencia a la presión (6), en trans-
3. Autodesarrollo (3), en ransferencia (C); ferencia (C).
ADMINISTRACIÓN
6 1
B
A
5 2
4 3
Perfil multidimensional del curso - módulo ocupacional

ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZA

Administración
ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Actuaciones prácticas
Niveles Del Del
Alumno Docente
§ Describe y explica el modelo de
§ Recapitula aspectos importantes de la
planeamiento propuesto por el
cualidad o competencia clave.
docente.
§ Presenta proyectos prácticos de complejidad
§ Planea el trabajo realizando
semejante a los ya desarrollados y dirige el
B ajustes en los modelos
pensamiento de los alumnos para su análisis.
Reorganización presentados.
§ Orienta a los alumnos, a partir de modelos,
§ Ejecuta el módulo ocupacional
en la elaboración del plan de trabajo.
conforme al plan.
§ Analiza el plan realizado por los alumnos,
§ Solicita, con frecuencia, ayuda al
discutiendo con ellos las mejores alternativas.
docente.
COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
Niveles Del Del
Alumno Docente
§ Analiza problemas y concluye
sobre la hipótesis de solución § Supervisa la comunicación y refuerza
más viable. desempeños.
§ Planea estratégicamente, ejecuta § Presenta proyectos cada vez más complejos,
D
conforme a lo planeado y evalúa que exigen comunicaciones creativas.
Resolución de
los resultados sin ayuda del § Asesora a los alumnos en el análisis de los
problemas
docente. problemas, sin dar soluciones.
§ Desarrolla su comunicación § Observa, evalúa y verifica el desarrollo de la
interpersonal y la aplica con otros comunicación interpersonal.
alumnos.

Administración
AUTODESARROLLO
Niveles Del Del
Alumno Docente
§ Transfiere su autodesarrollo,
§ Supervisa el autodesarrollo y elogia el
aplicando conocimientos,
progreso de los alumnos.
habilidades y actitudes ya
§ Presenta proyectos complejos que exigen
aprendidos.
C transferencia de aprendizaje.
§ Investiga problemas del módulo
Transferencia § Asesora a los alumnos, dando pistas sobre
ocupacional conforme a su
alternativas de autodesarrollo.
autodesarrollo
§ Discute las decisiones tomadas durante su
§ Solicita, cuando es necesario,
autodesarrollo.
asesoría del docente.
AUTONOMÍA Y RESPONSABILIDAD
Niveles Del Del
Alumno Docente
§ Supervisa la autonomía y responsabilidad
en el planeamiento, ejecución y evaluación
del trabajo y elogia el progreso de los
alumnos.
§ Planea, ejecuta y evalúa su
§ Presenta proyectos complejos que exigen
trabajo, aplicando
transferencia de autonomía y
C conocimientos, habilidades y
responsabilidad.
Transferencia actitudes ya aprendidos.
§ Asesora a los alumnos, dando pistas sobre
§ Solicita, cuando es necesario,
alternativas en su autonomía y
asesoría del docente.
responsabilidad que podrán ser transferidas.
§ Discute las decisiones tomadas durante el
fortalecimiento de su autonomía y
responsabilidad.

Administración
USO DE TECNOLOGÍA
Niveles Del Del
Alumno Docente
§ Presenta la competencia clave y las
correspondientes competencias personales.
§ Indica el proyecto de práctica y enseña a
analizarlo.
§ Adapta el módulo ocupacional § Enseña el uso de tecnología proporcionando
A
conforme a las indicaciones del información y demostrándola; ofrece
Reproducción
docente. diferentes modelos de uso de tecnología
§ Acompaña en el uso de tecnología para el
módulo ocupacional, determina el
desempeño por medio de ejercicios
semejantes.
RESISTENCIA A LA PRESIÓN
Niveles Del Del
Alumno Docente
§ Supervisa la resistencia a la presión en el
planeamiento, ejecución y evaluación del
trabajo y elogia el progreso de los alumnos.
§ Planea, ejecuta y evalúa su § Presenta proyectos complejos que exigen
trabajo, aplicando su capacidad transf erencia de aprendizaje.
C
de concentración. § Asesora a los alumnos, dando pistas sobre
Transferencia
§ Solicita, cuando es necesario, alternativas de ejecución y princ ipios ya
asesoría del docente. conocidos que podrán s er transferidos a esa
situación.
§ Discute las decisiones tomadas durante el
planeamie nto.

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2.1. Elaborar los documentos que se

3.1. Elaborar informes de crédito y

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1.1. Identificar las funciones y condiciones

Administración de crédito y 2. Documentación de

SUMARIO En términos comerciales, el crédito que se

1.1. Identificar las funciones y condiciones a) Tiempo en que recibiremos el pago.

Dentro de las principales ventajas de pro-

c) Promover la lealtad de los clientes hacia Estudio individual

VENTAJAS Las funciones siguientes llenan claramente

a ser buenos mercados. El aumento en las Los departamentos de ventas, contabilidad

3. Hacer de los fondos invertidos la más efi- 1.1.2 CLASIFICACIÓN DEL

El banco comercial tiene dos funciones prin-

Cuando un banco recibe depósitos, acepta

Las firmas comerciales de gran reputación,

2. La aceptación de las responsabilidades de de a la personalidad únicamente). Si está

Habilidad del cliente para cumplir con el

La mejor herramienta mecánica puede ser • Condiciones

Realización del ejercicio Redacción de trabajo

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