VOLCAN Código ESG-VOL-GLO-07-03

SISTEMA DE GESTIÓN SSOMAC Revisión 03

Título: Área SSO

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Estándar de Comunicación

OBJETIVO

Establecer los lineamientos de comunicación de VOLCAN COMPAÑÍA MINERA

S.A.A sobre temas relacionados al modelo de Gestión en Seguridad Salud
Ocupacional y Ambiente SSOMAC, así como proporcionar el marco para el
manejo y transmisión de información y mensajes en general.

ALCANCE
Este estándar es aplicable a todas las personas que laboran en o para
VOLCAN COMPAÑÍA MINERA S.A.A. incluyendo personal de empresas
subsidiarias y empresas contratistas.

REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

a. D.S. N° 024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional
en Minería.
b. D.S. N° 040-2014-EM “Reglamento de Protección y Gestión Ambiental para
las Actividades de Explotación, Beneficio, Labor General, Transporte y
Almacenamiento Minero”.
c. D.S. N° 009-2005-TR. Reglamento de seguridad y Salud en el Trabajo.
d. Ley N° 29783 "Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo"
e. Norma ISO 14001 Requisito 4.3.1, 4.4.4, 4.4.6
f. Norma OHSAS 18001 Requisito 4.3.1, 4.4.4, 4.4.6
g. GI-LAN-011- 1 Comunicaciones SSOMAC
h. GI-LAN-0011- 2 Campañas SSOMAC

DEFINICIONES
a. Comunicación efectiva: Es la habilidad para comunicar o transmitir ideas,
opiniones o pensamientos clara y consistentemente, para que sean
fácilmente entendidos; así como la habilidad de escuchar atentamente.

b. Medios de Comunicación: Todos los soportes a través de los cuales

puede ser transmitida una idea o mensaje.

Elaborado por: . Revisado por: Aprobado por:

Renzo Muente Barzotti Juan Marceliano Rojas Ignacio Rosado Gomez De La Torre
Gerente de Desarrollo Humano Gerente Corporativo SSO Gerente General
Fecha: 01/03/2017 Fecha: 01/03/2017 Fecha: 01/03/2017
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c. Público Objetivo: Destinatario de una determinada campaña

comunicacional.
d. Marca: Nombre, término, símbolo, diseño o combinación de estos
elementos que identifican a una empresa y los distinguen de la
competencia.

e. Logotipo: Es el distintivo de una empresa, marca o institución, formado por

imágenes, letras o abreviaturas.

f. Plan Anual de Comunicación: Herramienta que permite ordenar y

sistematizar información relevante para la realización de campañas y
eventos, asignando los recursos materiales y financieros.

g. Comunicación en cascada: Mecanismo para el proceso de comunicación

en el cual la información fluye a través de los distintos niveles de la cultura
organizacional integrada en Equipos de Liderazgo y cada líder a través de
la Línea de Mando es responsable de transmitir la información al nivel
estructural inmediato inferior correspondiente.

h. Comunicación interna: Conjunto de actividades comunicacionales de una

empresa para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y
entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación
con el fin de mantener informados e integrados a sus colaboradores.

i. Comunicación externa: comunicación con los clientes, accionistas,

contratistas eventuales, proveedores, organismos gubernamentales,
organizaciones no gubernamentales y comunidad en general, quienes
reciben información de importancia sobre la Compañía.

j. Campañas: Son la ejecución de una estrategia de comunicación aplicada a

través de las diferentes herramientas de difusión las cuales transmiten un
mensaje específico dentro del Plan de Comunicación del SSOMAC, estas
tendrán una escala de tiempo de acuerdo al tipo de mensaje.

k. Motivadores: Son aspectos de la realidad del público que los impulsa a

actuar. Los motivadores permiten definir conceptos bajo los cuales construir
el mensaje en función del objetivo de comunicación que se desea lograr.
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l. Cultura organizacional: Conjunto de creencias, valores y principios,

políticas, sistemas, procesos, normas, comportamientos, mitos, lenguaje,
símbolos y conductas, que muestran la forma de ser y de pensar del
personal en una Organización.

ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR

a. Consideraciones Generales

1) Las comunicaciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente son

parte fundamental de la estrategia de cambio de cultura de Seguridad que
se quiere instaurar y como tal constituyen un elemento esencial dentro del
modelo de gestión.

2) La compañía debe establecer los mecanismos necesarios para fomentar la

comunicación bidireccional dentro de empresa.

3) La estrategia de comunicación en SSOMAC debe estar orientada a difundir

el sistema de gestión e interiorizar su importancia en cada uno de los
colaboradores de la empresa.

4) El área de comunicación pondrá a disposición del equipo de Seguridad y

Asuntos Ambientales todos los mecanismos y herramientas disponibles a
fin de lograr el objetivo de transmitir la información y que los mensajes sean
interiorizados por los colaboradores.

5) El Feedback de las comunicaciones dada a los colaboradores de la

empresa serán registradas en: el Reporte de comunicaciones
SSOMAC, los Buzones de sugerencias y actas de COSSOMAC

6) La estrategia de comunicación en SSOMAC, incorpora motivadores como

parte del mensaje, a fin de entablar un vínculo entre los problemas críticos y
el público objetivo, llegando a él desde un enfoque que apele a lo
emocional.

7) Los motivadores de la organización identificados que tienen el potencial

para actuar en función de nuestro objetivo de comunicación son: (a)
“Motivación por el auto cuidado”, (b) “Motivación por el cuidado de sus
pares”, (c) “Motivación por la participación de la familia en el bienestar del
colaborador”.
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8) Los esfuerzos que debe hacer la organización están encaminados a la

promoción de campañas de SSOMAC basadas en la prevención.

9) La implementación de campañas de SSOMAC también deben estimular la

adopción de comportamientos y actitudes preventivas dentro y fuera del
trabajo.

10) Los temas a tratar en las campañas SSOMAC deben ser propuestas por
los comités temáticos, Gerente de Operaciones o Gerentes SSOMAC,
dando soporte con base al análisis de tendencias de los resultados de la
gestión.

11) Todas las herramientas y campañas de comunicación deberán estar

alineados a la Política de Comunicaciones Internas de la compañía.

12) El levantamiento de las necesidades de comunicación del área de SSO y

Asuntos Ambientales se realizará de manera anual como parte del
ejercicio de elaboración del plan anual de comunicación de acuerdo a los
procedimientos establecidos por la Gerencia de Desarrollo Humano.

13) Los requerimientos de comunicación que se originan fuera del plazo

establecido en el punto anterior deberán ser coordinados con el área de
comunicaciones internas con al menos 30 días de antelación y contar con
su propio presupuesto de ejecución.

RESPONSABILIDADES
a. Alta Dirección/Gerencia General:

1) Demostrar el compromiso visible en SSOMAC frente a los empleados de

la organización/unidad participando activamente en el proceso de
implementación.
2) Aprobar el procedimiento que se revise/elabore de Campañas de
SSOMAC.
3) Aprobar recursos para implementar el programa de campañas de
SSOMAC.
4) Hacer un análisis crítico del proceso de implementación de la herramienta
en las reuniones del Comité, estableciendo acciones y oportunidades de
mejora.
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5) Asegurar que las empresas contratistas y sus empleados participan en el

proceso de implementación de la herramienta, que tengan identificados
sus voceros y líderes.
b. Gerentes Centrales/Gerente de Operaciones:
6) Liderar la difusión ejecución y cumplimiento del presente estándar.
c. Superintendentes/Jefe de área/Supervisores:
7) Implementar en su área las acciones que determine el comité de CCM,
para asegurar el desarrollo del plan de comunicación y de Campañas de
SSOMAC.
8) Facilitar el programa de divulgaciones de las campañas en su área.
d. Profesionales de SSO y Asuntos Ambientales:
9) Participar en el equipo designado por el comité para implementar las
campañas de SSOMAC.
10) Orientar al comité en la toma de decisiones que garanticen la
implementación, institucionalización y sustentabilidad al proceso de
comunicación Interna y de las Campañas de SSOMAC.
11) Participar en las estrategias de comunicación de campañas de SSOMAC
que le sean asignadas por parte del comité, alineadas con los criterios
definidos por la imagen corporativa del cliente.

REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

La actualización y revisión de estos documentos se debe realizar en forma
anual o cuando sea necesario un cambio y/o modificaciones.

RESUMEN DE REVISIONES

Revisión Fecha Modificaciones

01 26-03-2013 Corrección general en base a Comunicación Interna.

02 31-05-2015 Corrección en base a Comunicación Interna y Externa.

03 01-03-2017 Se cambió de códigos en el apartado 3) Referencias Legales y otras normas: D.S.-024-2016 MINEM.