Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Experto en Project
Management
A Distancia
pag.
2
RESUMEN
Ha
habido
un
interés
creciente
por
la
disciplina
Administración
de
Proyectos,
reflejado
por
el
significativo
aumento
del
número
de
socios
del
PMI
—Project
Management
Institute—
así
como
el
número
de
profesionales
que
han
buscado
la
certificación
PMP
—Project
Management
Professional—.
También
la
PMO
-‐
Project
Management
Office,
aquí
traducido
como
Oficina
de
Gerencia
de
Proyecto
(OGP),
ha
sido
objeto
de
atención
por
empresas
que
buscan
el
éxito
en
la
administración
de
sus
proyectos.
Sin
embargo,
hay
un
conocimiento
insuficiente
sobre
las
empresas
que
ya
lo
hicieron,
cómo
ellas
están
organizadas
y
cuáles
resultados
han
proporcionado.
El
objetivo
principal
del
artículo
es
identificar
cómo
planear,
estructurar
y
facilitar
la
implementación
de
OGPs
en
las
empresas.
Estudiar
las
posibilidades
de
estructuración
e
implantación
de
OGPs
y
proponer
recomendaciones
para
empresas
interesadas
en
el
tema,
son
objetivos
específicos.
Fue
realizada
una
revisión
de
la
bibliografía
sobre
el
asunto
y
fueron
estudiados
cuatro
casos
empresariales.
La
investigación
empírica
comenzó
con
un
modelo
que
consideró
la
relación
entre
la
forma
de
operación
de
las
OGPs,
los
beneficios
alcanzados
con
la
implementación
y
las
condiciones
sobre
las
cuales
opera.
A
partir
de
la
comparación
entre
la
literatura
y
la
práctica
verificada,
en
los
casos
estudiados,
fueron
extraídos
análisis
y
conclusiones
sobre
los
motivos
para
la
implementación
de
una
OGP,
los
papeles
y
funciones
de
la
OGP,
su
tamaño,
los
modelos,
factores
facilitadores
y
restrictivos
y
las
formas
adoptadas
para
su
implementación.
Autores:
Ivete
Rodrígues1,
Roberto
Sbragia
2
y
Fabio
Gonsalez
3
1. Introducción
Los
proyectos
son
los
vehículos
necesarios
para
los
cambios
organizacionales
emprendidos
por
las
empresas
que
quieren
competir
en
un
mundo
con
permanentes
desafíos
y
de
nuevas
oportunidades.
Ellos
exigen
la
participación
de
profesionales
y
técnicos
que
en
muchas
ocasiones
no
poseen
una
formación
adecuada
en
gerencia
de
proyectos.
En
verdad,
gran
parte
de
estos
profesionales
son
involucrados
en
operaciones
de
rutina
de
la
empresa
y
ejercen
la
función
de
gerentes
de
proyectos
apenas
con
base
en
la
experiencia
técnica
adquirida
previamente.
La
implementación
del
la
gerencia
de
proyectos
(GP)
en
las
empresas
requiere
el
reconocimiento
de
la
disciplina
como
algo
que
demanda
del
practicante
habilidades,
actitudes
y
comportamientos
específicos.
El
abordaje
de
gerencia
de
proyectos
necesita,
entonces,
de
una
amplitud
profesional.
Como
individuo,
el
gerente
de
proyectos
necesita
conocer
y
saber
usar
las
herramientas
de
gestión
de
tiempo,
costo,
enfoque
y
otras.
En
el
nivel
organizacional,
es
imprescindible
conocer
el
ambiente
del
proyecto
y
realizar
los
esfuerzos
necesarios
para
que
los
recursos
humanos
y
materiales
estén
disponibles.
Este
ha
sido
el
escenario
para
el
crecimiento
vertiginoso
del
área
de
gerencia
de
proyecto.
Frame
(2001),
en
conferencia
proferida
en
el
Seminario
Internacional
“El
desafío
de
la
capacitación
en
gerencia
de
proyecto”
realizado
en
São
Paulo,
el
27/11/2002,
trajo
información
reciente
que
apunta
a
que
en
junio
de
2001
el
PMI
–Project
Management
Institute–
asociación
que
congrega
profesionales
de
gerencia
de
proyectos
del
mundo,
ya
tenía
80.000
miembros
y
constaba
de
32.000
profesionales
certificados.
Estos
números
ganan
relevancia
cuando
comparados
con
aquellos
verificados
en
las
décadas
de
80
y
90
que
registraban,
respectivamente,
8.000
y
25.000
socios
del
PMI
(Block
&
Frame,
1998).
1
pag.
3
Así
como
la
práctica
de
la
gerencia
de
proyectos
ha
crecido,
hay
también
una
demanda
significativa
para
un
método
sistemático
de
implantación
de
las
metodologías,
técnicas
y
herramientas
de
GP
en
las
organizaciones.
La
demanda
por
una
gerencia
eficaz,
la
multiplicación
del
número
de
proyectos,
así
como
la
creciente
complejidad
de
los
mismos,
son
aspectos
que
justifican
la
implementación
de
una
Project
Management
Office,
aquí
traducida
como
Oficina
de
Gerencia
de
Proyecto
(OGP).
Si
por
un
lado,
el
interés
en
la
implantación
de
OGPs
ha
crecido,
hay
poco
conocimiento
sobre
las
empresas
que
ya
lo
hicieron,
como
ellas
son
configuradas
y
los
resultados
que
han
proporcionado.
Esta
situación
motivó
a
los
autores
de
este
trabajo
a
investigar
el
asunto,
de
modo
de
traer
nuevos
elementos
para
una
mejor
comprensión
de
lo
que
es
una
Oficina
de
Gerencia
de
Proyectos
y
cómo
ese
órgano
puede
ayudar
a
las
organizaciones
a
obtener
éxito
con
los
proyectos
y
en
los
negocios.
Este
trabajo
busca
responder
a
las
siguientes
preguntas
clave:
¿cómo
planear,
estructurar
y
facilitar
la
implementación
de
OGPs
en
las
empresas?
Los
objetivos
específicos
del
trabajo
son:
a)
estudiar
las
varias
posibilidades
de
estructuración
de
OGPs,
observando
los
factores
de
éxito
y
aspectos
críticos;
b)
proponer
recomendaciones
para
empresas
que
vengan
a
trabajar
con
el
planeamiento,
estructuración
e
implementación
de
OGPs,
de
modo
tal
que
esa
práctica
sea
éxitosa
en
las
organizaciones
que
actúan
en
el
ambiente
de
proyectos.
Se
espera
elaborar
una
serie
de
recomendaciones
para
la
implementación
de
OGP
que
sirvan
de
parámetro
para
empresas
donde
la
gerencia
de
proyectos
sea
factor
de
éxito
para
el
negocio
o
en
empresas
que
requieren
administrar
la
complejidad
de
conducir
múltiples
proyectos
simultáneamente.
2. Gestión
de
proyectos
y
la
Oficina
de
Gerencia
de
Proyectos
i. Evolución
de
la
disciplina
Gerencia
de
Proyectos
y
de
OGP
La
revisión
bibliográfica
señaló
que
la
disciplina
gerencia
de
proyectos
ha
pasado
por
una
casi
revolución
en
las
dos
últimas
décadas.
Por
un
tiempo,
los
proyectos
eran
administrados
de
forma
ad
hoc,
o
sea,
para
cada
proyecto
era
designado
un
gerente
que
tuviera
experiencia
técnica
previa
en
aquel
determinado
asunto.
Sin
embargo,
los
índices
de
fallas
en
proyectos
llevaron
a
cambios
progresivos
en
la
forma
de
dirigirlos.
Surge
la
moderna
gerencia
de
proyectos
que
se
preocupa
por
métodos
y
técnicas
que
sean
aplicables
a
proyectos
de
diferentes
portes
y
complejidad,
aunque
con
un
enfoque
fuertemente
gerencial
y
no
meramente
técnico.
Planeamiento,
acompañamiento
y
ejecución
de
los
proyectos
de
forma
consistente
y
lógica
pasaron
a
ser
vistos
como
una
forma
de
aumentar
el
índice
de
éxito
de
los
proyectos.
(Kerzner,
1996).
De
la
misma
forma
como
la
disciplina
de
gerencia
de
proyectos
comenzó
a
ser
reconocida
como
una
habilidad
específica,
comenzaron
a
surgir
las
OGPs,
como
una
manera
de
proveer
una
unidad
organizacional
responsable
por
procesos
de
gestión
de
proyectos.
La
OGP
pasa
a
ser
la
casa
de
los
gerentes
de
proyectos,
donde
ellos
encuentran
el
respaldo
necesario
para
administrar
sus
proyectos
dentro
del
plazo,
costo
y
cualidad
requeridos,
por
medio
de
la
utilización
de
métodos
y
procesos
de
planeamiento,
acompañamiento
y
control.
Además
de
eso,
la
OGP
es
responsable
por
hacer
la
ligación
entre
el
gerente
de
proyecto
y
la
alta
administración,
por
medio
de
un
sistema
de
feedback
que
permite
el
perfeccionamiento
continuo
de
la
disciplina
en
la
organización.
Este
es
el
concepto
de
OGP,
adaptado
de
Berstein,
S.
(2000),
adoptado
por
autores
del
presente
1
pag.
4
Fuente:
Adaptado
de
Bernstein,
S.
(2000)
ii. Modelos
de
OGP
La
literatura
apunta
una
diversidad
de
modelos
y
funciones
que
la
OGP
puede
asumir,
dependiendo
de
la
etapa
de
evolución
de
la
disciplina
en
la
empresa,
del
tipo
de
estructura
organizacional
(matricial
funcional,
balanceada,
pesada
o
autónoma),
entre
otros
factores.
Hay
desde
OGPs
que
tienen
la
función
única
de
informar
el
desempeño
de
los
proyectos
hasta
aquellos
que
participan
de
la
definición
de
las
estrategias
empresariales
y
son
responsables
por
el
cuerpo
de
profesionales
del
área.
La
OGP
puede
tener
un
foco
apenas
en
procesos
internos
(planeamiento,
gerencia
de
personas,
ejecución,
control
de
cambios,
etc.),
pero
también
puede
responsabilizarse
por
interfases
externas
(satisfacción
del
cliente,
comunicación
con
los
stakeholders,
etc.).
Hay
también
diferentes
nombres,
tales
como
Oficina
de
Proyectos,
Oficina
de
Soporte
a
Proyectos,
Centros
de
Excelencia,
etc.,
pero
lo
que
las
distingue
son
los
diferentes
grados
de
autoridad
y
responsabilidad.
Casey
&
Perck
(2001)
parten
del
presupuesto
de
que
no
existe
un
único
tipo
de
OGP
que
atienda
a
todas
las
necesidades
y
que
se
deba
evitar
un
modelo
padrón
que
pude
acabar
operando
como
cualquier
otro
departamento
funcional.
Diferentes
tipos
de
OGPs
resuelven
diferentes
problemas.
Para
escoger
el
modelo
adecuado
se
debe
tomar
en
cuenta
el
nivel
de
madurez
de
la
gerencia
de
proyectos
en
la
organización.
El
autor
describe
tres
tipos
de
OGPs,
que
pueden
ser
apreciados
en
la
figura
2,
y
los
problemas
que
cada
una
de
ellas
pude
solucionar.
1
pag.
5
Fuente:
Adaptado
de
Casey
&
Peck
(2001)
Cuando
el
problema
de
la
empresa
es
la
confusión
causada
por
diferentes
tipos
de
informes
elaborados
por
diferentes
gerentes
de
proyectos,
con
jergas
variadas,
la
solución
sería
la
Estación
Meteorológica.
Este
tipo
de
OGP
apenas
informa
la
evolución
de
los
proyectos,
pero
no
intenta
influenciarlos.
Así
como
una
estación
meteorológica,
la
OGP
informa
a
los
pilotos
sobre
las
condiciones
del
tiempo,
sobre
la
dirección
que
los
pilotos
están
tomando,
pero
no
conduce
él
mismo
el
avión,
tampoco
influencia
el
vuelo.
Su
misión
es
informar.
La
estación
meteorológica
no
está
autorizada
a
decir
a
los
gerentes
de
proyectos
y
a
sus
clientes
cómo
y
qué
hacer.
Responde
a
preguntas
tales
como:
¿cómo
está
nuestro
proyecto?
¿Cuánto
ya
gastamos
de
nuestro
presupuesto
hasta
aquí?
¿Cuáles
son
nuestros
riesgos?
Este
tipo
de
OGP
también
puede
ser
responsable
por
mantener
una
base
de
datos
con
documentos
históricos
de
proyectos
y
lecciones
aprendidas.
Por
otro
lado,
cuando
la
organización
tienen
problemas
de
entrenamiento
de
personal
(el
entrenamiento
puede
existir,
pero
no
se
traduce
en
aplicación),
metodologías
caras
y
poco
utilizadas;
altos
ejecutivos
con
poca
comprensión
o
visión
equivocada
sobre
gerencia
de
proyectos;
lecciones
aprendidas
no
utilizadas
en
nuevos
proyectos;
uso
y
cambio
constantes
de
cualquier
método
y
herramientas,
la
Torre
de
Control
parece
ser
la
solución
más
adecuada.
En
este
caso,
el
gerente
de
la
OGP
da
la
dirección
a
los
gerentes
de
proyectos.
Cada
gerente
maneja
su
avión
y
tiene
responsabilidad
por
el
vuelo,
pero
debe
seguir
las
instrucciones
de
la
torre
de
control,
particularmente
durante
el
despegue
y
el
aterrizaje.
Así,
los
pilotos
prestan
mucha
atención
a
la
torre
de
control,
pues
el
avión
puede
caer
si
las
reglas
no
son
seguidas.
La
Torre
de
Control
establece
la
metodología
de
gerencia
de
proyectos,
incluyendo
gerencia
de
riesgo,
definición
de
roles
y
responsabilidades,
comunicación,
gestión
de
objetivos,
lecciones
aprendidas
y
herramientas.
También
es
responsable
por
la
consultoría
interna,
en
el
sentido
de
garantizar
que
la
metodología
será
seguida,
y
por
la
constante
mejora
en
los
procesos.
Organizaciones
cuyo
negocio
es
hacer
proyectos
necesitan
estar
permanentemente
atentas
a
la
capacitación
de
su
personal
en
gerencia
de
proyectos.
En
general,
la
persona
que
contrata
y
trata
con
los
gerentes
de
proyectos
sabe
muy
poco
sobre
la
función.
Por
otro
lado,
es
fundamental
para
la
empresa
que
ellos
sean
bien
seleccionados,
bien
entrenados
y
que
permanezcan
en
la
empresa.
La
solución,
en
este
caso,
es
el
Pool
de
Recursos.
La
participación
del
gerente
de
una
OGP
es
bastante
fuerte.
Él
indica
a
los
gerentes
de
proyectos
cuándo
entrar
en
el
cockpit
y
1
pag.
6
cuándo
decolar.
Igual
que
en
el
aire,
todos
los
pilotos
deben
estar
en
estrecha
consonancia
y
volando
en
la
misma
dirección.
Algunos
pilotos
pueden
ser
verdaderos
ases,
otros
no
tanto,
pero
el
gerente
de
la
OGP
es
evaluado
por
el
desempeño
del
pool.
Un
Pool
de
Recursos
puede
ofrecer
un
conjunto
de
gerentes
de
proyectos
con
habilidades
necesarias
para
administrar
los
diferentes
tipos
de
proyectos
para
los
cuales
fueron
designados,
así
como
una
supervisión
para
garantizar
que
estas
habilidades
serán
efectivamente
aplicadas.
Este
no
es
un
tipo
de
estructura
que
basta
implementar
y
ella
andará
solita.
Al
contrario,
requiere
algunos
cuidados.
El
gerente
del
pool
debe
ser
el
responsable
por
designar
los
gerentes
a
los
respectivos
proyectos
y
el
pool
es
la
única
fuente
disponible
en
la
empresa.
Los
ejecutivos
no
pueden
contratar
gerentes
de
proyectos
que
no
sean
del
pool
o,
por
lo
menos,
sin
consultar
al
gerente.
El
gerente
del
pool
es
la
autoridad
máxima
en
lo
que
respecta
a
sus
funcionarios.
iii. Funciones
de
la
OGP
De
acuerdo
con
Rad
&
Raghavan
(2000),
cuanto
más
complejo
es
el
modelo
adoptado,
obviamente
mayor
será
la
lista
de
atribuciones
de
la
OGP.
En
general,
las
OGPs
son
responsables
por:
a)
prestar
servicios
internos
en
gerencia
de
proyectos
(entrenamiento,
y
desarrollo
de
profesionales,
consultoría
interna,
acompañamiento
de
proyectos
críticos,
etc.);
b)
desarrollo
/
implementación
de
métodos,
procesos
y
medidas
de
evaluación
(es
el
guardián
de
la
metodología
de
gerencia
de
proyectos);
c)
análisis
de
mejores
prácticas
(documentación
de
los
éxitos
y
fracasos,
investigación
externa
sobre
las
mejores
prácticas)
y,
d)
ser
depositario
de
la
memoria
técnica
de
los
proyectos
para
que
modelos
y
estimaciones
puedan
ser
usadas
por
gerentes
de
proyectos.
Además
de
estas
funciones
básicas,
hay
una
tendencia
de
que
la
OGP
debe
establecer
un
puente
entre
la
alta
administración
y
los
gerentes
de
proyectos,
de
tal
forma
de
alinearlos
con
las
estrategias
de
negocios.
iv. Implementación
de
la
OGP
En
lo
que
respecta
a
la
implementación
de
la
OGP,
hay
una
convergencia
entre
los
autores
estudiados,
tales
como
Bridges
&
Crawford
(2001),
de
que
ello
debe
ser
progresivo.
La
OGP
debe
comenzar
a
operar
de
forma
más
sencilla
y
focalizada,
principalmente
para
mostrar
resultados
rápidamente.
Paulatinamente,
sus
atribuciones
pueden
ir
sofisticándose,
conforme
van
ganando
la
confianza
del
equipo.
La
cuestión
del
patrocinio
de
la
alta
administración
también
tiene
papel
fundamental
en
la
implementación
de
la
OGP.
Las
decisiones
sobre
modelo,
porte
y
atribuciones
de
la
OGP
deben
llevar
en
consideración
los
factores
críticos
de
éxito
y
fracaso.
Una
OGP,
para
obtener
éxito,
debe
funcionar
como
un
catalizador,
estableciendo
lazos
internos
y
transformando
las
informaciones
dispersas
en
conocimiento
organizacional.
La
oficina
debe
venir
para
facilitar
y
no
para
complicar
las
acciones
de
los
gerentes
de
proyectos.
En
este
sentido,
debe
ser
la
guardiana
de
la
metodología,
pero
no
esclava
de
ella,
evitando
el
papel
de
simple
auditora.
El
mayor
beneficio
de
la
implantación
de
una
OGP
es
hacer
las
cosas
más
fáciles.
Administrar
proyectos
es
una
tarea
compleja
y
cabe
a
la
OGP,
por
medio
de
la
automatización
de
tareas,
del
uso
de
modelos,
de
adecuada
utilización
de
la
metodología,
crear
una
atmósfera
positiva
y
respaldar
a
los
gerentes
de
proyectos.
A
partir
de
este
ambiente,
es
posible
realizar
proyectos
con
éxito.
1
pag.
7
1
pag.
8
1
pag.
9
• En
uno
de
los
casos,
Gama-‐Telecom,
la
OGP
fue
motivada
por
la
necesidad
de
homogenización
de
la
metodología
para
la
ejecución
de
proyectos.
La
literatura
sobre
el
tema
no
recomienda
este
abordaje
debido
al
potencial
de
resistencias
que
ella
pueda
traer,
frente
a
la
percepción
de
intervención
de
la
OGP
en
el
proyecto.
La
distinción
entre
las
metodologías
de
implementación
de
proyecto
y
de
gerencia
de
proyectos
es
importante
para
el
éxito
de
la
OGP.
Es
importante,
todavía,
reconocer
las
prácticas
ya
existentes,
perfeccionándolas.
O
sea,
en
lo
que
respecta
a
la
metodología,
una
estrategia
bottom-‐up
es
más
recomendada.
iii. Papel
y
función
de
la
OGP
Las
organizaciones
de
gerencia
de
proyecto
de
los
casos
estudiados
pueden
ser
divididas
en
dos
tipos:
las
OGPs
con
foco
en
implementar
proyectos
para
la
empresa,
cuyo
equipo
de
la
oficina
es
formada
por
especialistas
de
las
áreas
funcionales
y
que
trabajan
de
manera
autónoma
y
auto-‐suficiente
en
conocimiento
y
recursos
(Alfa-‐Aéreo
y
Beta-‐Química);
y
las
OGPs,
dentro
del
concepto
de
este
trabajo,
como
integradora
de
varios
proyectos
de
la
empresa,
independientemente
de
dónde
están
los
especialistas
y
los
recursos
para
el
desarrollo
del
proyecto
(Gama-‐Telecom
y
Delta
T.I.).
Considerando
esta
diferenciación,
reforzada
por
el
hecho
de
la
Alfa-‐Aéreo
está
buscando
viabilizar
un
nuevo
modelo
de
oficina
de
programas,
con
un
papel
más
integrador,
podemos
consolidar
el
papel
y
funciones
de
una
OGP,
mediante
análisis
de
los
casos
observados,
de
la
siguiente
forma:
• Integración
de
diversos
proyectos
por
la
promoción
de
la
comunicación
entre
los
equipos
de
proyecto;
• Guarda
de
la
metodología
de
gerencia
de
proyecto
y
principal
vehículo
de
divulgación
de
la
disciplina;
• Administradora
del
conocimiento
en
GP,
por
medio
de
la
documentación
de
las
lecciones
aprendidas
y
coaching.
• Acompañamiento
de
la
satisfacción
de
los
clientes
finales
del
proyecto;
• Responsable
por
la
adherencia
de
los
GPs
a
la
metodología;
• Garantía
del
intercambio
de
experiencias
/
conocimientos
entre
los
proyectos;
• Acompañamiento
de
indicadores
básicos
de
proyectos
(previsto
vs.
realizados
en
términos
de
amplitud,
costo
y
tiempo);
• Acompañamiento
de
indicadores
de
proyectos
que
tengan
impacto
en
el
desempeño
del
negocio;
• Mediación
de
conflictos
en
la
estructura
matricial.
Los
puntos
arriba
demuestran
que
las
OGPs
estudiadas
poseen
atribuciones
de
soporte
a
los
proyectos,
aunque
no
ejerciendo
atribuciones
de
control
y
de
determinación
de
los
equipos
de
proyecto.
Esta
posición
de
facilitadora
en
comparación
con
el
potencial
de
atribuciones
listadas
por
la
literatura
puede
indicar
que,
a
pesar
de
no
ser
planeado
de
esta
forma,
las
OGPs
pasan
por
un
proceso
de
ganar
experiencia,
agregando
funciones
y
responsabilidades.
Esta
forma
de
introducción
de
OGPs
en
la
organización
debe
reducir
los
riesgos
asociados
y
mejorar
la
eficacia
de
la
inversión.
1
pag.
10
1
pag.
11
• la
dificultad
en
justificar
con
cifras
la
implementación
de
la
OGP;
• la
percepción
de
que
los
beneficios
de
la
implementación
de
una
OGP
son
a
largo
plazo,
mientras
que
el
aumento
de
la
carga
“burocrática”
es
inmediato,
debido
a
la
aplicación
formal
de
metodologías
de
GP;
• un
tercer
aspecto
está
constituido
por
los
conflictos
que
deben
ser
administrados
a
partir
de
la
introducción
de
un
nuevo
grupo
que
disputará
el
poder
con
grupos
ya
establecidos
en
la
organización.
La
discusión
del
modelo
más
adecuado
de
la
OGP
debe
considerar
otro
aspecto
que
es
provocador
de
conflictos
en
la
implementación.
Es
importante
que
sea
hecha
una
distinción
clara
entre
metodologías
de
Gerencia
de
Proyectos
(e.g.,
aquellas
desarrolladas
con
base
en
el
PMBOK),
aplicables
a
proyectos
de
cualquiera
naturaleza,
y
la
metodología
de
implementación
de
un
proyecto
específico,
aplicable
a
apenas
un
tipo
de
proyecto
y
relacionada
a
una
solución
particular.
La
OGP
debe
tratar
varios
proyectos,
ofreciendo
una
metodología
de
GP
que
sirva
de
guía
para
los
equipos,
sin
con
eso
interferir
en
el
papel
de
los
especialistas
en
metodologías
específicas
de
cada
proyecto.
Caso
contrario,
la
OGP
puede
sufrir
resistencias
de
los
equipos
de
proyectos,
uno
de
los
principales
clientes
internos.
Así,
en
la
definición
de
modelo
de
la
OGP,
el
grado
de
influencia
de
la
misma
en
cada
proyecto
debe
ser
cuidadosamente
estudiado.
vi. Factores
facilitadores
y
restrictivos
Los
factores
que
facilitan
o
restringen
la
implementación
de
una
OGP
son
básicamente
los
mismos
que
están
presentes
en
cualquier
proceso
de
cambio
organizacional.
Estos
factores,
de
acuerdo
con
los
casos
estudiados
y
con
la
literatura,
envuelven
esencialmente
a
la
dimensión
de
personas
en
la
organización.
La
implementación
de
una
OGP
es
un
proyecto
esencialmente
organizacional,
independiente
del
espacio
físico
necesario
o
de
las
herramientas
tecnológicas
que
puedan
ser
adoptadas.
Existen
resistencias
a
la
implementación
de
las
OGP,
informadas
en
los
casos,
debido
a
la
sensación
de
pérdida
de
poder
por
parte
de
las
áreas
funcionales
y
por
la
actuación
del
elemento
organizacional
normalizador
de
los
procesos
gerenciales.
Otro
factor
restrictivo
observado
fue
la
falta
de
apoyo
o
patrocinio
de
la
alta
dirección
de
la
empresa,
una
vez
que
él
afecta
el
ritmo
de
la
implementación
de
la
OGP.
Gerentes
de
proyecto
resisten
también
a
la
implementación,
por
percibir
a
la
OGP
como
un
cambio
que
introduce
procesos
burocráticos
y
que
promueve
una
intervención
en
sus
proyectos.
Hay,
todavía,
la
necesidad
de
inversiones
en
infraestructura
y
capacitación,
pero
como
los
beneficios
de
corto
plazo
son
difíciles
de
ser
demostrados,
el
valor
del
esfuerzo
de
implementación
de
la
OGP
puede
no
ser
percibido
por
la
empresa.
Otro
factor
restrictivo
observado
es
la
poca
atención
dada
a
la
comunicación
a
lo
largo
del
proceso,
lo
que
genera
desinformación
y,
consecuentemente,
expectativas
infundadas
y
conceptos
equivocados
referentes
a
las
atribuciones,
responsabilidades
y
posibilidades
de
éxito
de
la
OGP.
A
partir
de
los
casos
estudiados,
hubo
la
percepción
de
que
el
proceso
de
implementación
no
fue
coordinado,
mas
bien
compuesto
de
acciones
no
relacionadas.
Aparentemente,
el
hecho
de
que
las
acciones
fueron
tomadas
conforme
demandas
de
urgencia,
puede
demostrar
el
origen
de
un
factor
restrictivo.
Las
personas
de
la
organización
no
consiguen
ver
los
objetivos
finales
y
1
pag.
12
1
pag.
13
discusión
de
las
directrices
básicas
de
la
OGP
e
implementación
de
la
OGP
como
un
proyecto
organizacional:
a)
discusión
de
las
directrices
básicas
de
la
OGP:
deben
ser
considerados
factores
como
misión,
objetivos,
relaciones
con
los
objetivos
estratégicos
de
la
empresa,
organización
inicial,
forma
de
comunicación
y
participación
de
personas
clave,
indicación
del
gestor
de
la
OGP,
equipo
inicial
e
interfases.
Una
vez
decididas
estas
cuestiones
el
funcionamiento
de
la
OGP
podrá
iniciarse.
Este
equipo
inicial
tendrá
como
atribución
conducir
el
proyecto
de
implementación
de
la
OGP.
b)
implementación
de
la
OGP
como
un
proyecto:
se
debe
tomar
en
consideración
la
definición
de
enfoque,
plazo
y
presupuesto.
El
planeamiento
podrá
contemplar:
capacitación
del
equipo
de
OGP
en
GP;
participación
de
los
gerentes
de
proyecto
en
el
esfuerzo
de
implementación;
diagnóstico
del
grado
de
madurez
de
la
empresa
en
GP;
indicadores
que
permitan
monitorear
la
evolución
de
la
OGP
en
su
implementación;
definición
de
prioridades
y
definición
de
proyecto
piloto
para
testar
conceptos
y
obtención
de
resultados
de
corto
plazo;
etc.
Después
del
término
del
proyecto
piloto,
la
OGP
debe
estar
operacional
para
todos
los
proyectos
y
las
atribuciones
de
los
miembros
de
su
equipo
debe
estar
dirigida
al
soporte
de
los
proyectos
en
funcionamiento.
El
surgimiento
espontáneo
de
la
OGP
dentro
de
las
empresas,
como
consecuencia
de
demandas
urgentes
de
mayor
eficacia
en
GP,
diverge
de
lo
propuesto
en
la
literatura
de
un
abordaje
planeado
para
la
implementación.
La
urgencia
de
la
respuesta,
dada
la
dinámica
de
los
negocios
y
la
demanda
por
resultados,
se
sobrepone
a
un
análisis
más
cuidadoso,
inclusive
de
la
propia
pertinencia
de
la
OGP
para
la
organización.
En
la
mayoría
de
los
casos
observados
no
existe,
todavía,
un
histórico
comprobando
la
eficacia
de
la
OGP,
pues
los
resultados
de
corto
plazo
no
fueron
percibidos
por
la
empresa
o
no
pudieron
todavía
ser
cuantificados
de
manera
sistemática.
Excepto
en
la
Delta
T.I.,
que
ha
observado
que
los
proyectos
han
sido
finalizados
a
un
costo
menor
y
con
menos
atrasos.
Para
que
los
beneficios
puedan
ser
demostrados,
falta
agregar
en
la
literatura
conceptos
que
son
complementarios
a
la
OGP
y
que
puedan
ayudar
mucho
a
la
comprensión
o
la
implementación
del
mismo,
tales
como
gerencia
del
cambio
organizacional,
centro
de
servicios
compartidos
y
gestión
del
conocimiento.
Estas
disciplinas,
asociadas
a
los
conceptos
de
gerencia
de
proyecto,
pueden
ampliar
bastante
la
comprensión
y
enriquecer
la
visión
sobre
la
OGP,
desviando
su
enfoque
técnico
para
el
gerencial.
Esto
facilitaría
el
relacionamiento
de
los
beneficios
de
la
OGP
con
los
resultados
de
negocio
y
apunta
al
futuro
de
la
OGP.
4. Conclusiones
A
partir
de
la
comparación
entre
la
literatura
y
la
práctica
verificada
en
los
casos
estudiados,
fue
posible
tejer
una
serie
de
análisis
presentados
en
el
capítulo
anterior.
Las
conclusiones
obtenidas
y
que
ahora
son
relatadas
revelan
lo
que
fue
posible
comprender
respecto
del
fenómeno
OGP.
La
demanda
por
una
gerencia
eficaz,
la
multiplicación
del
número
de
proyectos,
así
como
la
creciente
complejidad
de
los
mismos,
son
aspectos
que
justifican
la
implementación
de
una
OGP.
Pero,
¿cómo
planear,
estructurar
y
facilitar
la
implementación
de
OGPs
en
las
empresas?
Para
responder
a
esta
pregunta,
los
autores,
además
de
la
realización
de
la
investigación
bibliográfica,
estudiaron
cuatro
empresas
previamente
identificadas
como
1
pag.
14
1
pag.
15
comprobando
de
la
eficacia
de
la
OGP,
pues
los
resultados
todavía
no
han
podido
ser
cuantificados
de
manera
sistemática.
Un
punto
clave,
por
tanto,
parece
ser
la
necesidad
de
creación
de
un
método
para
el
desarrollo
de
la
justificación
económica
y
demostración
de
los
beneficios
de
la
OGP
que
ayude
a
las
empresas
que
vean
a
la
OGP
como
una
forma
de
mejorar
la
eficacia
de
la
gerencia
de
proyectos.
Referencias
• BERNSTEIN,
Sally
(2000).
Project
offices
in
practice.
Project
Management
Journal.
December,
vol.
30,
no.
4,
pp.
4-‐7.
• BLOCK,
Thomas
R.
&
FRAME,
J.
Davidson
(1998).
The
Project
Office
-‐
a
Key
to
Managing
Projects
effectivelly.
New
York,
Crisp
Publications
(2001).
• Today’s
Project
Office:
gauging
attitudes.
PM
Network,
August,
pp.
51-‐53.
• BRIDGES,
Dianne
N.
&
CRAWFORD,
J.
Kent
(2000).
How
to
star-‐up
and
rollout
a
Project
Office.
Proceedings
of
the
Project
Management
Institute
Annual
Seminars
&
Symposium.
Houston,
7
a
16
de
septiembre.
• CASEY,
W.
&
PECK,
W
(2001).
Choosing
the
right
PMO
setup.
PM
Network,
February,
pp.
40-‐47.
• FRAME,
D
(2001).
Project
Management
Competence:
A
Road
to
Successful
Solutions.
Ponencia
realizada
en
el
Simpósio
Internacional
“O
desafio
da
competência
em
gerenciamento
de
projetos”.
São
Paulo,
PMI/SP,
27-‐Nov.
• KERZNER,
Harold
(1996).
The
Growth
and
Maturity
of
Modern
Project
Management.
Project
Management
Institute.
Papers
Presented
-‐
27th
Annual
Seminar.
Boston,
Massachusetts.
• MERRIAN,
S
(1998).
Qualitative
research
and
case
study
applications
in
education.
2
ed.
San
Francisco
:
Jossey-‐Bass.
• RUBENSTEIN,
A.
H
(1980).
Um
paradigma
para
o
delineamento
de
problemas
organizacionais.
Miami
Meeting
of
the
Institute
of
Management
Sciences,
noviembre,
1976.
Tradução
de
SBRAGIA,
R.,
FEA/USP.
• YIN,
Robert
K
(2001).
Estudo
de
caso:
planejamento
e
métodos.
Porto
Alegre,
Ed.
Bookman.
• Basado
en
trabajo
presentado
en
el
“XXII
Simpósio
de
Gestão
da
Inovação
Tecnológica”.
Núcleo
de
Política
e
Gestão
Tecnológica
da
USP.
São
Paulo.
CD-‐ROM,
2002.
• 1
Núcleo
de
Política
y
Gestión
Tecnológica,
Universidad
de
Sao
Paulo,
Brasil;
iveter@fia.com.br,
Universidad
de
Sao
Paulo,
Brasil;
rsbragia@usp.br,
Universidad
de
Sao
Paulo,
Brasil;
fgonzalez@usp.br.
1