Unidad 6: Recepción, registro, distribución y archivo de la información

PARTE I: TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

1. La entrada de documentos.
La entrada de cualquier documento procedente del exterior requiere un tratamiento.

Etapas del proceso de manipulación de la correspondencia recibida:

1) Recepción y clasificación.
La correspondencia llega por medio de los servicios de reparto; en muchos casos es el propio personal
de la empresa el que se encarga de recogerla en el apartado de Correos. Una vez que ha tenido entrada,
el siguiente paso será clasificarla según el tipo de envío: cartas, impresos, revistas, paquetes, etc.

2) Apertura y comprobación.
Suele haber una persona encargada de la apertura de los sobres para distribuir posteriormente la
documentación por los departamentos. Si alguno de los sobres viene marcado como Confidencial,
Personal, Reservado, A la atención de …, o alguna forma similar, significa que debe entregarse cerrado a
su destinatario.

PRECAUCIONES EN LA APERTURA DE CORRESPONDENCIA

 Entregar cerrados los sobres que así lo requieran.
 Comprobar si existen anexos (letras, cheques, facturas, catálogos, etc.) y cerciorarse de que no
queda nada dentro de los sobres.
 Dejar los anexos junto al documento principal.
 Comprobar si en los documentos figuran los datos del remitente; si es así, el sobre se elimina y
se guarda solo el contenido. Si el sobre es el único lugar en el que consta el remitente, lo
dejaremos junto con el resto de la documentación.

3) Registro.
Registrar la correspondencia consiste en anotar en un libro los datos más relevantes de cada envío.
Como paso previo a su registro, los documentos se numeran. Se asigna a cada envío un número
correlativo, que se estampa por medio de un sello en el que figura también la fecha de entrada.
A efectos de registro, a cada envío le corresponde un solo número de entrada, aunque haya varias hojas
o documentos diferentes.
El paso siguiente es anotar en el registro de entrada todos los documentos que han llegado ese día; esto
se hace siguiente el orden de número asignado.

CONTENIDO DEL REGISTRO DE ENTRADA

 Número de entrada. El que corresponde según orden de llegada. Suele comenzarse la
numeración cada año.
 Fecha de entrada. Día y mes en que se recibe el documento.
 Remitente. Nombre o razón social de la persona que lo envía y localidad de origen.
 Clase de envío. Carta, impreso, revista, folleto, paquete, etc.
 Anexos. Si viene acompañado de algún anexo, se reflejará también en el registro.
 Destinatario. Es la persona, departamento o sección de la empresa a la que interesa el envío, y a
la que se entregará una vez registrado.
 Asunto. Se anota una síntesis del contenido.
 Observaciones. Para hacer cualquier anotación que sea de interés y que no tenga cabida en los
apartados anteriores.
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Los organismos públicos tienen la obligación legal de registrar todos los documentos que reciben. Las
empresas no están obligadas; sin embargo, cuando el volumen de correspondencia es grande, suele
llevarse un registro, ya que es una manera rápida y cómoda de organizar la correspondencia y
comprobar si ha llegado determinado documento, en qué fecha entró, y localizar a qué persona de la
empresa se ha entregado.

Un modelo estándar de registro de entrada es el siguiente:

ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
ENTRADA PROCEDENCIA
Nº CLASE ANEXOS ASUNTO DESTINO OBSERVACIONES
MES DÍA REMITENTE LOCALIDAD

4) Distribución interna.
Tras el registro, se reparte la documentación entre los departamentos y personas destinatarias de los
mismos.
Cuando un mismo documento afecta a más de un departamento, suelen hacerse fotocopias y apuntar en
el registro la persona o sección a quien se entrega (original y copia). Estas anotaciones pueden ir en el
apartado “Observaciones”.

2. Preparación de la correspondencia de salida.

¿Quién elabora la correspondencia? En cada sección o departamento existen personas encargadas de

preparar la correspondencia que allí se genera.

¿Cuántas copias se preparan de cada documento? Lo habitual es disponer, al menos, de dos ejemplares: el
original que se envía al destinatario y una copia que dejaremos en el archivo.

¿Cuándo se firma la correspondencia? Los documentos definitivos, a los que ya se han incorporado todas las
correcciones, se entregan para que los firme la persona a quien corresponda.

Toda la correspondencia que se presenta para firmar es lo que se conoce como firma del día, que se coloca
en unas carpetas especiales, llamadas portafirmas, provistas de unos separadores interiores, de manera que
cada documento se pueda colocar en un compartimento.

La mayoría de las cartas las firman las personas directamente responsables del asunto (directores o jefes de
los departamentos o secciones). Cuando los comunicados revisten especial importancia, o cuando proceden
del órgano supremo de la empresa (gerencia, dirección general), llevan la firma de dicha autoridad.
Una vez cumplido este trámite, la correspondencia está lista para su salida o expedición.

3. Expedición del correo.

En esta fase es también necesario realizar una serie de trabajos antes de dar salida a los documentos.
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1) Registro.
En el registro de la documentación de salida se siguen, prácticamente, las mismas normas que en el caso
de las entradas. La única diferencia es que el orden lo marca la fecha de salida o expedición, y no es
necesario asignarles un número.
Al igual que en las entradas, este registro solo es obligatorio para los organismos oficiales y no para las
empresas.
El formato de este registro es muy similar al de las entradas.

CONTENIDO DEL REGISTRO DE SALIDA

 Fecha de salida. Día y mes en que se envía el documento. Puede ser algo posterior a la fecha del
propio documento.
 Destino. Nombre o razón social de la persona a quien se dirige así como la localidad.
 Fecha del documento. Corresponde a la fecha que lleva el escrito, que puede ser anterior a la de
salida.
 Clase de envío. Carta, impreso, telegrama, paquete, etc.
 Anexos. En caso de que se acompañe algún anexo, se reflejará en el registro. Facturas, pedidos,
letras, cheques…
 Asunto. Es una síntesis del contenido, del mismo modo que en el registro de entrada.
 Origen. Persona, departamento o sección de la empresa donde se origina el documento.
 Observaciones. Para hacer las anotaciones que interesen y que no estén relacionadas con
ninguno de los apartados anteriores.

2) Plegado y ensobrado. Tareas tan sencillas como doblar los documentos e introducirlos en los sobres
correspondientes pueden resultar muy laboriosas cuando el número de cartas o envíos es muy grande.
En muchas empresas disponen de sistemas mecánicos para realizar estos trabajos, y son las máquinas las
que se encargan de dejar los sobres listos para su envío.
Aunque son trabajos simples y rutinarios, habrá que poner cuidado para evitar errores.

3) Franqueo y envío. La fase de expedición consiste en la entrega o depósito de los objetos postales para
su distribución posterior. Si las cartas se envían por medio de una empresa privada de reparto, se
entregan los sobres cerrados y la empresa, periódicamente, pasará la factura correspondiente a los
servicios prestados.
Cuando se envían las cartas a través del servicio de Correos, es necesario franquearlas, es decir, incluir
los sellos correspondientes, ya sea por el sistema convencional, automático, sobres prefranqueados, o
mediante un contrato de franqueo concertado.

El franqueo
Franquear consiste en pagar previamente en sellos el porte de un objeto que se remite por correo.

4. Correos y la información escrita.

Se conoce como operador postal toda empresa que realiza actividades de recogida, transporte y reparto de
objetos postales (correspondencia y pequeños paquetes).
En la actualidad, el mayor proveedor de servicios postales y telegráficos es la Sociedad Estatal de Correos y
Telégrafos, S.A., de capital público, conocida popularmente como Correos.
Uno de los compromisos asumidos por Correos como empresa estatal es el de responsabilizarse del servicio
postal universal en España. Se entiende por servicio postal universal aquel que atiende a todos los
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ciudadanos de un país, en igualdad de condiciones, y con independencia de su residencia, aunque ésta se

encuentre en un lugar tan alejado o solitario que no resulte rentable para los operadores privados.

¿Qué se puede enviar a través de Correos?

Existen numerosas posibilidades a la hora de elegir la forma de envío de un objeto postal o un documento.
La elección dependerá de factores como:
 Las garantías exigidas en el servicio.
 La responsabilidad que Correos asume frente al remitente y destinatario.
 La rapidez y urgencia de la entrega, etc.

En internet, en la página www.correos.es podrás encontrar información detallada sobre todos los servicios
de Correos.

CARTAS Y DOCUMENTOS

 Carta ordinaria. Cuando no requiere entrega urgente, hasta 2 kg de peso.

 Carta urgente. Se entregan en un día hábil en España y tres en el resto de Europa.
 Tarjeta postal. Circulan al descubierto, sin sobre.
 Telegrama. Envío urgente de mensajes cuya entrega se produce el mismo día, a domicilio y bajo
firma.
 Carta certificada. Entrega en la que se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o
una persona autorizada.
 Carta certificada urgente. Para aquellos envíos más urgentes y garantizados. La entrega se realiza en
el domicilio y mediante firma del destinatario, en 24 h.
 Fax. Envío desde oficinas de Correos de documentos a terminales de fax situados en cualquier lugar
del mundo.
 Burofax. Envío urgente y bajo firma de documentos relevantes que tienen carácter de prueba frente
a terceros.

OTROS SERVICIOS

 Giro. Servicio que permite el envío de dinero a cualquier lugar.

 Reembolso. Cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía o de la correspondencia.
Tiene cobertura nacional e internacional.
 Sobres prepagados y embalajes. Sobres prepagados de plástico con burbuja interna.
 Apartado postal. Correos asigna un cajetín de recepción en el que se puede recibir cualquier tipo de
objeto postal, al que se accede dentro del horario de oficina.
 Localizador de envíos. Para consultar el estado detallado de un envío.
 Calculador de tarifas. Para determinar el coste que supondrá un envío.

5. La ley de las 3R y la documentación.

La conocida como “Ley de las tres erres” es una propuesta que popularizaron las organizaciones ecologistas.

3R son las siglas de:

 Reducir el volumen de residuos.
 Reutilizar o volver a usar los materiales que aún pueden servir, en lugar de desecharlos.
 Reciclar o transformar los materiales de desecho para crear nuevos productos.
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¿Por qué hay que adoptar estrategias 3R?

Ahorro de
energía

Ahorro de
Mejora del
recursos
planeta naturales

Mejora del Reducción

medioambiente de desechos

Reducción de la
contaminación

Esta ley, que no es tal sino un principio de actuación o filosofía de vida, es aplicable a todos los procesos
empresariales, igual que también lo es a nuestra vida privada.

En el caso concreto del trabajo en oficina, en todos los procesos de generación, manipulación y tratamiento
de la documentación, son mucha las acciones que pueden adoptarse para reducir el consumo de materiales
y energía.