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UNIDAD I

SESIÓN 2 TEXTO 02

ING. CARLOS ALVARADO QUINTANA, MBA, PMP


UNIDAD I
Fundamentos de Gestión de Proyectos - PMBOK
Texto 02

EL JEFE DEL PROYECTO

Probablemente ya hayan sabido de las analogías que se han utilizado para describir el
papel del Jefe de Proyectos, metáforas como “ El capitán del barco”, el “director” de la
orquesta, el “Entrenador” del equipo, el “Catalizador” del motor y muchas más. En cada
una de estas designaciones hay una parte de verdad, aunque también es cierto que son
bastante imprecisas, para llegar a comprender mejor lo que hace un jefe de proyectos.

1. ROLES DEL JEFE DE PROYECTO

 Planificador: Se asegura que el proyecto esté bien definido, de forma adecuada y


completa para que se desarrolle con éxito, de que todos los implicados se vean
envueltos en él, de establecer el esfuerzo y el trabajo, de que todos los recursos
estén disponibles cuando sean necesarios, y de que todos los procesos estén en su
sitio para poder ejecutar y controlar el proyecto adecuadamente.

 Organizador: Gracias al desglose de trabajo, a las estimaciones y a las técnicas de


programación de las tareas, el jefe determina todo el esfuerzo de trabajo que habrá
de realizar para llevar adelante el proyecto, el orden en que se va a desarrollar las
actividades, cuando se completará todo, la designación de trabajo a la gente, y los
costos.

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 “Persona de Referencia”: Será el punto de contacto central de todas las


comunicaciones del proyecto, sean orales o escritas.

 Intendente: Garantiza la disponibilidad de recursos, materiales e instalaciones que


precisa el proyecto.

 Facilitador: Integra las diferentes perspectivas sobre el proyecto, tanto por parte de
los implicados como de los miembros del equipo y facilita la comprensión entre
todos y el trabajo en equipo para cumplir con los objetivos del proyecto.

 Persuasivo: Alcanza el acuerdo de todos los implicados sobre la definición del


proyecto, sobre los criterios de éxito, y el enfoque del trabajo; gestiona las
expectativas del proyecto a lo largo de todo el proyecto, al mismo tiempo que
controla y equilibra diversos factores como el tiempo, los costos, los riesgos y la
calidad; consigue la conformidad en cuanto a las decisiones sobre los recursos y
los pasos resueltos que se han de dar.

 Solucionador de Problemas: Usa la experiencia para analizarlos procesos desde


la base, cosas que han aprendido en proyectos previos y conocimientos técnicos
para resolver los imprevistos y tomar las medidas correctivas oportunas.

 El “Paraguas”: Lucha por proteger al equipo de las políticas y “ruidos” que rodean
al proyecto para que pueda trabajar centrado y siga siendo productivo.

 Entrenador: Determina y comunica la función que cada miembro del equipo debe
desempeñar y la importancia de ese papel para el éxito del proyecto; busca formas
de motivar a cada miembro del equipo e intenta mejorar sus capacidades
individuales; y hace una evaluación constructiva y oportuna del rendimiento
individual de cada miembro.

 “El Bulldog”: Hace un seguimiento para garantizar que los compromisos se


cumplan, que los temas se resuelvan y que se completan las acciones.

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 Bibliotecario: Gestiona toda la información, las comunicaciones y la


documentación que se maneja en el proyecto.

 Agente de seguros: Trabaja continuamente para identificar los riesgos y aplicar


respuestas anticipadas.

 “El oficial de policía”: Calcula sistemáticamente el progreso y lo contrasta con el


plan determinado; pone en marcha medidas correctivas; revisa la calidad tanto de
los procesos del proyecto como de los entregables.

 Vendedor: Es una extensión de los roles de Persuasor y Entrenador, pero en este


caso se trata de “vender” los beneficios del proyecto a la organización, siendo un
“agente de cambio” , e inspirando a los miembros del equipo para cumplir con los
objetivos del proyecto y superar los retos que implica.

2. ACTITUDES BÁSICAS DE LOS JEFES DE PROYECTOS

Aunque hay una amplia gama de capacidades necesarias para gestionar proyectos de
forma efectiva a la gente, los procesos y los aspectos técnicos de cualquier proyecto,
está claro que hay una serie de aptitudes básicas para los jefes de proyectos.

Aunque estas no son exclusivas, es decir, tener una no implica tener las otras,
podemos agrupar en cinco categorías:

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2.1. Capacidades fundamentales en la gestión de proyectos:


Es la parte científica de la gestión de proyectos, y abarca las herramientas de
productividad en la oficina (correo, internet, office), como puede ser el uso de
herramientas de software de gestión y colaboración como es el (MS Project,
Primavera, entre otros)

2.2. Capacidades de gestión Empresarial:


Son las características que son también apreciadas en un gestor de
“operaciones” o de “actividad comercial”, como la preparación de presupuestos,
las finanzas, las adquisiciones, la dinámica organizacional, el desarrollo de
equipos, la gestión del rendimiento, y la motivación.

2.3. Conocimientos Técnicos:


Es el conocimiento adquirido mediante la experiencia y la competencia en el
campo en el que se centra el proyecto, para nuestro caso los sistemas de

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información y las Tecnologías de Información. Con estos conocimientos, se


puede aumentar la efectividad como jefe de proyectos. Se puede tener más
credibilidad, plantear cuestiones más importantes, validar las estimaciones y
detallar los planes de los miembros del equipo, ayudar a solucionar problemas
técnicos, idear mejores soluciones, y utilizar mejor la capacidad de dirección.

2.4. Capacidades de Comunicación:


Puesto que la comunicación es considerada una de las características
principales del jefe de proyectos, se ha creído conveniente separarla. Las
características incluidas dentro de estas son las capacidades de comunicación
escrita, las capacidades de comunicación oral, la habilidad de la facilitación de
información, la presentación y la más valorada, la escucha activa.

2.5. Capacidades de Liderazgo:


Esta característica se entremezcla con algunas de las anteriores y se centra en
la “actitud” y el “modo de pensar” necesario para la gestión de proyectos, sin
embargo podemos incluir en esta alguna capacidades interpersonales como es;
la forma de tratar a la gente, la adaptabilidad, la flexibilidad, la gestión de las
personas, el grado de orientación al cliente, capacidades analíticas de
resolución de problemas.

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS BUENOS JEFES DE PROYECTOS

Dada las múltiples funciones que tiene que realizar un Jefe de proyectos, la amplia
gama de capacidades necesarias y los retos que hay en un buen desarrollo de
proyectos, es necesario encontrar medios para acelerar el proceso de aprendizaje.
Hay dos formas de acelerar nuestro aprendizaje: Comprender las capacidades básicas
de un buen jefe de proyectos y comprender los errores más comunes en los que caen.

Los buenos Jefes de proyectos tienen tres características básicas:

 Sobresalen en al menos 2 de las 5 categorías anteriormente descritas


 Evitan los errores más comunes.

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 Aportan un modo de pensar y un enfoque a la gestión de proyectos que se


caracteriza por un conjunto de capacidades

4. ERRORES COMUNES DE LOS JEFES DE PROYECTOS


Los siguientes puntos son los errores más comunes que cometen los Jefes de
Proyectos:

 No comprenden exactamente los objetivos de la organización para con el


proyecto ni asegurarse que se cumplan esos objetivos.

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 No manejar bien las expectativas de los implicados a lo largo de la ejecución del


proyecto.
 No llegar a un acuerdo ni lograr la descripción de los implicados principales en
relación a los objetivos y los criterios de éxito de los proyectos.
 No desarrollar un calendario realista que incluya todos los esfuerzos, las
interrelaciones de las tareas, las estimaciones completas, y los recursos
asignados por niveles.
 No conseguir la aceptación y la adscripción al calendario del proyecto.
 No decidir firmemente ni comunicar quien es el responsable de determinados
asuntos.
 No utilizar los procedimientos de control de cambios para gestionar el alcance
del proyecto.
 No comunicarse de forma eficiente y consistente con todos los implicados
importantes.
 No ejecutar el plan de proyecto
 No atajar a tiempo los riesgos que puedan haber en el proyecto.
 No identificar los riesgos a tiempo ni desarrollar planes de contingencia
(respuestas) para esos riesgos.
 No obtener recursos adecuados con las características apropiadas en el
momento oportuno.
 No buscar resolución de los problemas de forma contundente.
 Mala definición de los requisitos y de la gestión.
 Gestión insuficiente y falta de liderazgo del equipo del proyecto.

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BIBLIOGRAFIA

• PMBOK en Español, 3ra Edición. Editorial PMI, Oct. 2004.


• Project Management Institute, http://www.pmi.org , 2005, , Unites States of America.
• Gerencia práctica de proyectos - por Harvey A. Levine
• http://www.allpm.com/ La pagina para los gerentes de proyecto
• http://www.projectmanagement.com/ El portal para los gerentes de proyecto y
usuarios de software para gerencia de proyecto.
• http://www.proyectics.com

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