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PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN DE

ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS INSUMOS PARA LA
SALUD
CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DESARROLLO DEL PROCESO
5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
6. ANEXOS
FORMATO 1. ENTREGA DE FALTANTES.
7. CONTROL DE CAMBIOS
8. FIRMAS DE CONOCIMIENTO

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1. OBJETIVO
El apego a las Buenas Prácticas de Farmacia garantiza el uso adecuado de medicamentos e
insumos para la salud, por tal es importante tener un ciclo de distribución que permita controlar y
regular la Adquisición, el Almacenamiento la Distribución y la Dispensación, para de esta manera
darle al paciente seguridad en cuanto al uso de insumos y medicamentos.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todas las áreas encontradas en Farmacia Algia y es
responsabilidad de todos los involucrados seguir lo indicado en este documento.
3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del personal de Farmacia Algia acatar lo dispuesto en este documento para
dar cumplimiento con los requerimientos de técnico/legales en cuanto a la recepción y venta o
dispensación de Medicamentos, insumos y demás productos encontraos en farmacia Algia.
Las responsabilidades de cada uno de los involucrados en las diferentes áreas por las que está
compuesta Farmacia Algia se explican a continuación:
A) Responsable Sanitario: elabora la proyección de compra mensual en base al consumo histórico
y requerimientos que por temporada se demandan. Revisa las compras por demanda diaria
para dar el servicio al cliente.
Requiere a proveedores la información técnica/legal inscrita en la normativa vigente.
B) Auxiliar de Responsable sanitario: personal farmacéutico quien colabora con el Responsable
Sanitario en las tareas de carácter técnico legal.
C) Personal de ventas: personal quien hace la venta y/o dispensación de medicamentos e
insumos y quien debe notificar, faltantes y venta de los mismos al Auxiliar de Farmacia o al
Responsable Sanitario para que este del seguimiento necesario.
D) Encargado de Administración: personal administrativo quien es el encargado de hacer la
gestión para aceptación de compra y quien debe requerir que en las compras que el proveedor

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entregue la facturación de antimicrobianos, Grupo I, II y III por separado y que de referencia de

lotes y caducidades en el mismo formato.
E) Encargado de Almacén: personal responsable de dar seguimiento al proveedor, planificar el
día y fecha de recepción a proveedores y hacer cumplir las condiciones para recepción y entrega
a Piso de Venta.
4. DESARROLLO DEL PROCESO
La Adquisición de Medicamentos está basada en el consumo histórico mensual anterior y se
referencia con la época estacional del año, así como de los proyectos que se tengan en puerta y
estén considerados para abastecimiento. Para lo cual se sigue el siguiente procedimiento.
PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS
Para dicho proceso se atienden 3 particularidades:
1. Proyección de compra basada en el Consumo Histórico
2. Requerimientos Diarios
3. Proyectos Involucrados
Para todos los casos se siguen los siguientes pasos en el orden cronológico estipulado:
1. Revisión de necesidades en base a Consumo histórico, Proyectos, Requerimientos diarios y
Abastecimiento en Algia. Para después poder hacer un análisis en que abarca: Inventarios,
Máximos y Mínimos contra Necesidad y de esta manera tener el número exacto por Producto,
todo esto se llevará a cabo del día 1 al día 10 de cada mes.
2. Presentación de Proyección de compra a Área Administrativa/Financiera: es responsabilidad
de Encargado de Farmacia socializar la proyección de compra debidamente justificada, solo en
los casos de que el medicamento sea un requerimiento urgente este paso será omitido. Esto se
llevará a cabo los días 11 de cada mes o el inmediato superior (día hábil). Para después de haber
sido analizado en base a presupuesto se harán los ajustes necesarios y se entregara el
concentrado del día 12 al día 15 de cada mes al Área de Almacén donde se anota las cantidades

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necesarias por abastecer, especificando el nombre genérico, concentración y presentación, entre

paréntesis la marca requerida si fuese el caso. Así como la descripción completa de insumos.
(Formato 1)
3. Gestión y Compra: es responsabilidad del hacer el trámite correspondiente para acreditación
de la compra y una vez aceptada por la Dirección Financiera notifique al Responsable de Almacén
para que se lleve a cabo la gestión correspondiente. Esto se llevará a cabo en los días 15 al 25
de cada mes.
4. Entrega a Responsable de Almacén: una vez firmada por Dirección Administrativa y Financiera
se entrega al responsable de Almacén para que se haga la gestión de recepción con el proveedor
y la planificación de entrega a Farmacia Algia. El responsable de Almacén notificará la fecha y la
hora en que será decepcionado el producto solicitado a Responsable de Farmacia.
5. Recepción y Distribución: es responsabilidad del personal Responsable de Almacén,
decepcionar los medicamentos lo cual será programado para que del día 26 al 30 de cada mes se
haga la entrega total por parte de los diferentes proveedores teniendo en cuenta que para esto se
tendrán que cumplir las siguientes características por parte del proveedor:
En la recepción de Medicamentos se debe hacer revisión de los siguientes puntos.
a) Factura: en la factura debe estar inscrito el nombre del principio activo o bien el nombre
comercial, la fecha de caducidad y el lote. De no ser así la empresa debe entregar un oficio donde
se haga responsable de los lotes y caducidades de sus productos. Todos estos puntos deben
verificarse en la recepción.
b) Los productos deben estar en buen estado: tanto en su envase primario como el secundario
y la apariencia física debe ser la indicada.
c) Las condiciones de almacenamiento deben cumplirse por parte del proveedor (red de frío).
d) Las cantidades deben ser las estipuladas en la requisición y de no ser así se debe especificar
el porqué de los cambios y la solución para cumplir con dichos requerimientos.

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Este expediente es entregado al Responsable Sanitario para que haga las revisiones que le
competen, quien por medio del Formato “Bitácora de entrega de Expedientes de Entrada a
Almacén, Responsable, Sanitario y Responsable Administrativo” hace entrega a responsable
administrativo para las gestiones necesarias administrativas que la compra comprende.
a) Factura: en la factura debe estar inscrito el nombre del insumo o bien el nombre comercial, la
fecha de caducidad (en caso de productos perecederos) y el lote. De no ser así la empresa debe
entregar un oficio donde se haga responsable de los lotes y caducidades de sus productos. Todos
estos puntos deben verificarse en la recepción.
b) Los productos deben estar en buen estado: tanto en su envase primario como el secundario
y la apariencia física debe ser la indicada.
c) Las condiciones de almacenamiento deben cumplirse por parte del proveedor (red de frio).
d) Las cantidades deben ser las estipuladas en la requisición y de no ser así se debe especificar
el porqué de los cambios y la solución para cumplir con dichos requerimientos.
5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
 Ley General de Salud, fracción IV del artículo 226.
 Reglamento de Insumos para la Salud en sus artículos del 28 al 32.
 Acuerdo por el que se determinan los lineamientos a los que está sujeta la venta y
dispensación de antibióticos, vigente a partir del 25 de agosto del 2010.
 Suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y
demás insumos para la salud, quinta edición en el Capítulo XXIII: Control de Antibióticos.

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6. ANEXOS
6.1 FORMATO 1
FECHA PRODUCTOS Y MEDICAMENTOS FALTANTES EN FARMACIA ALGIA
NOMBRE DEL LABORATORIO O STOCK CANTIDAD
CLAVE PRODUCTO PRESENTACIÓN PROVEEDOR ACTUAL SOLICITADA SOLICITADO RECIBIDO

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7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL JUSTIFICACIÓN REALIZADO APROBADO
CAMBIO POR POR
1.

2.

3.

4.

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8. FIRMAS DE CONOCIMIENTO
ÁREA NOMBRE FIRMA FECHA

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